Maandelijkse aanlevering Voertuiggegevens -

Transcriptie

1 2016 Handleiding Maandelijkse aanlevering Voertuiggegevens - Ingangsdatum 1 april 2016 (versie )

2 Inhoud 1 Inleiding 3 2 Algemeen Gegevensuitwisseling met de Belastingdienst Wettelijke basis De frequentie en de wijze van het aanleveren van de gegevens Welke gegevens? Wat is het RSIN precies? Waarom vragen wij om het RSIN? Controle van de aangeleverde gegevens Hebt u nog vragen? 6 3 Gebruikshandleiding Beschrijving van het bestand Het Nederlands kenteken: Het juridisch eigenaarschap: Beheeractiviteiten (geen juridisch eigenaarschap): Bestandsnaam Structuur van het bestand Recordbeschrijving Aanvullende informatie voor de sjabloongebruikers 11 Specificaties 12 4 Aanleveren via internet Gebruikersnaam en wachtwoord Inloggen en sms-authenticatie Aanleveren bestanden Bestanden selecteren Bestanden selecteren Bestanden versturen Overige functies binnen het gegevensportaal Dossier raadplegen Beheer gegevens 16 5 Afkortingen- en begrippenlijst 17 Pagina 2 van 17

3 1 Inleiding Deze handleiding is bestemd voor de leasemaatschappijen en andere bedrijven die door de Belastingdienst zijn uitgenodigd om een opgave te doen van de voertuigen waarvoor zij in de aan te leveren kalendermaand gedurende één of meerdere dagen de juridische eigenaar zijn geweest én de voertuigen waarvan in de aan te leveren kalendermaand geen sprake is geweest van een juridisch eigenaarschap, maar waarbij er sprake is van één of meerdere beheeractiviteiten die zij gedurende één of meerdere dagen hebben uitgevoerd. U vindt in deze handleiding informatie over de achtergrond van deze wettelijk verplichte maandelijkse aanlevering, de wijze waarop u de gegevens moet aanleveren en de inhoud van het maandelijkse gegevensbestand. Hoofdstuk 2 bevat algemene informatie over het maandelijks aanleveren van de gegevens, in hoofdstuk 3 is de technische informatie opgenomen en in hoofdstuk 4 is beschreven hoe u op het portaal inlogt, de gegevens kunt aanleveren en uw contactgegevens kunt wijzigen. In hoofdstuk 5 is een afkortingen- en begrippenlijst opgenomen. De Belastingdienst gebruikt de maandelijkse gegevens voor onder andere de volgende doeleinden: - Het (administratief) toezicht op het privégebruik auto (PGA). - Een mogelijke controle op een juiste en volledige registratie van de interne bronsystemen, zoals de Motorrijtuigenbelasting (MRB) en de Belasting van Personenauto`s en Motorrijwielen (BPM). - Een mogelijke controle van de juiste registratie in het kentekenregister van de Dienst voor het Wegverkeer (RDW). - Het administratief toezicht op de afdracht van de omzetbelasting (OB) en de loonbelasting (LB). - Het administratief toezicht op de aangifte Inkomstenbelasting (IB) en de vennootschapsbelasting (VPB). De door de leasemaatschappijen en andere bedrijven aangeleverde gegevens worden ook door het Centraal Bureau voor Statistiek bij de Belastingdienst opgevraagd. Op grond van de wet op het Centraal bureau voor de statistiek heeft de Belastingdienst een wettelijke leveringsverplichting om deze gegevens aan het Centraal Bureau voor Statistiek beschikbaar te stellen. Pagina 3 van 17

