Gebruik van culturele infrastructuur

Transcriptie

1 REGLEMENT Gebruik van culturele infrastructuur 1. De ter beschikking gestelde infrastructuur Artikel 1 Het gemeentebestuur van Denderleeuw stelt de volgende gebouwen en lokalen ter beschikking voor verhuur voor de organisatie van sociaal-culturele activiteiten en feestelijkheden. t Kasteeltje, Stationsstraat 7, 9470 Denderleeuw parketzaal kelder vergaderzaal Koetshuis, Stationsstraat 7, 9470 Denderleeuw 2 lokalen Den Breughel, Dorp 11, 9470 Denderleeuw grote zaal foyer Cultureel Centrum, A. De Brabanterstraat 1, 9470 Denderleeuw Contactcentrum, Hoogstraat 93, 9472 Iddergem Feestzaal Welle, Welleplein 3, 9473 Welle Artikel 2 Andere gebouwen, lokalen en terreinen die eigendom zijn van de gemeente kunnen bij gelegenheid ter beschikking gesteld worden na beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen. 2. Activiteiten en gebruikers Artikel 3 Artikel 4 Het gemeentebestuur stelt de infrastructuur ter beschikking van verenigingen, organisaties, scholen, overheidsinstellingen en personen voor de organisatie van sociaal-culturele activiteiten. Onder sociaal-culturele activiteiten wordt begrepen: - activiteiten i.v.m. de permanente vorming: o.a. het bevorderen van de vormings- en bijscholingsactiviteiten; het bevorderen van de intellectuele, de morele en de sociale vorming - activiteiten i.v.m. de cultuurspreiding: o.a. het bevorderen van de amateuristische kunstbeoefening op gebieden als instrumentale en vocale muziek, toneel, operette, poppenspel, mime, creatieve ateliers, beeldende Gebruiksreglement culturele infrastructuur vanaf juni /6

2 expressie, film en fotografie, dans en volkskunst - activiteiten i.v.m. de vrijetijdsbesteding: o.a. het bevorderen van de toeristische activiteiten - het bevorderen van het plaatselijk sociaal-cultureel verenigingsleven en de buurt- en wijkwerking - feestelijkheden in het kader van het verenigingsleven Artikel 5 Artikel 6 Het is niet toegestaan om volwaardige warme of koude maaltijden te bereiden en/of op te dienen voor activiteiten met een publiek karakter of met kaartenverkoop. De infrastructuur wordt niet verhuurd aan personen voor privé-aangelegenheden noch voor commerciële doeleinden of activiteiten met commerciële inslag. Artikel 7 Fuiven/evenementen Fuiven/evenementen kunnen enkel in zaal Den Breughel (maximaal 7 per jaar en maximaal 2 per maand) en sportzaal Lecompte (volgens de bepalingen van artikel 5 van de erfpachtovereenkomst met BBC Olympia) en dit mits toelating van het College van Burgemeester en Schepenen. Omwille van de beperking van maximaal 7 fuiven per jaar kunnen fuiven in zaal Den Breughel enkel door Denderleeuwse scholen, jeugdhuizen, jeugdbewegingen en de carnavalraad georganiseerd worden. In sportzaal Lecompte kunnen fuiven/evenementen enkel door de gemeente, scholen en verenigingen van Denderleeuw, gemeentelijke raden en adviesraden georganiseerd worden. 3. Aanvragen -- annulering Artikel 8 De aanvraag dient op de daartoe vooropgestelde aanvraagformulieren, minstens 14 dagen voor ingebruikname schriftelijk of via overgemaakt te worden aan de Afdeling Vrije Tijd. Afwijkingen van deze termijn kunnen, in functie van de beschikbaarheid, toegestaan worden door de Afdeling Vrije Tijd. De aanvrager ontvangt een bevestiging van de toekenning van de infrastructuur samen met een afsprakennota per locatie. Artikel 9 Artikel 10 Een annulering of wijziging dient minstens 14 dagen voor het tijdstip van ingang schriftelijk of per bevestigd te worden aan de Afdeling Vrije Tijd, zoniet wordt de huurprijs aangerekend. Het lokaal wordt toegewezen in volgorde van aanvraag en naargelang de beschikbaarheid. Het gemeentebestuur kan op elk moment de infrastructuur opeisen voor eigen gebruik mits het aanbieden van een alternatief. Gebruiksreglement culturele infrastructuur vanaf juni /6

