Huishoudelijk Reglement. Stichting Beheerscommissie Gemeenschapshuis Einighausen

Transcriptie

1 Huishudelijk Reglement Stichting Beheerscmmissie Gemeenschapshuis Einighausen Datum: juni

2 Versie BESTUURLIJKE ASPECTEN 1.1 Algemene bepalingen De Stichting Beheer Gemeenschapshuis, hierna te nemen de Stichting, is pgericht bij ntariële akte p 24 augustus 1987 en gevestigd te Einighausen Het huishudelijk reglement is van tepassing in nverbrekelijke samenhang met de statuten van de Stichting. De Stichting beheert en expliteert het gemeenschapshuis t Klaverblad, Bschweg 72 te Einighausen 1.2 Begripsbepalingen Statuten: de statuten van de Stichting Beheer Gemeenschapshuis zals vastgesteld bij ntariële akte p 24 augustus Bestuur: het bestuur zals genemd in artikel 5 van de Statuten. Gebruikersverleg: het verleg tussen bestuur en de huurders van het gemeenschapshuis, nader uitgewerkt in artikel 1.5 van dit huishudelijk reglement. Beheerder: een dr de stichting aangestelde medewerker f vrijwilliger. Huurder: elke vereniging, instelling, natuurlijk persn f bedrijf dat gebruik wil maken van een ruimte in het gemeenschapshuis en daarte een vereenkmst sluit met het Bestuur. Gebruiker: elke persn die aan een dr een huurder gerganiseerde activiteit deelneemt f deze activiteit bijwnt Bezeker: elke persn die het gemeenschapshuis binnen gaat znder het del deel te nemen aan een p dat mment dr een huurder gerganiseerde activiteit f deze activiteit bij te wnen Alchlhudende dranken: Zwakalchlhudende drank: bier, wijn en gedistilleerd met minder dan 15% alchl Sterke drank: gedistilleerd met 15% f meer alchl; niet tegestaan binnen de hrecavergunning van het gemeenschapshuis 1.3 Bestuur Onverminderd het bepaalde in de statuten f elders in het huishudelijk reglement heeft het Bestuur tt taak: a. Het behartigen van de algemene belangen van de stichting b. Het tezicht p de naleving van de statuten en het huishudelijk reglement c. Het benemen, ntslaan en schrsen van persnen werkzaam ten beheve van de stichting. De vergaderingen van het Bestuur zijn niet penbaar. 1.4 Taken en bevegdheden beheerder Tussen het Bestuur en de beheerder van het gemeenschapshuis wrdt een separate beheerdersvereenkmst geslten; hierin zijn pgenmen de belangrijkste taken en bevegdheden van de beheerder. Deze vereenkmst bevat tevens een beschrijving he de in- en uitgaande geldstrmen van de diverse srten activiteiten met betrekking tt de explitatie van de bar en verige ruimtes richting het Bestuur dienen te wrden verantwrd. 1.5 Gebruikersverleg Tussen het Bestuur en de vaste huurders van het gemeenschapshuis vindt minimaal 1 keer per jaar een verleg plaats. Hierin dienen nder andere aan de rde te kmen de 2