4 2 Algemeen 2.1 Gegevensuitwisseling met de Belastingdienst Iedere maand verzoekt de Belastingdienst aan onder andere de leasemaatschappijen en de autobedrijven om een opgave te doen van de voertuigen met een Nederlands kenteken waarvoor zij in de aan te leveren kalendermaand één of meerdere dagen juridisch eigenaar zijn geweest en/of de voertuigen waarvan in de aan te leveren kalendermaand geen sprake is geweest van een juridisch eigenaarschap maar waarvoor de aanleverende partij één of meerdere beheeractiviteiten heeft uitgevoerd. In het hoofdstuk 3.1 treft u verdere detailinformatie aan met betrekking tot de volgende drie elementen: 1. het Nederlands kenteken 2. de Juridisch eigenaar 3. de Beheeractiviteiten 2.2 Wettelijke basis De wettelijke verplichting tot het aanleveren van de gegevens is opgenomen in de artikelen 47, 52 en 53 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR). 2.3 De frequentie en de wijze van het aanleveren van de gegevens De Belastingdienst heeft de behoefte om zoveel mogelijk in de actualiteit te werken. Voor de aan te leveren voertuiggegevens geldt een maandelijkse levering van de gegevens over de voorafgaande kalendermaand. De volgende standaard voorwaarden zijn op de aanlevering van toepassing: - De uitlevering vindt uitsluitend plaats via een beveiligd internetportaal. - Uitsluitend de geautoriseerde medewerkers kunnen op het beveiligde portaal inloggen. - Er is sprake van een maandelijkse aanlevering op kalendermaand basis. - De gegevens over de voorafgaande kalendermaand worden vóór de 15e kalenderdag opgeleverd. Voorbeeld: vóór 15 juli levert u de gegevens aan over de periode van 1 juni tot en met 30 juni. Vóór 15 augustus levert u de gegevens aan over de periode van 1 juli tot en met 31 juli. - De aanlevering vindt plaats in een vast CSV-formaat. Pagina 4 van 17

5 2.4 Welke gegevens? Er is besloten om geen wijzigingen aan te brengen in het aantal aan te leveren rubrieken. Wel heeft er een wijziging plaatsgevonden in de definitie en de naamgeving van de aan te leveren rubrieken, zie hieronder. U levert vanaf 1 april 2016 maandelijks de volgende gegevens aan: - het KvK nummer van de aanleverende partij - het kenteken van deze voertuigen - de begin- en einddatum van het juridische eigendom, lessee, huurder of de periode waarover één of meerdere beheeractiviteiten wordt uitgevoerd - het KvK-nummer van de lessee, huurder of de juridisch aansprakelijke - het RSIN van de lessee, huurder of de juridisch aansprakelijke - naam, adres en woonplaatsgegevens van de lessee, huurder of de juridisch aansprakelijke Onder lessee wordt uitdrukkelijk verstaan: Degene die juridisch de afnemer is van de diensten van de aanleverende partij (=leasemaatschappij of ander bedrijf, die door de Belastingdienst is uitgenodigd om een opgave te doen). De berijder van het voertuig wordt uitsluitend als lessee gekwalificeerd als de berijder zelfstandig het leasecontract met de aanleverende partij heeft afgesloten en dus de juridische afnemer is van de diensten Wat is het RSIN precies? In het uittreksel van de Kamer van Koophandel is het RSIN opgenomen. RSIN staat voor Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer en vervangt het voormalige fiscaal nummer van de Belastingdienst voor de nietnatuurlijke personen (rechtspersonen). Als voorbeeld zijn de gegevens van het Ministerie van Financiën hieronder bijgevoegd: Kvk_nummer Deze inschrijving valt onder beheer van Kamer van Koophandel Den Haag. Woonadressen zijn geen openbare gegevens en alleen zichtbaar voor in artikel 51 Handelsregisterbesluit genoemde organisaties rechtspersoon RSIN Rechtsvorm Publiekrechtelijke Rechtspersoon Datum oprichting De Staat (Ministerie) Naam Ministerie van Financiën Pagina 5 van 17

6 2.4.2 Waarom vragen wij om het RSIN? Het is van groot belang dat de juiste lessee, huurder of de juridisch aansprakelijke aan het kenteken wordt gekoppeld. De Belastingdienst kan namelijk werknemers en ondernemers met de aangeleverde gegevens confronteren. De combinatie van KvK nummer en de Naam-, Adres- en Woonplaatsgegevens van de juridisch aansprakelijke, lessee of de huurder geeft al een behoorlijke mate van zekerheid. Om de zekerheid nog verder te verhogen is toevoeging van het RSIN van de juridisch aansprakelijke, lessee of de huurder nodig. De combinatie van het KvKnummer en RSIN geeft de maximale zekerheid dat het kenteken aan de juiste juridisch aansprakelijke, lessee of de huurder is gekoppeld. Met de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) is de afspraak gemaakt dat het veld RSIN een optioneel veld is. U bent daarom niet verplicht om dit veld te vullen. 2.5 Controle van de aangeleverde gegevens De Belastingdienst controleert of het door u aangeleverde kalendermaandbestand voldoet aan de technische eisen én of de records in het bestand voldoen aan de inhoudelijke functionele eisen. De technische en inhoudelijke functionele eisen zijn opgenomen in het hoofdstuk 3 van deze handleiding. Tevens vindt een controle plaats op de volledigheid van de levering. De Belastingdienst kan eventueel contact met u opnemen voor nadere informatie of u verzoeken om een verbeterde gegevensaanlevering te realiseren. 2.6 Hebt u nog vragen? Als u na het lezen van deze handleiding nog vragen hebt dan kunt u ons, op werkdagen van 09:00 uur tot 16:00 uur, bereiken onder het volgende rechtstreekse telefoonnummer: Ook zijn wij eventueel via de mail bereikbaar. U kunt hiervoor het volgende mailadres gebruiken: gegevensuitwisseling@belastingdienst.nl. Pagina 6 van 17

