Meerjarenplan voor beginners

Transcriptie

1 Meerjarenplan voor beginners

2

3 Beleid plannen

4 Participatief plannen

5 1. WAT IST? BBC

6 BBC? MJP? Besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten 25 juni 2010 Eigenlijk = Regels voor Het meerjarenplan (MJP) Het budget De boekhouding De jaarrekening

7 MJP VROEGER IN MIJNEN TIJD Elke dienst had zijn eigen plan Jeugd cultuur sport mobiliteit Van elk beleidsplan hingen rechtstreeks middelen af Vlaamse Overheid stuurde veel meer. Koos prioriteiten waar jeugddiensten op konden intekenen Tis Gemakkelijk Nu veel meer autonomie keuzes maken en PLAN trekken Ni gemakkelijk

8 BBC? Heeft invloed op beleidsapecten: Voorbereiden (Plan) Budgetteren (Plan) Uitvoeren (Do) Opvolgen (Check) Evalueren (Check) Bijsturen (Act) Pas dit toe op elke beleidsplanning PDCA Plan Do Check Act

9 Planningscyclus Verzamelen Denken Formuleren Uitvoeren

10 PDCA: Plan Do Check Act : oefening PLAN JEUGDDIENST: BD: Stimulansen creëren om kinderen meer buiten te laten spelen - Actie1: organisatie van een buitenspeeldag: (5000 eur jl) - Actie 2: inrichten van nieuwe speeltuin in 2022 (45000 eur) - Actie 3: organisatie van speelpleinwerking tijdens alle vakanties (30000 eur jl) (bij opmaak plannen : keuzes maken kiezen is verliezen) PLAN NA MAT BD: Stimulansen creëren om kinderen meer buiten te laten spelen - Actie1: organisatie van een buitenspeeldag: (jl eur) - Actie 1: inrichten van nieuwe speeltuin in 2022 (45000 eur) - Actie 2: organisatie van speelpleinwerking tijdens alle vakanties (jl eur) DO: Uitvoeren CHECK: BD: Stimulansen creëren om kinderen meer buiten te laten spelen - Actie 1: Buitenspeeldag: we willen meer focus leggen op klassiek spelen - Actie 2: Speeltuin planning loopt achter - Actie 3: heel jaar werking heeft te veel impact op vrijwilligerswerking ACT: BD: Stimulansen creëren om kinderen meer buiten te laten spelen - Actie 1: Buitenspeeldag: minder budget nodig (1000 eur jl ) - Actie 2: uitvoeren in fasen: (ontwerp in 2022 : 5000 eur) en uitvoering in 2023 (40000 eur) - Actie 3: enkel nog werking in zomer- en paasvakantie vanaf 2022 ( eur jl)

11 2. VOORWIEIST? BBC?

12 BBC? Gemeenten en OCMW s / nu samen +/- AGB s

13 3. VOORWIEIST NIET? BBC?

14 BBC? Is niet voor: Politiezones Gemeentelijke of provinciale VZW s Verzelfstandigde entiteiten van OCMW s Kerkbesturen PWA s (wordt Wijk-werken) Filialen van AGB s Intergemeentelijke samenwerking (ILV)

15 Waarom?

16 Waarom? Managementdenken mogelijk maken Beter/efficiënter plannen Langetermijndenken Éénduidige interpretatie Buiten hokjes denken Meer geïntegreerd beleid Betere afstemming budgettair tussen verschillende diensten Planlastvermindering

17 4. VOORWANNEERIST? BBC?

18 BBC? start 1 januari 2020 = 2 e jaar legislatuur Plan maken 2019 = 1 e jaar legislatuur voor 6 jaar = 2020 tot 2025

19 BBC Missie/visie + Analyse Strategische doelen Planning en rapportering Overig beleid Structuur om dit te realiseren

20 gekozen Opgelegd gekozen

21 Beleidsdomein beleidsvelden beleidsitems Elk beleidsdomein: samengesteld uit beleidsvelden (vaststelling minister MB) kredietbewaking (hiertussen kan je schuiven) Beleidsveld: verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen beleidsveld 0750 jeugd Elk beleidsveld kan onderverdeeld in beleidsitems (keuze college) (interne rapportering) Prioritaire doelstelling: rapportage aan GR Waarom dit systeem? Flexibiliteit voor besturen (informatiebehoefte / eigen organisatie) Gestructureerde beleidsinfo en statistische info voor VO De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 21 -

22 Nieuwe beleidsen beheerscyclus MEERJARENPLAN BUDGET Jaarlijks?

23 Dichtbij?

24 Plan het plan

25 Meerjarenplan Hoe zit het met je Plan van het plan? Naar aanleiding van de komende verkiezingen en de opmaak van een gemeentelijk meerjarenplan beter jeugd beleid maken 3 groepen die beleid mee vorm geven: politici ambtenaren - jeugd(raad) We delen ons op in drie groepjes Elk groepje doet één checklist en overloopt. Waar bevind ik mij nu? Wat vind ik moeilijk? Hoe pakken we dit aan?

