Vaststellen Convenant 2009 t/m 2012 en de uitvoeringsafspraken 2009 tussen de gemeente en Stichting Heusdens Buro voor Toerisme.

Transcriptie

1 College Onderwerp: V Vaststellen Convenant 2009 t/m 2012 en de uitvoeringsafspraken 2009 tussen de gemeente en Stichting Heusdens Buro voor Toerisme. Collegevoorstel Inleiding: De gemeente heeft al vele jaren een subsidierelatie met Stichting Heusdens Buro voor Toerisme (HBT). Sinds 2007 zijn beide partijen met elkaar in gesprek om binnen de stichting een professionalisering te bewerkstelligen. In dit voorstel wordt uw college gevraagd de afspraken met het HBT voor de komende vier jaar vast te stellen, conform het bijgevoegde Convenant 2009 t/m Daarnaast wordt uw college gevraagd de subsidie voor 2009 vast te stellen, conform de uitvoeringsafspraken Uw college heeft eerder de voorkeur uitgesproken voor het gelijktijdig voorleggen van het Convenant en de uitvoeringsafspraken, zodat de financiële consequenties inzichtelijk zijn. Feitelijke informatie: De gesprekken over de professionalisering in 2008 hebben geresulteerd in: - Het opstellen van een convenant waarin taken en afspraken voor meerdere jaren worden vastgelegd. In 2008 is het convenant voor één jaar vastgesteld, zodat mogelijke wijzigingen nog doorgevoerd konden in een meerjarenconvenant; - Het maken van uitvoeringsafspraken waarin jaarlijks, voor de in het convenant opgenomen taken, meetbare doelstellingen, afspraken en projecten worden vastgelegd. Op basis van deze afspraken wordt jaarlijks de budgetsubsidie vastgesteld; - Het instellen van een kwaliteitszetel in het bestuur van de stichting. Peter Groenestein vervult deze functie inmiddels. De effecten van de in 2008 ingeslagen weg zijn inmiddels al merkbaar. Voorheen waren de activiteiten van het bureau met name gericht op de Vesting Heusden, deze activiteiten richten zich nu echt op de hele gemeente. Ook in de contacten met ondernemers en instellingen heeft het bureau een actievere houding binnen de hele gemeente. Daarnaast voert de stichting inmiddels een breder takenpakket uit, dit is onder andere aangevuld met het gemeentelijk servicepunt in Heusden en de gastvrouwfunctie voor het bezoekerscentrum. Ook worden er in samenwerking met het bureau steeds meer projecten uitgevoerd en gecoördineerd. Zowel het bestuur als het bureau werken merkbaar aan de professionalisering, hun houding is positief veranderd. De stichting werkt meer vanuit een visie in plaats van ad hoc en verzamelt steeds meer managementinformatie waardoor gerichte keuzes gemaakt kunnen worden. Afweging: Convenant 2009 t/m 2012 Het concept Convenant 2009 t/m 2012 is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. Ten opzichte van het convenant van 2008 zijn hierin de volgende punten aangepast: - De in de bijlage bij het convenant beschreven taken zijn specifieker beschreven om verwarring te voorkomen. De afspraken over Open Monumentendag zijn inmiddels gewijzigd, om die reden wordt de bijdrage voor het evenement onderdeel van de budgetsubsidie en wordt de stichting verantwoordelijk voor de organisatie. - De beschrijving van de basis van de lonen en uren is flink aangescherpt. o Per 1 januari 2009 heeft het HBT ervoor gekozen om marktconforme salarissen te gaan betalen. In het vorige convenant was de basis van de salarissen niet bepaald. Om in de toekomst niet weer voor verrassingen te komen staan is in het meerjarenconvenant de basis voor de salarissen vastgelegd. Het HBT heeft hiervoor de Notitie uitgangspunten personeelszaken HBT 2009 opgesteld op basis van het VVV functiehandboek De functie van de manager is hierin ook opnieuw beschreven. 1/4

