Gebruiksovereenkomst en gebruikstarieven cultureel centrum Wauterbos gemeente Sint-Genesius-Rode

Transcriptie

1 Gemeente Sint-Genesius-Rode Gebruiksovereenkomst en gebruikstarieven cultureel centrum Wauterbos gemeente Sint-Genesius-Rode 1. Algemene bepalingen De bepalingen in deze gebruiksovereenkomst vermelden de voorwaarden voor het tijdelijk gebruik van één of meerdere zalen van het cultureel centrum Wauterbos, gelegen Wauterbos 3 te 1640 Sint-Genesius-Rode. Het cultureel centrum is eigendom van de gemeente Sint-Genesius-Rode. De overeenkomst is wederzijds en wordt afgesloten voor de periode overeengekomen tussen de gebruiker en de gemeente Sint-Genesius-Rode. De gebruiker kan geldig worden aangesproken en verantwoordelijk gesteld tegenover de gemeente Sint-Genesius-Rode. Elke onderverhuring of ingebruikname voor een andere vereniging dan deze vermeld in de aanvraag is verboden. Wie deze bepaling overtreedt, wordt voor 5 jaar uitgesloten van iedere reservering. Het gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor overeengekomen, leidt ofwel tot het verbreken van het contract, ofwel tot aanpassing van de gebruiksprijs. Onderverhuring is nooit toegelaten en kan aanleiding geven tot vernietiging van het contract. Zowel in de grote zaal als in de kleine zalen mogen door in de gemeente gevestigde politieke partijen politieke vergaderingen worden gehouden. Dergelijke bijeenkomsten zijn evenwel niet toegelaten vanaf de maandag volgend op de vijfde zondag voor de verkiezingen tot de dag na deze laatste. Op de hiernavolgende tijdstippen wordt het cultureel centrum niet in gebruik gegeven: - in de laatste week van december en in de 1 e week van januari - in de maand juli - het weekend van de jaarmarkt van Sint-Genesius-Rode 2. Aanvraag gebruiksovereenkomst Elke aanvraag om over een bepaalde ruimte in het cultureel centrum Wauterbos te beschikken moet gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Sint-Genesius-Rode. De aanvrager gebruikt hiervoor het inschrijvingsformulier van de gemeente Sint-Genesius-Rode en vermeldt hierop alle bijzonderheden met betrekking tot de ingebruikname. Als de gevraagde ruimte vrij is, dan ontvangt men als bevestiging een gebruiksovereenkomst. Blz. 1 -

2 Deze overeenkomst geeft recht op: het gebruik van de beschreven lokalen gedurende de gevraagde gebruiksperiode de verlichting, de verwarming en het onderhoud van de gebruikte lokalen eventueel bijkomend materiaal Het contract moet tegengetekend per kerende aan de verantwoordelijke dienst terugbezorgd worden. Gebruiksovereenkomsten worden ondertekend door een verantwoordelijke van minstens 18 jaar. De aanvraag tot het gebruik van de lokalen moet ten laatste 3 maanden en maximum 1 jaar voor de activiteit ingediend worden bij het college van burgemeester en schepenen. 3. Facturatie De volledige gebruiksvergoeding met inbegrip van de waarborg moet betaald zijn ten laatste 1 maand voor de activiteit. Als dit niet het geval is, vervalt de gebruiksovereenkomst automatisch. 4. Annulering De gemeente moet schriftelijk ten laatste 21 dagen voor de activiteit in kennis gesteld worden van de annulering van een zaal. Zo niet, blijft de volledige gebruiksvergoeding eigendom van de gemeente, als schadeloosstelling. Bij annulering van de activiteit wegens overmacht beschikt de gebruiker over de mogelijkheid om de activiteit onder dezelfde voorwaarden op een latere datum te organiseren, of om de terugbetaling van de gebruiksvergoeding te verkrijgen mits de betaling van een forfaitaire schadevergoeding van 10 % van de totale gebruiksvergoeding. Het college van burgemeester en schepenen kan weigeren om het cultureel centrum in gebruik te geven aan gebruikers (vereniging of privé persoon) die misbruik maken van de reserveringsprocedure. 5. Gebruik van de zalen De gemeente Sint-Genesius-Rode verbindt zich ertoe het cultureel centrum ter beschikking te stellen van de gebruiker, mits nakoming van volgende voorwaarden: - de lokalen zullen in perfecte staat van reinheid verkeren; - het meubilair wordt mits betaling opgesteld zoals de gebruiker dit vraagt; - het materiaal zal in goede staat en operationeel zijn; - de gemeente kan mits betaling een technieker ter beschikking stellen van de gebruiker. De technieker moet, zoals voorafgaandelijk vastgelegd in de gebruiksovereenkomst, de goede werking van het cultureel centrum op materieel vlak verzekeren (techniek, apparatuur, mechaniek). Het is de gebruiker toegelaten om gedurende de dag van de activiteit alle voorbereidingen te treffen die verband houden met de geplande organisatie en dit op het uur in gemeen overleg vastgesteld (plaatsbezoek, repetitie, aanbrengen van materiaal, opstellen van decors, enz.) - behalve bij de huur voor een halve dag. Blz. 2 -

