SELECTIEREGLEMENT 1 FUNCTIECONTEXT

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT Secretaris-generaal Mandaatfunctie managementfunctie van N-niveau Rang A3, salarisschaal A311, functieklasse D Standplaats Brussel Departement Buitenlandse Zaken Vacaturenummer FUNCTIECONTEXT Het Departement Buitenlandse Zaken behartigt de internationale relaties van de Vlaamse Regering. Het staat in voor de coördinatie van het internationale en Europese optreden van Vlaanderen en heeft daarom de leiding over de relaties van Vlaanderen met buitenlandse overheden, de Europese Unie en internationale organisaties. Het Departement is meer bepaald belast met: het uitbouwen van de samenwerking met buitenlandse partners; de totstandkoming en omzetting van Europese regelgeving en het sluiten en de ratificatie van internationale verdragen; het internationale en Europese handelsbeleid; de Vlaamse ontwikkelingssamenwerking, met een geografische focus op Zuidelijk Afrika; de controle over de invoer, uitvoer en doorvoer van wapens en andere strategische goederen vanuit Vlaanderen. Voor het Departement Buitenlandse Zaken zijn we op zoek naar een secretaris-generaal. Als leidend ambtenaar staat u in voor het plannen, organiseren en coördineren van de beleidsvoorbereiding en het mee opvolgen (monitoring), mee evalueren en mee bijsturen van de beleidsuitvoering van het beleidsdomein, teneinde de minister te ondersteunen bij het bepalen van het beleid en bij het aansturen van de beleidsuitvoering. Een leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach. De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Versie 18 juli 2014

2 2 FUNCTIEBESCHRIJVING De gedetailleerde functiebeschrijving vindt u als aparte bijlage bij dit selectiereglement. 3 SELECTIEPROCEDURE 3.1 TOETSING FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN (MAART 2018) Aan de hand van het ingevulde sollicitatieformulier wordt nagegaan of de kandidaten voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden: Kandidaten dienen ten minste in het bezit te zijn van een diploma dat toegang verleent tot niveau A, zoals bepaald in Vlaamse overheidsdienst, met uitzondering van de interne kandidaten die al tot niveau A of een gelijkgesteld niveau behoren. Bijkomend komen voor deze vacature enkel de kandidaten in aanmerking die beschikken over leidinggevende ervaring van minstens 5 jaar, verworven in de laatste 10 jaar, of 10 jaar relevante beroepservaring. Onder leidinggevende ervaring wordt ervaring verstaan inzake beheer in een overheidsdienst of in een organisatie uit de private sector. De relevante beroepservaring is bij voorkeur gericht op verantwoordelijkheden in een internationale context. Deze fase is uitsluitend. De kandidaten die niet voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden worden uitgesloten. 3.2 VERKENNEND GESPREK (APRIL 2018) In een verkennend gesprek met een consultant worden een aantal elementen getoetst, waaronder de motivatie, de inpasbaarheid in de overheidscontext, de communicatievaardigheden en de relevantie van de ervaring. Dit gesprek wordt door één consultant gevoerd. Het verkennend gesprek is uitsluitend; na dit gesprek worden de niet geschikt bevonden kandidaten uitgesloten. 3.3 TEST LEIDINGGEVENDE- EN FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES (APRIL-MEI 2018) De test leidinggevende- en functiespecifieke competenties bestaat uit drie deeltesten die worden afgenomen door consultants van een selectiekantoor: een sterkte-zwakteanalyse: een zelfanalyse, schriftelijk door de kandidaat voorbereid;

