SAP Business One Tips & Tricks Document 2018

Transcriptie

1 SAP Business One Tips & Tricks Document 2018 Serac Applications B.V. Rijnzathe PV De Meern Auteurs: Paul de Graaf, Ruben Zwetsloot, Sander de Vries, Wouter de Wolf, Lorenz Verhasselt, Jan Willem de Bruijn. Datum:

2 Inleiding In dit document zijn de Tips & Tricks samengevoegd die het afgelopen jaar door Serac Applications B.V. geschreven zijn voor klanten, LinkedIn, en de Vereniging van Nederlandse SAP Gebruikers (VNSG). Het doel van deze tips & tricks is om het gebruik van SAP B1 voor de eindgebruiker te vergemakkelijken. De variatie aan onderwerpen is groot, van hulp bij het schrijven van een query tot het sneller in kunnen vullen van datumvelden in marketing documenten. De tips & tricks zijn echter wel zo geschreven dat er voor iedere eindgebruiker wel een handig weetje in te vinden is. Zie voor een overzicht alle Tips & Tricks de onderstaande links voor informatie Bij vragen over de Tips & Tricks uit dit document, dan kunt u contact opnemen met: Jan Willem de Bruijn janwillem.de.bruijn@serac.nl OF - Contact opnemen met Customer Support: Serac Customer Support Serac Applications B.V. Rijnzathe PV De Meern SAP Business One Tips & Tricks

3 Inhoudsopgave Inleiding SAP Business One 9.3 biedt u het vernieuwde Querybeheer CRM werkzaamheden en acties met Activiteiten vernieuwd in SAP Business One Snel & gemakkelijk uw persoonlijke instellingen aanpassen, de nieuwe my settings support in SAP Business One Track en trace uw retouren in SAP Business One 9.3: De retour aanvraag Importeer voortaan eenvoudig uw journaalboekingen, klanten en serienummers via Excel in SAP Business One CRM centraal in SAP Business One GDPR/AVG in SAP Business One 9.3, persoonlijke gegevens binnen uw bedrijf optimaal beheren Geen onnodig grote database meer in SAP Business One Verbeterde grip op uw financiën met Sap Business One Project Management in Business One Snel en gemakkelijk uw documenten creëren en aanpassen in SAP Business One Quick Copy - Hoe u snel data kunt kopiëren tussen verschillende SAP Business One administraties Verlaagd btw-tarief verhoging Afsluiting SAP Business One Tips & Tricks

4 1. SAP Business One 9.3 biedt u het vernieuwde Querybeheer. Querybeheer is de plek in SAP Business One om inzicht te krijgen en gebruik te maken van uw Query s. In Querybeheer scherm kunt u namelijk vanuit één overzicht al uw query s uitvoeren, bijwerken of verwijderen. Daarom is Querybeheer de ideale tool voor het managen en gebruiken van uw Query s. Query Manager is te vinden via: Extra -> Query s -> Querybeheer Voordelen van Querybeheer in SAP Business One 9.3 Vanaf SAP business One 9.3 zijn er een aantal functies aan het querybeheer scherm toegevoegd. In eerdere versies van SAP Business One had het resultaten scherm een vaste grootte, maar dat is nu vrijgegeven. Zo kan het scherm nu in grootte worden aanpassen, zodat het overzicht van de functie en/of de resultaten kan worden verbeterd. Daarnaast kan in Query Manager nu ook gefilterd worden op naam, zodat alleen de query s die de opgegeven tekst bevatten worden getoond. Zoals te zien is in het voorbeeld, wordt nu het woord Interne ingegeven, waarna alleen nog de query s die Interne in de naam hebben worden weergegeven. Zodoende is het veel gemakkelijker om de gewenste query te vinden. SAP Business One Tips & Tricks

5 Functies van Querybeheer Zoals eerder al staat beschreven is querybeheer bedoeld om query s uit te voeren, bij te werken of te verwijderen. Zodra er in het querybeheer scherm een query is geselecteerd, dan krijg je de keuze wat je met de query wilt doen. 1. Je kunt deze uitvoeren door op OK te drukken. Indien er criteria opgegeven moeten worden krijg je een pop-up met de melding om criteria op te geven. Daarna krijg je een scherm te zien, zoals hieronder staat weergegeven. SAP Business One Tips & Tricks

6 2. De knop afbreken spreek redelijk voor zich. Hiermee wordt de huidige actie afgebroken, wat betekend dat het venster van querybeheer wordt gesloten. 3. Inplannen is ook een vrij recent toegevoegde functionaliteit in querybeheer waarbij gekozen kan worden om een uitvoerschema in te stellen, zodat de query op een standaard moment wordt uitgevoerd en de resultaten weergeeft. Let op: Om deze functie te kunnen gebruiken moet eerste een lay-out worden geselecteerd zoals in stap 4 staat beschreven. Als je een uitvoerschema in wil stellen, dan kom je in het scherm hiernaast. Hierin is de titel van het rapport aan te passen, is de lay-out te specificeren en kan je het schema definiëren. Het schema is in te stellen vanaf een specifieke datum en tijd, en kan dan ingesteld worden om dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks op deze tijd te worden uitgevoerd. In het schema kan gekozen worden om dit rapport bij uitvoering te tonen in SAP via een in-mail of te mailen naar het e- mailadres van gespecificeerde ontvangers. Het specificeren van ontvangers kunt u doen via de knop Ontvangers toevoegen. Via deze knop wordt een selectiescherm getoond waarin de users aangevinkt kunnen worden die het rapport moeten ontvangen. Let op: Voor het versturen van de rapporten via is het wel nodig dat de ontvanger een SAP gebruiker(user) heeft en dat in de stamgegevens van de gebruiker een adres is toegevoegd. SAP Business One Tips & Tricks

7 4. Naast het uitvoeren kunt u nu ook kiezen, via Verslag Creëren, om per query een lay-out te specificeren. Deze lay-out zal dan gebruikt wordt wanneer er gekozen wordt voor een rapportweergave van de resultaten of gebruik gemaakt wordt van het hiervoor besproken inplannen. Dit kan gebruikt worden om rapporten die maandelijks samengesteld worden of handmatig gedraaid worden, vanuit Business One te kunnen draaien in een vooraf opgestelde lay-out. Als doorgeklikt wordt op Create Report in Query Manager, dan komt u in het scherm zoals hiernaast staat weergegeven. Vanuit SAP zijn een aantal standaard systeem Templates beschikbaar om de resultaten weer te geven, maar daarnaast kunnen ook Crystal Report templates worden aangemaakt om het rapport naar wens te kunnen draaien. Functies in Query Resultaten Als de Query gedraaid is, dan krijg je het onderstaande scherm te zien met bovenin de uitgevoerde query en daaronder de bijbehorende resultaten. Hieronder is in de voorbeelddatabase de Query ZPbankrekeningen uitgevoerd, zo heet het openstaande scherm dan ook. Handig om te weten: Als u CTRL+klikt op de kop van een kolom, dan wordt het totaal van de kolom berekend en weergegeven onder de kolom in het lege grijze veld. SAP Business One Tips & Tricks

8 1. Bij punt 1 heb je de mogelijkheid om de query nog aan te passen met het potlood. Als het potlood wordt geselecteerd, dan wordt het query veld vrijgegeven en kan de uitgevoerde query worden aangepast. Het potlood daaronder met de streep erdoor zorgt ervoor dat het query veld selectie als alleen lezen wordt weergegeven. 2. Dit is de knop om de query opnieuw uit te voeren of de resultaten te verversen. Deze gebruik je bijvoorbeeld wanneer een aanpassing in de query is gedaan of wanneer je verwacht dat er nieuwe resultaten beschikbaar zijn. 3. Afbreken is de knop om het overzicht van de resultaten te sluiten en terug te keren naar home of de voorgaande pagina. 4. De knop tabel omkeren draait de tabel om zijn verticale as. Hiermee kan je de resultaten omkeren, waardoor bijvoorbeeld de totalen aan het begin van de regels komen te staan. 5. Gegevens kopiëren spreekt eigenlijk wel voor zich. 6. Met de knop opslaan kunt u de uitgevoerde query opslaan. Let op: hiermee slaat u de query over de query heen op. Dit kan ervoor zorgen dat variabele waarden worden overschreven met waarden die de query uit het scherm pakt. 7. Opslaan als, dan kunt u de uitgevoerde Query opslaan onder de door u gewenste naam en categorie. 8. Als u klikt op Open, dan opent u vanuit het Query resultaten scherm opnieuw het querybeheer scherm en kunt u gemakkelijk een andere query uitvoeren. 9. Het staafgrafiek-icoontje bied de mogelijkheid om de resultaten in een staafgrafiek weer te geven. Zodoende kan je gemakkelijk een overzichtje maken van de resultaten van de query binnen SAP Business One. Querybeheer in SAP Business One 9.3 is een gemakkelijke manier om overzicht te houden en gemakkelijk gebruik te kunnen maken van de voor u beschikbare query s. Dus de volgende keer dat u in SAP Business One 9.3 een query nodig heeft en niet precies weet waar deze zich bevindt of een query als rapport wilt inplannen, kunt u gebruik maken van het vernieuwde querybeheer. SAP Business One Tips & Tricks

9 2. CRM werkzaamheden en acties met Activiteiten vernieuwd in SAP Business One 9.3 Om klanten en leveranciers te binden en daarna tevreden te houden over de relatie gaat er in de inkoop- en verkoopprocessen veel tijd zitten in relatie management. Voor Customer Relationship Management (CRM) bestaat veelal uit telefonisch contact, afspraken en s. Om alle activiteiten binnen CRM processen bijeen te houden, kunnen in SAP Business One tijdens verschillende processen activiteiten worden aangemaakt. Om het gemak te vergroten zijn de activiteiten vanaf SAP Business One 9.3 van een aantal nieuwe functies voorzien. Gebruik maken van Activiteiten Het gebruik maken van Activiteiten is handig om verschillende bedrijfsprocessen vast te leggen. Activiteiten komen vaak goed van pas tijdens een inkoopproces, om zo bij te kunnen houden wanneer een telefoongesprek heeft plaatsgevonden. Daarbij kan direct een notitie gemaakt worden van de afspraken die hieruit tot stand gekomen zijn. Maar waar activiteiten vaak nog niet gebruikt worden, maar ook tot hun recht komen is bij het gebruik van de service module. Bij service is het noodzakelijk dat er altijd duidelijk genoteerd en gecommuniceerd wordt wat de huidige situatie is en wat de vervolgstappen zijn. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij een klant een product voor reparatie aanbiedt. Op dat moment kan met activiteiten duidelijk genoteerd worden wat er plaats heeft gevonden en wat er af is gesproken. Indien er tijdens het reparatieproces toch nog iets onverwachts gebeurt zal de klant in veel gevallen op de hoogte gebracht moeten worden. Voorafgaand aan de activiteit kan eventueel al genoteerd worden wat er besproken moet gaan worden en na afronding van deze activiteit kan netjes genoteerd worden wat er is besproken tijdens de activiteit. Activiteiten aanmaken Het aanmaken van Activiteiten is op meerdere manieren mogelijk, namelijk: 1. Vanaf SAP Business One 9.3 kan vanuit het hoofdmenu een activiteit aangemaakt worden door onder de CRM module naar activiteit te gaan en dan een activiteit aan te maken; SAP Business One Tips & Tricks

