Besluitenlijst Commissie ABZ van 18 januari 2016.

Transcriptie

1 Besluitenlijst Commissie ABZ van 18 januari BESLUITENLIJST VAN DE OPENBARE VERGADERING VAN DE RAADSCOMMISSIE ALGEMENE BESTUURLIJKE EN FINANCIELE ZAKEN d.d. 18 januari 2016 (reguliere aanvang: uur). Een integrale geluidsopname van deze (raadsbrede) bijeenkomst van deze raadscommissie is te beluisteren op 0. Aanwezig: De heer J.H. Hoogeveen (voorzitter). De heer A. Stremler (PAB), de heer A.M.J.M. Janssen (PAB), de heer M. van der Valk (VVD), de heer M. de Haas (VVD), de heer E.B.A. Lichtenberg (CDA), de heer L.S. Essoussi (CDA), mevrouw K.E. Middelkoop van den Adel (CDA), mevrouw T.C. van Es (D66), de heer J. van der Linden (D66), de heer S. Suijker (D66), de heer C. de Ruijter (ChristenUnie), mevrouw D. Yildiz-Karso (PvdA), de heer E.J. Schotting (PvdA), de heer M.C. Hoogland (SGP) en heer R.V. van Engelen (GroenLinks). de heer R.T.A. Korteland, portefeuillehouder De heer C. Koppenol, portefeuillehouder Mevrouw J.R. Reuwer-Verheij, portefeuillehouder. De heer Walter Stam, projectleider Groot Onderhoud Gemeentehuis. De heer A.P.M.A.F. Bergmans, griffier. Afwezig: de heer A.P.J. den Dekker (ChristenUnie), de heer A.J. Kosten (SGP), de heer R. Lammers (Onafhankelijk Papendrecht), mevrouw H.C.T.J. Hoekstra (Onafhankelijk Papendrecht) en mevrouw J. Vos (GroenLinks) 01. Opening. De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. 02. Vaststelling van de agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 03. Spreekrecht. Er zijn geen insprekers. 04. Stand van zaken groot onderhoud gemeentehuis. Ph RK De portefeuillehouder verzorgt i.s.m. de heer Stam een toelichtende presentatie over de actuele stand van zaken en de te hanteren planning. Hierbij merkt hij op dat de eerdere overschrijding van , - terug is gebracht naar 0, -. Aansluitend volgt er een korte pauze met de mogelijkheid tot het bekijken van de tekeningen. Vanwege actuele omstandigheden is een aantal raadsleden pas omstreeks uur gearriveerd. Wethouder Korteland geeft voor hen nog een korte samenvatting van de eerder gehouden presentatie. Aansluitend wordt er onderling en met de portefeuillehouder en de heer Stam van 1

2 Besluitenlijst Commissie ABZ van 18 januari gedachten gewisseld. Hierbij komen de volgende zaken aan de orde: Mocht er nog ruimte in het budget blijken te zijn heeft het college de onderstaande volgorde van opties aangegeven: 1. schuin liggende pui naar AS-3 2. taatsdeuren rond de raadzaal 3. aparte entree raadzaal (i.v.m. bruiloften). Er wordt besloten optie 1: de schuin liggende pui naar AS-3 sowieso direct uit te voeren. Hiervoor werkt het college in verband met het benodigde budget zo spoedig mogelijk een raadsvoorstel uit, dat op de komende raadsvergadering aan de orde komt. Mocht de pui binnen het budget vallen, valt het extra aangevraagde budget uiteraard weer vrij. De eventuele andere opties en wensen kunnen altijd achteraf nog uitgevoerd worden. Op 16 februari aanstaande is er een inloopavond voor raadsleden. Op deze avond volgt er uitleg door het college en kan de raad haar bevindingen aangeven. Men vindt dat er een aanpassing moet komen in het aantal zitplaatsen (44 zitplaatsen) in de nieuwe raadzaal. Wanneer men in het kader van de bestuurlijke vernieuwing een breder publiek aan wil spreken, moet men hen ook de ruimte bieden. Wel is er gedacht aan een kleine ruimte voor de pers. De heer Stam geeft aan dat er meer dan genoeg ruimte voor het publiek is en dat er gemakkelijk een rij stoelen bijgeplaatst kan worden. Met betrekking tot het beeld en geluid wordt het duidelijk dat het belangrijk is dat een ieder elkaar en het publiek moet kunnen zien. Uiteraard wordt dit in het DO meegenomen. Ook zal er de mogelijkheid voor live stream (binnen en buiten het huis) zijn. De audio visuele apparatuur is opgenomen in het budget. Uiteraard zitten hier wel gradaties in, dit komt allemaal nog ter sprake. Met betrekking tot de liftinstallatie wordt opgemerkt dat de cabine in goed staat verkeert, maar dat de motor van de lift vervangen zal worden. Omdat er sprake zal zijn van diverse mogelijkheden m.b.t. de indeling van de ruimten, worden deze (bijvoorbeeld de openbare leestafel/bibliotheek/vergaderzaal) nog niet definitief met deuren ingetekend. Het dak zal, net als in de huidige situatie, uitgerust worden met zonnepanelen. Er wordt gevraagd of de raadzaal en hal zonder de taatsdeuren toch als één ruimte kunnen worden gebruikt. De heer Stam bevestigt dit: de beleving wordt niet anders dan wanneer er taatsdeuren zouden worden geplaatst. Het wordt één doorlopende ruimte met grote glazen deuren en een glazen wand. De heer Stremler vindt de prijs van de verbouwing te hoog, hij vraagt zich af waarom alle kunststof kozijnen na 25 jaar al vervangen moeten worden. Zijns inziens kunnen deze daar waar nodig ook gerepareerd worden. De wethouder antwoordt dat er in 1991 is gekozen voor low budget kozijnen en dat het vervangen hiervan te maken heeft met het realiseren van de duurzaamheiddoelstellingen. De stookkosten bedragen tussen de , - en , - per jaar en er bestaan binnen het gebouw temperatuurverschillen van 10 graden. De prijs voor de verbouwing is met een budget van , - ( 970, - per m2) gerefereerd aan de gemiddelde 2

