Peer review bij professionals:

Transcriptie

1 Rechtstreeks is een periodiek van de Raad voor de rechtspraak en richt zich op de praktijk en de ontwikkeling van de rechtspraak in Nederland. Laat naar je kijken ; een ouderwetse verwensing waarbij de wijsvinger naar het eigen voorhoofd ging maar bedoeld was voor dat van de ander! Vandaag de dag is het een aansporing waarmee professionals kunnen thuiskomen. rechtstreeks nr 4 Recent verschenen nr 3 Strafrechter en strafketen: de gang van zaken, nr 2 De strafrechter en de burger: Zij konden bijeen niet komen nr 1 Leken en rechtspraak: moet, mag en wil de burger meedoen? rechtstreeks nr 4 Peer review bij professionals: je laten bekijken door gelijken

2 Colofon Redactieadres Redactie Rechtstreeks Raad voor de rechtspraak Afd. Ontwikkeling Postbus LP Den Haag Ontwerp Koeweiden Postma, Amsterdam Druk Spinhex & Industrie, Amsterdam Oplage 4200 exemplaren Toezending Rechtstreeks wordt gratis toegezonden aan hen die tot de doelgroep behoren. Zij die menen voor toezending in aanmerking te komen worden verzocht hun naam, postadres en hun functie kenbaar te maken aan de redactie (zie redactieadres). ISSN Staat der Nederlanden (Raad voor de rechtspraak) Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, in een voor anderen toegankelijk gegevensbestand worden opgeslagen of worden openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Raad voor de rechtspraak. De toestemming wordt hierbij verleend voor het verveelvoudigen, in een gegevensbestand toegankelijk maken of openbaar maken waarvoor geen geldelijke of andere tegenprestatie wordt gevraagd en ontvangen en waarbij deze uitgave als bron wordt vermeld.

3 rechtstreeks nr 4 Peer review bij professionals: je laten bekijken door gelijken

4 Rechtstreeks is een periodiek van de Raad voor de rechtspraak en richt zich op de praktijk en de ontwikkeling van de rechtspraak in Nederland. Het blad stelt zich ten doel wetenschappelijke inzichten en bijdragen aan het publieke debat over de rechtspraak ter kennis te brengen van allen die beroepshalve bij de rechtspraak betrokken zijn. Opname in Rechtstreeks betekent niet dat de inhoud het standpunt van de Raad voor de rechtspraak weergeeft. Redactieraad Mr. Th. Groeneveld (voorzitter) Lid Raad voor de rechtspraak Drs. M.J.G. Brackel Hoofd Kabinet & Communicatie Raad voor de rechtspraak Mr. W. Duitemeijer Raadsheer-plaatsvervanger Gerechtshof Arnhem Prof. mr. dr. A.M.P. Gaakeer Bijzonder hoogleraar Rechtstheorie Faculteit der Rechtsgeleerdheid, Erasmus Universiteit Rotterdam Rechter Rechtbank Middelburg Prof. mr. J.L.M. Gribnau Bijzonder hoogleraar Kwaliteit van fiscale regelgeving, Universiteit Leiden en hoofddocent fiscale methodologie, Universiteit van Tilburg Dr. J.W. de Keijser Senior onderzoeker Nederlands Studiecentrum Criminaliteit en Rechtshandhaving (NSCR), Leiden Mr. J.J.M. de Laat Vice-president inhoudelijk adviseur, sector kanton Rechtbank Utrecht Mr. Th.C.M. Willemse Rechter Rechtbank Zutphen Redactie Dr. A. Klijn (eindredacteur) Adviseur wetenschappelijk onderzoek Raad voor de rechtspraak Mr. drs. E.C.M. Bouman Beleidsadviseur Raad voor de rechtspraak M.I. Scholtz (secretaris) Programmamanager wetenschappelijk onderzoek Raad voor de rechtspraak Redactioneel Er is geen vooruitgang in de kunst, zomin als er vooruitgang is in het bedrijven van de liefde. Er zijn slechts verschillende manieren om het te doen. Dit citaat vormt een centraal argument in een poging minister Plasterk ervan te weerhouden peer review in de kunst te introduceren. 1 Een domme zet van hem voortvloeiend uit de ten onrechte gemaakte vergelijking met het domein der wetenschap. Daar kan het omdat vooruitgang daar een doel is en er min of meer objectieve referentie mogelijk is in dat opzicht. Het citaat deed me onmiddellijk denken aan de rechtspraak. Verschillende manieren van doen bestaan daar naast elkaar. Die verschillen zijn het axioma van de praktijk. Objectieve vooruitgang daarin boeken; velen van u zullen die mogelijkheid sterk betwijfelen. Wat valt er onder die omstandigheden van peer review binnen de rechtspraak te verwachten? Een antwoord valt wellicht voor een deel te ontlenen aan de ervaringen met dit mechanisme bij andere professionals. Peer review is vooral de organisatie van de jaloezie en betreft zelden de organisatie van de kwaliteit van de vernieuwing. Nog een zinsnede uit het artikel. Weer een prikkel rechtstreeks 4/2007 redactioneel voor mijn geheugen, ditmaal voert die mij terug naar het jaar De plek: het Harmoniegebouw van de universiteit Groningen. Daar vond in de laatste maand van dat jaar een congres plaats onder de titel: De forumfunctie bij de sociaal-wetenschappelijke bestudering van het recht, georganiseerd door de Vereniging voor de sociaal-wetenschappelijke bestudering van het recht (VSR) en de Nederlandse Vereniging voor Kriminologie (NVK). Centraal stond daar de vraag in welke opzichten het forum der gelijken functioneerde zoals het volgens de leer zou moeten doen: waken over de kwaliteit van de kennisproductie. Een van de bijdragen handelde over de kritiek-cultuur in onze kringen. 2 Kringen, want er bleek een heel duidelijk verschil in stijl van omgang met elkaars producten bij de sociale wetenschappers en de juristen. Aldus concludeerde de auteur op basis van recensies uit het vakblad van de VSR enerzijds en die verschenen in het Nederlands Juristenblad en Rechtsgeleerd Magzijn Themis. De sociale wetenschappers waren veel negatiever ten aanzien van elkaar en vooral ook vaker grievend van toon. Het verbaast niemand dat de auteur vervolgens concludeert dat zo n cultuur de vooruitgang 1 Georganiseerde jaloezie in: NRC/Handelsblad 23 november F. Strijbosch, De kritiek-cultuur in de sociale wetenschap van het recht, in: F. P.H. Dijksterhuis & J. Griffiths (red) De forumfunctie bij de sociaal-wetenschappelijke bestudering van het recht, Wolters-Noordhoff, Groningen 1990, pp

5 rechtstreeks 4/2007 redactioneel rechtstreeks 4/2007 van de wetenschap niet bepaald stimuleert. De kunst van het bewonderen is niet ieder van nature gegegeven, maar kan met enige moeite wel worden geleerd. Dat was toen aan dovemansoren gezegd, althans wat de sociologen betreft. In dat betoog ging de auteur na wat de oorzaak van dat verschil in omgangscultuur zou kunnen zijn. Hij zocht het in het gegeven dat de rechtsgeleerdheid, meer dan de sociale wetenschap, werd beoefend binnen goed georganiseerde vakgebieden, die een goede omgeving bieden voor onderzoekprogramma s. Studies zouden gekenmerkt worden door cumulativiteit en ambachtelijkheid. Dat weten de betrokkenen klaarblijkelijk te waarderen. Tijdens de discussie daarover gebeurde er echter iets grappigs. Er bleek een heel wat meer banaal gegeven ten grondslag te liggen aan het opgemerkte verschil, zo liet een NJB-medewerker/recensent weten. De redactie van het blad hanteerde namelijk het regime dat er per jaar niet meer ruimte in het blad beschikbaar was dan voor om en nabij 50 recensies. Binnen die ruimte moest de aandacht uitgaan naar die studies die de recensenten als een bijdrage aan het vak - gebied beschouwden. Kortom: een positieve selectie. Geen wonder dat in de ogen van buitenstaanders daar alleen maar veren in het achterlijf gestoken dan wel aaien over de intellectuele bol werden gegeven. Daar werd toen hartelijk om gelachten en ook, althans in onze sociologenkring, wat besmuikt over gedaan. Waar bleef de kritische geest? Het betoog nu in het kader van de Redactioneel weer eens herlezend, treft echter de wijsheid die in de reeds geciteerde conclusie besloten ligt. Met die conclusie raken we het thema van dit nummer: het elkaar kritisch de maat nemen omwille van de kwaliteit in het werk. Peer review vormde het onderwerp van een congres dat in het voorjaar 2007 werd georganiseerd door de Stichting Viadicte (daarover leest u meer in dit nummer). Wij, van de Rechtspraak, gingen er naar toe om eens te zien wat de buren zoal uitspookten op dat terrein. Kijken bij de buren: de medici, de notarissen en de advocaten. Vanzelfsprekend kon vervolgens een blik op het eigen presteren niet achterwege blijven. Was Rechtstreeks een virtueel medium dan had ik geen moment geaarzeld Frans Bromet als gastredacteur te strikken om het geheim van hun succes te ontlokken. Vooralsnog zult u het al lezend moeten doen. Albert Klijn 4 5

