Samen Werken in Netwerk Noordoost

Transcriptie

1 Samen Werken in Netwerk Noordoost een handboek oktober 2011

2 Inhoudsopgave Inleiding... 4 Uitgangspunten samenwerking... 5 Uitgangspunten verantwoordelijkheden Netwerk Noordoost... 6 Basisorganisatiestructuur Netwerk Noordoost... 6 De Stuurgroep Netwerk Noordoost... 7 Samenstelling... 7 Taken... 7 Werkwijze... 7 De themagroepen... 9 Samenstelling... 9 Verdeling programmalijnen... 9 Taken Werkwijze Het streeknetwerk Stakeholders Themagroepen Projecten Werkgroepen ter voorbereiding themagroepen Samenstelling Taken Werkwijze Het directeurenoverleg Samenstelling Taken Werkwijze Pagina 2 van 26

3 Organisatie ANNO Samenstelling (kernfuncties en verantwoordelijkheden) Taken Profiel programmacoördinator ANNO Werkwijze uitvoering projecten Checklist bestuursopdracht Checklist projectplan Werkwijze programmasturing Sociaal Economisch Masterplan en Agenda Netwerk Noordoost Regionale meerwaarde Meerjarenprogramma & jaarplan Voortgangsrapportage Effectmeting Evaluatie Communicatie & lobby Financiën Werkwijze besluitvorming Financiële afspraken op hoofdlijnen Uitgangspunten financiële samenwerking ; Financiële afspraken prioritaire projecten Financiële afspraken ambitieprojecten Financiële afspraken bedrijfsvoering / organisatie BTW Bijlage: Definities Pagina 3 van 26

4 Inleiding In Noordoost Fryslân werken allerlei partijen samen aan de sociaal economische ontwikkeling van de regio. Deze regionale samenwerking heeft de naam Netwerk Noordoost gekregen. De koers voor de sociaal economische ontwikkeling van deze regio is vastgelegd in het Sociaal Economisch Masterplan (mei 2010). In goed overleg is deze visie vertaald naar concrete projecten in de Agenda Netwerk Noordoost (februari 2011). Samen is ook nagedacht over hoe het beste sturing gegeven kan worden aan de Agenda en hoe gelijktijdig ook de bestuurlijke drukte en bijbehorende ambtelijke drukte in Noordoost Fryslân kan worden verminderd. Een eerste verkenning naar een mogelijke organisatiestructuur is uitgevoerd, en in mei en juni 2011 hebben respectievelijk de colleges van B&W en GS een basisorganisatiestructuur vastgesteld. Nb. parallel aan het proces van de Agenda Netwerk Noordoost ontwikkelt de provincie het instrument streekagenda voor een gebiedsgericht plattelandsbeleid. Noordoost Fryslân is een goed voorbeeld van de Koöperaasje Fryslân, en loopt met de Agenda Netwerk Noordoost voorop in deze ontwikkeling. De regio ziet de Agenda als een versie 1.0 van een streekagenda. Beide processen worden vervlochten om te komen tot verder integratie van de verschillende bestuurlijke gremia in het gebied en daarmee tot verdere vermindering van de bestuurlijke drukte. Uiterlijk eind 2012 volgt hiervoor een voorstel. Dit handboek geeft verder vorm aan de basisorganisatiestructuur voor Noordoost Fryslân met als insteek de uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost. Afgesproken is dat de regionale samenwerking en daarmee ook de organisatiestructuur werkende weg wordt uitgewerkt. Dit is een eerste aanzet daartoe. Uitgangspunt is dat de inhoud leidend is bij de vorm en omvang van de benodigde organisatie, waarbij gezocht wordt naar de balans tussen het credo "lean en mean" en daadkrachtig. Nevendoel is het verminderen van de bestuurlijke en ambtelijke drukte. Dit handboek gaat in op de bestuurlijke organisatiestructuur en op de ambtelijke ondersteuning: op de vorm, werkwijze en verantwoordelijkheden. En op de wijze van project en programmasturing. Pagina 4 van 26

5 Uitgangspunten samenwerking De gezamenlijke ambitie voor Noordoost Fryslân is: "In 2030 is de kwaliteit van leven in Noordoost Fryslân bijzonder goed. Mensen wonen en werken hier met plezier. Noordoost Fryslân ontwikkelt zich als een dynamische plattelandsregio in het noordelijk stedelijk netwerk. Door samen te werken op regionale schaal maken wij onze ambities waar!" Het realiseren van deze ambitie door het uitvoeren van de benoemde projecten uit de Agenda Netwerk Noordoost is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de partners. Dit houdt in dat zij: a. meerwaarde zien in regionale samenwerking voor het bereiken van de ambities voor Noordoost Fryslân, en voor het beter benutten van (extra) financieringsmogelijkheden; b. zich actief inzetten om samen, met eigen verantwoordelijkheid, de uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost ter hand te nemen; c. afspreken te zullen handelen met het regionale belang voor ogen, en in het belang van de gezamenlijke ambities; d. elkaar informeren over te nemen initiatieven en ontwikkelingen binnen eigen provincie- en gemeentegrenzen, die het regionaal belang of het belang van een andere partner raken; e. gezamenlijk en afzonderlijk zorg dragen voor het verwerven van de financiële middelen, die nodig zijn voor de uitvoering van de Agenda; f. gezamenlijk en afzonderlijk zorg dragen voor een goede communicatie naar de eigen organisatie en naar externe partijen zoals het maatschappelijk veld; g. werkende weg verder vorm willen geven aan de (vrijwillige) samenwerking in het Netwerk Noordoost en daarmee de bestuurlijke en ambtelijke drukte te willen verminderen. Pagina 5 van 26