3 Besluitenlijst Commissie ABZ van 18 januari markt ( tussen de 900, - / 1.000, - per m2) wel veel maar niet duur. Voor nieuwbouw van deze kwaliteit betaalt men 1.200, - / 1.250, - per m2. Het budget van , - is inclusief vast en exclusief los meubilair. De heer Stremler merkt op dat de gemeenteraad binnen de Drechtsteden een inkoopbeleid heeft afgesproken. Dit betreft ook het inschakelen van een extern deskundig projectmanagement die offertes kunnen aanleveren. Hij vraagt zich af waarom men hier geen gebruik van heeft gemaakt. De wethouder antwoordt dat dit voor de aanbesteding en gunning van de verbouwing nog zal gebeuren. Bij het ontwerpen gaat het om een beperkte opdracht binnen beperkte tijd. Hier is sprake van een architect, bouwkosten deskundige en een installatiedeskundige. Door het inhuren van externe expertise en het doorrekenen van de kosten is de aanvankelijke overschrijding van , - niet meer aan de orde. Men vraagt zich af waarom het college op de bovenste verdieping van het gebouw is geplaatst. De wethouder geeft aan dat de collegekamer te klein is voor het houden van presentaties en/of werkoverleggen met andere colleges. Om deze reden is de derde verdieping de meest logische locatie voor B&W. Het is een praktische en geen filosofische reden. Er wordt geïnformeerd naar het houden van Drechtraadvergaderingen in de raadzaal. De wethouder weet niet of de steeds drukker wordende Drechtraadvergaderingen in de raadzaal plaats kunnen vinden. Er is wel verbinding gezocht met de hoofdingang en raadzaal. Waarom wordt er in plaats van een verticale tuin aan de gevel niet gedacht aan een ledtuin, gemeentenieuws en reclame op de gevel d.m.v. ledverlichting? De wethouder geeft aan dat de reden voor de verticale tuin de op sommige plaatsen niet te reinigen gevel is. De opties voor de gevel komen later aan de orde. Een ledtuin zou daar één van kunnen zijn. Er wordt gevraagd hoe de planning logistiek bij de herinrichting van de Markt past. De wethouder antwoordt dat hier is over nagedacht en dat het op schema ligt. In hoeverre wordt er rekening gehouden met het gebrek aan stilteruimten op bepaalde tijdstippen (tussen uur)? De heer Stam zegt dat er veel aandacht voor de stilteplekken is en dat hier goed in is voorzien. Er is meer dan genoeg ruimte om verschillende werkplekken een plaats te geven. Er wordt opgemerkt dat het pand van Boskalis aan de Ketelweg, waarheen men tijdelijk gaat verhuizen, aan het eind van 2016 ook weer verlaten moet worden. Wat gebeurt er als de aannemers de deadline niet halen? Men moet rekening houden met 20% overschrijding in tijd. De wethouder zegt dat de planning ambitieus maar reëel is, maar garanties zijn er nooit. De raad verhuist niet mee naar de Ketelweg, alleen de organisatie. Mocht men de deadline niet halen is er voldoende ruimte in de regio om uit te wijken. Dit heeft echter niet de voorkeur, omdat men dan moet verspreiden. Niets meer aan de orde zijnde wordt dit agendapunt afgesloten. 05. Sluiting. Er zijn verder geen bijzonderheden en de voorzitter sluit de bijeenkomst om uur onder dankzegging aan eenieder voor diens inbreng. 3

