Dossier management in de Nederlandse advocatuur

Transcriptie

1 Dossier management in de Nederlandse advocatuur Hoe de juiste tools voor tijdsregistratie en budgetmanagement de omzet van een kantoor flink kunnen verhogen Een whitepaper van TIQ en Clocktimizer 1

2 Een veranderend speelveld. Binnen de advocatuur wordt steeds vaker gewerkt met Alternative Fee Arrangements (AFAs). Een groeiend aantal zaken krijgt een budget toegewezen of is op basis van een fixed fee. Tijdens gesprekken met advocatenkantoren horen we echter vaak dat advocaten niet de juiste tools tot hun beschikking hebben om goed met deze financiële structuren te werken. Gezien de groeiende relevantie van dit onderwerp hebben we een enquête uitgezet onder Nederlandse advocatenkantoren om dit probleem verder te verkennen en te kwantificeren. De resultaten van de enquête worden in deze whitepaper gepresenteerd en uitgelegd. 2

3 Onze conclusie: Tools ter verbetering van tijdsregistratie en budgetmanagement kunnen de omzet van een kantoor flink verhogen. 3

4 Betere tijdsregistratie kan omzet met 12% laten stijgen Tijdsregistratie speelt een fundamentele rol in elk advocatenkantoor. Tijdsregels vormen de basis voor facturatie, budgetbeheer en, in sommige gevallen, planning. Toch is er bij de meeste kantoren een hoop ruimte voor verbetering. 12% Van alle declarabele tijd wordt niet geregistreerd Hoewel advocaten maar liefst 50 minuten per week bezig zijn met tijdschrijven, blijkt uit ons onderzoek dat advocaten 12% van alle declarabele tijd niet registreren. Dit komt vooral door het vergeten van uitgevoerd werk bij het tijdschrijven. Effectief kunnen kantoren hun omzet dus tot 12% verhogen door meer aandacht te besteden aan tijdsregistratie en hiervoor de juiste tools te gebruiken. Advocaten zijn gemiddeld 50 minuten per week bezig met tijdschrijven 4

5 Onze conclusie: Nederlandse kantoren zullen steeds vaker te maken krijgen met AFAs. 5

6 AFA gebruik in Nederland is laag in vergelijking met de VS 28% of all cases use AFAs 36% of all cases have a budget Hoewel uurtje-factuurtje nog steeds de meest gangbare vorm van declareren is, kunnen we de toenemende populariteit van AFAs niet negeren. Uit ons onderzoek blijkt dat 28% van alle dossiers inmiddels via AFAs wordt gedeclareerd. Daarnaast gaven de respondenten aan dat 36% van hun dossiers een budget heeft. Dit lijkt misschien hoog, maar in vergelijking tot het gebruik van AFAs in de VS gebruiken Nederlandse kantoren gemiddeld 50% minder gebudgetteerde dossiers dan hun Amerikaanse collegae. Cliënten die deze manier van risico delen in de VS zien, zullen ook in Nederland steeds vaker gebudgetteerd werk verwachten. Nederlandse kantoren hebben de kans om zichzelf voor te bereiden op deze trend. 6

7 Onze conclusie: Nederlandse kantoren hebben betere tools nodig om hun budgetten te managen. 7

8 Kantoren hebben moeite met budgetmanagement Nederlandse kantoren zullen meer aandacht aan budgetmanagement moeten besteden om ervoor te zorgen dat kosten niet uit de hand lopen. Ons onderzoek laat zien dat bij maar liefst 27.5% van alle dossiers met een budget meer tijd nodig is dan gebudgetteerd. Bij 87% van de kantoren worden deze uren over budget volledig of deels afgeschreven. Deze afschrijvingen komen dus bovenop de verloren 12% van de declarabele uren die niet worden geregistreerd. Kantoren kunnen dus flink profiteren van technologie die het eenvoudig maakt om budgetten in real time te controleren. 27,5% van alle dossiers gaat over budget Bij 61% van de kantoren worden de uren over budget niet in rekening gebracht. Bij 26% gebeurt dit slechts gedeeltelijk. 61% 26% 13% Niet Gedeeltelijk Volledig 8

