VERSLAG RUD UTRECHT. Algemeen Bestuur RUD Utrecht. Vergadering: Vergaderdatum: 6 februari 2014

Transcriptie

1 VERSLAG Vergadering: Algemeen Bestuur RUD Utrecht Vergaderdatum: 6 februari 2014 Deelnemers: Provincie Utrecht Gemeente Amersfoort Gemeente Baarn De heer J. Baerends Gemeente Bunschoten De heer M Nagel Gemeente Eemnes Gemeente Houten De heer B. Wondergem De heer M. van Liere Gemeente Leusden Gemeente Lopik Gemeente Nieuwegein Mevrouw A.J.M. van Beek De heer G. Spelt De heer H. Reusch Gemeente Soest Gemeente Utrecht De heer H. Witte Mevrouw M. de Rijk Gemeente Woudenberg De heer G.A. de Kruif Ambtelijk Provincie Utrecht Kwartiermaker Projectmanager Adviseur Jurist De heer R. de Vries (voorzitter) De heer J.C. Buijtelaar (vervanger de heer C. van Eijk) De heer R. Andringa Mevrouw E. Boiten De heer N. de Blaay Mevrouw M. van de Zande (bij agendapunt 3) Secretariaat Mevrouw N. van Ouwerkerk (vervanger mevrouw I. Witjes) 1 Agenda en mededelingen De voorzitter de heer De Vries opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Mededelingen: Afwezigen: De heer Reusch, de heer Van Eijk, de heer Witte en mevrouw De Rijk hebben zich afgemeld voor de vergadering. De heer Reusch heeft voor agendapunten 3, 4 en 6 zijn opmerkingen doorgegeven. De heer Van Eijk wordt vervangen door de heer Buijtelaar. De heer Kokx neemt niet meer deel als adviseur aan de vergaderingen van het algemeen bestuur, hij gaat zich wijden aan het fusietraject. De heer De Blaay neemt het inhoudelijk over van de heer Kokx en zal deelnemen aan de vergaderingen van het algemeen bestuur. De heer De Blaay is echter ziek en daarom is mevrouw Van de Zande aanwezig bij agendapunt 3. Procedure selectie directeur: Er hebben zich 97 kandidaten gemeld. Waarvan er uiteindelijk met 4 geschikte kandidaten een gesprek wordt gevoerd door de selectie- en adviescommissie. Hiervan blijven er 2 kandidaten over welke worden voorgesteld aan het algemeen bestuur. De benoeming van de directeur kan, naar verwachting, in het algemeen bestuur van 13 maart plaatsvinden. NoordZeeKanaalGebied RUD (NZKG): De heer De Vries heeft vandaag de opening van het NZKG RUD bijgewoond. AB vergadering 13 maart: Het algemeen bestuur van 13 maart heeft een overlap met het algemeen bestuur van het Recreatieschap Midden-Nederland. Voor een aantal AB-leden is dit een probleem. Mevrouw Boiten gaat na of de overleggen aansluitend en op dezelfde locatie kunnen plaatsvinden. Verslag: Algemeen Bestuur RUD Utrecht d.d. 6 februari 2014 Pagina 1 van 5

