PyraSied Xtreme Acrylic kanaliseert groei met behulp van financiële overzichtelijkheid en stabiele koppelingen in Prodin ERP

Transcriptie

1 PyraSied Xtreme Acrylic kanaliseert groei met behulp van financiële overzichtelijkheid en stabiele koppelingen in Prodin ERP

2 Kunststof groothandel PyraSied showroom acrylaat en designkunststoffen Voorraad

3 PyraSied Xtreme Acrylic kanaliseert groei met behulp van financiële overzichtelijkheid en stabiele koppelingen in Prodin ERP Een snelle bedrijfsgroei zorgde bij PyraSied Xtreme Acrylic voor een toenemende druk om te investeren in een volwaardig ERP-systeem. De keuze van de groothandel en bewerker van zowel transparante- als designkunststoffen viel op Prodin. Chief operations officer Sander de Boer: We wilden elke afdeling met het ERP laten werken, B2B bedienen, meer inzicht in magazijnprocessen én over goede koppelingen met vervoerders kunnen beschikken. PyraSied Xtreme Acrylic in Leeuwarden bestaat sinds De groeispurt die de onderneming doormaakt, is het resultaat van de keuze om te focussen op transparante kunststoffen en vooral acrylaat. De Boer: In het verleden verhandelden en bewerkten we alle soorten kunststof, maar elk type heeft zijn eigen specifieke eigenschappen en bijhorende processtappen. De concurrentie levert op dit moment van diverse soorten kunststoffen vooral volle platen. Wij verkopen binnen onze niche alles, van kleine tot grote producten, halffabricaten, bewerkte-, transparante- en designartikelen. De omzetsprong van de groothandel en de bewerker van acrylproducten verhoogde de druk op het vinden van een ander bedrijfssysteem. Statistieken bijhouden was hiervoor onmogelijk, we zochten daarnaast naar meer inzicht in de magazijnprocessen. Tenslotte wilden we elke afdeling met hetzelfde systeem laten werken. Dat vonden we in het ERP-systeem van Prodin, stelt De Boer. Ondersteunen groei In de zoektocht naar een ERP-systeem dat ondersteuning zou bieden aan alle bedrijfsprocessen, stond centraal dat het systeem niet alleen goed diende te zijn in handel. Minstens zo belangrijk was de mogelijkheid om onze maatwerkactiviteiten goed vast te leggen en te beheren, stelt De Boer. Hij vervolgt: Daarnaast groeien we hard, maar zijn we nog geen heel erg groot bedrijf. Het ERP-systeem diende onze groei te ondersteunen, tegelijkertijd zochten we wel een leverancier waar we met vaste personen snel zouden kunnen schakelen. Eisen aan het ERP-systeem Een externe adviseur stelde op basis van de eisenlijst een shortlist samen. Belangrijke punten op de eisenlijst: uitgebreide statistiekmogelijkheden, een goede urencalculatiefunctie en een helder takenpakket voor de te zetten stappen na het opsturen van samples. De Boer: We kunnen hier nu gestructureerd achteraan bellen. Aanvullende eisen waren het met één druk op de knop tevoorschijn halen van een actuele prijslijst en een werkwijze van het ERP-systeem die aansluit bij elke afdeling van de onderneming. Een belangrijke wens was ook om

