Organisatie Regionale Samenwerking vanaf

Transcriptie

1 Organisatie Regionale Samenwerking vanaf Status: Voorgenomen besluit bestuur GR AV Auteurs: Kees de Haas, Marcel Benard, Carla de Rie Met medewerking van:

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding Visie op regionale samenwerking Gemeentelijke samenwerking met partners Gemeentelijke partners Strategische partners Samenwerkingspartners Sturing op samenwerking vanuit inhoud Niveaus van sturing Deelname Democratische legitimiteit Overlegstructuur Rollen en taken in de nieuwe samenwerking Financiële sturing Organisatorische ondersteuning team RMA Taken team RMA Formatieve invulling team RMA Juridische vormgeving samenwerking Vervolg en evaluatie Bijlage Totaalweergave samenwerking

3 Inleiding De bestuurlijke structuren in de regio 1 Alblasserwaard/Vijfheerenlanden zijn in ontwikkeling. Dit heeft direct effect op de samenwerkingsstructuren in de regio en zodoende ook op de gemeenschappelijke regeling Regio Alblasserwaard/Vijfheerenlanden (Regio AV). Als verkenning van hernieuwde samenwerkingsvormen is het programma Grenzeloos Samenwerken gestart. Op 1 juni 2017 hebben de colleges van de AV-gemeente en Vianen, vanuit het perspectief van het programma Grenzeloos Samenwerken, een intentieovereenkomst getekend. Hierin hebben de colleges de intentie uitgesproken: de huidige samenwerking in de gemeenschappelijke regeling te vernieuwen aan de hand van de maatschappelijke opgaven in de regio; de toekomstige drie gemeenten in de regio AV zullen optreden als opdrachtgever; de vernieuwde samenwerking vorm te geven in een netwerk van publieke en private partners; de provincies Utrecht en Zuid-Holland en Waterschap Rivierenland zullen betrekken als strategische publieke partner; op zoek te gaan naar een passende structuur c.q. organisatievorm voor het concept Grenzeloos Samenwerken, op basis van onderling vertrouwen, gelijkwaardigheid en vanuit het belang van burgers bedrijven en instellingen in het gebied; een samenwerkingsagenda op te stellen die voor partners mogelijkheden biedt om al dan niet deel te nemen aan de operationalisering/uitvoering. Dit alles heeft vorm gekregen in het koersdocument Grenzeloos Samenwerken in en om de Alblasserwaard en Vijfheerenlanden. Deze notitie is op 7 juli 2017 voorlopig vastgesteld door het algemeen bestuur van de Regio AV en voor zienswijze toegezonden aan de colleges en raden van de betrokken gemeenten. Na behandeling van de zienswijzen is het document op 14 december 2017 definitief door het bestuur vastgesteld. In september 2017 is een werkgroep 2 geformeerd die parallel aan het zienswijzetraject is verder gegaan met het uitwerken van de inrichting van de toekomstige samenwerkingsorganisatie op basis van de richting zoals gepresenteerd in het koersdocument. Deze uitwerking is in december 2017 gedeeld met het bestuur en vervolgens aan de colleges gestuurd met de vraag of zij zich hierin kunnen vinden. De colleges hebben hierop allemaal instemmend gereageerd. In het document werden nog enkele vraagstukken benoemd die nog een nadere uitwerking vergden. Het ging daarbij met name om de juridische vormgeving van de samenwerking, onderlinge afstemming tussen opgaven en het uitwerken van het formatieplan voor het team RMA. Deze aspecten zijn in dit document toegevoegd. 1 Met regio bedoelen we in dit document in eerste instantie het gebied / de geografische regio en niet de gemeenschappelijke regeling regio Alblasserwaard-Vijfheerenlanden; tenzij dit expliciet benoemd wordt. 2 Léon Huberts (Vijfheerenlanden), Boudewijn Marinussen (Molenlanden), Wouter Voshol (Gorinchem), Hans Versteeg (provincie Utrecht), Marcel de Prieelle en Jantien Oostijen (provincie Zuid-Holland), Pieter Sollie en Elbert Schrama (Waterschap Rivierenland), Cor Revet en Kees de Haas (regiobureau AV) en Marcel Benard (Lysias Advies) 3

