Automatsche factuurcontrole

Transcriptie

1 Auditdienst Rijk Ministerie van Financiën Automatsche factuurcontrole A ternateve benadering voor Frameworkorders

2 Colofon Titel Uitgebracht aan Automatische factuurcontrole Alternatieve benadering voor Frarneworkorders HDBV en HDFC Datum 2 mei 2017 Kenmerk Auteur(s) Inlichtingen Auditdienst Rijk

3 Inhoud Algemeen 1.1 Aanleiding 1.2 Context 1.3 Doelstelling en overeengekomen specifieke werkzaamheden Adviezen rapportage 2014 zijn opgevolgd 6 De AFC is in 2016 ongewijzigd, maar het aanbod van facturen aan de AFC is veranderd door Frameworkorders 7 In 2016 is een tweetal typen Frameworkorders gebruikt. Deze hebben systeemtechnisch geen Goederenontvangst/ Service Entry (GO/SE) De documentatie voor Frameworkorders is niet volledig 4 Restrisico s AFC ongewijzigd. Van Frameworkorders bleek de prestatieverklaring (PV) in 2016 niet steeds uit ERP M&F 9 5 Ondertekening 10 Managementreactie 11

4 Algemeen Aanleiding Automatische factuur controle (AFC) is een onderdeel in ERP M&F bij Defensie voor de ondersteuning van het betaalproces. In 2014 is hier voor de laatste maal een onderzoek naar gedaan (rapport ADR/ 2014/1052 d.d. 18juli 2014). Daarom wil de verantwoordelijke accountant in het kader van de jaarrekeningcontrole voor 2016 een beeld krijgen van de veranderingen in de AFC, sinds het laatste onderzoek, en de beheersing van eventuele risico s die daarvan het gevolg kunnen zijn. Daarbij wil de verantwoordelijk accountant weten of alle facturen waarvan dat nodig is inderdaad via de AFC lopen. Daarbij is speciale aandacht gevraagd voor Frameworkorders. Om dit beeld te verschaffen is deze audit uitgevoerd. Context In 2014 is in ERP M&F de Automatische Factuur Controle (AFC) ingevoerd, ook wel three way match genoemd. De AFC maakt het mogelijk dat facturen automatisch betaalbaar worden gesteld, waarbij op de ontvangen factuur op bepaalde punten verificatie plaats vindt (bijvoorbeeld crediteur, bankrekening e.d.). Voor betaalbaarstelling moet binnen bepaalde toleranties aan drie voorwaarden zijn voldaan: 1. Er moet een factuur zijn, 2. Daarvoor moet een bestelorder zijn, en 3. Goederen en/of diensten moeten volgens die bestelorder geleverd zijn, inclusief (goed)keuring. Als aan één van deze voorwaarden niet wordt voldaan, wordt de factuur geblokkeerd. Oorzaken voor blokkering liggen in verband hiermee in prijs, hoeveelheid of kwaliteit. Indien nodig kunnen de facturen gedeblokkeerd worden door de transactie MRBR. Deze transactie is voorbehouden aan de autorisatorfunctie van FABK (Financieel Administratie en Beheer Kantoor). Momenteel loopt een pilot om Frameworkorders te implementeren op basis van RFC d.d. 2 november Deze nieuwe vorm van bestelorders is bedoeld om de ervaren administratieve overlast in de keten van behoeftestelling tot en met betaling te beperken. In 2015 is een tweetal soorten Frameworkorders in ERP M&F mogelijk gemaakt; in 2016 is hiermee gewerkt. Vraag is in hoeverre deze via de AFC lopen. Doelstelling en overeengekomen specifieke werkzaamheden Doel van de audit was vast te stellen of de AFC wordt beheerst. Daarbij gaat het om de vraag of de MM facturen over de AFC lopen en maatregelen zijn getroffen om risico s in de AFC af te dekken. Speciale aandacht gaat daarbij uit naar de (MM) facturen van Frameworkorders. In verband hiermee zijn de volgende onderzoeksvragen beantwoord: 1. In hoeverre zijn de adviezen bij ons Rapport over de Automatische Factuurcontrole in ERP M&F d.d. 18juli 2014 opgevolgd?