2 College Onderwerp: V Vaststellen Convenant 2009 t/m 2012 en de uitvoeringsafspraken 2009 tussen de gemeente en Stichting Heusdens Buro voor Toerisme. o De salaristabellen van VVV Nederland, die het HBT in haar notitie hanteert, gaan uit van een periodieke verhoging van de salarissen. Omdat dit effect heeft op de loonkosten, en vervolgens op de subsidie, is bij het convenant een meerjarenbegroting gevoegd. o Bij de afspraken over 2008 heeft de stichting geen rekening gehouden met het onderscheid tussen productieve en niet productieve uren. In het convenant 2009 t/m 2012 is onderscheid gemaakt tussen de effectieve (netto) uren en de bruto uren. Hierbij is uitgegaan van een opslag voor improductieve uren van 17,5% op de effectieve uren. o In het convenant 2008 werd uitgegaan van een structurele inzet van de manager van 16 uur voor bureaumanagement. Daarnaast moesten jaarlijks afspraken gemaakt worden over de inzet voor projecten, waarbij is aangegeven dat deze naar verwachting gemiddeld 10 uur per week zou worden. Gezien de verdere professionalisering van de stichting in de komende jaren wordt voorgesteld om de subsidie voor de projecturen de komende jaren af te bouwen: uur per week uur per week uur per week 2012 en verder - 0 uur per week Het is de bedoeling dat de stichting in de toekomst wel projecten blijft uitvoeren. Door de professionalisering moet het mogelijk zijn om de coördinerende uren van de projectmanager uit eigen middelen of bijdragen van derden te betalen. De mogelijkheid om een incidentele projectsubsidie te verstrekken blijft bestaan. Door het meenemen van improductieve uren in de begroting, door de keuze om marktconforme salarissen te gaan betalen en door het overnemen van taken die eerst door de gemeente werden uitgevoerd (met name de gastvrouwfunctie van het bezoekerscentrum), is de subsidievraag ingaande 2009 hoger dan in De periodieke verhoging van salarissen verhoogt jaarlijks de subsidievraag, deze wordt echter gecompenseerd door het afbouwen van de subsidie voor projecturen. De totale subsidievraag tussen 2009 en 2012 loopt af. Uitvoeringsafspraken 2009 Op basis van het concept convenant 2009 t/m 2012 zijn de uitvoeringsafspraken 2009 opgesteld. Voor de in het convenant benoemde taken zijn concrete doelstellingen benoemd. De meeste doelstellingen voor 2009 hebben de insteek om meer cijfers te verzamelen en om plannen te maken voor de toekomst. Op basis hiervan kunnen de afspraken voor de komende jaren steeds concreter en meer meetbaar gemaakt worden. Daarnaast wordt voorgesteld om in 2009 zeven projecten uit te voeren. De voorgestelde uitvoeringsafspraken 2009 zitten als bijlage bij dit voorstel. Subsidie 2009 De uitvoeringsafspraken zijn tevens voorwaarde voor het verlenen van de budgetsubsidie. Zoals eerder in dit voorstel aangegeven valt door de doorgevoerde wijzigingen in het Convenant 2009 t/m 2012 de subsidie hoger uit dan in Voorgesteld wordt om de volgende subsidie te verlenen. Budgetsubsidie, opgebouwd uit de onderdelen: ,- Loonkosten ,- Huisvestingskosten ,- 2/4

3 College Onderwerp: V Vaststellen Convenant 2009 t/m 2012 en de uitvoeringsafspraken 2009 tussen de gemeente en Stichting Heusdens Buro voor Toerisme. Open Monumentendag 6.000,- Rechtmatigheid Op basis van de subsidieverordening van de gemeente Heusden moet een subsidieverzoek in juli het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de subsidie ontvangen wordt worden aangevraagd. Voor subsidie in 2009 is tijdig een subsidieverzoek ontvangen. Uitbetaling Omdat de subsidie pas nu wordt verleend zijn er in 2009 al een aantal voorschotten van in totaal ,- betaald aan het HBT. Voorgesteld wordt om het restant subsidiebedrag in oktober bij wijze van voorschot aan het HBT te verstrekken. Inzet van middelen: dekking Dekking Op basis van de meerjarenraming van het HBT is er in 2009 een subsidiebehoefte van ,--, welke afneemt tot ,-- in In de gemeentelijke begroting is op basis van oude subsidieafspraken een structureel bedrag beschikbaar van ,--. Daarnaast is in de meerjarenraming rekening gehouden met een stelpost voor nieuwe subsidie afspraken met het HBT. De stelpost is in ,-- en neemt jaarlijks af tot een bedrag van ,-- in Er resteert dan een dekkingstekort in de jaren 2009 t/m 2012 van ,-- in 2009 oplopend tot ,-- in Voorgesteld wordt dit (structurele) dekkingstekort ten laste te brengen van de post structureel onvoorzien en te melden in de tweede bestuursrapportage van Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 3/4