4 1 Visie op regionale samenwerking Samenwerking is geen doel op zich. Samenwerking is nuttig en nodig als het in het belang is van het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Regionale samenwerking is nodig als gemeenten of andere partijen niet in staat zijn bepaalde maatschappelijke opgaven alleen op te lossen of gezamenlijk tot betere resultaten kunnen komen. Voor de regio AV is een nieuwe Regionaal Maatschappelijke Agenda (RMA) vastgesteld van opgaven waarvan gemeenten, provincies en waterschap vaststellen dat dit belangrijke opgaven zijn om regionaal en dus gezamenlijk op te pakken. Verder dient regionale samenwerking geen nauw jasje te zijn waar alle betrokken partijen integraal aan mee moeten doen. Integendeel. Iedere partij bepaalt zelf of en in welke mate hij in een bepaalde opgave wil participeren. Dit komt de energie en motivatie om een opgave daadwerkelijk aan te pakken ten goede en geeft een veel grotere kans op succes. Daarbij kan ook de kracht van andere partners worden benut, zoals maatschappelijke organisaties, bedrijven of inwoners die met betrekking tot de specifieke opgaven belangen delen. Met andere worden: de opgave is het uitgangspunt en alle partners die kunnen en willen bijdragen aan de oplossing zijn welkom. Een ander belangrijk aspect voor succes is dat de betrokken partners zelf invulling geven aan de noodzakelijke activiteiten en zorgdragen voor voldoende inzet en middelen om de opgave succesvol aan te pakken. De inhoudelijke en praktische sturing van de opgaven dient dan ook te liggen bij de samenwerkingspartners. Desondanks is het van groot belang dat de agenda en de samenwerking op goede wijze wordt georganiseerd. Dat betekent dat een kleine centrale kern van medewerkers nodig is, die zorgdraagt voor een adequate organisatie en ondersteuning van de agenda als geheel. Voor de financiering betekent dit dat gemeenten bijdragen aan het in standhouden van de centrale kern en voorts samen met (strategische) partners op het niveau van de opgaven en projecten tot een bijdrage komen. Daarmee krijgen de partners meer ruimte om naar eigen inzicht de beschikbare middelen op goede wijze in te zetten. In dit document wordt vanuit deze visie een uitwerking gegeven voor de toekomstige wijze van samenwerking in en om de regio Alblasserwaard en Vijfheerenlanden. 2 Gemeentelijke samenwerking met partners In de nieuwe samenwerking staat het werken aan maatschappelijke uitdagingen voorop. De aard van de vraagstukken bepaalt welke organisaties betrokken zijn bij de samenwerking. Dat zijn niet alleen lokale overheden, maar ook bewoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere overheden. Gemeentelijke samenwerking Strategische partners Samenwerkingspartners 4

5 2.1 Gemeentelijke partners De (nieuwe) gemeenten Gorinchem, Molenlanden en Vijfheerenlanden dragen de samenwerking. De gemeenten financieren de vaste kern van de samenwerking, zoals weergegeven in hoofdstuk 4. Maar zij werken niet alleen. In de nieuwe samenwerking gaat het om partnerschap. Daarbij wordt onderscheid gemaakt naar strategische partners en samenwerkingspartners. Bovendien staan de gemeenten nadrukkelijk open voor participatie van andere gemeenten en aangrenzende regio s; samenwerking beschouwen we niet als iets dat exclusief is voor de genoemde drie gemeenten. 2.2 Strategische partners De strategische partners zijn de provincies (Utrecht en Zuid-Holland) en het waterschap Rivierenland. Deze partijen omarmen de Regionaal Maatschappelijke Agenda en zeggen toe op opgave- of projectniveau erin te zullen participeren. De strategische partners zijn op bestuurlijk niveau in gesprek met de gemeenten en zijn betrokken bij de agenda en de te behalen resultaten. De strategische partners zullen vooral investeren binnen de opgaven en de concrete projecten. 