3 Het in gereedheid brengen van de zalen gebeurt in principe de dag van de activiteit zelf, maar mag nooit voorafgaandelijke activiteiten storen. In verband met de voorbereiding van activiteiten, met inbegrip van levering van materialen, zullen steeds de nodige afspraken gemaakt worden met de afgevaardigde van de gemeente. Na het beëindigen van de activiteit zal de gebruiker de zaal in oorspronkelijke staat teruggeven. Alle bijkomende materialen en/of installaties die door de gebruiker voor zijn activiteit werden aangewend, zullen na het beëindigen van deze laatste gedemonteerd en opgeborgen worden zodanig dat de daaropvolgende activiteit ongehinderd kan verlopen. Deze bijkomende materialen moeten ten laatste één werkdag na de activiteit weggehaald worden. Alle vuilnis en leeggoed moeten verwijderd worden door de organisator na de activiteit in kwestie. De gebruiker zal erover waken dat het rookverbod in het cultureel centrum nageleefd wordt. De gebruiker moet tijdens de activiteit zorg dragen voor de brandveiligheid. Het gebruik van kaarsen, tuinkaarsen, vuurwerk en dergelijk is helemaal niet toegelaten. Het opstellen van materialen en eventuele decoratie door de gebruiker mag de toegang tot nooduitgangen, de brandblussers en brandhaspels nooit belemmeren. De bar kan enkel worden gebruikt bij activiteiten in de grote zaal. Afzonderlijk gebruik van de bar is uitgesloten. Voor de bar geldt hetzelfde sluitingsuur als voor de voorziene activiteit. De organisator is vrij in de keuze van leverancier van dranken en dient volledig zelf in te staan voor de bestelling, de levering en het terughalen van niet-gebruikte dranken. De gebruiker moet zelf instaan voor een tapinstallatie. In het cultureel centrum mogen geen maaltijden bereid worden. Het is ten strengste verboden ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. Het college van burgemeester en schepenen zal de sanctie voor misbruik vaststellen. Affiches voor evenementen in het cc mogen enkel aangebracht worden op het daarvoor voorziene grijze prikbord rechts van de inkomdeur. De kosten voor het verwijderen van publiciteit op plaatsen die hier niet voor bestemd zijn, vallen ten laste van de gebruiker. Als er geen technieker gewenst is, moet de gebruiker de sleutel afhalen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. De sleutel wordt door de gebruiker terug aan de gemeente bezorgd op de eerste werkdag na de activiteit. Blz. 3 -

4 6. Gebruikstarieven zalen cultureel centrum Gebruikstarief zaal per dag GEBRUIKSTARIEVEN Cultureel Centrum Wauterbos Sint-Genesius-Rode Voor inwoners van Andere Sint-Genesius--Rode Van maandag 8u tot en met vrijdag 16u Vanaf vrijdag 16u, zaterdag, zon- en feestdagen Van maandag 8u tot en met vrijdag 16u Vanaf vrijdag 16u, zaterdag, zon- en feestdagen Grote zaal (podium, kleedkamer, vestiaire, wc, keuken, bar inbegrepen) Kleine zaal: 1, 2, 3 of 4 per zaal Supplement voor audio-visuele ondersteuning met verplichte technische permanentie. Tarief per uur. Beschikbaar materiaal: - Geluidsversterker en luidsprekers - 3 draadloze microfoons - 1 vaste microfoon - mengpaneel - cd-speler - beamer en groot scherm - podiumverlichting 30 / uur 50 / uur 60 / uur 75 / uur Blz. 4 -