5 Met name gaat het hier om de adviezen tan aanzien van documentatie, steekproefsgewijze controles en periodieke analyses van autorisaties. 2. In hoeverre zijn wijzigingen m.b.t. de AFC sinds het laatste onderzoek beheerst doorgevoerd? In dit kader is de aandacht niet alleen gericht geweest op de AFC zelf. Conform afspraak is hierbij de aandacht ook gericht geweest op de facturen die aangeboden worden aan de AFC en met name facturen van Frameworkorders. 3. In hoeverre zijn de restrisico s n.a.v. de wijzigingen in de AFC aanvaardbaar? Conform afspraak is ook hier de aandacht niet alleen gericht op de AFC, maar ook op frameworkorders. ~1

6 Adviezen rapportage 2014 zijn opgevolgd In ons Rapport over de Automatische Factuurcontrole in ERP M&F d.d. 18juli 2014 is een aantal adviezen opgenomen. In het kader van dit onderzoek is vastgesteld of de volgende adviezen zijn opgevolgd: 1. De documentatie in ARTS op orde brengen. 2. Steekproefsgewijze controles om na te gaan of de AFC geen systematische fouten oplevert. 3. Bij periodieke analyses van autorisaties niet alleen uitgaan van FINAD autorisaties, maar daarbij ook de relevante autorisaties van het MATLOG domein betrekken. Ad 1 Omtrent de documentatie is in 2014 vastgesteld dat deze op orde was gebracht (zie verslag over documentatie AFC d.d ). Ad 2 Vanaf het live gaan van de AFC tot maart 2015 is door FINAD gemonitord. FABK heeft aangegeven dat bij de overdracht naar FABK in maart 2015 is vastgesteld dat geen systematische fouten in de AFC zaten. Op grond daarvan is besloten te stoppen met deze handmatige controle. Ad 3 De opvolging van dit advies wordt nagegaan in het kader van een ander onderzoek: ons onderzoek in verband met de jaarrekeningcontrole 2016 gericht op autorisaties voor ERP M& in brede zin.

7 De AFC is in 2016 ongewijzigd, maar het aanbod van facturen aa de AFC is veranderd door Frameworkorders De tolerantie-instellingen van de AFC zijn momenteel nog hetzelfde als ten tijde van de vorige audit. In het aanbod van de facturen die door de AFC worden gecontroleerd heeft een wijziging plaatsgevonden. Het aanbod voor de AFC bestaat uit alle zogeheten MM facturen (met de nummerreeks 51...). Dit zijn facturen waarvoor het gehele verwervingstraject in ERP M&F is doorlopen; de naamgeving volgt uit het feit dat de module Material Management van ERP M&F hier een belangrijk aandeel in heeft. De facturen voor Frameworkorders zijn MM facturen. In 2016 is een tweeta typen Frameworkorders gebruikt. Deze hebben systeemtechnisch geen Goederenontvangst/ Service Entry (GO/SE) HDFC is een pilot gestart om waar nodig en mogelijk administratieve overlast in het verwervings- en financiële proces te beperken. In dit kader is een nieuwe bestelorder ingericht, de zogenaamde Frameworkorder. Frameworkorders zijn herkenbaar door de documentsoort (begint met ZFO) en de nummerreeks (begint met 65). In beginsel is een zestal mogelijke Frameworkorders onderkend. In 2016 is met de volgende twee Frameworkorders gewerkt: 1. Frameworkorder ZFO1. Uit documentatie blijkt dat het hier gaat om orders voor bepaalde huren en abonnementen. Uit aanvullende informatie blijkt dat het hier gaat om leveringen waarvan tevoren vast staat hoeveel deze gaan kosten en welk verloop van betalingen deze hebben (term~nbetalingen). Van een eindafrekening kan sprake zijn, afhankelijk van afspraken (bijvoorbeeld bepaalde prijsstijgingen). Veelal gaat het hier om het terugdringen van zaken waarvoor IBO s (interne betaalopdrachten) werden uitgewerkt, zoals voor huur in het buitenland, RVB en DMO/OPS. Uit ERP M&F blijkt dat in 2016 de ZFO1 order is gebruikt voor: Bepaalde huren in Duitsland met bijkomende kosten, zoals voor energie. Kosten voor onderhoud aan bussen Diverse diensten van RVB (o.a. Instandhouding, COVO, contract PPS KHK, vast en variabel deel en SVB expertise en advies Diverse services van DMO/OPS (o.a. data, beheer, beveiliging, werkplekken). Bij deze bestelorders kan gebruik worden gemaakt van self billing (vergelijkbaar met de oude IBO (Interne betaalopdracht) op grond van het betalingsplan. Er kan ook gekozen worden voor het betalen op daadwerkelijk ontvangen facturen. In elk geval is voor deze bestelorder (systeemtechnisch) geen prestatieverklaring (i.c. melding GO/ SE) nodig. 2. Frameworkorder ZFOB. Volgens documentatie gaat het hier om bestelorders met variabele bedragen op nacalculatiebasis. Uit nadere informatie blijkt dat het hier bestelorders betreft op het vlak van dienstverlening waarvan de behoefte niet bij voorbaat vaststaat. De kenmerken voor dit ordertype worden volgens de projectleider van de pilot binnenkort opgeleverd. Uit ERP M&F blijkt dat de ZFOB order in 2016 is gebruikt voor: Afvoeren gerubriceerd materiaal Inhuur medewerkers op grond van de Participatiewet (PPW) Inzet media, met name voor reclame voor het werken bij Defensie.