6 Uitgangspunten verantwoordelijkheden Netwerk Noordoost Verantwoordelijkheid voor de uitvoering van projecten (inhoud, proces en financiën) ligt bij de meest gerede partij, benoemd als projecttrekker. Deze draagt zorg voor het tijdig en zorgvuldig betrekken van de andere partners en direct betrokkenen, voor een voortvarende afhandeling van te doorlopen (vergunningen) procedures, en voor een tijdige uitvoerbaarheid van projecten. Kortom de individuele partners blijven verantwoordelijk voor de individuele projecten. Verantwoordelijk voor de programmasturing en het proces van de Agenda Netwerk Noordoost is de stuurgroep. Verantwoordelijk voor de inhoudelijke kaders voor de uitvoering van de projecten, zijn de themagroepen. Ondersteunend aan het proces en de uitvoering van de projecten door de projecttrekkers, is de organisatie ANNO. Basisorganisatiestructuur Netwerk Noordoost Raden & Staten Themagroep R&I (max. 5 X per jaar) Programmalijnen & projecten Streeknetwerk (maat- Colleges B&W en GS Stuurgroep (max. 5 X per jaar) Ambt. wg R&I Themagroep S&L (max. 5 X per jaar) Ambt. wg S&L Themagroep ERT (max. 5 X per jaar) schappelijk veld ed.) Ambt. wg ERT Directeurenoverleg (gemeentesecretarissen + provincie) Organisatie ANNO - ondersteunend aan het streekproces in de uitvoering van de Agenda met 4 kernfuncties (uit organisaties partners) Pagina 6 van 26

7 De Stuurgroep Netwerk Noordoost Samenstelling A. De provincie heeft met twee bestuurlijke vertegenwoordigers zitting en de gemeenten elk met de burgemeester. Bij verhindering kan vervanging worden afgevaardigd. B. Eén van de vertegenwoordigers van de provincie is voorzitter van de stuurgroep, één van de vertegenwoordigers van de gemeenten is vicevoorzitter van de stuurgroep. C. Wanneer de stuurgroep dit nader bepaalt, kunnen andere dan de genoemde partijen daarin eveneens zitting nemen. Taken A. De leden van de stuurgroep dragen zorg voor een goede terugkoppeling naar de partner die zij vertegenwoordigen, evenals naar hun raden en staten. B. De stuurgroep treedt op als woordvoerder namens Netwerk Noordoost. C. De stuurgroep is in ieder geval verantwoordelijk voor: a. bewaking van de gezamenlijke ambities en het proces; b. de integrale programmasturing van de Agenda Netwerk Noordoost; c. advisering aan de colleges van B&W en GS over zaken aangaande de Agenda Netwerk Noordoost en de gezamenlijke ambities voor Noordoost Fryslân; d. het jaarlijks vaststellen van het meerjarenprogramma Agenda Netwerk Noordoost; e. het bewaken van de integraliteit tussen de verschillende programmalijnen en uitwerking door de themagroepen; f. het organisatie ANNO; g. het bevorderen van de samenwerking tussen de partners; h. advies bij eventuele geschillen tussen de partners; i. lobby en ambassadeur voor het gebied(sgericht werken in) Noordoost Fryslân. Werkwijze A. De stuurgroep beslist beginsel bij unanimiteit. Wanneer blijkt dat een besluit niet unaniem kan worden genomen, wordt het punt opnieuw geagendeerd voor de volgende stuurgroepbijeenkomst. Wanneer het besluit in tweede instantie niet unaniem genomen kan worden, wordt vervolgens besloten bij meerderheid van stemmen. De voorzitter kan tussentijds het initiatief nemen om een oplossing te zoeken voor het verschil van mening. Pagina 7 van 26

8 B. de werkwijze van de stuurgroep is als volgt: a. de stuurgroep komt in beginsel 5 maal per jaar bijeen, en voorts op verzoek van één van de partners; b. de stuurgroep wordt ondersteund door één van de gemeentesecretarissen van de partners en ambtelijk vanuit de organisatie ANNO - door de programmacoördinator ANNO; c. de vergaderingen zijn niet openbaar; d. toezending van de vergaderstukken vindt minimaal een week en bij voorkeur 10 dagen voor de vergaderdatum plaats zodat er ruimte is om zo nodig het eigen college over de agendapunten te polsen; e. van de vergadering wordt een verslag gemaakt dat zo spoedig mogelijk na het overleg en uiterlijk 14 dagen na de vergadering wordt rondgestuurd. Pagina 8 van 26

9 De themagroepen Samenstelling A. Er zijn in beginsel drie themagroepen, waarin de partners met minimaal één bestuurlijk vertegenwoordiger zitting hebben, namelijk: a. Ruimte en Infra; b. Sociaal en Leefbaar; c. Economie, Recreatie en Toerisme. B. Eén van de vertegenwoordigers van de gemeenten is voorzitter van de themagroep, en een ander is vicevoorzitter van de themagroep. C. Wanneer de betreffende themagroep dit nader bepaalt, kunnen andere dan de genoemde partijen daarin eveneens (tijdelijk) zitting nemen, bijvoorbeeld als vertegenwoordiger van een maatschappelijke organisatie of vanwege een specifieke deskundigheid. Verdeling programmalijnen De verschillende programmalijnen van de Agenda Netwerk Noordoost zijn in beginsel verdeeld over de drie themagroepen. Ondanks dat enkele vanwege de integraliteit in meerdere themagroepen van belang zijn. Hier wordt pragmatische mee omgegaan. Ruimte & Infra Woonwerk Landschap A. Noordoost Bereikbaar D. Sterke Kernen (ruimtelijk) F. Duurzame Gebiedsontwikkeling Werken & leven in netwerken K. Duurzame Noordoost Sociaal & Leefbaar Woonwerk Landschap C. Wonen en leven in Noordoost D. Sterke Kernen (voorzieningen) Werken & leven in netwerken I. Kansen voor wonen, zorg en zorgtoerisme J. Van onderwijs naar baan Economie, Recreatie & Toerisme Woonwerk Landschap B. Noordoost Digitaal E. Ruimtelijke infra voor bedrijven G. Recreatie & toerisme Werken & leven in netwerken H. Netwerk Noordoost - bedrijven samen naar innovatie N. Regiomarketing Nb. De programmalijnen "L. samenwerking & organisatie" en "M. programmafinanciering" vallen onder de verantwoordelijkheid van de stuurgroep, ondersteund door de organisatie ANNO. Pagina 9 van 26

