Totale controle over uw transportbedrijf. Deze 4 casestudies bewijzen het

Transcriptie

1 Totale controle over uw transportbedrijf Deze 4 casestudies bewijzen het

2 TAS is de drijvende kracht achter het transportbedrijf Eutraco Het Europese transportbedrijf Eutraco realiseert jaar na jaar een gezonde groei van 10 tot 15 %. Dat is niet alleen het resultaat van een degelijk beleid, maar ook van TMS, het doeltreffende systeem waarmee ze al jaren hun logistieke en transportactiviteiten beheren. TAS-tms is onze motor. Zonder dit systeem zouden we twee keer zoveel mensen nodig hebben in de administratie en planning, vertelt Rudy Balcaen, COO van Eutraco. Ondersteuning van de bedrijfsdiversificatie Dit middelgrote familiebedrijf heeft zijn focus de voorbije jaren verlegd van transportopdrachten voor één enkele sector naar een diversificatie in verschillende sectoren waaronder voeding, papier, hygiëne en recyclage. Vanuit het hoofdkantoor in het West-Vlaamse Roeselare heeft Eutraco zijn vleugels uitgeslagen, en op dit ogenblik is het bedrijf actief vanuit vijf vestigingen in België, een in Frankrijk en een in Slovakije. De firma telt 300 trekkers, heeft overeenkomsten lopen met 140 onderaannemers en beheert meer dan m² aan opslagplaatsen.

3 Ter ondersteuning van deze groei had Eutraco één enkele software nodig om alle transportgerelateerde activiteiten te kunnen beheren. Automatisering was essentieel daarvoor, maar ook een naadloze integratie met de computers aan boord van de voertuigen en de diverse andere IT-tools was een vereiste. De oplossing TAS-tms is de drijvende kracht achter het bedrijf geworden. Wij werken hier al sinds midden de jaren 80 met TAS-tms, en we hebben daar nog geen dag spijt van gehad. De software is modulair en hebben we steeds stapsgewijs kunnen implementeren Dankzij de samenwerking tussen Eutraco en TAS-tms, die al van de jaren 80 dateert, zijn de respectieve managers erin geslaagd zich aan de steeds veranderende omgeving aan te passen en hun activiteiten continu te verbeteren. Soms hebben wij bepaalde wensen, en soms wordt ons door TAS-tms gevraagd of we enkele nieuwe softwaremodules willen testen, vertelt Balcaen. De uitdaging Alle transportgerelateerde activiteiten beheren via één enkele, modulaire softwaretool die volledig met alle T-systemen geïntegreerd is om verder te kunnen groeien. Efficiëntie en accuraatheid voor zowel personeel als klanten TAS-tms wordt in het bedrijf gebruikt voor bijna alle activiteiten die met transport te maken hebben, gaande van het aanmaken van bestanden tot het verwerken van orders en de facturatie. Dankzij dit platform kunnen klanten hun orders online plaatsen, en 59 % ervan wordt elektronisch verwerkt. De voordelen / Dubbel zoveel realiseren met hetzelfde aantal medewerkers in administratie en planning / Minder kans op fouten Dankzij de naadloze integratie van alle IT-tools is onze activiteit voor een groot deel papierloos geworden. Eutraco ontvangt transportorders van expediteurs, en deze gegevens worden meteen in TAS-tms ingevoerd. Op die manier voorkomen we menselijke fouten en besparen we heel wat tijd. Het is onze bedoeling om de medewerkers die met de klanten omgaan, meer tijd te geven om naar onze klanten te luisteren en zo de loyaliteit te bevorderen. Dit is echt de enige manier om hen tevreden te houden, voegt Balcaen er nog aan toe. / Dankzij de automatisering komt er tijd vrij voor klantenzorg en klantenbinding / De mogelijkheid om via innovatie en aanpassingen te beantwoorden aan de steeds veranderende noden van de klanten Het heeft niet alleen ons leven, maar ook dat van onze klanten heel wat makkelijker gemaakt.

4 GTS stroomlijnt zijn activiteiten en productieplanning Het familiebedrijf Group-GTS groeit dankzij zijn gemotiveerde werknemers. Deze snel groeiende leverancier van logistieke diensten verdeelt zijn activiteiten tussen Containertransport, FTL & Groupage, Binnenlandse terminals & Binnenscheepvaart en Opslag & Projecten. Het in België gevestigde bedrijf concentreert zich op het verlenen van een totaalservice via transportoplossingen op maat. TAS-tms: één enkele tool om alle activiteiten te stroomlijnen In 2015 was GTS op zoek naar een transportmanagementsysteem dat zowel voor containertransport als voor transport via opleggers met zeil geschikt zou zijn, en dat bovendien ook de facturatie zou vereenvoudigen en de planning ondersteunen. Uiteindelijk hebben ze gekozen voor TAS, het systeem waarmee middelgrote transporteurs en expediteurs het hele proces kunnen beheren, gaande van orderontvangst tot planning, opvolging en facturatie (0)