3 een competentiegericht diepte-interview, onder andere met bespreking van de sterktezwakteanalyse; een presentatieoefening op basis van een schriftelijk ter plaatse voor te bereiden case. Bijkomend kan gepeild worden naar integriteit en de leiderschapsrollen. De managementcase die ter plaatse door de kandidaat zal worden opgelost, wordt op anonieme basis voorgelegd aan een externe jury, bestaande uit twee experts die voldoende inzicht hebben in het domein waarbinnen de mandaathouder zal moeten werken. De consultants maken een finale beoordeling op, bestaande uit de beoordelingen inzake de tests (drie elementen) en de beoordelingen van elk van de experts op de managementcase en motiveert deze. Deze test is eliminerend. De lijst van geschikte kandidaten wordt voorgelegd aan de opdrachtgever. Vrijstelling Wie meedingt naar een management- of projectleidersfunctie van N-niveau kan op basis van een eerdere deelname aan een selectieprocedure voor een management- of projectleidersfunctie van N-niveau vrijgesteld worden voor de deelname aan de test leidinggevende en functiespecifieke competenties (m.u.v. het afleggen van de managementcase incl. presentatieoefening). Voeg bij uw sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 3.4 INTERVIEW MET DE OPDRACHTGEVER (MEI 2018) Overeenkomstig artikel V 8, 1 van het VPS heeft de opdrachtgever (= de functioneel bevoegde minister) een interview met de kandidaten die toegelaten worden tot deze eindfase. De minister-president voert dit gesprek met de viceminister-presidenten. Dit gesprek heeft tot doel om na te gaan welke kandidaat het best voldoet aan het competentieprofiel voor de functie. De opdrachtgever kiest een kandidaat uit de voorgestelde lijst die volgens hem het meest geschikt is voor de functie en motiveert uitdrukkelijk de keuze. Als hij geen kandidaat uit de lijst kiest, wordt de procedure heropgestart (artikel V 8, 2 van het VPS). 4 AANBOD Een inhoudelijk boeiende en uitdagende job die maatschappelijk heel relevant is; Een bezoldiging in de salarisschaal A311. Het brutojaarloon zal zich, afhankelijk van uw ervaring, situeren tussen euro en euro bruto per jaar, exclusief eindejaars- en vakantietoelage; mandaattoelage in functieklasse D van euro op jaarbasis à 100%, plus bijkomende voordelen. Meer info vindt u op Een mandaatfunctie van zes jaar, maximaal 2 maal hernieuwbaar; Versie 18 juli 2014

4 Voor interne kandidaten een statutaire benoeming en een tijdelijke aanwijzing in de betrokken mandaatfunctie; Voor externe kandidaten vertaalt dit zich in een keuze tussen: o Een benoeming bij de diensten van de Vlaamse overheid en vervolgens een tijdelijke aanwijzing in de betrokken mandaatfunctie; o Een indienstneming met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur in de zin van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum dient u te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. U hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. U geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. U voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. U bent medisch geschikt voor deze functie; 5. U voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. U bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6 HOE KAN U SOLLICITEREN? Indien u geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk op 26 maart U stuurt een ingevuld sollicitatieformulier en een kopie van uw diploma via mail naar managementjobs@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van uw mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer Uw kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - u het sollicitatieformulier gebruikt - u uw kandidatuur uiterlijk op 26 maart 2018 stuurt naar managementjobs@vlaanderen.be. Het sollicitatieformulier dat u invult vindt u op bij de vacature. 7 CONTACTGEGEVENS Voor bijkomende informatie over de selectieprocedure kan u contact opnemen met: Shari Meskens selectieverantwoordelijke managementjobs shari.meskens@kb.vlaanderen.be.

5 Voor bijkomende informatie over de functie-inhoud kan u contact opnemen met: Mark Andries kabinetschef mark.andries@vlaanderen.be 8 AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. U wordt geselecteerd op basis van uw kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht uw geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als u een handicap heeft, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat u in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijgt u de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan uw handicap aan. Indien u ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet u dit in het sollicitatieformulier aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met u opnemen om verdere afspraken te maken. Versie 18 juli 2014

6 Functiebeschrijving: Leidend ambtenaar van het Departement Buitenlandse Zaken Voor akkoord Vacant Geert BOURGEOIS Datum + Handtekening Gezien voor kwaliteitscontrole door het Agentschap Overheidspersoneel op 25 januari 2018.