2.3 Samenwerkingspartners Samenwerkingspartners zijn overige partijen die kunnen participeren bij de aanpak van specifieke opgaven of projecten. De gemeenten en strategische partners zoeken actief de steun en het commitment op van partijen die waardevol of noodzakelijk zijn voor de aanpak van maatschappelijke vragen. Deze samenwerkingspartners doen mee op het niveau van concrete opgaven of projecten, zonder dat zij zich meteen aan de hele agenda hoeven te committeren. Samenwerkingspartners kunnen (naast de strategische partners) andere overheden zijn (bv. andere gemeenten, provincies en evt. waterschappen dan de gemeentelijke of strategische partners) of ondernemers, maatschappelijke organisaties of bewoners. Vanuit de nieuwe samenwerking wordt actief verkend of de ambities en agenda s van omliggende regio s en gemeenten (Drechtsteden, Krimpenerwaard, U10, Land van Altena, West-Betuwe, etc.) aansluiten en of dit kansen op samenwerking biedt. Van samenwerkingspartners verwachten we een actieve bijdrage in capaciteit, kennis of middelen bij de uitvoering van projecten. 3 Sturing op samenwerking vanuit inhoud Goede samenwerking is de balans zoeken tussen mogelijkheden en maatwerk. Door te kiezen voor programma en projectsturing staat het Grenzeloos Samenwerken open voor maatwerk, is het een flexibele samenwerking en is er aandacht voor de bestuurlijke verhoudingen bij de deelnemende partijen. 3.1 Niveaus van sturing In de nieuwe samenwerking vormen de principes van programma- (gericht op het behalen van doelen) en projectsturing (gericht op het behalen van resultaten) het uitgangspunt voor het werken. Daarbij zijn drie niveaus van sturing te onderscheiden met bijbehorende planvorming: Regionaal Maatschappelijke Agenda Projecten Projecten Projecten Projecten 5

6 Regionaal Maatschappelijke Agenda (RMA) Hierin wordt beschreven wat de belangrijke maatschappelijke opgaven voor regionale samenwerking zijn, waarom dit belangrijke opgaven zijn en wat daarin in kwalitatieve zin over een periode van vier jaar bereikt moet gaan worden. Deze agenda wordt aan het begin van een vierjaarlijkse gemeentelijke bestuursperiode opgesteld door de drie gemeenten, met inbreng van de strategische partners, en vastgesteld door de raden. Gedeputeerde Staten van de provincies en het dagelijks bestuur van het waterschap verbinden zich aan de RMA. Opgaveplan Voor iedere maatschappelijke opgave die in de strategische agenda wordt benoemd wordt een opgaveplan opgesteld waarin wordt weergegeven welke ambitie men bij deze opgave heeft en hoe deze ambitie wordt vertaald in concrete projecten die tezamen moeten leiden tot het behalen van de gestelde ambitie. Deze opgaveplannen worden opgesteld, onder bestuurlijke begeleiding van de bestuurlijk, door de ambtelijk, in samenwerking met partners die op die concrete maatschappelijke opgave een belang hebben en/of een belangrijke bijdrage kunnen leveren. Het opgaveplan wordt vastgesteld door de besturen van de betrokken partners. De aard van de plannen kan verschillen en al naar gelang de opgave meer sturend of meer coördinerend van aard is. De looptijd van zo n opgaveplan is in principe vier jaar. Bij de timing van de voorstellen wordt rekening gehouden met de P&C-cyclus van partners. Projectplan Voor ieder project dat in het opgaveplan wordt benoemd wordt een projectplan opgesteld waarin wordt weergegeven welk concreet resultaat moet worden bereikt, hoe dat moet worden bereikt, wat daarvoor nodig is, welke partijen daarin samen optrekken ( namen en rugnummer ) en vertaling naar concrete budgetten. De looptijden van de projecten variëren, maar ieder half jaar vindt een voortgangsrapportage plaats. De projectplannen worden vastgesteld door de bestuurlijk na ambtelijke afstemming met alle partners. 