10 Taken A. De leden van de themagroepen dragen zorg voor een goede terugkoppeling naar de partner die zij vertegenwoordigen, evenals naar hun raden en staten, én naar de stuurgroep. B. De themagroep is in ieder geval verantwoordelijk voor: a. de inhoudelijke sturing op de programmalijnen behorende bij de themagroep; b. het leveren van input voor het jaarlijks vaststellen van het meerjarenprogramma Agenda Netwerk Noordoost aan de stuurgroep; c. visievorming; d. het geven van inhoudelijke kaders voor de uitvoering aan de projecttrekkers voor de uitvoering van de ambitie en prioritaire projecten uit de Agenda; e. het aanjagen van de uitvoering van projecten; f. het prioriteren van de ambitieprojecten en het verdelen van het werkbudget daarvoor; g. het betrekken van vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld bij het uitwerken van de ambitieprojecten naar concrete projecten; h. het benoemen van projecten/processen die van belang zijn voor de regio, waaronder locale initiatieven; i. het leggen van verbindingen tussen verschillende thema s en themagroepen. Werkwijze A. De themagroep beslist in beginsel bij unanimiteit. Wanneer blijkt dat een besluit niet unaniem kan worden genomen, wordt het punt opnieuw geagendeerd voor de volgende stuurgroepbijeenkomst. Wanneer het besluit in tweede instantie niet unaniem genomen kan worden, wordt vervolgens besloten bij meerderheid van stemmen. De voorzitter kan tussentijds het initiatief nemen om een oplossing te zoeken voor het verschil van mening. B. de werkwijze van de themagroep is als volgt: a. de themagroep komt in beginsel 5 maal per jaar bijeen, afgestemd op de stuurgroep vergaderingen, en voorts op verzoek van één van de partners; b. de themagroep wordt ondersteund door één van de gemeentesecretarissen van de partners en een vakinhoudelijk deskundige ambtenaar van een van de partners - de themacoördinator, en een ambtelijke voorbereidende werkgroep; c. de vergaderingen zijn niet openbaar; d. toezending van de vergaderstukken vindt minimaal een week en bij voorkeur 10 dagen voor de vergaderdatum plaats zodat er ruimte is om zo nodig het eigen college over de agendapunten te polsen; e. van de vergadering wordt een verslag gemaakt dat zo spoedig mogelijk na het overleg en uiterlijk 14 dagen na de vergadering wordt rondgestuurd. C. Per project uit de Agenda wordt één portefeuillehouder van de partners aangewezen als bestuurlijk trekker. Pagina 10 van 26

11 Het streeknetwerk Maatschappelijke betrokkenheid is cruciaal bij de realisatie van de ambities voor Noordoost Fryslân. Het streeknetwerk staat voor alle betrokken in Noordoost Fryslân: de maatschappij en in het bijzonder het maatschappelijk veld en de ondernemers. Stakeholders Het streeknetwerk kan op verschillende niveaus betrokken worden bij het Netwerk Noordoost. Zo hecht de stuurgroep er waarde aan om op ad hoc basis met een aantal stakeholders (betrokkenen bij de regio met een uitgesproken mening over de ontwikkeling ervan) van gedachten te wisselen. Themagroepen In de themagroepen gaat het vooral om de prioritering en het zetten van kaders voor uitwerking. Per themagroep kan ook het maatschappelijk veld zitting hebben in de themagroep. Dit betreft dan een vertegenwoordiger van een belangengroep die direct te maken heeft met de thema's uit een themagroep. Dit kan tijdelijk of structureel. De themagroepen maken daar zelf een keuze in. Afgesproken is dat hier pragmatisch mee wordt omgegaan. Afspraken zijn al gemaakt met de Noardlike Fryske Wâlden, het Wetterskip en de ONOF. Uiteraard kan ook ad hoc aangeschoven worden afhankelijk van het te behandelen onderwerp (op basis van expertise). Projecten Input van het maatschappelijk veld vindt uiteraard ook plaats in de individuele projecten op basis van expertise of direct belang. Hier gaat het vooral om de inhoud. Er is sprake van participatie zoals dat al veelvuldig gebeurt in de regio bij individuele projecten. Niettemin blijft de betrokkenheid van het streeknetwerk een belangrijk aandachtspunt. Raden & Programmalijnen & projecten Streek- Staten Themagroep R&I (max. 5 X per jaar) netwerk Ambt. wg R&I Themagroep S&L (max. 5 X per jaar) (maatschappelijk Colleges B&W en GS Stuurgroep Ambt. wg S&L Themagroep ERT (max. 5 X per jaar) veld ed.) (max. 5 X per jaar) Ambt. wg ERT Directeurenoverleg (gemeentesecretarissen + provincie) Organisatie ANNO - ondersteunend aan het streekproces in de uitvoering van de Agenda met 4 kernfuncties (uit organisaties partners) Pagina 11 van 26