3 vrwaarden waarnder de vaste huurders gebruik kunnen maken van de accmmdatie. Huurprijzen wrden jaarlijks vastgesteld in de vergadering van het Bestuur. Aan de vaste huurders zullen afschriften van de meest actuele versie van de fficiële stukken (statuten en huishudelijk reglement) en andere relevante stukken zals de handleidingen van de digitale agenda, gebruik van de tegangsdeur en bijbehrende beveiliging, ter beschikking wrden gesteld. Met de vaste huurders zal een huurvereenkmst wrden afgeslten. Van de gemaakte afspraken tussen het Bestuur en de vaste huurders wrdt jaarlijks een afschrift aan de gemeente ter beschikking gesteld. 1.6 Cnsumpties De beheerder hangt p een duidelijk zichtbare plek een prijslijst van de in het gemeenschapshuis te nuttigen cnsumpties. Prijzen van de cnsumpties wrden jaarlijks dr het Bestuur vastgesteld. Indien wrdt gekzen vr het gebruik van cnsumptiebnnen f munten dient bij de verkp hiervan uitsluitend gebruik te wrden gemaakt van de dr de stichting verstrekte bnnen/munten. De inkpprijs van cnsumptiebnnen f munten vr de verenigingen wrdt jaarlijks vastgesteld dr het Bestuur. 1.7 Opslagruimte Behalve de ruimte die de huurder wenst te gebruiken vr de uitefening van zijn activiteiten kan de betreffende huurder een verzek indienen m pslagruimte te huren. De huidige beschikbare pslagruimte is beperkt en zal derhalve nvldende zijn m ieder verzek daarte in te willigen. Vaste huurders zullen in principe in de tewijzing van pslagruimte vrrang hebben p niet-vaste huurders. Tewijzing van vrijgekmen pslagruimte f nieuw te realiseren pslagruimte is ter berdeling van het Bestuur. 2. VOORSCHRIFTEN GEBRUIK GEMEENSCHAPSHUIS 2.1 Digitale agenda Ten beheve van het inrsteren van de activiteiten in het gemeenschapshuis maakt het gemeenschapshuis gebruik van een digitale agenda. De digitale agenda valt nder de verantwrdelijkheid van een planning-cördinatr. De planning-cördinatr en zijn eventuele vervanger wrden dr het Bestuur aangesteld. De planning-cördinatr en zijn vervanger zijn in principe de enige persnen die geautriseerd zijn m de gegevens in de digitale agenda te plaatsen en te wijzigen. Deze functie is afgeschermd met een passwrd. De raadpleegfunctie is vr eenieder znder passwrd tegankelijk. De digitale agenda is te vinden p de website van het klaverblad: Elke vaste huurder is zelf verantwrdelijk vr het tijdig drgeven aan de planningcördinatr van de geplande reguliere activiteiten en uren. Stelregel is dat de huurders vr hun reguliere activiteiten vrrang hebben p de ingersterde dagen en tijden. Om eventueel een andere activiteit p deze tijden in te plannen dient de eigenaar van deze andere activiteit dit zelf te regelen met de vaste gebruiker. Eventuele verschuivingen, ruilingen en/f afgelaste activiteiten dienen z snel mgelijk te wrden gemeld aan de planning-cördinatr. Niet-reguliere activiteiten van zwel de vaste huurders, incidentele gebruikers alsk ad hc activiteiten wrden drgegeven aan de planning-cördinatr die zrg draagt vr vermelding in de agenda. Hier geldt het principe: wie het eerst kmt het eerst maalt. 3

4 Inrsteren van eventuele para-cmmerciële activiteiten dr de beheerder, gepland nderhud, vakanties etc. geschiedt eveneens via de planning-cördinatr. Drgeven van de in te rsteren activiteiten uitsluitend per naar: met vermelding van: Naam huurder Krte mschrijving van de activiteit Datum, begintijd en verwachte eindtijd Naast de hierbven beschreven digitale agenda hanteert de beheerder (vralsng) een papieren agenda; de digitale agenda zal echter leidend zijn; de papieren agenda kan vanuit de digitale agenda wrden ingevuld. 2.2 Vrschriften huurder Elke vaste huurder wijst een cntactpersn aan ten beheve van de cmmunicatie tussen het Bestuur en de betreffende huurder. Huurder is verplicht de activiteit(en) in het gebuw zdanig uit te efenen, dat: niet gehandeld wrdt in strijd met enige wet, verrdening f ander verheidsvrschrift; er vr het Bestuur geen gevaar ntstaat dat enige verheidsvergunning kan wrden ingetrkken; de gede naam van de stichting en het Bestuur p generlei wijze schade wrdt tegebracht; huurder is er vr verantwrdelijk dat de ruimten welke hij heeft gehuurd dan wel gebruikt ngeschnden en netjes wrden achtergelaten; vr rekening van de huurder kmen alle lasten en belastingen, die in verband met de huur dan wel de uitgeefende activiteit(en) van verheidswege f anderszins wrden pgelegd f geheven. de huurder mag de ruimte alleen aanwenden vr gebruik ten beheve van de bij het aangaan van de vereenkmst genemde activiteit(en); het is de huurder verbden het gehuurde in huur, nderhuur f gebruik al dan niet tegen vergeding aan derden af te staan. de vaste huurders ntvangen één sleutel vr de vr hen van tepassing zijnde tegang(en) en de daarbij behrende cde van de deur; deze sleutels vallen nder de verantwrdelijkheid van de huurder en mgen niet aan derden wrden vergedragen; bij vermissing van een sleutel dient dit nverwijld te wrden meegedeeld aan de secretaris van de Stichting. Bij vervanging van zekgeraakte sleutels zijn de ksten vr de betreffende huurder. Het is aan de huurder verbden de inrichting van de ruimte ingrijpend te wijzigen znder schriftelijke testemming van het bestuur. Het is niet tegestaan vrwerpen f installaties in de ruimte f het gebuw aan te brengen znder testemming van de beheerder. wijzigingen aan te brengen in de vrzieningen en installaties welke in het gebuw aanwezig zijn; inventarissen anders te gebruiken dan p aanwijzingen van het bestuur; gederen in het gebuw p te slaan, mee te brengen en/f aan te sluiten znder uitdrukkelijke testemming van het bestuur; in de verschillende ruimten kffiezetapparaten f dergelijke testellen te plaatsen; k is het niet tegestaan therms-, kffie-, thee-, en dergelijke kannen van elders te betrekken.. 4