10 2. Er kan vanuit een marketingdocument een activiteit aangemaakt worden door rechts te klikken in het scherm van bijvoorbeeld een verkooporder, -offerte, etc. en dan te kiezen voor nieuwe activiteit. Vanuit de Service aanvraag is het nog gemakkelijker, daar ga je naar het tabblad Activiteiten en dan klik je rechts onderin op activiteit om direct een activiteit aan te maken. Het voordeel van het aanmaken op deze manier is het feit dat de header van de activiteit direct gevuld is en de activiteit ook gekoppeld zit aan de klant. Deze kan ook handmatig gekoppeld worden aan een marketingdocument. Als de activiteit vanaf een marketingdocument wordt aangemaakt is de activiteit ook direct gelinkt aan het betreffende verkoop/inkoopdocument. 3. Tot slot is het aanmaken van een activiteit ook mogelijk vanuit de stamgegevens zakenpartner. Vanuit de Zakenpartnerstamgegevens kan geklikt worden op de button U kunt ook. Daar kan dan gekozen worden om de Activiteit te creëren. Het activiteiten scherm Het activiteiten scherm bestaat uit de kop, en vier tabbladen met informatie. De kop van het activiteitenscherm is de plek waar aangegeven wordt welk activiteit, type activiteit en welk onderwerp de activiteit betreft. Voor de activiteitsoort kan gekozen worden uit de opties die hiernaast staan weergegeven. Buiten de activiteitsoort kan in de kop gekozen worden wat het onderwerp van het activiteit is, welk type activiteit het is, het onderwerp en voor wie deze activiteit relevant is. Door het selecteren van type, zoals bijvoorbeeld Sales, Inkoop, CRM en onderwerp, bijvoorbeeld terugbelverzoek, kan duidelijk meegegeven worden wat de activiteit betrof. Daarnaast kan door middel van deze keuzes ook extra uitsplitsing van de rapportages mogelijk worden gemaakt. SAP Business One Tips & Tricks

11 Naast de kopregels bestaat het activiteiten scherm uit vier tabbladen: algemeen, inhoud, gekoppelde documenten en bijlagen. Het tabblad algemeen kan gebruikt worden om een samenvatting van de activiteit te schrijven, en de tijd, een terugkeerpatroon, plaats en prioriteit in te stellen. Het tabblad inhoud bestaat uit een tekstblok en is bedoeld om voorbereidingen op te schrijven, bij te houden welke vorderingen of uitkomsten er uit eerdere activiteiten zijn gekomen of bijvoorbeeld voorstellen in te kunnen noteren. Het tabblad gekoppelde documenten is een echte aanrader. Het bijhouden van activiteiten met betrekking tot uw in of verkoop is natuurlijk al mooi op zichzelf, maar het bijhouden van activiteiten op specifieke documenten uit de in en verkooptrajecten geeft u nog meer inzicht in de gespendeerde tijd om een bepaalde deal te maken. Met het gebruik van activiteiten wordt het inzicht in de verkoopactiviteiten per klant vergroot, maar met deze functionaliteit ook de tijd per specifieke deal. Zo kunt u dus kijken welke activiteiten geld opleveren en welke activiteiten zicht vaak niet uitbetalen. Ten slotte is er ook de mogelijkheid om aan de activiteit een bijlage toe te voegen, waardoor alle bijbehorende documenten, zoals mailcorrespondentie, offertes en facturen indien gewenst aan de activiteiten toegevoegd kunnen worden. Bijlagen toevoegen kan heel gemakkelijk door Drag & Drop. Om meer van deze functie te weten te komen zie Tip - Eenvoudig s toevoegen aan documenten Opvolging van Activiteit Zodra een activiteit is aangemaakt kan er direct vanuit deze activiteit een vervolg activiteit aangemaakt worden door middel van de knop opvolging. Deze knop neemt dan direct gegevens over vanuit de activiteit en plaatst deze informatie in de velden van de nieuw aan te maken activiteit. Zodoende kan gemakkelijk een vervolgafspraak, geplande taak of telefoongesprek aangemaakt worden. SAP Business One Tips & Tricks

12 Nieuw in SAP 9.3 mogelijk om Activiteiten toe te wijzen aan meerdere medewerkers In SAP Business One 9.3 is de gehele CRM module vernieuwd. In de activiteiten zijn zodoende ook nieuwe functies toegevoegd om het gebruik te vergemakkelijken en de mogelijkheden uit te breiden. In eerdere versies van SAP Business One was het alleen mogelijk om activiteiten toe te wijzen aan jezelf of één andere Gebruikers/Werknemers. Vanaf SAP Business One 9.3 is het mogelijk om activiteiten toe te wijzen aan meerdere Gebruikers/Werknemers of zelfs lijsten van Gebruikers/Werknemers. Op deze manier kan je meerdere mensen in een keer op de hoogte stellen van geplande agendapunten of uitgevoerde werkzaamheden. Door bij het veld toegewezen aan te kiezen voor de optie ontvangerslijst is het mogelijk om een selectie van ontvangers te maken uit de lijst gebruikers, werknemers en/of eerder gedefinieerde lijsten. De benoemde lijsten kunnen naargelang eigen wensen aangemaakt en gebruikt worden. SAP Business One Tips & Tricks

13 Nieuw in SAP 9.3 extra rapportage mogelijkheden voor Activiteiten Door de komst van de CRM module zijn mogelijkheden voor rapportage op activiteiten ontstaan. Onder de CRM module kan je nu een rapport voor eigen activiteiten opvragen of activiteiten opvragen op basis van selectiecriteria, denk hierbij aan bijvoorbeeld zakenpartners of groepen. Ook onder de U kunt ook functie bij de zakenpartner zijn rapportages beschikbaar van de activiteiten. Zo is er een overzicht op te vragen van de gerelateerde activiteiten van de zakenpartner. Op deze manier is snel inzicht te krijgen in de activiteiten die uitgevoerd zijn, en de activiteiten die nog gepland zijn voor de specifieke zakenpartner. SAP Business One Tips & Tricks

14 Herinneringen en Alerts Ook is het nu mogelijk om herinneringen en alerts in te stellen voor Activiteiten. Zo kan je herinnerd worden aan activiteiten die staan te gebeuren of nog opgevolgd dienen te worden, of een alert instellen om een melding krijgen van activiteiten die zijn uitgevoerd. Zie voor meer informatie over alerts ook onze tip met betrekking tot alerts. Tip - Altijd op de hoogte met alerts De functionaliteit van activiteiten in SAP Business One is vanaf versie 9.3 verder uitgebreid, waardoor de mogelijkheden en het gebruikersgemak van de activiteiten is vergroot. Dit geeft u als de gebruiker de mogelijkheid om meer inzicht te creëren in de inkoop, service en sales processen, en zo uw afspraken beter te managen. SAP Business One Tips & Tricks

15 3. Snel & gemakkelijk uw persoonlijke instellingen aanpassen, de nieuwe my settings support in SAP Business One 9.3. SAP Business One biedt steeds optimale functionaliteit in uw bedrijf aan die overeenstemt met de behoeftes en interesses van de gebruiker. Algemene of gebruikersinstellingen aanpassen is daar een belangrijk onderdeel in. Daarom is er in de nieuwe SAP Business One 9.3 een verbeterde gebruikers/algemene instellingen. Deze verfraaide instellingen in SAP Business One 9.3 maken het mogelijk om zeer efficiënt voorkeurconfiguraties toe te passen op zowel bedrijf als gebruiker niveau. Algemene instellingen Eerst en vooral is de logica van de algemene instellingen geoptimaliseerd. Algemene instellingen zijn gescheiden van gebruikers instellingen. Er kunnen dus m.a.w. alleen opties aangeduid worden die over de gehele organisatie worden doorgetrokken in de algemene instellingen. In de algemene instellingen kunnen ook alleen opties worden veranderd door de personen die hier de desbetreffende bevoegdheden voor hebben. Een gebruiker die deze bevoegdheden heeft noemt men een superuser. De bevoegdheden kunnen steeds aangepast worden voor specifieke gebruikers binnen uw bedrijf. Wanneer de algemene instellingen zijn veranderd, krijgt de superuser twee opties te zien om de wijzigingen door te voeren naar: - Nieuwe gebruikers en gebruikers met de standaard instellingen van het bedrijf - Alle gebruikers (bestaand instellingen in gebruikers definitie of Gebruikersinstellingen worden gereset) Het voordeel van deze nieuwe algemene instellingen is dat persoonlijke gebruikersinstellingen op één gecentraliseerde plaats kan worden gewijzigd. De superuser kan op ieder moment in de gehele SAP Business One Tips & Tricks

16 organisatie aanpassingen aanbrengen om zo een standaardisatie te realiseren binnen het volledige bedrijf. Alsook wanneer er bedrijfsinstellingen veranderd zijn, zal dit geen onderbreking geven van de gebruikersinstellingen die lokaal werden toegepast bij bestaande gebruikers. Als laatste voordeel zorgt de nieuwe algemene instellingen voor verhoogde productiviteit wanneer veranderingen in een hele organisatie moeten worden doorgezet. Gebruikers Definitie Naast instellingen aanpassen op bedrijfsniveau kan u nu ook gemakkelijker instellingen veranderen per gebruiker. Iedere gebruiker heeft de vrijheid om steeds zijn persoonlijke voorkeur binnen SAP Business One toe te passen. Het gebruikersinstellingen formulier is uitgebreid met verschillende gebruiker specifieke opties die eerder bestonden in het formulier van Algemene instellingen. Daardoor kan u eenvoudig het overzicht bewaren van uw persoonlijke configuraties. Daarnaast is er ook een nieuw pictogram op de werkbalk aanwezig die gebruikers in staat stelt gemakkelijk toegang te krijgen tot hun voorkeursinstellingen. Deze nieuwe vorm van gebruikersinstellingen zorgt voor betere nauwkeurigheid en duidelijkheid van instellingen. SAP Business One Tips & Tricks

17 Daarnaast biedt deze functionaliteit verbeterde bruikbaarheid. Alle gebruikers krijgen namelijk toegangsrechten tot hun eigen persoonlijke voorkeuren. De toegangsrechten zijn afhankelijk van de autorisaties en zijn alsook aanpasbaar. Gebruikersinstellingen Als laatste worden de gebruikersinstellingen aangehaald. In release 9.3 is het standaardformulier voor gebruikers uitgebreider en bevat het venster verschillende tabbladen om het overzicht van configuraties te bewaren. Superusers kunnen bij de gebruikersinstellingen ook beslissen aan welke gebruikers de wijzigingen moeten worden toegepast. Dit heeft als voordeel dat er een efficiëntere implementatie kan worden gerealiseerd. Kort samengevat bieden de nieuwe instellingen in SAP Business One 9.3 meer functionaliteiten voor zowel bedrijf als gebruiker niveau. Zo kan u steeds gemakkelijk en snel de voorkeursinstellingen aanpassen. SAP Business One Tips & Tricks

18 4. Track en trace uw retouren in SAP Business One 9.3: De retour aanvraag U kent het wel: U heeft online kleding besteld. Na een dag vol spanning wachten treft u het pakket thuis aan en maakt u het vol verwachting open. Helaas, een van de kledingstukken is niet naar wens. Jammer. Nu moet u het retour sturen. Als ondernemer krijgt u onvermijdelijk te maken met retouren in zowel u in- als verkoop proces. Om het proces van melding naar ontvangst en verwerking te vereenvoudigen heeft SAP met de release van SAP Business One 9.3 het proces van retouren aanmaken, ontvangen en verwerken aanzienlijk vereenvoudigd. De Return Material Agreement van SAP Business One versie 9.3 stelt u in staat dit proces te managen en te volgen. Dit alles leidt tot verhoogde transparantie en een beter inzicht in uw processen. Voor zowel het inkoop- als het verkoopproces is de retouraanvraag toegevoegd onder de volgende menupaden: Verkoop Inkomende retour Hoofdmenu Verkoop Retouraanvraag Inkoop Uitgaande retour Hoofdmenu Inkoop Retouraanvraag inkoop De documenten Retouraanvraag en Retouraanvraag inkoop zijn vergelijkbaar met de andere marketingdocumenten als de klantorder en bestelling : 1) Net als bij de andere marketingdocumenten wordt eerst de zakenpartnercode ingevuld bij [klant] of [leverancier] in het geval van de retouraanvraag inkoop. 2) Vervolgens wordt het artikelnummer ingevuld voor het artikel dat retour komt. SAP Business One Tips & Tricks

