SELECTIEREGLEMENT EN FUNCTIEOMSCHRIJVING

Transcriptie

1 Selectiereglement SELECTIEREGLEMENT EN FUNCTIEOMSCHRIJVING Jurist Contractuele functie, Niveau A1 Graad adjunct van de directeur met standplaats Brussel Het Agentschap Facilitair Bedrijf, beleidsdomein Kanselarij en Bestuur Vacaturenummer FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Agentschap Facilitair Bedrijf (HFB) staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast wil HFB alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal ondersteunen door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, - producten en advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. Deze functie situeert zich binnen de afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten. Deze afdeling vervult de rol van aankoopcentrale en kenniscentrum overheidsopdrachten binnen de Vlaamse overheid. De aankoopcentrale zorgt voor het afsluiten van raamovereenkomsten met betrekking tot generieke producten en diensten. De ontwikkeling van deze raamovereenkomsten gebeurt binnen de expertisedriehoek waarin de juridische, economische en technische experten nauw samenwerken. Als Kenniscentrum Overheidsopdrachten verleent de afdeling advies en begeleiding bij overheidsopdrachten aan alle entiteiten van de Vlaamse overheid. De afdeling biedt ook ondersteuning bij het beleid rond overheidsopdrachten en in het kader van vernieuwende projecten. Ze staat tevens in voor de ontwikkeling en implementatie van e-procurement binnen de Vlaamse overheid. Je komt terecht in het team Kennis en Advies. Dit team bestaat uit 7 teamleden. Je verleent juridisch advies aan de verschillende organisaties (departementen, agentschappen) binnen de Vlaamse overheid over overheidsopdrachten. Je ondersteunt de interne klanten waar nodig en reikt praktijkgerichte juridische

2 oplossingen voor concrete opdrachten en casussen. Door de diversiteit van de organisaties zijn de casussen/projecten zeer verscheiden. Het team zorgt tevens voor de kennisspreiding m.b.t. wet- en regelgeving via o.a. de website en biedt hierover opleidingen en infosessies. Samen met het team Ondersteuning Beleid en Aankoop (7 personeelsleden) vormt het team Kennis en Advies het Kenniscentrum Overheidsopdrachten. Tussen deze twee teams bestaat er een wisselwerking van wederzijdse ondersteuning. Je kan dus ook ingeschakeld worden in een project van het andere team. 2 TAKENPAKKET Doel van de functie: Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met overheidsopdrachten om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Als je op kruissnelheid werkt, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan (telkens met enkele voorbeelden): 1. Behoefteanalyse: Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten, de noden en uitdagingen op juridisch vlak. - Behoeften, opportuniteiten en risico s m.b.t. overheidsopdrachten mee bespreken in het team - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen in de regelgeving, binnen Het Facilitair Bedrijf en binnen de Vlaamse overheid - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Mee evalueren van de huidige dienstverlening - Analyseren van informatie geleverd door externe en interne experten 2. Dienstverlening uitbouwen: Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - De dossiers op een juridisch correcte, efficiënte, effectieve en kwaliteitsvolle wijze behandelen en opvolgen - Juridische bijstand verlenen aan collega s en aan de betrokken entiteiten van de Vlaamse overheid op het vlak van overheidsopdrachten en occasioneel andere materies. - Verzamelen en analyseren van dossierstukken - Het nemen van de nodige initiatieven om deadlines te halen en de afgesproken resultaten neer te zetten - De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren gina 2 van 13 selectiereglement

3 - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - Akkoord bereiken rond dienstverlening - Uitvoeren van dienstverlening, ondernemen van concrete stappen om tot resultaten te komen - Regelmatig afstemmen met andere betrokkenen in het projectteam en het team Ondersteuning Beleid en Aankoop - Contacteren van klanten en/of leveranciers - De continue en geïntegreerde werking mee helpen verzekeren 3. Werkinstrumenten: Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden, technieken procedures of richtlijnen in nauw overleg met het lijnmanagement, de collega s en de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken (bv. typecontracten, modelbestekken, sjablonen ) - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Ontwikkelen van systemen, toepassingen, databanken - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten en systemen - Meewerken aan de ontwikkeling van interne opleidingen inzake overheidsopdrachten 4. Adviesverlening: Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Analyseren en juridisch kwalificeren van problemen - Juridisch advies verstrekken in de inhoudelijke materies en in geschillendossiers in het vakgebied overheidsopdrachten - Fungeren als aanspreekpunt overheidsopdrachten - Mondeling en schriftelijke advies verstrekken naar aanleiding van schriftelijke of mondelinge probleemstellingen - Aanreiken van praktijkgerichte juridische oplossingen voor concrete adviesdossiers en aankoopdossiers - Afstemmen van advies en oplossingen met collega s en klanten - Instaan voor het uitschrijven van adviezen en standpunten in overlegorganen of werkgroepen 5. Kwaliteitsborging: Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Bewaken van de kwaliteit van de uitgevoerde activiteiten - Meewerken aan de interne kwaliteitszorg van de dienstverlening onder meer door het nalezen van door collega s opgestelde documenten en ontwerpadviezen - De wijzigingen in de toepasselijke wetgeving opvolgen en verwerken in de aangeboden instrumenten en procedures selectiereglement pagina 3 van 13