3.2 Deelname In het concept van Grenzeloos Samenwerken staat het commitment en de betrokkenheid van elk van de deelnemers voorop. Samen definiëren de gemeentelijke en strategische partners met welke maatschappelijke opgaven zij gezamenlijk vier jaar aan de slag willen. Door in te stemmen met de agenda geven de partijen aan hier serieus werk van te gaan maken. De gemeenten nemen het op zich hiertoe een klein team financieren dat de agenda ondersteunt (team RMA). Commitment bij de agenda en het aanpakken van de opgaven wordt daarmee een belangrijk sleutelwoord. Daarbij wordt onder commitment in de eerste plaats een houding en gedragskenmerk verstaan, en niet in de eerste plaats een (juridische) verplichting: het start bij de ambitie om samen werk te maken van de opgaven die in de maatschappij spelen. Het commitment blijkt onder meer uit het aanwijzen van bestuurlijke e s vanuit de deelnemers. Een belangrijke component van commitment is dat alle deelnemende partijen ervoor kiezen om geld en capaciteit te besteden aan de concrete projecten die voortkomen uit de agenda. Alle partners hebben de vrijheid om bij de start van projecten aan te geven of zij willen participeren. Als zij participeren, hoort daar vervolgens commitment bij. Dat wil zeggen: meedoen is niet verplicht; wie het belang ziet en wil participeren, doet mee en levert dan ook een bijdrage in formatie, kennis en/of geld. Met de strategische partners wordt dus een commitment aangegaan voor de looptijd van de regionale agenda. Tussentijds uit de samenwerking stappen is - op het niveau van de agenda - niet mogelijk. Bij de uitwerking van opgaven in concrete projecten heeft elke partner keuzevrijheid om al dan niet te participeren in de projecten. Het is een belangrijke rol van de bestuurlijk s om ervoor te zorgen dat de uitwerking van opgaven voldoende uitnodigend is om te participeren. 6

7 3.3 Democratische legitimiteit Het concept Grenzeloos Samenwerken vraagt een grote(re) betrokkenheid van de raden, staten en algemene besturen van deelnemende partijen. Dat betekent dat zowel op het niveau van de agenda als op dat van de individuele opgaven geïnvesteerd moet worden in goede informatievoorziening, een heldere rol in de (besluitvorming over) kaderstelling en in een goede invulling van de controlerende rol. Informatie Raadsleden, statenleden en leden van de algemene vergadering van het waterschap worden elk jaar uitgenodigd voor een regioconferentie waar de voortgang van de Regionaal Maatschappelijke Agenda centraal staat: dan komt de voortgang van de samenwerking en de onderwerpen aan bod. Ook het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties worden voor deze conferentie uitgenodigd. De conferenties hebben een energieke en interactieve opzet, gericht op de inhoud. Drie keer per jaar zijn er kleinschaliger bijeenkomsten, gericht op specifieke inhoudelijke onderwerpen. Waar de conferentie zich op alle volksvertegenwoordigers richt, zijn de inhoudelijke bijeenkomsten eerder gericht op de fractiespecialisten uit de raden op het onderwerp. Statenleden en vertegenwoordigers van het waterschap kunnen afhankelijk van het onderwerp ook worden uitgenodigd. De bestuurlijk s van de opgaven zorgen voor inhoudelijke invulling van de bijeenkomsten; het team RMA verzorgt de ondersteuning. Kaderstelling De positie van de volksvertegenwoordigingen wordt versterkt door de regionale maatschappelijke agenda door de raden van de betrokken gemeenten te laten vaststellen. Bij de strategische partners zullen gedeputeerde staten van de provincies en het dagelijks bestuur van het waterschap het besluit nemen zich te verbinden aan de agenda. De uitwerking van de agenda in concrete projecten is een verantwoordelijkheid van de betrokken colleges, maar politiek gevoelige initiatieven en keuzes zullen de colleges aan de volksvertegenwoordiging voorleggen. De bestuurlijk s van de opgaven zijn verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van de besluitvorming door alle partners; zij worden daarbij ondersteund door het team RMA. De uitwerking van de agenda in projecten wordt opgenomen in de P&C-cyclus. Via het budgetrecht kunnen gemeenteraden, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap sturen op de bijdragen die elke partner beschikbaar stelt. Controle De bestuurlijke opgavens (zie 3.4) stellen de colleges in staat verantwoording af te leggen richting raden, staten en algemene vergadering over geleverde inspanningen, gedane investeringen en bereikte resultaten voor de uitvoering van de agenda en projecten. Zij spreken daarbij altijd hun eigen college aan, via de reguliere afspraken per partner. De bestuurlijke opgavens (zie 3.4) stellen de colleges in staat de verantwoording af te leggen. 3.4 Overlegstructuur De overlegstructuur bestaat, naast de specifieke opgave- en projectoverleggen uit het strategisch beraad en het programmateam. In deze beide overleggen zijn de strategische partners bestuurlijk vertegenwoordigd. 7