4 College Onderwerp: V Vaststellen Convenant 2009 t/m 2012 en de uitvoeringsafspraken 2009 tussen de gemeente en Stichting Heusdens Buro voor Toerisme. BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 13 oktober 2009; besloten: - het Convenant 2009 t/m 2012 met het Heusdens Buro voor Toerisme vast te stellen; - de uitvoeringsafspraken 2009 voor het Heusdens Buro voor Toerisme vast te stellen; - het Heusdens Buro voor Toerisme in 2009 een budgetsubsidie te verlenen van ,--, inclusief de overdracht van gemeentelijke taken naar het HBT; - in te stemmen met de voorgestelde dekking. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 4/4

5 Convenant Heusdens Buro voor Toerisme en Gemeente Heusden 2009 t/m 2012 De ondergetekenden: 1. De gemeente Heusden, krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, Drs. H.P.T.M. Willems, handelend ter uitvoering van het besluit van het College van Heusden van 22 april 2008 met nummer V hierna te noemen: de gemeente, en 2. De Stichting Heusdens Buro voor Toerisme, ten deze krachtens artikel 9 van de statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter H. van den Eijnden en secretaris M.W.A.T. Sens-Oremus hierna te noemen de stichting Overwegende dat: - beide partijen behoefte hebben aan meerjaren afspraken om zo duidelijkheid en zekerheid te scheppen voor de toekomst; - dit convenant betrekking heeft op de periode 2009 t/m 2012; - beide partijen de intentie hebben om na het verstrijken van deze periode op dezelfde basis nieuwe afspraken te maken; - er sinds 2002 een subsidierelatie bestaat tussen beide partijen; - beide partijen de gemeente toeristisch op de kaart willen zetten en promoten; - als leidraad voor de te maken afspraken, het actuele beleid van de gemeente geldt, op dit moment vastgelegd in het Sociaal Economisch Plan en het Beleids- en actieplan Recreatie & Toerisme de gemeente wil dat de stichting een belangrijke rol vervult bij de promotie van de gemeente en uitvoering/implementatie van beleid; - dit convenant als basis dient voor de jaarlijks te maken uitvoeringsafspraken. - subsidie jaarlijks wordt toegekend op basis van de te maken uitvoeringsafspraken, dit binnen de kaders zoals gesteld in de Kadernota Subsidies 2008 en de daarbij behorende verordening. Taakbeschrijving De gemeente is verantwoordelijk voor het opstellen van toeristisch-recreatief beleid en daaraan gekoppeld het opstellen van een actieplan. Zij ziet toe op de uitvoering van de door haar geformuleerde doelen en zoekt hierbij samenwerking met onder andere het Platform Recreatie en Toerisme. De werkzaamheden van de stichting zijn gericht op promotie van de gemeente Heusden en het uitvoeren van een deel van het toeristisch beleid. Onderdeel hiervan zijn de verkoop van toeristische producten, het aanbieden van arrangementen en rondleidingen en het uitvoeren van projecten. Dit alles in samenwerking met andere partijen die hetzelfde doel nastreven. Daarnaast is zij gastheer in het bezoekerscentrum en verzorgt zij de gemeentelijke dienstverlening vanuit het servicepunt in Heusden. Bovengenoemde taakbeschrijving is slechts een algemene beschrijving van taken van de stichting. In de bijlage zit een overzicht waarin de diverse taken uitgebreid beschreven staan.

