Onderzoek naar ROI softwarepakket

Transcriptie

1

2

3 Onderzoek naar ROI softwarepakket

4 Drukkerijen

5 Kenmerken drukkerijen 78 observaties 65% van de bedrijven houdt zich prioritair bezig met de productie van print. 3% 1% 1% 4% 3% 5% Verkoop ontwerp 18% Productie ontwerp Verkoop print (drukwerk, ) Productie print (drukwerk, ) Verkoop strategie en concept Verkoop afwerking / veredeling Productie media (eigen magazines, tv, radio) 65% Inhouse printing 5

6 Kenmerken drukkerijen 70% stelt minder dan 5 werknemers tewerk 28% had het voorbije jaar meer dan 500 klanten 3% 4% 6% 3% 8% 70% 0% 4% 5% Minder dan 5 6 tot tot tot tot tot tot 100 Meer dan % 17% 17% 11% 15% 9% Minder dan tot tot tot tot tot 500 Meer dan 500 6

7 Kenmerken drukkerijen 54% richt zich zowel op particulieren als bedrijven, 42% enkel op bedrijven. 3% 1% 54% 42% Particulieren Bedrijven Particulieren en bedrijven Interne afdelingen 7

8 Bijhouden van contactgegevens 30% van de drukkerijen houdt de contactgegevens bij in een database. Access / database Facturatiepakket ERP- of MIS-software Outlook Excel of andere spreadsheet Op een andere manier Fichebak Zelf geschreven CRM-software Word Niet 1,3 3,8 3,8 3,8 7,7 11,5 11,5 10,3 21,8 28,2 30, % van de antwoorden N=78, meerdere antwoorden waren mogelijk 48% koppelt deze contactgegevens niet aan andere informatie. Ja, de contactgegevens worden gekoppeld aan andere informatie zoals mailverkeer, offertes, samenwerkingen, 51,9 Neen, enkel contactgegevens worden bijgehouden Neen, maar deze informatie wordt wel afzonderlijk opgeslagen 24,7 23, % van de observaties N=77 8

9 Prospectie 31% van de bevraagde drukkerijen heeft een salesteam dat proactief op zoek gaat naar nieuwe klanten. 32% organiseert (ook) andere prospectiecampagnes (=25 drukkerijen). Meer dan de helft van de drukkerijen die prospectiecampagnes organiseren (56%), stuurt naar iedereen dezelfde wervingsfolder of nieuwsbrief. 9

10 Prospectie 36% van de drukkerijen die prospectiecampagnes organiseren heeft minder dan 10 minuten nodig om een verzendklaar adressenbestand te genereren, 28% tussen 10 minuten en een half uur. In aantal In % Minder dan 10 minuten 9 36,0 Tussen 10 minuten en een half uur 7 28,0 Ongeveer een uur 1 4,0 Ongeveer anderhalf uur 2 8,0 Ongeveer twee uur 1 4,0 Ongeveer drie uur 1 4,0 Ongeveer vier uur 1 4,0 Ongeveer een dag 1 4,0 Meer dan een dag 2 8,0 Totaal ,0 10

11 Prospectie Tijd die de bedrijven nodig hebben om een verzendklaar adressenbestand te genereren, volgens de manier waarop de contactgegevens bijgehouden worden: Fichebak Access/ database Excel of andere spreadsheet Word Outlook ERP- of MIS-software CRMsoftware Facturatiepakket Minder dan 10 minuten Tussen 10 minuten en een half uur Ongeveer een uur 1 1 Ongeveer anderhalf uur Ongeveer twee uur 1 1 Ongeveer drie uur 1 1 Ongeveer vier uur 1 1 Ongeveer een dag Meer dan een dag Totaal Andere Totaal

12 Offertering 45% van de drukkerijen maakte de voorbije maand meer dan 50 offertes op. 11% 7% 6% 4% 7% Geen enkele 1 tot 5 6 tot 10 2 van deze 4 drukkerijen maken nooit offertes op 16% 7% 12% 11 tot tot tot tot tot % 19% 251 tot 500 Meer dan

13 Offertering De meerderheid van de drukkerijen (32%) gebruikt een geïntegreerd ERP-programma voor de opmaak van offertes. In een geïntegreerd ERP- of MIS-programma 31,6 In Excel of een andere spreadsheet 19,7 In Word 17,1 Mail Op een andere manier 9,2 10,5 Access of een andere database Pen en papier Zelf geschreven programma Via CRM-software 5,3 5,3 3,9 2, % van de antwoorden N=76, meerdere antwoorden waren mogelijk 13