7 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Leiderschapsrollen De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach Hoofdactiviteit van de entiteit Het Departement Buitenlandse Zaken behartigt de internationale relaties van de Vlaamse Regering. Het staat in voor de coördinatie van het internationale en Europese optreden van Vlaanderen en heeft daarom de leiding over de relaties van Vlaanderen met buitenlandse overheden, de Europese Unie en internationale organisaties. Het Departement is meer bepaald belast met: het uitbouwen van de samenwerking met buitenlandse partners; de totstandkoming en omzetting van Europese regelgeving en het sluiten en de ratificatie van internationale verdragen; het internationale en Europese handelsbeleid; de Vlaamse ontwikkelingssamenwerking, met een geografische focus op Zuidelijk Afrika; de controle over de invoer, uitvoer en doorvoer van wapens en andere strategische goederen vanuit Vlaanderen Positionering Aan welke minister(s) rapporteert de leidend ambtenaar? Welke functies rapporteren aan de leidend ambtenaar? De Vlaams minister bevoegd voor buitenlands beleid, ontwikkelingssamenwerking en internationaal ondernemen (hoofdverantwoordelijk minister) De Vlaamse minister bevoegd voor toerisme (medeverantwoordelijk minister) Het afdelingshoofd Coördinatie Het afdelingshoofd Diplomatiek Netwerk Het afdelingshoofd Mondiale Uitdagingen Projectcoördinator herdenking Wereldoorlog I (project eindigt op 31 december 2019) Stafmedewerker HR Stafmedewerker ICT (CIO) Stafmedewerker Begroting Stafmedewerker Belanghebbendenmanagement //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Fube en selectiereglement pagina 7 van 12

8 Stafmedewerker Organisatiebeheersing Hoofd stafsecretariaat 1.5. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden van de entiteit: 133,35 VTE (2017) Budgetten (met vermelding van het type impact dat de leidend ambtenaar hierop heeft): Initiële begroting 2018: Apparaatskredieten: 13,7 miljoen EUR (VAK) Beleidskredieten onder direct beheer van het departement: 32,1 miljoen EUR (VAK) Beleidskredieten onder administratief beheer van het departement (dotaties aan Flanders Investment and Trade en Toerisme Vlaanderen): 124,5 mio EUR (VAK) Bijkomende kwantitatieve gegevens: Het Departement beheert 12 diplomatieke posten in het buitenland (13 vanaf 2019). 2. Doel van de functie Plannen, organiseren en coördineren van de beleidsvoorbereiding en mee opvolgen (monitoring), mee evalueren en mee bijsturen van de beleidsuitvoering van het beleidsdomein, teneinde de minister te ondersteunen bij het bepalen van het beleid en bij het aansturen van de beleidsuitvoering. 3. Resultaatgebieden Resultaat Ontwikkelen van een strategische beleidsvisie Het ontwikkelen van een degelijke strategische beleidsvisie rekening houdend en anticiperend op de toekomstige evolutie, ook in Europese en internationale context, teneinde met de minister in dialoog te kunnen gaan over de strategische beleidskeuzes. Voorbeelden van activiteiten - Ontwikkelen van strategienota s die richtinggevend zijn voor de samenwerking van de VO-entiteiten met prioritaire partnerlanden - Ontwikkelen, tussentijds bijsturen en evalueren van thematische strategienota s met de partnerlanden van de Vlaamse ontwikkelingssamenwerking (Zuid-Afrika, Malawi en Mozambique) - Ontwikkelen van thematische visienota s met het oog op politieke validering door de bevoegde minister en/of de Vlaamse Regering (bijv. mensenrechten, toekomst van de EU, Brexit) ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 12 Fube en selectiereglement

