Aan alle Oost-Vlaamse verenigingen (hebben voorrang) Aan alle verenigingen buiten Oost-Vlaanderen

Transcriptie

1 ALIAS vergaderzaal (gegevens 23 juli 2005) Adres Aard Verhuur Burggravenlaan 63 te 9000 Gent verhuur van lokalen Aan alle Oost-Vlaamse verenigingen (hebben voorrang) Aan alle verenigingen buiten Oost-Vlaanderen De accommodatie wordt niet ter beschikking gesteld voor feesten of commerciële activiteiten. (Hiervoor dient men een bijzondere aanvraag te doen en geldt er een andere overeenkomst!) Toegankelijkheid Toegankelijk voor rolstoelgebruikers en mindervalide mensen TECHNISCHE GEGEVENS Capaciteit Geluidsmateriaal Beeldmateriaal Lokaal 1: 12 personen / Lokaal 2: 65 personen Muziekinstallatie: computer, 1 micro, 2 CD-spelers TV + Video (eventueel DVD-speler) Tafels en stoelen Lokaal 1: 1 grote tafel + 12 stoelen Lokaal 2: 12 tafels en 65 stoelen Bar en keuken Sanitair Podium Tuin Aanwezig Aanwezig Aanwezig Aanwezig + tuintafels en stoelen (gratis ter beschikking bij huur lokaal) PRIJS VERGADERARRANGEMENT: VERGADERARRANGEMENT 1: 10 euro per dagdeel (voormiddag, namiddag, avond) (enkel lokaal) VERGADERARRANGEMENT 2: (Voor minder dan 10 personen) 15 euro per dagdeel = Lokaal + 1 fles mineraalwater + 1 grote thermos koffie + vergadersnoepjes VERGADERARRANGEMENT 3: (Voor 10 tot 20 personen) 20 euro per dagdeel = Lokaal + 3 flessen mineraalwater + 2 grote thermossen koffie + vergadersnoepjes

2 PRIJS VERGADERPAKKET: VERGADERPAKKET 1 5 belegde malse broodjes + 1 frisdrank, pintje of warme drank 5 euro p.p. VERGADERPAKKET 2 2 croissants + 2 chocoladebroodjes + frisdrank, pintje of warme drank 4 euro p.p. VERGADERPAKKET 3 3-gangenlunch (soep, hoofdgerecht, dessert) VERGADERPAKKET EXTRA Receptie van 1 uur met schuimwijn, witte wijn, rode wijn, fruitsappen 10 euro p.p. 7 euro p.p VERGADERPAKKET EXTRA PLUS Receptie van 2 uren met schuimwijn, witte wijn, rode wijn, fruitsappen en assortiment van 4 koude en 4 warme hapjes 12 euro p.p DRANKEN Diverse frisdranken, warme dranken en bieren evenals snoep en chips zijn verkrijgbaar. BEREIKBAARHEID PER AUTO: E40, E17 Afrit Gent centrum (volg alle richtingen en neem de 1 ste afslag rechts richting Ledeberg. Aan het rondpunt 1 ste afslag rechts, onder de tunnel en volg de weg tot u aan de Volvo-garage komt. Daar slaat u rechts af en voorbij de 1 ste verkeerslichten begint de Burggravenlaan) PER TREIN: U neemt de trein naar Gent St.Pieters. Wanneer u het St. Pietersstation aan de voorkant buiten wandelt, gaat u rechts af en volgt u de weg evenwijdig met het spoor.. Op het einde van de Princes Clemantinalaan steekt u het kruispunt over en blijft u evenwijdig het spoor volgen. Voorbij het Parkplein begint de Burggravenlaan. (Van het station is het hooguit 5 min wandelen) Parkeergelegenheid: in de directe omgeving aanwezig.