14 Offertering 60% van de drukkerijen heeft minder dan een kwartier nodig om een offerte op te maken. In aantal In % Een kwartier of minder 45 60,0 Ongeveer een half uur 18 24,0 Ongeveer een uur 5 6,7 Ongeveer anderhalf uur 3 4,0 Ongeveer twee uur 2 2,7 Ongeveer drie uur 0 0,0 Ongeveer vier uur 0 0,0 Ongeveer een dag 1 1,3 Ongeveer 2 dagen 1 1,3 3 dagen of meer 0 0,0 Totaal ,0 14

15 Offertering Tijd die de bedrijven nodig hebben om een offerte op te maken, volgens de manier waarop ze offertes opmaken: Word Excel of een andere spreadsheet Geïntegreerd ERP- of MISprogramma Via CRMsoftware Mail Zelf geschreven programma Access of een andere database Pen en papier Op een Totaal aantal andere antwoorden manier Rond de 15 minuten of minder Ongeveer een half uur Ongeveer een uur Ongeveer anderhalf uur Ongeveer twee uur Ongeveer een dag Ongeveer 2 dagen Totaal aantal antwoorden

16 Opvolging van offertes Een kwart van de drukkerijen heeft geen zicht op het aantal openstaande offertes. De drukkerijen die er wél een zicht op hebben, hebben vaak minder dan 5 minuten nodig om alle openstaande offertes te raadplegen. In aantal In % 5 minuten of minder 36 63,2 Tussen 6 minuten en een kwartier 13 22,8 Ongeveer een half uur 4 7,0 Ongeveer een uur 3 5,3 Ongeveer anderhalf uur 1 1,8 Totaal ,0 79% van de drukkerijen heeft een zicht op het aantal offertes dat de voorbije maand een order is geworden. 16

17 Opvolging van offertes Tijd die de bedrijven nodig hebben om de openstaande offertes te raadplegen, volgens de manier waarop ze offertes opmaken: In Word In Excel of een andere spreadsheet In een geïntegreerd ERP- of MISprogramma Via CRMsoftware Mail Zelf geschreven programma Access of een andere database Pen en papier Op een Totaal aantal andere antwoorden manier 5 minuten of minder Tussen 6 minuten en een kwartier Ongeveer een half uur Ongeveer een uur Ongeveer anderhalf uur 1 1 Totaal aantal antwoorden

18 Voorraadbeheer 60% van de drukkerijen houdt de voorraad van de grondstoffen en/of afgewerkte producten niet bij Op het zicht of helemaal niet 60,3 Geïntegreerde ERP- of MIS-software 19,2 Excel of een andere spreadsheet 15,4 Op een andere manier 6,4 Specifieke software Zelfgeschreven programma Boekhoudprogramma 2,6 2,6 3, % van de antwoorden N=78, meerdere antwoorden waren mogelijk 18

19 Voorraadbeheer Slechts in 1 op de 5 drukkerijen wordt de voorraad automatisch afgeboekt. 36% van de bevraagde drukkerijen controleert zijn/haar voorraden continu. 23% doet dit dagelijks. 3% 15% 36% Continu Dagelijks 10% Een aantal keren per week Wekelijks 13% Ongeveer om de twee weken 23% Maandelijks N=78 19

20 Voorraadbeheer 63% van de bedrijven heeft zo n 15 minuten (of minder) nodig om de voorraden te controleren In aantal In procent 15 minuten of minder 47 62,7 Ongeveer een half uur 13 17,3 Ongeveer een uur 9 12,0 Ongeveer anderhalf uur 0 0,0 Ongeveer twee uur 3 4,0 Totaal aantal observaties ,0 20

21 Voorraadbeheer Tijd die de bedrijven nodig hebben om de voorraden te controleren, volgens de manier waarop ze de voorraadgegevens bijhouden: Excel of een andere spreadsheet Geïntegreerde ERP- of MISsoftware, namelijk Specifieke software Op het zicht of helemaal niet Op een andere manier Totaal aantal antwoorden 15 minuten of minder Ongeveer een half uur Ongeveer een uur Ongeveer twee uur Meer dan een dag Totaal aantal antwoorden

