Huishoudelijk reglement Buurthuis Scherpenheuvel

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Buurthuis Scherpenheuvel I. ALGEMEENHEDEN Onderhavig reglement is van toepassing op de ruimtelijke accommodatie en de technische uitrusting van Buurthuis Scherpenheuvel. II. BESCHIKBARE RUIMTEN a. Vergaderzaal Hiermee wordt bedoeld het kleine vergaderzaaltje van het buurthuis. Deze zaal kan uitsluitend gebruikt worden voor vergaderingen en niet-commerciële activiteiten. Na afloop van de activiteiten wordt van de gebruiker verwacht het lokaal netjes en opgeruimd achter te laten: tafels en stoelen op hun plaats zetten, afval verwijderen, glazen spoelen, flessen in bakken, zaal uitkeren (materiaal is ter plaatse). Voor iedere activiteit dient verplicht het daarvoor bestemde reserveringsformulier ingevuld te worden. b. Grote zaal De grote zaal is de ruimte naast het buffet. Deze ruimte kan middels tussendeuren afgesloten worden. Na afloop van de activiteiten wordt van de gebruiker verwacht het lokaal netjes en opgeruimd achter te laten: tafels en stoelen op hun plaats zetten, afval verwijderen, glazen spoelen, flessen in bakken, zaal uitkeren (materiaal is ter plaatse). Voor iedere activiteit dient verplicht het daarvoor bestemde reserveringsformulier ingevuld te worden. Het gebruik van buffet en tapinstallatie dient uitdrukkelijk vermeld te worden aan de conciërge. c. Cafetaria De cafetaria wordt gezien als een ontmoetingsplaats voor mensen van de gemeente en van de buurt. Daarom wordt ze afzonderlijk voor privé doeleinden niet verhuurd, enkel samen met de grote zaal. Voor iedere activiteit dient verplicht het daarvoor bestemde reserveringsformulier ingevuld te worden. d. Kelderruimte De kelderruimte wordt afzonderlijk niet verhuurd. Deze ruimte blijft wel ter beschikking van de verenigingen die er in het verleden regelmatig gebruik van maakten. Huishoudelijk reglement buurthuis Scherpenheuvel Pagina 1/6

2 e. Toiletten Na afloop van de activiteiten wordt van de gebruiker verwacht de toiletten opgeruimd en zuiver achter te laten. f. Keuken Ingebruikname van de keuken dient steeds op voorhand gemeld te worden aan de conciërge. Na afloop van de activiteiten wordt van de gebruiker verwacht de keuken opgeruimd en zuiver achter te laten. III. AANVRAGEN ACCOMMODATIE Aanvragen voor het gebruik van buurthuis Scherpenheuvel dienen ingediend te worden bij de conciërge van het buurthuis middels het daarvoor voorziene reserveringsformulier. De nodige gegevens vindt u op het reserveringsformulier. Na de definitieve reservering (d.w.z. na betaling van waarborg en zaalhuur aan de conciërge) ontvangt de aanvrager een betaalbewijs en reserveringsbevestiging. Privé-activiteiten zijn toegelaten maar enkel voor de inwoners van As. Bij niet-naleving hiervan geldt een boeteclausule van 250. In geval van annulering dient dit zo snel mogelijk gemeld te worden bij de conciërge. Bij ontstentenis van berichtgeving kan de waarborg ingehouden worden of wanneer dit veelvuldig gebeurt kan het gemeentelijk beheersorgaan beslissen de organisator voor bepaalde tijd uit te sluiten voor gebruik van het buurthuis voor andere activiteiten. In geval van heirkracht kan het college van burgemeester en schepenen steeds ingrijpen op de reservaties en bijgevolg bepaalde activiteiten annuleren. IV. GEBRUIK TIJDENS DE ACTIVITEIT De conciërge is verantwoordelijk voor het sleutelverkeer (openen, sluiten). Hij is tevens het aanspreekpunt voor de huurder wat praktische afspraken betreffende zaalhuur, e.d. betreft. Enkel de aangevraagde en toegezegde accommodaties mogen gebruikt worden. De toegang tot andere dan de toegezegde lokalen is verboden. Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt volgens de tijdsruimte overeengekomen met de conciërge, maar mag nooit een voorgaande, gelijktijdige of een volgende activiteit storen. De lokalen mogen niet afgesloten worden. Uitzonderingen dienen speciaal vermeld te worden aan de conciërge. Iedere huurder verbindt zich ertoe aan de geldende wetten, decreten en politiereglementen (sluitingsuur, leeftijdsgrens, veiligheidsvoorschriften, geluidsoverlast, openbare orde, SABAM en Accijnzen, billijke vergoeding) te respecteren. Bij elke activiteit dienen steeds de sluitingsuren gerespecteerd te worden. Voor de bepaling van het sluitingsuur en bijkomende voorschriften wordt verwezen naar het politiereglement. Het sluitingsuur dient bij elke activiteit op zichtbare plaatsen opgehangen te worden. In geen geval kan het college van burgemeester en schepenen aansprakelijk gesteld worden voor nietnaleving van de voorschriften. Huishoudelijk reglement buurthuis Scherpenheuvel Pagina 2/6