5 in de gehuurde ruimte permanente uitingen van reclame te maken vr derden; Indien een en ander plaats heeft als nderdeel van een expsitie kan dr het bestuur een uitzndering wrden gemaakt. huisdieren te te laten in het gebuw, tenzij er sprake is van begeleiding van persnen met een handicap dr een daarte pgeleide hnd. 2.3 Gemeentelijke vrschriften Paracmmercie-beleid Gemeente Ter vrkming van neerlijke mededinging met de reguliere hreca heeft de Gemeente Sittard-Geleen beleid gefrmuleerd dat is weergegeven in het Para-cmmerciebeleid Dit beleid is van tepassing p para-cmmerciële rechtspersnen. Dit zijn verenigingen en stichtingen die in eigen beheer een kantine expliteren; gemeenschapshuis t Klaverblad valt k nder dit beleid. Vr de vlledige regelgeving verwijzen we naar: Overige gebruiksvrschriften vr huurder, gebruiker f bezeker in verband met veiligheid Het is niet tegestaan m niet brandvertragende versieringen aan te brengen. Versieringen meten vlden aan de vrschriften van de brandweer. Alle aanwezige ndvrzieningen mgen alleen in geval van nd wrden gebruikt. De in- en uitgangen van het gemeenschapshuis dienen vrijgehuden te wrden. Ok de Nduitgangen dienen te allen tijde vlledig vrij te zijn. Regeling van verwarming, airc en verlichting berust bij de beheerder. Het gebruik van materialen die gevaar kunnen pleveren vr het gebuw en persnen in f in de nabijheid van de accmmdatie is ten strengste verbden. De huurder dient zelf zrg te dragen vr de bendigde vergunningen. Indien de huurder de verplichte vergunningen niet kan tnen, dan heeft de verhuurder het recht m de betreffende activiteit geheel f gedeeltelijk te verbieden. Bezekers en gebruikers mgen binnen de accmmdatie geen verlast verrzaken. Bij wangedrag f vandalisme wrdt de tegang vr bepaalde tijd ntzegd. Bij schade tegebracht aan eigendmmen van stichting f derden, dient schadelsstelling te wrden betaald. Het is ten strengste verbden verdvende middelen van welke srt dan k, zals bedeld in de Opiumwet, binnen de accmmdatie te gebruiken f in bezit te hebben. Het in bezit hebben van wapens, als bedeld in de wet, munitie, messen f andere vrwerpen die als (steek)wapen gebruikt kunnen wrden gebruikt. f vrwerpen welke vr wapen kunnen drgaan is binnen de accmmdatie ten strengste verbden. Wanneer één f meer van bvenstaande handelingen gecnstateerd wrdt/wrden vlgt verwijdering evenals ntzegging van de tegang vr (n) bepaalde tijd en zal de plitie hiervan in kennis wrden gesteld. Het rken, in welke vrm dan k, is binnen de muren van het gebuw niet tegestaan. Bij het niet naleven hiervan kan de rker uit het gebuw wrden verwijderd en kan de tegang vr enige tijd wrden ntzegd. Betes die dr de Vedsel en Warenautriteit (VWA) pgelegd kunnen wrden, zullen drberekend wrden aan de vertreder. Het is bezekers/gebruikers verbden drank f glaswerk mee naar buiten te nemen. Iedere bezeker/gebruiker is verplicht de aanwijzingen van de beheerder f van dr het Bestuur aangewezen medewerker(s) p te vlgen. Het niet pvlgen van deze gedragsregels kan weigering van de tegang vr krtere f langere tijd tt gevlg hebben. Een besluit daarte wrdt dr het Bestuur genmen. 5

