Halfjaarrapportage AQUON 2013

Transcriptie

1 Halfjaarrapportage AQUON 2013 Definitief Juli

2 2

3 0 Inhoudsopgave 0 INHOUDSOPGAVE VOORWOORD BESTUURSRAPPORTAGE SAMENVATTING Korte terugblik Risico s en beheersmaatregelen Overzicht scores KPI s Verwachtingen VOORTGANG FINANCIËN Voortgang exploitatie Incidentele en structurele kosten Voortgang investeringen Uitbesteding Inhuur derden en advieskosten Liquiditeit VOORTGANG ACTIVITEITEN PvA SOR Specifieke projecten VOORTGANG PRODUCTIE Gerealiseerde productie Aantal klachten en klantvragen VOORTGANG MEDEWERKERS Bezetting Ziekteverzuimpercentage & Ziekmeldfrequentie Externe productiviteit VOORUITBLIK VERDIEPING VOORTGANG EXPLOITATIE Voortgang exploitatie in detail Uitbestedingen VOORTGANG ACTIVITEITEN PvA SOR VOORTGANG PRODUCTIE Klantvragen, opsplitsing naar categorie VOORTGANG MEDEWERKERS Ziekteverzuimpercentage & ziekmeldfrequentie Bezetting

4 1 Voorwoord Voor u ligt de Q2 rapportage. Deze is opgezet in lijn met de eerder verstrekte Q 1 rapportage, aangevuld met voortschrijdend inzicht. Groot pluspunt is dat de betrouwbaarheid van de informatie is verbeterd en dat de organisatie in staat is binnen twee weken na afronding van de periode, de rapportage aan te leveren. Vanaf 1 juli j.l. is ook Theo Houterman aangesteld als Directeur a/i van AQUON. Zijn voorstellen voor veranderingen zijn in deze rapportage nog niet verwerkt. 4

5 2 Bestuursrapportage 2.1 Samenvatting Korte terugblik Halverwege 2013 ligt AQUON op koers met de uitvoering van de transitieactiviteiten. Na het afronden van de harmonisatie van de methodes voor Chemie en Monstername n logistiek zijn in Q2 twee belangrijke activiteiten nagenoeg afgerond. De herhuisvesting ligt qua kosten en tijdsplanning goed op schema. Het laboratorium Boxtel is sinds begin april leeg, de verbouwingen in Tiel, Breda en Leiden zijn nagenoeg afgerond, waardoor de verhuizing vanuit Rotterdam begin juli heeft plaatsgevonden. Voor Monstername en Logistiek zijn twee bedrijfshallen in gebruik genomen in Breda en Den Bosch. Vanaf 1 augustus opereert AQUON vanuit 3 vestigingen. De implementatie van de eigen ICT infrastructuur is in Q2 nagenoeg afgerond. Vanaf 1 augustus beschikt AQUON over een geheel eigen ICT infrastructuur en is vanaf dat moment self supporting. Beide activiteiten zullen leiden tot een structurele verlaging van het kostenniveau. Het doorvoeren van de harmonisatie in de planning, processen en logistiek, de herhuisvesting en de ICTmigratie heeft in het afgelopen halfjaar de nodige energie en capaciteit gekost en daarmee zijn weerslag gehad op de processen en naar de klanten. In de eerste helft van het jaar is de monitoring op de voortgang geïntensiveerd. Nadat de focus eerst vooral op de financiën en de verantwoording lag, is erin de tweede helft van Q2 aandacht besteed aan de kwaliteit van de productie informatie, de doorlooptijden en de omvang van de kosten gerelateerd aan de productie. De eerste resultaten van de intensivering zijn zichtbaar. In de tweede helft van 2013 wordt deze ontwikkeling voortgezet. De financiële performance van AQUON ligt tot en met Q2 op kostenniveau in lijn met de aangepaste begroting. Zoals gesteld is de financiële monitoring versterkt. Na de Q1 rapportage zijn voor het eerst volledige maandrapportages opgesteld. Sinds mei lukt het om 2 weken na afloop van een maand te rapporteren, waarbij de kwaliteit van de cijfers steeds verder verbeterd. In het rapportageproces vinden er maandelijks budgetgesprekken plaats met alle teammanagers. Voor de tweede helft van 2013 vormt de post uitbesteding een belangrijk risico. Het is daarmee noodzakelijk extra scherp op de post uitbesteding te blijven sturen, vooral vanwege waterbodemonderzoek en hydrobiologie voor het 3 e en 4 e kwartaal. De Europese aanbesteding voor de uitbesteding van analyses en van de uitbesteding van monstername activiteiten hebben tot scherpe prijsstellingen geleid, in de tweede helft van 2013 worden beide aanbestedingen operationeel. Kijkend naar de tariefstelling is er wel sprake van een aandachtspunt. De meetvraag blijft tot op heden achter bij hetgeen begroot is, waardoor er druk op het tarief ontstaat. Wel is er sprake van seizoensinvloeden; de productie zal naar verwachting in de tweede helft van het jaar aantrekken. Desalniettemin voelt AQUON op basis van de realisatie tot en met Q2 de verplichting het komend kwartaal te kijken naar de financiële vertaling hiervan op het kostenniveau. De productie voor de waterschappen neemt relatief gezien toe en de productie voor derden ligt op schema. In Q2is een productiviteitsverbetering ingezet, omdat minder projectwerkzaamheden worden uitgevoerd zoals harmonisatie. Na augustus zal de capaciteitsinzet voor projecten als huisvesting, verhuizen, ICT infrastructuur en begeleiding uitbesteden nagenoeg nihil zijn. Er zal sprake zijn van minder capaciteitsbeslag voor overleg en reizen met maar 3 locaties i.p.v. 5. 5