22 Prijsaanvragen bij externe leveranciers De meeste drukkerijen hebben een vaste pool van leveranciers waarbij ze een prijsaanvraag doen Meestal dezelfde leveranciers 75,6 Op internet 14,1 Op een andere manier 3,9 Geen leveranciers 3,8 Geïntegreerde ERP- of MIS-software 2, % van de observaties N=78 22

23 Prijsaanvragen bij externe leveranciers Ongeveer de helft van de drukkerijen doet meer dan 10 prijsaanvragen per maand 9% 10% 13% 32% 1 tot 5 6 tot tot tot tot 50 17% 19% Meer dan 50 Zo n 70% van de drukkerijen heeft 15 minuten of minder nodig om een prijsaanvraag te doen In aantal In % 15 minuten of minder 53 69,7 Ongeveer een half uur 18 23,8 Ongeveer een uur 2 2,6 Ongeveer anderhalf uur 1 1,3 Ongeveer twee uur 0 0 Ongeveer drie uur 1 1,3 Ongeveer een halve dag (vier uur) 0 0 Meer dan een halve dag 1 1,3 Totaal ,0 23

24 Prijsaanvragen bij externe leveranciers De helft van de drukkerijen (51%) classificeert de leveranciers volgens het soort werk dat ze doen 30% van de drukkerijen volgt openstaande prijsaanvragen bij leveranciers niet op 57% van de drukkerijen die de openstaande prijsaanvragen wél opvolgen, heeft hiervoor maximaal 5 minuten per project nodig In aantal In % 5 minuten of minder 30 56,6 Tussen 6 en 10 minuten 15 28,3 Tussen 11 en 20 minuten 3 5,7 Tussen 21 minuten en 30 minuten 3 5,7 Meer dan 30 minuten 2 3,8 Totaal ,0 24

25 Prijsaanvragen bij externe leveranciers 55% van de bevraagde drukkerijen krijgt soms foutieve afrekeningen van hun leveranciers. Meestal betreft het een te hoog facturatiebedrag. Het factuurbedrag is te hoog 77,5 Andere fouten 20,0 De leverancier factureert te laat waardoor de factuur naar de eindklant nooit wordt gemaakt 2, % van de observaties N=40 25

26 Projectplanning Projectplanning gebeurt meestal via pen en papier Via pen en papier 46,2 Via een zelfgemaakt planningssysteem Via een geïntegreerd ERP- of MIS-systeem (vb. MS Project) 17,9 17,9 Via Excel of een andere spreadsheet Op een andere manier Er wordt geen projectplanning opgemaakt Via Word 7,7 6,4 6,4 6, % van de observaties N=78, meerdere antwoorden waren mogelijk 26

27 Projectplanning 80% heeft een zicht op de beschikbare capaciteit van de machines. Optimale t.o.v. effectieve gemiddelde bezetting: Effectieve bezetting Optimale bezetting 10% 20% 30% 40% 45% 50% 55% 60% 65% 70% 75% 80% 85% 90% 100% geen idee 50% % % 1 70% % % % % 1 100% geen idee 15 27

28 Tijdsregistratie Bij 54% van de bevraagde bedrijven gebeurt er geen tijdsregistratie Er gebeurt geen tijdsregistratie Via pen en papier In een geïntegreerd ERP- of MIS-systeem Via een specifieke tijdsregistratiesoftware In Excel of een andere spreadsheet Op een andere manier In Word 0,0 14,1 11,5 9,0 6,4 5,1 53, % van de observaties N=78 Slechts twee op de drie drukkerijen koppelt alle handelingen die gerelateerd zijn aan een project ook effectief aan dit project. 76% van de drukkerijen registreert de effectieve kostprijs van een project. Alle drukkerijen die de effectieve kostprijs van een project registreren (n=59), vergelijken deze met de geofferteerde verkoopprijs. 28

29 Tijdsregistratie Ongeveer de helft van de bedrijven heeft maximaal 5 minuten nodig om de effectieve kostprijs te vergelijken met de verkoopprijs. In aantal In % 5 minuten of minder 29 49,1 Tussen 6 en 10 minuten 16 27,1 Tussen 11 en 20 minuten 10 17,0 Meer dan 20 minuten 4 6,8 Totaal ,0 29