2 2 Verslag vergadering Algemeen Bestuur RUD Utrecht 2.0 van 8 januari 2014 Het verslag en de besluitenlijst worden vastgesteld. Tekstueel en naar aanleiding van: Pagina 1, punt 2; de concept model-mandaatbesluiten zijn deze week verstuurd aan de regievoerders/bestuurlijk adviseurs ter bespreking. Pagina 4, punt. 9; de startnotitie vervolgstappen fusie zou voorliggen aan het algemeen bestuur. De heer De Vries geeft aan dat dit besproken is met de Odru. Er is afgesproken dat de startnotitie nog te prematuur is. De heer Van der Vlist is uitgenodigd om vandaag een presentatie te geven van zijn bevindingen en e.e.a. toe te lichten. 3 Startnotitie juridische inrichting RUD Utrecht (deel 2) Mevrouw Van de Zande licht de startnotitie juridische inrichting RUD Utrecht (deel 2) toe. Het is een uitwerking van de uitgangspunten: dienstverleningshandvest (privaatrecht), dienstverleningsovereenkomst (privaatrecht), mandaat (publiekrecht) en bijdrageverordening (publiekrecht). Het dienstverleningshandvest en de bijdrageverordening worden door het ABvastgesteld. M.b.t. het mandaat en de dienstverleningsovereenkomst besluit het AB over het model en het college B&W/GS in vervolg daarop over de inhoud. De voorzitter van het DB tekent namens de RUD de dienstverleningsovereenkomst. De gemeenteraad komt in deze fase niet aan bod; dit komt pas weer bij de begroting. Er komen 2 modellen: een ruim mandaat en een slank mandaat. Mevrouw Van Beek maakt zich zorgen over de besluitmandaten. Hier wordt op een later moment op teruggekomen. De voorzitter vraag de AB-leden om hun opmerkingen en vragen bij de startnotitie aan te geven. Hoofdstuk 1 Geen opmerkingen. Hoofdstuk 2 Pagina 4; afkortingen eenmalig volledig uitschrijven: NZKG RUD, NoordZeeKanaal Gebied RUD en BRZO, Besluit Risico Zware Ongevallen. Pagina 4, laatste alinea; staat per 1 januari 2014 dit moet zijn per 1 juli Pagina 5; Alinea Plustaken: verwijzing opnemen naar het bedrijfsplan waarin een opsomming is gegeven van de taken die waarschijnlijk robuust genoeg zijn om uitgevoerd te kunnen worden door de RUD.. Pagina 4;Alinea Plustaken:. de heer Reusch zou graag benoemd zien dat voor bouwtaken eerder is besloten dat deze niet kunnen worden ingebracht (met het oog op betere afbakening wat plustaken zijn). Het advies vanuit KokxDeVoogd is dat het opnemen van een limitatieve lijst van taken die we niet uitvoeren niet mogelijk is. Beter is het om het aan de individuele deelnemers en de RUD over te laten dit per geval te beoordelen. Plustaken zijn immers vrijwillig. Het AB neemt kennis van de suggestie en neemt deze, conform het advies van KokxDeVoogd, niet over. Pagina 6, ; het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn bijvoorbeeld: huur van het gebouw, afsluiten dienstverleningsovereenkomst en tekenen besluit aanstelling directeur. Pagina 6; wat komt aan de orde in de organisatieverordering? Hierin staat hoe het organogram eruit komt te zien. Pagina 6; wijziging WGR ligt nu bij de Raad van Staten voor advies. De tekst van de gemeenschappelijke regeling sluit aan bij de wetwijziging die nu voorligt. Hoofdstuk 3 Pagina 8; 2 de alinea laatste zin gaat eruit. Deze zin voegt niets toe, en leidt mogelijk tot onduidelijkheid. Verslag: Algemeen Bestuur RUD Utrecht d.d. 6 februari 2014 Pagina 2 van 5

3 Pagina 8, e zin.; Staat 3 brondocumenten maar moet zijn 4 brondocumenten. Pagina 9; de bijdrageverordening loopt tot 1 januari 2017 daarna wordt er een nieuwe bijdrageverordening opgesteld. Dit is gekoppeld aan de datum waarop de RUD Utrecht gaat werken met de nieuwe financieringssystematiek. Deze datum moet worden toegevoegd in de definitieve versie van de notitie. Pagina 11, laatste alinea 2 de zin; Ingenieuze informatieplicht veranderen in actieve en passieve informatieplicht zoals bekend vanuit de Gemeente- en Provinciewet. Pagina 11; Alinea die begint met De robuustheidscriteria.., 2 e zin: Minimaal de uitvoering moet worden gegarandeerd. De vraag wordt gesteld wat de achterliggende reden is voor deze zin. Dit heeft te maken met het feit dat sommige (en niet alle) gemeenten ook beleid bij de RUD willen neerleggen. De heer Baerends stelt de vraag in hoeverre de gemeente zich nog kan bemoeien met de uitvoering van de taken bijvoorbeeld bij de afhandeling van klachten. Mevrouw Boiten deelt mee dat dit wordt meegenomen in de uitwerking. In ieder geval speelt de actieve en passieve informatieplicht van de RUD een rol. Pagina 1 2 e alinea; het college kan besluiten van de directeur intrekken. De heer Reusch vindt dit een afbreukrisico en stelt voor deze zinsnede te schrappen. Mevrouw Van der Zande licht toe dat het college het besluit van de directeur altijdmag intrekken hoewel niet ongelimiteerd. Dit is conform de huidige wettelijke systematiek van mandatering. Er wordt toegevoegd aan de tekst dat dit conform de huidige wetgeving is. Pagina 13; de heer Buijtelaar mist op welke manier gemeenteraad kan reageren op financiële beleidsmatige kaders. Het voorstel is om een tijdlijn toe te voegen in de notitie waarbij er rekening wordt gehouden met de planning voor de gemeentelijke begroting. Mevrouw Van de Zande deelt mee dat de GR aan data vast zit waarop de ontwerpbegroting van de RUD Utrecht naar de toezichthouder (ministerie van BZK) moet. De wet beperkt hier wel de mogelijkheden om de termijnen aan te passen aan de gemeentelijke termijnen. De heer Buijtelaar begrijpt dat dit een obstakel is maar is van mening dat er dan een goede communicatie naar de Raden moet hierover. Van belang is dat de raad zich voldoende bewust is van de beïnvloedingsmogelijkheden die zij heeft. Hoofdstuk 4 Geen opmerkingen. Besluit: de opmerkingen van de AB-leden worden verwerkt in de notitie. Het AB geeft de voorzitter het mandaat om de gewijzigde notitie vast te stellen. 4 Selectie nieuwe organisatienaam In de vergadering van 17 december 2013 heeft het Kwartiermakersteam de procedure die moet leiden tot een nieuwe organisatienaam voor de RUD Utrecht 2.0 vastgesteld. Aan iedereen die betrokken is bij de vorming van de nieuwe organisatie is gevraagd om mee te denken over de nieuwe naam. Conform de afgesproken procedure heeft het KMT op 28 januari 2014 een voorselectie gemaakt. Het gaat om de volgende drie namen: RUD Utrecht (niet afgekort) Centrale Omgevingsdienst Utrecht (CODU) Omgevingsdienst Midden-Nederland (ODMN) Domeinnaam RUDUtrecht.nl is geclaimd door de Odru. RUDU.nl is geclaimd door de RUD Utrecht 2.0. De voorzitter vraagt de deelnemers hun voorkeur aan te geven voor de nieuwe organisatienaam. Besluit: Het AB besluit dat de nieuwe organisatienaam RUD Utrecht wordt. 5 Uitgangspunten en proces sociaal plan Mevrouw Boiten deelt mee dat de uitgangspunten van werkgeverszijde en werknemerszijde in het technisch beraad van het BGO zijn besproken. Inmiddels ligt er een concept- sociaal plan ter bespreking voor in het komende technisch beraad. Er wordt nagegaan door de kwartiermaker of er Verslag: Algemeen Bestuur RUD Utrecht d.d. 6 februari 2014 Pagina 3 van 5