6 Bij waterbodemonderzoek wordt gewerkt aan het vergroten van de eigen capaciteit i.p.v. uitbesteding. Bij hydrobiologie is gestart met een bewustwordingsproces voor noodzaak tot efficiency verbetering, waarbij het beleid is om minder te gaan uitbesteden en meer met eigen mensen te gaan doen. Een coördinatiefunctie is gecreëerd om werkprocessen te stroomlijnen en te sturen. Ook de personele inzet ligt binnen hetgeen in de formatie was voorzien. In de begroting is voor de tweede helft van 2013 een afbouw van de inzet van uitzendkrachten en externen voorzien. In de maandelijkse gesprekken met budgethouder wordt met zowel gekeken naar de ingezette capaciteit als vooruitgeblikt naar de komende periode. Wel staat de kwaliteit, waaronder de doorlooptijden, in de transitiefase nog steeds onder druk. In april heeft de Raad voor Accreditatie (RvA) een herbeoordeling uitgevoerd. Bij de eindbeoordeling is door de RvA verwoord dat een merkbaar betere kwaliteitsbeleving is waar te nemen. Het aantal NCF s is met 32 ongeveer de helft van het aantal NCF s van de vorige beoordeling in december Een goede ontwikkeling, maar er zijn ook nog veel ontwikkelingen en verbeteringen noodzakelijk. In de afgelopen maanden is gestart met de bewustwording die nodig is om de gewenste bedrijfsmatige resultaatgerichte cultuur te realiseren. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om het verbetertraject Hydrobiologie, aandacht hiervoor in de koffiesessies en het expliciet inzichtelijk maken van de relatie tussen de kosten en de productie. In de tweede helft van 2013 wordt dit verandertraject verder ingezet. Voor de nieuwe directeur is dit een belangrijk speerpunt. Ten opzichte van de eerder rapportages over 2013 zijn de verwachtingen nagenoeg ongewijzigd. Het grote risicoproject blijft de implementatie van LIMS Sample Manager. Nog steeds wordt gestreefd naar implementatie begin Q4. Recent is het project wederom opgeschaald met extra mensen, waarbij ook medewerkers vanuit de waterschappen worden ingezet op gebied van applicatiebeheer en financiële ondersteuning. Wekelijks vindt voortgangsoverleg plaats met de directie en wordt bijgestuurd. Er is sprake van een sterke verwevenheid met ICT infrastructuur en huisvesting cq sluiting van laboratoria.. In de eerste helft van 2013 hebben we gewerkt met 4 LIMS systemen en diverse ICT platforms. In het vierde kwartaal gaan we de 4 LIMS systemen uit faseren en over naar 1 LIMS op 1 platform Risico s en beheersmaatregelen De risico s die eerder in het jaar gerapporteerd zijn gelden nog steeds. Wel zijn in de afgelopen maand activiteiten uitgevoerd die tot beheersing/beperking van de risico s leiden. Risico Beheersmaatregel 1 Personele inzet Inzet wordt geoptimaliseerd, bij vertrek worden vacatures niet direct opgevuld. Er is sprake van projectmatige opschaling naar benodigde kwaliteit (bijv. bij LIMS), ook is er sprake van versterkte inleen/support van waterschappen voor de transitieactiviteiten. Maandelijks wordt gekeken naar de gerealiseerde en verwachte inzet van externen. 2 Waterbodemonderz oek In coördinatorenoverleg opgeschaald en de AQUON processen worden steeds beter ingericht. De spreiding van de meetvraag is niet goed genoeg gelukt, door discussie begin 2013 over exclusiviteit en prijsstelling. Daarnaast liep de aanlevering van gegevens soms stroef. Deze is verbeterd na de opschaling. De zakelijkheid daarbij moet strakker. De omvang van het waterbodemonderzoek zal in tweede helft 2013 aanzienlijk hoger zijn dan in eerste helft. Door capaciteitsgebrek is extra uitbesteding nodig. De Europese aanbesteding voor monstername is gestart. Vooruitlopend daarop is aantal monstername trajecten aanbesteed. Totaal bedrag 6

7 3 Flexibiliteit in reactie AQUON bij achterblijvende meetvraag 4 Verbeteren responstijd op klantvragen en klachten 5 Continuering aandacht voor ziekteverzuim uitbesteding 2013 zal bij onveranderde uitgangspunten budget overschrijden. Bijsturing vindt plaats op verhoging eigen productie. De resultaten vanuit de aanbestedingen zullen leiden tot lagere kosten per uitbesteed product dan initieel begroot. In de tweede helft van dit jaar wordt klantmanagement ingezet voor de optimale spreiding van de productie (2013 én 2014). Daarbij wordt een onderscheid gemaakt wordt tussen seizoensgebonden werkzaamheden en reguliere (goed planbare) productie. Beschikbare flexibele krachten momenteel vooral nodig vanwege inefficiëntie door aparte LIMS systemen. Door relatief grote omvang flexibele krachten is reactie mogelijkheid momenteel redelijk groot. Door het inzichtelijk maken van de relatie tussen kosten en productie vergroot het inzicht in de benodigde verbetering. Echte verbetering in vermindering van de vragen en klachten wordt gerealiseerd bij nieuwe LIMS. Management stuurt lokaal op nakomen responstijden. In 2013 is overgestapt naar één arbo-arts. Er vindt regulier afstemming plaats, zowel via SMT s als collectief. Er zijn standaard afspraken gemaakt ten aanzien van ziekmeldfrequentie gesprekken. Onderwerp krijgt structurele aandacht, onder meer in koffiesessies met medewerkers Overzicht scores KPI s Norm Score KPI s Q1 Q2 Voortgang productie; % gerealiseerd t.o.v. jaarbegroting 20,0% 44,0% Voortgang exploitatie; realisatie periode t.o.v. begroting periode <100% 100,1% 99,4% Voortgang productie /voortgang exploitatie Voortgang investeringen; % gerealiseerd t.o.v. jaarbegroting 19,0% 27,0% Uitbesteding totaal; % gerealiseerd t.o.v. jaarbegroting 23,0% 43,0% Uitbesteding Hydrobiologie;% gerealiseerd t.o.v. jaarbegroting 30,0% 54,0% Uitbesteding Monstername en Logistiek; % gerealiseerd t.o.v. jaarbegroting 25,0% 44,0% Uitbesteding Chemie; % gerealiseerd t.o.v. jaarbegroting 8,0% 21,0% Klachten, % op tijd beantwoord 90% 55,0% 54,0% Klantvragen, % op tijd beantwoord 90% 69,0% 65,0% Ziekteverzuimpercentage januari 2013 t/m rapportageperiode 6% 8,3% 7,3% Ziekmeldfrequentie, januari 2013 t/m rapportageperiode 1,1 1,7% 1,3% Bezetting totale formatie, januari 2013 t/m rapportageperiode <100% 95,8% 99,0% Bezetting interne formatie, januari 2013 t/m rapportageperiode <100% 97,6% 99,6% Bezetting externe formatie, januari 2013 t/m rapportageperiode <100% 84,7% 94,8% Productiviteit per fte n.n.t.b. n.n.t.b. Tijdigheid n.n.t.b. n.n.t.b. Responsetijden klachten en klantvragen Q1 zijn bijgesteld op basis van verbeterde informatievoorziening over prestaties in Q Verwachtingen Omdat het herhuisvestingsproject en de ingebruikname van de eigen ICT infrastructuur per 1 augustus zijn afgerond zal in de tweede helft van 2013 de focus volledig liggen op de implementatie van LIMS, de financiële sturing op de begroting te blijven en de gewenste cultuuromslag. 7

