Huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 AGB Lebbeke CC De Biekorf - Stationsstraat Lebbeke Huishoudelijk reglement INHOUDSTAFEL 1. Reservatievoorwaarden 1.1 Aanvraag 1.2 Betaling 1.3 Annulering en betwistingen 1.4 Ontbinding overeenkomst 2. Gebruik van de lokalen 2.1 Afhalen en teruggave van badges en sleutels 2.2 Toegang tot de lokalen 2.3 Specifieke gebruiksvoorwaarden Vestiaire Opruiming van de lokalen Opruimen gebruikte materialen Schoonmaak Afval Leeggoed en stock Afsluiten gebouw Bediening technische apparatuur Verbods- en gebodsbepalingen Afname van dranken Verzekering en schade 3. Publiciteit 4. Bijkomende dienstverlening Ticketservice Eigen verkoop van tickets 5. Sabam en billijke vergoeding 6. Veiligheid 7. Geluidsnormen 8. Extra aandachtspunten 1

2 1. Reservatievoorwaarden 1.1 Aanvraag De aanvraag tot het huren van de accommodatie in CC De Biekorf dient schriftelijk te worden gericht aan het secretariaat van CC De Biekorf. Alle mondelinge of telefonische afspraken hebben geen enkele contractuele waarde en zijn bijgevolg niet bindend. Het aanvragen van een zaal dient ten laatste 3 maanden voor aanvang van de activiteit te gebeuren en ten vroegste 2 jaar. Gebeurt dit niet, dan kan CC De Biekorf de aanvraag weigeren. Er kan vrijblijvend een optie genomen worden op een gewenste datum. Deze blijft 14 dagen geldig. Wanneer deze niet tijdig schriftelijk bevestigd wordt via een aanvraagformulier heeft het baliepersoneel van CC De Biekorf het recht de optie definitief te annuleren. Het aanvraagformulier kan u terugvinden in bijlage 1. Het aanvragen van extra materiaal dient ook schriftelijk te gebeuren en minstens één maand op voorhand doorgegeven te worden. De aanvraagformulieren voor zowel technisch materiaal, drank, meubilair en keukenmateriaal zijn te vinden in bijlage Betaling Alle waarborgen en huurgelden dienen betaald te zijn twee weken vóór aanvang van de activiteit. Zo niet, kan het personeel de toegang tot de zalen van CC De Biekorf weigeren. De getekende gebruiksovereenkomst geeft recht op het gebruik van de ter beschikking gestelde ruimte van CC De Biekorf, inclusief het aangevraagde meubilair. De tarieven hiervoor vindt u in bijlage 2. Voor andere faciliteiten kan een bijkomende vergoeding worden aangerekend op basis van werkelijke hoeveelheden of werkuren. Bij schade wordt de waarborg onmiddellijk ingehouden tot het verschuldigd bedrag betaald is. Indien de kosten hoger zijn dan de betaalde waarborg zal een factuur opgemaakt worden voor het resterende bedrag. Een overzicht van de verschillende waarborgen vindt u terug in bijlage 3. Na afloop van de activiteit kan de huurder schriftelijk vragen om de waarborg te verrekenen met de eindafrekening. Het terugstorten van de waarborg gebeurt ten vroegste in de maand volgend op de verhuring. 1.3 Annulering en betwistingen Annuleringen dienen steeds schriftelijk en tijdig te gebeuren. Tijdig annuleren betekent: Podiumzaal: twee maanden vóór aanvang van de activiteit Andere zalen: één maand voor aanvang van de activiteit Bij tijdige annulering wordt 30% van de reserveringswaarde aangerekend. Wanneer men niet tijdig annuleert, wordt de reservatie 100% doorgerekend. Alle kwesties niet voorzien in deze voorwaarden zullen door het Directiecomité van het AGB Lebbeke worden onderzocht en beslist na de betrokkenen te hebben gehoord. 2

3 1.4 Ontbinding overeenkomst Volgende zaken kunnen leiden tot eenzijdige ontbinding van de overeenkomst: Wanneer er zich problemen stellen omtrent de toepassing van dit reglement. Wanneer de gebruiker de ter beschikking gestelde ruimte voor een andere activiteit gebruikt dan waarvoor ze werd aangevraagd. Wanneer de gebruiker de ruimte ter beschikking stelt aan andere organisaties of derden. Wanneer de gebruiker geen vrije toegang verleent aan personeel in werkopdracht en aan hulpdiensten. Wanneer de gebruiker bedrog in geschrifte pleegt. Wanneer de gebruiker zich niet houdt aan de regels inzake auteursrecht en het politiereglement. 