6 Personele inzet Op basis van bovenstaande taakbeschrijving is bepaald hoeveel uren er effectief nodig zijn voor het uitvoeren van deze taken per functie. Vervolgens zijn deze omgerekend naar bruto uren. Hierbij is een percentage van 17,5 % voor improductieve uren gerekend. Dit percentage bestaat uit 6,25 % ziekte, 10,75% vakantie en 0,5 % bijzonder verlof. De salarissen worden vervolgens bepaald op basis van de Notitie uitgangspunten personeelszaken HBT Deze is opgesteld op basis van het VVV functiehandboek Medewerker / Vrijwilliger De medewerkers zorgen voor het uitvoeren van de meeste in de bijlage genoemde taken. Enkele taken worden (deels) uitgevoerd door vrijwilligers. De uitgangssituatie is ongeveer 90 uur inzet medewerkers per week en 10 uur inzet vrijwilligers per week. Het is mogelijk dat grote projecten leiden tot extra ureninzet. Deze mogelijke extra ureninzet en de precieze verdeling tussen vrijwilligers en medewerkers wordt meegenomen bij de jaarlijks te maken uitvoeringsafspraken. Effectieve uren 100 Bruto uren 117,5 Projectmanager De projectmanager is verantwoordelijk voor de algemene bedrijfsvoering. Zij vervult een coördinerende rol bij de uitvoer van de in de bijlage genoemde taken. Daarnaast is zij betrokken bij en verantwoordelijk voor de uitvoering van projecten. De ureninzet voor projecten is niet structureel meegenomen. Jaarlijks wordt bij het vastleggen van de uitvoeringsafspraken het aantal benodigde uren voor het desbetreffende jaar bepaald. Hierbij wordt uitgegaan van een afbouw van het gesubsidieerd aantal projecturen van 10 uur per week in 2009 tot 0 uur per week in Door de professionalisering moet de stichting in staat zijn om in de toekomst steeds meer projecten te bekostigen uit eigen middelen. Effectieve uren 16 Bruto uren 18,8 Bestuur Het bestuur is financieel en inhoudelijk eindverantwoordelijk voor de stichting. Omdat het een vrijwillig bestuur betreft, zijn hier geen uren voor bepaald. De gemeente heeft één kwaliteitszetel binnen het bestuur, zij is verantwoordelijk voor de invulling en eventuele financiering hiervan. Het bestuur kan zichzelf een vacatievergoeding toe kennen vanuit middelen van de stichting, mits dit niet leidt tot een gat in de begroting. Financiën Op basis van de te maken uitvoeringsafspraken ontvangt de stichting jaarlijks een budgetsubsidie van de gemeente. De budgetsubsidie is opgebouwd uit: - de loonkosten van het personeel en vrijwilligers op basis van bovengenoemde taakbeschrijving en daaraan gekoppelde uren en lonen. - de huisvestingskosten van de stichting, bestaande uit huur en servicekosten. - een bijdrage voor de organisatie van Open Monumentendag. Omdat het HBT uitgaat van een periodieke verhoging van de lonen is bij dit convenant een meerjarenbegroting opgesteld. Deze dient als leidraad gedurende de looptijd van dit convenant. Zoals gesteld in de Kadernota subsidies 2008 wordt de subsidie jaarlijks geïndexeerd. Voor de component personeel geldt hiervoor de gemiddelde CBS-index voor CAO-lonen in de gesubsidieerde sector. Naast de subsidie heeft de stichting inkomsten uit verkopen en ontvangt zij bijdragen van derden. De stichting zet haar geld in voor de betaling van reguliere kosten, voor de uitvoering van in dit convenant genoemde taken en voor de uitvoering van projecten zoals jaarlijks wordt vastgelegd in de uitvoeringsafspraken. Dit gebeurt in overleg met de gemeente.

7 Uitbetaling en verantwoording De subsidie van de gemeente wordt in 4 gelijke termijnen verstrekt. Elk jaar dient financieel en inhoudelijk verantwoording afgelegd te worden bij de gemeente, volgens het gestelde in de kadernota Subsidies Per kwartaal dient de voortgang besproken te worden met de gemeente, waarbij afwijkingen gemeld worden zodat eventuele maatregelen getroffen kunnen worden. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en getekend te Heusden d.d.., De gemeente, De stichting, De burgemeester, De voorzitter, De secretaris, Drs. H.T.P.M. Willems H. van den Eijnden M.W.A.T. Sens-Oremus