12 Werkgroepen ter voorbereiding themagroepen Samenstelling A. Per themagroep is er een ambtelijk ondersteuningsgroep ter voorbereiding van de overleggen. In deze ambtelijke groep zit minimaal één aanspreekpunt / inhoudelijk vertegenwoordiger per gemeente waarvan één benoemd is als ambtelijke themacoördinator. B. Voorzitter is de verantwoordelijke gemeentesecretaris. C. Wanneer de betreffende werkgroep dit nader bepaalt, kunnen andere dan de genoemde partijen daarin eveneens zitting nemen, bijvoorbeeld als vertegenwoordiger van een maatschappelijke organisatie of vanwege een specifieke deskundigheid. Taken A. De leden van de werkgroep dragen zorg voor een goede terugkoppeling naar de partner die zij vertegenwoordigen. B. De ambtelijke werkgroep is in ieder geval verantwoordelijk voor: a. de agenda en voorbereiding van de themagroepen samen met de verantwoordelijke gemeentesecretaris en de themacoördinator. b. advisering aan de stuurgroep en de themagroepen; c. het uitvoeren van besluiten genomen door de themagroepen; Werkwijze A. de werkwijze van een werkgroep is als volgt: a. de voorbereidende werkgroep vindt in iedere geval grofweg 14 dagen voor elke themagroep vergadering plaats, en voorts op verzoek van één van de partners; b. de themagroepcoördinator bereidt de vergadering met de verantwoordelijke gemeentesecretaris voor; c. de vergaderingen zijn niet openbaar; d. toezending van de vergaderstukken vindt minimaal drie dagen en bij voorkeur een week voor de vergaderdatum plaats zodat er ruimte is om zo nodig het eigen organisatie over de agendapunten te polsen; e. van de vergadering wordt een verslag / actielijst gemaakt dat zo spoedig mogelijk na het overleg en uiterlijk 14 dagen na de vergadering wordt rondgestuurd. Pagina 12 van 26

13 Het directeurenoverleg Samenstelling A. De gemeentesecretarissen en een afvaardiging van de provincie hebben zitting in het directeurenoverleg, daarnaast heeft de programmacoördinator ANNO zitting in het directeurenoverleg. B. De programmacoördinator ANNO ondersteunt het directeurenoverleg en treedt op als technisch voorzitter. C. Wanneer het directeurenoverleg dit nader bepaalt, kunnen dan de genoemde partijen daarin eveneens zitting nemen. Taken A. De leden van het directeurenoverleg dragen zorg voor een goede terugkoppeling naar de partner die zij vertegenwoordigen. B. Het directeurenoverleg is in ieder geval verantwoordelijk voor: a. advisering aan de stuurgroep en de themagroepen; b. toezien op een correcte besluitvormingsvoorbereiding; c. het uitvoeren van besluiten genomen door de themagroepen c.q. stuurgroep; d. het bewaken van de integraliteit tussen de verschillende programmalijnen en projecten en signaleren verbindingen tussen thema s en projecten; e. de inzet van hun eigen organisatie bij de voorbereiding dan wel uitvoering van projecten; f. input leveren voor het jaarlijks vaststellen van het meerjarenprogramma Agenda Netwerk Noordoost; g. bewaking van de voortgang van de projecten ondersteund door de organisatie ANNO; h. sturing aan de afstemming, coördinatie en ondersteuning door de organisatie ANNO; i. het bevorderen van de samenwerking tussen de partners. Pagina 13 van 26

14 Het onderstaande schema geeft de samenhang tussen het directeurenoverleg en de andere gremia ter ondersteuning van de Agenda Netwerk Noordoost weer. Stuurgroep Maatschappelijk veld gemeente secretaris gemeente secretaris gemeente secretaris gemeente secretaris provinciaal vertegenw. gemeente secretaris Thema groep Thema groep Thema groep Programmacoördinator ANNO Organisatie ANNO Werkwijze A. Het directeurenoverleg beslist in beginsel bij unanimiteit. Wanneer blijkt dat een besluit niet unaniem kan worden genomen, wordt het punt opnieuw geagendeerd voor de volgende stuurgroepbijeenkomst. Wanneer het besluit in tweede instantie niet unaniem genomen kan worden, wordt vervolgens besloten bij meerderheid van stemmen. De voorzitter kan tussentijds het initiatief nemen om een oplossing te zoeken voor het verschil van mening. B. de werkwijze van het directeurenoverleg is als volgt: a. het directeurenoverleg vindt in beginsel 9 maal per jaar plaats en in iedere geval grofweg 14 dagen voor de stuurgroep vergaderingen, en voorts op verzoek van één van de partners; b. het directeurenoverleg wordt ondersteund door de programmacoördinator ANNO; c. de vergaderingen zijn niet openbaar; d. toezending van de vergaderstukken vindt minimaal drie dagen en bij voorkeur een week voor de vergaderdatum plaats zodat er ruimte is om zo nodig de eigen organisatie over de agendapunten te polsen; e. van de vergadering wordt een verslag gemaakt dat zo spoedig mogelijk na het overleg en uiterlijk 14 dagen na de vergadering wordt rondgestuurd. Pagina 14 van 26