19 3) Bij de retour aanvraag kan u al aangegeven wat de rede voor de retour is. Deze retour redenen kunt u zelf definiëren zodat deze naadloos aansluiten bij uw eigen processen. 4) Daarnaast kan de vereiste actie na het ontvangen van de retour al aangegeven worden. Ook hier kunt u de retour acties volledig zelf definiëren voor een naadloze integratie in uw bedrijf. 5) Hierna wordt de verkoopprijs van de originele order ingevuld. 6) Bij [Retourdatum] kan de datum ingevuld worden waarop de retourzending verwacht wordt. Dit document dient als voorloper in de retourprocedure voor het retourdocument. In de retour aanvraag documenten kunt u definiëren welke producten retour verwacht worden, hoeveel producten retour verwacht worden, wat de reden voor de retour zending is, welke acties uw organisaties zal ondernemen om de retour af te handelen en wat de originele verkoopprijs was van de producten, en zo voorts. Om het u nog gemakkelijker te maken, heeft SAP Business One 9.3 de mogelijkheid om vanuit een levering al een retour aanvraag te maken. Waar u normaal gesproken zou kopiëren naar een uitgaande factuur of direct naar een retour, kan u er nu voor kiezen om een retour aanvraag te maken. Ditzelfde geldt voor de goederenontvangst bestelling. Waar u normaal gesproken zou kiezen voor kopiëren naar Ontvangen factuur of Retour, kan u in SAP Business One 9.3 kiezen voor de Retour aanvraag inkoop. Relatiekaart & Available to Promise (ATP) Aangezien de retour aanvraag in SAP Business One 9.3 een volwaardig marketing document is, wordt dit document ook getoond in de Relatiekaart en verwerkt in de ATP. Stel dat u een order van 100 stuks van artikel VP005 uitgeleverd heeft. Dan kan het voorkomen dat u de helft daarvan terug krijgt. In dat geval maakt u een retouraanvraag aan voor 50 stuks. Op het moment dat u de retouraanvraag opslaat veranderd daarmee ook uw ATP. Uw ATP geeft dan aan dat er 50 artikelen besteld zijn. Zodra u de daadwerkelijke retour ingeboekt heeft, wordt de ATP bijgewerkt en worden de artikelen weer op voorraad gezet. Voor meer informatie over de ATP functie van SAP Business One, zie SAP Business One Tips & Tricks

20 SAP Business One Tips & Tricks

21 Rapportages Naast het feit dat de retouraanvragen te zien zijn in de Relatiekaart, is ander voordeel van dit document dat het ook te zien is als openstaand document. Verkoop-debiteuren Omzetverslagen Open documenten Hierdoor kunt u dus ook rapporteren op deze documenten. Verder kunt u retouraanvragen gebruiken in service calls en activiteiten. Als gevolg heeft u binnen uw organisatie een verhoogde transparantie in het retour proces. Met de Retour aanvraag -modules stelt SAP Business One 9.3 u als ondernemen beter in staat een inzicht te krijgen in uw retourprocessen. Gebruikers kunnen nu voorafgaand aan de daadwerkelijke retourzending of -levering al beslissen of een product terug op voorraad kan of dat er een andere actie ondernomen dient te worden. De functionaliteit van de Retour aanvraag -modules in SAP Business One is vanaf versie 9.3 volledig nieuw, waardoor de mogelijkheden en het gebruikersgemak in uw logistieke proces is vergroot. Dit geeft u als gebruiker de mogelijkheid om meer inzicht te creëren in de inkoop, service en sales processen, en zo uw gehele organisatie beter te managen. SAP Business One Tips & Tricks

22 5. Importeer voortaan eenvoudig uw journaalboekingen, klanten en serienummers via Excel in SAP Business One 9.3 Uw leverancier stuurt u wekelijks een spreadsheat met een update van zijn assortiment artikelen die u bij hem afneemt, dit aanpassen in SAP Business One kan een tijdrovende klus zijn. SAP Business One biedt u de mogelijkheid om gegevens aan te passen of in te voeren met een Microsoft Excel spreadsheet. Deze functionaliteit is voor u als SAP Business One gebruiker eenvoudiger onder de knie te krijgen dan de meer uitgebreide tool Data Transfer Workbench (DTW). Deze tip doet de Excelimportfunctionaliteit voor u uit de doeken. Een tip om eenvoudig regels te kopiëren van en naar SAP Business one kunt u via deze link terugvinden: Kopiëren van meerdere regels van en naar Excel Praktisch Importeren uit Microsoft Excel is terug te vinden in het hoofdmenu onder: Beheer -> Geg.import/-export -> Gegevensimport -> Importeren uit Microsoft Excel Excelbestanden moeten opgeslagen worden als txt-bestand (tab is scheidingsteken) voordat ze in SAP Business One geïmporteerd kunnen worden. Ook mogen er geen titels bovenaan de file staan wanneer u de Excelfile opslaat naar een txt-bestand, deze moet u dus verwijderen voordat u het omzet naar een tekstbestand. SAP Business One Tips & Tricks

23 Importeren uit Excel Databasevelden lokaliseren in SAP Business One In het importeerscherm hoeft u maar enkele stappen te doorlopen om data in batch te wijzigen in SAP Business One. U kunt de logica van de module aanpassen aan de opmaak van uw eigen Excel. We raden steeds aan naam databaseveld weergeven aan te vinken, dit biedt u meer transparantie en bent u zeker welke velden u update. Wanneer u in SAP Business One-documenten zelf wilt weten welk databaseveld er bedoeld wordt hoeft u enkel in het menu view op systeeminformatie te klikken (shortkey ctrl + shift + i). Wanneer u dan met de cursor op een veld in SAP Business One gaat staan dan wordt er links onderaan de databasenaam weergeven. De eerste 4 letters staan voor de tabel gevolgd door de naam van het veld. Het veld voor de code van de zakenpartner is dus Cardcode in de OCRD tabel. Importmethodes Tot SAP Business One 9.2 wordt importeren uit Excel al ondersteund voor 4 types import: Importmethodes artikelen en zakenpartners Nu we op een eenvoudige manier kunnen lokaliseren welk veld in SAP Business One we willen updaten of aanmaken kan er van start gegaan worden met het opzetten van een import uit Excel. Voor artikelen en zakenpartners (stamgegevens) geldt een gelijkaardige werkwijze, er zijn 3 importmethodes waaruit gekozen kan worden: (aan te duiden onderaan het importscherm) 1) Nieuwe records toevoegen en bestaande actualiseren: SAP Business One overschrijft alles wat er meegegeven wordt in de importfile, dat betekent ook lege velden. Wanneer er een sjabloon gebruikt wordt waarin 10 kolommen gedefinieerd worden en er staan een aantal kolommen waar geen gegevens ingevuld staan dan overschrijft SAP Business One het bestaande veld met een blanco veld. Voorbeeld: Klantcode: V70000 klantnaam: Serac B.V. Importfile: Cardcode OCRD Cardname OCRD V70000 Resultaat, de naam van de zakenpartner is nu gewist. SAP Business One Tips & Tricks

24 2) Nieuwe records toevoegen zonder bestaande records te actualiseren Deze functie gebruikt men wanneer men nieuwe data aan SAP Business One wil toevoegen, wanneer de importmodule gegevens herkent die al in de database staan die uniek zouden moeten zijn dan krijgt men de volgende error te zien: Dit betekent dus dat de importfile aangepast zal moeten worden voordat de import kan slagen, zakenpartner V70000 staat immers al in SAP Business One. 3) Bestaande records actualiseren zonder nieuwe records toe te voegen Dit is eigenlijk het tegengestelde van voorgaande importmethode, de importmodule kan hier enkel bestaande artikelen of zakenpartners updaten. Wanneer er een Cardcode aangegeven wordt die nog niet in SAP Business One staat dan krijgt men volgende melding te zien: SAP Business One Tips & Tricks

25 Importmethode prijslijsten Hier kan men enkel kiezen om bestaande prijslijst te actualiseren zonder nieuwe records toe te voegen. Het aanknooppunt voor SAP Business One om de juiste prijslijst te updaten zijn de prijslijstnummer en het artikelnummer. Deze kolommen zijn verplicht om in te vullen bij een Import uit Excel om een prijs te updaten. Bij getal notaties moeten de systeeminstelling volgen zoals u ze hebt ingericht, decimaalteken en scheidingsteken wordt ook hier toegepast. (beheer -> Systeeminstellingen -> Algemene instellingen -> Weergeven) *Wanneer er een nieuwe prijslijst toegevoegd moet worden, moet men dit via de module prijslijsten doen. (Magazijnbeheer -> Prijslijsten -> Prijslijsten) Importmethode zakenpartnercatalogusnummers Dient enkel om nieuwe records toe te voegen zonder bestaande te actualiseren. Een handige tip over de zakenpartner catalogusnummers kunt u terugvinden via deze link: Adaptability met zakenpartner catalogusnummers in SAP Business One SAP Business One Tips & Tricks

26 Sjabloon/mappingstructuur inrichten Een handige feature aan de importeren uit Excel -functie is dat men een sjabloon kan opslaan wanneer aanpassing of toevoeging frequent gebruikt wordt. Kolom in bestand duidt op de kolommen in het Excel werkblad Veld in object duidt op het veld in SAP Business One, hier in dit voorbeeld gevolgd door de databasenaam van het SAP Business One-veld. Wanneer dit ingericht is, heeft de gebruiker de mogelijkheid om de structuur op te slaan via de knop: SAP Business One vraagt dit een naam te geven en nadien kan de gebruiker het sjabloon opslaan om later te gebruiken. Een reeds opgeslagen sjabloon kan opgeroepen worden met de knop: SAP Business One Tips & Tricks

27 Nieuwe functionaliteit vanaf SAP Business One 9.3 Vanaf SAP Business One 9.3 kan de functionaliteit eenvoudig afgeschermd worden voor nietbevoegde gebruikers via de module Algemene bevoegdheden terug te vinden in het SAP Business One-menu via: Beheer -> Systeeminstellingen -> Bevoegdheden -> Algemene bevoegdheden In het menu van de functie algemene bevoegdheden scherm navigeert u langs: Beheer > Geg.import/-export > Gegevensimport > Importeren uit Excel Journaalboekingen Het uploaden van journaalboekingen is vanaf SAP Business One 9.3 ook mogelijk via importeren uit Excel. In de module Journaalboeking onder het Financiële boekhouding is in SAP Business One 9.3 een knop toegevoegd importeren uit Excel. Het is enkel mogelijk om nieuwe records toe te voegen zonder bestaande te actualiseren. Via de knop (1) uit Excel importeren klikt men automatisch door naar de importmodule. Nadat men de Excel-import heeft voltooid komt de gebruiker weer terecht in het scherm journaalboeking om deze nog zelf na te kijken en op te slaan.(2) SAP Business One Tips & Tricks

28 Import van de journaalboekingen Nadat men in het journaalboeking scherm op uit Excel importeren klikt verschijnt onderstaand scherm. Kolom A tot en met N staan vast in SAP Business One, deze structuur kunt u niet aanpassen en moet u dus volgen (of leeg laten indien dit niet ingevuld hoeft te worden). Wel kunnen er nog extra zaken bepaald worden vanaf kolom O indien gewenst, onderstaan een voorbeeld van een sjabloon voor deze tip met de bijhorende Excel lay-out daaronder. Sjabloon voor de import Excel lay-out De Excel moet opgeslagen worden in tekst (gescheiden door tab), dit ziet er dan als volgt uit. Men moet vanuit SAP navigeren naar de bestandslocatie van het tekstbestand door op de omkaderde knop te klikken. SAP Business One Tips & Tricks