8 Bijlage Convenant Beschrijving structurele taken HBT Administratie - Het voeren van een gedegen financiële administratie. - Het bijhouden van een urenregistratie - Het bijhouden van een compleet adressen- en informatiebestand van toeristische bedrijven en instellingen. Arrangementen - De stichting zorgt voor een divers aanbod van arrangementen. - De arrangementen worden verkocht via de site, telefonisch en direct in het bezoekerscentrum. - Regelmatig worden er nieuwe arrangementen ontwikkeld en worden bestaande arrangementen aangepast, naar aanleiding van wensen van de klant en actuele trends. Baliebezetting - De stichting is verantwoordelijk voor de baliebezetting tijdens openingstijden van het bezoekerscentrum. - Het betreft een constante bezetting van de balie door minimaal één medewerker, waarbij in acht moet worden genomen dat er altijd minimaal 2 medewerkers in het bezoekerscentrum aanwezig moeten zijn. - De informatrice aan de balie vervult de functies: Gastheer, Winkel, Gemeentelijke dienstverlening. Evenementen - De stichting biedt ondersteuning bij het organiseren van landelijke, regionale en locale evenementen. - Voor Open Monumentendag is de stichting kartrekker, zij organiseert de dag in overleg met andere partijen. Middels de budgetsubsidie wordt hiervoor een bijdrage verstrekt. Gastheerschap - Als gastheer van het bezoekerscentrum is de stichting aanspreekpunt voor elke bezoeker van het pand. Zij probeert hen te voorzien van zoveel mogelijk informatie, leidt hen rond door het bezoekerscentrum en verwijst hen door naar derden. - Vanuit deze rol is de stichting verantwoordelijk voor het goed functioneren, en opgeruimd houden, van het bezoekerscentrum. - Hieronder valt ook het bijhouden van de vergaderzaal, reserveringen doorgeven aan de bodes en eventueel klaar zetten van koffie en voorzieningen zoals een beamer. - Signalerende functie bij calamiteiten en storingen en deze doormelden aan de bodes van de gemeente. - Adviesfunctie naar gemeente voor invulling van de (expositie) ruimte op basis van signalen van bezoekers. De gemeente heeft hierin de volledige regie. Gemeentelijke dienstverlening - Tijdens openingstijden van het bezoekerscentrum, door de weeks, is het gemeentelijk servicepunt geopend; - Vanuit het bezoekerscentrum is een beperkte serviceverlening. Jaarlijks wordt middels een productenlijst afgestemd welke producten en diensten vanuit het servicepunt worden aangeboden. - Bijhouden van een overzicht van verleende diensten in dit kader. Gesprekspartner - De stichting is de proactieve gesprekspartner van de gemeente bij de implementatie van het recreatief-toeristisch beleid. En treedt op als adviseur.

9 Projecten - De stichting werkt mee en neemt het voortouw bij de uitvoer van projecten die worden geïnitieerd door het platform Recreatie en Toerisme, de gemeente en de stichting zelf. - Werkzaamheden die voortvloeien uit projecten kunnen tot de reguliere taken gaan behoren, mits deze passen binnen de eerder gestelde taakomschrijving en urenbegroting. Promotie - Het promoten van de gemeente Heusden en het toeristisch product Heusden en de regio. - Indien mogelijk deze promotie samen met de locale en regionale ondernemers oppakken om de kwaliteit te verbeteren. - Het plaatsen van advertenties in overleg met de gemeente; - Het zorgen voor zoveel mogelijk (gratis) publiciteit voor het product Heusden en voor evenementen. - Zorgen voor kwalitatief goede websites en deze doorontwikkelen. Rondleidingen - De stichting organiseert rondleidingen en faciliteert de vrijwilligers die deze rondleidingen verzorgen. Samenwerking - Om het product Heusden zo goed mogelijk op de kaart te zetten moet samenwerking gezocht worden met partijen die hetzelfde doel nastreven, onder andere met het UIT-punt. - Hiervoor dient structureel, ten minste eenmaal per kwartaal, overleg te zijn met de klantcoördinator Recreatie en Toerisme van de gemeente. - De stichting is deelnemer in het Platform Recreatie en Toerisme en Overlegplatform Vesting Heusden. - Daarnaast dient er zoveel mogelijk samengewerkt te worden met ondernemers. Hierin heeft de stichting een adviserende rol om de kwaliteit van het aanbod te verhogen, maar ook een taak om ondernemers bij elkaar te brengen. Dit geld voor alle ondernemers die relevant zijn voor de toeristische sector, onder andere horeca, detailhandel en toeristische ondernemingen. - De gemeente Heusden valt binnen verschillende regio s, hierbij wordt prioriteit gegeven aan het zoeken van samenwerking in de regio Midden-Brabant, daarnaast wordt samengewerkt met de regio s Hertogenbosch en het Land van Heusden en Altena. Servicepunten - De stichting zorgt voor de bevoorrading van de servicepunten in Drunen en Vlijmen. Winkel - Tijdens openingstijden van het bezoekerscentrum is ook de winkel van de stichting geopend. - In de winkel is een gevarieerd en compleet aanbod van toeristische producten te koop. Hieronder wordt oa verstaan divere kaarten, routes, gidsen, geschenkbonnen, entreebewijzen, souvenirs en dergelijke.