8 Staten / Alg. Vergadering Raden Colleges / DB Strategisch beraad Colleges Programma team Organisaties Organisaties Strategisch Beraad Het strategisch beraad (SB) bestaat uit de burgemeesters (vanwege hun generieke verantwoordelijkheid voor de regionale samenwerking) van de aan het samenwerkingsverband deelnemende gemeenten, gedeputeerden uit de provincies Utrecht en Zuid-Holland en de dijkgraaf van het waterschap Rivierenland. Per keer nodigt het Strategisch Beraad ook een aantal deelnemers uit met een achtergrond in het bedrijfsleven of maatschappelijke organisaties. Afhankelijk van het onderwerp kunnen ook wethouders worden uitgenodigd. Deze deelnemers worden uitgenodigd om op persoonlijke titel mee te denken over de strategische ontwikkelingen in het gebied. De deelnemers worden per keer geselecteerd, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen. Voorzitter van het SB is een van de burgemeesters, die het samenwerkingsverband ook naar buiten vertegenwoordigt. Het SB ziet toe op het goed functioneren van de samenwerking in het algemeen en spreekt over belangrijke strategische ontwikkelingen en het effect op de agenda als geheel. Voortgangsbewaking van opgaven behoort niet tot het takenpakket van het Strategisch Beraad: de voortgang wordt bewaakt in het overleg tussen de bestuurlijk en de andere deelnemende partijen. Wel kan het SB, of individuele leden daarvan, een rol spelen als binnen opgaven knelpunten in de voortgang ontstaan, als bestuurlijk oliemannetje. Het SB komt 2 tot 3 keer per jaar bij elkaar. Het SB bespreekt nieuwe ontwikkelingen (ook buiten het geografische gebied van de Alblasserwaard- Vijfheerenlanden) die kunnen leiden tot aanpassing of uitbreiding van de agenda. De leden van het SB sturen de halfjaarlijkse voortgangsrapportages van de bestuurlijk s ter informatie door aan hun raad, staten en algemeen bestuur. Afstemming tussen opgaven Tussen de verschillende opgaven binnen de RMA bestaan allerlei raakvlakken. Het is van groot belang om deze raakvlakken goed inzichtelijk te hebben en daar waar nodig gezamenlijk af te stemmen en/of op te trekken bij de vormgeving en uitvoering van projecten. In eerste instantie is het de verantwoordelijkheid van de opgaves om deze raakvlakken inzichtelijk te maken en onderlinge afspraken daarover te maken. Daarnaast kunnen deze raakvlakken ook aan de orde komen tijdens de reguliere afstemmingsmomenten van de ambtelijk s. Op dit moment zijn deze afstemmingsmomenten vormgegeven als bijpraatsessies van de ambtelijk s en vinden regelmatig (ca. 1x per ca. 2 maanden) plaats. Programmateam Het programmateam wordt gevormd door directieleden/managers met mandaat vanuit gemeenten vertegenwoordigers met mandaat vanuit de provincies en het waterschap. Het overleg adviseert het strategisch beraad en de opgaves en fungeert als ambtelijk opdrachtgeversoverleg voor de gehele RMA. Het programmateam houdt goed in de gaten in welke mate sprake is van interacties tussen verschillende opgaven en adviseert en ondersteunt opgaves. Doel is om te voorkomen dat er dubbelingen of strijdigheden ontstaan 8