29 Wanneer men dit bestand importeert maakt SAP Business one een voorstel van de journaalboeking en kan de gebruiker dit toevoegen in SAP Business One door op toevoegen te klikken. Wanneer men een import doet rechtstreeks in de Importeren van Excel -module zal de journaalboeking in SAP Business One niet meer manueel toegevoegd moeten worden maar wordt dit automatisch gedaan. SAP Business One Tips & Tricks

30 Serienummers importeren uit Excel Wanneer artikelen beheert worden volgens serienummers is de tool importeren uit Excel ook een uitstekende hulp. In dit voorbeeld nemen we een serienummer artikel binnen via de goederenontvangst bestelling. Wanneer men het document probeert toe te voegen vraagt SAP Business One de serienummers te definiëren. In serienummers: definitie kan er rechts onderaan gekozen worden om te importeren uit Excel. Net zoals bij journaalboekingen geeft SAP Business One hier weer de resultaten van de import alvorens de gebruiker ze zelf moet opslaan door op actualiseren te klikken. SAP Business One Tips & Tricks

31 6. CRM centraal in SAP Business One 9.3 Vanaf SAP Business One 9.3 is tussen de modules Financiële boekhouding en Opportunity s de CRM module toegevoegd. De functie van de CRM module is grotendeels terug te brengen tot het centreren van de managementfuncties van uw relaties. Daarom bevat de CRM module een heel aantal bekende functies, zoals onder andere de stamgegevens zakenpartner, aanmaken opportunity s en het aanmaken van een klantorder. CRM De hoofdtaken van CRM zijn het verrijken van de gegevens van de klanten, contacten creëren en registreren, Analyseren van klantdata en het rapporteren. Het doel van CRM Processen is het verhogen van de servicegraad, het verhogen van sales mogelijkheden, het segmenteren van klantgroepen en het verbeteren van de interne processen. Onder CRM in SAP Business One wordt alles geschaard wat gebruikt kan worden om de data van klanten te verrijken en de band te versterken. De CRM functies waren eerder allemaal al beschikbaar in SAP Business One, maar is vanaf nu ondergebracht onder één module. Een van de voorbeelden van CRM handelingen is een activiteit. Activiteiten zijn bijvoorbeeld taken, afspraken of opvolgingsmomenten. Een Activiteit in SAP Business One kan worden aangemaakt om informatie over verkooptrajecten, opvolgingsmomenten en pre-sales trajecten bij te houden. Een activiteit kan simpelweg informatie bevatten over het sturen van een mailtje, maar ook een fysieke afspraak of telefoongesprek met de klant. Om meer te weten te komen over de werking van activiteiten kunt u de tip CRM werkzaamheden en acties met Activiteiten vernieuwd in SAP Business One 9.3 raadplegen. Ook het bijhouden van verkoopkansen is een bekend CRM proces. Dit kan in SAP Business One door middel van het aanmaken en bijhouden van sales opportunity s. Het bijhouden van opportunity s maakt succesvolle handelingen en pre-sales processen inzichtelijk. Ook de functie opportunity s draag bij om meer te weten te komen over uw klanten en de klantdata te verrijken. Meer informatie over opportunity s kunt u vinden in de tip Voorspelbaar verkoopsucces met sales opportunities in SAP Business One. Naast de standaard SAP Business One functionaliteiten voor CRM is het aan te raden om Outlook met SAP Business One te integreren. Met de Outlook integratie kunt u bijvoorbeeld uw afspraken in SAP synchroniseren met uw Outlook agenda, om zo uw activiteitenagenda buiten SAP Business One beschikbaar te hebben. Meer weten over de Outlook Integratie? Zie de Tip Sneller werken met Outlook integratie voor SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

32 CRM-Rapporten De CRM-rapporten zijn vanaf SAP Business One 9.3 gebundeld onder één module. Onder de kop CRM-rapport zijn rapporten beschikbaar voor overzichten van activiteiten, Inactieve klanten, campagnes en rapportages met betrekking tot de opportunity s. Het rapport Mijn activiteiten toont alle activiteiten die gerelateerd zijn aan de huidige gebruiker. Om een overzicht te krijgen van de activiteiten waar jij als gebruiker mee bezig bent geweest is dit rapport veruit het snelst en gemakkelijkst. Rapport twee in de lijst, Activiteitenoverzicht, kan gebruikt worden om een rapport te maken op basis van selectiecriteria. Denk aan activiteiten voor een specifieke zakenpartner, een gebruiker, datum, activiteit type, etc. Met het activiteitenoverzicht kan je bijvoorbeeld het rapport hieronder maken. Alle activiteiten ophalen met als activiteit type Telefoongesprek. Vanaf SAP Business One 9.3 hebben de activiteiten meer functionaliteiten gekregen, voor meer informatie over activiteiten in SAP Business One 9.3, verwijs ik u naar de tip CRM werkzaamheden en acties met Activiteiten vernieuwd in SAP Business One 9.3 Inactieve klanten Het overzicht Inactieve klanten geeft weer welke klanten vanaf een gekozen moment geen activiteit meer hebben gekend. In de selectie hieronder is gekozen om per de inactieve klanten te tonen. Dit is een handige tool om in te zien welke klanten mogelijk opnieuw geactiveerd kunnen worden, of klanten waar geen actie meer op ondernomen hoeft te worden. SAP Business One Tips & Tricks

33 Ook kan dit overzicht handig gebruikt worden in verband met nieuwe GDPR wet en regelgeving. Het is namelijk mogelijk om met het bovenstaande overzicht snel in te zien of klanten niet meer bestellen, en waar mogelijk dus geanonimiseerd kunnen worden. Zo waren er in het bovenstaande overzicht een aantal klanten opgenomen die al geruime tijd niets meer hebben besteld. Om de rede van het de lange bestelinterval en om aan te kunnen tonen dat er zelfs preventief op GDPR gehandeld wordt zijn deze gegevens geanonimiseerd. Hier kunt u meer informatie vinden over de functies van GDPR in SAP Business One 9.3. Campagnelijst verslag De Campagnelijst geeft, op basis van selectiecriteria, een overzicht van alle campagnes die zijn aangemaakt. In dit overzicht ziet u de campagne, de datums waarop deze loopt en voor welke zakenpartners deze campagne geldt. De SAP Business One functies voor een CRM proces zijn nu te vinden onder één module, terwijl er vroeger door verschillende menu opties gezocht moest worden om de CRM functies te vinden. De gecentraliseerde CRM-module is gecreëerd om meer gebruikersgemak te bieden en sneller werken mogelijk te maken bij het CRM proces. SAP Business One Tips & Tricks

34 7. GDPR/AVG in SAP Business One 9.3, persoonlijke gegevens binnen uw bedrijf optimaal beheren. Sinds 15 Mei 2018 is de General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing binnen de EU. Dit betekent dat iedere belanghebbende binnen uw organisatie zoals zakenpartners en medewerkers het recht hebben om hun persoonlijke gegevens op te vragen, te wijzigen of te laten verwijderen. Binnen uw bedrijfsomgeving kan dit een tijdrovend proces zijn als u steeds aanvragen manueel moet verwerken. Heeft u al reeds een aanvraag gehad van één van uw klanten? Wilt u gemakkelijk en snel GDPRgerateerde aanvragen kunnen behandelen in SAP Business One? Met de nieuwe personal data management in SAP Business One 9.3 PL04 kunt u in no-time GDPR-gerelateerde aanvragen behandelen. De initialisatie instelling op het bedrijfsgegevensformulier maakt het mogelijk om alle nieuwe gegevens privacy en -bescherming uitbreidingen te activeren in SAP Business One 9.3 PL04. U kunt uw persoonlijk data beheertool activeren in: Beheer -> Systeeminstellingen -> Bedrijfsdetails Hier heeft u de keuze om het beheer van bescherming van persoonsgegevens in te schakelen. Deze optie is automatisch geactiveerd voor alle lokalisaties in de EU. Deze optie is onomkeerbaar vanaf er persoonlijke/zakenpartner data is vastgesteld in SAP Business One PL04. Zodra de instelling van persoonsgegevens is ingeschakeld, komen er 2 functionaliteiten bij. Deze zijn terug te vinden in:beheer -> Hulpmiddelen -> Gegevensbeschermingsfuncties Hier kunt u op 1 centrale plaats uw persoonlijke data binnen uw bedrijf beheren. Dit kan met de functionaliteit persoonsgegevensbeheer of met de wizard voor persoonsgegevensbeheer. Persoonsgegevensbeheer In de nieuwe functionaliteit persoonsgegevensbeheer kunt u persoonlijke data definiëren en categoriseren. U kunt namelijk per veld in SAP Business One vastleggen of het om persoonlijke data gaat. Bijvoorbeeld: u kunt ervoor kiezen om telefoonnummers, en namen in marketingdocumenten op persoonlijk te zetten. Dit betekent dat iedere naam en telefoonnummer als persoonlijke data wordt beschouwd en deze makkelijk kunnen beheert worden indien nodig. SAP Business One Tips & Tricks

35 Op deze manier biedt SAP Business One 9.3 PL04 een gecentraliseerde & gestructureerde manier aan om persoonlijke data te beheren en te onderhouden. Naast dit overzicht is er ook een wizard die snel gegevensrapporten kan maken en gegevens van belanghebbende(n) binnen uw organisatie kan verwijderen. Wizard voor persoonsgegevensbeheer Bij de nieuwe wizard voor persoonsgegevensbeheer kunt u kiezen welke gebruikers, zakenpartners en contactpersonen als natuurlijke personen worden beschouwd. De natuurlijke personen instelling is essentieel om bepaalde functies in de wizard te kunnen gebruiken zoals o.a. rapportering van gegevens en gegevens opschonen. Hieronder wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u de wizard kunt gebruiken. Allereerst gaat u naar de wizard navigeren: Beheer -> Hulpmiddelen -> Gegevensbeschermingsfuncties -> Wizard voor persoonsgegevensbeheer Als eerste stap in de wizard moet u specifiëren of u een nieuwe wizardrun wilt uitvoeren of een bestaande wilt uitvoeren. SAP Business One Tips & Tricks

36 In de tweede stap kunt u kiezen hoe u de wizard run wilt uitvoeren. Hierbij heeft u 4 opties. Rapport persoonsgegevens Deze optie kiest u wanneer één of meerdere belanghebbende van uw organisatie een aanvraag doet voor inzage van persoonsgegevens. In stap 3 kiest u welke gebruikers, werknemers, zakenpartners, ZP-contacten u wil toevoegen. SAP Business One Tips & Tricks

37 In stap 4 zal er een overzicht weergegeven worden met de belanghebbende(n) die u heeft geselecteerd. In stap 5 kunt u kiezen om de selectie op te slagen en op een later tijdstip nog eens te draaien. Daarnaast kunt u kiezen voor een voorvertoning van het rapport of het rapport af te printen. Het rapport haalt alle persoonlijke data vanuit de stamgegevens en transacties in SAP Business One op. SAP Business One Tips & Tricks

38 Deze functionaliteit helpt uw organisatie persoonlijke data snel en gemakkelijk op te halen. Alsook kunt u hierdoor data van belanghebbende(n) verifiëren en indien nodig wijzigen. Persoonsgegevens opschonen Wanneer één of meerdere belanghebbende van uw organisatie een verzoek doet om vergeten te worden in uw SAP Business One omgeving, kunt u deze optie aanduiden. In stap 3 kiest u welke gebruikers, werknemers, zakenpartners, ZP-contacten u wil toevoegen om de persoonsgegevens te verwijderen. In stap 4 krijgt u nog een overzicht van de gegevens van de belanghebbende(n) alvorens u deze verwijderd. SAP Business One Tips & Tricks

