: 21 november 2017 A.J.M. Coppens : Drs. J.E. Dik : Middelen, Informatie en Processen : : (0164) : 6.

Transcriptie

1 Gemeente tl Bergen op Zoom RVB Voorlegger Raadsvoorstel Onderwerp 2e begrotingswijziging ICT samenwerking West-Brabant-West 2017 Datum voorstel Portefeuillehouder(s) Contactpersoon Afdeling Contactpersoon Contactpersoon Telefoon Programmanummeren -naam : 21 november 2017 A.J.M. Coppens : Drs. J.E. Dik : Middelen, Informatie en Processen : J.E.Dik@bergenopzoom.nl : (0164) : 6. Bedrijfsvoering raadsvergadering fd:. Z 0 DEC Beslissing: c\j2 (XM^JUa. f \^ciasäa^a Voorstel: Ten aanzien van de 2e begrotingswijziging ICT WBW geen zienswijze in te dienen. Type voorstel: 0 Kaderstellend 0 Controlerend 0 Rest Zijn in het voorstel één of meer van de volgende aspecten van toepassing? Ja Nee Zijn doelen en/of effecten beschreven 0 0 Financiële consequenties 0 0 Inspraakverordening van toepassing 0 0 Communicatieparagraaf: Deze begrotingswijziging is als eerste besproken met de regiefunctionarissen uit de regio (Bergen op Zoom, Etten-Leur, Moerdijk, Roosendaal en Tholen). Daarna is het voorstel ambtelijk en bestuurlijk besproken. Samenvatting: Op basis van het verloop van de exploitatiekosten voor de oude ICT-infrastructuur en het uitstel voor de aanbesteding van de nieuwe ICT- infrastructuur, is de raming van de kosten voor de verschillende deelnemende gemeenten aangepast. Dit leidt voor onze gemeente tot een teruggave van î

2 Gemeente Bergen op Zoom Raadsvoorstel RVB Bijlagen: (9eefaan of sen bijlage is bijgevoegd of ter inzage is gelegd; benoem en nummer deze bijlagen) Bijlaqe nr. Omschrijving Bijgevoegd/Ter inzage 1 Brief van ICT WBW d.d. 9 november 2017 inzake 1ste bestuursrapportage en 2e begrotingswijziging Bijgevoegd

3 Gemeente fì Bergen op Zoom RVB I Raadsvoorstel Datum raadsvergadering : 20 december 2017 Nummer : RVB Onderwerp : 2e begrotingswijziging ICT samenwerking West-Brabant-West Aan de gemeenteraad, Voorstel Ten aanzien van de 2e begrotingswijziging ICT WBW geen zienswijze in te dienen. Inleiding Op basis van het verloop van de exploitatiekosten voor de oude ICT-infrastructuur en het uitstel voor de aanbesteding van de nieuwe ICT- infrastructuur, is de raming van de kosten voor de verschillende deelnemende gemeenten aangepast. Dit leidt voor onze gemeente tot een teruggave van C Beoogd maatschappelijk effect/doelstelling Doelstelling van de ICT samenwerking ICT WBW is: Een uitvoeringsorganisatie die kan voorzien in een adequate kwalitatieve ICT dienstverlening tegen beheersbare en (op langere termijn) minder meerkosten. Uitwerking voorstel De teruggave van C komt met name door uitstel van de investeringen in de nieuwe infrastructuur. Oorspronkelijk werd er in de begroting voor 2017 van uitgegaan dat in 2017 de eerste investeringen gedaan zouden worden. Nu de besluitvorming rondom de visie op outsourcing pas in 2017 is afgerond, zal de aanbesteding van de nieuwe infrastructuur pas in 2018 plaatsvinden. Deze aanbesteding zal conform besluitvorming omtrent de visie op outsourcing worden uitgevoerd. Wij zijn wel bezorgd over de gevolgen van uitstel van de aanleg van de nieuwe infrastructuur omdat dit betekent dat onze gemeente nog langer moet doen met de huidige infrastructuur. We zullen dit in het DB van de ICT samenwerking aan de orde stellen. Consequenties van het voorstel Een consequentie van het uitstel op de aanbesteding van de nieuwe ict-infrastructuur is dat wij onze huidige infrastructuur langer in de lucht moeten houden. Voor dit jaar betekent dit vervanging van een aantal onderdelen ter grootte van ongeveer het bedrag dat wij nu terugkrijgen.