8 De opleverdatum van het nieuwe LIMS staat zwaar onder druk, maar de directie is niet bereid van de huidig geplande datum af te wijken. Beheersmaatregelen zijn en worden genomen (meer capaciteit middelen, ook door inleen van waterschappen, beoordelen prioriteiten in functionaliteit) om geplande datum te halen. Voor Hydrobiologie is een aantal quick wins voorzien, waardoor de externe productiviteit in de tweede helft van het jaar zal toenemen en minder uitbesteding nodig zal zijn. Ondanks die ontwikkeling wordt een potentiele overschrijding van het uitbestedingsbudget voorzien, vooral veroorzaakt door extra uitbesteding voor waterbodemonderzoek. Om budgetoverschrijding te voorkomen zal worden bijgestuurd op het verhogen van de eigen productie bij monstername en analyses voor waterbodemonderzoek. Daarnaast leiden aanbestedingen tot lagere prijsstelling dan waar in de ramingen van is uitgegaan. Een eventuele budgetoverschrijding moet opgevangen worden in het totaal beschikbare budget. In de huisvestingskosten is een potentiële meevaller te verwachten, omdat in de begroting rekening is gehouden met een vertrek uit Rotterdam per 1 oktober. Bij het in gebruik nemen van de eigen ICT infrastructuur zijn de oude limsen ook meegenomen. Hierdoor zijn in de eerste helft extra kosten ontstaan, welke gedekt worden uit het wegvallen van een deel van de in dit kader begrote kosten in de tweede helft van De kosten van de inhuur van de interim directeur kunnen voor een groot deel bekostigd worden uit de reeds begrote kosten voor de directeur. Voor het verschil (circa 40K in 2013)zal binnen de begroting een oplossing gevonden worden. Naast de benadering vanuit de kosten wordt daarbij ook gedacht aan kostenverlagende effecten van de nieuwe aansturing. Een andere optie is in onderlinge afstemming het beperkter inzetten van de verandermanager de heer Baalhuis op een aantal lopende activiteiten. Hierop wordt in de prognose teruggekomen. 2.2 Voortgang Financiën Voortgang exploitatie Aangepaste begroting Realisatie tot en met Verschil t.o.v. budget Verschil Budget t/m juni juni 2013 t/m juni in % Personele kosten ,1% Uitbesteding ,2% Materiele kosten ,4% Kapitaalslasten ,6% Overige indirecte lasten ,2% Totaal kosten ,6% De totale kosten wijken 0,6% af van hetgeen vooraf geraamd is voor deze periode. Daarmee ligt de realisatie in lijn met de begroting en hetgeen in de eerder verantwoordingsrapportage is gepresenteerd. Alhoewel overall een goed resultaat, op een aantal onderdelen zijn er verschillen die om nader geanalyseerd zijn. De verwachting is dat het kostenniveau in de loop van het jaar gaat dalen, de ombuiging die dit vraagt van de bestedingen is een belangrijk aandachtspunt voor de komende periode. Met de ICT-ontvlechting en de herhuisvesting worden in dit kader belangrijke stappen gezet. De geplande daling van de externe inhuur krijgt de benodigde aandacht en monitoring, onder meer in de maandgesprekken met de budgethouders. Ook krijgt het goed inzichtelijk hebben van de uitbestedingen, zowel van de realisatie als de prognose, veel aandacht. Er wordt hard gewerkt aan het stroomlijnen van de administratieve en verantwoordingsprocessen en de analyse van de realisatie, ook in relatie tot De belangrijkste verplichtingen voor het komend jaar zijn inmiddels in beeld. De kostencategorie personeelskosten laat een beperkte budgetoverschrijding zien, welke vooral veroorzaakt wordt door de overige personeelslasten. Hier worden onder meer de reiskosten en de kosten 8

9 van de arbodienst verantwoord. De verwachting is dat deze post, in de loop/tweede helft van 2013, als iedereen werkt op de definitieve standplaats en het ziekteverzuim daalt, zal teruglopen. De salarissen en sociale lasten laten een budgetoverschrijding zien. Deze is de resultante van een onderbezetting en meerkosten in verband met overwerk. Het laatste houdt sterk verband met de transitieactiviteiten (o.a. herhuisvesting). In de kosten van inhuur derden zitten nagekomen kosten 2012 ( 50K), waardoor het budget in het eerste half jaar van 2013 overschreden wordt. Dit is een incidentele situatie zal zich niet meer voor zal doen. Bij de Materiele kosten laten met name de overige gebruiks- en verbruiksgoederen een budgetoverschrijding zien. Met name kosten voor chemicaliën, laboratorium materialen en de aanschaf en onderhoud van laboratorium en monstername apparatuur zijn hoger dan voorzien. Uit de analyse blijkt dat de kosten voor de meeste zaken in Q2 in hoge mate in lijn zijn met hetgeen begroot. In absolute omvang blijft de overschrijding hierdoor redelijk stabiel. Op deze kostensoorten vindt strakkere budgetbeheersing plaats, mede omdat zij een variabel karakter hebben. De overgang naar minder magazijnen, het verder optimaliseren van de processen (mogelijk door één ICT-infrastructuur) en de verwerking van de uitkomst van een Europese aanbestedingsprocedure zullen in de loop van 2013 tot een lager kostenniveau moeten leiden. De kapitaallasten lopen achter bij hetgeen verwacht wordt. Dit heeft onder meer te maken met het feit dat AQUON in de eerste helft van 2013 nog geen leningen kan aantrekken en op basis van voorfacturering haar investeringen financiert. Tot slot de indirecte lasten: op totaalniveau zijn de kosten hoger dan geraamd. Dit hangt onder meer samen met hogere transportkosten (+ 70K) en onderhoudskosten dan verwacht Incidentele en structurele kosten Van de totale kosten tot en met juni van 12 mln heeft 1,4 mln een duidelijk aanwijsbaar incidenteel karakter. Het gaat daarbij onder meer om de volgende posten: Inhuur uitzendkrachten 750K Exploitatielasten herhuisvesting 200K Projectkosten ICT-infra 200K Nagekomen facturen K Inhuur verandermanager 60K Inkoopadvies (aanbestedingen) 20K In de tweede helft vallen een deel van deze kosten weg, maar zal de afboeking plaatsvinden van de geactiveerde kosten van het huisvestingsplannen 2012 ( 587K) waardoor de verwachting ontstaat dat de incidentele kosten voor de tweede helft op ongeveer hetzelfde niveau zullen liggen Voortgang investeringen Aangepaste Realisatie t/m juni begroting Aanwending in % Apparatuur % LIMS (meerjarig budget en realisatie) % Herhuisvesting % ICT % TOTAAL % 9