7 3 Gebruikshandleiding 3.1 Beschrijving van het bestand U levert iedere maand de gegevens bij de Belastingdienst aan van alle voertuigen met een Nederlands kenteken waarvoor u in die aan te leveren kalendermaand één of meerdere dagen juridisch eigenaar bent geweest en/of de voertuigen waarvan u in die aan te leveren kalendermaand geen juridisch eigenaar bent geweest, maar waarvoor u één of meerdere beheeractiviteiten heeft uitgevoerd. Op de volgende pagina s treft u verdere detailinformatie aan m.b.t. : 1. het Nederlands kenteken 2. de Juridisch eigenaar 3. de Beheeractiviteiten Het Nederlands kenteken: Dit zijn kentekens van voertuigen die zijn ingeschreven in het kentekenregister van de Dienst voor het Wegverkeer (RDW) en waarvoor al een eerste tenaamstelling heeft plaatsgevonden. Wat valt, t.b.v. uw opgave, niet onder de definitie Nederlands kenteken : - De voertuigen die nog niet zijn voorzien van een Nederlands kenteken. - De nog kentekens waarvoor nog geen (eerste) tenaamstelling in het RDW kentekenregister heeft plaatsgevonden. - De fictieve kentekens die door de aanleverende partij en/of door het softwarepakket worden toegekend en dus niet bekend zijn in het kentekenbestand van de RDW. - De voertuigen die zijn voorzien van een actieve (nog niet beëindigde) RDW voertuigstatus, waarvan de ingangsdatum van deze voertuigstatus ligt vóór de maand van aanlevering. Onder een actieve voertuigstatus wordt verstaan: - een geëxporteerd voertuig - een gestolen voertuig - een voertuig die door de RDW buiten registratie is geplaatst - een reeds vervangen en dus verlopen kenteken - een gesloopt voertuig Ten overvloede: een voertuig dat als geschorst geregistreerd staat bij de RDW staat niet in bovenstaande opsomming en dient daarom gekwalificeerd te worden als zijnde een kenteken met een niet actieve voertuigstatus, met als gevolg dat deze aangeleverd moeten worden aan de Belastingdienst. Ook een voertuig in bedrijfsvoorraad van de aanleverende partij dient aan de Belastingdienst te worden aangeleverd, tenzij er sprake is van aantoonbare onevenredige uitvoeringskosten m.b.t. de aanlevering van de voertuigen die in de bedrijfsvoorraad zijn opgenomen. Pagina 7 van 17

8 - De onderstaande voertuigen vallen wel onder de definitie Nederlandse kenteken maar moeten worden uitgesloten van de maandelijkse levering aan de Belastingdienst daar deze objecten niet fiscaal relevant zijn: - aanhangwagens - opleggers - bromfietsen - snorfietsen - tractoren Voor de volledigheid: kentekens van voertuigen die fiscaal te kwalificeren zijn als bestelauto s dient u wel aan te leveren. Als een wijziging optreedt in de bovenstaande opsommingen dan zal de Belastingdienst de aanleverende partijen hiervan z.s.m. op de hoogte brengen en de handleiding daarop aanpassen. De aanleverende partijen krijgen dan een periode van drie maanden, ná het publiceren van de aangepaste handleiding, de gelegenheid om hun maandelijkse aanlevering hierop aan te passen. De uiterste datum waarop de aanpassing moet zijn gerealiseerd zal ook worden opgenomen in de publicatie van de wijziging Het juridisch eigenaarschap: Hieronder vallen: - De (nieuwe) voertuigen waarvoor de RDW al een Nederlands kenteken heeft afgegeven én in de aan te leveren kalendermaand één of meerdere dagen een (eerste) tenaamstelling op naam van de aanleverende partij van toepassing is geweest. Hieronder vallen bijvoorbeeld voertuigen waarbij sprake is van een actief lease contract, verhuur (*), privé-lease, en de voertuigen die in de bedrijfsvoorraad van de aanleverende partij zijn opgenomen. Als er, m.b.t. de aanlevering van de voertuigen die in de bedrijfsvoorraad zijn opgenomen, sprake is van aantoonbare onevenredige uitvoeringskosten, dan mag u deze (onder opgaaf van reden) achterwege laten. - De in het RDW kentekenregister geregistreerde voertuigen waarvoor in de maand van aanlevering op één of meerdere dagen een zogenaamde RTL (Registratie Tenaamstelling Leasemaatschappij) geregistreerd is geweest. * Aangezien bij verhuur er veelal sprake is van de verhuur voor een relatief korte periode wordt in de aanlevering onderscheid gemaakt tussen - een huurperiode van 30 dagen of minder - én de huurperiode van meer dan 30 dagen. Als de aanleverende partij de verhuurder is én de verhuurperiode is 30 dagen of minder dan levert u niet de huurdergegevens aan maar uw eigen gegevens. In alle andere gevallen levert u de gegevens aan van de huurder. Pagina 8 van 17