3 Artikel 11 Verhuringen met uitzondering voor fuiven - kunnen ten vroegste zes maanden vooraf worden vastgelegd tenzij het schriftelijke bewijs geleverd kan worden voor een noodzakelijke contractuele verbintenis om een activiteit te plannen op lange termijn. Manifestaties op vaste dagen van de week of van de maand kunnen in één aanvraag voor maximum één werkingsjaar gereserveerd worden. Een optie op de infrastructuur kan genomen worden en is 14 dagen geldig. Indien geen bevestiging volgt, vervalt de optie. Voor fuiven in zaal Den Breughel wordt de aanvraag voor 1 november van het daaropvolgende kalenderjaar ingediend, dit in functie van de beperking in aantal en de spreiding ervan. Aanvragen die later worden ingediend, worden nog behandeld voor zover de maximumgrens van 7 fuiven per jaar nog niet is bereikt. Voor fuiven/evenementen in sportzaal Lecompte moet de aanvraag voor 1 maart voorafgaand aan het volgend sportseizoen worden ingediend, en dit in functie van de speelkalender van BBC Olympia. 4. Gebruiksvoorwaarden Artikel 12 Artikel 13 Artikel 14 Elke gebruiker dient het huishoudelijk reglement en de eraan verbonden afsprakennota per locatie stipt na te leven. Wie het reglement en de afsprakennota niet naleeft, kan de toegang tot de infrastructuur tijdelijk of definitief verboden worden door het College van Burgemeester en Schepenen op voorstel van de Afdeling Vrije Tijd. De afsprakennota vermeldt de juiste tijdstippen waarop de zaal kan betreden worden en de zaal verlaten dient te worden evenals andere praktische afspraken. Het in gereedheid brengen van de zaal gebeurt op het tijdstip dat wordt vermeld in de afsprakennota. Het mag de aan gang zijnde activiteiten echter niet storen. Het in gereedheid brengen van de infrastructuur op de dag of de avond voorafgaand aan de activiteit, kan slechts toegestaan worden als deze vrij is. Hierover dient persoonlijk en voorafgaandelijk een afspraak gemaakt te worden met de Afdeling Vrije Tijd. Wil men met zekerheid de dag of avond voorafgaand aan de activiteit, de infrastructuur in gereedheid kunnen brengen, dan dient de infrastructuur vooraf te worden gereserveerd en wordt de huurprijs aangerekend. De aanvrager is persoonlijk verantwoordelijk voor de zaal en bijkomende inrichting, voor de gebouwen en de terreinen en voor het aanwezige materiaal, evenals tegenover derden. Alle materialen die behoren tot de infrastructuur moeten met de nodige zorg behandeld worden en moeten na het beëindigen van de activiteit op de voorziene plaats teruggeplaatst worden. Het materiaal mag niet buiten de zaal gebruikt worden. Gebruiksreglement culturele infrastructuur vanaf juni /6

4 Artikel 15 Artikel 16 Artikel 17 Artikel 18 Het is ten strengste verboden de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren enz. te benagelen, te beplakken, te beschilderen en/of van gaten te voorzien. Zij mogen van geen enkel hechtmiddel voorzien worden. Versieringen uit gemakkelijk ontvlambare materialen zijn verboden. Schade die wordt toegebracht, zal aangerekend worden. Indien een bepaalde constructie noodzakelijk is, dient vooraf contact genomen te worden met de Afdeling Vrije Tijd. De huurder is vrij in keuze voor afname van dranken in alle infrastructuren, behalve zaal Lecompte. In zaal Lecompte maakt de huurder voor drankafname gebruik van het contract van de erfpachter BBC Olympia. In alle openbare gebouwen geldt een algemeen rookverbod. De gebruiker zal er over waken dat het rookverbod nageleefd wordt. De huurders verbinden zich er toe de gebruikte infrastructuur onmiddellijk na de activiteit in orde te brengen. Dit wil zeggen: - eigen materialen van de gebruiker en aangebrachte versieringen moeten onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit verwijderd worden uit de infrastructuur. - materiaal eigen aan de infrastructuur zal gereinigd worden en op de afgesproken plaats teruggezet worden. - de zaal dient net en gereinigd achtergelaten te worden. In de afsprakennota wordt gedetailleerd wat hieronder verstaan wordt. In geval van niet-naleving zal de waarborg worden ingehouden. 5. Verantwoordelijkheden Artikel 19 Artikel 20 Artikel 21 De verantwoordelijke verbindt zich ertoe de lokalen enkel te gebruiken voor de activiteiten vermeld op het aanvraagformulier. Indien vastgesteld wordt dat de infrastructuur gebruikt wordt voor andere doeleinden dan deze waarvoor ze verhuurd werd, of in geval van onderverhuring en overdracht van huur, kan de toegang tot de betrokken infrastructuur worden ontzegd en kan het College van Burgemeester en Schepenen het contract eenzijdig opzeggen. Er zal steeds een schadevergoeding verschuldigd zijn a rato van de huurprijs. De aanvrager is persoonlijk verantwoordelijk voor de activiteiten in de gehuurde infrastructuur; deze mogen niet in strijd zijn met de openbare orde en/of goede zeden. Indien de activiteit in strijd is met de openbare orde en/of goede zeden in het gedrang brengt, kan de huur ten allen tijde eenzijdig opgezegd worden door het College van Burgemeester en Schepenen op basis van een gemotiveerd politiebesluit en dit zonder schadeloosstelling. De verantwoordelijke kijkt er nauw op toe dat de maximumcapaciteit van de zaal(vermeld in de afsprakennota per locaties) niet overschreden wordt en de Gebruiksreglement culturele infrastructuur vanaf juni /6

