Rekenkamercommissie. Jaarverslag 2014 ~ 1 ~

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie arverslag 2014 ~ 1 ~

2 Maart 2014 Rekenkamercommissie gemeente Best Drs. J.J.M. van den Heuvel, voorzitter Drs. M.A. Koster RA, lid J.M. van Berlo (secretaris) Postbus 50, 5680 AB Best, Telefoon: / , ~ 2 ~

3 I N H O U D S O P G A V E. Voorwoord Voorzitter 5 1. Samenstelling en mutaties rekenkamercommissie 5 2. Activiteiten rekenkamercommissie algemeen 5 3. Onderzoeken 6 4. Stand van zaken afdoening eerdere aanbevelingen 8 5. Financiën 9 BIJLAGEN: 11 Bijlage 1: Brief college met 14 Overzicht stand van zaken afdoening 15 ~ 3 ~

4 arverslag Rekenkamercommissie Best 2014 VOORWOORD VOORZITTER. Sinds juli 2013 functioneert de rekenkamercommissie van de gemeente Best in haar huidige samenstelling. Feitelijk betekent dit, dat de commissie vanaf begin september 2013 daadwerkelijk actief is. In eerste instantie zijn wij in 2013 gestart met een inventarisatieronde langs de fracties, teneinde enerzijds kennis te maken en de verwachtingen ten opzichte van elkaar te kunnen uitspreken en anderszijds te inventariseren, welke potentiële onderzoeksonderwerpen er binnen de verschillende fracties leven. Een activiteit, die we in begin 2015 met de nieuwe raad willen herhalen. Op grond van artikel 10 van het Reglement van Orde Rekenkamercommissie Best biedt de rekenkamercommissie u een jaarverslag aan van haar activiteiten in het verslagjaar. In 2013 hebben wij volstaan met een verslag in briefvorm, gezien de zeer korte periode dat de rekenkamercommissie toe actief was. Thans bieden wij u ons eerste reguliere jaarverslag aan. In onze jaarverslagen willen wij ook graag een rapportage opnemen van de stand van zaken van uitvoering van de door ons uitgebrachte aanbevelingen. Daarmee het jaarverslag van de rekenkamercommissie tot een controle-instrument voor de raad te maken. In dit jaar is deze verantwoording nog slechts beperkt. De behandeling van het rapport over regionale samenwerking heeft immers pas begin november plaatsgevonden, waardoor de tijd te beperkt is geweest voor college en ambtelijke organisatie om uitvoering te geven aan de aanbevelingen. Wel hebben wij de gegevens reeds in ons jaarverslag opgenomen, zodat de raad zich een beeld kan vormen over de wijze, waarop die verantwoording plaats zal vinden. Graag staan wij open voor suggesties van uw kant om van het jaarverslag een (nog) beter instrument te maken. Drs. J.J.M. van den Heuvel, Voorzitter. 1. SAMENSTELLING EN MUTATIES REKENKAMERCOMMISSIE. De huidige rekenkamercommissie is benoemd bij raadsbesluit van 24 juni 2013.De zittingsperiode van de rekenkamercommissie loopt in principe tot medio Dit om eventueel tussentijds te kunnen inspelen op ontwikkelingen in de samenwerking met Veldhoven. Bij dit raadsbesluit zijn de volgende personen tot lid van de rekenkamercommissie benoemd: De heer Drs. J.J.M. van den Heuvel, voorzitter, De heer Drs. M.A. Koster RA, extern lid De rekenkamercommissie wordt bij haar werk ondersteund door een externe secretaris/onderzoeker, de heer J.M. van Berlo. ~ 4 ~