30 Tijdsregistratie Tijd die de ondernemingen nodig hebben om de effectieve kostprijs te vergelijken met de verkoopprijs, volgens de manier waarop de tijdsregistratie gebeurt: In een geïntegreerd ERP- of MISsysteem In Excel of een andere spreadsheet Op een andere manier Via een specifieke tijdsregistratiesoftware Via pen en papier Er gebeurt geen tijdsregistratie Totaal aantal antwoorden 5 minuten of minder Meer dan 20 minuten Tussen 11 en 20 minuten Tussen 6 en 10 minuten Totaal aantal antwoorden

31 Facturatie De meeste ondernemingen maken hun facturen op via een facturatiepakket. Via een facturatiepakket 39,7 Via geïntegreerde ERP- of MIS-software 28,2 Op een andere manier In Excel of een andere spreadsheet 12,8 12,8 Via een databasesoftware (vnl. Filemaker) 10,3 Via een zelfgemaakt programma In Word 6,4 6, % van de antwoorden N=78, meerdere antwoorden waren mogelijk 31

32 Facturatie Het volledige facturatieproces neemt bij 70% van de drukkerijen gemiddeld 15 minuten of minder in beslag. In aantal In % 15 minuten of minder 54 69,2 Ongeveer een half uur 6 7,7 Ongeveer een uur 4 5,1 Ongeveer anderhalf uur 1 1,3 Ongeveer twee uur 5 6,4 Ongeveer drie uur 1 1,3 Ongeveer een halve dag (vier uur) 2 2,6 Meer dan een halve dag 5 6,4 Totaal ,0 Hierbij werd rekening gehouden met: het verzamelen van de te factureren projecten en deelprojecten het opzoeken van de facturatiegegevens van de klant- het aanmaken van de factuur het eventueel ingeven van een factuur in een boekhoudpakket het opvolgen van de betaling 32

33 Facturatie Tijd die de ondernemingen nodig hebben voor het volledige facturatieproces, volgens de manier waarop de facturen worden opgemaakt: In Word In Excel of een Via Via een Via een databasesoftware Via een Op een Totaal aantal andere geïntegreerde facturatiepakket zelfgemaakt andere antwoorden spreadsheet ERP- of MISsoftware (vnl. programma manier Filemaker) 15 minuten of minder Ongeveer een half uur Ongeveer een uur Ongeveer anderhalf uur Ongeveer twee uur Ongeveer drie uur Ongeveer een halve dag (vier uur) Meer dan een halve dag Totaal aantal 33 antwoorden

34 Facturatie 32% van de drukkerijen doet aan deelfacturatie. Drie kwart van de ondernemingen maakt gebruik van een boekhoudpakket. 90% van de drukkerijen heeft een zicht op de openstaande facturen. In aantal In % 5 minuten of minder 61 81,3 Tussen 6 en 10 minuten 11 14,7 Tussen 11 en 20 minuten 3 4,0 Meer dan 20 minuten 0 0,0 Totaal ,0 34

35 Facturatie 29% van de drukkerijen geeft aan dat zo goed als al hun klanten de facturen op tijd betalen. Bij 41% van de bedrijven is dat drie op de vier klanten. 3% 5% 29% 22% Minder dan 10% Ongeveer een kwart (1 op 4, 25%) Ongeveer de helft (50%) Drie op de vier (75%) Zo goed als allemaal 41% 35

36 Betalingsopvolging De betalingsopvolging gebeurt zowel telefonisch, via mail als via papier ,6 62,8 59, Telefonisch Via mail Via papier Niet 2,6 36

37 Betalingsopvolging 80% van de bevraagde drukkerijen heeft minder dan 10 minuten nodig voor de betalingsopvolging. In aantal In % 5 minuten of minder 38 49,4 Tussen 6 en 10 minuten 24 31,2 Tussen 11 en 20 minuten 9 11,6 Meer dan 20 minuten 6 7,8 Totaal ,0 37

38 Managementrapportering 60% van de bevraagde ondernemingen kan snel en gemakkelijk een managementrapport opvragen. Iets meer dan de helft van de drukkerijen kan dit op zo n 15 minuten (of minder). In aantal In % 15 minuten of minder 25 54,3 Ongeveer een half uur 10 21,7 Ongeveer een uur 6 13,0 Ongeveer anderhalf uur 1 2,2 Ongeveer twee uur 2 4,3 Ongeveer drie uur 1 2,2 Ongeveer vier uur 1 2,2 Totaal ,0 38