6 rechtstreeks 4/2007 rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie Kiki Lombarts Kiki Lombarts is wetenschappelijk onderzoeker bij het AMC/UvA afdeling Sociale Geneeskunde en tevens zelfstandig adviseur kwaliteitsbeleid medisch specialisten. Zij promoveerde in 2003 aan de Universiteit van Amsterdam op het proefschrift Visitatie of medical specialists: studies on its nature, scope and impact. Peer review in de medische professie Kiki Lombarts & Karlijn Overeem Karlijn Overeem Karlijn Overeem is arts-onderzoeker bij het AMC/UvA, afdeling Sociale Geneeskunde en de Radboud Universiteit Nijmegen, afdeling Kwaliteit van Zorg. Zij rondde in 2005 haar studie geneeskunde af. Zij volgt op dit moment tevens de huisartsopleiding. 1 Inleiding Kwaliteit is de afgelopen decennia een dominant begrip geweest in de discussies over en de vormgeving van het gezondheidszorgbeleid. De zorg voor die kwaliteit vindt voor het medisch beroep plaats binnen de kaders van zelfregulering. Dit betekent dat de medische professie van de wetgever de ruimte heeft gekregen haar eigen professionele standaarden te bepalen en zelf toe te zien op de naleving ervan. De rechtvaardiging voor deze ruimte voor zelfregulering vindt de professie in haar primaat op medische kennis en de hieruit voortvloeiende verantwoordelijkheid voor de verantwoorde toepassing ervan. Deze verantwoordelijkheid omvat de bewaking en verbetering van de kwaliteit van het professioneel handelen. Anders gezegd, de arts is als geen ander in staat de kwaliteit van zorg te bepalen en te controleren. Het moet duidelijk zijn dat het recht op zelfregulering vanzelfsprekend noch absoluut is. Zelfregulering staat onder druk door ontwikkelingen van zowel buiten de professie (zoals de noodzakelijke kostenbeheersing, de introductie van marktwerking in de gezondheidszorg en de steeds luidere roep om transparantie) als ook van binnen de beroepsgroep (denk aan fouten en medische missers). Zelfregulering kan alleen (voort)bestaan bij de gratie van het vertrouwen dat het Nederlandse volk heeft in de medische professie. De professie zal dit vertrouwen dus moeten (blijven) verdienen. De mate waarin ze hierin slaagt, bepaalt de mate van zelfregulering. Zelfregulering is dus het resultaat van een onderhandelingsproces tussen de professie en de overheid (als volksvertegenwoordigers). De totstandkoming van het medisch specialistisch kwaliteitsbeleid heeft in deze onderhandelingen een niet onaanzienlijke rol gespeeld. Voor deze bijdrage is het relevant te stellen dat de huidige vorm en inhoud van intercollegiale 6 7

7 rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie kwaliteitscontrole binnen de medische professie slechts begrepen en verklaard kan worden tegen de achtergrond van de veranderende politieke en maatschappelijke ontwikkelingen. Binnen het medisch specialistisch kwaliteitsbeleid anno 2007 vindt die kwaliteitscontrole via twee programma s plaats. Beide voldoen ze aan het uitgangspunt van specialisten, voor specialisten, of, peer review. Het eerste programma betreft de kwaliteitsvisitatie van medisch specialistische maatschappen of vakgroepen en wordt uitgevoerd door de medisch wetenschappelijke verenigingen. Dit programma heeft een historie van enkele tientallen jaren en wordt inmiddels breed gedragen door de medische beroepsgroep. Het tweede programma betreft de evaluatie van het individueel functioneren van medisch specialisten (IFMS) dat plaats vindt onder verantwoordelijkheid van de medische staven van de ziekenhuizen. Het IFMS systeem is nog volop in ontwikkeling maar nu al niet meer weg te denken uit het medisch specialistisch kwaliteitsbeleid. Voor beide peer review programma s geldt dat continue kwaliteitsverbetering het primaire doel is, ook wel een formatief doel genoemd. Er is nadrukkelijk geen sprake van een summatief doel dat beoogt om disfunctionerende artsen op te sporen en hier sancties aan te verbinden. Deze formatieve benadering beoogt het kwaliteitsniveau van de gehele beroepsgroep op een (steeds) hoger peil te brengen, passend bij het adagium van goed naar beter. Dit is wezenlijk anders dan de summatieve aanpak waarbij vanuit het strikte onderscheid tussen goed en slecht de aanvliegroute en de gevolgen van de kwaliteitstoetsing wordt bepaald. In deze bijdrage bespreken we de twee peer review programma s. We vangen aan met het volwassen kwaliteitsvisitatieprogramma en beschrijven de opkomst, groei en vernieuwing ervan. Daarna nemen we het recent gestarte IFMS programma onder de loep. We beantwoorden voor beide peer review programma s de volgende vragen: Hoe is het programma tot stand gekomen? Wat wordt getoetst door de collega s? Op basis van welke normen? Wat is het resultaat van de intercollegiale toetsing? Wat zijn (mogelijke) consequenties? 2 De kwaliteitsvisitatie Visitatie van medisch specialisten kan worden gedefinieerd als een ter plaatse te verrichten onderzoek waarbij leden van de beroepsgroep in georganiseerd verband de wijze van uitoefening van het beroep door collega s beoordelen, waar mogelijk op grond van vooraf gestelde normen of eisen. Een visitatie vindt plaats onder verantwoordelijkheid van (een van) de (29) medisch wetenschappelijke vereniging(en). De verenigingen formuleren zelf de normen, voeren de visitaties uit, stellen de rapporten vast en bepalen welke consequenties verbonden worden aan de bevindingen. Het bezoek ter plaatste kost gewoonlijk een dag. Maatschappen of andersoortige verbanden worden eens per vijf jaar gevisiteerd. 1 De verenigingen beogen met de kwaliteitsvisitatie de kwaliteit van de medisch specialistische zorg(verlening) verder te verbeteren en toezicht te houden op het professioneel handelen van collega s. Bij de introductie van de kwaliteitsvisitatie eind jaren tachtig werd de aandacht gericht op (rand)voorwaarden en structuren voor de medische praktijkvoering, later verschoof de aandacht naar de processen en uitkomsten van zorg. Deze verschuiving lichten we hieronder toe. 2.1 Opkomst, groei en vernieuwing In 1989 werd de eerste praktijk gevisiteerd op kwaliteit door de Nederlandse Vereniging voor Heelkunde. Dit had veel te maken met de nieuwe politieke wind die eind tachtiger jaren door ons land waaide en na een tijdperk van gedetailleerde planning en regulering ruimte bood aan marktwerking, deregulering en zelfregulering. Voor het Nederlandse kwaliteitsbeleid betekende dit dat zorgaanbieders zorginstellingen en professionals expliciet verantwoordelijk werden gesteld voor het leveren van kwalitatief verantwoorde patiëntenzorg. De medische professie pikte de handschoen op door de kwaliteitsvisitatie te introduceren. 2 Na de start van de chirurgen in 1989 volgden al snel de andere medisch wetenschappelijke verenigingen. Halverwege de jaren negentig was de kwaliteitsvisitatie breed geïntroduceerd in medischspecialistisch Nederland en had zij een prominente plaats gekregen in het kwaliteitsbeleid van de meeste wetenschappelijke verenigingen. De overheid steunde het initiatief van de medisch specialisten van harte en bekrachtigde haar nieuwe koers van zelfregulering door de presentatie van een geheel nieuw wettelijk kwaliteitsraamwerk. In slechts een paar jaar tijd werden vijf voor de kwaliteit van zorg relevante wetten uitgevaardigd. Voor de ontwikkeling van visitatie was de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG) het meest relevant, omdat daarin de individuele herregistratie van medisch specialisten, waaraan visitatie kan worden gekoppeld, werd geregeld. 1 Medisch specialisten werken veelal in georganiseerd verband, in een maatschap of vakgroep. Teneinde de leesbaarheid te vergroten is in dit artikel gekozen voor de meest gebruikte naamgeving: de maatschap. 2 In Nederland kennen we naast de kwaliteitsvisitaties ook (sinds 1966) de opleidingsvisitaties. Deze hebben tot doel te beoordelen of klinieken hun bevoegdheid tot het opleiden van artsen tot specialisten kunnen behouden dan wel verkrijgen. De opleidingsvisitaties worden in deze bijdrage verder niet besproken. 8 9