5 2. ACTIVITEITEN REKENKAMERCOMMISSIE ALGEMEEN. 2.1 Activiteiten: De activiteiten van de rekenkamercommissie kunnen als volgt worden samengevat: a. Reguliere vergaderingen: In principe vergadert de rekenkamercommissie 1 x per maand, met uitzondering van de zomervakantie. In 2014 heeft de rekenkamercommissie 8 keer vergaderd. b. Interviews: In het kader van het onderzoek naar de regionale samenwerking in Best heeft de rekenkamercommissie 10 interviews gehouden, waarvan 4 met bestuurders en 6 met in totaal 8 ambtelijke medewerk(st)ers. c. Overige activiteiten: Tweemaal bezocht de rekenkamercommissie een raadsbijeenkomst. Op 20 januari 2014 om een eerste resultaat te verstrekken van het samenwerkingslandschap tijdens een themabijeenkomst van de raad en op 20 oktober 2014 om het rapport regionale samenwerking en het onderzoeksplan proceskwaliteit majeure projecten toe te lichten. Daarnaast vonden gesprekken plaats met de gemeentesecretaris en de controller ter voorbereiding op de onderzoeken. Met de adviseurs van het college voor de ontwikkeling van een beleidsvisie samenwerking hebben eveneens twee gesprekken plaatsgevonden, enerzijds om tot een goede taakverdeling te komen, anderzijds ter voorbereiding van de raadsbijeenkomst van 20 januari De rekenkamercommissie is, wanneer daartoe uitgenodigd, in de persoon van Martin Koster vertegenwoordigd in vergaderingen van de auditcommissie. Hij heeft hierin een adviserende rol. In 2014 heeft hij twee vergaderingen bijgewoond en heeft in één hiervan de rol en werkwijze van de rekenkamercommissie toegelicht. 3. ONDERZOEKEN 2014 In 2014 stonden twee onderzoeken op de planning conform het Onderzoeksprogramma Het eerste onderzoek (regionale samenwerking) is afgerond en in de raad besproken, met het tweede onderzoek (proceskwaliteit majeure projecten) is een start gemaakt. Onderstaand wordt op beknopte wijze ingegaan op deze onderzoeken Regionale samenwerking. In oktober 2013 is het Onderzoeksplan ter kennisname aan de raad aangeboden. Daarin is het onderzoeksdoel als volgt geformuleerd: om inzichtelijk te maken in welke samenwerkingsverbanden Best opereert, welke motieven voor samenwerking worden gehanteerd, op welke wijze de sturing vanuit de raad inhoud krijgt en welk rendement dit voor de gemeente oplevert. Opvolgend is een inventarisatieronde in de organisatie opgestart om het samenwerkingslandschap van Best in kaart te brengen. De eerste resultaten van die inventarisatie heeft ~ 5 ~

6 de rekenkamercommissie gepresenteerd tijdens een thema-avond over samenwerking op 20 januari Vervolgens zijn een zestal grotere samenwerkingsverbanden nader geanalyseerd. Deze zes samenwerkingsverbanden waren: - BSGE - Brainport - GGD - WSD Boxtel - Omgevingsdienst Z.O.-Brabant - Samenwerking Best-Veldhoven Na dossierstudie en verder verfijning van de onderzoeksresultaten middels interviews is het eindrapport op 22 september 2014 aan de raad aangeboden. Toelichting en bespreking daarvan heeft plaatsgevonden in de raadsbijeenkomst van 20 oktober 2014, waarna op 3 november besluitvorming heeft plaatsgevonden in de raadsvergadering. De aanbevelingen zijn door de raad overgenomen met een opdracht aan het college om uiterlijk in februari 2015 te komen met een notitie, waarin wordt aangegeven op welke wijze uitvoering zal worden gegeven aan die aanbevelingen. Kort samengevat is de essentie van dit rapport: - Realiseer je dat je onderdeel bent van de regio en dat, wat goed is voor de regio, ook goed is voor Best; - Ga bij samenwerking uit van de meerwaarde daarvan voor Best maar heb ook oog voor de meerwaarde voor de regio; - Kijk nadrukkelijk naar de inhoud, leg de motieven, de te bereiken doelen en resultaten vooraf goed vast; - Maar weloverwogen een keuze voor die (belangrijke) samenwerkingen, waarop je als raad nadrukkelijk wil sturen en laat de andere over aan college/ambtelijke organisatie; - Maak bij die gekozen samenwerkingen gebruik van het afwegingskader en checklist, zoals die door de rekenkamercommissie in haar rapport is aangereikt. kwaliteit majeure projecten. Daarnaast is in 2014 een start gemaakt met het onderzoek naar de proceskwaliteit van majeure projecten. Het Onderzoeksplan is op 20 oktober 2014 behandeld in een raadsbijeenkomst. Opvolgend hebben er startgesprekken plaatsgevonden met de gemeentesecretaris en de controller. Daarna is een begin gemaakt met het dossieronderzoek. Voor dit onderzoek heeft de rekenkamercommissie een definitieve keuze gemaakt in de majeure projecten, die nader geanalyseerd zullen worden op hun proceskwaliteit. Dit betreft: - De 3 decentralisaties sociaal domein, - Bestemmingsplan buitengebied - Project Projectmatig Werken, dat samen met Veldhoven wordt doorontwikkeld. De verwachting is dat dit onderzoek medio 2015 kan worden afgerond. ~ 6 ~