39 Geïntegreerd programma? 56% van de bevraagde drukkerijen is niet geïnteresseerd in een geïntegreerd programma omdat ze gewend zijn op hun manier te werken. We zijn gewend om op onze manier te werken De tijd ontbreekt om daarmee bezig te zijn We hebben al die poespas niet nodig Dat kost waarschijnlijk te veel (kent de prijs niet) Onze mensen zullen dit niet willen gebruiken Ooit zo n programma gehad, maar het deed niet wat ervan werd verwacht Dat kost te veel (kent de prijs) Dat bestaat niet voor zo n bedrijf als het onze Ooit gewerkt met planningssoftware Ooit zo n programma gehad, maar het was niet aangepast aan onze business Ooit zo'n programma gehad, maar we werden niet goed werden opgeleid Dan gaan er misschien jobs verloren Zelf zo n programma beginnen schrijven, maar hebben niet afgewerkt 0,0 0,0 1,9 11,1 9,3 7,4 7,4 7,4 5,6 16,7 22,2 31,5 55, N=54 39

40 Agentschappen

41 Kenmerken agentschappen 78 observaties. 17% houdt zich prioritair bezig met de verkoop van ontwerp, 13% met de productie van ontwerp Verkoop ontwerp 24% 17% Productie ontwerp Verkoop print (drukwerk, ) Productie print (drukwerk, ) 1% 13% Verkoop strategie en concept 10% 13% 10% 8% 1% 3% Verkoop media (ads in diverse magazines, tv, radio, ) Productie media (eigen magazines, tv, radio) Verkoop webprojecten Inhouse communicatie Iets anders 41

42 Kenmerken agentschappen 65% stelt minder dan 5 werknemers tewerk 53% had het voorbije jaar maximaal 55 klanten 3% 0% 15% 12% 5% 65% Minder dan 5 6 tot tot tot tot 50 Meer dan 50 3% 6% 13% 19% 6% 22% 31% Minder dan tot tot tot tot tot 500 Meer dan

43 Kenmerken agentschappen 85% van de bevraagde agentschappen richt zich louter op bedrijven. 15% Bedrijven Particulieren en bedrijven 85% 43

44 Bijhouden van contactgegevens 35% van de respondenten houdt de contactgegevens bij in een database. Access / database Facturatiepakket Outlook Excel of andere spreadsheet CRM-software Op een andere manier Zelf ontwikkeld programma ERP- of MIS-software Fichebak Word 1,3 15,4 11,5 9,0 9,0 7,7 23,1 21,8 25,6 34, % van de antwoorden N=78 45% koppelt deze gegevens niet aan andere informatie. De contactgegevens worden gekoppeld aan andere informatie zoals mailverkeer, offertes, samenwerkingen, 55,1 Enkel contactgegevens worden bijgehouden 25,6 Deze informatie (offertes, dossiers, ) wordt afzonderlijk opgeslagen 19, N=78

45 Prospectie 39% van de bevraagde agentschappen heeft een salesteam dat proactief op zoek gaat naar nieuwe klanten 50% organiseert (ook) andere prospectiecampagnes (= 39 agentschappen) Iets meer dan de helft van de agentschappen die prospectiecampagnes organiseren (51%), maakt een opsplitsing tussen de verschillende doelgroepen 45

46 Prospectie 39% van de agentschappen die prospectiecampagnes organiseren heeft minder dan 10 minuten nodig om een verzendklaar adressenbestand te genereren, 21% tussen 10 minuten en een half uur. In aantal In % Minder dan 10 minuten 15 38,5 Tussen 10 minuten en een half uur 8 20,5 Ongeveer een uur 5 12,8 Ongeveer anderhalf uur 1 2,6 Ongeveer twee uur 1 2,6 Ongeveer drie uur 2 5,1 Ongeveer vier uur 0 0,0 Ongeveer een dag 5 12,8 Meer dan een dag 2 5,1 Totaal ,0 46

47 Prospectie Tijd nodig om een verzendklaar adressenbestand te genereren, volgens de manier waarop contactgegevens worden bijgehouden: Fichebak Access / database Excel of andere spreadshee t Word Outlook ERP- of MISsoftware CRMsoftware Facturatiep akket Een zelf ontwikkeld systeem Andere Totaal aantal antwoorden Minder dan 10 minuten Tussen 10 minuten en een half uur Ongeveer een uur Ongeveer anderhalf uur Ongeveer twee uur 1 1 Ongeveer drie uur Ongeveer een dag Meer dan een dag Totaal aantal 47 antwoorden