9 3.1.3 Beheeractiviteiten (geen juridisch eigenaarschap): Hieronder vallen: - De in het kentekenregister van de RDW geregistreerde voertuigen waarbij één of meerdere dagen in de aan te leveren kalendermaand een zogenaamde RTL (Registratie Tenaamstelling Leasemaatschappij) op naam van de aanleverde partij is geplaatst en het voertuig juridisch niet toebehoort aan de aanleverende partij. - De voertuigen waarbij sprake is van een (volledig) wagenparkbeheer en bij de aanleverende partij is ondergebracht. Hiervan is sprake als in de aan de leveren kalendermaand voor één of meerdere dagen de voertuigregistratie, dus ook de tenaamstelling van het kenteken, op naam van de aanleverende partij heeft plaatsgevonden. De volgende (beheer)activiteiten vallen niet onder het wagenparkbeheer en moeten worden uitgesloten van de opgave: - Er in de aan te leveren kalendermaand uitsluitend sprake is van een zogenaamd ROB contract (reparatie en/of onderhoud en/of banden), zonder dat sprake is van een RTL registratie. - Er in de aan te leveren kalendermaand uitsluitend sprake is van een ROB contract. - Er in de aan te leveren kalendermaand uitsluitend sprake is van een brandstofpas contract. 3.2 Bestandsnaam Het maandelijkse bestand kunt u onder een eigen gekozen bestandsnaam opslaan. In het portaal wordt de naam van uw bestand gewijzigd in een door ons toegewezen bestandsnaam. De opbouw van de gewijzigde bestandsnaam ziet er dan als volgt uit: Toelichting op de onderdelen: 1. Aanduiding van de gegevensstroom: vaste tekst 'Autolease (**). 2. Gegevenspartner_ID: vaste tekst AUL, gevolgd door een viercijferig uniek volgnummer, rechts uitgelijnd en voorzien van voorloopnullen (0001, 0002, 0003, etc.). Uw eigen gegevenspartner_id ontvangt u samen met het wachtwoord per Aanduiding van de aard van het bestand, bedoeld voor de logistieke verwerking. Dit is in uw geval altijd de I van Initieel. 4. Het kalenderjaar van de gegevensaanlevering, bijvoorbeeld De kalendermaand van de gegevensaanlevering. 6. Een door het portaal zelf toegekend uniek volgnummer om de bestanden waarbij de vorige indicaties identiek zijn, uit elkaar te kunnen houden. Het volgnummer is per elk geüpload bestand oplopend, begint bij 001, is rechts uitgelijnd en voorzien van voorloopnullen. 7. De bestandsextensie. Dit is de extensie van het geüploade bestand aangevuld met de waarde.gpg. In dit geval wordt de geconverteerde naam:.csv.gpg ** Door de wijziging in de aan te leveren gegevens is deze naamgeving niet meer dekkend t.o.v. de inhoud van het bestand. Pagina 9 van 17