9 Onze conclusie: Budgetten die gebaseerd zijn op data zijn vaak accurater. 9

10 Hoe worden budgetten vastgesteld? 81% 13% 6% Ervaring Data Overig Hoe houden advocaten hun budgetten in de gaten? 60% 23% 13% 4% Totaalbedrag Wordt niet bijgehouden Budget per fase Overig Kantoren die investeren in budgetbeheer zijn in het voordeel Naast het controleren van een budget is het ook belangrijk ervoor te zorgen dat de vastgestelde budgetten overeenkomen met de werklast. Bij het vaststellen van budgetten gebruikt slechts 13% van de kantoren historische data van vergelijkbare dossiers. Maar liefst 81% van de kantoren stelt budgetten puur op ervaring vast, met als gevolg dat het budget vaak te laag wordt ingeschat. Kantoren hebben ook niet de tools voor handen om dossiers en budgetten op te delen in verschillende fases: slechts 13% van de kantoren deelt een dossier op in fases en houdt een budget per fase actief bij. Bijna een kwart van de kantoren houd het budget helemaal niet bij gedurende de zaak. 10

11 Tips 1. Schrijf tijd volledig en accuraat. Naast het beperken van direct omzetverlies helpt volledig en accuraat tijd schrijven ook bij het plannen en beheren van budgetten. Goede tijdsregistratie in het verleden zorgt voor accurate verwachtingen van kosten in de toekomst. 3. Gebruik historische data. Wanneer volledig en accuraat tijd wordt geschreven, levert dit een extreem bruikbare dataset op. Gebruik de historische data van vergelijkbare dossiers voor het beter plannen van dossiers en budgetten. 2. Deel het dossier op in fases. Hierdoor wordt het eenvoudiger om een accuraat budget op te stellen en dit budget actief in de gaten te houden. Zo kunnen situaties waar 80% van het budget al verbruikt is in de eerste fase van het dossier worden voorkomen. 4. Gebruik de juiste tools. Het gebruik van de juiste tools kan onnodig omzetverlies aanzienlijk verminderen. We adviseren kantoren om actief op zoek te gaan naar tools die het eenvoudiger maken om dossiers en budgetten goed te plannen en te managen. 11

12 Tijd schrijven zonder vergeten uren, binnen een minuut per dag. TIQ helpt advocaten met gedetailleerd tijd schrijven zodat dit binnen een minuut per dag gedaan is, zonder vergeten uren. Door te koppelen met de tools die advocaten gebruiken om hun werk te doen maakt TIQ automatisch een overzicht van de tijd die is besteed aan specifieke documenten, , en meetings, al gekoppeld aan het juiste dossier. Met TIQ kunnen advocaten op een eenvoudige manier zorgvuldig en volledig tijd schrijven. Business Intelligence software gebouwd voor advocaten, door advocaten. Clocktimizer is een business intelligence oplossing met een missie om advocaten te voorzien van de informatie die ze nodig hebben. Van het bouwen van een prijsvoorstel, tot het managen van een project, tot analytics van het hele kantoor, ons platform weet en levert wat advocaten nodig hebben. Meer over TIQ Meer over Clocktimizer 12

13 Voelt u zich vrij om de resultaten van dit onderzoek te publiceren. Zou u ons op de hoogte kunnen stellen van uw publicatie en willen verwijzen naar deze whitepaper mét de volgende hyperlink: Voor vragen en/of opmerkingen kunt u een bericht sturen naar: tjerk.van.dalen@tiqtime.com TIQ B.V. Herengracht BR Amsterdam info@tiqtime.com Clocktimizer B.V. Nieuwegracht LB Utrecht support@clocktimizer.com 13