MyFMS - My Fleet Management System Handleiding van MyFMS

Transcriptie

1 MyFMS - My Fleet Management System Handleiding van MyFMS 203 Micpoint B.V.

2 My-Fleet Management System Handleiding Door Micpoint B.V. MyFMS oftewel My Fleet Management System is een flexibele en gebruik svriendelijk e clouddienst die geënt is op de hedendaagse behoefte van geavanceerd fleet management. MyFMS is modulair opgebouwd. Maatwerk dus met specifiek e modules voor verschillende mark ten. Met name voor de transportmark t worden er diverse modules en app s ontwik k eld met een k oppeling naar transportmanagementsystemen.

3 Contents I Inhoudsopgave 0 Hoofdstuk I My Fleet Management System Nieuw in... versie 2 Voorgaande... versies 3... Hoofdstuk II Hoofdstuk III Privacy Keurmerk RitRegistratieSystemen Index Micpoint B.V. I

4 MyFMS - My Fleet Management System My Fleet Management System Dit document is een verkorte handleiding om eenvoudig te kunnen starten met MyFMS. Meer informatie de volledige handleiding kunt u vinden onderaan dit hoofdstuk, zie help en uitloggen. Start Na het aanmaken van een gebruikers account in MyFMS ontvangt u een welkom met als onderwerp: Je account is aangemaakt. Voorbeeld van deze ==== Hallo Gebruiker, Je account is succesvol aangemaakt. Je kunt nu inloggen met de volgende gegevens: adres: @ .com Tijdelijk wachtwoord: 3vypp7pp Graag inloggen en je wachtwoord zo snel mogelijk wijzigen. === Eerste keer inloggen Klik op de link in de ontvangen om in te loggen. Na het inloggen kan het tijdelijke wachtwoord vervangen worden naar een eigen gekozen wachtwoord. Met uw adres zoals vermeld in de en het tijdelijk wachtwoord kunt u inloggen. 203 Micpoint B.V.

5 My Fleet Management System 2 Beeld: Inlogscherm van MyFMS adres Vul hier uw adres in Wachtwoord Vul hier het gekozen wachtwoord in Druk op de knop 'Inloggen. Bij de eerste keer inloggen op MyFMS krijgt u een aantal vragen om uw account in te stellen. Kies de taal en tijdzone waarin u wilt werken en voer uw telefoonnummers in voor support. 203 Micpoint B.V.

6 3 MyFMS - My Fleet Management System Beeld: Welkom scherm Nu komt de vraag voor uw nieuwe wachtwoord. Beeld: Wachtw oord aanpassen Vul twee-maal hetzelfde wachtwoord in bij Nieuw wachtwoord en Controleer. Druk op de knop 'Save' voor het opslaan van het wachtwoord. 203 Micpoint B.V.

7 My Fleet Management System 4 Home Na het inloggen ziet u het onderstaande menu. Home Start scherm met de widgets (kalibratie, nieuws, weer, verkeersinformatie, kalender en mededelingen) Assets Asset module met de lijst van voertuigen (assets) met eventueel kaartmateriaal van de locatie Rapportages Rapportage module Service & Support Mededelingen en veel gestelde vragen (FAQ)? Hulp vragen aan uw systeembeheerder Notitie: Afhankelijk van de rechten en mogelijkheden kan het menu afwijken. Assets Kalibreren van de k ilometerstand Een keer per maand moet de kilometerstand gekalibreerd worden van het voertuigvolgsysteem en de kilometerteller. Optie : Klik op home (huisje) en daar treft u de widget voor het kalibreren. Als uw asset (voertuig) hierbij staat kan de kalibratie uitgevoerd worden. Klik op de te kalibreren asset en vul hier de nieuwe kilometerstand in. Druk op de 'Opslaan' knop. Optie 2: Klik op de asset tab boven-aan. Selecteer daarna het voertuig of asset die gekalibreerd dient te worden. Net onder de lijst met voertuigen komt de knop 'Kalibraties' in beeld. Vul hier de nieuwe kilometerstand in. Druk op de 'Opslaan' knop. Notitie: Voor het kalibreren dient het contact van uw voertuig uit te staan. Rapportage Met de asset rapportage kunnen de diverse voor gedefinieerde rapporten geëxporteerd worden. Via een selectie methode worden de rapportages snel opgebouwd. Assets Kies één of meerdere assets Kies een periode waarover de rapportage getoond dient te worden: week, maand, kwartaal of jaar 203 Micpoint B.V.