39 In stap 5 kunt u kiezen om de selectie op te slagen en op een later tijdstip nog eens te draaien of de selectie uit te voeren. In stap 6 krijgt u een overzicht van de wijzigingen die zijn doorgevoerd. Alle verwijderde data in de stamgegevens en transacties worden weergegeven met een asterisk *. Tevens zal de status van de natuurlijke persoon weergegeven worden als Gewist. SAP Business One Tips & Tricks

40 Natuurlijke personen bepalen Natuurlijke personen bepalen binnen uw organisatie is belangrijk om voorgaande GDPR functionaliteiten te gebruiken. In stap 3 kiest u weer welke gebruikers, werknemers, zakenpartners, ZP-contacten u wil toevoegen om als natuurlijke persoon aan te duiden. In Stap 4 krijgt u een overzicht van de belanghebbende(n) die u gaat veranderen in natuurlijke personen. In stap 5 kunt u op volgende klikken en de wizardrun uitvoeren. De gewenste belanghebbende(n) zullen veranderen naar natuurlijke personen. SAP Business One Tips & Tricks

41 Bepaling van natuurlijke personen ongedaan maken Met deze functie kunt u makkelijk natuurlijke personen terugdraaien in geval van fouten. De werkwijze is dezelfde als natuurlijke personen bepalen, alleen hier worden de belanghebbende(n) teruggedraaid naar hun oorspronkelijke weergave. Er kunnen dus geen GDPR-gerelateerde functionaliteiten worden uitgevoerd voor belanghebbende(n) die de natuurlijke persoon optie niet hebben aanstaan. Extra functionaliteit: Sensitive Personal Data Acces Log (alleen voor Duitse lokalisaties) Een extra functionaliteit voor Duitse lokalisaties is het toegangsverslag voor gevoelige informatie. Hier kunt u controleren welke toegangen u geeft aan een speciale categorie van persoonlijke data. Deze functionaliteit kunt u terugvinden bij Beheer -> Hulpmiddelen -> Gegevensbeschermingsfuncties -> Sensitive Personal Data Access Log Deze waarden van persoonlijke data zijn geëncrypteerd in de SAP Business One 9.3 PL04 database. De waarden zijn ook standaard onzichtbaar voor alle gebruikers. Alleen geautoriseerde gebruikers binnen uw organisatie kunnen deze waarde terug zichtbaar maken. Dit kunt u doen door op de waarde te staan met uw muis en op de rechtermuisknop te klikken. Daarna kunt u klikken op Display Sensitive Data. SAP Business One Tips & Tricks

42 Samengevat Samengevat bieden de 2 hoofd functionaliteiten voor persoonsgegevens beheer heel wat mogelijkheden op GDPR gebied. U hoeft u geen zorgen meer te maken over hoe u aanvragen tot inzake en aanvragen tot vergeten te worden binnen uw organisatie zult behandelen. Met SAP Business One 9.3 behoren GDPR hoofdzorgen tot het verleden! SAP Business One Tips & Tricks

43 8. Geen onnodig grote database meer in SAP Business One 9.3 Uw bedrijf ontvangt een klacht van een klant door een fout gegeven in de zakenpartnerstamgegevens, de klant werd via een fout adres geattendeerd op zijn openstaande facturen. Via het wijzigingsverslag kan er handig ontdekt worden wie het foute e- mailadres in de zakenpartnerstamgegevens heeft gezet om zo de persoon in kwestie te wijzen op het belang van correcte data in de database. SAP Business One registreert elke aanpassing in een document/stamgegeven door een kopie op te slaan van de oudere versie zodat deze later geraadpleegd kan worden. Dit is een zeer krachtige functionaliteit, maar kan na lange tijd wel veel schijfruimte innemen waardoor er performance verloren kan gaan. Vanaf SAP Business One 9.3 bent u nu zelf in staat uw wijzigingsverslagen te beheren. Wijzigingsverslagen lezen & raadplegen In SAP Business One kunt u eenvoudig het wijzigingsverslag raadplegen door eerst naar het document/stamgegeven te navigeren waar het wijzigingsverslag van wilt zien en dan door te klikken naar: Extra -> Wijzigingsverslag In het scherm dat u nu te zien krijgt kunt u al enkele zaken aflezen, zoals wie het document heeft aangemaakt of aangepast met daarbij de datum. U kunt de verschillen tegenover het volgende verslag eenvoudig oproepen door 1 of 2 regels te selecteren en op verschillen weergeven te klikken. SAP Business One Tips & Tricks

44 U krijgt meteen het scherm verschillen te zien, in de kolom vorige waarde ziet u de waarde uit het eerste verslag dat u aangeklikt hebt en in de kolom nieuwe waarde ziet u de waarde van de versie nadien. Wanneer u het meest recente verslag aanklikt zult u zien dat de knop verschillen weergeven grijs wordt want dit is de huidige versie van het document, er is geen kolom nieuwe waarde om weer te geven. SAP Business One Tips & Tricks

45 Als u een kopie wil oproepen van het document zoals het er in die tijdspanne uitzag kunt u dubbelklikken in het scherm wijzigingsverslag op de regel die u wilt oproepen. U krijgt dan het document/stamgegeven te zien met de historische data. Het scherm wordt in read-only modus getoond waardoor u niets kunt aanpassen. In de titel van het scherm staat de versienummer van het document. Wijzigingslogboeken opschonen vanaf SAP Business One 9.3 Vanaf versie 9.3 biedt SAP Business One de mogelijkheid om uw wijzigingsverslagen beter te beheren, doorheen de tijd kan het aandeel van de grootte van wijzigingsverslagen oplopen tot wel meer dan 10% van de totale database. Hieronder kunt u een voorbeeld vinden waar meer dan 18 gigabyte aan wijzigingsverslagen teruggevonden werd. SAP Business One Tips & Tricks

46 U kunt de module wijzigingslogboeken opschonen terugvinden in het SAP Business One-menu onder: Beheer -> Hulpmiddelen -> Wijzigingslogboeken opschonen In dit scherm kunt u de laatste opschoning raadplegen of een nieuwe opschoning starten. Wanneer u zelf een opschoning wilt starten kiest u voor: Nieuwe opschoning starten. Hier hoeft men enkel te kiezen voor een tot datum (1) om te beslissen tot en met welke datum wijzigingsverslagen verwijderd mogen worden. Dit mag niet de systeemdatum zijn (vandaag), u kunt dus maximaal wijzigingsverslagen tot gisteren verwijderen. In het 2 e deel van het scherm moet dan beslist worden van welk type (2) de wijzigingsverslagen verwijderd mogen worden. Zo kunt u ervoor kiezen om bijvoorbeeld de logboek van de artikelhistorie wel te verwijderen, maar de historie van de zakenpartnerstamgegevens niet. In SAP Business One staat als default alles geselecteerd. Wanneer deze zaken juist ingericht staan hoeft u enkel nog op uitvoeren (3) te klikken en te bevestigen dat u de verslagen definitief wilt verwijderen. Let op: Het verwijderen van de verslagen is niet meer terug te draaien, het is daarom wel aangeraden om een back-up van uw database te maken alvorens een opschoningsrun uit te voeren. Wanneer u terug navigeert naar een document en het wijzigingsverslag oproept, dan vindt u enkel nog het eerste verslag terug en alle verslagen na de datum tot wanneer u heeft opgeschoond. SAP Business One Tips & Tricks

47 Wijzigingsverslag voor: SAP Business One Tips & Tricks

48 Wijzigingsverslag na: Enkel de eerste versie en de meest actuele staat nu nog in SAP om opgeroepen te worden. Bevoegdheid wijzigingslogboek opschonen U kunt uw SAP Business One gebruikers eenvoudig toegang verlenen of ontzeggen via de module Algemene bevoegdheden in het SAP Business One menu via: Beheer -> Systeeminstellingen -> Bevoegdheden -> Algemene bevoegdheden In het modulescherm Algemene bevoegdheden navigeert u als volgt: Beheer -> Hulpmiddelen -> Wijzigingslogboeken opschonen SAP Business One Tips & Tricks

49 9. Verbeterde grip op uw financiën met Sap Business One 9.3 Als accountant, controller of financieel directeur is het hebben van inzicht in de financiële prestaties van je bedrijf cruciaal. Zonder een goed hulpmiddel dat zorgt voor het inzicht in de financiële prestaties en boekhouding is het nagenoeg onmogelijk om strategieën te bepalen en toekomstgericht te kunnen blijven ondernemen. Met de release van SAP Business One versie 9.3 heeft SAP een aantal grote verbetering doorgevoerd in het beheer van de financiële processen. Grootboekrekeningschema De verbeteringen in SAP Business One 9.3 ten opzichte van de oudere versies begint al op het niveau van de grootboekrekeningen. In plaats van de standaard 8 lades zijn er sinds de nieuwste release, conform de International Financial Reporting Standards (IFRS), standaard tien lades beschikbaar. De namen van deze lades kunt u wijzigen door de hoofdrekening te selecteren en de tekst aan te passen. Naast de twee extra lades is in versie 9.3 de mogelijkheid toegevoegd om met het dropdownmenu [Level] het weergave-niveau van de grootboekrekeningen te filteren. In onderstaande afbeelding is sub-niveau 2 geselecteerd. Verder kunt u voor alle winst- en verliesrekeningen een primaire afsluitrekening vastleggen. Hiermee wordt bij het afsluiten van de boekingsperiode deze rekening gebruikt in plaats van de rekening die als standaard vastgelegd is in de grootboekrekeningbepaling. NB: Het instellen van de primaire afsluitrekening is beschikbaar in alle lokalisaties met uitzondering van Argentinië, Australië, België, Chili, Costa Rica, Tsjechië, Frankrijk, Guatemala, Hongarije, Italië, Mexico, Portugal, Slowakije, Spanje en Turkije. In het geval dat u gebruik gaat maken van de primaire afsluitrekening, houdt er dan wel rekening mee dat u in het venster Periodeafsluiting - selectiecriteria het corresponderende veld aankruist. SAP Business One Tips & Tricks

50 Details grootboekrekening In de nieuwste versie van SAP Business One is eveneens de Proef- Saldibalans toegevoegd als grootboekrekening categorie. Daarnaast hebben alle categorieën nu een aantal voor-gedefinieerde subcategorieën waarbij u ook nog de mogelijkheid hebt om zelf subcategorieën aan te maken voor de balans en de winst- en verliesrekening. Naast de financiële budgetten die u al kende uit de vorige versies van SAP Business One, kan u nu ook op grootboekrekening niveau een minimaal en maximaal budget instellen. Houdt daarbij ook rekening met de Reactie op grootboekrekeningsaldo buiten bereik in het scherm Documentinstellingen. U kunt dit scherm vinden onder het volgende menupad: Beheer > Systeeminstellingen > Documentinstellingen Op deze manier kunt u boekingen blokkeren die buiten het gedefinieerde bereik van de grootboekrekening vallen. Journaal boekingen Met SAP Business One 9.3 is ook een verbetering gemaakt op het gebied van journaal boekingen. Zo kunt u nu per grootboekrekening een opmerkingen sjabloon toevoegen. Op die manier komt bij alle journaal boekingen op deze rekening dezelfde opmerking: SAP Business One Tips & Tricks

51 In bovenstaande afbeelding is te zien hoe ingesteld wordt dat elke journaalboeking verplicht een opmerking moet hebben op kop- en regelniveau. Verder toont de afbeelding het instellen van het opmerkingensjabloon van rekening In de bijgaande journaalboeking is vervolgens te zien dat dit sjabloon automatisch de opmerking op regelniveau vult en dat een foutmelding toont omdat op kopniveau nog geen opmerking ingevoegd is. Met het verplicht stellen van het vullen van de opmerkingen velden op zowel regel als de kop in de journaal boekingen forceert u binnen uw organisatie een aantal Best practices, vergroot u traceerbaarheid binnen uw organisatie en vergemakkelijkt u het uitvoeren van een eventuele audit. SAP Business One Tips & Tricks