15 Organisatie ANNO Een voortvarende uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost is alleen mogelijk wanneer een adequate organisatie ondersteuning biedt. Er is en wordt veel gesproken over de mogelijkheden van een streekhuisorganisatie: een instrument dat de provincie in wil zetten voor het integraal gebiedsgericht uitvoering geven aan beleid in combinatie met een streekagenda. Dit sluit het goed aan bij de situatie in Noordoost Fryslân. Dit proces loopt echter nog, en Noordoost Fryslân wil aan de slag. In 2012 wordt gestart met de basisondersteuning voor de uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost. Dit kan gezien worden als een testperiode vooruitlopend op een eventueel streekhuis. Maar ook zonder dit instrument dient de uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost te worden gecoördineerd en ondersteund. De partners zijn zich er van bewust dat deze (extra) financiële last in een tijd komt van bezuinigingen bij alle partijen, gezien het huidige financiële en economische klimaat. Het legt beslag op de beperkt aanwezige middelen. Niettemin vinden alle partners een zekere basisorganisatie nodig om hetgeen wat we tot nu toe hebben bereikt ook verder te kunnen brengen - om te kunnen "oogsten". De stuurgroep Netwerk Noordoost heeft over de organisatie ANNO de volgende uitgangspunten en aannames vastgesteld: Het is belangrijk om een stap verder te zetten in de regionale samenwerking om tot uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost te komen; Om de Agenda Netwerk Noordoost voortvarend uit te kunnen voeren is een adequate organisatie nodig; Met het oog op de huidige financiële en economische situatie wordt met nadruk gezocht naar balans tussen praktisch en doelmatig en voldoende stevig; ofwel een goede kosteneffectiviteit; Kernfuncties voor deze organisatie zijn een programmacoördinator en secretariële ondersteuning; Een netwerkfunctie / coördinerende functie ligt bij communicatie en financiële strategie (ten aanzien van het benutten van externe financieringsmogelijkheden / subsidies). De ondersteunende organisatie voor de uitvoering van de Agenda is een groeimodel; in 2012 wordt gestart met een pilot(periode) van 1 jaar vooruitlopend op een eventueel streekhuis. De organisatiekosten worden verdeeld volgens het principe 50% provincie, 50% gemeenten (te verdelen op basis van inwonertal). Pagina 15 van 26

16 Samenstelling (kernfuncties en verantwoordelijkheden) Er zijn vier kernfuncties benoemd om de uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost, de stuurgroep Netwerk Noordoost, de themagroepen en het streeknetwerk goed te kunnen faciliteren. De invulling qua uren varieert per functie. Coördinator ANNO De coördinator is de spil van de regionale samenwerking cq. de programmasturing ANNO. Hij is de verbinder, het eerste aanspreekpunt. En verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. Eerste aanspreekpunt op directeurenniveau zijn een gemeentesecretaris, en de vertegenwoordiger van de provincie Fryslân. Samen zijn zij aanspreekpunt voor alle strategische zaken (proceskant van de Agenda Netwerk Noordoost) rondom de programmasturing. Vergelijkbaar met de rol van de betrokken gemeentesecretarissen bij de themagroepen. Secretariaat ANNO Het secretariaat ondersteunt de coördinator bij het maken van afspraken, de administratie en archivering. En notuleert bij vergadering van de stuurgroep, directeurenoverleg, et cetera. Daarnaast zou het secretariaat voor ondersteuning van de communicatie kunnen zorgen. Communicatie ANNO Belangrijk onderdeel van NETWERKEN is communicatie. Het voorstel is om voor de uitvoering van het regionale communicatieactieplan een gezamenlijke communicatieadviseur te benoemen. Coördinatie en afstemming is een belangrijk taak. In het bijzonder de afstemming met het project regiomarketing. Alle geledingen binnen Netwerk Noordoost hebben afgesproken dat er ruimte moet zijn om te experimenteren met nieuwe vormen van communicatie. Vooral als het gaat om het ondersteunen van het NETWERKEN. Die werkwijze vergt vooral de inzet van tijd (en enthousiasme). Er is ruimte nodig om vernieuwend bezig te kunnen zijn. Een ander aandachtspunt voor communicatie is de afstemming met het provinciehuis en de afdeling communicatie. Die is minder vanzelfsprekend dan de afstemming met de (communicatieadviseurs van de) gemeenten. Financiën en subsidiecoördinator ANNO Cruciaal voor het realiseren van de ambities is het vinden van voldoende financiën voor de beoogde ontwikkeling van de regio. Het maximaal benutten van bestaande programma's, fondsen en subsidiemogelijkheden en het aanboren van nieuwe financieringsmogelijkheden is hét uitgangspunt. Vanwege de vele veranderingen in subsidieland en de verschillende bezuinigingsoperaties is het belang van een gecoördineerde en gestructureerde aanpak groot. Het speelveld verandert op alle niveaus: EU, rijk en provincie. Hoe kunnen we daar zo goed mogelijk op anticiperen? Dat is een belangrijke taak voor de gezamenlijke subsidiecoördinator ANNO. Het gaat om het op regionale schaal pro-actief zoeken en inspelen op subsidiemogelijkheden voor het gehele programma van de Agenda Netwerk Noordoost. Deze persoon zou zichzelf moeten terugverdienen. Pagina 16 van 26