8 rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie In de periode wordt veel ervaring opgedaan met het visiteren van maatschappen. De aandacht is dan gericht op de omstandigheden waaronder zorg werd verleend. De visitatiecommissies bestuderen de door de collega s ingevulde vragenlijsten over de maatschaps- en praktijksamenstelling en over hun wijze van (samen)werken en praktijkorganisatie. Tijdens de visitatie wordt hierover gesproken met de collega s en ook met de verpleegkundige staf, polikliniek medewerkers, de Raad van Bestuur/directie, leden van het medisch stafbestuur en verwijzend huisartsen. Daarnaast lopen de visitatiecommissies een inspectieronde door de praktijk en bestuderen zij een aantal patiëntendossiers. Aan het einde van het bezoek worden de bevindingen mondeling gerapporteerd aan de gevisiteerde collega s, welke later in een visitatierapport terug te lezen zijn. Door de bank genomen zijn specialisten eind negentiger jaren zeer positief over de visitatie als professioneel kwaliteitsinstrument maar er worden ook kritische noten over de visitatie gekraakt. Deze zou te oppervlakkig zijn, de visitatiecommissie niet kritisch genoeg of ongeïnteresseerd en het rapport leverde geen nieuwe inzichten op. Meer aandacht voor feitelijke patiëntenzorg, complicaties en recidieven zou de visitatie zinvoller maken, aldus de gevisiteerden. In retrospect bleken deze opvattingen de volgende fase van de ontwikkeling van visitatie in te luiden. De signalen over het afnemen van de toegevoegde waarde van de visitatie na een aantal visitatieronden werden opgepikt door de Orde van Medisch Specialisten die vervolgens een project initieerde om te komen tot vernieuwing van het visitatiemodel. Ook maatschappelijke ontwikkelingen noopten tot een heroriëntatie op de visitaties, zoals de discussies over medische fouten en over een onveilige gezondheidszorg. In 2 jaar tijd ontwikkelden, testten en evalueerden de wetenschappelijke verenigingen van chirurgen, kinderartsen en gynaecologen een nieuw visitatiemodel en de bijbehorende toetsingsinstrumenten. Inmiddels visiteert circa de helft van alle medisch wetenschappelijke verenigingen volgens dit nieuwe model dat in de volgende paragraaf wordt beschreven. Op dit moment worden jaarlijks enkele honderden kwaliteitsvisitaties uitgevoerd door alle wetenschappelijke verenigingen gezamenlijk. 2.2 Kwaliteitsvisitatie nieuwe stijl Het fundament van het nieuwe visitatiemodel zijn de vier kwaliteitsdomeinen die in elke visitatie worden getoetst: 1) evaluatie van zorg, 2) professionele ontwikkeling, 3) het maatschapsfunctioneren 4) het patiëntenperspectief. Voor deze kwaliteitsdomeinen is gekozen omdat specialisten er verantwoordelijkheid voor (kunnen) dragen. Voor elk kwaliteitsdomein kunnen meerdere kwaliteitsaspecten worden onderscheiden en voor toetsing van elk van deze kwaliteitsaspecten zijn meetinstrumenten voorhanden. (zie Box 1) Van de te visiteren maatschappen wordt verwacht dat zij ter voorbereiding van de visitatie zelf de kwaliteit van de verschillende kwaliteitsdomeinen in kaart brengen met behulp van de aangeboden instrumenten. 3 Box 1 Kwaliteitsdomeinen, -aspecten en meetinstrumenten binnen de kwaliteitsvisitatie nieuwe stijl Kwaliteitsdomein Kwaliteitsaspecten Instrumenten 1 Evaluatie van zorg 1.1 Evaluatie zorguitkomsten 1.1a bespreking complicatieregistratie 1.1b medical audit; evaluatie van de toepassing van (EB) richtlijnen 1.2 Evaluatie van zorgprocessen 1.2a medical audit; de toepassing van (EB) richtlijnen 1.2b dossieronderzoek (inhoudelijk) 1.3 Evaluatie van het 1.3a KISZ-lijst management van 1.3b dossieronderzoek (procedureel) zorgprocessen 1.3c huisartsenenquête 2 Patiëntenperspectief 2.1 Evaluatie patiëntenmening 2.1a Patiëntenenquête 2.2 Evaluatie van 2.2a Bespreking van (het management patiëntenklachten van) patiëntenklachten 3 Maatschapsfunctioneren 3.1 Evaluatie van het 3.1a Quick Scan (QS) voor het maatschapsfunctioneren maatschapsfunctioneren 4 Professionele ontwikkeling 4.1 Evaluatie van vakinhoudelijke 4.1a Visitatievragenlijst en interview kennis en vaardigheden met de maatschap 4.2 Individueel functioneren 4.2a Multisource feedback (MSF) 4.2b Appraisal en assessment (A&A) 4.3 Wetenschap en innovatie 4.3a visitatievragenlijst en interview met maatschap 4.4 Opleiding, onderwijs 4.4a visitatievragenlijst en interview met maatschap en anderen (assistenten, verpleging, huisartsen) De sterke nadruk op zelfevaluatie is nieuw en sluit aan bij de verantwoordelijkheid die maatschappen primair zelf dragen voor de kwaliteit van zorg die zij leveren. De resultaten van de zelfevaluaties en de hieruit voortvloeiende voorstellen voor verbeteracties worden aan de visitatiecommissies voorgelegd en besproken tijdens de visitatie. Het gesprek kan 3 Voor wie geïnteresseerd is in de instrumenten, een beschrijving ervan is te vinden in: Fossen JA, Hagemeijer JW, Koning JS, van Logtestijn SI, Lombarts MJMH. Kwaliteitsvisitatie Nieuwe Stijl. Handboek voor wetenschappelijke verenigingen. Alphen aan den Rijn, Van Zuiden Communications,

9 rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie dan bijvoorbeeld gaan over de uitkomsten van het dossieronderzoek en het voornemen van de groep om beter te documenteren of patiënten geïnformeerd zijn over risico s en mogelijke complicaties van een ingreep. Na de visitatie ligt er voor de betrokken professionals uiteraard nog de taak om de voornemens ook waar te maken. In een volgende visitatie zal de commissie hiernaar vragen. Ook buiten de context van de kwaliteitsvisitatie kunnen de meeste kwaliteitsinstrumenten worden gebruikt. Met behulp van de set van evaluatie-instrumenten kunnen maatschappen zelfstandig invulling geven aan de opzet van een systeem van continue kwaliteitsverbetering van het eigen professioneel handelen. Systematische aandacht voor de zorg voor kwaliteit is immers geen garantie voor goede kwaliteit van zorg. Het formuleren van visitatieaanbevelingen voor verbetering blijft daarom een belangrijke component van het visitatierapport. Box 3 Het kwaliteitsprofiel van de kwaliteitsvisitatie nieuwe stijl Evaluatie van zorg Idealiter zou een wetenschappelijke vereniging, en in het verlengde hiervan de visitatiecommissie, een uitspraak willen kunnen doen over de geleverde kwaliteit van zorg. Dat is echter (nog) niet mogelijk; daarvoor zullen eerste rigide kwaliteitsindicatoren en -normen ontwikkeld moeten worden. Met de huidige grote belangstelling voor de ontwikkeling en het gebruik van prestatie-indicatoren, niet op de laatste plaats door de Inspectie voor de Gezondheidszorg, zal men mogelijk over een aantal jaar wel aan de behoefte van inzicht in de kwaliteit van zorg kunnen voldoen. Tot die tijd richten de visitatiecommissies zich op de beoordeling van de zorg voor kwaliteit van maatschappen. Voor elk van de vier kwaliteitsdomeinen wordt op een vijfpuntsschaal uitgedrukt hoe serieus en systematisch men bezig is de kwaliteit van elk van de kwaliteitsdomeinen te bewaken, verbeteren en verankeren (zie voor een voorbeeld met betrekking tot scores in het domein patiëntenperspectief box 2). Patiëntenperspectief Maatschapsfunctioneren 4 Professionele Ontwikkeling Box 2 Scores in het kwaliteitsprofiel tav de patiëntenenquête 1 patiëntenenquête is niet door de maatschap uitgevoerd 2 patiëntenenquête is voor alle specialisten uitgevoerd, en de resultaten zijn in de maatschap besproken 3 resultaten zijn besproken, prioriteiten zijn gesteld en vervolg-/verbeteracties zijn gepland 4 de geplande acties zijn uitgevoerd en (worden) geëvalueerd 5 patiëntenenquête wordt jaarlijks gedaan en de resultaten zijn gekoppeld aan het maatschapsjaarplan en -jaarverslag Deze scores kunnen (visueel) worden samengevat in het professioneel kwaliteitsprofiel (zie Box 3). Dit profiel heeft de vorm van een web waardoor in één oogopslag de prestaties van de gevisiteerde maatschap in termen van systematische aandacht voor de kwaliteit van zorg duidelijk worden. Hoe groter het oppervlak van het web, des te steviger het kwaliteitssysteem van een maatschap. De betekenis hiervan moet echter worden genuanceerd. 2.3 Resultaat, consequenties en inkadering De formatieve doelstelling van visitatie (leren en verbeteren) maakt dat elke visitatie resulteert in aanbevelingen voor verbetering. Deze worden door de visitatiecommissie geformuleerd en na bespreking in de voltallige visitatie- of kwaliteitscommissie namens de beroepsvereniging vastgesteld. Doorgaans zullen de aanbevelingen betrekking hebben op aspecten van de zorgverlening of het maatschapfunctioneren die niet optimaal verlopen of geregeld zijn maar geen (directe) bedreiging vormen voor de te leveren kwaliteit. Omdat ze op lange termijn mogelijk wel een negatief effect hebben op de kwaliteit, wordt van maatschappen verwacht dat aanbevelingen voor verbetering worden opgevolgd. In de reguliere visitatiecyclus wordt de implementatie van aanbevelingen daarom na 5 jaar getoetst. Indien de visitatiecommissie echter beoordeelt dat de implementatie van de aanbevelingen niet kan 12 13

10 rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie wachten tot het volgende, reguliere visitatiebezoek of indien de aanbevelingen niet worden opgevolgd zal een wetenschappelijke vereniging tot actie over willen gaan en een maatregel toepassen. Mogelijke maatregelen zijn het schriftelijk laten rapporteren van de voortgang van de implementatie van aanbevelingen, een her-visitatie na 1 of 2 jaar, het ondersteunen van maatschappen bij het realiseren van veranderingen of het doen van een melding van vermeend ondermaats presteren aan bijvoorbeeld de voorzitter van de medische staf van het gevisiteerde ziekenhuis.welke maatregelen opgelegd (kunnen) worden is aan de verenigingen zelf ter bepaling. Voor alle maatregelen geldt dat een vereniging ze slechts kan opleggen voor zover ze statutair zijn vastgelegd. Overigens blijkt uit onderzoek dat in de praktijk circa 50% van alle visitatieaanbevelingen door maatschappen wordt opgevolgd. Los van de uitkomst van de visitatie heeft deelname aan de kwaliteitsvisitatie gevolgen voor de individuele medisch specialist. Sinds januari 2005 is deelname (nog) niet het resultaat! aan het kwaliteitsvisitatieprogramma van de eigen beroepsvereniging door het Centraal College Medische Specialismen verplicht gesteld. Niet meedoen betekent op termijn verlies van (her)registratie in het specialistenregister. 2.4 Introductie individueel functioneren De laatste herzieningen van het kwaliteitsvisitatiemodel hebben een nieuwe impuls gegeven aan de zorg voor kwaliteit van de medisch-specialistische beroepsuitoefening. Heel expliciet heeft de professie in dit moderniseringstraject opnieuw gekozen voor behoud van de maatschapgerichte benadering van visitatie. Bekend is immers dat het realiseren van teamprestaties andere kwaliteiten van mensen vergt dan het bereiken van individuele topprestaties; een groep van goede specialisten maakt nog geen goede groep. Het is duidelijk dat het leveren van kwalitatief goede zorg het resultaat is van goede onderlinge samenwerking, gedeelde verantwoordelijkheden en gezamenlijke inzet. Dit laat onverlet dat het bieden van goede zorg begint bij het goed functioneren van individuele professionals. Individuele evaluatie is daarmee een logisch en onontbeerlijk onderdeel van het kwaliteitsbeleid van de medische professie. 3 Evaluatie IFMS De vraag naar en de druk op transparantie neemt toe. De maatschappelijke trend is dat (publiekelijk) verantwoording afgelegd dient te worden over het handelen, of dat nu gaat over de kwaliteit van het onderwijs (denk aan de scores van de Cito toetsen die lagere school leerlingen behalen), het openbaar vervoer (rapportage van het aantal treinen dat op tijd rijdt) of de gezondheidszorg. In de gezondheidszorg neemt dat onder meer de vorm aan van onderzoeken en krantenberichten over onveilige ziekenhuizen (jaarlijks 1735 vermijdbare doden), tv-programma s over fouten en medische missers en het publiceren van vergelijkende overzichten van de beste ziekenhuizen of de beste dokters (denk aan de jaarlijkse top 100 in de Elsevier en het AD). In dit tijdsgewricht past dat ook individuele artsen zich verantwoorden voor (de resultaten van) hun handelen. Overigens is de zorg voor professionele kwaliteit niet alleen een strategische keuze maar bovenal een professioneel imperatief. Duidelijk is dat artsen hun competenties moeten blijven ontwikkelen om kwalitatief goede zorg te kunnen blijven leveren. 15 jaar geleden betekende dit dat de medisch specialist hoofdzakelijk beoordeeld werd op zijn vakinhoudelijke kennis en kunde. Dat is echter niet langer voldoende. De eisen die nu worden gesteld aan de medisch specialist betreffen naast het medisch expert zijn ook zijn communicatieve en samenwerkingsvaardigheden, zijn empathisch en reflectief vermogen en de bijdrage die hij levert aan de organisatie van het ziekenhuis waar hij werkt en aan de staat van de volksgezondheid (preventie). Het evalueren van professioneel functioneren wordt gezien als het middel om deze continue competentieontwikkeling te sturen en te stimuleren. De medisch wetenschappelijke verenigingen en de Orde van Medisch Specialisten dragen de collectieve professionele verantwoordelijkheid toe te zien op de kwaliteit van het handelen van hun leden. 3.1 Evaluatiesysteem IFMS De Orde van Medisch Specialisten installeerde in 2005 de Commissie Individueel Functioneren van Medisch Specialisten (IFMS) met de opdracht na te denken over de mogelijkheden om het individueel functioneren van medisch specialisten op een verantwoorde manier te evalueren. Ter uitvoering van haar opdracht heeft de commissie IFMS twee parallelle trajecten geïnitieerd en begeleid: het project IFMS en het wetenschappelijk onderzoek IFMS. Doelstelling van het project was het in nauwe samenwerking met medisch specialisten ontwikkelen, introduceren 14 15

