Asahi UK gebruikt Transwide TMS om groeiende transportvolumes te beheren

Transcriptie

1 Asahi UK gebruikt Transwide TMS om groeiende transportvolumes te beheren

2 Vorig jaar bereikten we met Transwide een absolute piek in de dienstverlening aan de klant. De dringende behoefte aan meer efficiëntie in de logistiek en zichtbaarheid om de dynamische groei te ondersteunen en een aanhoudend streven naar een betere dienstverlening aan de klant leidde tot de implementatie van Transwide TMS bij Asahi UK. Glenn Burgess denkt terug aan de situatie voor de implementatie van Transwide TMS. Ik denk niet dat ik nog zou kunnen zonder Transwide. Glenn Burgess Head of Supply Chain Operations

3 Asahi UK is één van de grootste bierproducenten ter wereld. De snelle groei van Asahi UK zorgde echter voor nieuwe uitdagingen in de organisatie van de toeleveringsketen. Naarmate ons volume toenam, werd het steeds moeilijker om doeltreffend al onze binnenkomende transportstromen te beheren, aldus Glenn Burgess, Head of Supply Chain Operations bij Asahi UK. Grotere volumes zorgden voor een zwaardere werklast in onze toch al drukke organisatie van de transportplanning en zorgde ervoor dat de zichtbaarheid van deze transporten nog belangrijker werd. We hadden onvoldoende mensen en er was niet genoeg transparantie. Transwide TMS heeft ons de doeltreffendheid en de inzichten gebracht die we nodig hadden om onze groei te ondersteunen.

4 Burgess vertelt hoe de groei hem en zijn collega s dwong om een oplossing te zoeken die de arbeidsintensieve processen kon automatiseren en die de nodige zichtbaarheid kon bieden om meer proactief te werk te kunnen gaan waardoor de druk op hun beperkte middelen zou afnemen. We hadden een hulpmiddel nodig om de handmatige processen af te bouwen en zo onze werklast te verminderen, zegt Burgess. We moesten de complexe data vereenvoudigen om fouten en overtolligheden weg te werken. Bovendien vonden we het moeilijk om nog te weten wie en wat waar doorheen de transportcyclus. Er was onvoldoende transparantie in ons eigen proces en in de vooruitgang van onze transporteurs. Eerst en vooral moest een Transport Management System ( TMS ) gevonden worden om de handmatige processen te automatiseren en het doorsturen van dataverkeer te stroomlijnen, aldus Burgess. De ideale oplossing zou een ROI opleveren door de interne processen en de werkingskosten te optimaliseren. Het selectieproces op zich was niet zo tijdrovend als we hadden verwacht. We vergeleken de oplossing van Transwide met het aanbod van verschillende andere verkopers en het zag er gewoon de beste optie. De beschikbare interfaces tussen Transwide en SAP, ons ERP-systeem en tussen onze oplossing en de software die door onze transporteurs wordt gebruikt, maakte de keuze nog eenvoudiger.

5 Omgaan met groeiende volumes Dankzij de kernmodules voor TMS van Transwide, twcall-off, twtrace en twslot kon Asahi UK zijn processen stroomlijnen en de werklast voor de transportplanners verminderen. Burgess: We vervingen het handmatige proces voor het plaatsen van transportorders per fax, en rekenbladen door een modern hulpmiddel voor transportmanagement. Vroeger leidden de handmatige processen en het gebrek aan zichtbaarheid vaak tot misverstanden en fouten die op hun beurt weer zorgden voor vertragingen bij het bevestigen van reservaties, de uitvoering van het transport en het behandelen van vragen. Het proces werd nog ingewikkelder tijdens piekperiodes en nam erg veel tijd in beslag. Gezien de toenemende volumes orders werden we ook geconfronteerd met een stijgende overhead om de groei aan te kunnen. Burgess vertelt hoe Asahi UK zich realiseerde dat er een specifieke software nodig was om de processen te automatiseren en de capaciteit voor transportplanning te vergroten. Hij verklaart: Onze volumes waren tijdens de voorbije vier jaar verdubbeld. Transwide stelde ons in staat om deze grotere volumes aan te kunnen zonder daarom extra mensen aan te werven.

