Huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 AGB Lebbeke CC De Biekorf -Stationsstraat Lebbeke Huishoudelijk reglement INHOUDSTAFEL 1. Reservatievoorwaarden 1.1. Aanvraag 1.2. Betaling 1.3. Annulaties en betwistingen 1.4. Ontbinding overeenkomst 2. Gebruik van de lokalen 2.1 Afhalen en teruggave van badges en sleutels 2.2 Toegang tot de lokalen 2.3 Specifieke gebruiksvoorwaarden Vestiaire Opuiming van de lokalen Opruimen gebruikte materialen Schoonmaak Afval Leeggoed en stock Afsluiten gebouw Bediening technische apparatuur Verbods- en gebodsbepalingen Afname van dranken Verzekering en schade 2.4 Publiciteit 2.5 Bijkomende dienstverlening Ticketservice Verkopen van tickets 3. Veiligheid 4. Geluidsnormen 5. Extra aandachtspunten 1

2 1. Reservatievoorwaarden. 1.1 Aanvraag De aanvraag tot het huren van de accommodatie in CC De Biekorf dient schriftelijk te worden gericht aan het secretariaat van CC De Biekorf. Alle mondelinge of telefonische afspraken hebben geen enkele contractuele waarde en zijn bijgevolg niet bindend. Het aanvragen van een zaal dient ten laatste 3 maanden voor aanvang van de activiteit te gebeuren en ten vroegste 2 jaar. Gebeurt dit niet, dan kan CC De Biekorf de aanvraag weigeren. Enkel een ondertekende aanvraag is een geldige aanvraag. Het aanvraagformulier kan u terugvinden in bijlage 1. Het aanvragen van extra materiaal dient ook schriftelijk te gebeuren en minstens één maand op voorhand doorgegeven te worden. Nalatig gedrag van de aanvrager in het verleden kan een aanleiding zijn tot weigering van het gebruik. De aanvraagformulieren voor zowel technisch materiaal, drank, meubilair en keukenmateriaal zijn te vinden in bijlage Betaling Alle waarborgen en huurgelden dienen betaald te zijn twee weken vóór aanvang van de activiteit. Zo niet, kan het personeel de toegang tot de zalen van CC De Biekorf weigeren. De getekende gebruiksovereenkomst geeft recht op het gebruik van de ter beschikking gestelde ruimte van CC De Biekorf, inclusief het aangevraagde meubilair. Voor andere faciliteiten kan een bijkomende vergoeding worden aangerekend op basis van werkelijke hoeveelheden of werkuren. De tarieven hiervoor vindt u in bijlage 2. Bij schade wordt de waarborg onmiddellijk ingehouden tot het verschuldigd bedrag betaald is. Indien de kosten hoger zijn dan de betaalde waarborg zal een factuur opgemaakt worden voor het resterende bedrag. Een overzicht van de verschillende waarborgen vindt u terug in bijlage 3. Na afloop van de activiteit kan de huurder schriftelijk vragen om de waarborg te verrekenen met de eindafrekening. Het terugstorten van de waarborg gebeurt ten vroegste in de maand volgend op de verhuring. 1.3 Annulaties en betwistingen Annulaties dienen steeds schriftelijk en tijdig te gebeuren. Tijdig annuleren betekent: Podiumzaal: twee maanden vóór de aanvang van de activiteit Andere zalen: één maand voor aanvang van de activiteit Bij tijdige annulering wordt 30% van de reserveringswaarde aangerekend. Wanneer men niet tijdig annuleert, wordt de reservatie 100% doorgerekend. Alle kwesties niet voorzien in deze voorwaarden zullen door het Directiecomité van het AGB Lebbeke worden onderzocht en beslecht na de betrokkenen te hebben gehoord. Alle betwistingen behoren zonder uitzondering tot de bevoegdheid van de Rechtbank van Koophandel van Dendermonde. 2