10 Meerjarenbegroting HBT Onderdelen subsidie Loonkosten* , , , ,00 medewerkers -A , , , ,00 vrijwilligers -B 4.000, , , ,00 projectmanager -C , , , ,00 Huisvestingskosten** , , , ,00 Open Monumentendag 6.000, , , ,00 Totaal , , , ,00 * Exclusief jaarlijkse indexering op basis van de gemiddelde CBS-index voor CAO-lonen in de gesubsidieerde sector. ** Exclusief indexering huur A. (106 uur) Brutoloon, sociale premies werkgever, vakantiegeld, pensioenpremies, toeslag feestdagen 100%, jubilarissen personeel, toeslag zondagdiensten, vergoeding woon-werkverkeer, ziekengeldverzekering NN + Arbo B. (15 uur) Vergoeding, reiskostenvergoeding C. (30 uur) Brutoloon, sociale premies werkgever, vakantiegeld, pensioenpremies, vergoeding woon-werkverkeer, ziekengeldverzekering NN + Arbo Dit is inclusief 11,2 bruto project uren. Voorstel afbouw projecturen manager Begroting HBT , , , ,00 10 uur per week projectmanagement afbouwen tot 6 uur per week projectmanagement 7.200, , ,00 afbouwen tot 2 uur per week projectmanagement 7.200, ,00 afbouwen tot 0 uur per week projectmanagement 3.600,00 Voorstel subsidie HBT , , , ,00

11 Uitvoeringsafspraken 2009 (Concept) Op basis van de afspraken in het Convenant 2009 t/m 2012 worden jaarlijks uitvoeringsafspraken gemaakt. Onderstaande afspraken zijn in overleg tussen het bestuur van het Heusdens Buro voor Toerisme en de gemeente Heusden tot stand gekomen. Het nakomen van de afspraken en het behalen van de gestelde doelen zijn voorwaarde voor de toekenning van de subsidie. De budgetsubsidie is opgebouwd uit drie componenten: - Loonkosten - Huisvestingskosten - Budget Open Monumentendag De out of pocketkosten van de projecten zijn geen onderdeel van de budgetsubsidie en zijn daarom niet meegenomen. Taken In het Convenant 2009 t/m 2012 is een algemene beschrijving opgenomen van de structureel te verrichten taken. Jaarlijks wordt er bepaald welke doelstellingen binnen de taken gehaald moeten worden. De komende jaren moeten de afspraken steeds concreter en meer meetbaar worden. Doelstellingen 2009 Algemeen - Openingstijden HBT/Bezoekerscentrum: maandag t/m vrijdag uur zaterdag uur zondag uur - De wijziging in subsidieafspraken moeten leiden tot een professionalisering van de stichting. Administratie - Er dient een urenregistratie te worden bijgehouden waardoor inzicht gekregen wordt in de uren die medewerkers en manager aan reguliere en projecttaken besteden. Arrangementen - Voor het jaar 2009 dient inzichtelijk te zijn welke arrangementen zijn aangeboden en welke zijn verkocht. - Er wordt een plan van aanpak gemaakt om het arrangementenaanbod de komende jaren te verbeteren. Hierbij ligt de focus op het stimuleren van meerdaags verblijf, wat aansluit bij de doelstellingen beschreven in het Sociaal Economisch Plan. Het plan van aanpak moet meetbare indicatoren beschrijven zodat het aanbod in de toekomst gemonitord kan worden. Evenementen - In 2009 wordt er gekozen voor een andere opzet voor Open Monumentendag, hiervoor is het HBT kartrekker. In 2009 moet een goede structuur neergezet worden waarmee de komende jaren gewerkt kan worden. - Organisatie Toerisme Trofee. Gemeentelijke dienstverlening - In 2009 wordt de gemeentelijke serviceverlening voor het eerst zelfstandig door het HBT uitgevoerd. Om de behoefte in kaart te houden dient er een overzicht te worden bijgehouden van de verleende diensten, zowel betalende als niet betalende, en verstrekte informatie. Werkzaamheden dienen eens per kwartaal geëvalueerd te worden. Gesprekspartner - Het HBT is gesprekspartner bij de tot standkoming van het actieplan R&T.