11 rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie en testen van een systeem voor evaluatie van het individueel functioneren van specialisten. Samen met de medisch specialisten van 8 perifere klinieken is dit project uitgevoerd. Het onderzoek was, en is nog steeds, gericht op het aanleveren van wetenschappelijke evidentie voor alle bouwstenen van het te ontwikkelen systeem en het evalueren van (de implementatie, bruikbaarheid en acceptatie van) alle geïntroduceerde elementen. De uitvoering van project en onderzoek zijn hand in hand gegaan; het iteratieve karakter van deze aanpak heeft zowel de ontwikkeling van het systeem als de evaluatie ervan bepaald en versterkt. De combinatie van beide trajecten heeft geresulteerd in de totstandbrenging van een verantwoord evaluatiesysteem. Naast de eis van een verantwoorde evaluatie zijn er ook andere uitgangspunten waaraan het systeem moet voldoen. Kernpunten zijn dat het primair moet gaan om (continue) kwaliteitsverbetering van het professioneel handelen en dat het systeem veilig moet zijn voor alle deelnemers. Het professioneel handelen werd daarbij gedefinieerd in zeven kerncompetenties: medisch handelen, communicatie, samenwerking, kennis en wetenschap, maatschappelijk handelen, organisatie en professionaliteit. 4 We beschrijven hier in grote lijnen het tot stand gebrachte evaluatiesysteem als resultaat van zowel onderzoek als project. Op dit moment wordt dit systeem ingevoerd bij enkele tientallen Nederlandse ziekenhuizen. Een continue monitoring is van belang om (de verdere ontwikkeling van) het systeem verder te kunnen perfectioneren en de gevolgen ervan te kunnen evalueren. 3.2 Literatuurstudie Om een verantwoorde basis te creëren voor het ontwerp van een evaluatiesysteem voor het individueel functioneren van medisch specialisten is een systematische review uitgevoerd naar effectieve en bruikbare methoden en valide en betrouwbare instrumenten om artsen te beoordelen. Dit leverde 62 artikelen op. Bruikbaarheid werd hierbij gedefinieerd als de mate waarin de evaluatie met beperkte tijd en middelen kan worden uitgevoerd en resultaten oplevert die de betreffende arts aanzetten tot verbetering. Effectiviteit werd in vier nivo s onderscheiden, te weten: tevredenheid van de beoordeelde, het opstellen van verbeterpunten, een daadwerkelijke verbetering van het functioneren en het hoogste nivo het realiseren van een daadwerkelijke verbetering van de kwaliteit van zorg. Uit het systematische literatuuronderzoek bleek dat voor de beoordeling van het professioneel functioneren veel methoden beschikbaar zijn, o.a.: video-observatie, simulatiepatiënten, het samenstellen van een portfolio en beoordeling door collega s, medewerkers en patiënten (peer assessment). Echter, veel methoden zijn (nog) niet goed onderzocht en niet goed bruikbaar in de praktijk, onder meer door de hoge kosten die eraan verbonden zijn (zoals video-observatie en het gebruik van simulatiepatiënten) en/of door een grote tijdsinvestering. Van alle in kaart gebrachte evaluatiemethoden bleven er na analyse en selectie aan de hand van criteria als a) verwachte (tijds)belasting, b) bruikbaarheid, c) inclusie van de zeven competentiedomeinen, d) kwaliteitsbevordering en e) wetenschappelijke onderbouwing, twee evaluatiemethoden over: peer assessment (collegiale toetsing) en portfolio. Peer assessment bleek het best bruikbaar te zijn in de klinische praktijk. De effectiviteit van de verschillende methoden in termen van het verbeteren van het functioneren is tot nu toe enkel onderzocht via zelfrapportage van artsen. De grootste tevredenheid van de beoordeelde artsen werd gerapporteerd voor portfolio en wederom peer assessment. Onderzoek laat zien dat tweederde van de artsen aangeeft op grond van evaluatieresultaten van peer assessment het eigen functioneren te hebben verbeterd. 3.3 Onderdelen van het evaluatiesysteem Het IFMS evaluatiesysteem bestaat uit drie onderdelen. Het professioneel functioneren van de specialist wordt in kaart gebracht met behulp van diverse methoden en instrumenten. De verzamelde gegevens worden vervolgens in een evaluatiegesprek met een daartoe getrainde collega besproken. De conclusies van dit gesprek worden neergelegd in een persoonlijk ontwikkelingsplan waarin de specialist ook verbeterpunten voor het eigen functioneren formuleert. In de periode die daarna volgt de follow up wordt van de specialist verwacht dat hij/zij deze verbeterpunten opvolgt. Het portfolio In het portfolio toont de arts zelf aan dat hij fit to practise is door inzicht te geven in zijn eigen professioneel functioneren. In een portfolio gaat het om het rapporteren over verricht werk en de feedback die men hierop heeft ontvangen, de vooruitgang die is geboekt en het opstellen van een verbeterplan dat aanzet tot (continu) leren. Anders gezegd, het is een combinatie van iemands curriculum vitae, een beschrijving van zijn huidige activiteiten en een zelfevaluatie. Het is concreet voor te stellen als een ordner met 7 tabbladen waarin voor elk van de 7 professionele competentiegebieden relevante documentatie is opgenomen over het eigen functioneren. De specialist beoordeelt zelf welke documentatie hij/zij relevant vindt (wat kan/wil ik laten zien). Niet alle gewenste gegevens zullen (direct) beschikbaar zijn; de specialist is veelal afhankelijk van (de registratie door) het ziekenhuis als het gaat over bijvoorbeeld productie, complicatiecijfers, MIP-meldingen (Meldingen Incidenten Patientenzorg) of resultaten van patiëntenenquêtes op naam van de betreffende specialist. Box 4 illustreert welke documentatie in het portfolio zou kunnen worden opgenomen. De tijdsinvestering voor het samenstellen van het portfolio bedraagt in de praktijk gemiddeld 2¾ uur voor één medisch specialist. 4 Deze competenties zijn ook wel bekend onder de noemer: CanMeds rollen; ze zijn opgesteld door de Royal College of Physicians, Canada