48 Offertering De meeste agentschappen maakten de voorbije maand 21 tot 30 offertes op. 1% 1% 12% 4% 6% 12% Geen enkele 1 tot 5 6 tot 10 3 van deze 5 agentschappen maken nooit offertes op 11 tot 20 14% 22% 21 tot tot tot % 15% 101 tot tot 500 Meer dan

49 Offertering Bijna één op drie agentschappen maakt de offertes op in Word. In Word 29,5 In Excel of een andere spreadsheet 21,8 Op een andere manier, namelijk Via CRM-software In een geïntegreerd ERP- of MIS- 11,5 11,5 10,3 Illustrator/Indesign Via een zelfgeschreven programma Mail Database 7,7 6,4 6,4 5,1 Facturatiepakket 2,

50 Offertering 23% van de agentschappen heeft minder dan een kwartier nodig om een offerte op te maken, nog eens 23% minder dan een half uur. In aantal In % Een kwartier of minder 17 22,7 Ongeveer een half uur 17 22,7 Ongeveer een uur 7 9,3 Ongeveer anderhalf uur 8 10,7 Ongeveer twee uur 6 8,0 Ongeveer drie uur 4 5,3 Ongeveer vier uur 5 6,7 Ongeveer een dag 4 5,3 Ongeveer 2 dagen 1 1,3 3 dagen of meer 6 8,0 Totaal ,0 50

51 Offertering Tijd die de bedrijven nodig hebben om een offerte op te maken, volgens de manier waarop ze offertes opmaken: In Excel of een andere spreadsheet In een geïntegreerd ERP- of MISprogramma Via CRMsoftware Mail Via een zelfgeschrev en programma Database (vnl. Filemaker Pro) Illustrator / Indesign Facturatiepa kket Totaal aantal 51 antwoorden Op een andere manier Totaal aantal antwoorden In Word Rond de 15 minuten (een kwartier) of minder Ongeveer een half uur Ongeveer een uur Ongeveer anderhalf uur Ongeveer twee uur Ongeveer drie uur Ongeveer vier uur Ongeveer een dag Ongeveer 2 dagen dagen of meer

52 Opvolging van offertes Eén op vijf agentschappen heeft geen zicht op het aantal openstaande offertes. De agentschappen die er wél een zicht op hebben, hebben vaak minder dan 5 minuten nodig om alle openstaande offertes te raadplegen. In aantal In % 5 minuten of minder 35 58,3 Tussen 6 minuten en een kwartier 14 23,3 Ongeveer een half uur 9 15,0 Ongeveer een uur 2 3,3 Totaal ,0 91% van de agentschappen heeft een zicht op het aantal offertes dat de voorbije maand een order is geworden. 52

53 Opvolging van offertes Tijd die de bedrijven nodig hebben om de openstaande offertes te raadplegen, volgens de manier waarop ze offertes opmaken: In Word In Excel of een andere spreadsheet In een geïntegreerd ERP- of MISprogramma Mail Via een zelfgeschreven programma Database (vnl. Filemaker Pro) Illustrator / Indesign Via CRMsoftware Facturatiepakket Op een andere manier Totaal aantal antwoorden 5 minuten of minder Tussen 6 minuten en een kwartier Ongeveer een half uur Ongeveer een uur Totaal aantal antwoorden

54 Prijsaanvragen bij externe leveranciers De meeste agentschappen hebben een vaste pool van leveranciers waar ze een prijsaanvraag bij doen. Ik gebruik meestal dezelfde leveranciers 67,9 Op internet 25,6 Op een andere manier 5,1 Access / databank 1, * Veel agentschappen gaven aan meestal dezelfde leveranciers te gebruiken én op het internet naar leveranciers te zoeken. Vaak worden de contactgegevens van de gebruikelijke leveranciers ook op internet opgezocht. Het antwoord dat het eerst werd vernoemd, werd geregistreerd. 54