17 De gezamenlijke coördinator is bovendien faciliterend aan de partners in het Netwerk Noordoost op projectniveau. Op basis van mogelijkheden uit bestaande programma's kan de coördinator adviseren over eventuele faseringen in de individuele projectaanpak. Zodat de programma's zo optimaal mogelijk worden benut, en projecten zo snel mogelijk (gefaseerd) kunnen starten. Daarnaast is de subsidiecoördinator ondersteunend aan de programmacoördinator ANNO op het financiële vlak. En bijvoorbeeld bij de voortgangsrapportages (de individuele projectadministratie blijft bij de uitvoerende partijen). De functies voor communicatie en financiële strategie zijn netwerkfuncties: samen met de ambtelijk vertegenwoordigers van de partners wordt hier invulling aan gegeven. Niettemin is het noodzakelijk dat er vanuit één persoon regie wordt gevoerd met oog op de regionale belangen. Die rollen worden hierboven beschreven. Taken De organisatie ANNO en in het bijzonder de programmacoördinator is (samen met de stuurgroep) verantwoordelijk voor de coördinatie op het totaalprogramma en de benodigde afstemming. De organisatie ANNO is de samenbindende factor in de uitvoering van het programma Agenda Netwerk Noordoost. Voor (kennis)vragen kunnen de projecttrekkers hier terecht. Het fungeert als spin in het web om de partners met een vraag te koppelen aan de partners met een antwoord op die vraag. Door kennisdeling op regionale schaal kan men efficiënter werken. Het gaat om het bij elkaar brengen van vraag en aanbod. Van kennis en kunde, en competenties. Specifieke taken: Voorbereiden / uitwerken Stuurgroep; Voorbereiden / uitwerken directeurenoverleg; Technisch voorzitter directeurenoverleg; Organiseren afstemmingsoverleg ambtelijke coördinatiepunten themagroepen; Verantwoordelijk voor aansturing van, en afstemming met andere kernfuncties organisatie ANNO; Verantwoordelijk voor coördinatie / tijdig aanleveren voortgangsrapportages aan stuurgroep met input vanuit de themagroepen; Verantwoordelijk voor werkbudget ambitieprojecten; Verantwoordelijk voor organisatiebudget. Profiel programmacoördinator ANNO Aan de onderstaande competenties worden door het directeurenoverleg veel waarde gehecht bij de beoogde programmacoördinator: resultaatgericht; verbinder; beheersing/control; bewezen vaardigheid aansturen multicomplexe netwerken en projecten; Pagina 17 van 26

18 creatief; enthousiasmerend; omgevingsgericht. Overige genoemde competenties: doener gevoel voor politiek/bestuurlijke verhoudingen netwerken projectmatig werken friestalig, minimaal fries verstaan - samenwerken volhardend doorpakken/gedreven kennis provincie/gemeentelijke organisatie humor - motivator plannen/coördineren innovatief stressbestendig. Verwachte rol: Proactieve houding richting partners voor ondersteuning; Eerste aanspreekpunt organisatie ANNO; Antennefunctie ontwikkelingen in de regio van belang voor de Agenda Netwerk Noordoost; Aanjagen uitvoering Agenda op programmaniveau; Klankbord voor directeuren. Pagina 18 van 26

19 Werkwijze uitvoering projecten De themagroepen coördineren de uitvoering van de projecten in de Agenda Netwerk Noordoost vanuit een kaderstellende rol. Per project wordt een ambtelijk projecttrekker en een bestuurlijk projecttrekker benoemd. Samen zijn zij eerstverantwoordelijke voor de uitvoering (inhoud en financiën) van het project. Uitgangspunt is een eenduidige en projectmatige aanpak door de projecttrekkers. De projecttrekkers nodigen andere betrokkenen uit om zitting te nemen in een projectgroep. Uiteraard is er verschil in omvang van de diverse projectgroepen en aantal betrokkenen, afhankelijk van het type, complexiteit en omvang van een project. Nb. de ambtelijke werkgroep ter ondersteuning van de themagroepen is dus niet de projectgroep voor individuele projecten. Uiteraard kan er wel overlap in personen zijn. Aanpak: Stap 1: projectinitiatief format / checklist akkoord en kaders door themagroep = bestuursopdracht Stap 2: projectplan format / checklist akkoord door themagroep aan de slag = projectplan Stap 3: verantwoording aan de themagroepen en stuurgroep = voortgangsrapporten / jaarverslagen (Nb. eindverantwoordelijkheid inhoud en financiën ligt bij trekker project!) Stap 4: verantwoording programmaniveau via stuurgroep aan colleges en GS Checklist bestuursopdracht De basis voor de checklist voor het verkrijgen van een bestuursopdracht van een themagroep is het format zoals opgenomen in het projectenboek Agenda Netwerk Noordoost (februari 2011) aangevuld met de vragen: welke themagroep? ambitie of prioritair project? wie is ambtelijk projecttrekker? wie is bestuurlijk projecttrekker? wie dient minimaal te worden betrokken van de andere partners en derden? inhoudelijke aandachtspunten? bestuurlijke aandachtspunten? financiële aandachtspunten? wat is de scope van de opdracht? wat valt NIET onder de opdracht? risico's en hoe te beheersen? zicht op financiën? hoe opstellen projectplan financieren? welke aanvullende kaders geeft de themagroep mee? Pagina 19 van 26

20 Checklist projectplan Een projectplan is een verder uitgediepte bestuursopdracht en dient minimaal de volgende onderdelen te bevatten. 1. projectnaam 2. context: aanleiding en doel van het project 3. gewenst eindresultaat werkzaamheden 4. scope (afbakening - wat wel en wat niet) 5. relatie andere projecten 6. projectaanpak: de te ondernemen stappen 7. beslismomenten en mijlpalen (inclusief wanneer terugkoppeling naar themagroep?) 8. communicatie (hoe, met wie, wanneer) - afstemmen met regionale communicatieadviseur 9. projectbeheersing projectorganisatie (rollen, taken en verantwoordelijkheden) planning (tijd) begroting (geld) kwaliteitsbewaking risicobeheersing (welke risico's zijn er en wat wordt er gedaan om ze te minimaliseren?) informatiebeheer 10. als bijlage: de eerder geformuleerde bestuursopdracht Pagina 20 van 26