3 1.4 Ontbinding overeenkomst. Volgende zaken kunnen leiden tot eenzijdige ontbinding van de overeenkomst: Alle problemen die zich stellen omtrent de toepassing van dit reglement. De gebruiker mag de ter beschikking gestelde ruimte enkel gebruiken voor de activiteit waarvoor de ruimte werd aangevraagd en werd betaald. De gebruiker kan in geen geval de ruimte ter beschikking stellen aan andere organisaties of derden. De toegang tot andere ruimten behalve de aangevraagde ruimten is verboden. Elke gebruiker zal steeds vrije toegang verlenen aan het personeel in werkopdracht en aan hulpdiensten. De gebruiker mag in geen geval bedrog in geschrifte plegen tegenover CC De Biekorf. Elke gebruiker verbindt zich ertoe zich in orde te stellen inzake auteursrecht of het politiereglement. 2. Gebruik van de lokalen. 2.1 Afhalen en teruggave van badges en sleutels Badges en/of sleutels worden afgehaald, tijdens de openingsuren, op het cultureel centrum De Biekorf, Stationsstraat Lebbeke, na afspraak met de bevoegde medewerker van CC De Biekorf. Bij het overhandigen van de badge en/of sleutels bevindt de gebruiker zich automatisch akkoord met alle vermeldingen van het huishoudelijk reglement, de bijlagen en de afsprakennota s van CC De Biekorf. Er wordt door beide partijen een ontvangstformulier ingevuld en getekend waardoor betwisting nadien niet meer mogelijk is. De badge en/of sleutels dienen achtergelaten te worden op de afgesproken plaats (brievenbus onder trap bij bibliotheek), na het volledig en verplicht afsluiten van het gebouw. Indien de sleutel/badge niet tijdig wordt ingeleverd of niet gedeponeerd wordt op de afgesproken plaats, zal CC De Biekorf extra dagdelen aanrekenen en bij verlies ook de waarborg inhouden. Wanneer de afgesproken dagdelen overschreden worden, zal CC De Biekorf het extra dagdeel aanrekenen bij de eindfactuur. 2.2 Toegang tot de lokalen De zaalwacht en/of technicus zal aanwezig zijn op het tijdstip dat werd afgesproken. De gebruiker krijgt dan pas toegang tot het gebouw, tenzij dit op voorhand anders werd vastgelegd. De toegang tot de technische lokalen, het podium en de regie is verboden voor alle personen die er niet wegens dienstredenen nodig zijn. De podiumzaal en kleedkamers worden 1u na het optreden afgesloten door de verantwoordelijke technici. 3

4 2.3 Specifieke gebruiksvoorwaarden Vestiaire Het gebruik van de vestiaire is enkel mogelijk na voorafgaandelijk akkoord van CC De Biekorf. De gebruiker dient zelf te voorzien in een nummeringssysteem, indien men dit wenst. Het meenemen van grote tassen, paraplu s, eetwaren, dranken, is verboden in de podiumzaal van CC De Biekorf Opruiming van de lokalen Opruimen gebruikte materialen: o Al het materiaal dat door de organisator van de manifestatie ter plaatse werd gebracht dient op de laatste dag van de activiteit verwijderd te worden. Gebeurt dit niet, dan houdt het AGB zich het recht voor het materiaal te verwijderen op kosten van de gebruiker. Het AGB Lebbeke kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor het achtergebleven materiaal. o Tafels: alvorens de tafels op de karren worden geplaatst, reinigt u deze met een vochtige doek. De grote klaptafels mogen enkel op de grote karren gestapeld worden met een maximum aantal, op de karren vermeld. o De witte terrasstoelen en de zwarte vergaderstoelen dienen per 5 gestapeld te worden en aan de kant geschoven te worden. Plooistoelen moeten allemaal terug in de daarvoor bestemde karren. o Technisch materiaal plaatst u terug op de plaats die u met de technicus afspreekt. o Indien de goederen en het materiaal binnen de week niet zijn opgehaald, worden ze beschouwd als verworven. Schoonmaak: o Wanneer de zaal leeg is, dient deze opgeveegd te worden en de grove plekken verwijderd te worden. Veegborstels vindt u in het lokaal van de alarmcentrale. o Zorg voor voldoende vaatdoeken en schoonmaakmateriaal. o Alle glazen, borden, kopjes, bestek en ander materiaal dient schoon te zijn en gesorteerd te worden, en moet teruggeplaatst worden op de oorspronkelijke plaats. Laat geen vuile vaat achter. o Wanneer vastgesteld wordt dat de opkuis niet verliep zoals afgesproken, zullen het reëel aantal kuisuren van gemeentelijk personeel doorgerekend worden op de eindfactuur aan 15/uur. o In bijlage 4 vindt u een controlefiche die CC De Biekorf hanteert om te verifiëren of alles correct is schoongemaakt. Afval: o o Afval, glas, karton en vuilniszakken mogen niet worden achtergelaten: sorteer uw afval in de containers die zich bevinden aan de tuinpoort. Restafval hoort thuis in vuilniszakken van de gemeente Lebbeke (aan te schaffen door de vereniging of aanvrager). 4