4 - Mee evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette procedures en richtlijnen - Voorstellen doen voor verbetering 6. Communicatie en contacten: Intensief samenwerken met collega s en de interne klanten om dossiers af te stemmen en communiceren over de dienstverlening teneinde de interne klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant - Relevante informatie helpen verspreiden via o.a. de website, opleidingen, infosessies - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies om er met de maximale inbreng van de eigen deskundigheid bij te dragen tot de inhoudelijke kwaliteit van het nagestreefde resultaat - Feedback vragen aan klanten - Op regelmatige basis klanten op de hoogte brengen van wijzigingen, nieuwe evoluties inzake de wet- en regelgeving overheidsopdrachten - Projectdossiers grondig afstemmen en bespreken met collega s en klanten - Vertegenwoordigen en verdedigen van de standpunten van de organisatie op interne en externe vergaderingen - Deelnemen aan commissies en werkgroepen, dit zowel binnen als buiten de Vlaamse overheid 7. Projectdeelname: Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Deelnemen aan werk- en projectgroepen zoals duurzame overheidsopdrachten, innovatief aanbesteden, e-procurement, enz. - Adviseren bij domein overschrijdende projecten - Actief deelnemen aan projectvergaderingen - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Continu afstemmen met de economische en technisch-inhoudelijke experten met aandacht voor een geïntegreerde aanpak - Anticiperen op problemen en knelpunten - Mondeling adviseren tijdens vergaderingen en schriftelijk adviseren binnen een strakke timing - Het opvolgen van de werkzaamheden - Behouden van het overzicht over de stand van de uitvoering van de projecten ten opzichte van de planning 8. Kennis m.b.t. het vakgebied: Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Zorgen voor een uitwisseling van kennis en ervaring en het nodige studie- en opzoekingswerk verrichten zodat het afgeleverde resultaat maximaal onderbouwd is - Opvolgen van de inhoudelijke aspecten van de specifieke materies gina 4 van 13 selectiereglement

5 - De wetgeving, de rechtspraak en de rechtsleer bestuderen - Naslagwerken kennen en raadplegen - Andere experten consulteren - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 9. Beleidsvoorbereiding: Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein teneinde er voor te zorgen dat het beleid en juridisch kader aansluiten op de noden van de organisatie. - Opvolgen van de ontwikkelingen binnen het beleid inzake overheidsopdrachten en het aankoopbeleid - Voorbereiden en input leveren voor regelgevende initiatieven inzake overheidsopdrachten - Meewerken aan de implementatie van de regelgeving overheidsopdrachten - Opmaken van conceptuele, strategische en operationele nota s - Vertalen van de beleidsvisie naar de praktijk - Verzamelen van standpunten van de verschillende belanghebbenden en opzoeken van relevante informatie over een bepaald thema - Coördineren en voorbereiden van documenten op basis waarvan er gediscussieerd wordt in overlegorganen of werkgroepen 3 PROFIEL 3.1 JE DIPLOMA Je behaalde een master of licentiaat in de rechten. Ben je schoolverlater of behaal je in september 2015 je diploma in de rechten? Dan kan je deelnemen aan deze procedure. Na het positief doorlopen van de selectieprocedure kan je enkel in dienst komen indien je bij indiensttreding over een master/licentiaatsdiploma in de rechten beschikt. Heb je een buitenlands diploma? Dan heb je ook een erkenning van niveaugelijkwaardigheid nodig op het moment van indiensttreding. Je kunt deze aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Heb je je diploma niet in het Nederlands behaald? Dan moet je ook geslaagd zijn voor een taalexamen bij Selor op het moment van indiensttreding. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke selectiereglement pagina 5 van 13

