Eutraco profiteert van motor TAS-tms en naadloos geïntegreerd IT-landschap

Transcriptie

1 Eutraco profiteert van motor TAS-tms en naadloos geïntegreerd IT-landschap

2 Transport is de basis, logistiek de activiteit waarop steeds meer de focus komt te liggen. Eutraco, voluit European Transport Company, laat jaar na jaar een gezonde groei zien. Aan de basis daarvan ligt niet alleen een doortimmerde strategie, maar ook al jaren een solide TMS. TAS-tms is onze motor. Neem je het weg, dan zullen we op administratief- en planninggebied tweemaal zoveel mensen nodig hebben. Rudy Balcaen COO bij Eutraco

3 Eutraco profiteert van motor TAS-tms en naadloos geïntegreerd IT-landschap De groei die Eutraco doormaakt bedraagt jaarlijks tien tot vijftien procent. Het is het gevolg van enkele duidelijke keuzes. In het verleden lag volgens Chief Operating Officer Balcaen de nadruk meer op het transporteren voor één sector. Het diversifiëren naar meer branches, waaronder de voedings-, de papier-, de hygiëne- en de recyclesector deed het bedrijf goed. Vanuit de hoofdvestiging in het West-Vlaamse Roeselare sloeg Eutraco vervolgens geografisch de vleugels uit. Vandaag de dag beschikt de transporteur en logistiek dienstverlener over vijf vestigingen in België, één vestiging vlak over de grens in Frankrijk (Roubaix) en een in Rajec, Slowakije. Balcaen omschrijft Eutraco als een kleine, middelgrote familiale onderneming met een goede balans tussen de transport- en de logistieke activiteiten. Het een kan niet zonder het ander. Wel hebben we enkele jaren geleden besloten om het aantal eigen trekkende eenheden niet verder te laten groeien. De tachtig voertuigen in beheer vervangen we wanneer nodig, maar zodra er bij ons behoefte is aan meer trekkende eenheden, dan huren we die in. Eutraco heeft voor de transportwerkzaamheden contracten afgesloten met honderdveertig onderaannemers. Het aantal trailers dat in het bezit is van de onderneming bedraagt driehonderd. Groeit het aandeel transport, dan zal Eutraco ook in meer eigen trailers investeren.

4 Stap voor stap naar meer modules De Belgisch-Franse markt weegt op transportgebied net iets zwaarder dan de activiteiten die Eutraco voor Nederland, Luxemburg en Duitsland uitvoert. De verhouding is ongeveer zestig-veertig. Deze verhouding kent zijn oorsprong in de jaren tachtig toen Eutraco steeds meer vervoer naar zowel Parijs als Amsterdam ging vervoeren. Enkele overnames en decennia verder is daaraan de groei op logistiek gebied toegevoegd. Verdeeld over alle bedrijfslocaties beschikt het bedrijf over ruim vierkante meter aan warehouseruimte. Daarbinnen gebruikt Eutraco een warehouse management systeem van Microsoft (Navision). Toch is de echte motor van dit bedrijf het TAS-tms. TAS-tms is hier al sinds midden jaren tachtig in gebruik. We hebben destijds de keuze gemaakt voor TAS-tms en hebben daarvan nooit spijt gehad. De software is modulair en in kleine stappen uitgerold. Met behulp van verschillende optimalisatieslagen is het ontwikkeld tot de huidige software. Met TAS-tms is de efficiency van Eutraco verbeterd. In de loop der jaren hebben we steeds meer modules in gebruik genomen.

5 De samenwerking tussen de verantwoordelijken bij Eutraco en die bij TAS-tms verloopt erg goed. Af en toe komt de vraag of we nieuwe softwaremodules willen testen. Noem het een wisselwerking waarbij wij soms wensen hebben en vanuit TAS-tms af en toe de vraag komt of we nieuwe softwaremodules willen testen. Balcaen erkent wel dat het verzoek om nieuwe functionaliteit niet altijd alleen vanuit Eutraco komt. Wanneer vijf of zes TAS-tmsgebruikers aangeven dat ze ergens behoefte aan hebben, dan is de kans volgens Balcaen groot is dat Alpega aan het ontwikkelen slaat. In dat geval zijn wij een soort proefkonijn, in de goede zin van het woord.

6 TAS-tms leidde tot grote veranderingen De ingebruikname van TAS-tms heeft bij Eutraco voor een grote verandering gezorgd. Vrijwel tegelijkertijd met de aanschaf van boordcomputers is het transport management systeem uitgerold bij de onderneming in Roeselare. Klanten kunnen dankzij dit platform orders aanmaken, zonder dat ze over een directe koppeling met TAS-tms dienen te beschikken. Van alle klanten waarvoor Eutraco werkt, geeft ongeveer de helft zijn orders digitaal door. Uiteraard proberen we dit percentage zo snel mogelijk te vergroten. Inmiddels gebruiken we TAS-tms voor vrijwel alle transport gerelateerde werkzaamheden, van het aanmaken van dossiers, het verwerken van de orders tot aan de facturatie. Web-order entry heeft niet alleen ons leven maar ook dat van klanten een stuk makkelijker gemaakt.