5 Supplement voor logistieke ondersteuning* *enkel als de organisator zelf niet instaat voor de opstelling en het opruimen van het meubilair en ander materiaal Stoelen Tafels Tentoonstellingspanelen (enkel voor grote zaal) Extra podiumelementen Koffiezetapparaat, borden en schotels, lepels, handdoeken, grote borden, dessertborden, bestek Waarborg Totaalbedrag: Korting op totaal bedrag bij evenementen > 1 dag of bij periodieke evenementen* Evenement van < 4 uur Korting -50% Evenementen > 1 dag Max 4 uur= -50% 2 dagen = -20 % 3 dagen = -30 % 4 dagen = -40 % korting > 5 dagen = -50 % korting Periodieke evenementen Maandelijks (min. 8 / jaar) = - 25% Wekelijks (min. 27 / jaar) = - 75% * Kortingen zijn niet cumuleerbaar. De kortingen zijn niet geldig op de werkuren van techniekers. Speciale voorwaarden bij activiteiten voor sociale doelstellingen - Voor activiteiten in samenwerking met de gemeente wordt het cultureel centrum gratis ter beschikking gesteld. - Voor activiteiten met sociale doelstellingen wordt het cultureel centrum gratis ter beschikking gesteld. De gebruiker moet enkel het uurloon van de technische dienst betalen voor het klaar maken van de zalen. Ook bij een gratis gebruik van de zaal dient de gebruiker een gebruiksovereenkomst af te sluiten en het huishoudelijk reglement na te leven. Blz. 5 -

6 7. Wettelijke voorschriften De huurder is verplicht zich te houden aan alle wettelijke voorschriften en normen op het vlak van veiligheid en milieu. De huurder moet zich houden aan het algemeen politiereglement van de politiezone Rode op het vlak van geluidsoverlast, sluitingsuren De activiteiten starten s morgens vanaf 8u. Mits toestemming van het college van burgemeester en schepenen kan een afwijking toegestaan worden op het politiereglement tot 1u s nachts. Vanaf 1 januari 2013 is elke organisator van elektronisch versterkte muziekactiviteiten verplicht de regelgeving van de Vlaamse milieureglementering (VLAREM) na te leven. Het cultureel centrum Wauterbos gebruikt geen geluidsbegrenzer maar behoudt zich te allen tijde het recht om in te grijpen indien tijdens de activiteit de norm wordt overschreden. De gebruiker mag geen groter aantal personen toelaten dan om veiligheidsredenen is toegestaan in de diverse zalen. De maximale bezettingsgraad: - grote zaal en bar, met enkel stoelen: maximum 300 personen - grote zaal en bar, met tafels en stoelen: maximum 250 personen - gelijkvloers, zaal 3 maximum 50 personen - gelijkvloers, zaal 1 maximum 80 personen - gelijkvloers 2 maximum 80 personen - gelijkvloers 4 maximum 25 personen Alle auteursrechten, billijke vergoedingen en accijnsrechten vallen ten laste van de gebruikers. 8. Schade Als er na de activiteit schade vastgesteld wordt, zal de gebruiker op vraag van de afgevaardigde van het gemeentebestuur onmiddellijk ter plaatse komen om in gezamenlijk overleg de schade te bepalen. Als de betrokkene dan niet aanwezig is, zal de afgevaardigde van het gemeentebestuur zelf de omvang van de schade bepalen. Als er schade wordt vastgesteld voor de aanvang van de activiteit, dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan het gemeentebestuur. De vaststelling van de schade gebeurt onmiddellijk en tegensprekelijk tijdens of onmiddellijk na het einde van de activiteit Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen zullen aan reële kostprijs, vermeerderd met administratiekosten, aangerekend worden. De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en beschadigingen van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker. De huurder zal alle uitgaven dragen die voortvloeien uit zijn burgerrechtelijke verantwoordelijkheid tegenover derden. Blz. 6 -

7 Voor alle aangerichte schade of indien de waarborgsom niet volstaat om de kosten ten laste van de gebruiker te dekken, zal het college van burgemeester en schepenen alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen. De gebruikers blijven steeds burgerrechterlijk en contractueel aansprakelijk voor alle gebruiksovereenkomsten afgesloten met de gemeente Sint-Genesius-Rode. Als tijdens de gebruiksperiode ernstige schade wordt vastgesteld door een afgevaardigde van het college van burgemeester en schepenen of als het cultureel centrum niet wordt gebruikt zoals in de overeenkomst werd voorzien, kan het schepencollege of de burgemeester zonder meer de zalen doen ontruimen door het afgeven van een aanmaning aan de gebruiker. De gebruiker kan hiervoor geen enkele schadeloosstelling eisen. Als schade wordt vastgesteld die door de gebruiker bedrieglijk werd verzwegen, dan zal de gebruiker (vereniging of privé persoon) gedurende 5 jaar worden uitgesloten van elke reservering. Blz. 7 -