De Vlaamse Waterweg nv. Functiebeschrijving: Projectverantwoordelijke ICT

Transcriptie

1 De Vlaamse Waterweg nv Functiebeschrijving: Projectverantwoordelijke ICT Voor ontvangst Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening Projectverantwoordelijke ICT v docx

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. De Vlaamse Waterweg is een organisatie die bedrijfseconomisch of ondernemingsgericht denkt en handelt en als een onderneming functioneert Hoofdactiviteit van de dienst De dienst ICT staat in voor de ICT-dienstverlening. De ICT-diensten omvatten: algemene ICT-diensten zoals het aanbieden van netwerkconnectiviteit, opslagruimte, mail- en printdiensten, mailarchivering, antivirus- en antispam diensten; bedrijfsspecifieke diensten zoals het aanbieden van het intranet of de website en bedrijfsapplicaties en onderliggende (voor de gebruiker onzichtbare) diensten zoals het automatisch installeren van software en patches. Zij zullen voortdurend aangepast worden aan de behoeften van de organisatie. De dienst ICT kreeg de opdracht ervoor te zorgen dat: 1. de bestaande ICT-omgeving en ICT-dienstverlening gepast en onder controle is, 2. bestaande bedrijfsprocessen en activiteiten gepast ondersteund worden door ICT-diensten, 3. de ICT-dienstverlening een maximaal strategische waarde heeft en dat het ICT-innovatiepotentieel optimaal benut wordt, 4. de ICT-dienstverlening gericht is op de hele organisatie en op de toekomst, 5. de ICT-rapportering (financieel en andere) duidelijk, tijdig en transparant is en dat de ICT-administratie efficiënt en vlot verloopt In meer detail: 1. Ervoor zorgen dat de bestaande ICT-omgeving en ICT-dienstverlening gepast en onder controle is (consistent, betrouwbaar, efficiënt, effectief en klantvriendelijk is) en dat de onderhoudskosten actief beheerd worden. Projectverantwoordelijke ICT v docx 2