26 TIJDLIJNEN Beleid maken is altijd rekening houden met verschillende tijdslijnen. (Boekhoudkundig Schooljaar Jeugdraad ) In deze planningsperiode / aanloop verkiezingen komen er extra tijdlijnen bij: Politiek: verkiezingen, opmaak bestuursakkoord, verkiezingen nieuw bestuur, Administratie: Opmaak meerjarenplan: tijdslijn grote gemeentelijke planning ; planning diensten/planning doelgroep Overgang tussen 2 beleidsplannen en 2 beleidsperiodes (je voert nu uit en je plant het nieuwe zitten er nu tussen) (schepen en jeugdraadsleden kunnen ineens beetje raar doen)

27 Meerjarenplan Vraag aan de secretaris: Waar is de communicatieve planning van het meerjarenplan? Wat is de planning van de gemeente voor de opmaak van het MJP? Laat je niet muilkorven (ff wachten )

28 Plan het plan

29 Aan het werk:

30 Begint eraan Meerjarenplan

31 Nog ff wat saaien truut Meerjarenplan

32 MEERJARENPLAN = strategische nota Prioritaire doelstellingen Eventueel de niet-prioritaire doelstellingen Per doelstelling: 1 of meerdere actieplannen Met ontvangsten en uitgaven Enkel acties met financiële gevolgen = financiële nota Financieel plan per beleidsdomein ALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent beleid: o Exploitatiebudget o Investeringsbudget oandere Staat van het financieel evenwicht

33 BUDGET = beleidsnota Doelstellingennota Enkel prioritaire doelstellingen Doelstellingenbudget per beleidsdomein ALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent beleid: Exploitatiebudget Investeringsbudget Andere Financiële toestand Lijst overheidsopdrachten Lijst nominatief toegekende subsidies

34 BUDGET = financiële nota Exploitatiebudget per beleidsdomein ALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent beleid Vgl vroegere gewone dienst Per budgettaire entiteit een apart exploitatiebudget (Vb: IVA) Binnen budgettaire entiteit kan met kredieten geschoven worden Investeringsbudget Enveloppen zijn drie jaar geldig Liquiditeitenbudget ALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent beleid: Exploitatiebudget Investeringsbudget Andere

35 Beleidsplanning

36 PDCA: Plan Do Check Act : oefening PLAN JEUGDDIENST: BD: Wij willen kinderen meer buiten laten spelen - Actie1: organisatie van een buitenspeeldag: (5000 eur) - Actie 2: inrichten van nieuwe speeltuin in 2022 (45000) - Actie 3: organisatie van speelpleinwerking tijdens alle vakanties (30000) (bij opmaak plannen : keuzes maken kiezen is verliezen) PLAN NA MAT BD: Wij willen kinderen meer buiten laten spelen - Actie1: organisatie van een buitenspeeldag: (jl eur) - Actie 1: inrichten van nieuwe speeltuin in 2022 (45000) - Actie 2: organisatie van speelpleinwerking tijdens alle vakanties (jl ) DO: Uitvoeren CHECK: BD: Wij willen kinderen meer buiten laten spelen - Actie 1: Buitenspeeldag: we willen meer focus leggen op klassiek spelen - Actie 2: Speeltuin planning loopt achter - Actie 3: heel jaar werking heeft te veel impact op vrijwilligerswerking ACT: BD: Wij willen kinderen meer buiten laten spelen - Actie 1: Buitenspeeldag: minder budget nodig (1000) - Actie 2: uitvoeren in fasen: (ontwerp in 2022 : 5000) en uitvoering in 2023 (40000) - Actie 3: enkel nog werking in zomer- en paasvakantie vanaf 2022

37 Tips per fase

38 1 Inventariseren

39 inventariseren - Lever materiaal voor de omgevingsanalyse - Je weet waar de info zit - Lever info uit participatie aan - Lever niet enkel cijfers maar ook meningen Hier kan je nu mee beginnen

40 2 Bewerken

41 Bewerken - Maak een visie. Formuleer je missie (desnoods alleen die van jeugd / VT) - Gebruik de filter van je (of DE) visie; - Bepaal je doelen, actieplannen, acties - Voer een SWOT uit - Maak doelstellingencascade (Plannen EN Uitvoeren)

42 Klassieke SWOT

43 BBC SWOT anders bekeken Extern Bedreiging Zwakte Intern

44 Wens 3 Confronteren Haalbaar

45 Confronteren Ken je eigen budget, maar ook de andere relevante Maak afspraken rond het besteden van middelen: zit het snor, of is er bijsturing nodig? vb afspraken budgetverschuivingen tussen beleidsvelden in zelfde domein Weet wat je zelf wil/mag/kan doen

46 4 Beslissen KIEZEN = VERLIEZEN

47 Beslissen - Ken je MAT! - Waar is de deur van het MAT? - Zoek gezamenlijke insteken om iets sterkers te maken. Waar hang jij je karretje aan?