2. Gebruik van de lokalen 2.1 Afhalen en teruggave van badges en sleutels Badges en/of sleutels worden afgehaald tijdens de openingsuren aan de balie van CC De Biekorf, Stationsstraat Lebbeke, na afspraak met de bevoegde medewerker. Bij het overhandigen van de badge en/of sleutels stelt de gebruiker zich automatisch akkoord met het huishoudelijk reglement met bijlagen van CC De Biekorf. Er wordt door beide partijen een ontvangstformulier ingevuld en getekend waardoor betwisting nadien niet meer mogelijk is. De badge en sleutels dienen achtergelaten te worden op de afgesproken plaats (brievenbus onder de trap bij de bibliotheek), na het volledig en verplicht afsluiten van het gebouw. Indien de sleutel/badge niet tijdig wordt ingeleverd of niet gedeponeerd wordt op de afgesproken plaats, zal CC De Biekorf de waarborg inhouden. Wanneer de afgesproken dagdelen overschreden worden, zal CC De Biekorf het extra dagdeel aanrekenen bij de eindfactuur. 2.2 Toegang tot de lokalen De zaalwacht en/of technicus zal aanwezig zijn op het tijdstip dat werd afgesproken. De toegang tot andere ruimten behalve de aangevraagde ruimten is verboden. De toegang tot de technische lokalen, het podium en de regie is verboden voor alle personen die er niet wegens dienstredenen nodig zijn. De podiumzaal en kleedkamers worden 1u na het optreden afgesloten door de verantwoordelijke technici. Ten laatste om uur start de opruiming van de accommodatie. Dit gebeurt altijd met gesloten deuren en zonder geluid. Om 04.00u moet het gehele gebouw verlaten, correct afgesloten alsook opgeruimd zijn. 3

4 2.3 Specifieke gebruiksvoorwaarden Vestiaire Het gebruik van de vestiaire is enkel mogelijk na voorafgaandelijk akkoord van CC De Biekorf. De gebruiker dient zelf te voorzien in een nummeringssysteem, indien men dit wenst Opruiming van de lokalen Opruimen gebruikte materialen: Al het materiaal dat door de organisator van de manifestatie ter plaatse werd gebracht dient op de laatste dag van de activiteit verwijderd te worden. Gebeurt dit niet, dan houdt het AGB zich het recht voor het materiaal te verwijderen op kosten van de gebruiker. Het AGB Lebbeke kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor het achtergebleven materiaal. Tafels: alvorens de tafels op de karren worden geplaatst, reinigt u deze met een vochtige doek. De grote klaptafels mogen enkel op de grote karren gestapeld worden met een maximum aantal, vermeld op de kar. De grijze terrasstoelen en de zwarte vergaderstoelen dienen per vijf gestapeld en aan de kant geschoven te worden. Plooistoelen moeten allemaal terug in de daarvoor bestemde karren. Technisch materiaal zet u op de afgesproken plaats. Schoonmaak: Wanneer de zaal leeg is, moet deze worden geveegd. De grove plekken moeten worden verwijderd. Veegborstels vindt u in het lokaal van de alarmcentrale. Alle glazen en keukenmateriaal dienen schoon te zijn en gesorteerd te worden, en moeten teruggeplaatst worden op de oorspronkelijke plaats. Laat geen vuile vaat achter. Wanneer vastgesteld wordt dat de opkuis niet verliep zoals afgesproken, zullen het reëel aantal kuisuren van het personeel doorgerekend worden op de eindfactuur aan 25/uur. Toiletten worden onderhouden door CC De Biekorf maar moeten door de klant proper worden achtergelaten. In bijlage 4 vindt u een controlefiche die CC De Biekorf hanteert om te verifiëren of alles correct is schoongemaakt. Afval: Sorteer uw afval in de containers die zich bevinden aan de tuinpoort. Restafval hoort thuis in een geschikte afvalzak, PMD in een blauwe zak. Leeggoed en stock: Het leeggoed dient gesorteerd te worden. Heeft u een volle bak, dan mag deze achteraan de stock geplaatst worden, tegen de muur. De lege kartonnen dozen van wijn of chips dienen ook in de container gegooid te worden, nadat deze dicht geplooid werden. Het glas dat geen leeggoed is, wordt meegenomen door de gebruiker. 4