4 alle crediteuren in het pakket onder te brengen. We beschikten hier niet over, hadden onvoldoende overzicht en zagen niet wat een handeling of het inhuren van expertise kostte. Maken een professionele sprong We maken met Prodin een professionele sprong, stelt De Boer. Met het nieuwe bedrijfssysteem zijn de interne processen verbeterd en dat is natuurlijk op een bepaald moment ook nodig. PyraSied kan dankzij Prodin meten of de onderneming met een product geld verdient. Aanvullend is het bedrijf in staat om te controleren of het uurtarief voor een machine juist is. Het vastleggen van budgetten is mogelijk geworden. Dit is belangrijk omdat zoveel ton meer leveren niet per sé betekent dat we gemiddeld meer werk hebben aan een bepaalde sector. Prodin maakt op klantniveau duidelijk welke ontwikkelingen er zijn. Gevoel hadden we en hebben we, daaraan koppelen we nu statistiek. De financiële afdeling kan ook scherper aan de wind varen dan het tot voor kort deed. De Boer stelt dat financiële gegevens nu direct voorhanden zijn. Stel, je verkoopt iets aan een klant, maar die heeft van een eerdere order nog een factuur open staan. Dan kunnen we daarop nu beter inspelen. Dat geldt ook voor klanten die een scherpe prijs bedingen, maar steevast laat of te laat betalen. Prodin laat ons zien waarmee we rekening moeten houden. Koppeling met vervoerders Een van de wensen was om een stabiele koppeling te leggen tussen het ERP-systeem en de vervoerders die de onderneming inschakelt. Afleveradressen staan inmiddels correct in Prodin, waarmee het overtikken van adressen echt tot het verleden behoort. De verzending verloopt geautomatiseerd vanuit het ERP-systeem naar vervoerders en de eindklant. Een andere koppeling, tussen het ERP-systeem en de webshop, staat op de rol om te worden uitgevoerd. Wat we online verkopen, willen we direct in Prodin afboeken. Interface met nestingprogramma Aanvullend aan de vervoerderskoppeling heeft Prodin een koppeling met het nestingprogramma Ardis geschreven. Ardis bepaalt de volgorde waarin PyraSied een plaat dient te snijden. Vervolgens synchroniseert dit systeem deze data met Prodin. Het resultaat is dat de onderneming de hoeveelheid restmateriaal zo klein mogelijk houdt. WMS-module De uitrol van het ERP-systeem is achter de rug, maar daarmee zijn nog niet alle implementatiestappen gezet bij PyraSied. Zodra de bouw van een vierde magazijn - bedoeld voor de opslag van volle platen acrylaat - gereed is, neemt de groothandel de warehouse management (WMS)-module van Prodin in gebruik. Deze module zal ons een goed overzicht geven van de scheiding tussen volle platen enerzijds en restanten anderzijds. Ook kunnen we dan gebruik maken van een locatiesysteem. Waar medewerkers van het bedrijf eerder alleen met een picklijst in de hand materiaal uit het magazijn konden halen, reserveren ze dit nu vooraf. In het verleden ontbrak de zekerheid van materiaal op voorraad in het magazijn. De logistieke afdeling bespaart sinds de livegang behoorlijk veel tijd. Onze logistieke chef alleen al bespaart tot twee uur per dag aan administratief werk. Aanvullend weet de inpakafdeling precies wat ze aan werk kunnen verwachten, het staat immers als gereed aangemerkt in het systeem. Hiermee is het mogelijk om werk gerichter in te delen. Twintig procent tijdwinst PyraSied heeft volgens de Chief operations officer minder voorraad nodig voor dezelfde hoeveelheid orders.

5 Inkoop kan gerichter te werk gaan, mistasten is er niet meer bij. Bovendien is er meer zicht op lever- en omlooptijden. Ik schat in dat de afdeling inkoop twintig procent tijdwinst behaalt. Een rondje langs de stellingen lopen, om te zien wat er op voorraad is, is immers overbodig nu alles netjes in Prodin staat. Binnen planning en budget De wens om de implementatie binnen de tijdsplanning en binnen budget af te ronden, is gerealiseerd. Toch omschrijft De Boer de uitrol als een behoorlijke klus. Een paar tips die andere bedrijven aan ERP-succes kan helpen, wil hij wel delen: Duik in het systeem en test wat je moet doen tijdens het dagelijks gebruik van de software. Doe dat bovendien met voldoende mensen. Vragen over de werkwijze krijg je altijd. Wijs zodoende op elke afdeling een senior persoon aan die de ins en outs van het systeem kent. Wie dat niet doet, komt zichzelf absoluut tegen. Een ERP-implementatie kost tijd, dus neem die tijd. Je haalt er, als je goed implementeert, ook veel voordeel uit. Over de ondersteuning vanuit Prodin heeft hij slechts lof. De projectverantwoordelijke wist precies wat wij deden en nodig hadden. Dat is voor een mkb-onderneming prettig, maar je moet er als IT-bedrijf ook maar mee om kunnen gaan. Dat lukte Prodin goed. Voorraad

6 We wilden elke afdeling met het ERP-systeem laten werken, B2B bedienen, meer inzicht in magazijnprocessen én over goede koppelingen met vervoerders kunnen beschikken. - Sander de Boer - PyraSied Xtreme Acrylic Apolloweg 26, Leeuwarden T +31 (0) sales@pyrasied.nl

7 Kunststof groothandel PyraSied Xtreme Acrylic De duidelijke focus van PyraSied Xtreme Acrylic op het werken met acrylaatproducten betaalt zich uit voor het bedrijf. Een stevige omzetgroei resulteert inmiddels in 30 medewerkers die werken om vooral orders af te leveren in de Benelux en Duitsland en in mindere mate wereldwijd. De keuze voor Prodin ERP helpt PyraSied bij het bedienen van klanten in de Engelse en Duitse taal. Het ERP-systeem vervangt een maatwerkapplicatie die functionaliteit miste, zoals voorraadbeheer, monitoring en duidelijke financiële overzichten.

8 Wilt u weten wat de ERP-oplossing Prodin voor u kan betekenen, neem dan contact met ons op: Prodin Business Solutions Franciscusweg 219J 1216 SE Hilversum T +31 (0) sales@prodin.nl