10 Voor apparatuur lopen de investeringen achter bij hetgeen was voorzien. Met de managers wordt de lijst met investeringen bijgesteld. Voordat overgegaan wordt tot aanschaf wordt elke investeringsverzoek vanuit bedrijfseconomisch perspectief beoordeeld. Voor ICT wordt het budget overschreden. Voor een deel komt dit doordat een deel van de hier gerealiseerde investeringen ( 50K) vooralsnog bij Monstername en Logistiek begroot waren (ictapparatuur en software t.b.v. waterbodem). Daarnaast heeft de herhuisvesting geleidt tot meerkosten voor het aanleggen van aansluitpunten en heeft het meenemen van de oude limsen geleidt tot extra kosten (licenties). De realisatie van de herhuisvesting verliep tot en met mei erg voorspoedig. De kosten voor de oorspronkelijk geplande activiteiten vielen lager uit (orde 10%), waardoor een aantal aanvullende en noodzakelijke verbouwingsactiviteiten ook binnen het gereserveerde budget konden worden uitgevoerd. In juni bleek dat afzuiginstallatie in Leiden de extra zuurkasten die uit Rotterdam overkomen toch niet aankon, waarvan wel was uitgegaan. Door deze uitbreiding van de installatie wordt investeringsbudget met 50K overschreden. Door toepassing van nieuwe technieken verdient deze investering door energiebesparing zich binnen 2 jaar terug Uitbesteding In onderstaande tabel wordt de realisatie op de post uitbesteding nader uitgesplitst naar de teams. Voor Hydrobiologie is de verwacht uitbestede productie 2013 nader in kaart gebracht. Hierdoor is het mogelijk de productie en de bijbehorende kosten goed toe te rekenen naar de juiste periode. Aangepaste begroting 2013 Realisatie t/m juni Totaal Aanwending in % Hydrobiologie % Monstername en Logistiek % Chemie % TOTAAL % Dezelfde exercitie is gedaan voor de uitbesteding van monstername in het kader van waterbodems. Momenteel wordt nog beter gekeken naar de uitbesteding van waterbodem analyses. De uitkomsten hiervan hebben geleid tot onderstaande herschikking van de budgetverdeling tussen Monstername en Logistiek en Chemie. Aangepaste begroting 2013 Voorgestelde herschikking Hydrobiologie Monstername en Logistiek Chemie TOTAAL Het budget laat een stijging zien. Deze wordt budgetneutraal gefinancierd vanuit het project herhuisvesting. In de meirapportage is gerapporteerd dat op basis van de verwachtingen een prognose overschrijding voor uitbesteding over 2013 werd verwacht van 250K. Door de vertraging in de In november zullen de kosten hoger zijn dan het beschikbare budget. Met name de werkzaamheden voor waterbodemtrajecten leiden tot een stijging van de kosten per maand in de tweede helft van

11 In november zullen de kosten hoger zijn dan het beschikbare budget. Met name de werkzaamheden voor waterbodemtrajecten leiden tot een stijging van de kosten per maand in de tweede helft van In de prognose is het resultaat van de Europese aanbesteding voor de uitbesteding van chemische analyses, waarbij vanaf Q3 de kosten per uitbestede analyse zullen dalen, meegenomen. De effecten van het lopende traject voor de aanbesteding van monstername, waarbij de eerste resultaten ook duiden op een kostenverlaging, zijn nog niet meegenomen. Er wordt gewerkt aan het verhogen van de interne capaciteit om zo het verwachte niveau van de uitbesteding terug te brengen Inhuur derden en advieskosten Aangepaste begroting 2013 Budget t/m juni Realisatie t/m juni Advieskosten Inzet derden TOTAAL % % % Voor deze kostensoorten geldt dat ze niet evenredig verdeeld zijn over het gehele jaar, waardoor er voor gekozen is op kwartaalniveau de aanwending weer te geven. Deze ligt op totaal niveau iets boven hetgeen verwacht werd. Zoals eerder aangegeven worden de uitzendkrachten beïnvloed door nagekomen kosten uit 2012 ( 50K) Liquiditeit Doordat er geen goedkeuring voor aanpassing van de GR was, is het voor AQUON tot op heden niet mogelijk geweest nieuwe leningen aan te trekken. Door voorfacturering worden de benodigde middelen voor de reguliere uitgaven en investeringen verkregen. Inmiddels zijn de alle kwartalen van 2013 gefactureerd. Door het positieve besluit bij Delfland eind juni kan de GR worden aangepast waardoor nieuwe leningen kunnen worden aangegaan om aan de financiële verplichtingen jegens personeel en derden te voldoen. 2.3 Voortgang activiteiten In deze paragraaf wordt met kleuren gewerkt. Deze staan voor de volgende situatie PvA SOR In deze paragraaf wordt met kleuren gewerkt. Deze staan voor de volgende situatie. afwijking in dit kwartaal, gewijzigde aanpak vertraging in dit kwartaal loopt conform verwachting dit kwartaal is gereed in dit kwartaal gereed vorige kwartaal, volgende keer afvoeren Van de acties uit het plan van aanpak hebben vier acties een verhoogde attentiewaarde, die betrekking hebben op LIMS, waterbodemonderzoek en hydrobiologie. 11