12 rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie Box 4 De 7 professionele competentiegebieden en voorbeelden voor documentatie in het portfolio van de medisch specialist. Competentie-gebieden Doel documentatie Documenten die inzicht bieden in het professioneel functioneren op dit competentie-gebied I Medisch handelen Het inzichtelijk maken van uw bespreking complicaties functioneren als klinisch vakman inzicht in prestatie-indicatoren of -vrouw en uw prestaties als goed hulpverlener II Communicatie Het inzichtelijk maken van de resultaten patiëntenenquêtes kwaliteit en effectiviteit van uw communicatieve vaardigheden III Samenwerking het inzichtelijk maken van de beschrijving van de huidige werkomgeving, kwaliteit en effectiviteit van uw van de maatschaps-/vakgroepsstructuur, werkrelaties van overlegvormen met collega s en medewerkers visitatierapport IV Kennis en wetenschap Het inzichtelijk maken van uw overzicht van gevolgde bij- en nascholing inspanningen op het terrein van en wetenschappelijke publicaties continue medische educatie en deelname vakinhoudelijke activiteiten uw bijdrage aan de kennis- wetenschappelijke vereniging (WV) vermeerdering van anderen overzicht van participatie aan onderwijs en opleiding van artsen V Maatschappelijk handelen Het inzichtelijk maken van uw participatie in maatschappelijke organisaties handelen binnen de wettelijke overzicht van eventuele klachten en/of kaders, uw inspanningen in de MIP meldingen en de eventuele verbeterpreventieve sfeer en uw functio- acties in vervolg daarop neren in geval van klachten VI Organisatie Het inzichtelijk maken van uw beschrijving van eventuele bestuurs-/ bijdrage(n) aan een goed management- en/of opleiderstaken in het functionerende en verantwoorde ziekenhuis (inclusief functieomschrijving) organisatie en een goede en de eventuele evaluatieresultaten hiervan persoonlijke balans overzicht van uw bijdragen aan ziekenhuisen/of stafcommissies VII Professionaliteit Het inzichtelijk maken van overzicht van uw huidige werkbelasting integer, betrokken en ethisch gezondheidszaken die uw professioneel handelen en goed zelfinzicht handelen (zouden kunnen) beïnvloeden Reflectie is een wezenlijk onderdeel van een portfolio. Reflectie is zowel een beoogd doel als een natuurlijk gevolg van het kijken naar het eigen functioneren. Reflectie kan worden beschouwd als het herstructureren van bestaande kennis en ervaringen. Het helpt gebruikelijke werkwijzen en denkpatronen bloot te leggen en bewust bekwaam te worden: weten wat men doet, waarom men het doet en wat de gevolgen zijn van het eigen handelen. In feite gaat het om een zelfbeoordeling. De specialist formuleert zelf een antwoord op de vraag: alle verzamelde documentatie over mijn functioneren op de 7 professionele competentiedomeinen overziend, wat vind ik dan mijn sterke punten en welke aspecten van mijn professioneel functioneren kunnen worden verbeterd? Deze reflectie wordt gekoppeld aan concrete actie(s) om de kans op het realiseren van verbeteringen zo groot mogelijk te maken. De medisch specialist wordt daarom gevraagd zichzelf aan de hand van het portfolio een aantal specifieke en haalbare doelen voor het komend jaar te stellen. In feite hebben we het dan over een Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP). Hoewel reflectie en zelfbeoordeling een belangrijke vaardigheid zijn voor levenslang leren, laat de literatuur ook duidelijk zien dat de bekwaamheid van artsen om zichzelf goed te kunnen beoordelen niet perfect is. Daarom moet ook worden geput uit andere bronnen, zoals evaluatie en feedback door personen die zicht hebben op het werk van de medisch specialist. Peer assessment De waarnemingen en de mening van de werkomgeving bieden waardevolle informatie die net zo veel of net zo weinig objectief is als de door het individu zelf verzamelde gegevens; ze zijn ook zeker zo relevant. Tijdens het evaluatiegesprek moet de mening van de werkomgeving daarom ook expliciet meegenomen worden. Er zijn verschillende manieren waarop Peer Assessment kan worden uitgevoerd. De methode van MultiSource Feedback (MSF) maakt gebruik van vragenlijsten en verzamelt zo vooral kwantitatieve gegevens over het functioneren van een specialist. Daarnaast heeft de respondent de mogelijkheid om extra opmerkingen toe te voegen. Binnen de Appraisal methode worden aan de hand van open vragen kwalitatieve gegevens verzameld. Multisource Feedback MSF is van Canadese makelij en sinds 1997 in dat land in gebruik, in sommige provincies zelfs verplicht voor alle artsen. In concreto wordt aan acht collega s, acht medewerkers (verpleegkundigen, secretaressen, laboranten, managers e.a.) en 25 patiënten gevraagd een vragenlijst in te vullen over het functioneren van de betreffende specialist. Er zijn 3 verschillende MSF-vragenlijsten in gebruik: voor medisch specialisten, voor medewerkers 18 19

13 rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie en voor patiënten. Patiënten worden bijvoorbeeld bevraagd over communicatie, respectvolle bejegening en ontvangen informatie; medewerkers over samenwerking, toegankelijkheid en ontvangen scholing en collega s over diagnostische en therapeutische vaardigheden, het bijhouden van de medische literatuur en de overdracht van patiënten. De medisch specialist evalueert ook zichzelf. Voor ons project zijn de Canadese vragenlijsten vertaald. De medisch specialist selecteert zelf de collega s en medewerkers van wie hij/zij feedback wenst te ontvangen. De ratio hierachter is dat het systeem gericht is op ontwikkeling en zelfverbetering en dat de specialist om deze reden personen selecteert die daadwerkelijk zicht hebben op zijn of haar functioneren. Eerder onderzoek heeft laten zien dat er geen verschil bestaat tussen de beoordeling door zelf-geselecteerde personen en at random geselecteerde personen. (zie Box 5). Box 5 Onderzoek Ramsey In 1993 voerde Ramsey et al een studie uit onder 313 internisten in de Verenigde Staten. Aan zowel internisten zelf als hun afdelingshoofden werd gevraagd om vijftien collega s (respondenten) te noemen die feedback konden geven. De respondenten dienden aan te geven of zij de te evalueren internist persoonlijk kenden en hoe lang zij al een werkrelatie hadden met elkaar. Een regressie-analyse toonde aan dat er geen bias optrad als de internist zelf zijn respondenten selecteerde. Tevens werd de evaluatie door respondenten niet beinvloed door de werkrelatie die zij mogelijk hadden met de te evalueren internist. Het (web-based) invullen en verwerken van alle vragenlijsten wordt ondersteund door daarvoor ontwikkelde software. Het resultaat is een feedbackrapport dat alle scores van alle partijen samenvat voor de geëvalueerde specialist. Het feedbackrapport wordt door zowel de geëvalueerde specialist als diens collegiale gespreksleider gebruikt ter voorbereiding op het evaluatiegesprek. Onderzoeken in Canada laten zien dat op basis van de feedback twee van de drie deelnemers aangeeft een verbetering te initiëren in zijn/haar professioneel functioneren. De resultaten van ons onderzoek wijken hier niet veel van af. De appraisal methode Appraisal is afkomstig uit het Verenigd Koninkrijk en is daar sinds 2001 voor alle artsen verplicht. Het kenmerkende van de appraisal methodiek is dat uitsluitend kwalitatieve omgevingsfeedback wordt verzameld. De gespreksleider speelt hierin een sturende rol: hij/zij gaat op basis van het portfolio van een te evalueren specialist selectief navraag doen over het functioneren van de medisch specialist. Hij benadert hiertoe gericht 5 tot 10 personen. Dit kunnen directe collega s zijn maar ook polikliniekassistenten, verpleegkundigen of managers. Aan hen worden twee open vragen gesteld: noem sterke punten van deze specialist en formuleer concrete verbetertips voor hem of haar. De gespreksleider vat de ontvangen feedback samen in drie sterke punten en drie verbeterpunten. Gemiddeld kost deze data - verzameling de gespreksleider zo n 3,5 uur. De samenvatting wordt besproken tijdens het evaluatiegesprek. Het evaluatiegesprek Onderzoek heeft ons geleerd dat een mentor en een gesprek essentieel zijn voor acceptatie van de feedback en het bespreken van de resultaten van de evaluatie. Tijdens het collegiale evaluatiegesprek staat de geëvalueerde medisch specialist centraal. Het streven is dat hij aan het einde van het gesprek een completer beeld heeft van het eigen professionele functioneren, bekrachtigd is in de persoonlijke sterke punten en een concreet, realistisch en haalbaar plan heeft voor de verbetering van het professioneel functioneren. De gespreksleider stelt zich geheel ten dienste van dit streven, en dus van de te evalueren medisch specialist, op. De medisch specialist is primair zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van zijn eigen verbeterplan. Wellicht is ondersteuning nodig vanuit het ziekenhuis. Deze nazorg wordt aan de ziekenhuizen zelf overgelaten. Na verloop van tijd, bij voorkeur na één jaar, wordt geëvalueerd in hoeverre de geformuleerde plannen behaald zijn. Dit tweede gesprek wordt gevoerd door een andere collega uit de medische staf. De specialisten-deelnemers aan het project IFMS evalueerden hun eerste ervaringen met het IFMS systeem overwegend positief. Van de deelnemers zegt een ruime meerderheid deelname aan IFMS aan te bevelen bij collega s en een meerderheid verwacht dat de evaluatie zal leiden tot een verbetering van het eigen professioneel functioneren. 3.4 Resultaat, consequenties en inkadering Ook bij het IFMS systeem staat de formatieve doelstelling centraal. Reflectie, feedback en het opstellen en uitvoeren van concrete verbeterplannen moeten leiden tot verbetering van het professioneel functioneren. Of dit ook wordt bereikt is aan de specialist zelf. Het opzetten en onderhouden van een IFMS systeem is primair de verantwoordelijkheid van de medische staf van een ziekenhuis. Uiteraard is ook de Raad van Bestuur belanghebbende 20 21

14 rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie rechtstreeks 4/2007 Peer review in de medische professie in deze, maar een terughoudende opstelling van de Raad verdient de voorkeur. Met een periodieke rapportage over voortgang van de gesprekken, en derhalve niet over de inhoud van de individuele gesprekken, zou volstaan kunnen worden. Dit geldt vanzelfsprekend niet voor die situaties waar er sprake is van disfunctioneren, maar het zal vermoedelijk zelden of nooit voorkomen dat gevallen van disfunctioneren voor het eerst via een IFMS systeem geïdentificeerd zullen worden. Participatie in een IFMS evaluatiesysteem is vrijwillig. De kans dat individuele beoordeling leidt tot verbetering van het professioneel functioneren is het grootst indien de specialist gemotiveerd en bereid is zichzelf te (laten) beoordelen. Toch ligt verplichte deelname op termijn voor de hand, via 2 wegen. De Inspectie voor de Gezondheidszorg overweegt om het operationeel hebben van een IFMS evaluatiesysteem evenals de participatiegraad van de medische staf, op te nemen in de set van ziekenhuis prestatie-indicatoren. Daarnaast is het niet ondenkbaar dat het Centraal College voor de Medische Specialisten op termijn de evaluatiegesprekken tot verplicht onderdeel gaat maken van de individuele (vijfjaarlijkse) herregistratie van medisch specialisten. Hoewel er een stimulerende werking kan uitgaan van dit soort voorstellen, moet gewaakt worden voor een (verdere) toename van bureaucratie zonder duidelijke, bewezen toegevoegde waarde voor de kwaliteit van het specialistisch handelen. 4 Slot Al bijna 20 jaar staat visitatie op de kwaliteitsbeleidsagenda van medisch specialisten. Heden ten dage is zij niet meer weg te denken uit het professionele kwaliteitsrepertoire. Evaluatie van het individueel functioneren van medisch specialisten zou heel goed dezelfde weg kunnen gaan volgen. Anno 2008 zijn specialisten gewend aan peer review en met het ontwikkelen van accurate en breed gedragen kwaliteitsmodellen neemt de toegevoegde waarde ervan voor de gebruiker(s) toe. Aan de maatschappelijke vraag naar meer transparantie kan in geen enkele sector worden ontkomen. Wanneer deze vraag naar transparantie leidt tot de ontwikkeling van een verantwoord evaluatiesysteem kan het voor meerdere partijen winst opleveren. Voor de patiënt kan het leiden tot groter vertrouwen in de door artsen geleverde zorg. De arts zelf krijgt bovendien voortdurend input van buitenaf om zichzelf te verversen en te verbeteren. Het is cruciaal dat hij hierin wordt gevoed en begeleid door collega s. Juist hierin ligt de grootste kracht van kwaliteitsbenaderingen zoals de kwaliteitsvisitatie en IFMS. Want natuurlijk kent en onderschrijft elke arts de uitspraken meten is weten en het kan altijd beter, maar de grootste stimulans gaat hoogstwaarschijnlijk uit van het gegeven dat peer review, peer pressure impliceert. De kritische blik van de collega is en blijft een krachtige interventie in het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de zorg