5 Afsluiten gebouw: Elke deur dient gesloten te worden met de bijhorende sleutel of badge. Controleer of alle verwarmingen en lichten gedoofd zijn. Controleer of de gasvuren en andere (keuken)apparatuur werden afgezet en/of waterkranen werden dichtgedraaid. Controleer of alle zalen en materialen werden opgeruimd. Wanneer alles afgesloten is en u bevindt zich in de gang, dan dient u de sleutels achter te laten in de sleutelbrievenbus (brievenbus onder de trap, voorbij de toiletten). Bij verlies van de sleutels en/of badge dient de gebruiker dit onmiddellijk te melden aan een medewerker van CC De Biekorf of via de permanentiegsm (0471/ ). Bij het buitengaan langs de schuifdeuren dient u er zeker van te zijn dat deze op nummer 4 (bedieningspaneel) staan. Bij het verlaten van de zalen, drukt u steeds een alarmcode in, die u van tevoren heeft aangevraagd Bediening technische apparatuur Het gebruik van de vast aangesloten technische installaties in de podiumzaal zal enkel worden toegelaten onder toezicht van een technicus van CC De Biekorf. In samenspraak met de huurder kan het ander technisch materiaal worden klaargezet en bediend door een technicus van CC De Biekorf. De benodigde uren van aansluiten, testen en opruimen worden aangerekend aan de huurder volgens het tarief van 40/uur. Wanneer in de podiumzaal technische bijstand nodig is, worden de volgende uren doorgerekend: Opbouw 4u Forfaitair Repetities 2u/technicus/repetitie Tot 23u. Na 23u worden de extra uren doorgerekend. Voorstelling en afbraak 4u/technicus/voorstelling Forfaitair Technische fiches moeten twee maand op voorhand bezorgd worden aan de techniekers. Voor activiteiten in de andere zalen worden de werkelijk gepresteerde uren doorgerekend met een maximum volgens bovenstaande tabel. (Voor het aanvragen van technisch materiaal, zie bijlage 5.) 5

6 2.3.4 Verbods- en gebodsbepalingen In het gebouw geldt een algemeen rookverbod. De afgesproken aanvangs- en einduren van de activiteit moeten worden gerespecteerd, net als de doorgegeven uren voor opbouw van de zaal. Het is verboden muren, panelen en vloeren te benagelen en/of te beplakken, er hechtingsmateriaal op aan te brengen of te beschilderen. Wanneer dergelijke praktijken gebeuren, kan de waarborg ingehouden worden en zullen de kosten voor herstel zich verhalen op de gebruiker. Prijslijsten, aankondigingen e.d. mogen slechts aangebracht worden op de zuilen in de terraszaal, deuren en ramen met zachte plakband in samenspraak met het aanwezige personeel. Na de manifestatie moeten deze worden verwijderd. Alle materialen zijn bij aankomst al afgewerkt en kunnen op zichzelf staan. Er wordt dus niet meer geschilderd of getimmerd. Alle gebruikte decoratie en materialen moeten meteen na afloop van het evenement worden verwijderd. De gebruiker is verantwoordelijk voor de gebruikte infrastructuur van de lokalen van CC De Biekorf. Hij is verantwoordelijk voor schade aan de infrastructuur, de uitrusting en de ter beschikking gestelde apparaten, ongeacht of deze schade veroorzaakt wordt door zichzelf, zijn medewerkers, zijn genodigden of de deelnemers aan deze activiteit. Het AGB Lebbeke kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen, noch voor schade aan derden Afname van dranken Men is verplicht drank af te nemen via CC De Biekorf. De bestelling van drank wordt minstens veertien dagen op voorhand doorgegeven. Het drankverbruik wordt na afloop van de activiteit gefactureerd aan de klant. Een prijslijst vindt u in bijlage 6. Deze lijst kan worden ingevuld voor de aanvraag van dranken. Opgelet: zelf wijn meenemen kan uitzonderlijk mits het betalen van kurkrecht (50 EUR voor een activiteit met minder dan 100 deelnemers en 100 EUR voor een activiteit met meer dan 100 deelnemers). Deze bedragen worden aangerekend per soort (rood, wit, cava of champagne) die zelf wordt meegebracht Verzekering en schade De gemeente voorziet in een afstand van verhaal ten gunste van de huurder voor wat betreft het gehuurd gebouw en de aan de gemeente toebehorende inboedel. De inrichters staan in voor de verzekering van