12 Promotie - Het plaatsen van advertenties geschiedt in 2009 in overleg met de gemeente, kosten hiervoor worden voor 50% door de stichting en voor 50% door de gemeente betaald. - In 2009 wordt door de gemeente een communicatieplan opgezet voor de campagne RijkHeusden. Het HBT heeft hierbij een adviserende functie. - Op basis van het communicatieplan wordt door de gemeente een actieplan voor 2009 opgesteld. Een deel van de uitvoering ligt bij het HBT. - Als er drukwerk van het HBT vernieuwd wordt, of er worden nieuwe producten ontwikkeld, dan gebeurd dit altijd in Rijk Heusden stijl. Rondleidingen - In 2009 moet worden uitgewerkt hoe de kwaliteit van de rondleidingen verder vergroot kan worden. Hiervoor wordt een rapportage gidsen en rondleidingen opgesteld. - Er wordt gekeken hoe de rondleidingen bij de grote trekpleisters aanleiding kunnen zijn om de toerist te verleiden meer van de gemeente te gaan bekijken. Samenwerking - Uitwisselen van informatie met UIT-punt Heusden moet worden opgestart. Servicepunten - Er wordt een plan van aanpak voor het verbeteren van de service vanuit de overige informatiepunten opgesteld. Hierbij wordt gekeken naar zowel kwaliteit als kwantiteit. Winkel - Inventarisatie van alle themaroutes, en vervolgens minimaal één themafietsroute ontwikkelen op basis van het knooppuntensysteem. - Afronden wandelroute voor kinderen, Bende van de Witte Veer. - Er wordt een plan van aanpak voor het verbeteren van het winkelproduct opgesteld, waarbij verhoging van de omzet een uitgangspunt is. Projecten Voor 2009 staan de volgende projecten gepland. Voor een deel vallen deze samen met bovengenoemde doelstellingen binnen het huidige takenpakket. Deze zijn als project benoemd omdat dit een extra inzet van uren van de manager vergt. Project Omschrijving Uren manager Toeristische fietstocht - Project op initiatief van Platform Recreatie en Toerisme 65 - In plaats van de eerder geplande toeristische markt wordt bij de start van het seizoen een toeristische fietstocht georganiseerd. - Organisatie in samenwerking met gemeente. Ontwikkelen thema - Project op initiatief van Platform Recreatie en Toerisme 25 fietsroute - Ontwikkeling Dijkenroute op basis van het knooppuntensysteem. Actieplan RijkHeusden - Mee uitwerken van het actieplan Rijk Heusden Deelprojecten hiervan zijn in ieder geval: o Aanpassen nieuwsbrieven o Aanpassen drukwerk (deels regulier) o Toeristische gids (distributie/ontwikkelen) o Stimuleren gebruik Rijk Heusden o Opleveren sites Vergroten vindbaarheid websites - Na het opzetten van de sites is het nu zaak dat deze goed vindbaar worden voor toeristen. 25 Organiseren - Project op initiatief van Platform Recreatie en Toerisme 50