10 3.3 Structuur van het bestand Het aanleveren van gegevens moet plaatsvinden in Comma Separated Value (CSV) formaat. In een CSV formaat worden de verschillende gegevens gescheiden door een puntkomma-teken. Voorbeeld: het adres Straat 11 a, 1234AA, Plaats, wordt in een CSV-bestand weergegeven als: Straat ;11; a ; 1234AA ; Plaats Let op: Het bestand moet u opslaan als CSV-bestand. Bij het versturen van het bestand past het portaal de bestandsnaam aan en voegt de aanduiding.csv toe Recordbeschrijving Er zijn geen systeem technische aanpassingen op rubriekniveau doorgevoerd, echter zal de inhoud voor nagenoeg alle aanleverende partijen wel wijzigen i.v.m. het aanleveren van een bredere doelgroep. Naast de bestandsstructuur zoals beschreven in de paragraaf 3.3 moet uw maandelijkse aanlevering aan de volgende eisen voldoen: 1. Elk record is beëindigd met een CR/LF (carriage return/linefeed). 2. Als scheidingsteken tussen velden in een record gebruikt u het karakter ;. 3. In de data mag u alleen tekens gebruiken die afkomstig zijn uit de karakterencodering UTF De datavelden met een variabele lengte (dat wil zeggen waarbij geen lengte is aangegeven) hoeft u niet uit te vullen tot hun maximale lengte. Bijvoorbeeld: als de naam van een lessee Jansen BV is, dan hoeft u alleen deze negen tekens op te geven omdat het formaat is gedefinieerd als AN (AN=Alpha-numeriek). 5. Datavelden met een vaste lengte moeten het vereiste aantal tekens bevatten. Voor numerieke velden kan dit betekenen dat u voorloopnullen moet toevoegen. Bijvoorbeeld: bij een 7-cijferig KvK-nummer (n8) voegt u een voorloop nul toe. 6. Het aantal velden in een record van het CSV-bestand ligt vast zoals beschreven in paragraaf 3.4. Als voor een optioneel veld geen waarde bekend of van toepassing is, dan moet u dit veld gelijk afsluiten met een puntkomma. Voor verplichte velden moet u altijd een waarde opgeven. Voorbeeld: In de veldrubrieken A, B en C zijn de rubrieken A en C verplicht; A is gevuld met de waarde 12345, B is niet van toepassing en C is gevuld met de waarde Ja. U geeft dan op: 12345;;Ja. 7. Velden met het formaat DDMMEEJJ moeten een geldige datum hebben. DDMMEEJJ staat voor DagMaandEeuwJaar. De dag en maand velden moeten altijd bestaan uit twee posities en het kalenderjaar uit vier posities. Voorbeelden , en Als het juridische eigendom of de beheeractiviteit nog niet is beëindigd, dan moet u het veld leeglaten. 8. Tekstvelden moeten tussen dubbele aanhalingstekens ( ) staan om interpretatieproblemen te voorkomen met de puntkomma en/of dubbele quote in de tekst zelf. De eerste rij van het CSV bestand bevat de kopregel. Vanaf de tweede rij vult u het CSV bestand aan met de detailinformatie. De velden worden gescheiden door een puntkomma. Pagina 10 van 17

11 Voorbeeld van de eerste rij: KvK-nummer1;Kenteken;Begindatum;Einddatum;KvK-nummer2;RSIN;Naam; Straatnaam;Huisnummer;Huisnummertoevoeging;Postcode;Woonplaats KvK-nummer1 Kenteken Begindatum Einddatum KvK-nummer2 RSIN Naam Straatnaam Huisnummer Huisnummertoevoeging Postcode Woonplaats KvK-nummer1 het KVK nummer van de aanleverende partij; het kenteken van het voertuig; de begindatum van het juridische eigenaarschap, de lessee, de huurder of de beheeractiviteit; de einddatum van het juridische eigenaarschap, de lessee, de huurder of de beheeractiviteit; et KVK nummer behorende bij het juridische eigenaarschap, de lessee of van de huurder; het RSIN (voorheen fiscaalnummer) behorende bij het juridische eigenaarschap, lessee of van de huurder; de naam behorende bij het juridische eigenaarschap, lessee of van de huurder; de straatnaam behorende bij het juridische eigenaarschap, lessee of van de huurder; het huisnummer behorende bij het juridische eigenaarschap, lessee of van de huurder; de huisnummer toevoeging behorende bij het juridische eigenaarschap, lessee of van de huurder; de postcode behorende bij het juridische eigenaarschap, lessee of van de huurder; de woonplaats behorende bij het juridische eigenaarschap, lessee of van de huurder. Voorbeeld van de tweede rij: ; 11VNA1 ; ; ; ; ; Jansen B.V. ; Dorpsstraat ;45; a ; 6321AG ; Hilversum Aanvullende informatie voor de sjabloongebruikers Hieronder treft u aanvullende informatie aan voor de leasemaatschappijen, de verhuur- of de autobedrijven die gebruik maken van het door de Belastingdienst beschikbaar gestelde sjabloon: - Op het portaal wordt door de Belastingdienst een tweetal varianten van de aanleversjabloon aangeboden, te weten een 32 bits en een 64 bits versie. Op het portaal wordt een aanvullende toelichting geplaatst zodat u kunt beoordelen welke versie voor u van toepassing is. - Per aanleversjabloon kunnen maximaal records worden aangeleverd. Als sprake is van een aanlevering van meer dan records moeten er meerdere sjablonen worden ingevuld en aangeleverd. - Er zal een controle plaatsvinden op de bestandsnaam. De maandaanduiding en de inhoud van het bestand moet betrekking hebben op een kalendermaand voorafgaande aan de kalendermaand waarin u het bestand aanlevert (mag daarom niet in de toekomst liggen). - Het is mogelijk om ook buitenlandse adressen in de invulsjabloon op te nemen. Dit is uitsluitend van toepassing voor de voertuigen met een Nederlands kenteken. Pagina 11 van 17