12 nr maatregel effect 7 WS aanspreken op opdrachttijden Minder uitbesteding 16 Implementatie ontwikkeltrajecten Kostenreductie (LIMS+Harmonisatie) 20 Efficiënt uitvoeren waterbodemonderzoek Kostenreductie en kennisbehoud 30 Exploitatie Hybi uitwerken Beheersbaarheid, kostenreductie Q1 Q2 LIMS wordt elders in deze rapportage reeds benoemd als het grootste risicoproject voor de organisatie en vraagt om die reden om deze status. Voor waterbodemonderzoek zitten AQUON en de waterschappen in een ontwikkelproces. De opschaling van de organisatie bij AQUON, de discussies over exclusiviteit en prijsstelling en de afstemming over de aanlevering van gegevens hebben er toe geleid dat het meeste waterbodemonderzoek in de tweede helft van 2013 moet worden uitgevoerd. De noodzakelijke toename van de uitbesteding zal zoveel mogelijk worden beperkt door de eigen productie op te voeren. Na de zomer zal gestart worden met vooroverleggen over waterbodemprojecten voor 2014 om herhaling in 2014 te voorkomen. Daarbij zal, t.b.v. het optimaal inzetten van de interne capaciteit, specifiek de afstemming van de behoeften in de regio georganiseerd worden. De acties om de productiviteit bij hydrobiologie zijn reeds eerder gestart en hebben voldoende aandacht. De uitbesteding is inmiddels beter als onderhanden werk te beheersen. Quick win maatregelen worden geïmplementeerd. Gezien de urgentie van het aandachtsgebied is deze actie ondanks beheersing alsnog opgenomen Specifieke projecten Hieronder worden een aantal specifiek projecten kort besproken. Project Herhuisvesting Score Toelichting Voortgang activiteiten Boxtel verlaten, verhuizing Rotterdam nagenoeg gereed (per 1-8) Voortgang financieel Vooruitblik Realisatie doelstelling(en) Oorspronkelijk geplande activiteiten 10% goedkoper gerealiseerd, aantal noodzakelijke activiteiten toegevoegd binnen budget, in juni afzuigprobleem Leiden oplossing noodzaak, -50 keuro De planning is Rotterdam per 1 augustus verlaten te hebben Gepland Rotterdam leeg per 1 oktober wordt ruim gehaald. Project LIMS Score Toelichting Voortgang activiteiten Begin Q1 stagnatie. Projectteam gewijzigd en planning herrijkt en bijgesteld Voortgang financieel Realisatie in lijn met bijgestelde begroting Vooruitblik Bouw nieuwe LIMS in lijn met oorspronkelijke ontwerp/functionalisteiten. Project blijft intensief traject. Realisatie doelstelling Implementatie eind Q3, waarmee uitgangspositie voor optimalisatieslag ontstaat Project Harmonisatie Score Toelichting Voortgang activiteiten Chemie ronde 5 en 6 uitgesteld, geen probleem Voortgang financieel De inzet betreft vooral manuren Vooruitblik Hydrobiologie loopt, in KP lopen 4 voorstellen, vragen tijd Realisatie doelstelling(en) Voor chemie voldoende, voor hydrobiologie gericht op 2014 Project ICT infra Score Toelichting Voortgang activiteiten Voortgang financieel Vooruitblik Realisatie doelstelling In Q2 uitrol in Leiden en Breda/Rotterdam. In juli Tiel (5 juli) en Boxtel (eind juli) Door vertraging LIMS hogere projectkosten (oude limsen gaan mee); dekking in tweede helft 2013 vanuit volledig wegvallen kosten waterschappen Overgang naar één gezamenlijke infrastructuur belangrijk voor efficiency AQUON. Doordat oude LIMS-en mee zijn onafhankelijkheid planning reguliere LIMS Realisatie alle locaties in juli, ICT volledig ontvlochten van waterschappen. Nieuwe LIMS daarna ook op nieuwe omgeving (voor livegang) 12

13 2.4 Voortgang Productie Gerealiseerde productie Productgroep Gerealiseerde productie t/m juni Monstername en Logistiek, Chemie Hydrobiologie Derden (M&L, Chemie) Totaal AQUON Het aantal uitgebrachte offertes voor de deelnemers bedraagt ruim 10 mln ILOW punten. Ten opzichte hiervan is er inmiddels 48% gerealiseerd (t/m maart 22%), hetgeen niet afwijkend is voor het eerste halfjaar. Het werk voor derden ligt wat voor op schema; voor 2013 waren in de begroting ILOW punten verwacht. Wanneer de realisatie wordt vergeleken met de productie gedurende de periode januari-juni in 2012 ligt de productie (gerelateerd aan de begroting) in 2013 iets lager (in %). Op absoluut niveau geldt dat de productie Hydrobiologie en de productie voor derden in 2013 licht boven het niveau van vorig jaar ligt. Voor Chemie en M&L geldt dat de productie tot en met juni 2013 circa ilow-punten lager dan in dezelfde periode in Voor de productie Hydrobiologie is een verbeterslag uitgevoerd om de waarde van het onderhandenwerk goed te kunnen bepalen gedurende een jaar. Daaruit kwam naar voren dat een deel van de uitgevoerde productie in 2012 niet goed is meegenomen in de afrekening. Nu dit in kaart is gebracht is een voorstel gemaakt hoe hiermee om te gaan richting de waterschappen. Dit voorstel zal worden besproken met de coördinatoren en controllers. In onderstaande overzicht wordt de productie per deelnemer gerelateerd aan de meetvraag uit de vastgestelde begroting De maandresultaten van mei worden geverifieerd bij de waterschappen om verschillen in productie-inzichten te elimineren en bij de halfjaar rapportage voor de waterschappen herkenbare productiecijfers te presenteren. Deelnemer Meetvraag begroting 2013 Opdrachten 2013 Gerealiseerde productie t/m juni in % t.o.v. begr in % t.o.v. opdrachten Delfland % 37% Brabantse Delta % 49% Hollandse Delta % 54% Aa en Maas % 48% De Dommel % 46% Rijnland % 48% Schieland en de Krimpenerw aard % 47% Rivierenland % 51% Stichtse Rijnlanden % 44% Totaal Deelnemers % 48% Werk voor derden % totaal AQUON % 13