8 Bij deze orders is altijd sprake van daadwerkelijk ontvangen facturen. Het proces hiervoor heeft het karakter van FI-betalingen op middelenreserveringen. Analoog aan deze werkwijze betekent dit dat facturen < zonder GO! SE (Goederenontvangst/ Service Entry) worden betaald. Als het factuur bedrag wordt d.m.v. de workflow om goedkeuring van de factuur gevraagd via een REl (Request for Information); systeemtechnisch wordt geen GO! SE ingevuld. In de volgende tabel is de invulling van variabelen voor deze. Erameworkorders opgenomen. Grensbedrag nvt < Contract ATB Betalings- Factuur Service (Aanvraag plan!self billing entry tot (SB)? bestelling) Factuur + SB Factuur Factuur De documentatie voor Frameworkorders is niet volledig In veel procesmasterfiles (PMF n) in ARIS is documentatie opgenomen over rameworkorders. Bijvoorbeeld in de volgende PMF n: Maken bestelling Wijzigen bestelling Vaststellen behoefte Boeken goederenontvangst 3.3.OSa Boeken factuur Scannen en registeren inkoopfactuur In deze documentatie komt de afwijkende procesafloop ten opzichte van de normale bestelling en de invulling van de genoemde variabelen niet steeds aan de orde. Bovendien is aangegeven dat nog wordt gewerkt aan overkoepelende documentatie. Gevolg hiervan is mogelijk een onvoldoende basis voor het beheer en onvoldoende basis voor het verschaffen van kennis voor het werken met Frameworkorders, bijvoorbeeld door opleiding en training. 1 In opzet wordt middels een RFI (request for information) om goedkeuring gevraagd als de factuur afwijkt van het betaaiplan. 2 Facturen onder euro worden zonder meer betaald. 3 Middels RFI wordt om goedkeuring gevraagd. In opzet is de reactie een prestatieverklaring (Pv) die aan de bestelorder wordt gekoppeld.