21 Werkwijze programmasturing Sociaal Economisch Masterplan en Agenda Netwerk Noordoost De partners hebben afgesproken dat het Sociaal Economisch Masterplan (mei 2010) en de Agenda Netwerk Noordoost (februari 2011) de basis zijn voor de verdere uitwerking en regionale afspraken. Met beide documenten is de koers gezet voor de sociaal economische ontwikkelingen in Noordoost Fryslân voor de komende periode, om de ambities voor 2030 te kunnen bereiken. Regionale meerwaarde Alleen projecten met een regionale meerwaarde zijn opgenomen in de Agenda Netwerk Noordoost. Alle partners hechten waarde aan de uitvoering van deze projecten voor de ontwikkeling van de regio. Onderscheid is gemaakt naar ambitie projecten (regionale thema's) en concrete prioritaire projecten. Juist met de ambitieprojecten kan de regionale samenwerking verder worden versterkt en de meerwaarde van die samenwerking vergroot. De prioritaire projecten zijn concrete projecten. Daarbij kan het zo zijn dat niet alle partners erbij betroken zijn, maar deze hebben nadrukkelijk wel een regionale (bovenlokale) uitstraling. Meerjarenprogramma & jaarplan Samen werken de partners de Agenda Netwerk Noordoost uit naar een meerjarenprogramma. Hierin is aangegeven welke projecten uit de Agenda eerst en laatst worden aangepakt en wie projecttrekker is. In het eerste meerjarenprogramma ANNO worden afspraken gemaakt voor 2011/2012 tot en met 2015.Voor elk kalenderjaar wordt dit Meerjarenprogramma vertaald naar een jaarplan door de themagroepen, eindverantwoordelijkheid ligt bij de stuurgroep. Het jaarplan wordt met ingang van 2013 jaarlijks geactualiseerd, voor het daarop volgende kalender jaar en met een doorkijk voor de periode daarna. Een geactualiseerde versie wordt tijdig en passend binnen de begrotingscyclus van partners vastgesteld in de stuurgroep, en ter instemming aan de raden en staten voorgelegd. Indien er wijzigingen optreden in het meerjarenprogramma wordt dit ter vaststelling voorgelegd aan de raden en staten, en anders ter kennisname. Voortgangsrapportage Door de stuurgroep worden voortgangsrapportages vastgesteld waarin de partners elkaar over de voortgang van de uitvoering rapporteren. Er wordt minimaal elk jaar voorafgaand aan de actualisatie van het meerjarenprogramma een voortgangsrapportage opgesteld, en desgewenst halfjaarlijks op verzoek van een van de partners. Pagina 21 van 26

22 Effectmeting De partners vinden het belangrijk om te kunnen verantwoorden welke projecten worden uitgevoerd om de ambities voor Noordoost Fryslân te bereiken. Daarom worden doelen en de beoogde effecten vooraf afgesproken in de themagroepen. De partners maken vooraf afspraken over de omvang en aard, die per project kan verschillen. Evaluatie Elke 2-3 jaar wordt een evaluatie uitgevoerd over de voortgang van de inhoudelijke regionale samenwerking en de samenwerkingsrelatie zelf, onder de verantwoordelijkheid van de stuurgroep Antwoord wordt gegeven op de vraag of de gevolgen van de regionale samenwerking zowel bestuurlijk, organisatorisch, inhoudelijk als financieel in overeenstemming zijn met de ontwikkelingen van belang voor Noordoost Fryslân. De eerste evaluatie vindt plaats eind De omvang en aard van de evaluatie wordt door de stuurgroep bepaald. Over de uitkomst worden de raden en staten geïnformeerd, en zo nodig worden zij gevraagd in te stemmen met de naar aanleiding van een evaluatie genomen besluiten door de stuurgroep. Communicatie & lobby De stuurgroep stelt een communicatieactieplan ANNO vast voor de interne en externe communicatie; waarvan nieuwe vormen en manieren van communicatie onderdeel zijn. De partners voeren samen het vastgestelde communicatieactieplan uit. De organisatie ANNO zorgt voor een goede afstemming en regie, in samenwerking met de communicatieadviseurs van de partners. De stuurgroep en het directeurenoverleg dragen zorg voor de lobby en behartiging van de regiobelangen richting ministeries, Tweede Kamer der Staten-Generaal en instellingen van de Europese Unie. De stuurgroep is woordvoerder (en penvoerder) voor communicatieuitingen namens het Netwerk Noordoost. Financiën Een belangrijke meerwaarde van de regionale samenwerking wordt gezien in het presenteren van een robuust samenhangend regionaal programma. Waarmee extra mogelijkheden voor externe financiering kunnen worden benut. De partners zijn gezamenlijke verantwoordelijk voor de financiering van het meerjarenprogramma. De projecttrekkers zijn eindverantwoordelijk voor de individuele projecten. Voor een proactieve aanpak in het benutten van de extra (subsidie)mogelijkheden is een gezamenlijke coördinator financiën in de organisatie ANNO verantwoordelijk. Deze persoon kan desgewenst ook de projecttrekkers bij de individuele projecten ondersteunen op financieel gebied. Pagina 22 van 26

23 Werkwijze besluitvorming De regionale samenwerking is een vrijwillige samenwerking. Dit betekent dat besluiten worden voorgelegd aan de colleges van B&W en GS en zo nodig de raden en staten. De stuurgroep is adviserend aan de colleges van B&W en GS. De stuurgroep draagt zorg voor de programmasturing van de Agenda Netwerk Noordoost en legt verantwoording af aan de colleges van B&W en GS en zo nodig de raden en staten. De stuurgroep bewaakt de integraliteit in de uitwerking van de Agenda en de ambities voor Noordoost Fryslân. Themagroepen zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke kaders en adviseren de colleges van B&W en GS via de stuurgroep. Het directeurenoverleg is verantwoordelijk voor een zorgvuldig besluitvormingsproces. Pagina 23 van 26