3 Het is verboden om ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. De nodige voorzorgsmaatregelen tegen beschadiging van wanden en vloeren moeten vooraf genomen worden. Elektrische zagen, schaven, schuurmachines ed. zijn omwille van de grote stofontwikkeling verboden in alle lokalen. Bijkomende elektrische leidingen en toestellen (bijv. verlengkabels, koffiezet,...) moeten genormaliseerd zijn. Deze mogen pas na toestemming van de conciërge van het buurthuis geplaatst worden. Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen inzake brandbeveiliging en arbeidsveiligheid in het gedrang brengen, zijn verboden. Affiches, publiciteit, e.d. mogen opgehangen worden maar enkel in overleg met de conciërge van het buurthuis. De huurder heeft kennis van het exclusiviteitscontract van de drankenhandelaar wat betreft de drankenleveringen. Dit betekent dat de huurder verplicht de dranken van het buurthuis afneemt. Bestellingen van drank voor grote activiteiten worden door de gebruiker minstens 2 weken op voorhand, middels geëigende formulieren, doorgegeven aan de conciërge. Hij kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor een eventueel dranktekort tijdens de activiteit. V. NA DE ACTIVITEIT(EN) Na afloop van de activiteit dienen de glazen gespoeld en opgeruimd te worden. De lege flessen dienen terug in de bakken geplaatst te worden. De huurder wast zelf al het klein materiaal af en bergt het op in de daartoe voorziene ruimten. Alle afwasbare oppervlakten - andere dan de vloer - zoals tafels, stoelen, togen, werkbladen enz. dienen door de huurder in onberispelijke staat afgeleverd te worden. De lokalen worden teruggegeven in dezelfde staat zoals ze ontvangen werden. Bij niet-naleving hiervan kunnen meerkosten doorgerekend worden aan de huurder. Bij een tweede niet-naleving kan de huurder door de cultuurbeleidscoördinator voor onbepaalde tijd uitgesloten worden voor het huren van eender welke accommodatie van het buurthuis. De cultuurbeleidscoördinator brengt het gemeentelijk beheersorgaan op de hoogte en dit beslist over de einddatum van de uitsluiting. De huurder is verantwoordelijk voor het doven van de lichten, het verwijderen van het afval, het ledigen van de asbakken. Afval dient gesorteerd te worden, lege flessen (vb. wijn) dienen door de huurder zelf naar de glascontainer gebracht te worden. Huisvuil dient door de huurder zelf meegenomen te worden. De uitleendienst stelt afvalcontainers ter beschikking van de huurder. Deze containers kunnen aangevraagd worden via de uitleendienst. Men kan hiervoor gebruik maken van de aanvraagformulieren voor de uitleendienst, te verkrijgen via de conciërge of op de dienst Cultuur. De gemeentelijke technische dienst zal instaan voor het leveren en het terughalen van deze containers. Alle gebruikte ruimten van het buurthuis dienen de dag erna vóór 9 uur opgeruimd en vanaf 10 uur opnieuw beschikbaar te zijn voor een volgende activiteit. Uitzonderingen hierop dienen aangevraagd te worden en expliciet goedgekeurd te worden door het gemeentelijk beheersorgaan die deze uitzondering schriftelijk bevestigt. Behoudens een speciale machtiging, dienen na de activiteit of na de laatste van een ononderbroken reeks van activiteiten, alle voorwerpen, die niet tot het patrimonium van het buurthuis behoren, opgeruimd te worden. Huishoudelijk reglement buurthuis Scherpenheuvel Pagina 3/6