de tentoongestelde werken of voorwerpen, voor alle risico s van brand, diefstal, beschadiging of vernietiging evenals voor de andere voorwerpen of materiaal aangewend voor het inrichten van manifestaties. Het AGB kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade aan of diefstal van voorwerpen die eigendom zijn van of in bewaring werden gegeven aan de gebruiker. De inrichter mag niet minderjarig zijn. Hij/zij dient in dit geval onder toezicht van twee volwassenen te staan en hun identiteit kenbaar te maken bij de verantwoordelijke van CC De Biekorf. Het zijn de volwassenen die ondertekenen en de verantwoordelijkheid dragen. 6

7 3. Publiciteit Het ophangen van affiches mag enkel in de toiletten van CC De Biekorf, na goedkeuring van het secretariaat van CC De Biekorf. Deze dienen door de medewerkers van CC De Biekorf opgehangen te worden. Aan de inkom mogen enkel affiches van CC De Biekorf zelf hangen. Op een affiche dient steeds naam en adres van de verantwoordelijke uitgever, datum, aanvangsuur, prijs ticket, telefoonnummer en wijze van ticketreservatie vermeld te worden. Er mag in geen geval verwezen worden naar CC De Biekorf indien de organisatie niet rechtstreeks door CC De Biekorf gebeurt. Wanneer een activiteit georganiseerd wordt die publiek toegankelijk is, zal deze automatisch op het lichtbord aan CC De Biekorf en in de gang van CC De Biekorf vermeld worden. Het plaatsen van activiteiten op de agenda van de website van CC De Biekorf dient schriftelijk aangevraagd te worden bij een baliemedewerker van CC De Biekorf. 4. Bijkomende dienstverlening: Ticketservice: De gebruiker kan mits betaling van 1,50 per ticket (ongeacht het prijstype) de ticketverkoop van een activiteit laten verzorgen door CC De Biekorf. De verkoop gebeurt enkel via het geautomatiseerde ticketsysteem van CC De Biekorf. Een uur voor aanvang van het evenement zal de balie bemand zijn door een personeelslid van CC De Biekorf, voor de verkoop en opvolging van de tickets. Scanners van CC De Biekorf moeten worden gebruikt, na uitleg van de medewerker van De Biekorf. Wanneer assistentie van de administratief medewerker langer dan 1u30 nodig blijkt, worden de extra uren doorgerekend. Bij annulering van een evenement worden de gegevens van de klanten overgemaakt aan de organisator. Deze moet zelf de klanten op de hoogte brengen van de annulering. Tickets die reeds verkocht werden, worden gefactureerd aan de organisator. Eigen verkoop van tickets: Wanneer een toegangsprijs wordt gevraagd: Staat de gebruiker in voor de druk en de verkoop van de tickets. Staat de gebruiker ook in voor de controle en veiligheid aan de deur. Andere afspraken kunnen worden gemaakt in overleg met het secretariaat van CC De Biekorf. 5. Sabam en Bilijke vergoeding. Voor Sabam wordt door CC De Biekorf jaarlijks een contract afgesloten voor het gebruiken van hun repertoire in onze binnenstraat, de toiletten en onze terraszaal. Bij uitvoering door elektronische toestellen is de toelating beperkt tot rechtsgeldig vervaardigde of rechtsgeldig gedownloade geluids- of audiovisuele bestanden. Voor live-uitvoeringen moet Sabam steeds op voorhand worden aangevraagd door de organisator! (meer info: De billijke vergoeding wordt betaald door CC De Biekorf. 7

8 6.Veiligheid: De gebruiker dient 6 maand op voorhand melding te doen van zijn publiek toegankelijke activiteit bij de Veiligheidscel van de gemeente Lebbeke. Alle verplichtingen en informatie hieromtrent kan u vinden op: (dit geldt niet voor particuliere activiteiten) De nooduitgangen moeten tijdens het evenement steeds vrij blijven en de noodverlichting dient steeds zichtbaar te blijven. Zorg dat de nooduitgangen tijdens uw evenement open zijn voor de zalen die u gebruikt. Het overschrijden van het aantal toegewezen plaatsen per ruimte, zoals bepaald omwille van de brandpreventie, is ten strengste verboden. De totale capaciteit in de podiumzaal bedraagt 686 zitplaatsen (met tribunes) of 1000 staanplaatsen. Indien u dit