4 Gemeente n Bergen op Zoom RVB I Raadsvoorstel Risico paragraaf Geen. Geïdentificeerde risico s Risico-onderdelen NvT Laag Neutraal Hoog 1. Realiseren maatschappelijke effecten X 2. Politiek-bestuurlijk en draagvlak X 3. Imago gemeente X 4. Algemene en externe omgeving X 5. Veiligheid X 6. Financiën X 7. Juridisch X 8. Planning X 9. Kwaliteit uitvoering X 10. Capaciteit organisatie en samenwerking partners X Alternatieven Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, De burgemeester, levmnr. A.C. Spindler Dhr. dr. F.A. Petter X X /y 2

5 Gemeente Bergen op Zoom RVB I Raadsvoorstel De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van het college van 21 november 2017, nr. RVB ; gelet op de bepalingen van de gemeentewet en de wet gemeenschappelijke regelingen ; BESLUIT: De volgende zienswijze in te dienen ten aanzien van de 2e begrotings-wijziging ICT WBW : De Gemeente Bergen op Zoom betreurt de, ondanks de eerdere door haar ingediende zienswijzen, veel te lange doorlooptijd van het opstellen van de outsourcingsvisie; maant de ICT WBW tot grote spoed in het aanbestedingstraject voor outsourcing, waarbij eventuele meerkosten van een dergelijk geïntensiveerd traject afgezet kunnen worden tegen de meerkosten van desinvestering; vraagt de ICT WBW t.a.v. nieuwe investeringen voorafgaand aan de sourcing: een risico mijdende aanpak te hanteren; creatief te zoeken naar mogelijkheden om (bv. door onderhouds-contracten) de levensduur van de huidige apparatuur te verlengen; de deelnemers te informeren vóór invoering van nieuwe investeringen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 20 december 2017 De griffier, De voorzitter, C.J.M. Terstappen GRIFFIE Bergen opdoom

6 'ą Gemeente jļf Bergen op Zoom COMMISSIE-ADVIES Commissie Datum Agendapunt Nummer raadsvoorstel Naam raadsvoorstel : Burger en Bestuur : 14 december 2017 : 6g : RVB : 2e begrotingswijziging ICT samenwerking West- Brabant-West 2017 Fractie A-voorstel B-voorstel Opmerkingen: GBWP Lijst Linssen WD PvdA D66 CDA BSD Groen Links Advies aan de gemeenteraad Wordt doorgeleid als B-stuk. Er wordt een amendement overwogen om wel een zienswijze in te dienen, met de motivatie daarbij. Toezeggingen:

7 Amendement indienen zienswijze bij 2e begrotingswijziging ICT De raad van de gemeente Bergen op Zoom, in vergadering bijeen op woensdag 20 december 2017, beraadslagend over RVB , 2e begrotingswijziging ICT samenwerking West-Brabant-West 2017 Overwegende dat:» De Werkgroep ICT vanaf haar oprichting sterk heeft aangedrongen op het opstellen van een outsourcingsvisie door de ICT WBW;» De Gemeente Bergen op Zoom in haar zienswijzen richting de ICT WBW telkens met klem heeft aangedrongen op het snel opstellen van die outsourcingsvisie; «In het document van de 2e begrotingswijziging aangegeven wordt dat er ongeveer euro zal worden teruggegeven door de ICT WBW vanwege een vertraagd aanbestedingstraject; * Dat desinvesteringen altijd dienen te worden voorkomen; «Dat de huidige ICT-infrastructuur van de gemeente Bergen op Zoom ook apparatuur omvat die, gezien de levensduur, mogelijk risico's in gebruik dan wel verhoogde onderhoudskosten met zich meebrengt; * Dat een dubbel migratie traject naar nieuwe apparatuur/systemen binnen de huidige ICT infrastructuur van Bergen op Zoom, gevolgd door een migratie-traject naar de toekomstige systemen van de ICT WBW, verspilling van maatschappelijke gelden oplevert;» De gemeente van plan is om mogelijk noodzakelijke vervangende apparatuur bij de ICT WBW te bestellen; Besluit het concept-besluit als volgt te wijzigen: De volgende zienswijze in te dienen ten aanzien van de 2e begrotings-wijziging ICT WBW : De Gemeente Bergen op Zoom betreurt de, ondanks de eerdere door haar ingediende zienswijzen, veel te lange doorlooptijd van het opstellen van de outsourcingsvisie; maant de ICT WBW tot grote spoed in het aanbestedingstraject voor outsourcing, waarbij eventuele meerkosten van een dergelijk geïntensiveerd traject afgezet kunnen worden tegen de meerkosten van desinvestering; vraagt de ICT WBW t.a.v. nieuwe investeringen voorafgaand aan de sourcing: een risico mijdende aanpak te hanteren; creatief te zoeken naar mogelijkheden om (bv. door onderhouds-contracten) de levensduur van de huidige apparatuur te verlengen; de deelnemers te ipformeren vóór invoering van nieuwe investeringen. En gaat over tot de pfcfe van de vergadering. PvdA na*1^

