Onderwerp: Subsidiebeschikking Heusdens Buro voor Toerisme 2008

Transcriptie

1 College V Onderwerp: Subsidiebeschikking Heusdens Buro voor Toerisme 2008 Collegevoorstel Inleiding Het college heeft op 13 mei 2008 een besluit genomen over de subsidieafspraken voor 2008 met het Heusdens Buro voor Toerisme (HBT). Er is besloten in te stemmen met het convenant en het uitvoeringscontract voor Omdat er nog gesprekken plaats moesten vinden over de personele invulling kon de subsidie voor 2008 nog niet verleend worden. Inmiddels is de personele invulling rond en wordt uw college middels dit voorstel voorgesteld de subsidieafspraken vastleggen. Daarnaast is op 19 februari 2008 door het college besloten om een kwaliteitszetel in het bestuur van het HBT te gaan vervullen en om deze zetel te laten inkleden door de heer Peter Groenestein. Feitelijke informatie: Convenant Het convenant voor 2008 is inmiddels getekend, deze is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. In 2009 worden in navolging van de Kadernota subsidies beleidsregels opgesteld voor het product recreatie en toerisme. Omdat het convenant voor de jaren en de beleidsregels op elkaar aansluiten worden deze gezamenlijk begin 2009 aan het college aangeboden. De opstelling geschiedt in samenwerking met het bestuur en de projectmanager van het HBT. Uitvoeringscontract Het uitvoeringscontract is op enkele punten aangepast. Zowel het concept, dat al eerder aan het college is voorgelegd, als het aangepaste contract, zijn als bijlage bijgevoegd. Hieronder wordt ingegaan op de punten die hebben geleid tot wijzigingen in het contract: - De gesprekken over personele invulling hebben niet geleid tot een wijziging in formatie voor de informatrices. - In het eerder voorgelegde convenant werd ervan uitgegaan dat de functie het hele jaar werd ingevuld. Inmiddels is duidelijk dat deze in 2008 slechts één maand wordt ingevuld. - Omdat de niet het hele jaar is ingezet zijn niet alle doelstellingen en projecten gerealiseerd. Een aantal projecten zijn om die reden doorgeschoven naar De projecten waarvoor extern subsidie is geworven bij het REAP worden wel in 2008 afgerond. Het uitvoeringscontract 2009 zal worden opgesteld na vaststellen van het convenant en de beleidsregels. Kwaliteitszetel De kwaliteitszetel namens het college wordt inmiddels ingevuld door Peter Groenestein. Er is een toezegging gedaan voor presentiegeld voor het bekleden van deze functie. Voorgesteld wordt om het presentiegeld vast te stellen op 75,00 per bestuursvergadering. Hierbij hoort ook het vooraf en achteraf afstemmen met de gemeente van hetgeen besproken wordt. Het presentiegeld wordt achteraf op basis van een declaratie uitbetaald. 1/4

2 College V Onderwerp: Subsidiebeschikking Heusdens Buro voor Toerisme 2008 Afweging: Het nu voorliggende uitvoeringscontract voor 2008 is besproken in de bestuursvergadering van het HBT, zij hebben hiermee ingestemd. Op basis van dit uitvoeringscontract kan de subsidie worden bepaald. Subsidie Budgetsubidie Servicekosten De loonkosten voor de werkzaamheden die zijn opgenomen in het contract worden 100% vergoed, met als maximum het vooraf begrote aantal uren uur/week informatrices (12 maanden) - 26 uur/week projectmanager (1 maand) De servicekosten voor het gebouw worden voor 100% gesubsidieerd. De gemeente brengt servicekosten inclusief BTW in rekening en subsidieert de kosten exclusief BTW. Accomodatiesubsidie De huurkosten worden voor 100% gesubsidieerd. De gemeente brengt huurkosten inclusief BTW in rekening en subsidieert de kosten exclusief BTW. Bedrag , , ,-- Totaal ,- Rechtmatigheid Op basis van de subsidieverordening van de gemeente Heusden moet een subsidieverzoek in juli het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de subsidie ontvangen wordt worden aangevraagd. Voor het jaar 2008 is geen subsidieaanvraag ontvangen. De gemeente is echter wel al sinds oktober 2007 in gesprek met het HBT over de samenwerking en de daarmee samenhangende subsidie. Om die reden wordt geadviseerd om met toepassing van artikel 6.4 van de subsidieverordening, behorende bij de Nota subsidies , toch subsidie te verlenen voor Voor subsidie in 2009 is wel tijdig een subsidieverzoek ontvangen. Uitbetaling Omdat de subsidie pas nu wordt verleend zijn er in 2008 twee voorschotten van in totoaal ,- betaald aan het HBT. Ook zijn de huurkosten voor de tweede helft 2008 nog niet betaald en moeten er nog advertentiekosten verrekend worden. Voorgesteld wordt om het subsidiebedrag minus de voorschotten en minus de nog openstaande rekening in één keer over te maken aan het HBT. Presentievergoeding De toegezegde presentievergoeding aan Peter Groenestein bedraagt 75,- per bestuursvergadering. Hierbij hoort ook het voor- en achteraf afstemmen van de agenda met de gemeente. Het bestuur van het HBT vergadert 12 keer per jaar. De te verwachten declaratie zal jaarlijks 900,- bedragen. Dit zal ten laste van het subsidiebudget van 2009 gebracht worden. Inzet van middelen: dekking In mei zijn op hoofdlijnen subsidieafspraken gemaakt met het HBT. De hiervoor benodigde middelen zijn via de voorjaarsnota beschikbaar gesteld. De kosten van de presentievergoeding komen ten laste van het subsidiebudget. Door het niet volledig in gevuld hebben van de vacature projectmanager wordt de budgetsubsidie lager vastgesteld. Het 2/4