9 Restrisico s AFC ongewijzigd. Van Frameworkorders b eek de prestatieverklaring (PV) in 2016 niet steeds uit ERP M&F De restrisico s met betrekking tot de AFC zijn ongewijzigd omdat de AFC zelf niet is gewijzigd. Om het risico te beperken op het onjuist vrijgeven van door de AFC geblokkeerde facturen is op het gebied van autorisaties aandacht geweest voor het mogelijke gebruik van de transactie MRBR. Door deze transactie kunnen geblokkeerde facturen worden vrijgegeven. Daarom wordt deze transactie als kritiek beschouwd: door deze beperkt uit te geven wordt voorkomen dat mensen onbedoeld facturen kunnen vrijgeven. Gebleken is dat door HDFC gemonitord wordt op de beschikbaarheid van deze transactie. Bovendien is vastgesteld dat de betreffende transactie bij 13 personen van FABI< aanwezig is in het kader van hun rol van autorisator. Bij 1 persoon is deze rol inactief per De Frameworkorders vormen een verandering in het aanbod van de AFC. Voor de frameworkorders hoeft namelijk systeemtechnisch geen prestatieverklaring te worden ingevuld. In RFC d.d. 2 november 2012 inzake werkzaamheden voor de ingebruikname van de frameworkorder is een AO/IC paragraaf opgenomen. Daarin is gemeld dat aan de voorgestelde oplossing in deze RFC diverse risico s zijn verbonden, doordat het behoeftestellingsproces middels Frameworkorders aanzienlijk minder waarborgen biedt dan het reguliere behoeftestellingsproces in SAP middels bestelorders, waarbij een goederenontvangst of service entry plaats moet vinden. De door de procesmodeleigenaar onderkende risico s en maatregelen zijn opgenomen in Business Control Diagrams. Om risico s te beperken voor het uitblijven van een prestatieverklaring is voor ZFO1 geregeld dat de bestelorder en elke wijziging daarop moet worden vrijgegeven door achtereenvolgens Inkoop, de dedicated Controller en FABK. Om risico s te beperken voor een ZFOB wordt voor bedragen boven euro een via workflow een RFI gebruikt na te gaan of de levering akkoord is. In het kader van de pilot is besloten als reactie op een RFI een PV (Prestatieverklaring) op te nemen en aan de bestelorder te koppelen. Geconstateerd is dat dit niet structureel is gebeurd. Tevens is de bedoeling dat relevante bescheiden van de bestelorder, zoals een ontvangstbewijs, urenbriefjes e.d. apart worden bewaard. Over de realisatie hiervan hebben wij geen informatie verzameld in het kader van dit onderzoek. Aangegeven is dat een tweetal RFC s loopt om maatregelen meer te tructureren: 1. Één RFC heeft betrekking op een nieuwe rol in ERP M&F om facturen C a.h.w. te verifiëren: een goedkeurder facturen. Deze persoon moet tekenbevoegd zijn of een Goedkeurend Visum (CV) van een tekenbevoegd persoon aan de factuur toevoegen. 2. De andere RFC dient om informatie over de afhandeling van de order (zoals een CV) als DIR (document info record) te koppelen aan een factuur.

10 Ondertekening Den Haag, 2 mei 2017 Auditmanager Auditdienst Rijk

11 Managementreactie Ministerie van Defensie Reb,uradres Pofluc BS Den ~a.g Auditdienst Rijk Cluster DEF1 Bestilursstaf Hoofddirec~e Bed Kavn 132 Poattis ES Dea Haag Postbus EE Den Haag Nederland wew.defensie.ni Centadpersoon Datum 28 april 2017 Onderwerp Managementreactie rapport automatische factuurcontro e Hieronder treft u aan de gezamen jke managementreactie van HDBV en HDFC op het defin tief concept van het ADR-rapport Aut m tische Factuurcontro e ongewijzigd; alternatieve benadering voor Franiew rkorders nr van 16 maart 2017). Het aatste ADR-onderzoek naar de automatische (actuurcontro e stamt u t 2014 In het nu voorliggende rapport ordt gecondudeerd dat de adv ezen u t de rapportage uit 2014 zijn opge o gd Het rapport geeft ten aanzien van de werk g van de automatische factuurcontro e da ook geen aan e d ng tot nadere lnterventies of maatregelen. In het rapport o dt ook vastgesteld dat de automatische factuurcontrole n et 5 gew jz gd maa dat het aanbod an facture voor automatische factuurcontro e s veranderd door de toepassing van zogenaamde Frameworic Orders FWO) in ERP M&F. Het FWO-concept, dat zich nog n een p lottase (met beperkte toepassing) bev ndt, maakt het mogelijk om contracten die thans bis ten ERP M&F zijn gehouden, hierin onder te brengen. Tevens aakt het FWO-concept het mogel jk om bepaalde vormen van diensten met ERF &F te ondersteunen Het FWO concept draagt o.a bij aan het stimuleren va et gebit van ERP M&F en vermindering van de administratieve werk ast. HDBV en HOFC onderschrijven de bev nd ngen van de ~0R dat de documentat e van het FwO-concept op dit momen nog niet vol edig is en dat h erdoor moge onvoldoende basis aanwez g s oor beheer, op e ding en b-a n ng. De documentatie Is in de pilotfase dan ook nog in ontw dce! ng De kennis en ervaring dle In deze fase wordt opgedaan, jordt 1. erin verwerkt. Het op orde z van de documentatie, waaronder een beschrijving van de processen, is dan oo door HDBv en HDFC a s voorwaarde ges cd voor het opheffen van de pilotfase en het verder kunnen uitrollen van het FWO-concept. DE HOOFDDIRECTEUR BEDRIJFSVOERING Schou t-bij-nacht Onze relerenti L3399

12 Auditdienst Rijk Postbus EE Den Haag (070)