7 4. STAND VAN ZAKEN AFDOENING EERDERE AANBEVELINGEN. Wij zijn voornemens jaarlijks aan de raad een overzicht te verstrekken van de stand van zaken van de afdoening van de uitgebrachte aanbevelingen. Op deze wijze kan de raad een vinger aan de pols houden hoe het met de afhandeling daarvan staat. Het rapport is eerst op 20 oktober 2014 besproken in de raadsbijeenkomst en opvolgend heeft de raad op 3 november 2014 besloten om de aanbevelingen van de rekenkamercommissie over te nemen en het college op te dragen uiterlijk in februari 2015 met een notitie te komen hoe men deze aanbevelingen nader uit wil werken, voorzien van een planning en evaluatiemomenten. Door het college is een raadsvoorstel uitgewerkt, waarbij een implementatieplan is opgenomen alsmede de uitwerkingen in een checklist voor de 6 samenwerkingsverbanden, waarvan het college voorstelt deze als belangrijk te beschouwen. Die samenwerkingsverbanden zijn: Metropoolregio Eindhoven 2015 Bestuursconvenant Stedelijk Gebied Eindhoven 2013 Brainport (zowel N.V. als stichting) GGD Brabant ZO Omgevingsdienst Zuidoost Brabant Veiligheidsregio Brabant- Zuidoost Wij constateren, dat de uitwerking van de checklisten vrij instrumenteel is opgepakt door het college. Een meer inhoudelijke aanpak was wenselijk geweest en had meer recht gedaan aan de intentie van de aanbeveling. De checklist is vooral bedoeld als een hulpmiddel bij het bepalen van een standpunt over een bepaalde vorm van samenwerking. Wij hebben in het rapport aangegeven, dat wij adviseren om bij een herijking van bestaande samenwerkingsverbanden dan wel bij het aangaan van nieuwe verbanden de checklist te hanteren. Daarbij hebben wij voorgesteld dat hanteren te beperken tot die samenwerkingsverbanden, waarvan de raad heeft aangegeven deze erg belangrijk te vinden en daar nadrukkelijk bij betrokken wenst te worden. De behandeling van het raadsvoorstel met de daarbij behorende bijlagen staat gepland voor31 maart Omdat deze uitwerkingsfase van de aanbevelingen eerst in 2015 plaats vindt, betekent dit, dat in dit jaarverslag nog geen concrete afhandeling kan worden opgenomen. arlijks zullen wij daarover informeren conform onderstaand schema. In de bijlage treft u wel een overzicht van die aanbevelingen aan. RAPPORT JAAR Totaal aantal aanbevelingen Hiervan afgewikkeld Tot en met 2014 Nog af te handelen volgens RKC In 2015 afgehandeld volgens college Percentage afgehandeld Kanttekeningen Rekenkamercommissie De regio: Dat zijn we toch zelf! TOTAAL ~ 7 ~

8 Met dit overzicht heeft de een instrument in handen om de afhandeling van de overgenomen aanbevelingen te volgen. In het jaarverslag 2015 zal de eerste feitelijke verantwoording worden opgenomen. 5. Financiën Onderstaand treft u het financiële overzicht aan van de feitelijke uitgaven van de rekenkamercommissie over 2014: Omschrijving Raming Werkelijk Restant Inhuur externe onderzoekscapaciteit , ,00 Kosten rekenkamercommissie , , ,75 TOTAAL , , ,75 De werkelijke kosten van de rekenkamercommissie zijn ruimschoots binnen het budget gebleven. Omdat het onderzoek 2014 naar regionale samenwerking volledig in eigen beheer is uitgevoerd, werd geen beroep gedaan op het budget voor inhuur van externe onderzoekscapaciteit. Voor 2015 is het totaalbudget aanzienlijk verlaagd tot ,=, een verlaging met ruim ,=. Dat betekent, dat indien bij komende onderzoeken behoefte bestaat aan het inhuren van specifieke deskundigheden er mogelijk een extra budget bij de raad moet worden aangevraagd. Aldus vastgesteld in de vergadering van de Rekenkamercommissie van 17 maart 2015 Drs. J.J.M. van den Heuvel, J.M. van Berlo, Voorzitter Secretaris. ~ 8 ~