3 CONTACTGEGEVENS Bestuurder Reservatieadres Raad van bestuur vzw ALIAS Burggravenlaan 63 te 9000 Gent Telefoon Website van de vereniging ALIAS: HOE BOEKEN? Iedere aanvraag voor het gebruik van de vergaderzaal/lokaal dient op een redelijke termijn worden aangevraagd. De aanvraag kan telefonisch, schriftelijk of per . U vermeldt uw naam, adres, telefoonnummer, en de formule die u wenst. ( vergaderarrangement 1, 2 of 3 + vergaderpakket 1, 2, 3, extra of extra plus maal het aantal personen U schrijft het (totaal)bedrag over op REKENINGSNUMMER: (bij de vrije mededeling vermeldt u: uw naam of naam van uw vereniging, het arrangement en het aantal personen X het vergaderpakket(ten)) BIJZONDERE OVEREENKOMST Verenigingen die de vergaderzaal/lokaal op geregelde tijdstippen per maand en/of op jaarbasis wensen te gebruiken, kunnen met vzw ALIAS een bijzondere overeenkomst regelen. De zaal kan eveneens verhuurd worden voor commerciële doeleinden zoals een feestje, fuif, BBQ en meer Voor dergelijke initiatieven kan u steeds vrijblijvend contact met ons opnemen. Bij elke verhuursovereenkomst verklaart de huurder zich akkoord met het reglement.

4 HUURREGLEMENT Reglement gebruik vergaderzaal/lokaal en bijhorende accommodatie Vzw ALIAS Burggravenlaan 63 te 9000 Gent 1. De vergaderzaal, met bijhorende accommodatie, van vzw ALIAS, wordt in de eerste instantie gebruikt door verenigingen van Oost-Vlaanderen, daarna door andere verenigingen van buiten Oost-Vlaanderen en laatste instantie aan privé-personen die erom verzoeken. 2. De accommodatie kan aangevraagd worden voor allerhande verenigingsactiviteiten, zoals bestuursvergaderingen, ledenvergaderingen, voordrachten, activiteiten voor leden, activiteiten voor een breder publiek enz. 3. De accommodatie wordt niet ter beschikking gesteld voor: - feesten - commerciële activiteiten Voor dergelijke activiteiten dient er een bijzondere aanvraag te gebeuren. 4. Iedere aanvraag voor het gebruik van de vergaderzaal dient op een redelijke termijn te gebeuren. Dit kan telefonisch, schriftelijk of per De aanvrager heeft, bij toezegging, recht op: - gebruik van de vergaderzaal (lokaal 1 of 2 wordt aangeduid door het bestuur) - gebruik van de bijhorende accommodatie (zoals toiletten, meubilair ) - verlichting en verwarming - gebruik van de tuin - gebruik van de bar en keuken kan bij uitzondering in een bijzonder aanvraag, zoals voorzien in punt 3 6. De aanvrager verbindt er zich toe: - het totaalbedrag vooraf en ten laatste drie werkdagen op voorhand te storten op de rekening het extra verbruik van drank of eten te vereffenen ter plaatse onder een enveloppe in de speciale brievenbus of aan een Alias bestuurslid ter plaatse. - de verwarming af te zetten en de lichten te doven bij vertrek wanneer er geen alias bestuurslid zou aanwezig zijn. (een extra vergoeding van 10 euro kan er aangerekend worden wanneer dit niet zou gebeuren) - de schade en/of diefstal, en/of verlies, door zichzelf, zijn aangestelde of deelnemers aan de ingerichte activiteit, te vergoeden, te herstellen of te laten herstellen. - de accommodatie enkel te gebruiken voor het overeen gekomen doel. 7. De aanvrager is zelf verantwoordelijk voor: - de geldende politiereglementen en veiligheidsvoorschriften - betalingen inzake eventuele auteursrechten en/of belastingen - betaling van de billijke vergoeding voor activiteiten in de open lucht waarbij er opgenomen muziek ten gehore wordt gebracht. 8. De huurder verplicht zich ertoe de zaal achter te laten zoals ze werd aangetroffen. Wanneer de accommodatie niet of onvoldoende werd opgeruimd, zal de aanvrager de kosten (15 euro per werkuur) om dit in orde te laten brengen dienen te vergoeden. Bij niet betalen of bij herhaling wordt elk verder gebruik ontzegt. Afval dient in een vuilniszak gedeponeerd te worden. De vaat is voor de huurder. Vegen, dweilen en schuren zijn de taken van vzw Alias. 9. Het is niet toegelaten ramen, deuren, muren e.a. te beschilderen, te beplakken, te beschrijven, enz. 10. Het is de aanvrager toegelaten eventueel toegangskaarten te verkopen. Bvb bij een voordracht en een externe spreker of een workshop enz. Hij/zij staat hiervoor zelf in, evenals de controle ervan.