3 Dit deel van de ICT-dienstverlening wordt ook operationele ICT genoemd. Het wordt uitgevoerd door de operationele teams (service desk team en experten infrastructuur team), onder leiding van het teamhoofd Service Management ICT. Een deel van deze dienstverlening kan uitbesteed worden. In dat geval is het de taak van de interne medewerkers van operationele ICT om hun dienstverlening af te stemmen op deze van de leveranciers, en met hen samen te werken. Operationele ICT staat onder andere in voor het behandelen van gebeurtenissen gemeld in consoles en via monitoring systemen, het behandelen van ICT incidenten en problemen, het behandelen van verzoeken om ICT-dienstverlening, inclusief standaard wijzigingen zoals de aanschaf van een aantal extra PC's of laptops en het regelen van toegangsrechten, conform de regels van veiligheidsbeheer. Deze activiteiten starten meestal vanuit de service desk ICT. Daarnaast zal operationele ICT ook een aantal operaties uitvoeren (de operationele ICT-omgeving bewaken via consoles en monitoring, automatische taken inplannen, back-ups en restores uitvoeren, ). Bepaalde operaties vragen expert kennis, andere kunnen uitgevoerd worden door service desk medewerkers ICT. Tenslotte staat operationele ICT in voor de administratie en het onderhoud van het bestaande netwerk, de bestaande gegevensopslag, server-infrastructuur, toepassingsplatformen, systeemsoftware en bedrijfstoepassingen. Taken in deze categorie die wijzigingen in de ICT-omgeving met zich meebrengen, zullen evenwel conform de regels van wijzigingsbeheer moeten gebeuren. 2. Ervoor zorgen dat de bestaande bedrijfsprocessen en activiteiten gepast ondersteund worden. Dit doet zij door een grondige kennis van de huidige werking en de huidige ICT-behoeften van de business op te bouwen en hier gepast op te reageren met nieuwe ICT-diensten en -systemen en aanpassingen aan bestaande ICTdiensten en systemen. Het gepast reageren op gedetecteerde behoeften omvat het correct opvolgen van al deze behoeften, in de vorm van wijzigingsverzoeken of projectideeën, het uitvoeren van voorstudies opdat de behoefte vertaald kan worden in business vereisten, een passende oplossing en een volledige business case, en het formuleren van advies aan de delegatiehouders die kunnen beslissen over ICT-uitgaven. Dit deel van de dienstverlening wordt verzorgd door het teamhoofd portfolio- en toepassingsbeheer ICT, de ICT wijzigingsbeheerder en de verschillende ontwerpers (zoals de architect en security officer ICT, de experten en eventuele externen). Activiteiten zijn onder andere het opbouwen en onderhouden van goede relaties met de verschillende belanghebbenden uit de afdelingen, het orkestreren van de selectie van ICT projecten en het beheren van de ICT projectenportfolio, Ook het uitvoeren van ICT-projecten waarin o.a. ICT-systemen gewijzigd, ingeregeld, gebouwd, getest en uitgerold zullen worden, hoort bij deze tak van de dienstverlening. Hierin zijn de projectverantwoordelijken ICT en alle uitvoerders (inclusief de experten ICT toepassingsbeheer betrokken. 3. Streven naar een maximaal strategische waarde voor de ICT-dienstverlening: ervoor zorgen dat vernieuwingen, aanpassingen en uitbreidingen maximaal rekening houden met de toekomstplannen en de strategische en operationele beleidsdoelstellingen van De Vlaamse Waterweg. Dit vereist een goede kennis van de business strategie, inzicht in de mogelijkheden van ICT voor innovatieve doeleinden en het verder verhogen van strategische alignment, en de uitvoering van projecten met strategische waarde. Dit deel van de dienstverlening is voornamelijk het domein van het diensthoofd ICT, de teamhoofden en de architect en security officer ICT, in samenwerking met de betrokken belanghebbenden van de verschillende afdelingen. 4. Ervoor zorgen dat de ICT-dienstverlening is uitgebouwd, gericht op de hele organisatie en op de toekomst: De ICT-omgeving centraliseren, streven naar een uniforme ICT-omgeving voor alle soortgelijke bedrijvigheid, inzetten op centrale, herbruikbare elementen en organisatiebrede ICT-initiatieven, streven naar een geïntegreerd geheel en conformiteit met het ICT beveiligingsbeleid van De Vlaamse Waterweg. Dit deel van de dienstverlening is voornamelijk het domein van de architect en security officer ICT, in samenwerking met de relevante betrokkenen aan de business zijde. De architect zorgt ervoor dat de totale ICT-architectuur beschreven is en dat er afspraken gemaakt zijn over toekomstige architectuur (in de vorm Projectverantwoordelijke ICT v docx 3

4 van architectuurprincipes en referentiearchitecturen die een goed antwoord geven aan bovenstaande opdracht). Hij/zij bewaakt de totaalarchitectuur doorheen alle wijzigingen heen, door ontwerpen voor wijzigingen aan de architectuur op te leveren of ontwerpen geleverd door anderen te toetsen aan de gemaakte afspraken. De architect en security officer ICT is ook verantwoordelijk voor het opstellen, implementeren en opvolgen van tactische en operationele maatregelen inzake ICT beveiliging. 5. Ervoor zorgen dat de ICT-rapportering (financieel en andere) duidelijk, tijdig en transparant is en dat de ICTadministratie efficiënt en vlot verloopt. Dit deel van de dienstverlening is voornamelijk het domein van de office medewerkers ICT. Deze beheren de ICT aankopen en logistiek en de ICT licenties en ICT contracten. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de ICT financiële opvolging en de ICT kwartaalrapportering Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? teamhoofd portfolio- en toepassingsbeheer ICT Projectteamleden (functionele aansturing) Eventueel externe projectverantwoordelijke(n) 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 5 à 15 projectteamleden (intern of extern) Eventueel aansturen en opvolgen van externe projectverantwoordelijken, consultants en/of uitvoerders Verantwoordelijk voor het leiden en coördineren van één tot meerdere (middel)grote ICT projecten met eventueel deelprojecten en met mogelijke beleidsaspecten. 2. Doel van de functie Leiden van ICT projecten en/of ICT-deelprojecten en/of businessprojecten met een ICT-deelproject teneinde de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen te garanderen. Context: In lijn met de overgekomen normen in termen van tijd, kwaliteit, scope en kosten. 3. Resultaatgebieden Analyse Resultaat Analyseren van de gestelde problemen of behoeften teneinde een concreet en doelgericht projectplan te kunnen opstellen. Voorbeelden van activiteiten Overleg plegen met betrokkenen Informatie verzamelen om probleem of behoefte te kunnen kaderen Uitdiepen van de vraag Detecteren van klantenbehoeften De business ondersteunen en challengen in het opmaken van een business case (projectnota) of het uitvoeren van studies De business ondersteunen in het identificeren, formuleren en analyseren van proces- en informatieautomatiseringsbehoeften (business analyse) Uitvoeren van functionele en technische analyse Projectverantwoordelijke ICT v docx 4