13 ondernemersdag - Organisatie in samenwerking met werkgroep bestaande uit leden van het platform, KvK en gemeente. Impuls bedrijfsvoering - Diverse taken die vallen onder de reguliere bedrijfsvoering krijgen dit jaar een impuls, omdat dit extra uren kost zijn deze als project opgenomen. Het gaat hier om: o Plan van aanpak Arrangementenaanbod o Optuigen organisatie Open Monumentendag o Rapportage gidsen en rondleidingen o Plan van aanpak servicepunten o Plan van aanpak winkelproduct Werving cruiseschepen - Vervolg op realisatie Passantensteiger Vesting Heusden door gemeente. - Impuls om rederijen bekend te maken met de hernieuwde mogelijkheden. Onderzoek VVV - Inzichtelijk maken van de mogelijke meerwaarden die aansluiting bij VVV Nederland biedt. - Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende varianten Personele bezetting Manager In Convenant 2009 t/m 2012 is voor de manager wekelijks 18,8 uur opgenomen voor de uitvoering van reguliere taken. Daarnaast is in 2009 voor projecten 510 uur op jaarbasis geraamd. Omgerekend naar brutouren per week zijn dit 11,5 uur per week. In totaal komen de uren voor de manager op 30 uur per week. Medewerkers/Vrijwilligers In het Convenant 2009 t/m 2012 is voor de medewerkers en vrijwilligers gezamenlijk 117,5 uur bruto per week opgenomen. In 2009 heeft het HBT aangegeven 106 uur bruto medewerkers te willen inzetten voor het uitvoeren van zowel de reguliere taken als de projecten. Daarnaast wil zij 15 uur per week vrijwilligers inzetten. Bij vrijwilligers wordt geen rekening gehouden met improductieve uren. Functie Aantal uren bruto per week Loonkosten per jaar in * Informatrices ,- Vrijwilligers ,- Projectmanager Totaal ,- * Op basis van Notitie uitgangspunten personeelszaken HBT 2009, zoals in Convenant 2009 t/m 2012 is vastgelegd. Budgetsubsidie Zoals al eerder aangegeven bestaat de budgetsubsidie uit drie componenten: Loonkosten ,- Huisvestingskosten ,- Open Monumentendag 6.000,- Totaal ,-

14 Uitbetaling De gemeente heeft al diverse voorschotten aan de stichting betaald. Het resterende deel zal in als voorschot aan de stichting verstrekt worden. Verantwoording en afrekening - De stichting verantwoordt vóór 1 juli 2010 de besteding van de subsidiegelden door middel van een financieel en inhoudelijk verslag. Het financieel verslag bevat een exploitatierekening over het boekjaar 2009 en een balans met toelichting en gaat vergezeld van een verklaring van een daartoe gecertificeerd administratiekantoor of accountant. Het inhoudelijk verslag geeft een weergave van de uitgevoerde activiteiten, het aantal verrichte activiteiten en de bereikte resultaten, alsmede een kwalitatieve weergave van de uitgevoerde werkzaamheden. - Ieder kwartaal vindt een evaluatie over het functioneren van de stichting plaats, waarbij deze subsidiebeschikking als ijkpunt zal dienen. Evaluatie kan een nadere basis vormen voor afspraken betreffende het takenpakket alsmede de financiën. Wanneer in de loop van het subsidiejaar de verwachting bestaat dat de stichting de genoemde taakstelling niet kan realiseren, treedt de stichting onmiddellijk in overleg met de gemeente. Indien de gemeente het in de loop van het jaar wenselijk acht dat de stichting haar activiteiten met bepaalde producten of diensten uitbreidt, zal de gemeente in overleg treden met de stichting. - Als uw stichting heeft gerealiseerd wat is overeengekomen in deze subsidiebeschikking, heeft uw stichting het recht op het volledige subsidiebedrag. Hierbij wordt afgerekend op basis van de geleverde prestaties en het totaal aantal gemaakte uren per functie, met het in de uitvoeringsafspraken genoemde aantal als maximum - Overschotten of tekorten komen ten goede, respectievelijk ten laste, van de exploitatie van uw stichting. Als uw stichting niet of niet volledig heeft gerealiseerd wat er is afgesproken, leidt dit tot terugvordering van (een gedeelte van) de subsidie. Ten behoeve van het opvangen van tekorten of het toevoegen van overschotten aan subsidiegelden is het uw stichting toegestaan een algemene of egalisatiereserve te vormen van maximaal 10% van het in 2009 geldende subsidiebudget aan het einde van het boekjaar. Als de reserve groter wordt, wordt de overschrijding teruggevorderd door de gemeente Heusden. Daarnaast is het de stichting toegestaan om in overleg met de gemeente bestemmingsreserves te vormen.