9 Beleidsvoorbereiding Rekening houdend met de inbreng van verzelfstandigde agentschappen, aansturen en coördineren van de beleidsvoorbereiding, teneinde de minister proactief te kunnen adviseren en ondersteunen bij het uittekenen van zijn/haar beleid en dit in een Europese en internationale context. Beleidsuitvoering De minister ondersteunen bij het concretiseren van de beleidsuitvoering en instaan voor een kwaliteitsvolle beleidsuitvoering van de materies die aan de entiteit zelf werden toegewezen. Monitoring en bijsturen van de beleidsuitvoering Opvolgen (monitoring) van de beleidsuitvoering, teneinde de minister en de verzelfstandigde agentschappen te ondersteunen en te helpen bij de evaluatie en de bijsturing van hun beleid. Opdracht, lange en korte termijnplanning Ondersteunen van de minister bij het verduidelijken van de opdracht van de entiteit en het beleidsdomein, bij het opmaken van de beleidsnota (legislatuur) en bij het opmaken van de beleidsbrief (jaarlijks), met input van de verzelfstandigde agentschappen. Synergie en samenwerking (binnen en buiten het beleidsdomein, met andere Vlaamse, lokale, federale, Europese of mondiale instellingen en/of stakeholders) - Coördineren van de opmaak van de beleidsnota en de jaarlijkse beleidsbrief - Coördineren van de redactie van de ontwerpen van antwoord op parlementaire vragen - Opmaken van briefingdossiers voor de ontvangst van buitenlandse delegaties - Structureren van de input van externe belanghebbenden via een doelgericht belanghebbendenmanagement - Beheren van gesubsidieerde projecten en programma s in uitvoering van het kaderdecreet ontwikkelingssamenwerking (met bijzondere aandacht voor risicomanagement) - Behandelen van vergunningsaanvragen in uitvoering van het wapenhandeldecreet (met bijzondere aandacht voor digitalisering van de aanvraagprocedure en handhaving) - Verlenen van kwalitatieve diensten aan alle leden van de Vlaamse Regering m.b.t. de protocol en de coördinatie van inkomende en uitgaande bezoeken - Tussentijds evalueren van de landenstrategienota s in uitvoering van het kaderdecreet ontwikkelingssamenwerking - Evalueren van meerjarige subsidieovereenkomsten - Monitoren van de uitvoering van het regeerakkoord en de beleidsnota - Opmaken van een proactieve bijdrage aan het regeerakkoord - - Opmaken en uitvoeren van het jaarlijks ondernemingsplan - Opmaken en uitvoeren van een jaarlijkse bestedingsprognose voor de apparaaten beleidskredieten - Coördineren van de werking van het managementcomité iv - Sensibiliseren van de dienstencentra en het Voorzitterscollege voor de specifieke noden van de internationaal gerichte entiteiten van de VO (Departement Buitenlandse Zaken, Flanders Investment and Trade, Toerisme Vlaanderen) //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Fube en selectiereglement pagina 9 van 12

10 Stimuleren van, coördineren en/of actief participeren aan de samenwerking binnen en tussen diverse beleidsdomeinen en beleidsechelons teneinde mogelijke synergiën voor de burger optimaal te benutten en verkokering tegen te gaan. Participatie aan de beleidsraad Via een actieve procesbewaking, de effectieve werking van de beleidsraad verzekeren, teneinde via dit forum mee vorm te geven aan het beleid van de minister. Organisatorische optimalisering van de entiteit, het beleidsdomein en de Vlaamse overheid Permanent optimaliseren van de werking van de entiteit op het vlak van organisatiestructuur, de werkingsprocessen, de dienstverlening en de kwaliteitsbewaking en nemen van initiatieven tot het optimaliseren van de werking van de entiteit, het beleidsdomein, en bij uitbreiding de Vlaamse overheid in haar geheel teneinde een effectief werkkader en kwaliteitsvolle resultaten te verzekeren rekening houdend met de verander(en)de maatschappelijke, sociaal - economische context. Ontwikkelen van een personeelsbeleid Binnen het kader van het algemeen Human Resources beleid van de Vlaamse overheid, ontwikkelen en voeren van een eigen adequaat personeelsbeleid, teneinde steeds over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de opdracht en de doelstellingen van de entiteit. Externe communicatie en relaties Binnen het kader van het algemeen communicatiebeleid van de Vlaamse overheid, instaan voor het organiseren van een adequate externe communicatie en goede contacten met de belangrijkste actoren, teneinde een goede informatie- - Overleggen met de ministeries van buitenlandse zaken op federaal, Waals en Brussels niveau - Verzorgen van het secretariaat van de beleidsraad (i.e. het maandelijks overleg tussen kabinet en administratie), met inbegrip van het aanbrengen van agendapunten, de notulering en de opvolging van de gemaakte afspraken - Uitwerken van een beleid rond kennismanagement - Uitwerken van een diplomatieke loopbaan op niveau van de Vlaamse overheid - Optimaliseren van de managementondersteunende dienstverlening aan het buitenlandpersoneel van het beleidsdomein iv via EBN (Expertisecentrum Buitenlands Netwerk) - Sensibiliseren van de VO-entiteiten over het belang van de internationale beleidscontext via het Voorzitterscollege - Invoeren van de nieuwe functiematrix - Formuleren van beleidsvoorstellen ter bevordering van de internationale mobiliteit van personeelsleden van de VO - Ontwikkelen van een coherent HR-beleid voor het binnenlands en buitenlands personeel van het departement - Verfijnen van het beleid inzake plaats- en tijdsonafhankelijk werken - Verder uitbouwen en onderhouden van de website van het departement ( tot een overheidsbrede referentiedatabank voor de internationale relaties van de Vlaamse overheid - Organiseren van thematisch gestructureerde, meerdaagse bezoekersprogramma s voor high potentials uit prioritaire partnerlanden ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 12 Fube en selectiereglement