3 College V Onderwerp: Subsidiebeschikking Heusdens Buro voor Toerisme 2008 verschil bedraagt ,--. Dit zal een positief effect hebben op het jaarrekeningresultaat Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen 3/4

4 College V Onderwerp: Subsidiebeschikking Heusdens Buro voor Toerisme 2008 BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 16 december 2008; besloten: - Het uitvoeringscontract 2008 voor het HBT vast te stellen. - Met toepassing van artikel artikel 6.4 van de subsidieverordening, behorende bij de Nota subsidies het HBT in 2008 een budgetsubsidie te verlenen van ,- en een vergoeding van servicekosten van 8.153,- welke ten laste komt van budget Met toepassing van artikel artikel 6.4 van de subsidieverordening, behorende bij de Nota subsidies het HBT een accomodatiesubsidie te verlenen van ,- welke ten laste komt van budget In te stemmen met verstekken van een presentievergoeding aan de heer Groenestein van 75,- per bestuursvergadering, welke jaarlijks achteraf gedeclareerd kan worden. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 4/4

5 Uitvoeringscontract 2008 Doel: Jaarlijks meetbare afspraken maken over te behalen resultaten, die als basis dienen voor de toekenning van subsidie. De ondergetekenden: 1. De gemeente Heusden, krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertengewoordigd door haar burgemeester, Drs. H.P.T.M. Willems, handelend ter uitvoering van het besluit van het College van Heusden van 22 april 2008 met nummer V , hierna te noemen: gemeente, en 2. De Stichting Heusdens Buro voor Toerisme, ten deze krachtens artikel 14 van de statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter C.A. Nijssen en de secretaris M.W.A.T. Sens-Oremus, hierna te noemen de stichting Komen het volgende overeen: Taken In het Convenant is een algemene beschrijving opgenomen van de structureel te verrichten taken. In de bijlage bij het convenant zijn deze uitgewerkt. Jaarlijks worden voor deze taken de te behalen doelstellingen geformuleerd: Openingstijden voor 2008 zijn vastgesteld: maandag t/m vrijdag uur zaterdag uur zondag uur Doelstellingen - Omdat 2008 het eerste jaar is dat de stichting de gemeentelijke serviceverlening op de locatie bezoekerscentrum gaat uitvoeren moeten zij hiervoor voldoende geïnstrueerd worden. De medewerkers worden hiervoor opgeleid en moeten vervolgens zelfstandig deze functie kunnen vervullen. - Aan het eind van 2008 dient inzichtelijk te zijn welke arrangementen gedurende het jaar zijn aageboden en welke zijn verkocht. - In het Sociaal Economisch Plan is vastgelegd dat de gemeente de verblijfsrecreatie wil vergroten. De nieuw te ontwikkelen arrangementen moeten erop gericht zijn dit beleidsdoel te realiseren. - Kwantiatief doel voor het jaar 2008 is het streven naar het uitbreiden van eht aanbod van arrangementen met minimaal 10%. - Het plaatsen van advertenties geschiedt in 2008 in overleg met de gemeente, kosten hiervoor worden voor 50% door de stichting en voor 50% door de gemeente betaald. Voor 2009 moet vooraf een begroting/plan ingediend worden voor de te plaatsen advertenties. - Er moet voor het seizoen 2009 een plan van aanpak gemaakt worden om de service vanuit de toeristische servicepunten in Drunen en Vlijmen te optimaliseren. - Nu ligt de focus van rondleidingen met name op de Vesting, er moet gekeken worden of een uitbreiding van de rondleidingen naar andere kernen mogelijk is. Deze moeten in 2009 dan verder uitgewerkt worden.