7 Met behulp van TAS-tms kan Eutraco voor- en nacalculaties maken. De software voorziet de dispatchers van voorzetten voor het maken van combinatieritten. Een planner kan altijd wijzigingen aanbrengen, maar op deze manier kost het ons veel minder werk om toch tot dezelfde of zelfs betere prestaties te komen. Bovendien zouden onze eigen planningen niet zomaar beter zijn dan die van TAS-tms. En zoals gezegd, zonder TAS-tms zouden we tweemaal zoveel mensen nodig hebben voor hetzelfde werk. Ik denk aan twee extra planners en vier extra administratieve krachten. De kans op het maken van fouten zou zonder het TMS zelfs een stuk groter zijn. En aanvullend gaat er zonder de automatisering meer tijd zitten in opzoekwerk. Eutraco werkt ook met Transwide. Hiermee ontvangen we transportopdrachten van verladers en de doorgegeven data loopt direct in TAS-tms. Deze vorm van automatisering voorkomt menselijke fouten. Om economische redenen gebruiken we eveneens Teleroute.

8 In de jaren dat TAS-tms bij Eutraco in gebruik is, zijn er stap voor stap toevoegingen gedaan. De meest recente aanvulling is die van het digitale CMR, DigiCMR van Pionira. Het leggen van de koppeling tussen het DigiCMR en TAS-tms kostte misschien twee uur, dat was echt zo voor elkaar. Al eerder werden het TMS en het Navision WMS aan elkaar gekoppeld. En ook is bij Eutraco topaccount in gebruik. Dit is het boekhoudprogramma van Alpega dat eenvoudig te koppelen is met TAS-tms. Wat volgens Balcaen een prettige toevoeging hieraan is, is de klachtenmodule. Heeft een chauffeur een klacht, dan kan hij deze via zijn boordcomputer doorgeven en dankzij de koppeling met het TMS zien de planners deze opmerking direct in TAS-tms.

9 Goed bijhouden van transportdata De energie die Eutraco in het verleden heeft gestoken in het goed bijhouden van de transportdata betalen zich nu uit. Dit maakt een naadloze integratie tussen TAS-tms en de diverse andere IT-tools mogelijk. De operatie is hierdoor ook grotendeels papierloos gemaakt. Aanvullend aan de al genoemde koppelingen, werkt Eutraco ook met Transwide. Hiermee ontvangen we transportopdrachten van verladers en de doorgegeven data loopt direct in TAS-tms. Deze vorm van automatisering voorkomt menselijke fouten. En om economische redenen gebruiken we eveneens Teleroute. De eerlijkheid gebied wel te zeggen dat we vooral vervoer aanbieden. Maar ook hier zijn alle handelingen direct met TAS-tms gesynchroniseerd. Relatief nieuw bij Eutraco is dat klanten met een verschillende pricing per bestemming dankzij TAS-tms beter te bedienen zijn. We hebben de zekerheid dat we altijd over het juiste tarief spreken. Tarieven die in Excel staan, kunnen we koppelen aan TAS-tms. Hierdoor zijn ze ook in het dossier van de klant zichtbaar. Op die manier heeft iedereen er toegang toe.

10 Meer tijd voor klanten Nu de basis van alle transport gerelateerde activiteiten goed is georganiseerd en soepel verloopt, ligt de nadruk bij de onderneming op het steeds verder optimaliseren van de services. Nieuwe modules van TAS-tms dragen daaraan bij, maar niet op de voor de hand liggende manier. Het is niet dat we daarmee direct economisch voordeel nastreven, maar het is ons er vooral om te doen dat we onze customer care medewerkers meer tijd willen geven. Hebben ze die tijd, dan kunnen ze nog beter luisteren naar onze klanten en die beter aan ons binden. Dat is echt de enige manier om ze tevreden te houden. We denken niet in hunters en farmers, maar willen beide. En voor bestaande klanten willen we tien tot vijftien procent meer gaan doen, juist omdat ze tevreden zijn over onze diensten. We hebben de zekerheid dat we altijd over het juiste tarief spreken. Tarieven die in Excel staan, kunnen we koppelen aan TAS-tms. Hierdoor zijn ze ook in het dossier van de klant zichtbaar. Op die manier heeft iedereen er toegang toe.

11 Uitdaging Het professionaliseren van alle transport gerelateerde activiteiten in één softwaretool. Boordcomputerdata die naadloos in het TMS diende te lopen. Goede contacten met de ITleverancier. Het waren slechts enkele van de eisen die Eutraco stelde. Automatiseren om efficiënter te kunnen werken voor klanten was het doel. Het TMS moest de motor zijn achter een bedrijfstransformatie.

12 Oplossing Het TAS-tms transport management systeem is in stappen geïmplementeerd en uitgebreid. Het is ook gekoppeld aan topaccount, vrachtuitwisselingplatform Teleroute, Transwide en de boordcomputers van Transics.

13 Voordelen Geautomatiseerde administratie en planning Stapsgewijze adoptie van nieuwe TMS-modules Naadloze data-uitwisseling tussen TMS, Transwide, Teleroute, topaccount en boordcomputers Minder energie steken in opzoekwerk Meer tijd voor het bedienen van en het meedenken met klanten Tijdwinst dubbel zoveel doen met evenveel werknemers

14 TAS-tms is een modulair Transport Management System (TMS) dat vervoerders en expediteurs in de gelegenheid stelt hun gehele transportproces te beheren. +30 JAAR +50 SPECIFIEKE TRANSPORT EN FREIGHT FORWARDING MODULES +15 TRANSPORT SPECIALITEITEN I +32 (0)