4 VI. VERGOEDINGEN Prijzen: zie schema in bijlage Een reservering wordt pas als definitief beschouwd als waarborg en zaalhuur aan de conciërge betaald zijn, minstens 2 weken op voorhand. De huurder ontvangt hiervan een betalingsbewijs en reserveringsbevestiging. Voor vergaderingen en niet-commerciële activiteiten (geen zaalhuur) van verenigingen dient de drank afgenomen te worden van het Buurthuis. De bijdrage voor frisdrank en koffie bedraagt 1 en voor speciale bieren 1,50. Voor commerciële activiteiten van verenigingen en privé-activiteiten van particulieren wordt de inventaris verplicht vóór aanvang en onmiddellijk na afloop van de activiteit door de organisator samen met de conciërge opgemaakt en ondertekend voor akkoord. Achteraf zijn geen discussies meer mogelijk. De organisator ontvangt in de loop van de volgende weken de factuur voor de drank. Een prijslijst van de dranken is te verkrijgen op aanvraag. Een geopende fles of ton drank wordt aangerekend als verbruikt. De tapinstallatie wordt bij grotere activiteiten bediend door een tapper naar keuze. Hij zorgt voor de goede gang van zaken achter het buffet. Bij betwistingen treedt de cultuurbeleidscoördinator op als scheidsrechter en brengt het gemeentelijk beheersorgaan hiervan op de hoogte. VII. SCHADEGEVALLEN De huurder is steeds verantwoordelijk voor de aangebrachte schade aan de gebouwen of aan het materiaal, zowel door hemzelf, zijn aangestelden als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit. Elke beschadiging dient door de huurder onmiddellijk en spontaan gemeld te worden aan de conciërge. Beschadigingen die door de huurder worden vastgesteld vooraleer de activiteit plaats heeft, worden onverwijld, hetzij telefonisch, hetzij op enige andere manier, gemeld aan de conciërge. Zo dit niet gebeurt zal de beschadiging ten laste van de huurder vallen. In geval van schade zal de huurder onmiddellijk gevolg geven om de schade op tegenspraak vast te stellen en de herstelling in gemeen overleg te regelen. Indien de huurder hieraan geen gevolg geeft, zal de schade door de cultuurbeleidscoördinator en de conciërge vastgesteld worden en zullen de herstellingskosten aan de huurder aangerekend worden. Voor minimale, kleinere schadegevallen wordt een forfaitair bedrag aangerekend overeengekomen tussen huurder en de cultuurbeleidscoördinator. Klachten, betwistingen, ed. dienen binnen drie werkdagen schriftelijk overgemaakt aan de cultuurbeleidscoördinator die deze overmaakt aan het gemeentelijk beheersorgaan. De huurder zal best tegen eigen risico een verzekering "burgerlijke aansprakelijkheid" afsluiten. De burgerlijke verantwoordelijkheid t.o.v. derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van de gemeente. Het gemeentebestuur van As is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen, diefstallen of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder. Huishoudelijk reglement buurthuis Scherpenheuvel Pagina 4/6

5 De aanvrager zorgt ervoor dat iedereen die betrokken is bij de aangevraagde activiteit het reglement kent en naleeft. De gemeenteraad kan het huishoudelijk reglement ten alle tijden wijzigen indien ze dit nodig acht. VIII. BEGRIPPENVERKLARING Het begrip niet-commercieel: Niet-commerciële culturele activiteiten zijn activiteiten die zonder winstoogmerk worden georganiseerd. Een minimale drankvoorziening aan minimale prijzen en eventueel een klein inkomgeld zijn mogelijk. Voorbeeld: ledenfeest met een minimale bijdrage van de leden (louter kostendekkend). Het begrip commercieel: Een commerciële activiteit is een activiteit die als bedoeling heeft winst op te brengen voor de organisator, vb. fuif, bal, eetdag, e.d. Huurprijzen Buurthuis Scherpenheuvel Huurprijzen klein vergaderzaaltje grote zaal Cafetaria Verenigingen aangesloten bij de gemeentelijke adviesraden of fracties deel uitmakend van de gemeenteraad niet-commercieel gratis gratis Gratis commercieel n.v.t. 65,00 n.v.t. KOFFIETAFEL PRIVÉ n.v.t. 75,00 n.v.t. 125,00 VERGOEDINGEN Waarborg Huur container Billijke vergoeding Sabam huurder aard activiteit zaal bedrag niet-commercieel alle accommodatie 60,00 vereniging commercieel grote zaal (+ cafetaria) 60,00 particulier privé grote zaal (+ cafetaria) 60,00 6,20/container voor eigen rekening Huishoudelijk reglement buurthuis Scherpenheuvel Pagina 5/6

6 Huishoudelijk reglement buurthuis Scherpenheuvel Pagina 6/6