14 In onderstaande tabel is de productie per waterschap weergegeven in relatie tot de begroting (opgave waterschappen maart 2012, weergegeven in de op een na laatste kolom) en in relatie tot de verkregen opdrachten (eind 2012/begin 2013, laatste kolom). De procentuele relatie tussen de deelnemers verschilt aanzienlijk, hetgeen voor een deel verklaard kan worden uit projectmatige werkzaamheden. Het verschil in omvang van de meetvraag tussen de opgave bij de begroting versus die bij de uiteindelijke opdrachten geeft bij enkele waterschappen een aanzienlijk verschil in voortgangspercentages te zien. De voortgang gerelateerd aan de opdrachten geeft het best de werkelijke productie ontwikkeling aan. De verwachting is dat de omvang van de opdracht nog zal toenemen doordat een aantal offertes nog definitief moet worden aangeleverd en/of voorzien van opdracht. Dit betreft onderzoek voor hydrobiologie en voor waterbodemonderzoeken. Voor een deel hebben vooral de waterbodemonderzoeken een projectmatig karakter, waarvan offerte en opdrachtproces gedurende het jaar worden vastgesteld Aantal klachten en klantvragen Klachten Klantvragen Aantal tot en met juni Aantal 12 maands Afhandeling binnen gestelde termijn % 65% Met name het aantal klachten ligt aanzienlijk hoger dan het gemiddelde over de laatste 12 maanden. De (afhandeling van) klachten en klantvragen zal pas echt verbeteren als het nieuwe LIMS operationeel is. De afhandeling binnen de gestelde termijn is procentueel nog laag, maar t.o.v. Q1 verbeterd (afhandeling klachten binnen gestelde termijn 41%, voor klantvragen 33%). Verbetering van aantal en behandeltermijn blijft op gestuurd worden. Geconstateerd is ook dat door achterstallige administratieve afhandeling (a.g.v. prioriteitsstelling voor bijvoorbeeld afhandeling van NCF s van RvA) terwijl vragen wel reeds zijn opgelost een licht vertekend beeld kan bestaan. Aantal klachten 12 Maands T/m juni 2013 Aantal Aantal klantvragen klachten Aantal klantvragen Delfland Brabantse Delta Hollandse Delta Aa en Maas De Dommel Rijnland Schieland en de Krimpenerw aard Rivierenland Stichtse Rijnlanden Totaal deelnemers

15 2.5 Voortgang Medewerkers Bezetting Formatie BC Formatie 2013 Bezetting t/m juni Verschil in % t.o.v. formatie 2013 Intern 173,14 171,14 170,49 0,65-0,4% Extern 27,26 25,85 1,41-5,2% TOTAAL 173,14 198,40 196,34 2,06-1,0% AQUON stuurt sterk op de het beperken van de inzet van personeel. Een resultaat hiervan is dat over het geheel de formatieruimte niet volledig wordt ingevuld. In bovenstaand overzicht zijn de gemaakte overuren opgenomen. De uitzendkrachten worden met name ingezet in verband met de vervanging van ziekte, een flexibele schil, piekbelasting, het werken met meerdere lims-en, het limsproject, de verhuizing en voor een klein deel nog in verband met de harmonisatie Ziekteverzuimpercentage & Ziekmeldfrequentie Verzuimpercentage Verzuimfrequentie Realisatie afgelopen 12 maanden Realisatie t/m juni 2013 Realisatie juni ,44% 7,28% 4,95% 1,19 1,28 0,71 Het ziekteverzuimpercentage (ZVP) is in de maand april tot en met juni flink gedaald. Over het tweede kwartaal wordt daardoor een ZVP gerapporteerd van 6,1%. Door het hoge ZVP over Q1 (8,25%), dat vooral door de griepgolf werd veroorzaakt, is het ZVP over het eerste half jaar 7,3%. Een groot deel van het verzuim (4,27%) heeft een langdurig karakter Externe productiviteit Onder externe productiviteit wordt verstaan de facturable productiviteit van de eigen organisatie, de productie die door de eigen organisatie kan worden doorberekend aan de klanten. Hiermee wordt geanalyseerd of de eigen organisatie de eigen kosten kan dekken door de interne productie. Daar hoort niet in te worden meegerekend de uitbestede werkzaamheden. Deze productie dient separaat in beeld te worden gebracht. Op deze manier wordt voorkomen dat voordelen, die voortkomen uit goedkopere uitbesteding dan de doorbelasting aan de waterschappen, worden meegerekend in het interne resultaat. Om gerichter te kunnen sturen wordt in de zomer een model ontwikkeld om dit onderscheid zichtbaar te maken en per team de externe productiviteit vast te stellen. Op die manier worden financiën gekoppeld aan productie en wordt inzichtelijk waar moet worden bijgestuurd. In de rapportage over Q3 zal over de uitkomsten hiervan gerapporteerd worden. 2.6 Vooruitblik 15

16 Activiteiten 2013 Een goed functionerend LIMS is binnen een laboratorium organisatie essentieel. Het levert informatie op en versnelt laboratoriumprocessen. AQUON zit in een vormings- en implementatietraject van een nieuw systeem. Go live staat gepland in Q4 en momenteel worden alle zeilen bijgezet om dit te halen. Parallel hieraan starten we een traject waarbij de focus wordt gelegd op de stelling: AQUON is een PRODUCTIE ORGANSATIE. Leidinggevenden worden resultaatverantwoordelijk gemaakt en de informatievoorziening wordt hierop afgestemd. Dit betekent een cultuurverandering en een andere manier van leidinggeven. Focus op resultaat is echter noodzakelijk om een stap te maken richting een goed functionerende productie omgeving. De eerste stappen zijn gezet en in de volgende Q-rapportage zullen we hier nader op terugkomen. Middelen 2013 Op basis van de halfjaarcijfers dat de realisatie momenteel onder begroting is. Voor de tweede helft van 2013 worden een aantal meevallers voorzien (eerder verlaten laboratorium Rotterdam, volledige ontvlechting ICT), maar zijn er ook een aantal risico s te onderkennen aan de productiezijde (o.a. uitbesteding waterbode, implementatie LIMS) en beperkte meerkosten van de nieuwe directeur. Op basis van bovenstaande is de koers om het vastgestelde budget als plafond te hanteren. Intern heeft de directie de ambitie neergezet om, gegeven de meetvraagontwikkeling, ruim binnen dit budget te blijven. 16