9 binnen de agenda als geheel. Het programmateam adviseert hierover op hoofdlijnen ook naar het Strategisch Beraad. Ook houdt het programmateam zicht op de bijdragen die de partners op de opgaven leveren en stuurt bij waar nodig. Het programmateam komt eens per twee maanden bij elkaar. 3.5 Rollen en taken in de nieuwe samenwerking Op basis van het geadviseerde sturingsprincipe zijn de volgende rollen en taken te onderscheiden. Opgaves Iedere opgave heeft een bestuurlijk en e. De bestuurlijk fungeert als bestuurlijk opdrachtgever en formuleert in samenspraak met de betrokken partners de bestuurlijke ambitie, treedt namens de samenwerking op als boegbeeld voor het onderwerp, bewaakt de voortgang van de opgave en zorgt voor goede afstemming daarover met de betrokken partners. De ambtelijk vervult de rol van programmamanager voor de opgave en van ambtelijk opdrachtgever voor de projecten. Als zodanig zorgt de ambtelijk dat randvoorwaarden zijn ingevuld (geld, mensen, middelen), dat inspanningen worden ondernomen die de maatschappelijke opgave realiseren en dat de voortgang van inspanningen wordt bewaakt. De ambtelijk monitort de omgeving (actoren en factoren), draagt zorg voor een goede voorbereiding van besluitvorming bij de partners en biedt een escalatieniveau voor de opdrachtnemer. De opgaves (bestuurlijk ) zijn afkomstig van een van de gemeenten of strategische partners. Hun inzet vindt plaats met gesloten beurs. Verder bepalen de s op welke wijze overlegvormen worden vormgegeven en welke partijen daarin zitting hebben. Elk half jaar melden zij de voortgang aan de deelnemende partners en aan het Strategisch Beraad. Projectleiders De projectleiders zijn opdrachtnemer van projecten die in het kader van de agenda worden gestart. Zij zorgen dat het resultaat op tijd, binnen budget, goed genoeg, eenduidig gedocumenteerd en met draagvlak wordt bereikt. De projectleider bewaakt ook de samenhang met andere projecten. De projectleider kan afkomstig zijn van een van de samenwerkingspartners, al naar gelang belang en betrokkenheid. Door het benoemen van s en projectleiders vanuit de partners zal de inhoudelijke betrokkenheid bij de opgaven groter worden. Zij komen vanuit de partners zelf in plaats vanuit het team RMA. Team RMA Het team RMA ondersteunt de opgaves, het programmateam en het strategisch beraad bij de goede uitvoering van de RMA. In hoofdstuk 4 worden de taken c.q. functies van het team RMA benoemd. 3.6 Financiële sturing Voor wat betreft de financiële sturing is het van belang afspraken te maken over de hoogte en verdeling van de kosten van de samenwerking over de partners én over het delen van risico s en kosten bij het beëindigen van taken. We maken daarbij onderscheid naar de financiering van de samenwerking als geheel en de financiering van projecten in het kader van de opgaven. Financiering van de samenwerking De kosten van de samenwerking (bestaande uit personeelskosten voor het team RMA en een beperkt werkbudget) worden gedragen door de drie gemeenten Gorinchem, Molenlanden en Vijfheerenlanden en afgedragen aan de lichte GR. De gemeenten gaan een financieel commitment aan voor de volledige duur van de Regionale Maatschappelijke Agenda (vier jaar). De kosten worden verdeeld naar rato van het aantal inwoners. Wanneer na vier jaar mocht blijken dat de samenwerking geen vervolg krijgt, zijn gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk voor het dragen van het financiële risico dat bestaat bij beëindiging van lopende verplichtingen (bv. bij personele verplichtingen), in dezelfde verhouding als de bijdragen in de kosten. 9

10 In onderstaande tabel is inzichtelijk gemaakt hoe de jaarlijkse bijdrage vanuit de gemeenten zich zal ontwikkelen als gevolg van de voorgestelde wijzigingen. De precieze berekening is nog niet helemaal te maken omdat dan bekend moet zijn wat er met alle activiteiten gebeurt die nu nog door het regiobureau worden uitgevoerd. Bovendien is het ook afhankelijk van de mate waarin de RMA zal worden geïmplementeerd en uitgevoerd. Wel is indicatief een eerste berekening gemaakt waarbij een goed beeld kan worden verkregen van de daling van de jaarlijkse gemeentelijke bijdrage over de jaren 2018 t/m Jaarlijkse vaste bijdrage aan de GR AV (alleen bureaukosten*) Jaar ** Gorinchem Molenlanden Vijfheerenlanden Totaal Aantal inwoners Inwonerbijdrage 6,1 3,3 2,9 2,1 *Bureaukosten