Aan de slag met Tentoo. Werkwijze opdrachtgevers via Tentoo Flexolutions. tentoo.nl

Transcriptie

1 Aan de slag met Tentoo. Werkwijze opdrachtgevers via Tentoo Flexolutions. tentoo.nl

2 Welkom bij Tentoo Om het werken met Tentoo Flexolutions voor u zo eenvoudig mogelijk te maken vindt u in deze brochure een toelichting op onze payroll dienstverlening, onze werkwijze en andere informatie zoals het fasesysteem en de betalingsvoorwaarden. Payroll professionals In 1992 was Tentoo het eerste payrollbedrijf van Nederland, toen nog onder de naam Payroll Services. Nog steeds zijn we koploper. We zijn actief daar waar behoefte is aan tijdelijke werkverbanden en een flexibele relatie tussen opdrachtgever en -nemer. Onder het motto payroll professionals zijn we ambitieus en groeiend. Op elk moment stellen we gemak en transparantie centraal. Naast payrolling bieden we ondernemers, freelancers, zzp ers en flexwerkers ondersteuning met onze diensten salaris administratie, zzp-support, human resources en verzekeringen.

3 Payrolling Payrolling betekent dat uw medewerkers bij ons op de loonlijst komen. Wij nemen het werkgeverschap, met alle risico s en papierwerk, van u over en op de werkvloer verandert er niets. Samen met u bekijken we welke vorm van payrolling het meest geschikt is voor u en uw medewerkers. Vervolgens bepalen we, in overleg met u, welke diensten van Tentoo het beste bij u passen. Meer informatie over onze verschillende vormen van payrolling vindt u op tentoo.nl. Tentoo Flexolutions Uw medewerkers zijn in dienst van Tentoo Flexolutions op basis van de NBBU-cao (collectieve arbeidsovereenkomst Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendondernemingen). Op basis van deze cao kunnen wij uw medewerkers voor een periode van 130 weken op flexibele basis uitbetalen. Hierna is het nog mogelijk om gedurende 52 weken, maximaal 4 contracten voor bepaalde tijd aan te bieden, voordat een contract voor onbepaalde tijd moet worden afgesloten. De samenwerking gebeurt op basis van een inleenovereenkomst tussen u en Tentoo en een payrollovereenkomst tussen Tentoo en uw medewerker(s). Wij betalen de medewerkers binnen een week* na ontvangst van de geaccordeerde digitale werkbriefjes uit. De medewerkers krijgen dus al hun salaris voordat wij uw factuur via een automatische incasso hebben geïncasseerd. Met betrekking tot Tentoo Flexolutions B.V. geldt het volgende: Uitbetaling volgens de NBBU-cao (met verplichte NEN en SNA certificering); Op basis van deze cao kunnen wij uw medewerkers voor een periode van 3,5 jaar op flexibele basis uitbetalen; Gedurende iedere opdracht draagt Tentoo, als werkgever, de loonbelasting en premies af; Verplichte pensioenregeling na 26 gewerkte weken; Er worden rechten opgebouwd voor de WW, WIA en Ziektewet; Bij ziekte en arbeidsongeschiktheid neemt Tentoo de doorbetalingsverplichting van u over. Aan de slag Om te kunnen werken via Tentoo dient u zich eerst te registreren. Hiervoor stuurt u een naar klantenteam@tentoo.nl of u meldt zich direct aan via Registreren opdrachtgever op onze website; Vervolgens ontvangt u van ons een inlognaam en wachtwoord en kunt u uw bedrijfsgegevens aanvullen en een uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) plus een kopie van het legitimatiebewijs van degene die my.tentoo gaat beheren, uploaden; Als uw registratie compleet is, ontvangt degene die my.tentoo gaat beheren de definitieve inloggegevens en kunt u aan de slag; U kunt uw medewerkers registreren via het online registratieformulier in uw my.tentoo omgeving. U ontvangt van ons daarna een inleenovereenkomst. Zodra wij deze ondertekende inleenovereenkomst per mail hebben ontvangen, sturen wij uw medewerkers een payrollovereenkomst en inlogcodes voor hun persoonlijke my.tentoo.nl; Zodra wij de ondertekende payrollovereenkomst samen met een kopie van een geldig legitimatiebewijs in ons bezit hebben, kunnen er online werkbriefjes worden aangeleverd waarna u een factuur ontvangt en loonbetaling naar uw medewerker(s) volgt. Kosten payrolling Wij hanteren voor het berekenen van het factuurbedrag een scherpe omrekenfactor. Het factuurbedrag wordt berekend door het brutoloon te vermenigvuldigen met deze factor. De hoogte van de factor is afhankelijk van de fase. Onze commissie van 3% is in deze omrekenfactor opgenomen. Loon Van het brutoloon dat u met uw medewerker heeft afgesproken blijft er voor de medewerker, afhankelijk van eerdere verloningen en het wel of niet toepassen van de heffingskorting, ongeveer 50 tot 75 procent netto over. Tentoo Flexolutions werkt met het loonverhoudingsvoorschrift. Dit betekent dat het loon voor medewerkers van Tentoo Flexolutions minimaal hetzelfde dient te zijn als voor de medewerkers die bij u in dienst zijn, in een gelijke functie en met dezelfde leeftijd en werkervaring. Het loonverhoudingsvoorschrift geldt voor: Het periodeloon in de schaal (inclusief verhogingen); Arbeidsduurverkorting (adv); Toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid (o.a. feestdagentoeslag) en ploegendienst; Onbelaste kostenvergoedingen (o.a. reiskosten). *) Zie voor uitzonderingen onze Algemene Voorwaarden.