12 3.4 Specificaties Hieronder vindt u de specificaties van de gegevens die u bij de Belastingdienst moet aanleveren. Ieder veld is voorzien van een rubrieknaam. Per rubriek wordt aangegeven om welk gegeven het gaat en of het om een numeriek (N) of alfanumeriek (AN) gegeven, of een verplicht (V) of optioneel (O) veld gaat. Veldnaam KvK-nummer1 Kenteken Begindatum Einddatum KvK-nummer2 RSIN NAAM Straatnaam Huisnummer Huisnummert oevoeging Postcode Woonplaats Omschrijving van de inhoud KvK-nummer van de aanleverende partij Kenteken van het voertuig Begindatum van het juridische eigendom. lessee, huurder of de beheer-activiteit Einddatum van het juridische eigendom, lessee, huurder of de beheer-activiteit KvK-nummer van de juridische eigenaar, huurder of van de lessee RSIN van de juridische eigenaar, huurder of van de lessee Naam van de juridische eigenaar, huurder of van de lessee Straatnaam van de juridische eigenaar, huurder of van de lessee Huisnummer van de juridische eigenaar, huurder of van de lessee Huisnummer toevoeging van de juridische eigenaar, huurder of van de lessee Postcode van de juridische eigenaar, huurder of van de lessee Woonplaats van de juridische eigenaar, huurder of van de lessee Specificatie N, 8 posities (geldige waarde 0 t/m 9) Verplicht/ Toelichting Voorbeeld optioneel V AN, 6 posities V Gebruik geen koppeltekens in het kenteken N V N (8 pos. ddmmeejj) N O N (8 pos. ddmmeejj) N, 8 posities (geldige waarde 0 t/m 9) N, 9 posities (geldige waarde 0 t/m 9) V O Zie de aanvullende voorwaarden op de volgende pagina Zie de aanvullende voorwaarden op de volgende pagina 11VNA AN V Zie de aanvullende voorwaarden op de volgende pagina Jansen B.V. AN V Dorpsstraat N (mag uitsluitend bestaan uit cijfers 0 t/m 9) V 45 AN O A AN V bij Nederlandse adressen en O bij buitenlandse adressen 6321AG AN V Hilversum Pagina 12 van 17

13 Voorwaarden van de rubriek KvK-nummer2 : De rubriek KvK-nummer2 moet aan de volgende voorwaarden voldoen: - Is het KVK nummer van de juridische eigenaar, lessee of van de huurder onbekend; deze rubriek moet dan worden gevuld met acht nullen, waarde Is het KVK-nummer van de juridische eigenaar, lessee of van de huurder bekend; deze rubriek moet worden gevuld het geldige KVK nummer waaronder de lessee of huurder staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK). Als het KVK nummer van de juridische eigenaar, lessee of van de huurder een numerieke waarde heeft van minder dan 8 cijfers, dan moet het KVK nummer worden voorafgegaan door 1 of meer voorloopnul(len). - Is de juridische eigenaar, lessee of van de huurder gevestigd in het buitenland; deze rubriek moet dan worden gevuld met acht nullen, waarde Voorwaarden voor de rubriek RSIN van de juridische eigenaar of van de lessee/huurder: De rubriek m.b.t. het RSIN nummer moet aan de volgende voorwaarden voldoen: - Het RSIN nummer is onbekend; deze rubriek mag dan leeg blijven of de waarde 0 (nul) bevatten. Let op: een spatie of een teken is ook een ongeldige waarde - Het RSIN nummer is bekend; deze rubriek moet worden gevuld met de juiste waarde welke bestaat uit een numerieke waarde van negen cijfers. Als het RSIN een numeriek waarde heeft van minder dan 9 cijfers, dan moet het RSIN worden voorafgegaan met voorloopnullen. Voorwaarden van de rubriek Naam van de juridische eigenaar, lessee of van de huurder: Als sprake is van een onderneming, dan moet deze rubriek gevuld worden met de handelsnaam zoals deze in het Nederlands Handelsregister (HR) is vastgelegd. Pagina 13 van 17