8 MyFMS - My Fleet Management System De geselecteerd periode wordt zichtbaar en kan eventueel nog aangepast worden. Indien deze gegevens juist zijn, kunt u op de `Rapport` knop drukken voor het genereren van het rapport. Onder het selectiescherm komt nu het rapport te staan. Beeld: Export opties Via het Excel of PDF icoon boven het rapport kan een export gegenereerd worden en via het printer icoon kan direct het rapport geprint worden. Configuratie-gegevens wijzigen Rechts bovenaan staat uw eigen naam, klik deze aan voor het wijzigen van uw adres, telefoonnummer tijdzone of wachtwoord. Wachtwoord vergeten? U kunt automatisch een nieuw (tijdelijk) wachtwoord laten genereren door MyFMS. Klik op de link 'wachtwoord vergeten' op de inlogpagina. Vul uw adres in en binnen enkele minuten ontvangt u een met daarin een tijdelijke login en wachtwoord. Klik op de link in de voor het heractiveren van uw login. Help en uitloggen Rechtsbovenaan ziet u de link voor "help" en "uitloggen". Beeld: Help en uitloggen 2 Privacy Privacy is altijd een punt van discussie, maar niet met een ritregistratiesysteem van MyFMS. Standaard worden privéritten binnen MyFMS onderdrukt en alleen de gereden tijd en afstand is zichtbaar voor een sluitend fiscale ritregistratie. "Werkgevers kunnen niet zonder toestemming van een OR de privéritten bekijken" MyFMS is ingeschreven bij het College Bescherming Persoonsgegevens onder meldingsnummer m Daarnaast is MyFMS via Micpoint aangesloten bij de BVLR (Branchevereniging Leveranciers Ritregistratiesystemen) om te werken aan een algemeen geaccepteerd keurmerk voor ritregistratiesystemen. 3 Keurmerk RitRegistratieSystemen Op 4 november 203 heeft Micpoint/MyFMS het Keurmerk RitRegistratieSystemen in ontvangst mogen nemen. Dit nieuwe Keurmerk zegt iets over de werking en de output van het RitRegistratieSysteem (RRS). Een ritregistratiesysteem met een Keurmerk RitRegistratieSystemen voldoet aan de eisen (normenkader) van de belastingdienst, verder zijn de privacy en de continuïteit van de leverancier goed geregeld. Bij een leverancier die een systeem met een Keurmerk verkoopt, kunt u erop vertrouwen dat u een gedegen systeem koopt. Hier volgt een aantal randvoorwaarden die verbonden zijn aan het Keurmerk: 203 Micpoint B.V.

9 Keurmerk RitRegistratieSystemen 6 Uitsluitend RRS leveranciers die voldoen aan de kwaliteitsnormen van de Stichting kunnen het Keurmerk verkrijgen Er is continu overleg met branchepartijen en de overheid om de eisen af te stemmen Periodiek controleren zij of een leverancier nog altijd aan de eisen en normen voldoet. Zo niet, dan trekken zij het Keurmerk in. Omdat ze niet eenmalig, maar bij herhaling controleren is de kwaliteit van het Keurmerk gewaarborgd Mocht er eventueel een gestaffelde bijtelling komen, dan is een systeem met een keurmerk een vereiste De auditering van de systemen is ondergebracht bij Pricewaterhouse Coopers (PwC). Met een ritregistratiesysteem van MyFMS heeft u een systeem die voldoet aan alle eisen van het keurmerk. Er wordt ook gesproken over een eventuele introductie van een gestaffelde bijtelling. Een gestaffelde bijtelling zou een toekomstige manier kunnen zijn van het heffen van bijtelling. In die vorm betaal je bijtelling per gereden kilometers. Het is niet zeker of deze vorm van belasting betalen er komt maar een systeem voorzien van een Keurmerk ben je optimaal voorbereid op toekomstige wetgeving. Meer over het keurmerk is te vinden op de website van Micpoint B.V.

10 7 MyFMS - My Fleet Management System Index -BBVLR -KKeurmerk RitRegistratieSystemen -PPrivacy -Q eerste keer inloggen help kalibratie login rapportage wachtwoord wachtwoord verloren -WWachtwoord vergeten 203 Micpoint B.V.