24 Financiële afspraken op hoofdlijnen Uitgangspunten financiële samenwerking ; A. Alle partijen hebben baat bij en willen werken in het gezamenlijk belang. B. Alleen wanneer er belang is voor alle partners bij de uitvoering van een projecten, financieren alle partners samen; er is maatwerk per project. C. Minimale eis is dat bij de meest geëigende partners eigen (co) financiering van een project aanwezig is. D. Vertrekpunt voor de verdeling van de financiële verantwoordelijkheden bij de uitvoering is een 1/3e deel voor de gemeenten; 1/3e deel voor de provincie en 1/3e deel voor derden op programmaniveau. E. De verantwoordelijkheden en risico s van en project liggen bij de bij meest geëigende partner. Deze partner is verantwoordelijk voor een substantieel deel van de (co)financiering. F. De financiële samenwerking is een groeimodel met lokale herkenning van de regionale meerwaarde. G. De provincie Fryslân voert de financiële administratie van de gezamenlijke werkbudgetten zoals voor de organisatie ANNO en voor de ambitieprojecten. Financiële afspraken prioritaire projecten A. De financiële verdeling voor prioritaire projecten is maatwerk; het is een gedeelde verantwoordelijkheid van (een aantal) partners. B. Vertrekpunt bij prioritaire projecten voor het maatwerk in de financiële verdeling van de verantwoordelijkheden is: 1/3e deel voor de gemeenten, 1/3e deel voor de provincie en 1/3e deel voor derden, niettemin kan deze verdeling over de projectfasen verschillen. De uiteindelijke verdeling is afhankelijk van het belang van de betrokkenen en wordt in onderling overleg bepaald. C. De maatwerk afspraken over de prioritaire projecten staan in het meerjarenprogramma ANNO, opgenomen in bijlage 3. D. Prioritaire projecten worden uitgevoerd door de meest gerede partij, die als projectrekker is benoemd. Risico's en verantwoordelijkheden liggen bij de meest gerede partij. Pagina 24 van 26

25 Financiële afspraken ambitieprojecten A. Vertrekpunt voor de financiële verdeling voor de uitvoering van de ambitieprojecten is 50% voor rekening van de provincie en 50% voor rekening van de gemeenten. De bijdrage van de gemeenten is voor 50% financieel, en 50% de inzet van de eigen medewerkers. B. Vertrekpunt is dat de ambitieprojecten uitgevoerd worden door de eigen medewerkers van de partners. C. De partners spreken af dat de bijdragen aan de ambitieprojecten worden gestort in een gezamenlijk werkbudget. D. Partners in het meerjarenprogramma ANNO benoemd als projecttrekkers voor een ambitieproject, kunnen een beroep doen op dit werkbudget voor de inzet van externe expertise E. De verdeling van dit werkbudget is de verantwoordelijkheid van de themagroepen. Financiële afspraken bedrijfsvoering / organisatie A. Vertrekpunt voor de financiële verdeling van de verantwoordelijkheden voor de uitvoeringsorganisatie is 50% voor rekening van de gemeenten en 50% voor rekening van de provincie. Waarbij de kosten over de gemeenten naar rato van inwonertal worden verdeeld. B. De partners spreken af dat de bijdragen aan de uitvoeringsorganisatie worden gestort in een gezamenlijk werkbudget. C. Vooralsnog gaat het om een gezamenlijke bijdrage aan de kernfuncties (programmacoördinator, financiën / subsidioloog, secretariaat en communicatie) ter ondersteuning van de uitvoering van de Agenda, inclusief huisvestingskosten/overheadkosten en een communicatiewerkbudget. BTW A. Iedere partner is zelf verantwoordelijk voor eventuele declaratie bij het BTW compensatiefonds. B. Bij de gezamenlijke uitvoering van projecten worden vanwege de BTW, vooraf afspraken gemaakt met de belasting om discussie over BTW te voorkomen. Pagina 25 van 26

26 Bijlage: Definities Partners: de provincie Fryslân, de gemeenten Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradeel, Dantumadiel, Kollumerland c.a. en Tytsjerksteradiel. Netwerk Noordoost: het vrijwillig samenwerkingsverband tussen de partners en derden om uitvoering te geven aan de Agenda Netwerk Noordoost en de gezamenlijke ambities. Sociaal Economisch Masterplan: gezamenlijk met georganiseerd bedrijfsleven opgesteld visiedocument voor de sociaal economische ontwikkeling van Noordoost Fryslân, mei Ook wel genoemd: het visiedocument. Afgekort: het SEM. Agenda Netwerk Noordoost: uitwerking van het Sociaal Economisch Masterplan naar concrete projecten met een regionale meerwaarde die bijdragen en de gezamenlijke ambities, februari Ook wel genoemd: de Agenda. Afgekort: de ANNO. Projecttrekker: de partij die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een project uit de Agenda, benoemd in het meerjaren programma van de Agenda. Meest gerede partij: die partij met het grootste belang bij de uitvoering van een project. Meerjaren programma: aan de hand van de Agenda opgestelde meerjaren investeringsprogramma. Afgekort: MJP ANNO. Harde afspraken: (financiële) afspraken voor de korte termijn (1-2 jaar). Prestatie afspraken: (financiële) afspraken voor de middellange termijn (3-5 jaar). Zekerheid over projecten en de omgeving neemt af naar mate de tijd verstrijkt. De partners maken afspraken over de prestaties van een ieder op hoofdlijnen. Intentie afspraken: (financiële) afspraken voor de lange termijn (verder dan 5 jaar). Er is onzekerheid over de toekomst, maar de partners hebben wel de intentie om na de eerste vijf jaar de samenwerking te continueren. Ambitieprojecten: visieprojecten die regionale thema's verder uitwerken naar een concrete projectenlijst. Bedoeld om projecten uit de Agenda verder te verbinden en voor meer focus op die regionale thema's. Prioritaire projecten: concrete projecten met een regionale meerwaarde voor Noordoost Fryslân. Alle partners zien het belang van het project. Bestuurlijk geven de partners prioriteit aan deze projecten. Overige projecten: concrete projecten, die nu geen bestuurlijke prioriteit hebben. Pagina 26 van 26