15 rechtstreeks 4/2007 rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat Lineke Minkjan is sinds 2000 bestuurssecretaris bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Zij is tevens hoofd van de afdeling praktijkuitoefening. Haar werkterrein omvat dossiers die te maken hebben met de status van de KNB als publiekrechtelijke beroepsorganisatie, zoals concept-verordeningen, besluiten, kwaliteit en integriteit, WID/MOT-handhaving, voorts archiefbewaarplaatsen, mededingingsrecht en mediation. Voordien werkte zij geruime tijd bij de Nederlandse Orde van Advocaten. Peer review bij het notariaat Lineke Minkjan 1 Blink! Het J. Paul Getty Museum te Los Angeles kreeg in het najaar van 1983 een marmeren Griekse kouros uit de zesde eeuw voor Christus aangeboden. Nu zijn er van dit soort beelden maar zo n 200 bewaard en deze was nagenoeg punt gaaf. De prijs van dit exemplaar bedroeg 10 miljoen dollar. Het museum wilde het beeld dolgraag aanschaffen, maar men was een beetje achterdochtig immers hoezo duikt opeens zo n prachtig exemplaar op? Men ging daarom niet over een nacht ijs en liet dus allerlei onderzoek doen. Advocaten moesten de herkomstdocumenten checken. Die leken in orde: het beeld was afkomstig uit een particuliere Zwitserse collectie van een arts en die had het weer gekocht van een gerenommeerde kunsthandelaar gespecialiseerd in Griekse kunst. Ook het onderzoek van een geoloog van de Universiteit van California, die met geavanceerde röntgenapparatuur het beeld bekeek en met chemisch onderzoek het patina nauwkeurig onderzocht, leverde geen aanwijzingen op dat het beeld fake was. Dus uiteindelijk viel de beslissing: het museum kocht het beeld. Maar dan Trots laat men echte deskundigen naar de aanwinst kijken. Wat blijkt? Onafhankelijk van elkaar ontdekken deze in a blink of an eye dat er iets niet klopt met het beeld. De een vindt dat de tenen niet kloppen met de datering, een ander vindt het beeld te gaaf en te vers en een derde vindt de kleur niet goed. En inderdaad, verdere naspeuring brengt uiteindelijk aan het licht dat de papieren vals zijn. Het einde van het verhaal vormt de conclusie dat het beeld een goed nagemaakt samenstelsel van twee beelden bleek te zijn. In de huidige catalogus van het museum leest men bij gevolg over het beeld: dateert van ongeveer 530 voor Christus of is een moderne vervalsing. Dit smakelijke verhaal is het begin van het boek: Blink! The power of thinking without thinking, (Malcolm Gladwell, Bay Back Books, 2005). Een aanrader voor ieder die zich bezighoudt met de vraag wat dat nu eigenlijk is: het timmermans oog of dat van de meester! Daarover gaat dit nummer en ik richt mij hier, uiteraard, op de beroepsgroep van de notarissen

16 rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat 2 Toetsing van processen, resultaten en personen Eerst even een meer algemene observatie. De organisatiewetenschap maakt onderscheid tussen meting, regulering, standaardisering en sturing van throughput (de productieprocessen), van output (prestaties) en van input (kwaliteit van productiefactoren, zoa ls grondstoffen en arbeid). In de industrie werd, vooral aanvankelijk, de voorkeur gegeven aan standaardisatie en sturing van productieprocessen en werden afdelingen afgerekend op de nauwkeurigheid van het naleven van die normen. Alleen waar dit niet mogelijk was door de aard van de productieprocessen, werden output-normen ontwikkeld en afdelingen op hun uiteindelijke prestaties beoordeeld. Wanneer ook outputmeting moeilijk is, wordt bij wijze van spreken als laatste redmiddel op de input gestuurd. Dat is vooral het geval bij professionele organisaties, zoals zorginstellingen, universiteiten en onderzoeksorganisaties: strenge selectie aan de poort (artsexamen, stages, proefschrift), maar eenmaal binnen heeft de professional, soms noodgedwongen, het vertrouwen en wordt hij niet voortdurend lastig gevallen met allerlei bureaucratische procesvoorschriften. De laatste jaren is echter ook daar een toenemende trend naar outputmeting en worden er allerlei criteria ontwikkeld om de productie te meten, bijvoorbeeld in het onderwijs: aantallen verwerkte scholieren en studenten, doorstroomsnelheid, gemiddelde Citoscores en studentencijfers, aantallen publicaties en pagina s, waardering van tijdschriften waarin wordt gepubliceerd, etcetera. Gevolg is dat professionals zich gaan richten naar die normen waar ze aan worden gemeten. Recentelijk zijn de klachten over bureaucratie en beroepszeer niet van de lucht en wordt terugverlangd naar ruimte voor en erkenning van beroepseer 1. Bij het notariaat zien we vergelijkbare trends. 3 Kwaliteitstoetsing Procestoetsing: windowdressing? Ruim tien jaar geleden is de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) begonnen met het ontwikkelen van beleid op het gebied van kwaliteitszorg binnen het notariaat. Men stelde een losbladig model-kwaliteitshandboek beschikbaar met daarin beschreven aan welke kwaliteitsnormen een notariskantoor zou moeten voldoen, met verschillende procedures en processen. Omdat dit initiatief weinig follow up kreeg, sloeg het maar beperkt aan. Box 1 De Kwaliteitsnorm van de KNB inzake vrijwillige audits, 2003 De kwaliteitsnorm heeft zes onderdelen. Daarin staan de activiteiten waarover men binnen het kantoor afspraken moet maken. De indeling van de kwaliteitsnorm volgt het primaire proces in een notariskantoor: oriëntatie en opdrachtfase, voorbereiden, het passeren van de akte, en de nazorg. Daaraan vooraf gaat de norm over kantoororganisatie algemeen: zo moet de organisatiestructuur zijn beschreven en taken en bevoegdheden moeten zijn vastgelegd. En de kwaliteitsnorm eindigt met het onderdeel ondersteunende processen: zo moeten er functioneringsgesprekken zijn, een beveiligingsplan van de elektronische gegevens, en een goede bibliotheek. In 2003 publiceerde de KNB een geactualiseerd boekje: De kwaliteitsnorm van de KNB. Alle notarissen en kandidaat-notarissen ontvingen het en de toezending ging gepaard met toelichtingen in de ringvergaderingen in alle arrondissementen en veel aandacht in het Notariaat Magazine. Op het KNB-Intranet kwamen vervolgens voorbeelden en modellen beschikbaar voor de in te voeren procedures. In 2004 werden ruim tien notarissen en kandidaat-notarissen opgeleid tot auditor en werd begonnen met kwaliteitsaudits op notariskantoren die zich daarvoor vrijwillig opgaven. Wat houdt zo n audit in? Eerst gaan de auditors kijken: heeft het kantoor liefst in een handboek geregeld wat op grond van de kwaliteitsnorm van de KNB moet worden geregeld? 1 Aldus dr. F. van Waarden, in Een liberaliseringsparadox: Leidt liberalisering tot minder vrijheid voor de vrije beroepen? Inleiding voor het congres van 3 juli