6 Het bezek aan het Gemeenschapshuis geschiedt geheel vr eigen risic. Het Bestuur aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid vr ngevallen f vr schade aan persnen f gederen, gemis f diefstal van eigendmmen van huurder f bezeker van de huurder dr wie k gepleegd, f p welke wijze k verrzaakt, gedurende de penstelling van het gemeenschapshuis. Deze bepaling is k van tepassing p die eigendmmen van huurder f bezeker van de huurder die in de dr het bestuur beschikbaar gestelde kasten f verige ruimten binnen het gemeenschapshuis zijn ndergebracht. De huurder is aansprakelijk vr schade, die tijdens het gebruik c.q. de huur, aan het gebuw f de inventaris dr huurder f bezekers van huurder, wrdt tegebracht. De ruimten achter de bar en de keuken zijn vrbehuden aan de beheerder, barmedewerkers en daarte aangewezen persnen. In bijzndere mstandigheden heeft het Bestuur altijd het recht het gebruik van het gemeenschapshuis p te eisen, waardr vastgestelde bijeenkmsten niet kunnen drgaan. 2.5 Internettegang middels Wifi Gemeenschapshuis t Klaverblad beschikt ver 2 Wifi access pints (Klaverblad en Fanfare). Vr beide is een passwrd vereist dat kan wrden verstrekt dr de beheerder. De stichting geeft geen enkele garantie vr de juiste werking en/f beschikbaarheid van het draadlze gastennetwerk nch aanvaardt zij enigerlei aansprakelijkheid met betrekking tt het gebruik, beschikbaarheid en/f werking. Gasten maken geheel p eigen risic gebruik van Wifi en de stichting is niet aansprakelijk vr eventuele schade f ksten die verrzaakt wrden dr het gebruik van het netwerk. Wifi gebruikers zijn zelf verantwrdelijk vr de juiste cnfiguratie van de eigen apparatuur. Bij gebruik van internet via de access pints dient men zich te huden aan de nettiquette. Dit hudt nder meer in dat het niet is tegestaan berichten te verzenden f websites te bezeken met discriminerende, pruiende, aansttgevende f bedreigende inhud. Daarnaast dient men zich te nthuden van het dwnladen, kpiëren f anderszins verspreiden van prgramma s, muziek, films, ft s f ander materiaal waarbij inbreuk wrdt gemaakt p intellectuele eigendmsrechten, wettelijke vrschriften en/f bepalingen. Wifi gebruikers vrijwaren de stichting vr aanspraken van derden die vrtvleien uit het niet nakmen van deze verplichtingen De stichting is gerechtigd m znder vraankndiging persnen tegang tt het Wifi netwerk te ntzeggen. 2.6 Geluidsinstallatie en Beamer Het gemeenschapshuis beschikt ver een geluidsinstallatie en een beamer, waarvan de bediening is vrbehuden aan dr het bestuur geautriseerde persnen. Eventuele schade verrzaakt dr ngerlfd gebruik wrdt verhaald p de desbetreffende huurder. 2.7 Gebruik rkmachine Gebruik van een rkmachine, hazer, fazer e.d. is verbden. 2.8 Betalingscndities Rekeningen wrden dr de penningmeester van de stichting verstuurd. Betaling van rekeningen dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. 6

7 2.9 Drank- en Hrecawet Verantwrde alchlverstrekking Met het g p verantwrde alchlverstrekking geldt binnen het gemeenschapshuis het vlgende: Verkp van alchlhudende drank aan persnen jnger dan 18 jaar is verbden. De beheerder f dr het bestuur daarte aangewezen medewerker dient de leeftijd te cntrleren aan de hand van een legitimatiebewijs, tenzij nmiskenbaar sprake is van de vereiste leeftijd. Er mag geen alchlhudende drank wrden verstrekt als dit kan leiden tt verstring van de penbare rde, veiligheid f schending van de penbare zeden. Er mag geen alchl wrden verstrekt aan drnken persnen, dit ter berdeling van de beheerder. Persnen die drnken zijn f nder invled van andere psychtrpe stffen wrden niet tegelaten tt het gemeenschapshuis. Op mmenten dat in het gemeenschapshuis alchlische drank wrdt verstrekt, dient een medewerker aanwezig te zijn die in het bezit is van een verklaring Sciale Hygiëne. Het Bestuur nderschrijft de Reclamecde vr Alchlhudende Dranken 2.10 Openingstijden Het gemeenschapshuis zal gepend zijn p de uren dat een huurder dit is vereengekmen met het Bestuur; dit kunnen zijn de vaste uren vr de reguliere activiteiten dan wel de uren zals die zijn gereserveerd in verleg met planning-cördinatr. Tijdens de peningsuren is de betreffende huurder verantwrdelijk vr zijn gebruikers en bezekers. De huurder nderneemt, z ndig in samenwerking met de beheerder, actie m verlast tegen te gaan. 3. SLOTBEPALINGEN 3.1 Wijziging huishudelijk reglement Het huishudelijk reglement kan gewijzigd wrden dr een besluit van het Bestuur. 3.2 Niet vrzien In alle gevallen waarin dit reglement niet vrziet beslist, cnfrm het bepaalde in de statuten, het Bestuur. 7