6 - Samen met de gidsen moet het opleidingstraject van de gidsen bekeken en indien nodig geprofessionaliseerd worden. - In 2008 wordt medewerking gevraagd bij het opzetten van het actieplan Recreatie en Toerisme, voortkomend uit het Sociaal Economisch Plan. Voor het uitvoeren van de reguliere taken en het behalen van bovengenoemde doelstellingen zijn wekelijks voor de informatrices 100 uur en voor de projectmanager 16 uur beschikbaar. Projecten In 2008 wordt qua projecten de focus gelegd op de projectenlijst van het platform Recreatie en Toerisme. Bij de volgende projecten is de stichting in ieder geval betrokken: Project Rol Betrokken Verbeteren website HBT Kartrekker Bestuur, Informatrices, Opstellen en versturen nieuwsbrieven (min. 6) Kartrekker Informatrices, Uitbrengen Toeristische gids Heusden Meewerken, Mn. aanleveren input Bestuur, Informatrices, Uitbrengen Toeristische kaart (in combinatie met gids) Meewerken, Mn. aanleveren input Bestuur, Informatrices, Organiseren van een Toeristische markt. Kartrekker Bestuur, Informatrices, Organiseren Open Monumentendag 2008, grootstere aanpak ivm 40 jaar restauratie Vesting. Meewerken Informatrices, Ontwikkelen van minimaal twee nieuwe wandel- en fietsroutes Kartrekker Informatrices, Daarnaast zullen zich gedurende het jaar projecten aandienen waarin de stichting gevraagd wordt mee te werken. Voor de uitvoering van bovengenoemde projecten zijn 450 uur beschikbaar, vertaald naar werkweken is dit 10 uur per week voor de projectmanager beschikbaar. Personele bezetting Samenvattend wordt voor 2008 uitgegaan van de volgende personele bezetting: Functie Aantal uren Loonkosten per jaar Informatrices , ,- Bestuur 15 - Middelen De subsidie die de stichting in 2008 ontvangt kan worden opgedeeld in 3 onderdelen: - budgetsubsidie - accommodatiesubsidie - vergoeding servicekosten

7 Budgetsubsidie De budgetsubsidie voor 2008 is vastgesteld op ,-. Dit bedrag is gebaseerd op de loonkosten van informatrices en de projectmanager. Accommodatiesubsidie De huurkosten worden voor 100% gesubsidieerd door de gemeente. De gemeente brengt de huurkosten inclusief BTW in rekening en subsidieert de kosten exclusief BTW. De gemeente subsidieert een bedrag van ,- per jaar. Voor nadere informatie wordt verwezen naar artikel 2 van het huurcontract. Servicekosten De in rekening gebrachte servicekosten worden voor 100% gesubsidieerd door de gemeente. De gemeente brengt de kosten inclusief BTW in rekening en subsidieerd de kosten exclusief BTW. De gemeente subsidieert een bedrag van 8.064,- per jaar. Voor nadere informatie wordt verwezen naar artikel 5 van de huurovereenkomst. Eigen middelen stichting Naast de subsidies zal de stichting eigen inkomsten genereren. Deze dienen ingezet te worden voor productontwikkeling, promotie etc. Uitbetaling De gemeente zal de subsidiebedragen als voorschot jaarlijks in vier gelijke termijnen aan de stichting betalen. Verantwoording De stichting verantwoordt vóór 1 juli 2009 de besteding van de subsidiegelden door middel van een financieel en inhoudelijk verslag. Het financieel verslag bevat een exploitatierekening over het boekjaar 2008 en een balans met toelichting en gaat vergezeld van een verklaring van een daartoe gecertificeerd administratiekantoor of accountant. Het inhoudelijk verslag geeft een weergave van de uitgevoerde activiteiten, het aantal verrichte activiteiten en de bereikte resultaten, alsmede een kwalitatieve weergave van de uitgevoerde werkzaamheden. Ieder kwartaal vindt een tussenrapportage over het functioneren van de stichting plaats, waarbij deze subsidiebeschikking als ijkpunt zal dienen. Evaluatie kan een nadere basis vormen voor afspraken betreffende het takenpakket alsmede de financiën. Wanneer in de loop van het subsidiejaar de verwachting bestaat dat de stichting de genoemde taakstelling niet kan realiseren, treedt de stichting onmiddellijk in overleg met de gemeente. Indien de gemeente het in de loop van het jaar wenselijk acht dat de stichting haar activiteiten met bepaalde producten of diensten uitbreidt, zal de gemeente in overleg treden met de stichting. Afrekening en reservevorming 2008 Als uw stichting heeft gerealiseerd wat is overeengekomen in deze subsidiebeschikking, heeft uw stichting het recht op het volledige subsidiebedrag. Overschotten of tekorten komen ten goede, respectievelijk ten laste, van de exploitatie van uw stichting. Als uw stichting niet of niet volledig heeft gerealiseerd wat er is afgesproken, leidt dit tot terugvordering van (een gedeelte van) de subsidie. Ten behoeve van het opvangen van tekorten of het toevoegen van overschotten aan subsidiegelden is het uw stichting toegestaan een algemene of egalisatiereserve te vormen. Een dergelijke reserve mag maximaal 10% van het in 2008 geldende subsidiebudget bedragen aan het einde van het boekjaar. Als de reserve groter wordt, wordt de overschrijding teruggevorderd door de gemeente Heusden.