8 RAAD: 20 december 2017 VOORSTEL: 7f amendement bij RVB Fractie Raadszetels aanwezig Fractie VOOR TEGEN GBWP 8 8 GBWP VVD 5 4 VVD v/ 1 Lijst Linssen 4 4 Lijst Linssen n/ D D66 v' BSD 4 4 BSD v" CDA 4 3 CDA V' PvdA 3 3 PvdA n/ Groen Links 1 1 Groen Links aantal RESULTAAT : 31 0 meerderheid aangenomen

9 RAAD: 20 december 2017 VOORSTEL: 7f RVB e begrotingswijziging ICT samenwerking WBW2017 Fractie Raadszetels aanwezig Fractie VOOR TEGEN GBWP 8 8 GBWP v' VVD 5 4 VVD v' Lijst Linssen 4 4 Lijst Linssen n/ D D66 v/ BSD 4 4 BSD n/ CDA 4 3 CDA PvdA 3 3 PvdA v' Groen Links 1 1 Groen Links aantal RESULTAAT : 31 0 meerderheid aangenomen

10 B Gemeente Bergen op Zoom t.a.v. het college van B&W Postbus AA BERGEN OP ZOOM Gemeente Bergen op Zo.*rr llllmiimmlilllllifl Reg datum 09/11/2017 Uw kenmerk: Uw brief van: Telefoonnummer: Ons kenmerk: 5)00 Behandelend ambtenaar: Arie Koppelaar Datum verzonden: Onderwerp: le bestuursrapportage 2017 en 2e begrotingswijziging Geacht college, Ter voldoening aan het bepaalde in artikel 24, lid 8 van de Gemeenschappelijke Regeling ICT - Samenwerking West-Brabant West (ICT WBW) zend ik u hierbij, namens het bestuur van ICT WBW, de 2e begrotingswijziging toe, zoals deze op 6 oktober 2017 door het bestuur is vastgesteld. Deze begrotingswijziging vloeit voort uit de le bestuursrapportage 2017, die eveneens bij deze brief is gevoegd. Verzoek aan u is om de bijgevoegde stukken voor te leggen aan uw gemeenteraad. De gemeenteraad heeft de gelegenheid om binnen 8 weken een zienswijze op de 2e begrotingswijziging in te dienen bij het bestuur van ICT WBW, tot uiterlijk 5 januari Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van de ICT samenwerking West-Brabant West, A P. Flier (secretaris/directeur ICT WBW). Bijlagen: 2Ù begrotingswijziging ICT WBW le bestuursrapportage 2017 ICT WBW

11 BIJLAGE 9 ICT Samenwerking West-Brabant West 2eBegrotingswijziging (met indicatieve cijfers voor de járen ) Vastgesteld door het bestuur van de ICT Samenwerking West-Brabant-West in zijn vergadering van 6 oktober 2017; De secretaris, De voorzitter. A.P. Flier H. van Rijnbach-de Groot

12 Lasten 2e begrotingswijziging wijziging raming 2017 wijziging raming 2018 wijziging raming 2019 wijziging raming 2020 wijziging raming 2021 nieuwe raming 2017 nieuwe raming 2018 nieuwe raming 2019 nieuwe raming 2020 nieuwe raming J txũloitotie oude S nieuwe ICTinfrastructuur Oude infrastructuur e E E E e E E E E É Nieuwe infrastructuur e E C E E E e E E E Exploitatiekosten dertien c C E E E E E E E E ±2 Kosten voor bedriifsvoerina Kosten Personeel Primair Proces e E E E E E E E E E Besparing op personeel e E E e E E E E E e Directe Materiële Productiekosten e E E E E E E E E E Kosten bedrijfsvoering en onderst, e E E E E E E E E E processen Materiele Overhead E E e E E E e E E C Onvoorzien e E c E E E E E E E J Nieuwe infrastructuur Kapitaallasten e E E E E E E 8120 E E E Kapitaallasten eenmalige investeringen f E Ê C E E E E E E ±4 Overiae Kosten Projectkosten E E E E e E E Bijz toelagen BERM-gemeenten E E E E E E E E C E i Totaal lasten l Baten 4J Ēxoloitotie oude ä nieuwe ICT infrastructuur Oude infrastructuur E E e E E E E E E E Dienstverlening derden E E E E E E E E E E 42 Kosten voor bedriifsvoerina Kosten Personeel Primair Proces E C E E E E E E E E 4.4 Overiae ontvangsten Ontvangsten van derden E E E E E E E E E E Totaal ba tan [ZZ rsaldo lasten en baten Bi/draoen deelnemers Bergen op Zoom E E E E E E E E E E Etten-leur E É E E E E E E E E Roosendaal E É E E E e E E E E Moeidijk E E E E E E E E E Tholen E E E E E E E E E E Totaal bijdragen deelnemers