5 Leeggoed en stock: o Het leeggoed dient gesorteerd te worden. Heeft u een volle bak, dan mag deze achteraan de stock geplaatst worden, tegen de muur. Cola en Fanta flessen mogen samen in een bak, water en spuitwater mogen ook in dezelfde bak. o De lege kartonnen dozen na het gebruik van flessen wijn of chips dienen ook in de container gegooid te worden, nadat deze dicht geplooid werden. o Het glas dat geen leeggoed is, mag in de gang naast de stock geplaatst worden in de voorziene bakken. Afsluiten gebouw: o Elke deur dient gesloten te worden met de bijhorende sleutel of badge. o Controleer of alle verwarmingen en lichten gedoofd zijn. Ook de lichten in de gang dienen gedoofd te worden. o Controleer of de gasvuren en andere (keuken)apparatuur is afgezet en/of waterkranen werden dichtgedraaid. o Controleer of alle zalen en materialen werden opgeruimd zoals hierboven afgesproken. o Wanneer alles afgesloten is en u bevindt zich in de gang, dan dient u de sleutels achter te laten in de sleutelbrievenbus. Deze bevindt zich tegen de muur aan de Bibliotheek (onder de trap, voorbij de toiletten). Bij verlies van de sleutels en/of badge, dient de gebruiker dit onmiddellijk te melden aan een medewerker van CC De Biekorf of via de permanentiegsm. o Bij het buitengaan langs de schuifdeuren dient u er zeker van te zijn dat deze op nummer 4 (bedieningspaneel) staan. Bij het verlaten van het gebouw, drukt u steeds een alarmcode bij de podiumzaal en/of de bunker in, die u van tevoren heeft aangevraagd Bediening technische apparatuur: Het gebruik van de vast aangesloten technische installaties zal enkel worden toegelaten onder toezicht van een technicus van CC De Biekorf. In samenspraak met de huurder kan het theatertechnisch materiaal worden klaargezet en bediend door een technicus van CC De Biekorf. De benodigde uren van aansluiten, testen en opruimen worden aangerekend aan de huurder volgens het tarief van 40/uur en volgens op voorhand bepaalde uren voor opbouw, repetitie, afbraak en voorstelling. Wanneer in de podiumzaal technische bijstand nodig is, worden aan vereniging, de volgende uren doorgerekend: Opbouw 4u Forfaitair Repetities 2u/technicus/repetitie Tot 23u. Na 23u worden de extra uren doorgerekend. Voorstelling 4u/technicus/voorstelling Forfaitair Voor activiteiten in de andere zalen worden de werkelijk gepresteerde uren doorgerekend met een maximum volgens bovenstaande tabel. Voor een overzicht van de aanwezige technische materialen, alsook de aanvraag ervan,zie bijlage 5. 5

6 2.3.4 Verbods- en gebodsbepalingen In het gehele gebouw geldt een algemeen rookverbod. Het KB van 15/05/2002 houdende het verbieden van het roken in bepaalde openbare plaatsen is van toepassing op alle lokalen van CC De Biekorf. De afgesproken aanvangsuren van de activiteit moeten worden gerespecteerd, net als de doorgegeven uren voor opbouw van de zaal en het einde van de activiteiten. Het is verboden ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen en/of te beplakken, er hechtingsmateriaal op aan te brengen of te beschilderen. Wanneer het personeel van CC De Biekorf kan aantonen dat dergelijke praktijken gebeurden, kan de waarborg ingehouden worden en zullen de kosten voor herstel zich verhalen op de gebruiker. Alle materialen zijn bij aankomst al afgewerkt en kunnen op zichzelf staan. Er wordt dus niet meer geschilderd of getimmerd. Alle gebruikte decoratie en materialen moeten meteen na afloop van het evenement verwijderd worden. Affiches, aankondigingen e.d. mogen slechts aangebracht worden, in samenspraak met het aanwezige personeel. Na