aantal overschrijdt, kan uw evenement worden stilgelegd. Indien een andere zaalbezetting wordt gekozen, dient een aangepast maximum aantal personen te worden berekend. Verdere informatie omtrent de capaciteit van onze zalen kan u vinden in onze algemene brochure. Misbruik van brandbestrijding- en brandmeldingapparatuur wordt financieel gesanctioneerd. Na het laden en lossen worden wagens onmiddellijk verplaatst naar de voorziene parkeerplaatsen. Doeken en decorelementen zijn brandwerend behandeld en vergezeld van een attest. Speciale effecten zoals vuurwerk, rookmachine e.d. zijn vergezeld van een attest. De gebruiker dient dit te vermelden op het aanvraagformulier (opmerkingen). De verantwoordelijke theatertechnicus kan het gebruik van dergelijke zaken verbieden. Alle handelingen die strijdig zijn met de wettelijke voorzieningen betreffende arbeidsinspectie en veiligheid (Wet op het welzijn op het werk, ARAB en AREI) zijn strafbaar en ten strengste verboden. Wanneer een personeelslid van CC De Biekorf aanwezig is, heeft dit personeelslid volledige zeggenschap wat betreft de veiligheid. 7. Geluidsnormen Sinds 1 januari 2013 is de nieuwe wetgeving op de geluidsnormen van kracht. CC De Biekorf is een ingedeelde inrichting klasse 3 meldingsplicht. Het geluidsniveau in alle lokalen (met uitzondering van de terraszaal; zie verder) is toegelaten tot 95dB(A)L Aeq,15min. Men kan een uitzondering aanvragen bij het college van burgemeester en schepenen. Het geluidsniveau mag dan maximaal 100dB(A) L Aeq,60min bedragen. En dit onder de volgende voorwaarden (zie aanvraagformulier in bijlage 9): 1) De muziekactiviteit vindt plaats tussen 12u en 24u en duurt max 3u. Per dag kan max 1 periode van 3u toegelaten worden. Volgende maatregelen dienen genomen te worden: Het geluidsniveau dient te worden gemeten en geregistreerd. Een visuele indicatie van het geluidsniveau. Gratis ter beschikking stellen van oordopjes. 8

9 2) De muziekactiviteit is gekoppeld aan een bijzondere gelegenheid. Voor de gemeente geldt: max. 12 gelegenheden per jaar, max. 2 gelegenheden per maand, max. 24 kalenderdagen per jaar. Volgende maatregelen dienen genomen te worden: Het geluidsniveau dient te worden gemeten en geregistreerd. Een visuele indicatie van het geluidsniveau. Gratis ter beschikking stellen van oordopjes. CC De Biekorf beschikt over een mobiele decibelmeter met visualisatie en registratie die enkel gebruikt wordt onder toezicht van een technicus. Indien u een activiteit organiseert zonder personeel van CC De Biekorf, kan u bij de gemeentelijke of provinciale uitleendienst ook een decibelmeter ontlenen. Uitzondering van de terraszaal: Het geluidsniveau in de terraszaal van CC De Biekorf is toegelaten tot 85dB(A)L Aeq,15min. De terraszaal is uitgerust met een vaste display met visualisatie en registratie van het geluidsniveau. Bij elektronisch versterkte muziek dient de geluidsinstallatie te worden aangesloten op de rode stopcontacten die zich in de terraszaal bevinden. Bij overschrijding van het geluidsniveau zal een gele waarschuwingslamp knipperen gedurende één minuut. Indien tijdens die minuut het geluidsniveau NIET wordt verminderd zal onherroepelijk de spanning uitvallen. Na 22u houdt u ramen en deuren dicht om lawaaihinder voor de omgeving te vermijden. 8. Extra aandachtspunten Bij niet-naleving van één of meerdere bepalingen van dit reglement kan het AGB de gebruiksovereenkomst teniet doen zonder enige schadevergoeding aan de gebruiker. Ook kunnen de overtreders in de toekomst worden uitgesloten van ieder gebruik van de infrastructuur van CC De Biekorf. Alle betwistingen tussen het AGB en de gebruikers worden beslecht door de rechtbanken van het arrondissement Dendermonde. Bij gebruik van de tribunes in de podiumzaal mag men zich niet met dranken of etenswaren in de podiumzaal begeven. De klant moet hier toezicht op houden. Bij problemen kan de huurder ten allen tijde telefonisch contact opnemen met de zaalwacht op het permanentienummer 0471/