13 Toelichting op de 2e begrotingswijziging İCT WBW: In deze begrotingswijziging zijn de budgetaanpassingen verwerkt die zijn gemeld en toegelicht in de le bestuursrapportage 2017 van ICT WBW. Het gaat om de volgende aanpassingen: 1. Exploitatiekosten oude infrastructuur Door het opstellen van de sourcingstrategie is de aanbesteding en aanschaf van de nieuwe infrastructuur vertraagd. De huidige infrastructuren bij de deelnemers moeten daardoor langer in gebruik blijven. De verwachte afbouw van de exploitatiekosten wordt hiermee ook vertraagd. In onderstaande tabel is dit weergegeven: Deelnemer 2016 werkelijk 2017 raming 2017 prognose aanp raming 2019 e.v aanp.201d e.v. Bergen op Zoom í e Ė e e Etten-Leur t e Roosendaal e e í Moerdijk t e e Tholen « e e e -w.aoo Totaal i c c « C In de le begrotingswijziging is voorïholen een raming opgenomen van C Inmiddels is duidelijk geworden dat de exploitatiekosten lager uitkomen, op C per jaar. Omdat Tholen niet direct meedoet met de nieuwe infrastructuur, wordt dit bedrag voorlopig zo aangehouden. De nieuwe ramingen voor 2017 zijn gebaseerd op de werkelijke kosten In de 2a bestuursrapportage 2017 zal een herijking van deze ramingen plaatsvinden. Voor 2018 wordt de huidige raming voorlopig gehandhaafd. Na afsluiting van het boekjaar 2017 zal duidelijk zijn waar deze kosten over 2017 op uit zijn gekomen. Eventuele bijstelling kan dan plaatsvinden via de le bestuursrapportage Ook het bedrag aan resterende exploitatiekosten na ingebruikname van de nieuwe infrastructuur in 2019 e.v. wordt voorlopig gehandhaafd op de huidige ramingen (m.u.v. Tholen). 2. Exploitatiekosten nieuwe infrastructuur Vanwege de gemelde vertraging zijn de exploitatiekosten van de nieuwe infrastructuur met 1 jaar doorgeschoven. Dit in afwachting van de besluitvorming over de nieuwe busisnesscase. De nu aangehouden ramingen zijn gebaseerd op de businesscase uit Bij de besluitvorming later dit jaar over de nieuwe businesscase zullen deze kosten nog wijzigen en zal ook bekend worden vanaf welk jaar de (exploitatie-)kosten van de nieuwe infrastructuur geraamd moeten gaan worden. 3. Kosten en baten m.b.t. derden Bij de opstelling van de begroting is er voor gekozen om de lasten en baten verbonden aan de dienstverlening aan derden (mogelijk toekomstige deelnemers) hierin niet op te nemen. De ramingen m.b.t. gemeente Tholen zijn inmiddels verwerkt in de le begrotingswijziging Met betrekking tot de overige partijen is afgesproken de ramingen te verwerken in de begrotingswijziging bij de le bestuursrapportage Uitgegaan is van de volgende bedragen:

14 v Specificatie Overige ontvangsten (derden) Personeel Exploitatie Dienstverlening Werkplein e Dienstverlening Regio West-Brabant e Dienstverlening Veiligheidshuis ë ë Totaal ë ë Kosten bedrijfsvoering Het budget voor personeelskosten is verhoogd met de extra inkomsten die in de le bestuursrapportage 2017 en in deze 2e begrotingswijziging zijn opgenomen. Voor 2017 gaat dit om een bedrag van C (inkomsten derden C en ziekte-uitkeringen C ) en voor 2018 om C (inkomsten derden). De mogelijke overschrijding van het personeelsbudget van C (zoals aangegeven in de 1* bestuursrapportage 2017) is niet in deze bijraming meegenomen, omdat de overschrijding vooralsnog kan worden opgevangen uit de post Onvoorzien. Verder is er een bedrag van C bijgeraamd voor de kosten van ondersteuning op het gebied van archiefbeheer (DIV). Hiertoe is door het bestuur op 30 januari 2017 besloten op basis van de Notitie evaluatie overhead en ondersteunende diensten. In de begroting is dit al meegenomen. 5. Kapitaallasten In de huidige begroting 2017 zijn nog de kapitaallasten geraamd op basis van de businesscase uit De raming kan nu worden verlaagd naar het bedrag aan lasten verbonden aan de werkelijke investeringsuitgaven in 2016 van C (voorbereidingskosten); de jaarlijkse annuïteit hiervan bedraagt C Voor 2018 en verder wordt de raming nu niet aangepast. Dit zal meegenomen worden bij de besluitvorming over de nieuwe businesscase op basis van de sourcingstrategie.