4 ook een sociaal statuut moet komen. Medewerkers maken zich zorgen over hun baan als er gefuseerd gaat worden met de Odru. De vraag is echter of dit kan worden opgevangen in een sociaal statuut voor de RUD Utrecht. De verwachting is dat in maart een akkoord is dat naar het bestuur kan. De heer Van Liere vraagt zich af of het budget tot 2017 onder druk komt te staan tijdens de onderhandelingen, wat is de financiële speelruimte van de onderhandelaars?. Mevrouw Boiten geeft aan dat de onderhandelaars zich moeten houden aan het financieel kader van het bedrijfsplan. Zodra ze hier buiten gaan dan komen ze terug bij het bestuur. De heer Wondergem stelt voor om de medewerkers bij het plaatsen de kans te geven om 3 functievoorkeuren aan te laten geven als tegenprestatie voor nieuwe organisatie (gevoel van samenheid). De heer De Vries vraagt zich af in hoeverre dit afwijkt van het uitgangspunt mens volgt werk. Hij vindt het wel een motiverend uitgangspunt. Mevrouw Van Beek geeft aan dat als hiervoor wordt besloten dat de organisatie dan wel voldoende functies moet hebben om wat te kunnen bieden aan de medewerkers. Besluit: Mevrouw Boiten laat nagaan of het een mogelijkheid is om de medewerkers de kans te geven om functievoorkeuren aan te laten geven en in hoeverre dit een probleem is voor het uitgangspunt mens volgt werk. 6 Concept vergaderplanning DB en AB RUD Utrecht 2.0 De AB leden ontvangen de vergaderplanning ter kennisname met het verzoek de secretaresses hier naar te laten kijken. Besluit: de leden van het algemeen bestuur nemen de vergaderplanning DB ter kennisname aan en stellen de vergaderplanning AB voor 2014 vast. 7 Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen voor de rondvraag. 8 Stand van zaken proces bestuurlijk regisseur Dit onderwerp wordt vertrouwelijk besproken in aanwezigheid van de heer Kokx, procesregisseur en de heer Van de Vlist, bestuurlijk regisseur. Er is geen verslag opgesteld. De bestuurlijk en procesregisseur nemen de reacties en opmerkingen van de AB-leden mee in de verdere uitwerking. Verslag: Algemeen Bestuur RUD Utrecht d.d. 6 februari 2014 Pagina 4 van 5

5 BESLUITENLIJST Algemeen Bestuur RUD Utrecht 6 februari 2014 Nr Besluit B003 De opmerkingen van de AB-leden worden verwerkt in de notitie. Het AB geeft de voorzitter het mandaat om de gewijzigde notitie vast te stellen. B004 Het AB besluit dat de nieuwe organisatienaam RUD Utrecht wordt. B005 Mevrouw Boiten laat nagaan of het een mogelijkheid is om de medewerkers de kans te geven om functievoorkeuren aan te laten geven en in hoeverre dit een probleem is voor het uitgangspunt mens volgt werk. B006 De leden van het algemeen bestuur nemen de vergaderplanning DB ter kennisname aan en stellen de vergaderplanning AB voor 2014 vast. VOOR AKKOORD: VOOR AKKOORD: R. de Vries R. Andringa Voorzitter AB Kwartiermaker/secretaris AB Verslag: Algemeen Bestuur RUD Utrecht d.d. 6 februari 2014 Pagina 5 van 5