52 10. Project Management in Business One 9.3 Lang- of kortlopende projecten; een gestructureerde planning biedt houvast om gewenste resultaten te behalen en deze naderhand te analyseren. Heeft u bijvoorbeeld te maken met een extern klant project waarbij bouwmaterialen geleverd moeten worden gedurende een periode volgens een bepaalde fasering en planning? Organiseert u een bedrijfsevenement en stelt u vooraf een stappenplan samen waarin u taken toewijst aan verschillende medewerkers? De vernieuwde project module in SAP Business One 9.3 biedt u de mogelijkheid om deze projecten nog effectiever te managen. In de SAP Business One Tip over project management in SAP Business One 9.2 kunt u lezen over de functionaliteiten van de module Project management die al geïntroduceerd zijn met de release van SAP Business One 9.2. Met de release van SAP Business One 9.3 heeft SAP een grote stap vooruit gemaakt wat betreft het inzicht in en het managen van projecten. Waar SAP Business One versie 9.2 met de introductie van Project management kwam, is met 9.3 een grote verbetering gemaakt op het gebied van project overzicht, het Gantt-diagram en het verslag urenformulier. Om de nieuwe functionaliteiten binnen de module Project management inzichtelijk te maken zal onderstaand voorbeeld project gebruikt worden. Dit betreft een IT project met als doel de installatie van twee nieuwe servers en een printer. Dit project is opgedeeld in 3 fases; twee fases voor de installatie van twee servers en 1 fase voor de installatie van een printer. Gantt-diagram Wellicht bent u al bekent met het Ganttdiagram of de Gantt Chart. Het Ganttdiagram is een horizontaal staaf diagram dat een schematische weergave geeft van de planning en het verloop van een project. Met de release van SAP Business One 9.3 is de Gantt-diagram toegevoegd aan de module Project Management. SAP Business One Tips & Tricks

53 Door met de rechter muisknop op het project te klikken kunt u de Gantt Chart van het betreffende project tonen in SAP Business One. In het bovenstaande Gantt-diagram is een schematische weergave te zien van het IT project. De eerste 3 regels zijn de niveaus van het hoofdproject. Deze kunt u per (sub)project definiëren. De regels daarna zijn van de verschillende sub-projecten en hun corresponderende niveaus. In het Gantt-diagram kunt u zien of en hoe de fases onderling verbonden of afhankelijk van elkaar zijn. Zo is goed te zien dat taak op regel 3, de oplevering van het hoofdproject, afhankelijk is van de oplevering van fase 1, 2 en 3. Voor een iets rustiger overzicht kunt u op de zwarte pijltjes voor de fases klikken en krijgt u het volgende overzicht: Verslag Urenformulier Om inzichtelijk te krijgen hoeveel uur er besteed wordt aan een project heeft SAP Business One sinds 9.3 het Verslag Urenformulier toegevoegd aan de module project management. Alvorens u gebruik kunt maken van het Verslag Urenformulier, dienen er natuurlijk uren geboekt te zijn op het project. Hiervoor zal eerst een financieel project gekoppeld moeten worden aan het project. In het geval van het voorbeeld project is financieel project 1000 gekoppeld aan het project. SAP Business One Tips & Tricks

54 Het boeken van de uren doet u via de normale weg: Human Resources > Urenformulier Vervolgens komt u in onderstaand scherm terecht. In dit scherm vult u, na het invullen van de gewerkte tijden, het financieel project in. Op basis van dit financieel project kunt u daarna kiezen op welk niveau of welke fase van het project u de gewerkte uren wenst te boeken. U kunt het verslag urenformulier uitvoeren via: Projectmanagement > Projectrapporten > Verslag urenformulier Of in het project scherm met de rechter muisknop: Vervolgens kan u in het scherm Urenformulier Selectiecriteria invullen voor welk project u de gewerkte uren wilt bekijken. Eventueel kunt u hier ook definiëren dat u alleen voor een van de sub-projecten de gewerkte uren wilt bekijken. Als u vervolgens op [OK] klikt in het selectie scherm, toont het volgende overzicht: SAP Business One Tips & Tricks

55 Dit overzicht toont alle uren die geboekt zijn op het financiële project dat gekoppeld is aan het hoofproject. Met de release van SAP Business One 9.3 en de verbeteringen in de Project management module heeft SAP dus een grote verbetering gemaakt in het beheren en managen van uw projecten. De nieuwe functionaliteiten maken het mogelijk om verschillende typen projecten te managen, voortgang te monitoren en optimaal samen te werken aan een project met alle betrokken partijen. Met alle informatie op één centrale locatie ben u weer een stap dichterbij het succesvol realiseren van uw projecten. SAP Business One Tips & Tricks

56 Speel voortaan beter in op uw afzetmarkt met de intelligente prognose in SAP Business One HANA Het vierde kwartaal staat voor de deur en uw inkopers zijn druk bezig met het in kaart brengen van de verwachte afname. De komende 3 maanden staan in voor 70% van uw jaarlijkse omzet, de juiste artikelen tijdig op voorraad hebben is dus van cruciaal belang. In SAP Business One HANA kan u sinds HANA versie 9.2 handig gebruik maken van in de MRP-module van een intelligente prognose. Deze tip doet de intelligente prognose functionaliteit voor u uit de doeken. Intelligent forecast Prognoses zijn terug te vinden in het SAP Business One-menu: Beheer -> MRP -> Prognoses SAP Business One Tips & Tricks

57 In dit scherm voegen we de een prognose toe voor 01/01/2019 tot 31/03/2019. Ditzelfde scherm wordt ook gebruikt voor de basisprognosemodule, dit is zowel in SAP Business One SQL en HANA beschikbaar maar zal in deze tip niet behandeld worden. Om een intelligente prognose toe te kunnen voegen vullen we eerst de kopvelden in het prognoses scherm in. We kiezen er voor om een prognose te laten genereren voor het eerste kwartaal van Verder kan er nog bepaald worden door de gebruiker of er op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis gegevens verstrekt worden. Na het invullen van deze gegevens kiezen we rechts onderaan voor: Prognose genereren -> Intelligente prognose Hier vinden we nogmaals onze gekozen tijdbucket terug en kunnen we onze parameters verder aanvullen. We kiezen voor alle artikelen in onze testdatabase en vragen aan SAP Business One om enkel een prognose uit te voeren op uitgaande facturen. (andere mogelijkheden zijn klantorder, leveringen). SAP Business One Tips & Tricks

58 Wanneer we voor de knop prognose kiezen berekent SAP Business One voor de gekozen tijdspanne wat de mogelijke vraag kan zijn. Resultaat toont als volgt: Hier zien we dat voor artikel A00001 de verwachte vraag voor onze gekozen periode 5 stuks per maand telt. Onderaan kunnen we de grafiek bekijken waarop SAP Business One zicht gebaseerd heeft, we merken dat er 2 uitschieters zijn en geloven dat deze niet meer zullen voorkomen. Ook hier biedt SAP Business One for HANA de mogelijkheid om deze uitschieters weg te werken. We klikken simpelweg in de grafiek waar we gegevens willen aanpassen en slepen deze omhoog of omlaag. Nadien maakt SAP Business One opnieuw de prognose. Dit geeft volgend resultaat voor artikel A00001: SAP Business One Tips & Tricks

59 Ook merken we huidige berekeningsmethode op boven de grafiek. Deze staat toe om een ander berekeningsalgoritme te laten gebruiken door SAP Business one. Mogelijkheid 1, TESM = Three Level Smoothing of LRTDA = Linear regression model. SAP Business One maakt een afwegen van beide om te kiezen welke gebruikt moet worden wanneer er voor automatisch gekozen is. Deze zijn niet aanpasbaar. SAP Business One Tips & Tricks

60 11. Snel en gemakkelijk uw documenten creëren en aanpassen in SAP Business One 9.3 Binnen uw bedrijf worden er heel wat documenten aangemaakt in SAP Business One. Klantorders en bestellingen zijn vaak voorkomende documenten en u wilt dan ook steeds de efficiëntste manier om deze documenten te doorlopen. Daarom biedt SAP Business One 9.3 een vernieuwde functionaliteit aan om snel uw datums te kunnen invullen of aanpassen op verschillende manieren. Daarnaast worden er nog praktische tips aangehaald die u in staat stelt bepaalde documenten gemakkelijk op te roepen, af te sluiten of te bewerken. Datums Invoeren Vanaf SAP Business One 9.3 is het mogelijk om datums op verschillende manieren in te vullen of aan te passen. Als eerste kan u nu de datums aanpassen doormiddel van de pijltoetsen in te drukken. De bovenste en onderste pijltoetsen zorgen voor een toename of afname van de aangeduide datum met stappen van 1 dag. Daarnaast kan u ook een nieuwe datum invullen door simpelweg een getal toe te voegen of af te trekken. De systeemdatum wordt hiervan als referentiedatum gebruikt. Deze operatoren kunnen worden ingevuld in een datumveld: +/- N aantal dagen optellen of aftrekken van de systeemdatum +/- ND aantal dagen optellen of aftrekken van de systeemdatum +/- NM aantal maanden optellen of aftrekken van de systeemdatum +/- NY aantal jaren optellen of aftrekken van de systeemdatum Een voorbeeld wordt hieronder weergegeven. In het datumveld wordt +10 ingevuld, de nieuwe datum zal automatisch worden gegenereerd (systeemdatum + 10). SAP Business One Tips & Tricks

61 Een ander voorbeeld is als u bijvoorbeeld +2M invult in het datumveld. Dan zal de datum automatisch 2 maanden later zijn (systeemdatum + 2 maanden). Naast deze functionaliteit om datums in te voeren kunt u ook steeds een letter naar keuze invoeren om de datum van vandaag automatisch te laten verschijnen. Ook kunt u simpelweg de gewenste dag invullen van deze maand. Bijvoorbeeld als u de letter t intypt, zal de datum veranderen naar vandaag. Als u bijvoorbeeld 24 intypt zal dit automatisch vervolledigd worden (in dit geval ). Deze manieren om datums in te vullen of aan te passen zorgen voor een verhoogde efficiëntie in het dagdagelijkse werk. Zo heeft u kleine stukjes tijd gespaard die u kunt gebruiken voor andere doeleinden. SAP Business One Tips & Tricks

62 Bijlages beheren Bijlages zijn uiteraard uiterst behulpzaam. Zo verrijken ze documentatie en kunnen ze tijd en moeite besparen. Verder zijn ze eenvoudig te gebruiken; U bladert door uw documenten, selecteert het juiste document en.. klaar! Maar dan? U heeft een lijst met toegevoegde documenten. Op de titel van het document na, heeft u eigenlijk geen zicht op wat de bijlage daadwerkelijk inhoudt. Zeker als u meerdere bijlagen toe gaat voegen kan de lijst voor u zeer onoverzichtelijk worden. Om nog maar te zwijgen over uw collega s. Als uw collega s een bijlage zoeken die u in het verleden toegevoegd hebt en zij enkel de titel hebben om te zien wat er in de bijlage staat, kan dit resulteren in het feit dat uw collega s elke bijlage afzonderlijk moet openen om te zien wat deze bevat. Met de release van Business One 9.3 heeft SAP het beheren van deze bijlagen een stuk eenvoudiger gemaakt. SAP heeft namelijk een nieuwe kolom toegevoegd onder het tabblad [Bijlagen]. In de kolom Vrije tekst kunt u een nuttige beschrijving invullen zodat u en uw collega s weten wat deze specifieke bijlage bevat. Op deze manier worden de bijlagen een stuk inzichtelijker zonder dat deze daadwerkelijk geopend hoeven te worden. Gebruikers over de gehele organisatie kunnen in een enkele oogopslag zien wat de inhoud van de bijlagen is. De nieuwe kolom is beschikbaar in elk formulier dat voorheen al een tabblad [Bijlagen] had. Het veld Vrije tekst kan tot wel 100 karakters bevatten. SAP Business One Tips & Tricks