55 Prijsaanvragen bij externe leveranciers 54% van de agentschappen doet minder dan 10 prijsaanvragen per maand. 10,5 10,5 6,6 42,1 1 tot 5 6 tot tot tot 30 18,4 11,8 31 tot 50 Meer dan 50 43% van de agentschappen heeft 15 minuten of minder nodig om een prijsaanvraag te doen. In aantal In % 15 minuten of minder 33 43,4 Ongeveer een half uur 24 31,6 Ongeveer een uur 9 11,8 Ongeveer anderhalf uur 1 1,3 Ongeveer twee uur 3 4,0 Ongeveer drie uur 3 4,0 Ongeveer een halve dag 1 1,3 Meer dan een halve dag 2 2,6 Totaal ,0 55

56 Prijsaanvragen bij externe leveranciers Iets meer dan de helft van de agentschappen (54%) classificeert de leveranciers volgens het soort werk dat ze doen. 36% van de agentschappen volgt openstaande prijsaanvragen bij leveranciers niet op. 39% van de agentschappen die de openstaande prijsaanvragen wél opvolgen, heeft hiervoor maximaal 5 minuten per project nodig. In aantal In % 5 minuten of minder 19 38,8 Tussen 6 en 10 minuten 12 24,5 Tussen 11 en 20 minuten 6 12,2 Tussen 21 minuten en 30 minuten 6 12,2 Meer dan 30 minuten 6 12,2 Totaal ,0 56

57 Prijsaanvragen bij externe leveranciers 36% van de bevraagde agentschappen krijgt soms foutieve afrekeningen van hun leveranciers. Meestal betreft het een te hoog facturatiebedrag. Het factuurbedrag is te hoog 65,4 Andere fouten 23,1 De leverancier factureert te laat waardoor de factuur naar de eindklant nooit wordt gemaakt 7,7 De factuur van de leverancier wordt 2 keer ontvangen 3,

58 Projectplanning Projectplanning gebeurt meestal via pen en papier Via pen en papier 34,6 Via Excel of een andere spreadsheet 26,9 Via een zelfgemaakt planningssysteem 20,5 Op een andere manier Via een geïntegreerd ERP- of MIS- 10,3 10,3 Via Word Er wordt geen projectplanning Via een digitale agenda / kalender CRM software 6,4 5,1 5,1 2,

59 Projectplanning 83% heeft een zicht op de beschikbare capaciteit van de medewerkers. Optimale t.o.v. effectieve gemiddelde bezetting: Effectieve bezetting Optimale bezetting 10% 20% 30% 50% 55% 60% 65% 70% 75% 80% 85% 90% 95% 100%Geen idee / n.v.t. 10% 1 20% % 1 50% 2 60% 1 70% % % % % % 1 100% 4 Geen idee / n.v.t

60 Tijdsregistratie Bij een derde van de bedrijven gebeurt er geen tijdsregistratie Er gebeurt geen tijdsregistratie In een geïntegreerd ERP- of MIS-systeem Via pen en papier Op een andere manier Via een specifieke tijdsregistratiesoftware In Excel of een andere spreadsheet Zelf ontwikkeld programma In Word 1,3 5,1 7,7 10,3 10,3 15,4 15,4 33, % van de agentschappen koppelt alle handelingen die gerelateerd zijn aan een project ook effectief aan dit project. 68% registreert de effectieve kostprijs van een project. Zo goed als alle agentschappen die de effectieve kostprijs van een project registreren (91%), vergelijken deze met de geofferteerde verkoopprijs. Ze doen dit gemiddeld in % van de gevallen. 60

61 Tijdsregistratie 60% van de bedrijven heeft maximaal 5 minuten nodig om de effectieve kostprijs te vergelijken met de verkoopprijs. In aantal In % 5 minuten of minder 28 58,3 Tussen 6 en 10 minuten 9 18,8 Tussen 11 en 20 minuten 4 8,3 Meer dan 20 minuten 7 14,6 Totaal ,0 61

62 Facturatie De meeste agentschappen maken hun facturen op in Excel of een andere spreadsheet. In Excel of een andere spreadsheet 26,9 Via een facturatiepakket 23,1 In Word Via geïntegreerde ERP- of MIS-software 15,4 16,7 Op een andere manier 11,5 Via een zelf geschreven (facturatie)programma Via een database (vnl Filemaker Pro) 6,4 6,