5 andere opgelegde veiligheidsvoorschriften gerespecteerd worden. Het is ten strengste verboden de noodingangen en de vluchtwegen te versperren door het plaatsen van stands, tafels, stoelen, tentoongestelde voorwerpen of andere constructies. Een aanvraagformulier voor de organisatie van een manifestatie dient steeds te worden ingevuld en overhandigd aan de Afdeling Vrije Tijd. Artikel 22 Artikel 23 Artikel 24 Artikel 25 Artikel 26 Artikel 27 Artikel 28 Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen binnen en buiten de gebouwen of voor andere schadelijke gevolgen die uit het gebruik kunnen voortvloeien. Eventuele beschadigingen of diefstal die uit het gebruik voortvloeien zijn ten laste van de verantwoordelijke huurder. Elke huurder verbindt zich ertoe te voldoen aan de voorschriften inzake gemeentelijke en provinciale taksen op vertoningen en vermakelijkheden, inzake Sabam en de politiereglementen (sluitingsuren, leeftijdsgrenzen, geluidshinder, ). Voor activiteiten zonder dans is de Billijke vergoeding in de prijs inbegrepen in het kasteeltje, het koetshuis, foyer en zaal Den Breughel en de feestzaal van Welle. Het gemeentebestuur betaalt hiervoor immers het jaartarief. De gebruiker zal er over waken dat geen alcoholhoudende dranken worden geserveerd aan personen jonger dan 16 jaar en geen sterke drank (meer dan 1,2% vol. gedistilleerde alcohol) aan personen jonger dan 18 jaar. In zaal Den Breughel en zaal Lecompte is het gebruik van een geluidsbegrenzer verplicht bij het spelen van elektronisch versterkte muziek en dit in toepassing van de geluidsnormen van het Koninklijk Besluit van 24 februari 1977 en ingeval van fuiven (cfr artikel 7) in toepassing van de normen opgelegd door het College van Burgemeester en Schepenen. Bij schade zal de verantwoordelijke dit onmiddellijk meedelen. De technische dienst van de gemeente stelt het verschuldigde bedrag vast dat op rekening van het gemeentebestuur gestort wordt binnen de maand na ontvangst van de factuur. Onvoorziene gevallen worden door het College van Burgemeester en Schepenen geregeld. Gevallen van overmacht waardoor de apparatuur of de infrastructuur niet optimaal gebruikt kan worden, kunnen geen aanleiding geven tot schadevergoeding. De gebruikstarieven worden vastgesteld in een afzonderlijk retributiereglement. Gebruiksreglement culturele infrastructuur vanaf juni /6

6 6. Specifieke bepalingen voor fuiven (enkel van toepassing voor zaal Den Breughel) Artikel 29 De organisatoren garanderen de interne veiligheid en stellen hiertoe minstens 3 herkenbare stewards aan. Deze veiligheidsploeg houdt permanent toezicht, zowel binnen als in de onmiddellijke omgeving van de zaal. De personen van de veiligheidsploeg zijn uitgerust in opvallende signaalgilets die door de gemeentelijke Afdeling Vrije Tijd ter beschikking gesteld worden. De namen van de leden van de veiligheidsploeg worden minstens 2 werkdagen voor de fuif doorgegeven aan de Afdeling Vrije Tijd. Artikel 30 Artikel 31 Artikel 32 De organisatoren moeten zich strikt houden aan alle bepalingen vermeld in de toelating en desbetreffend ook in het politiereglement. Het einduur van een fuif wordt vastgesteld op uur. Uitzonderlijk kan het College van Burgemeester en Schepenen een afwijking op het sluitingsuur toestaan. Ten laatste één week voor de fuif, brengen de organisatoren de inwoners uit de onmiddellijke omgeving op de hoogte van de geplande activiteit met het einduur van de manifestatie. Een kopie van de brief wordt ook ingediend bij de Afdeling Vrije Tijd. Goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 26 april 2012 Gebruiksreglement culturele infrastructuur vanaf juni /6