5 GTS liet het oude, op maat gemaakte systeem dan ook varen en werkt voortaan via een standaardpakket dat alle benodigde functies De oplossing Alpega levert een all-in oplossing met volgend aanbod: gecentraliseerde data en volledig geïntegreerde managementsystemen, boekhoudsoftware, een platform voor vrachtuitwisseling en een internetportaal. in één systeem bundelt. Volgens Operations Manager Benny Meyen speelt de software daarbij een steeds belangrijkere rol om slimme oplossingen aan te bieden. Wij hebben nu een duidelijker zicht op onze voertuigen en op de manier waarop we ze de navolgende dagen en weken kunnen inzetten Naast TAS-tms heeft de onderneming ook gekozen voor de implementatie van het boekhoudprogramma topaccount en van Teleroute vrachtuitwisseling voor het charteren van zendingen. Nu alles in één enkele omgeving gebundeld is, kan GTS alle activiteiten stevig onder controle houden, de financiën makkelijk opvolgen, accuraat blijven werken en de productiviteit maximaliseren. Het bedrijf kan gegevens uitwisselen met de klanten via EDI-verbindingen en is van oordeel dat deze geïntegreerde gegevensuitwisseling het aantal menselijke De uitdaging In een sector met lage marges kan de efficiëntie gemaximaliseerd worden door een hoge mate aan automatisering. handelingen vermindert. Snelheid en tijdsbesparing als voordelen Meyen legt uit dat TAS-tms ook de medewerkers van de klantendienst ondersteunt. Terwijl er vroeger twee of drie mensen nodig waren om alle facturen op te stellen, kan dat nu door één enkele persoon uitgevoerd worden. Op de planning kunnen de dispatchers sneller en beter op veranderingen ingaan en ritten vastleggen, wat meer efficiëntie en rendement oplevert. De voordelen / Beter inzicht in de activiteiten en meer tijd voor de klanten / Een betere efficiëntie in zowel het vastleggen van ritten als FTL-zendingen Ons rendement per kilometer is met 5 tot 10 % gestegen dankzij TAS-tms. Wat uiteindelijk leidt tot meer marge om elders te investeren. / Rittenplanning verloopt sneller dankzij geïntegreerde systemen

6 Transvenlo profiteert van de voordelen van slimme efficiëntie Transvenlo is een toekomstgerichte transportfirma die de voorkeur geeft aan uitdagingen anticiperen in plaats van te proberen problemen op te lossen wanneer ze zich voordoen. Volgens Willem van Deelen, financieel en controlling coördinator, is het TAS Transport Management System (tms) van Alpega de absolute steunpilaar van het bedrijf. 90 % van onze activiteiten loopt via TAS. De in Venlo gevestigde groeiende dienstverlener streeft ernaar om het momentum te behouden door het netwerk uit te breiden. We gaan op zoek naar contacten en opportuniteiten in andere Europese landen via een netwerk voor palletverdeling. Op die manier beperken we de risico s, verhogen we de capaciteit en helpen we eventuele problemen voor klanten weg te werken. Niettegenstaande dat, is kwaliteit de absolute prioriteit, vandaar dat we er de voorkeur aan geven om zelf in te staan voor de zendingen. En TAS is daarvoor onmisbaar, vertelt van Deelen. Ondanks het feit dat Transvenlo geen eigen voertuigen bezit, is het toch in staat om de klanten een volledige waaier van logistieke diensten aan te bieden via TAS (transportmanagementsysteem), Teleroute (vrachtuitwisseling), TopACCOUNT (boekhoudsoftware) en een internetportaal.