4 Fasesysteem De NBBU-cao kent een fasensysteem bestaande uit vier fasen. Elke fase geeft aan welke rechten de medewerker heeft. Hoe langer de medewerker via Tentoo Flexolutions werkt, hoe meer rechten hij opbouwt. Vakantie, feestdagen en verlof Vakantie Uw medewerker heeft bij elke volledig gewerkte maand recht op 16,00 uur vakantie of een evenredig deel daarvan, indien er niet een volledig werkmaand is gewerkt. FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 26 weken 104 weken 52 weken vast contract Fase 1 duurt 26 gewerkte weken. Voor de telling maakt het niet uit hoeveel uren er in een week door de werknemer wordt gewerkt. Na 26 gewerkte weken komt de medewerker in fase 2. Deze fase duurt 104 weken. Op fase 1 en 2 is het uitzendbeding van toepassing. Bij een uitzendbeding eindigt de overeenkomst van rechtswege wanneer: de inlener afziet van de diensten van de medewerker; de medewerker zich ziek meldt. In totaal kan een medewerker 130 weken werken op basis van payrollcontracten waar een uitzendbeding van toepassing is. Na 130 gewerkte weken heeft een medewerker recht op een payrollcontract van een bepaalde tijd via fase 3. In deze fase 3 worden er contracten afgesloten, waarbij een begin- en einddatum wordt overeengekomen. Er mogen maximaal 4 contracten voor bepaalde tijd worden afgesloten. De medewerker heeft tijdens de looptijd van deze contracten recht op loondoorbetaling. Deze fase duurt maximaal 52 kalenderweken. In fase 4 heeft de medewerker recht op een contract voor onbepaalde tijd. Uiteraard heeft de medewerker ook in deze fase recht op loondoorbetaling. Vakantiebijslag Daarnaast heeft elke medewerker recht op een vakantiebijslag welke 8% bedraagt van het feitelijk brutoloon. De vakantiebijslag wordt gereserveerd en in de maand mei aan de medewerker uitbetaald. Indien de medewerker eerder over zijn vakantiebijslag wil beschikken, kan het reeds gereserveerde bedrag (volgens de cao) worden opgenomen als de medewerker tenminste 5 werkdagen aaneengesloten vakantie opneemt. Feestdagen Feestdagen worden uitbetaald aan uw medewerkers als er op deze dag gewerkt had moeten worden en als (door te betalen) feestdag wordt opgegeven op het werkbriefje. Dit gebeurt alleen wanneer de feestdag valt binnen de duur van een lopende payrollovereenkomst. De aan uw werknemer uitbetaalde feestdagen worden niet aan u doorbelast. Verlof Bijzonder verlof dient aan de medewerker te worden verleend als de betreffende werkdagen, waarover het verlof verleend wordt, vallen binnen een periode van zeven aansluitende kalenderdagen waarbinnen de gebeurtenis valt. De gevallen waarover bijzonder verlof verleend dient te worden, staan opgesomd in artikel 26.1 van de NBBU-cao. Onder kort verzuim wordt verstaan: verzuim gedurende een redelijke tijdsduur wegens bijzondere persoonlijke omstandigheden van de medewerker zoals calamiteiten of bezoek aan een arts. Onderbreking en terugval bij fase 1,2 en 3 Gaat de medewerker na een onderbreking van 26 weken of langer weer werken, dan begint de telling opnieuw vanaf het begin van fase 1. Zit de medewerker in fase 3 en is de periode dat hij niet heeft gewerkt drie maanden of langer, maar korter dan 26 weken, dan valt hij terug naar het begin van fase 3. Ontbinden van fase 3 en 4 contracten Indien gedurende de looptijd van een payrollovereenkomst van bepaalde of onbepaalde tijd deze op uw verzoek beëindigd dient te worden, dan kan Tentoo UWV werkbedrijf verzoeken om een ontslagvergunning of de kantonrechter vragen de payrollovereenkomst te ontbinden. Eventuele kosten van een doorbetalingverplichting van het loon van de medewerker worden aan u doorbelast. Overige kosten zoals juridische kosten of kosten van de verplichte herplaatsinginspanning komen in principe voor rekening van Tentoo. Zie voor alle voorwaarden artikel 23 en 24 van de NBBU-cao. Voor medewerkers met een payrollovereenkomst met uitzendbeding worden kort verzuim, bijzonder verlof, vakantiedagen en vakantiebijslag in percentages gereserveerd. De reeds opgebouwde reserveringen staan in geld gespecificeerd op de loonstrook van de medewerker. De uitkering bedraagt nooit meer dan het bedrag dat is opgebouwd. Bij beëindiging van de payrollovereenkomst met uitzendbeding wordt het restant aan niet genoten verlof en vakantiedagen in geld uitgekeerd aan de medewerker. Medewerkers met een payrollovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd hebben bij kort verzuim, bijzonder verlof, op feestdagen waarop vanwege de feestdag niet gewerkt kan worden en gedurende hun vakanties recht op doorbetaling van het feitelijk bruto uurloon.