48 5 Programmeren

49 Programmeren Maak actieplannen (maak uw eigen plan!) ik word overreden door een bus! Wat dan? Leg meetpunten en indicatoren vast (goede doelstellingen geven goed meetbare momenten)

50 Goei boekskes VVSG: BBC van de gemeentes Van den Broele: MJP in de Vlaamse gemeenten Of bel naar VVJ

51 Hoe hebben wij dat aangepakt?

52

53 We kijken eens naar ons plan SWOTje Wat vond ik verrijkend? Strenghts Samen met alle diensten rond de tafel Externe organisatie H3O hielp met de doelstellingencascade en de verwoording van de doelstellingen - Cascade: begint bij eigen dienst en wordt groter - Maakten de brug tussen de verschillende diensten

54 We kijken eens naar ons plan SWOTje Wat kan / moet er beter (weakness) Strategische nota veel te lang ; niet gebald (opsomming van acties) Eerder een oplijsting eerder bestaand beleid + gekende projecten? Vertrokken vanuit partijprogramma en te weinig vanuit breder behoefteonderzoek

55 We kijken eens naar ons plan SWOTje Wat kan / moet er beter (Weakness) Timing: Secretaris, Wat is de planning van het meerjarenplan? In 2012; na de verkiezing begonnen solo door de secretatis Geen gemeentelijke missie

56 We kijken eens naar ons plan SWOTje Waar ben ik bezorgd over? (Threats) Timings: Secretaris, Wat is de planning van het meerjarenplan? Inkanteling OCMW / gemeente Input jeugd / vrije tijd in MAT

57 We kijken eens naar ons plan SWOTje Waar wil ik dit jaar mee voor gaan Kansen Meer overleg tussen diensten Inkanteling gemeente / OCMW / vernieuwing interne structuur Input jeugd / vrije tijd in MAT Gezamenlijk memorandum

58 Missie Lokaal bestuur (gemeente en OCMW) Het lokaal bestuur Kalmthout draagt bij tot het welzijn en de kwaliteit van leven van elke Kalmthoutse burger. Kalmthout is een gemeente waar het nu én in de toekomst goed is om te wonen, te vertoeven, te ondernemen en te werken. Daarom realiseert het lokaal bestuur een duurzaam beleid met een kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening. De realisatie van dit beleid gebeurt in een open dialoog met de bevolking.

59 Visie van interne organisatie Gemeente en OCMW Het lokaal bestuur Kalmthout heeft een dienstverleningsmodel dat klanten een kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening biedt, in een steeds veranderende maatschappij en in dienst van het algemeen belang. Concreet Een sterk merk Kwaliteitsvolle en toegankelijke dienstverlening Een duurzame, transparante en performante organisatie Een goede werkgever Gebaseerd op een aantal waarden Eigenaarschap Wendbaarheid Samenwerken Inclusiviteit en diversiteit Klantgerichtheid Professionaliteit Participatie Integriteit, tact, discretie, respect en objectiviteit

60 We kijken eens naar JULLIE plan SWOTje Pak uw eigen MJP erbij (ff alleen) Wat vind je goed aan je plan? Wat kan er beter? Waar zie je bedreigingen voor de opmaak van het nieuwe? Waar zie je kansen voor de opmaak van het nieuwe? We delen ons in groepjes van drie Vergelijk en wat kan je leren van elkaar

61 Hoe?

62 Hoe?

63

64 Nog enkele wijsheden Vanuit 1 geïntegreerd systeem de beleidsvoering en de financiële vertaling en gevolgen ervan: Plannen (meerjarenplan) Budgetteren (budget kredietbewaking) Registreren (boekhouding) Rapporteren en evalueren (jaarrekening)

65 Een wijze maakt meer kansen dan hij er krijgt! Francis Bacon Kansen zijn vaak dingen die je de eerste keer niet hebt opgemerkt. Catherine Deneuve

66 Moeilijkheden zijn alleen maar kansen met doornen. Henry Miller

67 Moeilijkheden zijn alleen maar kansen met doornen. Henry Miller

68

69