63 Beheer van (document)vensters In SAP Business One 9.3 PL01 is er ook een extra functionaliteit bijgekomen bij het menu Venster. U kunt nu alle vensters sluiten behalve een bepaald venster. Ook kunt u alle openstaande vensters bekijken in de vensterlijst. Hieronder wordt de functionaliteit weergegeven. Deze extra functionaliteit zorgt ervoor dat u makkelijker kunt navigeren tussen vensters. Zo verliest u geen tijd met het zoeken van bepaalde openstaande (document)vensters! Sneltoetsen gebruiken Naast datums invoeren en vensters beheren kunt u ook bepaalde documenten oproepen via sneltoetsen. Deze kunt u zelf instellen naargelang de voorkeur. Om deze sneltoetsen in te stellen navigeert u eerst naar: Extra -> Gebruikerssneltoetsen -> Configureren. Als u bijvoorbeeld vooral klantorders aanmaakt of aanpast kunt u nu snel F2 indrukken op u toetsenbord. Een leeg klantorder document zal direct worden opgeroepen. Deze kleine tips kunnen uw dagdagelijkse handelingen in SAP Business One vergemakkelijken en efficiënter maken. Zo kunt u steeds tijd vrijmaken voor meer belangrijker werk binnen uw bedrijf. Eigen menu creëren Uw eigen menu creëren in SAP Business One is ook steeds een optie. U kunt zo u voorkeur instellen en SAP Business One op uw eigen manier gebruiken. Surf hiervoor naar een bestaande TIP op het web via volgende link: SAP Business One Tips & Tricks

64 12. Quick Copy - Hoe u snel data kunt kopiëren tussen verschillende SAP Business One administraties Vaak zijn er binnen uw bedrijf verschillende SAP Business One (bedrijfs)administraties of databases. Dit kan bijvoorbeeld een test administratie zijn waar u zonder risico scenario s kan uittesten binnen uw digitale bedrijfsomgeving. In de meeste gevallen is uw data in deze testomgeving niet up-to-date met de data die in de productieomgeving staat. U wilt dan ook een snelle manier om data van de ene administratie naar de andere te kopiëren. Met de vernieuwde functionaliteit Quick Copy in Sap Business One 9.3 wordt dit een kinderspel! Quick Copy Stel u wil zakenpartners kopiëren van uw Nederlandse SAP Business One bedrijfsadministratie naar uw Belgische bedrijfsadministratie. Met de Quick Copy functionaliteit kunt u dit snel realiseren. Om data te kunnen kopiëren tussen verschillende administraties navigeert u eerst naar: Administratie -> Systeeminstellingen -> Implementatiecentrum -> Implementatie taken. In het venster Implementatietaak gaat u naar het tablad Gegevensbeheer. U ziet verschillende opties om gegevens te beheren binnen uw digitale bedrijfsomgeving. Als volgende stap klikt u op Gegevens tussen bedrijven kopiëren. In het venster van Quick Copy kunt u verschillende aspecten van de data overgang veranderen. Als eerste kunt u specifiëren naar welk doel of van welke bron de data moet gekopieerd worden. SAP Business One Tips & Tricks

65 In deze tip gebruiken we Kopiëren naar bedrijf als voorbeeld. Eenmaal u de gewenste bedrijfsadministratie gekozen heeft, kunt u overgaan naar de volgende selectie. Bij kopieermethode selecteert u de gewenste optie om data te kopiëren. In dit geval selecteren we Nieuwe records toevoegen en bestaande records actualiseren". SAP Business One Tips & Tricks

66 Bij de volgende selectie Foutverwerking kunt u specifiëren in welke maten u fouten van de data overdracht toelaat. In dit voorbeeld negeren we alle fouten en worden geldige records gekopieerd. Daarnaast kunt u ook kiezen of u records wilt kopiëren waarbij gebruiker gedefinieerde velden (UDF s) ontbreken bij de doel bedrijfsadministratie. We kiezen in dit voorbeeld om geen records te kopiëren waar gebruiker gedefinieerde waarden ontbreken in de doeladministratie. Bij de voorlaatste stap kunt u extra opties kiezen om de data overdracht zo vlot mogelijk te laten verlopen. Indien u records kopieert waar grootboekrekeningen aan gekoppeld zijn, kunt u kiezen om de grootboekrekeningen van de bron of van de doeladministratie te gebruiken. o Opmerking: Dit veld moet ook worden ingevuld indien er geen grootboekrekeningen aan de records zijn gekoppeld. Bij het kopiëren van lege velden kunt u kiezen om doelvelden met lege waarden te overschrijven. Of u kunt de doelvelden niet overschrijven en de oorspronkelijke waarden behouden. In de meeste gevallen zal u de doelvelden met lege waarden overschrijven. Voor elke data overdracht kiest u als beste keuze voor het vinkje Back-up voorafgaand aan kopiëren forceren. Indien er onverwachte problemen opduiken, kunt u de data overdracht nog steeds terugdraaien. Neem hiervoor contact op met uw SAP Business One partner indien er onverwachte problemen tijdens de data overdracht voorkomen. Indien er meerdere gebruikers ingelogd en geconnecteerd zijn met de doel bedrijfsadministratie, kunt u de laatste optie selecteren. Dit wordt niet aangeraden omdat de gegevensoverdracht niet kan gegarandeerd worden. In bepaalde noodsituaties waarbij snel gegevens moeten overgebracht worden, kunt u deze optie aanduiden. SAP Business One Tips & Tricks

67 Als laatste komt de OK knop vrij indien u alle voorgaande stappen heeft ingevuld. Nadat u op de OK knop geklikt heeft, moet u de data selecteren die u wil overbrengen. In dit geval zullen alleen de stamgegevens van de zakenpartners worden overgebracht. U kunt hier ook afzonderlijk de zakenpartners selecteren die u niet wilt overdragen. Als u de gewenste zakenpartners heeft aangeduid, kunt u op de Kopiëren knop klikken. Opgelet: indien er voor een lange periode geen back-up is gemaakt voor de doeladministratie, zal er eerst een back-up moeten gemaakt worden alvorens te continueren. Contacteer hiervoor uw SAP Business One partner indien u hiervoor een melding krijgt. Nadat u op de kopiëren knop heeft geklikt, verschijnt er onderstaand venster. SAP Business One Tips & Tricks

68 Hier worden alle afhankelijkheden weergegeven die aan de gekopieerde gegevens vasthangen. Bijvoorbeeld als u de prijslijsten van de aangeduide zakenpartners niet wil door kopiëren, kunt u het vinkje Prijslijsten deselecteren. In dit voorbeeld kopiëren we alle afhankelijkheden mee naar de doeladministratie. Als u op verder heeft geklikt, verschijnt nog een laatste waarschuwing. Als u op OK drukt zal de data overdracht plaats vinden. Samengevat biedt de Quick Copy functionaliteit een gemakkelijke manier aan om data tussen verschillende administraties te kunnen kopiëren. Hierdoor horen verschillen van gegevens tussen meerdere Bedrijfsadministraties tot het verleden! SAP Business One Tips & Tricks

69 13. Verlaagd btw-tarief verhoging Diensten en Diverse Goederen (DDG) worden in Nederland sinds 1986 met 6% belast aan het verlaagd btw-tarief. Met ingang van 1 Januari 2019 wordt het verlaagd BTW-tarief verhoogd naar 9%. Deze belastingverhoging heeft een belangrijke invloed binnen uw bedrijfsomgeving en SAP Business One. Serac wilt u attenderen hoe u deze belastingverhoging het beste kunt voorbereiden in SAP Business One en de belangrijkste punten waar u op moet letten in de overgangsregeling. In dit document zal daarom uitgelegd worden hoe u de overgang kunt beheren binnen SAP Business One. Wij gaan er van uit u met de verstrekte informatie voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u verdere vragen hebben met betrekking tot de btw-tarief verhoging, dan kunt u altijd contact met ons opnemen Wetgeving verlaagd btw-tarief verhoging Het is belangrijk dat ondernemers zich al in 2018 voorbereiden op de tariefsverhoging van de verlaagde btw. Het nieuwe tarief heeft impact op: de administratie; de prijzen van goederen en diensten; de facturatie en btw-aangifte bij de jaarovergang. Kort betekent dit dat offertes/orders die in 2018 worden gemaakt voor goederen of diensten die in 2019 worden geleverd, moeten uitgaan van een btw-tarief van 9%. Het moment waarop het goed wordt geleverd of de dienst door de ondernemer wordt verricht is van belang voor de bepaling of 6% btw of 9% btw moet worden berekend. Als de datum van presteren gelegen is in 2018, is het 6%-tarief van toepassing, ook wanneer de factuur pas in 2019 door de ondernemer aan zijn afnemer wordt uitgereikt. Als de datum van presteren in 2019 is gelegen dan is het 9%-tarief van toepassing. Bij een levering van goederen is het moment waarop de macht om als eigenaar te beschikken overgaat leidend voor het toe te passen btw-tarief, terwijl bij diensten van belang is het moment waarop de met de dienst gemoeide werkzaamheden voltooid zijn. Bij een vooruitbetaling vóór 1 januari 2019 moet alsnog 3% btw worden bijbetaald indien de prestatie wordt verricht na 1 januari Let op dat voor de 3% bij te betalen btw aan ondernemers een factuur dient te worden verstuurd. Ook is het mogelijk de oorspronkelijke factuur (gedeeltelijk) te crediteren en een nieuwe factuur uit te reiken. De bronnen die hiervoor geraadpleegd zijn: SAP Business One Tips & Tricks

70 13.2 Verkoopdocumenten: instellen verlaagd btw-tarief naar 9% in SAP Business One Om te zorgen dat al uw bedrijfsprocessen goed geautomatiseerd zijn voor 1 Januari 2019 wanneer het verlaagd btw-tarief van 9% van start gaat, moet u zorgen dat dit goed is ingesteld voor al uw documentatie in SAP Business One. Hieronder wordt uitgelegd welke stappen u hiervoor moet nemen. Allereerst navigeert u naar: Beheer -> Definitie -> Financiële boekhouding -> Belasting -> BTWcodes. Op regel 9 ziet u hier onder kolom Naam : Af te dragen BTW 6%. Deze regel kan mogelijk ook op een andere plaats staan. Als u nu dubbel klikt op het nummer 9 (of andere relevant nummer), opent zich een nieuw scherm. Hier kunt u de voorwaarden van deze regel invullen, zoals u hieronder ziet: SAP Business One Tips & Tricks