5 Betalingsvoorwaarden Betaling geschiedt op basis van automatische incasso op 14 dagen na de factuurdatum, tenzij wij dit met u anders zijn overeengekomen. De standaard kredietlimiet voor een nieuwe klant bedraagt 5.000,- inclusief BTW. Wanneer het totaal openstaande bedrag van uw facturen deze 5.000,- overschrijdt, kunnen wij nieuw ingestuurde werkbriefjes niet verwerken totdat u een betaling heeft verricht en uw openstaande saldo onder het bedrag van 5.000,- is gekomen. Een medewerker van onze afdeling Debiteurenbeheer neemt bij het bereiken van de kredietlimiet contact met u op om u hierover te informeren. Ook kunt u ervoor kiezen automatisch een van ons te ontvangen wanneer de limiet bereikt is. U kunt hiervoor contact opnemen met de afdeling Debiteurenbeheer, tel. (020) Medewerkers van 65 jaar en ouder De payrollovereenkomst eindigt op de laatste dag voorafgaand aan de maand waarin de medewerker de 65- jarige leeftijd bereikt. De medewerker start dan met werken in het fasensysteem 65-plus. Het fasensysteem 65-plus is gelijk aan het reguliere fasensysteem met uitzondering van de duur van fase 3. Deze fase duurt bij het fasensysteem 65-plus 234 kalenderweken. Gedurende deze periode kunnen maximaal 18 payrollovereenkomsten voor bepaalde tijd worden aangegaan. Als de medewerker zich ten tijde van de beëindiging van de payrollovereenkomst i.v.m. bereiken 65-jarge leeftijd bevond in fase 3 of 4 van het normale fasensysteem, dan heeft de medewerker meteen recht op een payrollovereenkomst fase 3 van het fasensysteem 65-plus. Zie voor meer en aanvullende informatie artikel 32 en 33 van de NBBU-cao. Vakantiewerkers Onder vakantiewerkers in de zin van deze CAO worden verstaan, scholieren, studenten en andere studerenden, die in periode(n) van vakantie(s) van onderwijsinstellingen tijdelijke werkzaamheden verrichten. M.a.w. een medewerker is alleen een vakantiekracht tijdens een schoolvakantie. Tentoo hanteert voor werkzaamheden verricht door vakantiewerkers tijdens de schoolvakantie een aangepaste, voordelige omrekenfactor. Vakantiewerkers bouwen per volledig gewerkte maand 13,33 uur vakantie op (of een evenredig deel hiervan). Een vakantiewerker heeft geen recht op kort verzuim/bijzonder verlof of doorbetaling bij feestdagen. Door het doen van een betaling kunnen nieuw ingediende werkbriefjes direct weer worden verwerkt. Om uw medewerkers te informeren over de status van zijn of haar werkbriefje, zullen wij hem of haar hierover informeren indien wij na 3 dagen nog geen betaling van u hebben ontvangen. Daarnaast hanteren wij voor sommige facturen de zogenaamde pre-pay voorwaarde; uw werknemer wordt in dat geval niet 7 dagen na de factuurdatum uitbetaald, maar op het moment dat de factuur door u is betaald. Onderstaand vindt u een aantal gevallen waarbij de pre-pay voorwaarde van toepassing is: de werkzaamheden hebben (voor een deel of volledig) langer dan 90 dagen geleden plaatsgevonden; het totaalbedrag voor één opdracht is hoger dan 4.500; de werkzaamheden hebben in het buitenland plaatsgevonden. Afspraken over een afwijkende kredietlimiet, automatische incasso, betaaltermijn of pre-pay limiet kunnen in overleg met de afdeling debiteurenbeheer worden gemaakt. Voor meer informatie of afwijkende afspraken kunt u contact opnemen met onze afdeling Debiteurenbeheer, tel. (020) of via debiteuren@tentoo.nl. Bijzondere groepen Studenten- en scholierenregeling Voor studenten en scholieren bestaat een bijzondere regeling: de studenten- en scholierenregeling. Als de regeling wordt toegepast, hoeft er minder loonbelasting/ premie volksverzekeringen en WW-premie berekend te worden. De regeling geldt voor scholieren en studenten: waarvoor kinderbijslag of studiefinanciering wordt betaald; die de loonheffingskorting laten toepassen bij Tentoo. Om de regeling bij Tentoo te mogen toepassen, moet er een verklaring (opgaaf gegevens voor de loonheffingen studenten- en scholierenregeling) ingevuld worden door de student of scholier, waarin hij aangeeft dat hij voor deze regeling in aanmerking wil komen. Daarnaast dient een student ook een uitdraai vanaf de site van de DUO-IB-groep (informatiebeheer groep voor studiefinanciering) op te sturen. Hiervoor kan hij inloggen op mijn DUO met zijn persoonlijke DigiD code. Neem voor meer informatie contact op met ons Klantenteam via tel. (020) Pensioen Wanneer uw medewerkers via Tentoo Flexolutions worden uitbetaald, bouwen zij vanaf 27 gewerkte weken pensioen op. Het Ministerie van Sociale Zaken & Werkgelegenheid heeft bepaald dat iedereen die ouder is dan 21 jaar en 26 weken via een payrollovereenkomst werkt, vanaf de 27e week verplicht deelneemt aan de zogenaamde Basispensioenregeling. De aanmelding wordt automatisch door Tentoo verzorgd. Zowel u als uw medewerker hoeven hiervoor geen actie te ondernemen. StiPP voert de pensioenregeling uit. Na 78 (eventueel verspreide) weken of langer via een payrollovereenkomst te hebben gewerkt, gaat de Pluspensioenregeling in. De premies behorende bij de pensioenregelingen worden één op één aan u doorberekend. Zie voor actuele percentages en uurfranchise