6 Vlotte implementatie van TMS De implementatie van de Transwide-oplossing verliep snel en feilloos. De oplossing wordt aangeboden als een Software-as-a-Service ( SaaS ) en er hoefde dus geen software te worden geïnstalleerd. De gebruikers van Asahi UK kregen logins en wachtwoorden toegekend en konden meteen toegang krijgen tot de oplossing via een gewone internetbrowser. Asahi UK nodigde zijn logistieke partners (transporteurs) uit om deel te nemen aan het Transwide TMS-platform. Na een gratis online registratie ontvingen de logistieke partners ook hun logingegevens waarmee ze toegang kregen tot het platform om de call-offs van Asahi UK te aanvaarden of te verwerpen ( twcall-off ), om afspraken voor ophalen en leveren te plannen ( twslot ) aan de faciliteiten van Asahi UK en om de status van vrachtbewegingen bij te werken ( twtrace ). Na de aanvankelijke projectlancering duurde het slechts vier maanden om de gebruikers en transporteurs mee te krijgen, de oplossing te configureren, een pilootfase te draaien en tenslotte live te gaan met de volledige oplossing.

7 De invoering van nieuwe software leidt vaak tot problemen maar met Transwide hebben we geen storingen in onze activiteiten ondervonden. Enkele interne gebruikers van Asahi UK en verschillende logistieke leveranciers waren al vertrouwd met het TMS-platform van Transwide waardoor de invoering nog vlotter verliep dan verwacht. Het systeem werkte meteen zoals het hoorde en na slechts één week waren onze transportplanners al in de wolken over het systeem van Transwide.

8 De communicatie en samenwerking doorheen de transportcyclus bevorderen Asahi UK gebruikt Transwide nu doorheen de hele transportcyclus. Burgess verklaart: We maken een call-off aan in Transwide. De transporteur bekijkt de details ervan op het webplatform en zorgt voor bijkomende informatie zoals de nummerplaat van de vrachtwagen. Na het aanvaarden van de call-off bekijkt de transporteur het laadschema in de faciliteit en boekt hij een beschikbaar tijdstip. Wanneer de vrachtwagen aankomt voor het ophalen en geladen werd, werken we de uitvoeringsstatus bij ( At Delivery, Shipped ) met datum en tijdstip en veranderen de leveringsgegevens als dat noodzakelijk is. Zodra de vrachtwagen zijn bestemming heeft bereikt, zet de transporteur de status op Delivered. De documenten kunnen gescand, geladen en bijgevoegd worden bij de call-off en bekeken worden door alle deelnemers aan de zending.

9 Sinds de implementatie van Transwide is bij Asahi UK de tijd voor de interne verwerking van de transportactiviteiten met 50% afgenomen. Ik denk niet dat ik nog zou kunnen zonder Transwide. Voor Burgess staat het leven met de oplossing van Transwide in groot contrast met de situatie voor de invoering van de software. Vooraleer Transwide TMS werd geïmplementeerd verliep alle communicatie tussen Asahi en hun transporteurs via telefoon, fax en . Nu verloopt alle communicatie via een gemeenschappelijk platform. De processen zijn gecentraliseerd en gestandaardiseerd. Er wordt een auditspoor aangemaakt met alle communicaties en handelingen die bij een transportorder horen en deze kunnen met een muisklik worden opgevraagd.

10 Data gebruiken om de zichtbaarheid te vergroten en de dienstverlening aan de klant te verbeteren De Head of Supply Chain Operations realiseerde verschillende bijkomende voordelen op basis van de investering die Asahi UK met Transwide deed. Dankzij de notificatiefunctie ( twcontrol ) ontvangen zijn planners en medewerkers van de klantendienst meldingen via wanneer er zich onverwachte zaken voordoen. Wanneer een transporteur bijvoorbeeld een call-off weigert, of een incident registreert tijdens het ophalen of leveren verwittigt Transwide onmiddellijk de planners. Dat levert een rechtstreeks voordeel op voor onze klanten omdat we onmiddellijk kunnen reageren om een alternatieve transporteur te vinden of snel het probleem kunnen oplossen.