zijn exclusief taakveldgerichte werkbudgetten en directe opgavegerichte bijdragen **Bureaukosten 2018 exclusief medewerkers die per overgaan naar gemeenten Dit overzicht is alleen bedoeld om enig gevoel te krijgen bij de daling van de vaste afdracht aan de GRAV. De exacte berekening volgt als het komend kwartaal de precieze uitwerking duidelijk wordt. Projectfinanciering Voor de kosten van afzonderlijke projecten gelden andere afspraken. Uitgangspunt is dat de partijen die deelnemen in een project ook bijdragen in de kosten. Dat kan in geld, capaciteit of kennis zijn. Het is de verantwoordelijkheid van de bestuurlijk om per project passende afspraken te maken over de financiering en overige bijdragen. De bijdragen van de deelnemers in het project worden niet centraal geïnd, maar zullen door de partner die optreedt als bestuurlijk / ambtelijk worden verzameld. Bij de afspraken hoort ook een regeling voor wat er in financiële zin geregeld moet worden als een samenwerkingspartner tussentijds besluit niet langer deel te nemen in een project. Dit dient allemaal vastgelegd te worden in een samenwerkingsovereenkomst die door alle deelnemende partijen voor de start van het project wordt ondertekend. 4 Organisatorische ondersteuning team RMA Ter ondersteuning van de samenwerking wordt, gelinkt aan de regionaal maatschappelijke agenda, het team RMA ingesteld. 4.1 Taken team RMA Het team heeft op hoofdlijnen de volgende taken: Strategische advisering en facilitering strategisch beraad Strategische advisering heeft betrekking op relevante maatschappelijke ontwikkelingen, de partijen die daarbij een belangrijke rol spelen, en de vraag hoe dat vertaald dient te worden naar de samenwerkingsagenda. Daarnaast gaat het om het zorgdragen voor de juiste afstemming tussen opgaven en projecten binnen de agenda. Hier hoort ook bij het strategisch scannen van mogelijkheden voor subsidie uit Europese, nationale of provinciale middelen. De inhoudelijke onderbouwing en begeleiding van subsidieaanvragen is een verantwoordelijkheid van de projectleiders, maar het is verstandig de strategische kansen voor mogelijkheden gezamenlijk te verkennen. Voor de uitvoering van de strategische ontwikkeltaak is een klein ontwikkelbudget 10

11 noodzakelijk. Daarnaast verzorgt het team RMA de facilitering van het strategisch beraad Management van de netwerksamenwerking Het management van de netwerksamenwerking heeft betrekking op het begeleiden van het proces om tot een regionale agenda te komen, het rapporteren over de samenwerking, het coördineren van besluitvormingsmomenten bij de gemeenten en partners (incl. kwaliteitsbewaking), het zorgen dat inzet en middelen door partijen worden geleverd, het zorgen dat er bepaalde afstemmingsmomenten met achterbannen worden georganiseerd, etc. Communicatie en secretariaat De samenwerking moet smoel gegeven worden zodat resultaten ook goed zichtbaar gemaakt worden waardoor draagvlak voor vervolg kan ontstaan. Planning en control van middelen De planning, administratie en verantwoording over (resterende) financiële stromen in de samenwerking. 4.2 Formatieve invulling team RMA Om aan deze taken invulling te geven, is een compact team nodig. Door P&O Gorinchem is een formatieplan opgesteld dat hieronder wordt weergegeven: Taak Strategische functie (verkennen, signaleren, vertalen) en verbindingen leggen met potentiële samenwerkingspartners, samenwerkingsverbanden, etc. ten behoeve van het regelmatig vernieuwen en verrijken van de samenwerkingsagenda Verkennen, aantrekken en administratief verwerken van subsidies Onderhouden van RMA (bewaken en uitdragen werkwijze van grenzeloze samenwerking, sturing op consistentie, bewaken van dwarsverbanden, bewaken van de voortgang) Begeleiden van strategisch beraad, programmateam, ambtelijke vertegenwoordiging van de regio (voorbereiden, bijwonen, adviseren) Financiële besturing Secretariaat Communicatie Totaal Omvang (indicatie) 2,0 fte 0,1 fte 0,4 fte 0,3 fte 2,8 fte 5 