6 Ziekte Als een medewerker ziek is, dient hij/zij dit op de eerste ziektedag melden via my.tentoo.nl en uiteraard bij u. Tentoo meldt dit voor medewerkers met een payrollovereenkomst met uitzendbeding vervolgens bij UWV. Als de medewerker op het moment van zijn ziekte recht heeft op een uitkering op grond van de ziektewet, dan vult Tentoo gedurende de eerste 52 weken deze uitkering aan tot 90% van het door UWV bepaalde dagloon. Meldt de medewerker zich niet op tijd ziek, dan kan UWV een strafkorting opleggen. Medewerkers met een payrollovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd, ontvangen een loondoorbetaling van 90% van het vastgestelde loon voor zover het loon niet meer bedraagt dan het maximumdagloon. Deze loondoorbetaling ontvangt de medewerker gedurende de looptijd van zijn payrollovereenkomst met een maximum van 52 weken. Na deze termijn gelden de wettelijke regels inzake loondoorbetaling bij ziekte. Voor alle medewerkers geldt een wachttijd van 2 dagen. Secundaire arbeidsvoorwaarden Voor iedereen die via Tentoo werkt zijn er eventueel mogelijkheden voor: Ziektekostenverzekeringen Pensioen Hypotheken Secundaire aansprakelijkheidsverzekeringen Collectieve arbeidsongeschiktheidsverzekering Daarnaast biedt Tentoo Insurances aan iedereen die bij Tentoo is geregistreerd aantrekkelijke collectieve premies op diverse verzekeringen, zoals een opstal-, inboedel-, aansprakelijkheids-, doorlopende reis- en een auto- en caravanverzekering. Bel voor meer informatie en de mogelijkheden met Tentoo Insurances op tel. (020) Of mail naar verzekeringen@tentoo.nl. Heeft u nog vragen of wilt u meer informatie? Belt u dan ons Klantenteam op tel (020) Bereikbaar op werkdagen van 8.30u tot 17.30u. Kijk op tentoo.nl voor meer informatie. Betermelden Als de medewerker weer beter is, dient hij/zij dit via my.tentoo te melden bij Tentoo, indien nodig bij UWV en natuurlijk ook bij u. De diensten van Tentoo Payrolling Salarisadministratie Human Resources Zzp-support Verzekeringen

7 tentoo.nl