5 11. Alle dranken e.a worden uitsluitend bij Alias besteld en verkocht ten voordele van het centrum. De aanvrager/huurder kan of zal in bepaalde overeenkomsten zelf instaan voor de bediening gedurende de activiteit en voor het opruimen nadien. De afrekening gebeurt volgens het geldende tarief. 12. De vergaderpakketten worden verzorgd door Alias vzw. Het vergaderarrangement 2 en 3 wordt eveneens voor u klaargezet. 13. De aanvrager mag een toeslag op de consumpties aanrekenen ten voordele van zijn vereniging. Bediening van eigen dranken, versnaperingen of consummatie is niet toegelaten. Tenzij mits een bijzondere overeenkomst zoals bedoelt in punt De aanvrager staat zelf in voor toezicht en alle kosten voor vervoer, aanbrengen materiaal, enz. 15. Alle meegebrachte voorwerpen dienen bij het verlaten van het centrum (en ten laatste binnen de afgesproken termijn) meegenomen te worden. In het andere geval zullen die beschouwd worden als gift en eigendom van het centrum. 16. ALIAS is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. 17. Een verantwoordelijke van vzw Alias heeft altijd het recht op toegang tot alle manifestaties. 18. Het afhalen en terugbezorgen van de nodige sleutels wordt besproken bij de toezegging van de aanvraag. Als de sleutels niet worden terug bezorgd, zal de aanvrager de kosten moeten dragen voor de vervanging en wordt er eventueel aangifte gedaan bij de politie. De deur kan evenwel worden geopend door een verantwoordelijke van vzw Alias. 19. Prijs De vergoeding voor gebruik van de zaal + accommodatie is vastgelegd per formule. VERGADERARRANGEMENT 1: 10 euro per dagdeel (voormiddag, namiddag, avond) (enkel lokaal) VERGADERARRANGEMENT 2: (Voor minder dan 10 personen) 15 euro per dagdeel = Lokaal + 1 fles mineraalwater + 1 grote thermos koffie + vergadersnoepjes VERGADERARRANGEMENT 3: (Voor 10 tot 20 personen) 20 euro per dagdeel = Lokaal + 3 flessen mineraalwater + 2 grote thermossen koffie + vergadersnoepjes De vergoeding voor extra diensten VERGADERPAKKET 1 5 belegde malse broodjes + 1 frisdrank, pintje of warme drank = 5 euro p.p. VERGADERPAKKET 2 2 croissants + 2 chocoladebroodjes + frisdrank, pintje of warme drank = 4 euro p.p. VERGADERPAKKET 3 3-gangenlunch (soep, hoofdgerecht, dessert) = 10 euro p.p. VERGADERPAKKET EXTRA Receptie van 1 uur met schuimwijn, witte wijn, rode wijn, fruitsappen = 7 euro p.p VERGADERPAKKET EXTRA PLUS Receptie van 2 uren met schuimwijn, witte wijn, rode wijn, fruitsappen en assortiment van 4 koude en 4 warme hapjes = 12 euro p.p. Twijfels of betwistingen omtrent de toepassing van onderhavige reglementering worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur van vzw Alias

6 AANVRAAGFORMULIER Gebruik vergaderzaal en bijhorende accommodatie VZW ALIAS Burggravenlaan 63 te 9000 Gent Tel ( ) Aanvrager : Naam (vereniging) : Adres : Tel : De zaal wordt gebruikt voor (korte omschrijving): Aantal personen: Formule: (omcirkel het bedrag) VERGADERARRANGEMENT 1 10 VERGADERARRANGEMENT 2 15 VERGADERARRANGEMENT 3 20 Extra VERGADERPAKKET 1 5 p.p. X. Personen =. VERGADERPAKKET 2 4 p.p. X Personen =. VERGADERPAKKET 3 10 p.p. X. Personen = VERGADERPAKKET EXTRA 7 p.p. X. Personen =. VERGADERPAKKET EXTRA PLUS 12 p.p. X. Personen =. Eindtotaal ( tel de omcirkelde bedragen op) = U schrijft het (totaal)bedrag over op REKENINGSNUMMER: (bij de vrije mededeling vermeldt u: uw naam of naam van uw vereniging, het arrangement en het aantal personen X het vergaderpakket(ten)) en u stuurt dit formulier per op (of breng het gewoon mee.)