17 rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat Zijn de nodige processen en procedures beschreven? Dan gaan zij na of het kantoor zich ook aan die letter houdt. Met allerlei mensen van kantoor worden gesprekken gevoerd: met notarissen, kandidaat-notarissen, notariële medewerkers, secretaresses, receptionistes, de boekhouder. Als het allemaal klopt krijgt het kantoor een certificaat. Eventueel een certificaat dat maar een paar maanden geldig is, zodat men de gelegenheid krijgt de ontbrekende zaken alsnog in orde te brengen. Uiteindelijk doel van het kwaliteitssysteem is uiteraard verbeteringen te bewerken in de kwaliteit van het kantoor. Inmiddels werken veel kantoren met kwaliteitssystemen, of onderdelen ervan. Met name de kantoren die zijn aangesloten bij de franchiseorganisaties Formaat en Netwerk. Maar ook gewone kantoren werken op de beschreven manier. Het KNB-bestuur is er steeds van uit gegaan dat dergelijke kwaliteitsaudits op den duur verplicht zouden worden. Maar toen het daarvoor een voorstel aan de ledenraad deed, werd de behandeling steeds opgeschort. Toen het uiteindelijk op stemmen aankwam, wees de meerderheid van de leden het voorstel af. Er is toen een commissie benoemd die met een oplossing moest komen. De commissie concludeerde dat de kwaliteitsaudits te veel op de kantoororganisatie waren gericht. Ze vond het slechts windowdressing. In hun advies van januari 2006 schrijven ze dat het voorstel voor periodieke kwaliteitsaudits, waarbij onderzoekers kantoren toetsen aan De kwaliteitsnorm van de KNB, enerzijds te ver gaat omdat zij veel bedrijfsorganisatorische normen bevat die weliswaar nuttig zijn, maar niet verdedigd kunnen worden met een beroep op het publiek belang dat is gemoeid met de publieke taak van de notaris. Anderzijds gaat het voorstel niet ver genoeg, omdat het als het ware alleen de buitenkant van de kwaliteit betreft, en niet de inhoudelijke kwaliteit en integriteit van de notariële dienstverlening. Kwaliteit en integriteit worden verzekerd door beroeps- en gedragsregels die zijn neergelegd in de Wet op het notarisambt (Wna) en de daarop berustende regels. Daaraan moeten kantoren worden getoetst en dat kan door (intervisie of) peer reviews. Zo werden bestuur en ledenraad het eens over een systeem van inhoudelijke toetsing of peer reviews en moest een nieuwe commissie daarmee aan de slag. Resultaattoetsing: waarom eigenlijk? Het antwoord op de vraag is simpel: vanwege de rechtszekerheid. De notaris vervult een belangrijke en unieke functie in ons stelsel van rechtsbescherming en rechtszekerheid. Hij is openbaar ambtenaar en onpartijdig adviseur en hij verschaft zekerheid in het rechtsverkeer doordat hij rechtsverhoudingen vastlegt en wilsverklaringen formaliseert. Bovendien let hij op de belangen van anderen dan de direct betrokkenen. De notaris zorgt dus voor rechtszekerheid en hij voorkomt gerechtelijke procedures. Deze speciale positie van de notaris in het rechtsverkeer ontstaat niet vanzelf. En zij blijft ook niet vanzelf gehandhaafd. Er is voortdurend waakzaamheid nodig opdat de kwaliteit en integriteit van de notariële beroepsuitoefening op peil blijven, zowel op het niveau van de beroepsorganisatie als bij de kantoren, als bij de individuele notaris en kandidaat-notaris. Daartoe moet de Notariële Beroepsorganisatie de randvoorwaarden leveren. De invoering van meer marktwerking in het notariaat in 1999 via de Wna heeft het er niet gemakkelijker op gemaakt. De Commissie Hammerstein, die als taak kreeg de werking van de wet te evalueren, rapporteerde de effecten van een en ander in haar rapport: Het beste van twee werelden (2005). In haar reactie daarop (gedateerd 6 februari 2006) schrijft de regering: De Commissie stelt (echter) wel vast dat een marktgeoriënteerde beroepsuitoefening als gevolg kan hebben dat de kwaliteit en integriteit van de notariële beroepsuitoefening en de betekenis daarvan voor het rechtssysteem minder als een vaststaand gegeven worden beschouwd. In het rapport worden door de Commissie zorgen geuit over de invloed die prijsconcurrentie in het notariaat heeft op de integriteit en de kwaliteit van de ambtsuitoefening. ( ) Gelet op de indicaties die de Commissie heeft vergaard, is het kabinet het wel eens met de Commissie dat versterking van de aandacht van de beroepsgroep voor het handhaven van de kwaliteit en integriteit noodzakelijk is. Notariële dienstverlening is een terrein waar de onzichtbare hand van de markt niet altijd het hoogste goed realiseert. (TK , nr. 3, p. 4). Overigens kan daarbij aangetekend worden dat niet alleen de toegenomen marktwerking van invloed kan zijn op de kwaliteit en de integriteit van het notariaat, ook de toenemende rol van de criminaliteit en met name de georganiseerde criminaliteit is een factor van betekenis. Op steeds brutaler wijze komt deze op in de bovenwereld. Het notariaat kent als professie een ruime mate van professionele autonomie. Om die autonomie te onderstrepen is de KNB in 1999 een openbaar lichaam geworden in de zin van artikel 134 van de Grondwet (art. 60 Wna). De keuze voor een publiekrechtelijke organisatie is vooral ingegeven door de wens de beroepsgroep der notarissen en kandidaatnotarissen in staat te stellen en daartoe zoveel mogelijk zelf de middelen te geven om de orde in de eigen gelederen, de goede uitoefening van het ambt, de vakbekwaamheid, de financiële administratie en andere onderwerpen die voor haar bestaan en ontwikkeling van belang zijn, verbindend te regelen voor alle vakgenoten (TK , nr. 3, p. 12)

18 rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat Voor de Commissie Hammerstein stond het belang van de professionele autonomie buiten discussie. Wél is door individuele commissieleden bij herhaling gewezen op de zwakke stee in het notariële bouwwerk: de kwaliteitsbewaking. Anders dan de advocatuur, waar er meestal reacties zijn van de tegenpartij en de rechter, kent het notariaat weinig checks and balances. Wij kennen weliswaar de verplichting tot permanente educatie met de daaraan verbonden studiepunten, maar een toetsing op met name de professionaliteit, op de omgang van de notarieel jurist met zijn freies Ermessen, bestaat niet. Het notariaat is een beroep van vertrouwen, een vertrouwen, dat meer dan voorheen toetsbaar moet worden gemaakt om geloofwaardig te blijven. Van vele zijden, niet alleen vanwege de Commissie Hammerstein, is dan ook aangedrongen op een adequater en effectiever eigen toezicht, op een beter toezicht uit eigen kring, dus door de KNB. Juist waar het niet gaat om afvinken maar om kwesties van freies Ermessen, zijn de beroepsgenoten, de peers, veel beter toegerust dan externe partijen. De regering heeft het standpunt van de Commissie Hammerstein onderschreven. Zij verwoordt het als volgt: Het is van belang dat de KNB toetsbare criteria ontwikkelt waaraan een notariskantoor moet voldoen, wil van een goed functionerend kantoor gesproken worden. Vervolgens kan de kwaliteit worden getoetst door intercollegiale audits of peer reviews te organiseren. Een bij herhaling negatieve score kan leiden tot verscherpt toezicht en, indien misstanden worden geconstateerd, tot voorlegging aan de tuchtrechter. Waar het gaat om de ontwikkeling van een dergelijk kwaliteitssysteem, is er naar de mening van het kabinet een duidelijke taak voor de KNB (TK , nr. 3, p. 5). Resultaattoetsing: hoe? De KNB interpreteert deze aanbeveling van het kabinet als volgt. De beroepsorganisatie moet een model voor intercollegiale toetsing ontwikkelen. Met intercollegiale toetsing wordt bedoeld het toetsen van vakinhoudelijke professionaliteit en kennis aan bestaande standaarden en criteria bij notarissen en kandidaat-notarissen door collega s. Het gaat hierbij niet primair om de wijze waarop het kantoor is georganiseerd, maar om de professionaliteit en kennis van de notaris en kandidaat-notaris in zijn beroepsuitoefening. De reviews zullen moeten worden uitgevoerd door beroepsgenoten: notarissen en kandidaatnotarissen die als auditor bij de KNB staan ingeschreven. Dit kunnen auditoren zijn die nu al ingezet worden in het kader van de vrijwillige kwaliteitsaudits maar ook nieuw opgeleide onderzoekers. Ook oud-notarissen en oud-kandidaat-notarissen komen in aanmerking, mits zij niet langer dan een periode van drie jaar uit de praktijk zijn. Een onderzoeksteam kan uit twee personen bestaan. Bij de samenstelling ervan moet ook het soort kantoor dat wordt onderzocht in ogenschouw worden betrokken: een notaris van een eenmanskantoor moet geen groot interdisciplinair kantoor onderzoeken, en andersom. Ook moet op de regionale spreiding worden gelet, zodat bij voorkeur geen collega s uit hetzelfde arrondissement elkaar onderzoeken. De gehele praktijk komt aan de beurt, dus geen onderzoeken toegespitst op specialismen, maar op de drie werkgebieden van het notariaat: het onroerend goed, de rechtspersonenpraktijk en familie- en erfrecht. Over de vraag wàt moet worden getoetst bestaat in grote trekken overeenstemming, het gaat om de professionaliteit en kennis. Maar op het punt hóe de KNB hieraan invulling moet geven, staat het notariaat nog aan het begin. Het streven is in elk geval naar een systeem dat zo praktisch mogelijk is, kantoren minimaal belast en dat organisatorisch en financieel ook haalbaar is. Bovendien vraagt intercollegiale toetsing om een minimale herkenbaarheid van werkwijzen in het notariaat. Als wij overgaan tot een geïnstitutionaliseerde vorm van intercollegiale toetsing, is het belangrijk om de toetsing inhoud te geven en tegelijkertijd het systeem flexibel te houden om zo bureaucratisch werken te voorkomen. Duidelijk moet bovendien zijn, dat de kantoren er zelf ook iets aan hebben. Het gaat om kwaliteitsverbetering en borging, die het gehele notariaat ervaart. In september 2006 zijn bestuur en ledenraad het eens geworden over een systeem dat uit drie delen bestaat: 1 een kwaliteitsonderzoek waarin collega s (peers) de vakinhoudelijke professionaliteit en kennis gaan toetsen bij notarissen en kandidaat-notarissen. Zij gaan daarvan verslag doen en moeten ook feedback geven; 2 een door de KNB in te stellen vliegende brigade, die in voorkomende gevallen nader onderzoek op notariskantoren zal verrichten, een soort super-audit; 3 met als sluitstuk: de tuchtrechter. Het komt de kwaliteit en de integriteit immers ook ten goede, als snel en effectief wordt opgetreden tegen overtredingen van de regels. Wij hinken hier dus op twee benen (als dat nog hinken heet): het gaat om bevordering van en toezicht op kwaliteit. Het doel is zowel educatief als gericht op handhaving. Educatief, omdat we de leden willen helpen en zij moeten dus goed feedback krijgen. Daarnaast is het gericht op handhaving, niet op opsporing, maar misstanden moeten wel aan de tuchtrechter worden voorgelegd. De rotte peren moeten uit het ambt worden verwijderd