11 Dankzij de integratie van Transwide met SAP worden alle updates of wijzigingen in het transport automatisch aangepast in de respectievelijke systemen. Burgess: Dat betekent het einde van ons werk met rekenbladen. De implementatie van Transwide moesten we voortdurend documenten en rekenbladen bijwerken. Burgess voegt er nog aan toe: De zichtbaarheid van de real-time informatie van Transwide zorgde ervoor dat we onze rechtstreekse leveringen aan klanten doeltreffender konden beheren. Transwide hielp ons om onze stipte leveringen te verbeteren, de dienstverlening te optimaliseren en sneller en accurater te reageren op vragen van de klanten. Burgess is verheugd over de resultaten. Vorig jaar bereikten we dankzij Transwide een absolute piek in de prestaties van de klantendienst. Burgess is van mening dat de Transwide TMS-oplossing Asahi UK heeft geholpen om per jaar te besparen en binnen 2 maanden werd een snelle Return- On-Investment ( ROI ) bereikt.

12 Blik op de toekomst Zorgen voor continue verbetering De implementatie is dan wel voltooid maar Burgess en Asahi UK blijven rekenen op Transwide om te zorgen voor voortdurende verbeteringen. Eerst werden de wachttijden voor de transporteurs en de bijbehorende kosten aangepakt door het gebruik van twslot, en nu willen ze bijkomende aanpassingen doorvoeren in het planningsproces. We willen de lostijden van de drie uur van voor Transwide en twslot terugbrengen naar veertig minuten, aldus Burgess. Als toegevoegde waarde halen Burgess en zijn team de historische transactiedata uit Transwide via de rapporteringsmodule ( twdata ) en benutten ze de informatie voor het verbeteren van processen en prestaties. Burgess geeft een voorbeeld: We kunnen de gegevens uit Transwide in ons planningsmodel gebruiken om onze binnenkomende voorraden beter te beheren. Burgess zoekt alvast naar een volgende opportuniteit om zijn activiteiten te optimaliseren dankzij Transwide.

13 Uitdaging Naarmate Asahi UK groeide, werd het steeds moeilijker om het stijgende volume binnenkomende transporten te beheren. De bierproducent moest zijn transportplanning automatiseren en zijn blik op de logistieke activiteiten verbeteren. Er moest software komen om de doeltreffendheid te vergroten, de groei te ondersteunen en de dienstverlening aan de klant te verbeteren.

14 Oplossing De implementatie van Transwide TMS automatiseerde processen die voorheen handmatig gebeurden. De communicatie via telefoon, fax en met de transporteurs werd vervangen door een gemakkelijk toegankelijk webplatform voor communicatie. Statusupdates in real time, melding van gebeurtenissen en gecentraliseerde transactiegegevens gaven de transportplanners en de teams van de klantendienst een beter overzicht.

15 Voordelen Sinds de implementatie van Transwide heeft Asahi UK de interne verwerkingstijd van zijn transportoperaties met 50% zien afnemen. Op financieel vlak heeft Transwide het bedrijf in staat gesteld per jaar te besparen en een return-on-investment binnen 2 maanden te realiseren.

16 Transwide verandert de manier waarop verladers en logistieke dienstverleners werken en samenwerken met hun transporteurs. Door een naadloze integratie verbinden we meer dan 600 verladers en 3PL s aan onze groeiende gemeenschap van meer dan vervoerders over de hele wereld. Dankzij de mondiale aanwezigheid en end-to-end procesautomatisatie, hebben Transwide klanten toegang tot een modulair pakket van oplossingen om hun transportbeheer uit te besteden, te plannen, uit te voeren, te regelen en te analyseren. Transwide heeft zijn hoofdkantoor in Brussel, België, en biedt wereldwijd ondersteuning aan zijn groeiende klantenbestand met vestigingen in Europa, Noord-Amerika, Zuid-Amerika en Azië. 30M TRANSPORT ORDERS 100K GEBRUIKERS 70K GECONNECTEER- DE VERVOERDERS 5K VERZEN- DING PLAATSEN 80 LANDEN I Belgicastraat 17 I 1930 Zaventem I Belgium I +32 (0) I sales.transwide@alpegagroup.com