17 3 Verdieping In voorliggend hoofdstuk wordt op een aantal zaken meer in detail ingegaan. 3.1 Voortgang exploitatie Voortgang exploitatie in detail Aangepaste begroting Realisatie tot en met Verschil t.o.v. budget Verschil Budget t/m juni juni 2013 t/m juni in % Personele kosten Salarissen ,2% Sociale lasten ,1% Inhuur derden ,9% Overige personeelslasten ,3% Materiele kosten - Duurzame gebruiksgoederen ,0% Overige gebruiks- en verbruiksgoederen ,3% Energie ,4% Kapitaalslasten Afschrijvingen ,4% Rentelasten ,1% Uitbesteding Externe analyses ,2% Overige indirecte lasten Huren en rechten ,6% Leasebetalingen en operational lease ,4% Verzekeringen ,1% Belastingen ,6% Onderhoud door derden ,5% Overige diensten door derden ,8% Totaal kosten Een nadere toelichting is weergegeven in de bestuurrapportage Realisatie per team ,6% Aangepaste Realisatie t/m juni begroting 2013 Totaal Aanwending in % Staf & Directie % Chemie % Hydrobiologie % Monstername en Logistiek % TOTAAL % Voor de teams is alleen nog maar een begroting op jaarniveau beschikbaar. Daardoor kan de realisatie alleen met het totaalbudget vergeleken worden, en niet met het budget dat voor dit kwartaal wordt voorzien Voortgang investeringen In onderstaande tabel is de realisatie van de investeringsbegroting over Q1 nader uitgesplitst. Voor de niet aangewende posten wordt aanwending in de loop van de komende kwartalen verwacht. 17

18 Aangepaste begroting 2013 Realisatie t/m juni Totaal Aanwending in % Apparatuur % LIMS (incl realisatie t/m 2012) % Herhuisvesting inrichting % Herhuisvesting aankoop % Herhuisvesting verbouw % ICT Werkplekapparatuur % ICT software % ICT infrastructuur % TOTAAL % Voor ICT wordt het budget overschreden. Voor een deel komt dit doordat een deel van de hier gerealiseerde investeringen ( 50K) vooralsnog bij Monstername en Logistiek begroot waren (ictapparatuur en software t.b.v. waterbodem). Daarnaast heeft de herhuisvesting geleidt tot meerkosten voor het aanleggen van aansluitpunten en heeft het meenemen van de oude limsen geleidt tot extra kosten (licenties) Uitbestedingen In het plan van aanpak Sturen op Rendement werden uitbestedingen 2012 naar oorzaak (kennis, capaciteit, planning) opgedeeld. In onderstaande tabel is deze uitsplitsing voor Q2 opgenomen. Bij chemie worden uitsluitend analyses uitbesteed die AQUON zelf niet kan. Doordat de externe productiviteit bij Hydrobiologie relatief laag is heeft de uitbesteding met name betrekking op capaciteit. Bij Monstername en Logistiek zijn er meerdere oorzaken te onderkennen. Aangepaste Realistie t/m Realisatie t/m Realisatie t/m Realisatie t/m begroting 2013 juni Kennis juni Capaciteit juni Planning juni Totaal Aanwending in % Hydrobiologie % Monstername en Logistiek % Chemie % TOTAAL % Voor Hydrobiologie liggen de kosten iets boven het verwachte niveau. Dit heeft te maken met nagekomen facturen Dit kan binnen de staande begroting voor uitbesteding van hydrobiologie worden opgevangen, indien geen aanvullende opdrachten meer aan AQUON worden verstrekt (alle jaaropgaven lopen). De verwachting is dat voor waterbodemonderzoek vooral veel monstername zal moeten worden uitbesteed. In de Q1-rapportage is reeds aangegeven dat bij de halfjaar rapportage zou worden beoordeeld of een herverdeling van het uitbestedingbudget noodzakelijk is. Inmiddels is vastgesteld dat een herverdeling met chemie noodzakelijk is. Deze is vormgegeven in onderstaande tabel. De totale omvang van het uitbestedingbudget is niet gewijzigd. 3.2 Voortgang activiteiten PvA SOR In onderstaande overzicht is voor de volledigheid de voortgang rondom alle activiteiten uit het plan van aanpak én de maatregelen die daarna zijn geformuleerd opgenomen. Daarbij wordt de volgende waardering van de status van de acties gehanteerd: 18

19 afwijking in dit kwartaal, gewijzigde aanpak vertraging in dit kwartaal loopt conform verwachting dit kwartaal is gereed in dit kwartaal gereed vorige kwartaal, wordt volgende keer niet meer gerapporteerd. De acties die het vorige kwartaal gereed zijn gemeld als verbeteractie zijn geïmplementeerd en worden onderstaand aangegeven met een wit blokje. De volgende rapportage zullen deze acties niet meer terugkomen. nr maatregel effect Q1 Q2 1 Stroomlijnen gebrekkige informatie / maand Productiegegevens volledig+betrouwbaar 2 Implementatie P&C cyclus Kader voor verantwoording 3 Ontwikkeling Financial tool Kwaliteit van informatie 4 In beeld brengen productie Hybi Inzicht in productie, vervolg actie 30 5 Opstart aanbestedingen Reductie inkoop in Analyse overschrijding uitbesteding 2012 Info ter bijsturing in 2012 en WS aanspreken op opdrachttijden Minder uitbesteding 8 Aanhouden vacatureruimte Flexibele inzet 9 Harmonisatie vraag en methodes chemie Kostenreductie, rendement in Herziening inhuur medewerkers kostenreductie 11 Vinger aan de pols bij inhuur en uitbesteding kostenreductie 12,18,26, 27 Sturen op meetvraag Efficient plannen Kostenreductie 13 Versterken taakvolwassenheid Versnellen leereffect 14 Tijdelijke herverdeling taken directie Betere sturing 15 Tijdelijke verplaatsing CZV Kostenreductie 16 Implementatie ontwikkeltrajecten Kostenreductie (LIMS+Harmonisatie) 17 Realisatie (vervolg uit 5) aanbestedingstrajecten Kostenreductie en beheersbaarheid 19 Vroegtijdig sluiten Boxtel Kosten reductie 20 Efficiënt uitvoeren waterbodemonderzoek Kostenreductie en kennisbehoud 21 Prioritering ontwikkeling zelfdoen/uitbesteden Beheersbaarheid kostenreductie 22 Inzet Waterschappen bij opleiding Hybi kostenreductie 23 Optimaliseren levertermijnen Hybi Beheersbaarheid, kostenreductie 24 Concentratie stafmedewerkers beheersbaarheid 25,28 Collectief opdrachtgeverschap beheersbaarheid 29 Herzien financieringsmodel Prikkel voor AQUON en voor Schappen 30 Exploitatie Hybi uitwerken Beheersbaarheid, kostenreductie 31 Geen uitbouw lab s Kostenreductie en versnelling 32 Visie op middellange termijn Sturing rendement meerjarenbegroting 3.3 Voortgang Productie Klantvragen, opsplitsing naar categorie Kijkend naar de categorieën dan zijn tot en met Q2 ook de vragen over het onderzoek, de planning/orderbehandeling en de rapportage onveranderd de grote groepen, zowel bij klantvragen als klachten. 19