Juridische vormgeving samenwerking De samenwerking in de Regio AV is op dit moment in een gemeenschappelijke regeling vormgegeven. De toekomstige inhoudelijke sturing op de RMA is gebaseerd op de uitgangspunten van netwerksturing: per opgave worden de juiste partners vanuit overheid, maatschappelijke organisaties en bedrijfsleven bij elkaar gebracht om de gewenste resultaten te bereiken. Netwerksturing kan echter niet zomaar succesvol plaatsvinden. Bij deze wijze van werken is de regierol van groot belang. In de relevante literatuur 3 wordt regie gezien als een functie van de mate van verbondenheid van de partijen in het netwerk en de mate waarin sturing mogelijk is. Het is dan ook belangrijk om de samenwerking goed te organiseren. Hierbij kan gedacht worden aan het werkgeverschap en borging van eventuele geldstromen. Aangezien de drie gemeenten de kern van de samenwerking vormen licht het voor de hand om de juridische samenwerking vorm te geven tussen deze drie gemeenten in een publiekrechtelijke variant. Advies daarover is gevraagd aan Vijverberg Juristen, een juridisch adviesbureau 3 Dr. Edwin Kaats en dr. Wilfrid Opheij (2012), Leren samenwerken tussen organisaties. 11

12 gespecialiseerd in de vormgeving van gemeenschappelijke regelingen. Dit bureau adviseert om de huidige GR in stand te houden, maar zo licht mogelijk vorm te geven. Argumenten die zij geven zijn dat daarmee een onafhankelijke aansturing van de centrale activiteiten wordt gewaarborgd, dat financiële stromen en contractuele overeenkomsten indien nodig via de GR kunnen blijven verlopen en dat de mogelijkheid blijft bestaan dat de regio subsidies kan aanvragen die wellicht op gemeentelijk niveau minder gemakkelijk te realiseren zijn. Zij voegen daaraan toe dat, vanwege de overheveling van de inhoudelijke sturing op de opgaven naar de opgaves, de GR kan worden beperkt tot een zo licht mogelijk vorm. Dat wil zeggen dat voldaan moet worden aan de minimale eisen van het hebben van een AB en DB, minimaal 2x per jaar vergaderen en het vaststellen van een begroting en een jaarrekening. Deze vorm is vergeleken met de huidige GR beperkt: de huidige GR kent een PFO-structuur en minimaal 6 bestuursvergaderingen per jaar. Bovendien verlopen nu nog veel financiële stromen via de GR die straks, in ieder geval voor een groot deel, op het niveau van de opgave zullen verlopen en daarmee door de partners zelf worden georganiseerd. Op basis van dit advies wordt ervoor gekozen om de huidige GR te handhaven maar te beperken tot een zo licht mogelijke vorm, waarbij het DB en het AB geen zeggenschap meer hebben over de inhoudelijke besluitvorming rondom de opgaven. Zij stellen slechts de, in omvang zeer beperkte, begroting en jaarrekening van de lichte GR vast. Besluitvorming over de agenda en opgaven is in de nieuwe situatie belegd bij de gemeentelijke en strategische partners. 6 Vervolg en evaluatie De gemeenten dienen nu aan te geven of zij met deze organisatorische invulling kunnen instemmen. Indien dat het geval is, dan neemt het bestuur op een definitief besluit over vormgeving van de toekomstige samenwerking waarna de implementatie (ombouwen van de huidige GR) kan plaatsvinden. Formeel zal dan de nieuwe samenwerking per van start gaan. De concrete werkafspraken rondom de samenwerking worden vastgelegd in een beknopte Handleiding Grenzeloos Samenwerken. Verder is het goed om de gemaakte keuzes over enige tijd te evalueren om te kijken of bijsturing op enigerlei wijze nodig is. Hierbij komt tevens aan de orde of de gekozen juridische vorm voldoet en in hoeverre het team RMA op goede wijze is vormgegeven en voldoet aan de verwachtingen. 12

13 Bijlage Totaalweergave samenwerking Legenda: Staten / Alg. Vergadering Raden Opdracht Verantwoording Monitoring / afstemming Colleges / DB Strategisch beraad Programma team Colleges Regionaal Maatschappelijke Agenda (Evt.) AB GR Team RMA Organisaties Partners Organisaties Gemeenten Projecten Projecten Projecten Projecten 13