15 v/^ ICT Samenwerking West-Brabant West Ie bestuursrapportage 2017 Versie 8 Juli 2017

16 ínhoud 1 Inleiding Bedrijfsvoering Algemeen Personeel Nieuwe ontwikkelingen Financiële rapportage Toelichting op de afwijkingen Exploitatiekosten infrastructuur De kosten voor bedrijfsvoering Overige ontwikkelingen Investering nieuwe infrastructuur

17 M 1 Inleiding Het voorliggende document is de Ie bestuursrapportage van de GR ICT WBW voor het jaar Deze rapportage is een verslag over de eerste 4 maanden van het begrotingsjaar De financiële effecten van ontwikkelingen en aanpassingen die in deze rapportage zijn opgenomen en toegelicht zijn verwerkt in een begrotingswijziging die tegelijk met deze rapportage voor een zienswijze aan de deelnemers wordt voorgelegd. In de afgelopen 4 maanden heeft de focus binnen ICT WBW gelegen op met name de opstelling en afronding van de sourcing- en cloudstrategie en de toetreding van nieuwe deelnemers. Daarnaast is er uiteraard aandacht voor een optimale uitvoering van de reguliere taken. Deze onderwerpen en eventuele financiële gevolgen ervan zíjn toegelicht in deze Is bestuursrapportage

18 A 2 Bedrijfsvoering 2.1 Algemeen De verbetering van de bedrijfsvoering en dienstverlening van ICT WBW die in 2016 in gang is gezet zijn vervolgd in het eerste kwartaal van Er zijn diverse stappen te melden wat dit betreft: Projectmatig werken In het tweede kwartaal van 2016 is gestart met een meer gestructureerde aanpak bij het doorvoeren van niet-standaard wijzigingen en projecten en de inrichting van projectmanagement. Er zijn diverse afspraken gemaakt en instrumenten in het leven geroepen om het proces rond projecten soepel te laten verlopen en tot goede resultaten te kunnen komen. De eerste ervaringen met de gewijzigde werkwijze waren positief. Gebleken is dat er nog verbeteringen mogelijk zijn in de afstemming rond projecten en de instrumenten (afspraken) die daarvoor waren bedacht. Met de regiegroep is afgesproken dat de projectleiders van deelnemers en ICT WBW gezamenlijk in beeld brengen wat de mogelijke verbeterpunten kunnen zijn. De terugkoppeling en uitwerking hiervan zal plaats vinden in het tweede kwartaal van Managementrapportages In 2016 is in het kader van de ontwikkeling van managementrapportages veel aandacht besteed aan de betrouwbaarheid en volledigheid van de informatie over de besteding van uren van ICT WBW, de belangrijkste kostenpost van ICT WBW. In het eerste kwartaal van 2017 is op grond van de beschikbare informatie hierover een nadere uitwerking gemaakt van de besteding van uren aan nietstandaardwijzigingen, advisering en projecten. Hierdoor is het mogelijk gemaakt om de deelnemers een meer nauwkeurig beeld te geven van het aantal bestede uren aan niet-standaard wijzigingen, advisering en projecten (rechtstreeks door te belasten). Daarnaast is de afspraak gemaakt met de regie-ambtenaren om de managementrapportages in zijn algemeenheid tegen het licht te houden en de behoefte die er is te peilen bij de deelnemers. Een uitwerking hiervan moet nog plaatsvinden. Dienstverlening In het laatste kwartaal van 2016 is onder begeleiding van M&l/Partners een start gemaakt met het opstellen van een nieuwe Producten en Diensten Catalogus (PDC) voor de ICT-samenwerking tussen de BERM-gemeenten en ICT WBW. In het eerste kwartaal van 2017 is deze PDC door het bestuur vast gesteld. De PDC is een belangrijk element in de ICT-samenwerking tussen de BERM-gemeenten en ICT WBW. In de PDC wordt namelijk vastgelegd welke producten en diensten ICT WBW levert aan de BERM-gemeenten, in welke kwaliteit en tegen welke voorwaarden (waaronder de prijs). Daarover moet overeenstemming bestaan tussen de betrokken partijen en dus is een PDC in die zin te beschouwen als een soort "contract" tussen de betrokken partijen. Door de PDC in de praktijk toe te passen en daarmee ook breed te toetsen in de praktijk ontwikkelt, zoals verwacht, de duidelijkheid omtrent de dienstverlening zich en daarmee de dienstverlening zelf. Deze ontwikkeling zal verder in 2017 worden doorgezet waarbij niet alleen de ínhoud de aandacht krijgt maar ook vormgeving en toegankelijkheid. Uitvoering reguliere taken Wat betreft de uitvoering van de reguliere taken heeft de groei die in 2016 is ingezet verder doorgezet. De afgelopen periode zijn de rapportages over de afwikkeling van vragen van klanten (snelheid) verder verfijnd waardoor een beter zicht op de prestaties ontstaat. Op Het aantal "Prio-ľ'- meldingen (meldingen die betrekking hebben op systemen die in een direct verband staan met de dienstverlening of algehele bedrijfsvoering van deelnemers en daardoor met de hoogste prioriteit moeten worden opgepakt) is ten opzichte van de voorgaande periodes verder afgenomen. Hoewel 4