14 4 Aanleveren via internet De maandelijkse gegevens levert u aan via een gegevensportaal. In dit hoofdstuk leest u hoe u toegang krijgt tot het portaal en daarna de bestanden bij ons aanlevert. 4.1 Gebruikersnaam en wachtwoord Voor het inloggen hebt u unieke inloggegevens nodig. Als u bent uitgenodigd om de gegevens maandelijks aan te leveren, ontvangt u de inloggegevens op uw e- mailadres. In de uitnodigingsbrief leest u welk mailadres bij de Belastingdienst bekend is. Wilt u de inloggegevens op een ander mailadres ontvangen, dan verzoeken wij u om een wijzigingsverzoek aan het volgende mailadres toe te zenden: gegevensuitwisseling@belastingdienst.nl. 4.2 Inloggen en sms-authenticatie Heeft u uw inloggegevens ontvangen, ga dan naar de volgende internetsite: De site schakelt u automatisch door naar de beveiligde omgeving op Vul de inloggegevens in die u van ons heeft ontvangen en kies vervolgens voor Inloggen. Let op: Wanneer u het certificaat raadpleegt die de Belastingdienst gebruikt voor de beveiliging van de netwerkverbinding, dan treft u de volgende naamgeving aan: Maykin. Deze organisatie beheert voor de Belastingdienst dit internetportaal. De eerste keer dat u inlogt, krijgt u de vraag om een nieuw wachtwoord in te voeren. Het wachtwoord dat u per brief ontving, verloopt namelijk bij de eerste keer inloggen. Het nieuwe wachtwoord moet voldoen aan de volgende eisen: - Het wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 tekens en maximaal 32 tekens. - Bevat minimaal 1 kleine letter [a-z]. - Bevat minimaal 1 hoofdletter [A-Z]. - Bevat minimaal 1 cijfer [0-9]. - Bevat minimaal 1 bijzonder teken: [ - _! $ % &. = / \ : < [ ] { } ]. - Mag niet de gebruikersnaam bevatten. Pagina 14 van 17

15 Na het invoeren van een nieuw wachtwoord bent u ingelogd. Voordat u toegang krijgt tot het internetportaal, brengen we eerst een beveiligde verbinding tot stand via een sms-authenticatie. We sturen u hiervoor een bevestigingscode via een sms naar uw mobiele telefoon. De bevestigingscode is een slechts een beperkte tijd te gebruiken. In de sms staat de bevestigingscode en de geldigheid. Is de geldigheid verlopen, dan moet u het proces van sms-authenticatie opnieuw doorlopen. Na het invoeren van de bevestigingscode bent u ingelogd en verzekerd van een beveiligde verbinding. U krijgt nu het hoofdscherm te zien, waar eventuele berichten worden getoond. Let op: Als uw mobiele telefoonnummer binnen het gegevensportaal niet bekend is, kunt u na het inloggen uw telefoonnummer opvoeren. Het mobiele telefoonnummer dat u aan ons doorgeeft, gebruiken we uitsluitend voor sms-authenticatie en leggen we hiervoor vast binnen het gegevensportaal. Uit beveiligingsoogpunt is het niet mogelijk om het telefoonnummer zelf te wijzigen. Als u uw mobiele telefoonnummer wilt wijzigen, kunt u dit aan ons doorgeven via een aan: gegevensuitwisseling@belastingdienst.nl 4.3 Aanleveren bestanden Als u voor de eerste keer op het portaal inlogt, is er nog geen dossier aanwezig. Voor het aanleveren van een bestand gaat u naar Aanleveren. De verdere stappen leest u in de paragrafen en Bestanden selecteren Nadat u heeft gekozen voor Aanleveren gaat u naar Bestanden aanleveren. Kies voor Bladeren en zoek het CSV-bestand dat u wilt aanleveren. Nadat u het bestand heeft geselecteerd, geeft u aan om wat voor een levering het gaat. U heeft binnen het portaal de keuze uit Initieel, Aanvulling of Correctie. U kiest altijd voor Initieel. Als u een correctie en/of aanvulling wilt aanleveren op een al eerder aangeleverd bestand, levert u het complete bestand (inclusief correctie/aanvulling) opnieuw aan. Het portaal geeft uw nieuwe bestand een bestandsnaam met een hoger volgnummer. We verwerken het bestand met het hoogste volgnummer. Bestanden selecteren Nadat u heeft gekozen voor Aanleveren gaat u naar Bestanden aanleveren. Kies voor Bladeren en zoek het CSV-bestand dat u wilt aanleveren. Nadat u het bestand heeft geselecteerd, geeft u aan om wat voor een levering het gaat. U heeft binnen het portaal de keuze uit Initieel, Aanvulling of Correctie. U kiest altijd voor Initieel. Als u een correctie en/of aanvulling wilt aanleveren op een al eerder aangeleverd bestand, levert u het complete bestand (inclusief correctie/aanvulling) opnieuw aan. Het portaal geeft uw nieuwe bestand een bestandsnaam met een hoger volgnummer. We verwerken het bestand met het hoogste volgnummer. Pagina 15 van 17