9 BIJLAGEN ~ 9 ~

10 Bijlage 1 Overzicht en stand van zaken aanbevelingen rekenkamercommissie. Tabel 1: Doorwerking aanbevelingen De Regio? Dat zijn we toch zelf! Nr. Aanbeveling Aan wie Beleid, proces of uitvoering Onderschrijving aanbeveling Doorwerking zichtbaar in beleid(svoornemens) Doorwerking zichtbaar in proces/uitvoering 14.1 Ga bij het aangaan van nieuwe of bij de herijking van bestaande samenwerkingsverbanden primair de mogelijkheden na om deze onder te brengen in een van de volgende drie schaalgroottes: - Schaal van 9 gemeenten uit het stedelijk gebied:. - Schaal van 21 voormalige SREgemeenten - Schaal van 3 gemeenten Best-Veldhoven- Oirschot Neem als college en als raad de maatschappelijke meerwaarde voor Best als uitgangspunt voor samenwerking Baseer voorstellen en besluiten tot samenwerking op een heldere motivering en expliciete vermelding van de te bereiken doelen Opteer bij belangrijke samenwerkingsverbanden voor een proactieve rol van Best en geef de lokale vertegenwoordigers in dat regionaal verband richtinggevende lokale beleidsuitgangspunten mee. Maak daarbij tevens concrete afspraken over de wijze waarop de verantwoording van die inbreng lokaal zal plaatsvinden 14.5 Koester het regiobewustzijn van bestuur en ambtelijke organisatie en bouw dit waar mogelijk / organisatie Beleid Beleid Uitvoering ~ 10 ~

11 Nr. Aanbeveling Aan wie Beleid, proces of uitvoering Onderschrijving aanbeveling Doorwerking zichtbaar in beleid(svoornemens) Doorwerking zichtbaar in proces/uitvoering verder uit Stel als raad vast op welke samenwerkingsverbanden je als raad nadrukkelijk wil sturen en die waarin je een meer passieve deelname voorstaat dan wel aan het college wil overlaten 14.7 Laat de op basis van aanbeveling nr. 6 aangewezen samenwerkingsverbanden nadrukkelijker naar voren komen in de paragraaf over verbonden partijen in zowel de begroting als in de jaarrekening Draag het college op om bij de aangewezen samenwerkingsverbanden te bepleiten, (voor zover dat al niet gebeurt) dat deze tenminste één keer in de vier jaar een meerjarenplan opstellen en dit voorleggen aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten Houdt ten behoeve van de aansturing van de als belangrijk aangemerkte samenwerkingsverbanden één maal per jaar, bij voorkeur in september, een thematische raadsbijeenkomst. Zorg er daarbij voor dat in één zittingsperiode van de raad tenminste alle als zodanig aangemerkte samenwerkingsverbanden één keer aan de orde komen Ga bij het instellen van een gemeenschappelijke dienst of organisatie altijd uit van de inhoud van het takenpakket en stel de organisatievorm en - omvang daarop af. Beoordeel voorstellen vanuit zo n samenwerkingsverband vooral op basis van de inhoud en niet alleen op financiën. Beleid Beleid ~ 11 ~

12 Nr. Aanbeveling Aan wie Beleid, proces of uitvoering Onderschrijving aanbeveling Doorwerking zichtbaar in beleid(svoornemens) Doorwerking zichtbaar in proces/uitvoering Leg bij het aangaan van samenwerkingsverbanden vast welke resultaten worden beoogd en hoe en met welke frequentie verantwoording wordt afgelegd over de feitelijke resultaten. Beleid Maak bij onduidelijkheden over de inhoud in ieder geval procesafspraken zodat de raad op zijn minst het proces kan volgen Leg in voorstellen en besluiten tot het aangaan van samenwerkingsverbanden vast wat de rol is van de raad van Best en wanneer deze in beeld komt Maak bij toekomstige besluiten tot het aangaan van samenwerkingsverbanden als bij de herijking van bestaande samenwerkingsverbanden gebruik van de hierna uitgewerkte afwegingskader en checklist. Uitvoering ~ 12 ~