19 dit aantal gedeeltelijk wordt bepaald door externe factoren is duidelijk dat ook een deel is terug te voeren naar verbeteringen die zijn doorgevoerd in techniek en beheer. 2.2 Personeel In het kader van de ontwikkeling van het personeel is aandacht geschonken aan de randvoorwaarden om goed te kunnen functioneren. Met de teams en medewerkers is gewerkt aan de ontwikkeling van de samenwerking. Daarnaast is doorgepakt op de eerder al in gang gezette gesprekcyclus. In overleg met de directie en het bestuur is er een minnelijke regeling getroffen met een medewerker waarvan moest worden vastgesteld dat hij niet kon voldoen aan de eisen die gesteld zijn aan zijn functie en er ook geen mogelijkheid bleek te zijn om een andere functie binnen ICT WBW te ver vullen. De regeling houdt in ontslag per 1 mei 2017 met daarbij een eenmalige vergoeding van een jaarsalaris een tegoed van C voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling. In de afgelopen periode is gebleken dat de beveiliging van systemen en gegevens steeds belangrijker wordt. Voor ICT WBW betekent dit een uitbreiding van taken die in de oorspronkelijke capaciteit van 33,56 niet was meegenomen. In het tweede halfjaar zal hiervoor een voorstel worden voorgelegd aan de deelnemers. Momenteel zijn er circa 2,5 vacatures binnen ICT WBW. Het ziekteverzuim binnen ICT WBW in het le kwartaal 2017 lag op bijna 10A. Belangrijke oorzaak is langdurig ziekteverzuim bij een 2-tal medewerkers. Eén van hen gaat in september uit dienst en voor de andere medewerker zal binnenkort een re-integratie-traject starten. Een en ander vindt plaats in nauw overleg met de bedrijfsarts. 2.3 Nieuwe ontwikkelingen Nieuwe deelnemers De afgelopen maanden zijn stappen gezet wat betreft de mogelijke toetreding van nieuwe deelnemers, met name m.b.t. de gemeente Tholen. Over de toetreding van eventuele andere partijen heeft het bestuur nog geen besluit genomen. Het bestuur wil hiervoor eerst een duidelijk beeld van de mogelijke risico's en voorwaarden die moeten worden verbonden aan de deelname aan de GR. De uitwerking hiervan zal in het tweede en mogelijk derde kwartaal van 2017 plaatsvinden. Nieuwe infrastructuur In 2016 is besloten om voorafgaand aan een aanbesteding voor de nieuwe (gezamenlijke) infrastructuur een visie te formuleren ten aanzien van sourcing van (ICT-) diensten en deze visie te betrekken bij de uiteindelijke keuzes die gemaakt moeten worden. Dit heeft ertoe geleid dat in de tweede helft van 2016 en het eerste kwartaal van 2017 gezamenlijk met de regie-ambtenaren van de huidige deelnemers is gewerkt aan de uitwerking daarvan. Deze uitwerking was aan het einde van het eerste kwartaal nagenoeg afgerond. 5