8

9

10

11

12 Uitvoeringscontract 2008 Doel: Jaarlijks meetbare afspraken maken over te behalen resultaten, die als basis dienen voor de toekenning van subsidie. De ondergetekenden: 1. De gemeente Heusden, krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertengewoordigd door haar burgemeester, Drs. H.P.T.M. Willems, handelend ter uitvoering van het besluit van het College van Heusden van 22 april 2008 met nummer V , hierna te noemen: gemeente, en 2. De Stichting Heusdens Buro voor Toerisme, ten deze krachtens artikel 14 van de statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter H.H. van den Eijnden en de secretaris M.W.A.T. Sens-Oremus, hierna te noemen de stichting Komen het volgende overeen: Taken In het Convenant 2008 is een algemene beschrijving opgenomen van de structureel te verrichten taken. In de bijlage bij het convenant zijn deze uitgewerkt. Jaarlijks worden voor deze taken de te behalen doelstellingen geformuleerd: Openingstijden voor 2008 zijn vastgesteld: maandag t/m vrijdag uur zaterdag uur zondag uur Doelstellingen - Omdat 2008 het eerste jaar is dat de stichting de gemeentelijke serviceverlening op de locatie bezoekerscentrum gaat uitvoeren moeten zij hiervoor voldoende geïnstrueerd worden. De medewerkers worden hiervoor opgeleid en moeten vervolgens vanaf 2009 zelfstandig deze functie kunnen vervullen. - Aan het eind van 2008 dient inzichtelijk te zijn welke arrangementen gedurende het jaar zijn aageboden en welke zijn verkocht. - In het Sociaal Economisch Plan is vastgelegd dat de gemeente de verblijfsrecreatie wil vergroten. De nieuw te ontwikkelen arrangementen moeten erop gericht zijn dit beleidsdoel te realiseren. - Kwantiatief doel voor het jaar 2008 is het streven naar het uitbreiden van eht aanbod van arrangementen met minimaal 10%. - Het plaatsen van advertenties geschiedt in 2008 in overleg met de gemeente, kosten hiervoor worden voor 50% door de stichting en voor 50% door de gemeente betaald. Voor 2009 moet vooraf een begroting/plan ingediend worden voor de te plaatsen advertenties. - In 2008 wordt medewerking gevraagd bij het opzetten van het actieplan Recreatie en Toerisme, voortkomend uit het Sociaal Economisch Plan.