71 Bij de kolom Geldig van moet u de start datum van deze voorwaarden invullen, dit is dus Bij het percentage vult u vervolgens het nieuwe verlaagd btw-tarief van 9% in. Als u dit gedaan heeft drukt u twee keer op Actualiseren om de wijzigingen op te slaan. Uw SAP Business One omgeving zal nu automatisch rekening houden met de btw verhoging vanaf 1 Januari SAP Business One gebruikt hiervoor de boekingsdatum bij documenten als referentie. Bij het aanmaken van Orders, Facturen, Leveringen, Credit Nota s en Retouren zal SAP Business One het percentage gebruiken die op dat moment van toepassing is a.d.h.v. de boekingsdatum van het document. Belangrijk is ook om te kijken naar de wettelijke bepalingen die in het begin van het document zijn besproken. De levering van de gepresteerde goederen of diensten is bepalend voor het btw-tarief Scenario s Bij het aanmaken van Klantorders,, Leveringen, Uitgaande facturen, Credit Nota s, Retouren en vooruitbetalingsverzoeken zijn diverse scenario s mogelijk, hieronder worden de diverse scenario s uitgelegd. 1. Order: aangemaakt voor 1 Januari 2019 maar onzekerheid of de bijhorende levering na 1 Januari 2019 wordt geleverd = 6% 2. Order: aangemaakt voor 1 Januari 2019 en zekerheid dat de bijhorende levering na 1 Januari 2019 wordt geleverd = 9% 3. Levering: aangemaakt voor 1 Januari 2019 = 6% 4. Factuur/Levering: aangemaakt voor 1 Januari 2019 = 6% 5. Vooruitbetalingsverzoek/betaling: aangemaakt voor 1 Januari 2019 = 6% Levering: aangemaakt na 1 Januari 2019 = 9% Levering: Aangemaakt na 1 Januari 2019 = 9% Factuur: aangemaakt na 1 Januari 2019 = 6% Credit Nota/Retour: aangemaakt na 1 Januari 2019 = 6% Levering/factuur: Aangemaakt na 1 Januari 2019 = 9% Maak gebruik van de aangepaste code (A1) in de klantorder. Zie uitleg hieronder. Maak gebruik van tijdelijke btw code in de levering en de klantorder. Zie uitleg hieronder. Automatische verwerking indien door gekopieerd. Zie uitleg hieronder. Aangepast werkwijze voor retourdocumenten. Zie uitleg hieronder. Automatische verwerking. Extra belasting 3% aangerekend. Zie uitleg hieronder. Deze scenario s worden stuk voor stuk uitgewerkt. We gaan er van uit dat u al reeds de A1 belastingcode (of andere relevante code) heeft aangepast zoals in titel 2 werd besproken. Deze scenario s kunnen ook als spiegelbeeld worden gebruikt voor het inkoopproces die titel 3 worden besproken. SAP Business One Tips & Tricks

72 Scenario 1 Een klant plaatst een klantorder voor 1 Januari 2019 (onzekerheid over de levering in 2019), maar de producten worden pas op of na 1 Januari 2019 geleverd. U maakt een klantorder aan met de belasting code A1 (6% in 2018) omdat u nog niet zeker weet of de levering voor of na 1 Januari 2019 wordt afgeleverd aan de klant. Wanneer de goederen of diensten worden afgeleverd aan de klant na 1 Januari 2019 kunt u een levering aanmaken. Dit kunt u door de klantorder door te kopiëren naar een levering. Het percentage wordt automatisch veranderd indien de levering wordt aangemaakt in De boekingsdatum wordt hierbij gebruikt om de belasting te bepalen van 9% Scenario 2 Een klant plaatst een klantorder voor 1 Januari 2019 (zekerheid over de levering in 2019), maar de producten worden pas op of na 1 Januari 2019 geleverd. In het geval van scenario 2 zal de klant het nieuwe btw-tarief moeten betalen over de geleverde producten/diensten. Hiervoor zal manueel een nieuwe btw-code moeten worden aangemaakt. Navigeer hiervoor naar: Beheer -> Definitie -> Financiële boekhouding -> Belasting -> BTW-codes. In het venster maakt u een nieuwe code aan zoals hieronder wordt weergegeven. U vult de code A8 (of eventueel andere relevante code) in en de naam van de nieuwe code. Als u dit gedaan heeft dubbelklikt u op het nummer van de lijn (in dit geval 16). Hier vult u de huidige datum (in dit voorbeeld ) in zodat nieuwe orders waarvan de levering na 1 Januari 2019 zal plaatsvinden kunnen worden verwerkt. Alsook het nieuwe percentage van 9% vult u in. Daarnaast vult u ook de 2 de lijn in startende met 1 Januari 2019 en het percentage op 6%. Deze regel is voor retourneren toepasselijk en zal in scenario 4 verder besproken worden. SAP Business One Tips & Tricks

73 Hieronder wordt weergegeven hoe u tijdelijke btw-code instelt in onderstaand venster. Vervolgens drukt u twee keer op Actualiseren. De tijdelijke btw code is nu aangemaakt. Eenmaal de tijdelijke btw code is aangemaakt kunt u de klantorder aanmaken voor scenario 2 na te bootsen. Hier specifieert u de tijdelijke btw code (in dit voorbeeld A8) bij de kolom belastingcode. Wanneer de goederen of diensten worden afgeleverd aan de klant na 1 Januari 2019 kunt u een levering aanmaken. U kunt de klantorder door kopiëren naar een levering in Belangrijk is hier om de belastingcode aan te passen naar A1. Hierdoor zal het btw-tarief op 9% blijven staan indien de levering in 2019 wordt aangemaakt. SAP Business One Tips & Tricks

74 Scenario 3 Een klant heeft de bestelling geplaatst en de producten/diensten ontvangen voor 1 Januari 2019, maar de factuur op of na 1 Januari In dit geval betaald de klant wettelijk nog het oude lage btw-tarief van 6%. De levering is hierbij de beslissende factor omdat de producten/diensten voor 1 Januari 2019 zijn ontvangen/gepresteerd. U mag dus bij het aanmaken van de levering de belastingcode A1 gebruiken. Als u de bijhorende factuur aanmaakt van de levering in SAP Business One, moet u deze factuur in dezelfde periode boeken. Dit is wettelijk bepaald volgens het boekhoudelijke matchingprincipe. U kunt de factuur aanmaken door de levering te kopiëren naar een factuur. De factuur zal automatisch altijd het btw-tarief tonen van de levering (6%) ongeacht de boekingsdatum. Let op! Het is dus van belang dat de levering door gekopieerd wordt naar een factuur. Indien een losse factuur aangemaakt wordt in 2019 zonder relatie met een levering, zal de boekingsdatum het percentage bepalen (9% indien 2019). SAP Business One Tips & Tricks

75 Scenario 4 Een klant heeft de bestelling al voor 1 Januari 2019 ontvangen, maar wil de producten/diensten op of na 1 Januari 2019 retourneren en hiervoor een Credit Nota ontvangen. In dit geval geld het btw percentage van het moment dat de levering gedaan werd (6%). In de levering kunt u de belastingcode A1 worden gebruikt. Het retourdocument en creditnota moeten 6% als belasting hebben wanneer deze in 2019 aangemaakt worden. Om dit eenvoudig op te lossen kunt u de tijdelijke code A8 die in scenario 4 werd aangemaakt gebruiken. Het btw-tarief van een creditnota (indien door gekopieerd vanuit een factuur) kunnen niet meer aangepast worden. Bij een creditnota hoeft u dus niets te doen en zal het btw-tarief van 6% blijven staan. Voor een retour document die volgens scenario 4 geboekt wordt, vult u de belastingcode A8 in. Het belastingtarief van 9 procent zal van toepassing zijn vanaf (dag van vandaag) tot eind 2018 voor de tijdelijke btw-code A8. Het btw-tarief zal automatisch van toepassing zijn wanneer u het retourdocument aanmaakt in 2019 (6%) voor dit scenario. SAP Business One Tips & Tricks

76 Scenario 5 Vooruitbetalingsverzoek. Een klant heeft een online order geplaatst voor 1 Januari 2019 en betaalt ook in De goederen echter worden geleverd en gefactureerd na 1 Januari Let op! Het is belangrijk dat u steeds rekening houdt met de overgang van het verlaagd btw-tarief met dit scenario indien van toepassing bij u bedrijf. Bij een vooruitbetalingsverzoek geldt het btw-tarief van het moment wanneer de goederen geleverd worden (9%). Het vooruitbetalingsverzoek en de betaling worden echter in 2018 gedaan. Het vooruitbetalingsverzoek en de betaling zal in dit geval aan het 6% btw-tarief (met belastingcode A1) onderworpen worden indien dit is ingesteld in SAP Business One. U kunt de levering en factuur aanmaken vanuit de bijhorende klantorder in SAP Business One met de belastingcode A1 in De levering en factuur zal automatisch 9% bedragen indien de boekingsdatum op 2019 staat. Alsook veronderstellen we dat u de levering door kopieert naar een factuur. Op het einde van de procesflow zal er uitgaande factuur aangemaakt worden waar de resterende 3% belasting aangerekend wordt (in dit voorbeeld 3 euro). Zie hieronder voor een voorbeeldfactuur. SAP Business One Tips & Tricks

77 13.4 Inkoopdocumenten: instellen verlaagd btw-tarief naar 9% in SAP Business One Naast het btw-tarief veranderen in het verkoopproces, is het ook belangrijk dat uw inkoopproces goed ingesteld staat voor de belastingverhoging naar 9%. De wetgeving van de overgangsregeling bepaalt welk verlaagd-btw tarief van toepassing is bij de inkoopkant. De wetgeving van het verkoopproces kan hierbij worden doorgetrokken naar het inkoopproces. De goederenontvangst zal hierbij bepalen welk btw-tarief van toepassing is in de inkoopkant. De regeling voor de verschillende documenten in de inkoopkant zijn dus hetzelfde als de verkoopkant die in titel 2 en 2.1 besproken werden. De instellingen en regelingen van inkoopdocumenten: Bestelling, Goederenontvangst bestelling, Ontvangen factuur, Retouren (inkoop) en Vooruitbetalingsverzoek inkoop komen overeen met verkoopdocumenten: Klantorder, Levering, Uitgaande factuur, Retouren (verkoop), Vooruitbetalingsverzoek verkoop. Omdat de instellingen en regelingen hetzelfde zijn tussen de inkoop en de verkoop zullen er geen scenario s besproken worden in de inkoopkant. De scenario s van de verkoopkant kunnen als spiegelbeeld gebruikt worden voor de inkoopkant Alleen de belastingcode V1 en tijdelijke belastingcode V8 voor de inkoop instellen zal hieronder worden uitgelegd. U kunt deze belastingcodes gebruiken bij de inkoopkant zoals deze bij de verkoopkant gebruikt werden. Kijk hiervoor steeds naar de boekingsdatum en welk type document wordt gebruikt. Alsook welk verkoopscenario overeenkomt met een inkoopscenario. Allereerst navigeert u naar: Beheer -> Definitie -> Financiële boekhouding -> Belasting -> BTWcodes. SAP Business One Tips & Tricks

78 Op regel 3 ziet u hier onder kolom Naam : Te vorderen BTW 6%. Deze regel kan mogelijk ook op een andere plaats staan. Als u nu dubbel klikt op het nummer 3 (of andere relevant nummer), opent zich een nieuw scherm. Hier kunt u de voorwaarden van deze regel invullen, zoals u hieronder ziet: Bij de kolom Geldig van moet u de start datum van deze voorwaarden invullen, dit is dus Bij het percentage vult u vervolgens het nieuwe verlaagd btw-tarief van 9% in. Als u dit gedaan heeft drukt u twee keer op Actualiseren om de wijzigingen op te slaan. Als u de V1 code heeft aangepast kunt u de tijdelijke code V8 (of andere relevante code aanmaken voor de inkoopkant. Navigeer hiervoor terug naar: Beheer -> Definitie -> Financiële boekhouding -> Belasting -> BTWcodes. SAP Business One Tips & Tricks

79 In het venster maakt u een nieuwe code aan zoals hieronder wordt weergegeven. U vult de code V8 (of eventueel andere relevante code) in en de naam van de nieuwe code. Ook veranderd u de categorie naar Te vorderen BTW Als u dit gedaan heeft dubbelklikt u op het nummer van de lijn (in dit geval 17). Hier vult u de huidige datum (in dit voorbeeld ) in zodat nieuwe bestellingen waarvan men zeker weet dat de goederenontvangst na 1 Januari 2019 zal plaatsvinden kunnen worden verwerkt. Alsook het nieuwe percentage van 9% vult u in. Daarnaast vult u ook de 2 de lijn in startende met 1 Januari 2019 en het percentage op 6%. Hieronder wordt weergegeven hoe u tijdelijke btw-code voor de inkoopkant instelt in onderstaand venster. Vervolgens drukt u twee keer op Actualiseren. De tijdelijke btw code is nu aangemaakt voor de inkoopkant en kan worden gebruikt. SAP Business One Tips & Tricks