4 Besluitenlijst Commissie ABZ van 18 januari Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de commissie Algemene Bestuurlijke en financiële Zaken op 29 februari A.P.M.A.F. Bergmans (griffier) J.H. Hoogeveen (voorzitter). Ciedatum ACTIEPUNTENLIJST COMMISSIE ALGEMENE BESTUURLIJKE EN FINANCIELE ZAKEN (zoals deze luidt na de vergadering op ) Omschrijving Status 4

5 Voorlopig Ontwerp Groot Onderhoud Gemeentehuis Presentatie collegebijeenkomst 18 januari 2016

6 Voorlopig Ontwerp Het voorlopig ontwerp Verdere uitwerking naar Definitief Ontwerp Planning

7 Voorlopig Ontwerp verbouwing begane grond, entresol, 1 e, 2 e en 3 e verdieping vernieuwing dak kelder blijft ongewijzigd

8 kelder

9 Begane grond

10 entresol

11 1 e verdieping

12

13 2 e verdieping

14

15

16

17 3 e verdieping

18 dakopbouw

19 Aantal werkplekken HUIDIGE SITUATIE Totaal fte binnen Papendrecht: 187 fte. Werkzaam in gemeentehuis: 131 fte. Aantal medewerkers in gemeentehuis: 147 Aantal werkplekken in gemeentehuis: 178 NIEUWE SITUATIE Flexwerken: factor 0,8 178 x 0,8 = 142 werkplekken In VO 144 werkplekken opgenomen

20 Waarom flexen? Creëert ruimte voor toekomstbestendige functies Van kantoor met vooral werkplekken naar kantoor met ook veel ontmoetings-/overlegplekken Intensiever gebruik ruimten (kantine, informele zithoeken etc.) Kritische succesfactoren: voldoende aanbod verschillende soorten plekken/ruimten flexibele ICT-omgeving voldoende vaste werkplekken voor functies met specifieke werkplekeisen

21 Aantal werkplekken Verdeling plekken over de verdiepingen: Begane grond 3 Entresol 29 1 e verdieping 10 2 e verdieping 67 3 e verdieping 35 TOTAAL 144

22 Voorlopig Ontwerp VO is conform PvE Na intensieve uitwerking past VO binnen budget ( ) Volledige vernieuwing kozijnen en dak daarin meegenomen (technisch nodig)

23 Voorlopig Ontwerp Extra opties vanuit eerder geuite wensen niet in VO: Binnenzijde gemeentehuis: 1. schuin liggende pui naar AS taatsdeuren rond de raadzaal aparte entree raadzaal (t.b.v. bruiloften) Buitenzijde gemeentehuis: 1. keimwerk buitengevel verticale tuin aan de gevel inpakken technische ruimten op het dak

24 Voorlopig Ontwerp Indien raad optie(s) wenst twee mogelijkheden: 1. Optie(s) kiezen en extra budget beschikbaar stellen. 2. Eventuele budgetruimte bij DO benutten voor optie(s) voorkeur bepalen in opties. Aandachtspunt: keuze optie(s) leidt tot vertraging planning (besluitvorming, planaanpassing) en hogere plankosten

25 Verdere uitwerking naar DO Basisuitgangspunten in VO nu helder verbeeld en verwoord. Uitwerking/detaillering via DO van: materialisering (bouwkundig) installatietechniek vast en los meubilair Inrichting raadzaal expliciet onderdeel DO-uitwerking

26 Planning collegebesluit VO raadspresentatie VO + keuzes opties inloopavond inrichting raadszaal collegebesluit DO bestek gereed verhuizing tijdelijke huisvesting leegmaken/sloopwerkzaamheden start aanbesteding gunning verbouwing inrichting verhuizing 12 januari 18 januari 16 februari 8 maart 15 maart 9/10 april april-mei 16 maart 7 juni juni - november november december