19 rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat 4 De eerste aanzet De WID/MOT onderzoeken Eén onderdeel van dit kwaliteitstoezicht is inmiddels uitgewerkt. Dat betreft de naleving van de Wet identificatie bij dienstverlening (WID) en de Wet melding ongebruikelijke transacties (Wet MOT). Deze wetten zijn in 2003 ook van toepassing geworden op de vrije beroepen, zoals advocatuur en notariaat. In 2005 kreeg het Bureau Financieel Toezicht (BFT) de taak toezicht te houden op de naleving van de WID en de Wet MOT door de vrije beroepen. Een discussiepunt daarbij werd al snel of de onderzoekers de bevoegdheid hadden inzage te nemen in cliëntendossiers van deze geheimhouders. Artikel 5:20 Algemene wet bestuursrecht regelt de medewerkingsplicht en het verschoningsrecht. 2 De KNB heeft toen besloten zelf voor een deel van het toezicht haar eigen verantwoordelijkheid te nemen als publiekrechtelijke beroepsorganisatie, overigens net als de Nederlandse Orde van Advocaten. In november 2006 heeft de ledenraad de uitvoering van WID/MOT onderzoek in een Verordening op de kwaliteit vastgesteld; deze verordening trad in maart 2007 in werking. In april 2007 werd een begin gemaakt met het opleidingstraject van de WID/MOT auditoren, waarbij het uitgangspunt steeds is geweest dat deze in een later stadium ook zullen doorgroeien naar de uitvoering van de intercollegiale toetsing. Het theoretische deel van hun opleiding werd verzorgd door de KNB en het BFT en werd gevolgd door een proefronde WID/MOT onderzoeken, waarna de bevindingen geëvalueerd werden. In dit opleidingstraject is veel aandacht besteed aan auditvaardigheid en rapportage om te bereiken dat er vergelijkbare conclusies worden getrokken, en deze eenduidig verwoord worden. Na de evaluatie daarvan is een groep van 21 auditoren in het KNB- auditorenregister opgenomen. Vanaf oktober voeren deze auditoren de eerste reeks onderzoeken uit in het kader van de Verordening op de kwaliteit (onderdeel WID-MOT). Dat betekent dat zij onderzoek doen naar de naleving van de WID en Wet MOT op de kantoren. De kantoren die getoetst worden zijn geselecteerd door middel van een steekproef, waarbij vooraf bepaald is hoeveel kantoren zowel totaal als per ring bezocht worden en de verdeling naar kantoorgrootte is vastgesteld. De auditoren zijn steeds uit een ander arrondissement afkomstig dan dat waarin het kantoor dat zij auditeren gevestigd is. Naar eigen voorkeur gaan zij vergezeld van een assistent. Er worden twee kleine kantoren, of één middelgroot kantoor op een dag bezocht. Grote kantoren worden door meerdere auditoren bezocht. Nu is WID/MOT toetsing uit de aard der zaak relatief beperkt en uit zowel de rapportage als de uitgesproken opvatting van menig auditor blijkt dat de intercollegiale toetsing/peer review als adequater instrument wordt beschouwd om de stand van zaken op het gebied van kwaliteit en integriteit binnen het bezochte kantoor vast te stellen. Positief is ook, dat de gedachte achter de peer review praktijk, die tijdens de opleiding van de auditoren ter sprake werd gebracht, eigenlijk direct werd herkend als een methode die kwaliteitstoetsing het gewenste perspectief biedt. Zowel inhoudelijk, als over een ruimere tijdsspanne gerekend, biedt het model de gewenste mogelijkheden tot aanpassing aan maatschappelijke en beroepsmatige actualiteit waarbij naast organisatorische elementen en de naleving van wettelijke verplichtingen ook meer abstracte kwesties als beroepsethiek en Belehrung in voldoende mate aan bod kunnen komen. De onderzoeken zullen niet worden toegespitst op specialismen, maar de drie werkgebieden van het notariaat; het onroerend goed, de rechtspersonenpraktijk en het familie- en erfrecht, zullen de revue kunnen passeren. De peer reviewer kan uit het scala van lopende en afgesloten dossiers zaken ter bespreking kiezen die zowel de continuïteit als de actualiteit belichamen. De KNB kan dan bijvoorbeeld gedurende een bepaalde periode een aandachtsgebied benoemen. De in beginsel driejaarlijks terugkerende audit krijgt daardoor nadrukkelijk niet het karakter van een herhalingsoefening. Ontwikkeling en vaststelling van de criteria Om criteria vast te stellen werd een commissie in het leven geroepen, waarvan de leden werden gerecruteerd uit de beroepsgroep, en in juni vond een eerste conferentie plaats. De deelnemers stonden voor de uitdagende taak in één dag een reeks toetsbare criteria vast te stellen voor kwaliteits- en integriteitstoetsing in de vorm van peer reviews en bovendien de criteria te toetsen. De aldus vastgestelde criteria werden in september door de ledenraad besproken. In oktober 2007 werden de 19 criteria door middel van een gesprekssimulatie getoetst aan de hand van een voor dit doel samengesteld proefdossier. Samen vormen de criteria een binnencirkel van zeventien aan de opdracht gerelateerde criteria, waar omheen een schil van 2 meer abstracte criteria werd gedacht. De eerstgenoemde zeventien criteria vallen uiteen in drie hoofdgroepen, te weten de beoordeling van de opdracht; de voorlichting en de bevestiging van de opdracht en tenslotte de uitvoering en afronding van de opdracht. Daarbinnen wordt de mogelijkheid geboden de notariële praktijk in al z n gevarieerdheid ter sprake te brengen. 2 Artikel 5:20 1. Een ieder is verplicht aan een toezichthouder binnen de door hem gestelde redelijke termijn alle medewerking te verlenen die deze redelijkerwijs kan vorderen bij de uitoefening van zijn bevoegdheden. 2. Zij die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift verplicht zijn tot geheimhouding, kunnen het verlenen van medewerking weigeren, voor zover dit uit hun geheimhoudingsplicht voortvloeit

20 rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat rechtstreeks 4/2007 Peer review bij het notariaat De twee genoemde criteria bieden de mogelijkheid tot een werkelijk inhoudelijk gesprek, en de vragen zijn dan ook opzettelijk abstract gehouden. Bij de criteria is een toelichting gemaakt waarin verschillende handvatten zijn opgenomen die de mogelijkheid bieden het criterium te toetsen. Dit is geen vaststaande lijst, maar we stellen ons dit als een dynamische toelichting voor. Box 2 Toetsbare criteria peer review I Beoordeling opdracht 1 De notaris vergewist zich ervan dat de door hem te verrichten werkzaamheden niet in strijd zijn met het recht of de openbare orde of anderszins niet kunnen worden verricht. 2 De notaris vergewist zich ervan of niet gangbare bepalingen, bedingen of voorwaarden deel uitmaken van de gevraagde overeenkomst/akte. 3 De notaris vergewist zich ervan of er overigens bijzondere omstandigheden zijn. 4 De notaris vergewist zich ervan of extra advies van een deskundige nodig is (fiscaal, taxateur, tolk). 5 De notaris vergewist zich ervan of er aanleiding is voor acties buiten de oorspronkelijke opdracht. 6 Identificatie vindt op de juiste wijze plaats. II Voorlichting & Opdrachtbevestiging 7 De cliënten worden adequaat voorgelicht over de gevraagde werkzaamheden en de gevolgen die daaruit kunnen voortvloeien. 8 De cliënten worden adequaat voorgelicht over de kosten. 9 De opdracht wordt aan de cliënten bevestigd. III Uitvoering & afronding van de opdracht 10 Met de cliënten wordt begrijpelijk gecommuniceerd. Zo nodig worden toelichtingen meegestuurd. 11 Afspraken worden schriftelijk vastgelegd. 12 Concept-akten en overige stukken worden tijdig toegestuurd. 13 Er is een systeem van termijnbewaking. 14 Er is voldoende tijd beschikbaar voor de behandeling van een zaak, de afwikkeling van een akte en de toelichting daarop. 15 De relevante recherches worden verricht. 16 Er zijn interne inhoudelijke controles. 17 Het dossier wordt zowel juridisch als feitelijk afgesloten. IV Besef van kwaliteit en integriteit 18 Het kantoor heeft afspraken gemaakt om de kwaliteit van de werkzaamheden te waarborgen. 19 Het kantoor heeft afspraken gemaakt om de integriteit van de werkzaamheden te waarborgen. Wij proberen daarbij zoveel mogelijk het idee van Blink! in stand te houden. Er wordt niet met afvinklijsten gewerkt, maar er wordt aan de hand van enkele duidelijke en toetsbare criteria in de richting van een daadwerkelijk intercollegiaal gesprek gewerkt. De intercollegiale toetsing De auditor zal dan ook zeker niet alle criteria bespreken. In onze opzet wordt het peer review kantoorgewijs gevoerd, door met verschillende notarissen en kandidaat-notarissen van het kantoor diverse criteria te bespreken. De reden hiervoor is de belasting voor het kantoor gering te houden, en daarmee de bereidheid tot deelname levend te houden. Het is uiteraard van belang dat de opgelegde toetsing gedragen wordt door de kantoorgenoten. Uit de eerste resultaten van de WID/MOT- audits komt overigens herhaaldelijk naar voren dat de geauditeerden een inhoudelijk gesprek met een ervaren vakgenoot op waarde weten te schatten, en regelmatig wordt met de WID/MOT- auditor van mening gewisseld over uiteenlopende onderwerpen uit de praktijk bezijden de WID en de MOT. Dat heeft ons in de overtuiging gesterkt dat we de goede richting gekozen hebben. Voorafgaand aan het gesprek wordt via een korte vragenlijst wat basisinformatie opgevraagd, zodat de auditor zich een beeld van het kantoor kan vormen, en kan bepalen wie hij wil spreken. Eenmaal op het kantoor gearriveerd zal de auditor eerst een inleidend informatief gesprek voeren met de notaris of contactpersoon, waarna met verschillende medewerkers kan worden gesproken, onder wie de boekhouder. Tijdens deze gesprekken doet de auditor al snel een gedegen indruk van de praktijk in het kantoor op, en uit deze eerste bron zullen al vragen aan de oppervlakte komen die in het afsluitende gesprek aan de orde zullen komen, en geluiden worden gehoord die een rol zullen spelen in de dossierkeuze. Op basis van de repertoria, deels geleid door de gevoerde gesprekken, en deels geleid door financiële en andere informatie, kiest de auditor uit de repertoria een aantal dossiers die hij wil inzien. De auditor leest zich in een aantal dossiers in en formuleert voor zichzelf vragen en een richting ten behoeve van het gesprek dat volgt. Hierin wordt, samen met de notaris en met de dossierbehandelaar, het dossier doorgenomen. Toetsbaar zijn de diverse wettelijke verplichtingen en verordeningen, waaronder WID/MOT. Hierbij komen de eerste zeventien criteria aan bod die samen de opdrachtcyclus vormen. Niet alle criteria zullen besproken worden. Misschien blijkt dat juist een tweetal criteria te weinig aandacht krijgt in het kantoor, en de rest in orde is. Die op Blink! gebaseerde bevindingen bepalen dan de richting van de rest van het dossieronderzoek. Van de auditor wordt dus een grote mate van flexibiliteit verwacht