11 uitwisseling te verzekeren en het professioneel imago van de Vlaamse overheid te versterken. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Samenwerken niveau 3 - Creëert gedragen samenwerkingsverbanden en synergie over de entiteitsgrenzen heen Beslissen niveau 3 - Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is Visie niveau 3 - Brengt een beleid naar voren dat de entiteit of organisatie op lange termijn beïnvloedt Netwerken niveau 3 Bouwt doelgericht en professioneel een invloedrijk netwerk uit over de grenzen van de eigen entiteit heen - Onderhouden van systematische contacten met het diplomatiek netwerk in Brussel - Ontwikkelen van een beleid inzake gerichte beleidscommunicatie naar de internationale pers Verantwoordelijkheid nemen niveau 3 - Bewaakt en verdedigt de belangen van de organisatie Richting geven niveau 3 - Geeft richting, zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie Klantgerichtheid niveau 3 - Optimaliseert de dienstverlening van de organisatie aan belanghebbenden via structurele acties Innoveren niveau 3 Anticipeert via structurele maatregelen op toekomstige uitdagingen en stimuleert vernieuwing 4.2. Vaktechnische competenties Kennis van management in overheidscontext -inzicht in processen rond financiën en begroting en de relatie met managementinformatie -inzicht in personeelsmanagement als een instrument om bij te dragen aan de realisatie van de strategische opties -algemeen inzicht in de strategische mogelijkheden en beperkingen van ICT, o.m. op basis van ervaring met projecten waarin ICT een belangrijke rol speelde -in staat zijn de regelgeving voor de eigen materie te managen en efficiënt in te zetten als instrument voor het realiseren van de doelen van de Vlaamse Regering -inzicht hebben in besluitvormingsprocessen in de overheidscontext -in staat en bereid zijn een beleid te voeren waarin omgaan met diversiteit als een troef wordt beschouwd Diploma //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Fube en selectiereglement pagina 11 van 12

12 De functiehouder dient te beschikken over een diploma dat toegang geeft tot niveau A zoals bepaald in Vlaamse overheidsdienst, met uitzondering van de interne kandidaten die reeds tot het voormelde niveau A of een gelijkgesteld niveau behoren Ervaring Leidinggevende ervaring van minstens 5 jaar, verworven in de laatste 10 jaar, of 10 jaar relevante beroepservaring. Onder leidinggevende ervaring wordt ervaring verstaan inzake beheer in een overheidsdienst of in een organisatie uit de private sector. De relevante beroepservaring is bij voorkeur gericht op verantwoordelijkheden in een internationale context. 5. Andere functierelevante informatie De actieradius van de werking van het Departement Buitenlandse Zaken wordt toegelicht op de website ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 12 van 12 Fube en selectiereglement