5 Projectdefinitie Definiëren en plannen van het ICT project teneinde een duidelijke leidraad te hebben voor de uitvoering van het project. Projectopvolging Opvolgen en eventueel mee uitvoeren van het ICT project teneinde ervoor te zorgen dat de projectresultaten behaald worden. Leidinggeven Leiden, motiveren en aansturen van projectleden teneinde een optimale inzet en bijdrage van de projectleden te bekomen. Rapporteren Rapporteren over de voortgang en de resultaten van het project teneinde de opdrachtgever op de hoogte te houden en eventuele wijzigingen in het projectplan mogelijk te maken. Communicatie en contacten Informeren en sensibiliseren van alle actoren en regelmatig overleggen met de projectpartners teneinde een draagvlak te creëren. Opmaken, bespreken en laten goedkeuren van het projectplan Afspraken maken rond het te verwachten resultaat, de aanpak, tijdspanne en kwaliteit (ken- en stuurgetallen) De nodige middelen bepalen (budget, personeel, ) Een projectteam samenstellen Zorgen dat het bestek formeel en inhoudelijk in orde is (Eind)redactie van eventuele bestekken uitvoeren Nazien van offertes en opstellen van voorstel van toewijzing Bijdragen tot het beheer van de ICT roadmap en de ICT projectenportfolio Vanuit de eigen expertise advies geven over de algemene ICT werking en de ICT-omgeving 1 Tussentijds evalueren en eventueel bijsturen van de uitvoering en planning van de taken Opvolgen van budgetten, tijdslimieten, afspraken, Kwaliteitsbewaking uitvoeren van de tussentijdse resultaten en de operationele werkzaamheden Coördineren van de werkzaamheden van de verschillende betrokken partijen Bepalen van prioriteiten Aansturen en opvolgen van projectteamleden, eventueel externe projectverantwoordelijken, consultants en/of uitvoerders Proactief signaleren en eventueel escaleren van belangrijke risico s en knelpunten Het bewaken van de wetgeving op de overheidsopdrachten en het inhoudelijk en administratief opvolgen van ICT-gerelateerde overheidsopdrachten Projectvergaderingen organiseren en voorzitten Coachen en evalueren van de projectmedewerkers Bewaken van het leerproces van de projectleden Motiveren en inspireren van de projectmedewerkers De goede werksfeer bewaken binnen de ICT projecten Verslag uitbrengen over de ontwikkeling van de projecten De inzet van middelen verantwoorden Voortgang van het project met de stuurgroep bespreken en op basis hiervan aanpassingen doen De projectinhoud, -aanpak en resultaten verduidelijken Informatiesessies organiseren voor de doelgroepen, brochures opmaken, informatie beschikbaar stellen op website Beantwoorden van vragen van belanghebbenden Actief participeren in ICT governance-organen 1 De ICT omgeving omvat onder meer de verschillende bedrijfstoepassingen en platformen in gebruik bij De Vlaamse Waterweg, informatiebeveiliging, netwerk, servers, databanken, middleware, eindgebruikersmateriaal, communicatietechnologie. Projectverantwoordelijke ICT v docx 5