63 Facturatie Het volledige facturatieproces neemt bij 46% van de agentschappen gemiddeld 15 minuten of minder in beslag. In aantal In % 15 minuten of minder 36 46,15 Ongeveer een half uur 16 20,51 Ongeveer een uur 10 12,82 Ongeveer anderhalf uur 3 3,85 Ongeveer twee uur 3 3,85 Ongeveer drie uur 1 1,28 Ongeveer een halve dag (vier uur) 2 2,56 Meer dan een halve dag 7 8,97 Totaal ,0 Hierbij werd rekening gehouden met: het verzamelen van de te factureren projecten en deelprojecten het opzoeken van de facturatiegegevens van de klant- het aanmaken van de factuur het eventueel ingeven van een factuur in een boekhoudpakket het opvolgen van de betaling 63

64 Facturatie Tijd die het volledige facturatieproces in beslag neemt, volgens het programma waarin de facturen worden opgemaakt. In Word In Excel of een andere spreadsheet Via geïntegreerde ERP- of MISsoftware Via een Via een database (vnl, facturatiepakket Filemaker Pro) Via een zelf geschreven (facturatie)- programma Op een andere manier Totaal aantal antwoorden 15 minuten of minder Ongeveer een half uur Ongeveer een uur Ongeveer anderhalf uur Ongeveer twee uur Ongeveer drie uur 1 1 Ongeveer een halve dag (vier uur) Meer dan een halve dag Totaal aantal 64 antwoorden

65 Facturatie 45% van de agentschappen doet aan deelfacturatie. 54% van de agentschappen maakt gebruik van een boekhoudpakket. 93% van de agentschappen heeft een zicht op de openstaande facturen. In aantal In % 5 minuten of minder 54 71,05 Tussen 6 en 10 minuten 11 14,47 Tussen 11 en 20 minuten 6 7,9 Meer dan 20 minuten 5 6,6 Totaal ,0 65

66 Facturatie 28% van de agentschappen geeft aan dat zo goed als al hun klanten hun facturen op tijd betalen. 31% geeft aan dat drie op de vier klanten hun facturen op tijd betalen. 5,1 6,4 Minder dan 10% 28,2 29,5 Ongeveer een kwart (25%) Ongeveer de helft (50%) Drie op de vier (75%) 30,8 Zo goed als allemaal 66

67 Betalingsopvolging De betalingsopvolging gebeurt zowel telefonisch, via mail als via papier. 90,0 80,0 76,9 70,0 64,1 60,0 50,0 40,0 30,0 29,5 20,0 10,0 0,0 Telefonisch Via mail Via papier Niet 2,6 67

68 Betalingsopvolging 73% van de bevraagde agentschappen heeft minder dan 10 minuten nodig voor de betalingsopvolging In aantal In % 5 minuten of minder 35 45,5 Tussen 6 en 10 minuten 21 27,3 Tussen 11 en 20 minuten 10 13,0 Meer dan 20 minuten 11 14,3 Totaal ,0 68

69 Managementrapportering 56% van de bevraagde ondernemingen kan snel en gemakkelijk een managementrapport opvragen. 57% van de agentschappen kan dit op zo n 15 minuten (of minder). In aantal In % 15 minuten of minder 24 57,1 Ongeveer een half uur 11 26,2 Ongeveer een uur 4 9,5 Ongeveer anderhalf uur 1 2,4 Ongeveer twee uur 2 4,8 Totaal ,0 69

70 Geïntegreerd programma De meeste ondernemingen die nog niet werken met een geïntegreerd pakket, doen dit omdat ze het gewend zijn om op de huidige manier te werken. We zijn gewend om op onze manier te werken Dat kost waarschijnlijk te veel (kent de prijs niet) De tijd ontbreekt om daarmee bezig te zijn We hebben al die poespas niet nodig Dat bestaat niet voor zo n bedrijf als het onze Dat kost te veel (kent de prijs) Onze mensen zullen dit niet willen gebruiken Ooit gewerkt met planningssoftware Ooit zo n programma gehad, maar het was niet aangepast was aan onze business Dan gaan er misschien jobs verloren Zelf zo n programma beginnen schrijven, maar niet afgewerkt Ooit zo'n programma gehad, maar we werden niet goed opgeleid Ooit zo n programma gehad, maar het deed niet wat ervan werd verwacht 4,1 2,7 1,4 1,4 1,4 0,0 0,0 0,0 0,0 8,2 13,7 15,1 32,

71 Nog vragen? Contacteer mij gerust via onderstaande gegevens.