13 Voor het uitvoeren van de reguliere taken en het behalen van bovengenoemde doelstellingen zijn wekelijks voor de informatrices 100 uur en voor de projectmanager 16 uur beschikbaar. Projecten In 2008 wordt qua projecten de focus gelegd op de projectenlijst van het platform Recreatie en Toerisme. Bij de volgende projecten is de stichting in ieder geval betrokken: Project Rol Betrokken Verbeteren website HBT Kartrekker Bestuur, Informatrices, Opstellen en versturen nieuwsbrieven (min. 4) Kartrekker Informatrices, Uitbrengen Toeristische gids Heusden Meewerken, Mn. aanleveren input Bestuur, Informatrices, Uitbrengen Toeristische kaart (in combinatie met gids) Meewerken, Mn. aanleveren input Bestuur, Informatrices, Start organiseren van een Toeristische Kartrekker Bestuur, Informatrices, markt. (realisatie 2009) Organiseren Open Monumentendag 2008, grootstere aanpak ivm 40 jaar restauratie Vesting. Meewerken Informatrices, Daarnaast zullen zich gedurende het jaar projecten aandienen waarin de stichting gevraagd wordt mee te werken. Voor de uitvoering van bovengenoemde projecten zijn 450 uur beschikbaar, vertaald naar werkweken is dit 10 uur per week voor de projectmanager beschikbaar. Personele bezetting Samenvattend wordt voor 2008 uitgegaan van de volgende personele bezetting: Functie Aantal uren Loonkosten per jaar Informatrices , ,- Bestuur 15 - Middelen De subsidie die de stichting in 2008 ontvangt kan worden opgedeeld in 3 onderdelen: - budgetsubsidie - accommodatiesubsidie - vergoeding servicekosten Budgetsubsidie De budgetsubsidie voor 2008 is vastgesteld op ,-. Dit bedrag is gebaseerd op de loonkosten van informatrices en één maand loonkosten voor een projectmanager. Accommodatiesubsidie De huurkosten worden voor 100% gesubsidieerd door de gemeente. De gemeente brengt de huurkosten inclusief BTW in rekening en subsidieert de kosten exclusief BTW. De gemeente

14 subsidieert een bedrag van ,- per jaar. Voor nadere informatie wordt verwezen naar artikel 2 van het huurcontract. Servicekosten De in rekening gebrachte servicekosten worden voor 100% gesubsidieerd door de gemeente. De gemeente brengt de kosten inclusief BTW in rekening en subsidieerd de kosten exclusief BTW. De gemeente subsidieert een bedrag van 8.064,- per jaar. Voor nadere informatie wordt verwezen naar artikel 5 van de huurovereenkomst. Eigen middelen stichting Naast de subsidies zal de stichting eigen inkomsten genereren. Deze dienen ingezet te worden voor productontwikkeling, promotie etc. Dit in overleg met de gemeente. Uitbetaling De gemeente zal de subsidiebedragen als voorschot jaarlijks in vier gelijke termijnen aan de stichting betalen. Verantwoording De stichting verantwoordt vóór 1 juli 2009 de besteding van de subsidiegelden door middel van een financieel en inhoudelijk verslag. Het financieel verslag bevat een exploitatierekening over het boekjaar 2008 en een balans met toelichting en gaat vergezeld van een verklaring van een daartoe gecertificeerd administratiekantoor of accountant. Het inhoudelijk verslag geeft een weergave van de uitgevoerde activiteiten, het aantal verrichte activiteiten en de bereikte resultaten, alsmede een kwalitatieve weergave van de uitgevoerde werkzaamheden. Ieder kwartaal vindt een tussenrapportage over het functioneren van de stichting plaats, waarbij deze subsidiebeschikking als ijkpunt zal dienen. Evaluatie kan een nadere basis vormen voor afspraken betreffende het takenpakket alsmede de financiën. Wanneer in de loop van het subsidiejaar de verwachting bestaat dat de stichting de genoemde taakstelling niet kan realiseren, treedt de stichting onmiddellijk in overleg met de gemeente. Indien de gemeente het in de loop van het jaar wenselijk acht dat de stichting haar activiteiten met bepaalde producten of diensten uitbreidt, zal de gemeente in overleg treden met de stichting. Afrekening en reservevorming 2008 Als uw stichting heeft gerealiseerd wat is overeengekomen in deze subsidiebeschikking, heeft uw stichting het recht op het volledige subsidiebedrag. Overschotten of tekorten komen ten goede, respectievelijk ten laste, van de exploitatie van uw stichting. Als uw stichting niet of niet volledig heeft gerealiseerd wat er is afgesproken, leidt dit tot terugvordering van (een gedeelte van) de subsidie. Ten behoeve van het opvangen van tekorten of het toevoegen van overschotten aan subsidiegelden is het uw stichting toegestaan een algemene of egalisatiereserve te vormen. Een dergelijke reserve mag maximaal 10% van het in 2008 geldende subsidiebudget bedragen aan het einde van het boekjaar. Als de reserve groter wordt, wordt de overschrijding teruggevorderd door de gemeente Heusden.