16 4.3.3 Bestanden versturen Alle bestanden staan nu, eventueel met een begeleidende opmerking, klaar om te worden verstuurd (via Upload ). Nadat u voor Upload heeft gekozen, verschijnt er een melding dat u er zelf voor moet zorgdragen dat u een kopie van het bestand bewaard. Dit is noodzakelijk omdat u de bestanden na het insturen zelf niet meer kunt inzien. Tijdens het versturen van het bestand wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Nadat u het bestand heeft verstuurd, krijgt u geen afzonderlijke bevestiging dat het bestand door de Belastingdienst is ontvangen. Dat het bestand is verzonden en ontvangen, kunt u zien aan de melding die na het versturen op het scherm verschijnt en aan het overzicht Al aangeleverde bestanden aan de rechterkant van het scherm. Op basis van datum en tijd kunt u raadplegen op welk moment en welke bestanden u heeft aangeleverd. De naam van het bestand is dan aan dit overzicht toegevoegd. Het portaal bepaalt de definitieve bestandsnaam. Let op: Lever alle gegevens in één bestand aan, tenzij u gebruik maakt van het door de Belastingdienst beschikbaar gesteld sjabloon en het aantal records bedraagt meer dan In dat geval moet u het bestand aanleveren in meerdere bestanden. Als u gegevens wilt corrigeren of aanvullen, levert u het gecorrigeerde bestand opnieuw aan. De Belastingdienst gebruikt altijd het maandelijkse bestand dat u het laatst heeft aangeleverd. 4.4 Overige functies binnen het gegevensportaal Dossier raadplegen Nadat u een bestand hebt aangeleverd, vindt de controle en verwerking plaats. Dit gebeurt echter niet direct, maar in een later stadium. Het is mogelijk dat we tijdens de controle en verwerking fouten constateren. Is dit op uw aanlevering van toepassing, dan ontvangt u hiervan per een verwerkingsverslag. Deze verwerkingsverslagen kunt u ook in het portaal raadplegen via de optie Dossier raadplegen. Beheer gegevens Via de knop Beheer kunt u een aantal wijzigingen in de persoonlijke gegevens aan ons doorgeven, zoals wijzigingen van uw contactgegevens zoals uw naam en het mailadres. Het is belangrijk dat in het portaal de juiste gegevens van u zijn opgenomen, omdat we deze gegevens gebruiken voor communicatie over de gegevensaanlevering. Let op: U bent zelf verantwoordelijk voor het actualiseren van uw contactgegevens. Pagina 16 van 17

17 5 Afkortingen- en begrippenlijst aanleverende partij Lessee BPM CSV HR KVK MRB PGA RTL RDW ROB RSIN Tenaamstelling VNA De leasemaatschappij of ander bedrijf, die door de Belastingdienst is uitgenodigd om een opgave te doen De afnemer van de diensten van de aanleverende partij Belasting van Personenauto`s en Motorrijwielen Comma Separated Value Handelsregister Kamer van Koophandel Motorrijtuigenbelasting Privégebruik auto Registratie Tenaamstelling Leasemaatschappij. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt of er één of meerdere én welke RTL registraties zijn vastgelegd Dienst voor het Wegverkeer Reparatie, Onderhoud en Reparatie Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer Voertuigen die in het RDW kentekenregister zijn opgenomen en waarvoor reeds een datum eerste inschrijving is geregistreerd. Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen Pagina 17 van 17