20 3 Financiële rapportage In onderstaande tabel is weergegeven wat de kosten waren over de periode januari tot en met april Daarnaast is een prognose opgenomen van de verwachte totaalbedragen over het volledige jaar. De posten waar een duidelijke over- of onderschrijding wordt verwacht, worden in hoofdstuk 4 toegelicht. De geraamde bedragen voor 2017 zijn inclusief de le begrotingswijziging A B c D E F Begroting 2017 Werkelijk t/m Prognose 2017 Verwachte (na wijziging) april afwij king Lasten ±1 Exploitatie oude S nieuwe ICT infrastructuur Oude infrastructuur E e e E Nieuwe infrastructuur e e - e - e Exploitatiekosten dertien e E Kosten voor bedriifsvoerina Kosten Personeel Primair Proces e c e e Directe Materiële Productiekosten e e e e - Kosten bedrijfsvoering en onderst, processen c c - c E Materiele Overhead e e e - Onvoorzien e e - e E - ûã Nieuwe infrastructuur Kapitaallasten e e e E Kapitaallasten eenmalige imestenngen e c É Oveńae kosten Projectkosten e e 6 E Bijz.toelagen BERM-gemeenten e Ě - Totaal lasten c c E E Baten Bijdragen deelnemers E E E E - Overige ontvangsten (exploitatiekosten) E - E - E É Overige ontvangsten (bedrijfsvoering/personeel) E E Totaal baten E E E E Algeheel totaal E - E E E

21 4 Toelichting op de afwijkingen 4.1 Exploitatiekosten infrastructuur In 2017 is hoofdzakelijk sprake van exploitatiekosten van de oude infrastructuur. Deze kosten worden centraal door ICT WBW betaald en verantwoord, identiek aan de werkwijze in De gemaakte kosten worden 1 op 1 doorberekend aan de deelnemers, hier is geen specifieke verdeelsleutel op van toepassing. Het verloop van de kosten oude infrastructuur over de eerste 4 maanden is als volgt: Deelnemer Werkelijk 2016 Raming 2017 Werkelijk t/m april Prognose 2017 Verwachte afwijking Bergen op Zoom E E E E E Etten-Leur E E E E E Roosendaal e E E E E Moerdijk e E E E E Totaal e E E E E De prognose voor het gehele jaar 2017 is gebaseerd op de werkelijke totaalkosten in Door de tijd die nodig was voor het opstellen van de sourcingstrategie is de aanbesteding en aanschaf van de nieuwe infrastructuur verder doorgeschoven. Hierdoor zal de oude apparatuur bij de deelnemers langer in gebruik moeten blijven. Enerzijds zullen de (oude) exploitatiekosten langer doorlopen, en kunnen tussentijdse investeringen in de oude infrastructuur noodzakelijk zijn. Anderzijds kunnen de ramingen van de exploitatiekosten en kapitaallasten van de nieuwe infrastructuur in de begroting 2017 vervallen. In de begrotingswijziging bij deze rapportage is dit verwerkt. Hierin is ook het effect per deelnemer zichtbaar gemaakt. In de 2e bestuursrapportage zal de prognose van de exploitatiekosten oude infrastructuur opnieuw worden beoordeeld. Eventueel gerealiseerde besparingen zullen dan worden meegenomen. In het totaaloverzicht op de vorige bladzijde zijn ook de exploitatiekosten van niet-deelnemers (Tholen, Werkplein, RWB en Veiligheidshuis) toegevoegd. 4.2 De kosten voor bedrijfsvoering Personeel De personele formatie van ICT WBW is in de begroting 2017 geraamd op 33,56 fte Hiervan is momenteel 31 fte vast ingevuld. Aanvullend vindt inhuur van tijdelijk personeel plaats. Deze inhuur is gedeeltelijk ook nodig om niet-deelnemers te ondersteunen en ter vervanging van zieke medewerkers. Vooralsnog vindt deze inhuur grotendeels plaats binnen de beschikbare ruimte in de begroting (na wijziging), vermeerderd met de extra inkomsten van derden, voor 2017 voorlopig becijferd op C (overige ontvangsten). Daarnaast is er m.b.t. de kosten van personeel sprake van de volgende bijzonderheden: 1. Er is in 2017 een eenmalige extra last als uitvloeisel van een minnelijke regeling die is getroffen met een medewerker die per 1 mei 2017 uit dienst is getreden; zoals toegelicht in paragraaf 2.2 in deze rapportage. Het toegekende tegoed van C voor opleiding en ontwikkeling kan worden opgevangen binnen het reguliere opleidingsbudget. 2. De totale loonsom 2017 is herberekend op basis van de precieze salarisbedragen na de Caoaanpassing van 3A0Za- Hieruit is gebleken dat de geraamde loonsom in de oorspronkelijke begroting 2017 ruim C te hoog was. 3. In 2017 is er een eenmalige extra last van C i.v.m. de uitbetaling van de vakantietoelage over de periode juni t/m december Omdat voor dit bedrag ten laste van boekjaar 2016 een verplichting was opgevoerd, heeft dit geen consequenties voor de begroting