6 3.2 JE ERVARING Werkervaring in een juridische context of met overheidsopdrachten in een overheidscontext strekt tot de aanbeveling Technische competenties Je hebt kennis van volgende aspecten of je engageert je om je op korte termijn in te werken: - Algemene juridische vakkennis - Bronnenkennis over de wetgeving, rechtspraak en rechtsleer - Vlot werken met de meest courante softwaretoepassingen, zoals Word, Excel en Powerpoint - Inzicht in de werking en structuur van de Vlaamse Overheid is een troef Persoonsgebonden competenties Analyseren niveau 3 Maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken - Herformuleert complexe vraagstukken naar hanteerbare vragen - Plaatst het vraagstuk of probleem in een breder kader - Houdt bij de analyse rekening met verschillende aanknopingspunten - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten - Betrekt en integreert tegengestelde oordelen in zijn analyse Oordeelvorming niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan - Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse - Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie - Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in - Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Klantgerichtheid niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders - Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) gina 6 van 13 selectiereglement

7 - Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden - Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Communiceren niveau 2 Verzorgt de interactie - Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek - Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) - Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee - Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, - Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie - Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie - Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie - Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties - Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen - Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Initiatief niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Grijpt de kansen die zich aandienen selectiereglement pagina 7 van 13

8 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1) Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2) Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3) Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4) Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5) Je slaagt in de selectieprocedure; 4 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk op 16 augustus Je stuurt het sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar: werkenvoor@vlaanderen.be of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel (zone 3C) Boudewijnlaan 30 BUS Brussel Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - een kopie van je diploma is toegevoegd - je je kandidatuur uiterlijk op 16 augustus 2015 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs) Het sollicitatieformulier dat je moet invullen vind je op Indien je geen pc hebt, kan je dit document ook opvragen bij Kathy Tas (tel: 02/ ) gina 8 van 13 selectiereglement

9 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Maximaal 12 kandidaten met het meest relevante profiel worden toegelaten tot het vervolg van de procedure. Indien er meer dan 12 kandidaten geschikt zijn op basis van CV, zal er uit de geschikte kandidaten een keuze gemaakt worden op basis van de motivatie, beeld van de functie en ervaring met overheidsopdrachten. Vul daarom het sollicitatieformulier zorgvuldig in. De CV-screening zal worden afgerond in de week van 17 augustus VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van een redeneertest, verbale test en een verkennend gesprek volgende punten beoordeeld: - Jouw visie op en inzicht in de functie - Je motivatie voor deze functie - Je verwachtingen - Je ervaring - De persoonsgebonden competenties oordeelsvorming, analyseren en communiceren Deze selectiefase is eliminerend, er worden maximaal 5 kandidaten met de hoogste beoordeling toegelaten tot het vervolg van de procedure. Indien een geschikte kandidaat zijn kandidatuur tijdens deze selectiefase intrekt, kan de volgende in rangschikking op de lijst van geschikte kandidaten uitgenodigd worden. De verkennende gesprekken vinden plaats in Brussel op 2 september 2015 (hou deze datum alvast vrij) selectiereglement pagina 9 van 13

10 5.3 JURYGESPREK,JURIDISCHE CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van een gesprek, juridische case en persoonlijkheidsvragenlijst volgende punten beoordeeld: - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie - Oordeelsvorming - Analyseren - De vaktechnische competenties - De persoonsgebonden competenties klantgerichtheid, initiatief, communiceren en verantwoordelijkheid nemen Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 17 september 2015 (hou alvast deze datum vrij). Op basis van een globale afweging van de diverse beoordelingen besluit de jury of een kandidaat als geschikt wordt bevonden of niet. De geschikten worden opgenomen in een werfreserve zonder rangschikking. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS. 6 AANBOD De functie is aantrekkelijk omdat je kan meewerken aan diverse projecten; je kan samenwerken in een team van vakgenoten; je inzet wordt erkend en er is ruimte voor creativiteit en om jezelf verder te ontplooien. te ontplooien. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. gina 10 van 13 selectiereglement

11 Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijhorende salarisschaal: je aanvangssalaris is minimaal 3019,77 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op de website vind je bij ons aanbod een salarissimulator en kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, gender, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. 7 CONTACTGEGEVENS Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Ann Pauwels Waarnemend teamhoofd Kennis en Advies ann.pauwels@kb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Sara Poffé Procesbegeleider sara.poffe@bz.vlaanderen.be Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren of contact opnemen met: selectiereglement pagina 11 van 13

12 Fatima El Herbouti Selectieverantwoordelijke AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen oktober Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit telefonisch op het nummer of per mail naar fatima.elherbouti@kb.vlaanderen.be. gina 12 van 13 selectiereglement

13 10 Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Jurist bij Het Agentschap Facilitair Bedrijf die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als jurist. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort selectiereglement pagina 13 van 13