6 Project- en kennisoverdracht Overdragen van het project naar de organisatie teneinde de succesvolle implementatie van de projectresultaten mogelijk te maken. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Deelnemen aan overlegfora, aan werkgroepen en gezamenlijke projecten van de Vlaamse overheid Erop toezien dat de nodige documentatie wordt opgeleverd betreffende behoeften, architectuur, code, algoritmes en interfaces, handleidingen voor ICT personeel en gebruikers, brochures, Erop toezien dat de kennisdatabank van de ICT service desk up to date gebracht wordt na oplevering van het project Dienstnota s maken, verspreiden en toelichten Een overgangsfase organiseren Structurele maatregelen voorstellen Formuleren van adequate adviezen voor de invoering van het project De business ondersteunen in het organiseren van opleidingen Na oplevering, kennis van het project en de opgeleverde ICT-diensten overdragen aan operationele ICT ((senior)experten ICT en service desk medewerkers ICT) Naleven van alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor deze functie Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 2 Voortgangscontrole niveau 2 Oordeelsvorming niveau 2 Zelfontwikkeling niveau 3 Innoveren niveau 1 Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Oordeelsvorming - Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Projectverantwoordelijke ICT v docx 6

7 Niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Innoveren - Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen Niveau 1 Werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken Accepteert verandering en vernieuwing Staat open voor nieuwe ideeën van anderen en neemt deze mee Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in zijn functie ingezet kunnen worden Stelt bestaande methoden op een gezonde kritische manier in vraag en probeert nieuwe werkwijzen uit Zoekt actief naar kansen en mogelijkheden om zijn werk te veranderen en te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Voortgangscontrole - Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers Niveau 2 Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen) Checkt afspraken inzake kwaliteit en timing op afgesproken controlemomenten Wijst medewerkers (collega s, leveranciers ) op hun planning of afspraken Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang Zelfontwikkeling - Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 3 Stimuleert ontwikkeling in de organisatie en geeft hierin het goede voorbeeld Vergaart proactief kennis om adequaat te kunnen antwoorden op toekomstige vraagstukken Stelt zich ook in complexe of onduidelijk situaties leergierig en reflecterend op Heeft inzicht in het effect van zijn kwaliteiten, ontwikkelpunten, valkuilen en allergieën op anderen en gaat hier bewust mee om Creëert randvoorwaarden in de organisatie, waardoor medewerkers kunnen leren Stimuleert het gebruik van verschillende methoden om te leren en zich te ontwikkelen 4.2. Vaktechnische competenties In het bezit zijn van rijbewijs B Grondige kennis van de methodologie van project management gekozen door De Vlaamse Waterweg, of, in afwezigheid daarvan, tenminste één methode voor project management Ervaring in het leiden van ICT projecten Kennis van de wetgeving op de overheidsopdrachten Technische kennis binnen een aantal expertgebieden Projectverantwoordelijke ICT v docx 7

8 Te verwerven op korte termijn (bij nieuwe aanwerving): Goed algemeen begrip van de totale ICT-omgeving van De Vlaamse Waterweg Goed algemeen begrip van de structuur, bedrijvigheid en het beleid van De Vlaamse Waterweg Inzicht in de formele en informele netwerken Algemene kennis van de ICT governance processen Kennis van de afspraken gemaakt met het management rond ICT-projectbeheer Kennis van alle relevante standaarden en regelgeving (intern en extern) omtrent de eigen taken en de technologie waarmee de ICT-omgeving uitgerust is Goede kennis en algemeen begrip van het overeengekomen ICT-beleid en de overeengekomen ICT-strategie Kennis van de software voor projectbeheer 5. Andere functierelevante informatie De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie. Projectverantwoordelijke ICT v docx 8