20 12 Maands T/m juni 2013 Categorieen Klachten Klantvragen Klachten Klantvragen Advies 2% 3% 0% 2% Hydrobiologie 9% 2% 9% 1% Onderzoek 40% 57% 47% 58% Orderbehandeling 28% 18% 26% 19% Rapportage 21% 20% 18% 20% Totaal 100% 100% 100% 101% 3.4 Voortgang Medewerkers Ziekteverzuimpercentage & ziekmeldfrequentie In onderstaande tabellen zijn de gegevens per team weergegeven. Staf Hydrobiologie Monstername en Logistiek Chemie TOTAAL Staf Hydrobiologie Monstername en Logistiek Chemie TOTAAL Realisatie afgelopen 12 maanden Realisatie afgelopen 12 maanden Ziekmeldfrequentie Realisatie t/m juni ,22 1,12 0,45 1,67 2,44 1,01 1,15 1,10 0,58 1,11 1,14 0,78 1,19 1,28 0,71 Ziekteverzuimpercentage Realisatie t/m juni 2013 Realisatie juni 2013 Realisatie juni ,48% 2,23% 2,24% 11,66% 13,03% 12,81% 8,04% 9,09% 5,13% 6,04% 7,00% 4,04% 6,44% 7,28% 4,95% De tendens die in de april- en meirapportage reeds was te zien, dat zowel de frequentie als het ziekteverzuim aan het dalen waren, heeft zich in juni voortgezet. In Q1 was de ziekmeldfrequentie 1,72, die door de lage waarden in Q2 (april 0,71, mei 0,81, juni 0,71) voor het eerste halfjaar t.o.v. Q1 is afgenomen tot 1,28. De norm voor de ziekmeldfrequentie is 1. De maanden april, mei en juni zitten daar reeds onder. In Q1 was het ziekteverzuimpercentage 8,25%. Door de lagere ziekteverzuimpercentages in Q2 (april 7,5%, mei 6,7% en juni 4,95%) is het halfjaar ziektepercentage afgenomen tot 7,3%. 20

21 Bekend is dat eind 2012 en begin 2013 een griepgolf (meerdere zelfs) het land hebben getroffen. Deze is ook in de ziektecijfers bij AQUON herkenbaar. Feit is dat blijvende aandacht voor ziekteverzuim noodzakelijk is. Desalniettemin lijkt de aandacht voor ziekteverzuim en ziekteverzuimbegeleiding effect op te leveren. Verzuimpercentage t/m juni 2013 Realisatie kort/middel Realisatie lang Realisatie totaal Staf 1,45% 0,78% 2,23% Hydrobiologie 6,57% 6,46% 13,03% Monstername en Logistiek 1,76% 7,33% 9,09% Chemie Breda 1,86% 3,37% 5,23% Chemie Leiden 1,48% 3,65% 5,63% Chemie Tiel 1,48% 6,46% 9,82% Totaal 2,27% 5,01% 7,28% Verzuimpercentage juni 2013 Realisatie kort/middel Realisatie lang Realisatie totaal Staf 0,51% 1,73% 2,24% Hydrobiologie 0,76% 12,05% 12,81% Monstername en Logistiek 0,71% 4,42% 5,13% Chemie Breda 0,18% 1,07% 1,25% Chemie Leiden 1,48% 3,09% 3,72% Chemie Tiel 1,48% 4,24% 6,65% Totaal 0,86% 4,09% 4,95% Uit bovenstaande overzicht wordt duidelijk dat voor alle teams het grootste deel wordt veroorzaakt door langdurig verzuim (> 30 dagen). Het terugdringen van dit type verzuim een belangrijk aandachtspunt. Alle vormen van verzuim zijn aandachtspunt in de nauwe samenwerking tussen AQUON en de Arbodienst. Bij hydrobiologie is als triest bericht te melden dat een van de twee ernstig zieke collega s eind juni is overleden Bezetting In onderstaande tabel is de formatie en bezetting weergegeven per team. Met uitzondering van monstername en logistiek blijven de teams binnen de vastgestelde formatie. Tevens wordt duidelijk hoeveel capaciteit er financieel daadwerkelijk via een doorbelasting wordt doorgerekend aan de OR en de projecten voor het LIMS en de herhuisvesting. 21

22 Formatie begroting 2013 Bezetting t/m juni 2013 BC AQUON+ Intern Extern Totaal Intern Extern Totaal Staf 25,00 24,00 3,00 27,00 23,07 3,14 26,21 Hydrobiologie 23,60 23,60 5,71 29,31 22,35 4,36 26,71 Monstername en Logistiek 38,36 38,36 8,01 46,37 44,71 5,32 50,03 Chemie 86,18 85,18 10,54 95,72 74,72 13,03 87,75 Project LIMS 3,70 3,70 Project Herhuisvesting 0,76 0,76 OR 1,18 1,18 TOTAAL 173,14 171,14 27,26 198,40 170,49 25,85 196,34 22