22 Bovengenoemde posten zijn als financieel effect vooralsnog niet verwerkt in deze rapportage en de 2e begrotingswijziging 2017/2018. Uitgangspunt is dat de meerkosten van afgerond C kunnen worden opgevangen binnen de huidige begroting In de onderstaande prognose is uitgegaan van de ramingen 2017 inclusief de le begrotingswijziging. Dit betekent dat de effecten van de toetreding van de gemeente Tholen hierin voor een heel jaar zijn doorgerekend. Benadering personeelskosten ICT WBW voor 2017 Prognose loonkosten t/m dec.2017 (excl.vacatures incl.minnelijke regeling) Af Ten laste van verplichting voor vakantietoelage Nog in te willen vacatures Bijzondere toelagen wnl.berm-gemeenten Kosten inhuur tijdelijk personeel Opleidingen en ovange personeelskosten Totale kostenraming (kolom E: a+b) Beschikbare middelen: Budget loonkosten begroting Budget extra toelagen in begroting 2017 (garantie) Budget inhuur bij ziekte in begroting Bijraming 1e begr.wijziging i.v.m. toetreding Tholen (3,5 fte) Aanpassingen valgens toelichting (vooralsnog niet bijgeraamd) - Opleidingsbudget en overige personeelskosten Totaal beschikbaar budget (kolom C: a+b) Overschrijding (kolom F: a+b) Verrekening ontvanqsten mbt personeel: Ontvangen ziekte-uitkeringen e.d Overige ontvangsten Totale ontvangsten m.b.t. personeel (kolom E: c) Overschrijding budget N.B. De aanduidingen zoals (kolom E: a+b) verwijzen naar de kolommen en regels in de financiële rapportage in hoofdstuk 3. De huidige prognose geeft een kleine overschrijding op het personeelsbudget aan van afgerond C In de begrotingswijziging op basis van deze rapportage is dit vooralsnog niet verwerkt. Bij de 2e rapportage over 2017 (in oktober 2017) zal dit opnieuw worden beoordeeld. Bedrijfsvoering en ondersteunende processen (overhead) Voor 2017 lopen de kosten hiervan grotendeels in lijn met de begrotingsramingen. Er vindt wel een bijraming plaats van C voor de uitvoering van de DIV-taken (archiefbeheer) door de gemeente Moerdijk. Hiertoe is door het bestuur besloten in januari

23 Post onvoorzien De post onvoorzien is geraamd op C (na wijziging) en kan worden ingezet voor niet elders in de begroting geraamde kosten, die voor de voortgang van de bedrijfsvoering wel noodzakelijk zijn. Tot en met april zijn er nog geen onvoorziene kosten geweest die ten laste van dit budget kunnen worden gebracht. In de prognose is nog een volledige besteding van dit budget aangehouden, onder meer gelet op de geraamde overschrijding van het personeelsbudget van afgerond C Kapitaallasten In de huidige begroting 2017 zijn nog de kapitaallasten geraamd op basis van de businesscase uit De raming kan worden verlaagd naar het bedrag aan lasten verbonden aan de werkelijke investeringsuitgaven in 2016 van C (voorbereidingskosten); de jaarlijkse annuïteit hiervan bedraagt C

24 5 Overige ontwikkelingen 5.1 Investering nieuwe infrastructuur Volgens het investeringsschema in de oorspronkelijke begroting 2017 is voor 2017 een investering voorzien in de nieuwe infrastructuur van afgerond C 3,7 miljoen. Met name door het eerst opstellen van een sourcing- en doudstrategie is de aanbesteding en aanschaf van de nieuwe infrastructuur aanzienlijk vertraagd. De uitgaven die in het kader van deze investering in 2017 worden gedaan zullen hoofdzakelijk voorbereidingskosten betreffen. Tot en met april is er in 2017 ruim C besteed; dit betreft grotendeels kosten van Quint, het bedrijf dat is ingehuurd voor het opstellen van de visie en het doorrekenen van de nieuwe businesscase. 10