7 De oplossing Alpega levert een all-in oplossing met volgend aanbod: gecentraliseerde data en volledig geïntegreerde managementsystemen, boekhoudsoftware, een platform voor vrachtuitwisseling en een internetportaal. De uitdaging In een sector met lage marges moet de efficiëntie gemaximaliseerd worden door een hoge mate aan automatisering. De voordelen / Bespaart uur per maand door de orderplaatsing te digitaliseren en via geïntegreerde tools te delen / Een hogere omzet met hetzelfde aantal werknemers dankzij tijdsbesparing en efficiëntie Directe plaatsing in Teleroute vanuit TAS-tms Transvenlo plaatst ongeveer 70 % van alle zendingen bij gevestigde partners. Bij ad-hoc zendingen en ladingen zonder vastgelegde aflevering wordt Teleroute vrachtuitwisseling ingezet. Dankzij de naadloze link tussen TAS en Teleroute volstaat één muisklik om ad-hoc zendingen op de spotmarkt te plaatsen De plaatsingen worden rechtstreeks vanuit TAS in Teleroute overgenomen en wanneer geen kant-en-klaar antwoord beschikbaar is, kan snel een oplossing gevonden worden. Want nee zeggen tegen een vaste klant doe je niet. Geïntegreerde software bespaart 150 uur per maand Dankzij de gestroomlijnde systemen kan Transvenlo zich op ieder ogenblik aanpassen en toch efficiënt blijven. Dit maakt ook automatisering mogelijk, wat een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert. Dankzij hun huidige configuratie plaatst 45 % van de klanten van Transvenlo zijn zendingen online, wat per zending een tijdsbesparing van zowat vijf minuten oplevert (tot zo n uur per maand). In een sector waar de druk op de kosten hoog is, is een naadloze integratie (van de verschillende tools) van essentieel belang. Updates mogen de dagelijkse activiteiten niet verstoren. Van Deelen meent dat de software van Alpega het bedrijf ook een stevigere controle en waardevolle inzichten heeft opgeleverd. Dankzij een nauwkeurige opvolging van alles wat goed of verkeerd gaat, wat van de planning afwijkten - uiteraard - de statistieken inzake leveringsbetrouwbaarheid kunnen we correcte onderhandelingen voeren met onze handelspartners.

8 Xwift vermindert administratietijd met 10 % en bevordert groei Xwift, dat in het Belgische Kruishoutem gevestigd is, is gespecialiseerd in sneltransport binnen Europa. Dit bedrijf levert efficiënte oplossingen voor de traditionele zwakke punten van de transportsector. De belangrijkste prioriteiten van Xwift zijn accuraatheid, flexibiliteit en kwaliteit. Daarom heeft het bedrijf voor TAS-tms gekozen om tegelijkertijd de operationele taken in de diverse afdelingen te optimaliseren en de administratieve werklast met 10 % te verminderen tot drie dagen per maand (0)

9 De oplossing TAS-tms maakt efficiënt management mogelijk, gaande van de orders tot de optimalisatie van de vloot en de facturatie. Geen tijdrovende administratie meer Xwift is een dynamisch bedrijf, en ter ondersteuning van de groei van het bedrijf is Peter Denys, Business Manager van Xwift, naar TAS-tms overgeschakeld. Via dit platform kunnen meerdere werknemers dezelfde taken uitvoeren en wordt alles geoptimaliseerd, gaande van het beheer van orders, vrachtwagenvloten en chauffeurs tot de planning van leveringen en laad-/losprocedures en de facturatie. Peter Denys vertelt: Ik was op zoek naar een oplossing die niet alleen de prestaties zou verbeteren, maar ook tijdbesparend werkt. TAS-tms combineert het orderbeheer met andere administratieve processen. Bij het vergelijken van dit systeem met andere gelijkaardige systemen was het deze combinatie die de doorslag heeft gegeven om voor TAS-tms te kiezen. Het platform biedt ons de mogelijkheid om snel te reageren op veranderingen tijdens het leveringsproces. Alle werknemers hebben toegang tot de informatie en kunnen taken gelijktijdig uitvoeren. Wat uiteraard niet mogelijk was in Excel. De uitdaging Administratieve taken automatiseren om de transportorders nog beter te beheren. De voordelen / Snel en makkelijk factureren via automatisatie / Betere analyse van verkoopopportuniteiten / 8 keer meer verkoopmedewerkers op 8 jaar tijd Aangezien wij ons op sneltransport focussen, is een snelle en kwalitatieve dienstverlening erg belangrijk Peter Denys Met TAS-tms gaan de invoer van een order, de uitvoering, de analyse en de facturatie zoveel makkelijker. TAS-tms zorgt ook voor een betere communicatie met de chauffeurs, wat een besparing van nog eens drie dagen per maand oplevert. En, last but not least, alle functies zijn volledig gepersonaliseerd, wat Xwift toelaat om zijn bedrijfsidentiteit te behouden. Flexibel, accuraat en gebruikersvriendelijk Achtvoudige toename van het verkooppersoneel Op acht jaar tijd groeide Xwift uit tot een van de marktleiders in sneltransport binnen Europa. De omzet steeg van 0,3 miljoen euro in 2007 naar 7,5 miljoen euro in TAS-tms heeft het bedrijf in staat gesteld om opportuniteiten te identificeren en erop te reageren, alsook om deze gestage uitbreiding onder controle te houden. Dankzij TAS-tms werd het opmaken en analyseren van verkooprapporten gewoon kinderspel ( ), wat ons de perfecte kans heeft geboden om nog sneller te reageren op gaten in de markt / Administratieve werklast verminderd met 3 dagen per maand

10 TAS-tms is een modulair Transport Management System (TMS) dat vervoerders en expediteurs in de gelegenheid stelt hun gehele transportproces te beheren. +30 Jaar +50 Specifieke Transport en Freight Forwarding modules +15 transport specialiteiten