de manifestatie moeten deze verwijderd worden. De gebruiker is verantwoordelijk voor de gebruikte infrastructuur van de lokalen van CC De Biekorf. Hij is verantwoordelijk voor schade aan de infrastructuur, de uitrusting en de ter beschikking gestelde apparaten, ongeacht of deze schade veroorzaakt wordt door zichzelf, zijn medewerkers, zijn genodigden of de deelnemers aan deze activiteit. Het AGB Lebbeke kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen, noch voor schade aan derden Afname van dranken : Bij gebruik van de diensttoog in de podiumzaal of het cultuurcafé is men verplicht drank af te nemen via CC De Biekorf. De bestelling van drank wordt minstens veertien dagen op voorhand doorgegeven aan het secretariaat. Per consumptie wordt een bedrag aangerekend aan de gebruiker. Een prijslijst bevindt zich in bijlage 6. Deze lijst dient ook voor de aanvraag van dranken. Bij gebruik van eigen wijn/cava zal kurkrecht aangerekend worden (1 /fles). Indien u eigen wijn/cava mee brengt, zal deze hoeveelheid voor de start van de activiteit geteld worden en dient u het leeggoed achteraf te laten staan zodat onze medewerker het aantal verbruikte flessen kan tellen. Indien alles wordt meegenomen, zal alles wat werd meegebracht, aangerekend worden Verzekering en schade De gemeente voorziet in een afstand van verhaal ten gunste van de huurder voor wat betreft het gehuurd gebouw en de aan de gemeente toebehorende inboedel. De inrichters staan in voor de verzekering van de tentoongestelde werken of voorwerpen, voor alle risico s van brand, diefstal, beschadiging of vernietiging evenals voor de andere voorwerpen of materiaal aangewend voor het inrichten van manifestaties. Het AGB kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade aan of diefstal van voorwerpen die eigendom zijn van of in bewaring werden gegeven aan de gebruiker. De inrichter mag niet minderjarig zijn. Hij/zij dient onder toezicht van twee volwassenen te staan en hun identiteit kenbaar te maken bij de verantwoordelijke van CC De Biekorf. Het zijn de volwassenen die ondertekenen en de verantwoordelijkheid dragen. Het sluitingsuur wordt altijd in overleg met het bestuur van het AGB Lebbeke en mits schriftelijk akkoord van het college van burgemeester en schepenen bepaald. Indien de 6

7 activiteit tot uur duurt, wordt ten laatste om uur de muziek stop gezet en wordt er aangekondigd dat de activiteit een half uur later eindigt. Tot uur is er verkoop van drankbonnetjes. Om uur start de opruiming van de accommodatie. Dit gebeurt altijd met gesloten deuren en zonder geluid. Om 04.00u moet het gehele gebouw verlaten, correct gesloten alsook opgeruimd zijn. 2.4 Publiciteit Het ophangen van affiches mag enkel in de toiletten van CC De Biekorf, na goedkeuring van het secretariaat van CC De Biekorf en deze dienen door de cultuurmedewerkers van CC De Biekorf opgehangen te worden, dit is niet de taak van de organisatie zelf. Aan de inkom mogen enkel affiches van CC De Biekorf zelf hangen. Op een affiche dient steeds de naam en adres van de verantwoordelijke uitgever, datum, aanvangsuur, prijs ticket, telefoonnummer en wijze van ticketreservatie vermeld te worden. Er mag in geen geval verwezen worden naar CC De Biekorf indien de organisatie niet rechtstreeks van ons komt. 2.5 Bijkomende dienstverlening: Ticketservice: De gebruiker kan mits vergoeding ( 1,50 per ticket) de ticketverkoop van een activiteit laten verzorgen door CC De Biekorf. De verkoop gebeurt enkel via het geautomatiseerde ticketsysteem van CC De Biekorf. Een uur voor aanvang van het evenement zal de balie bemand zijn door een personeelslid van CC De Biekorf voor de verkoop en opvolging van tickets. Bij annulering van een evenement worden de gegevens van de klanten overgemaakt aan de organisator. Deze moet zelf de klanten op de hoogte brengen van de annulering. Tickets die reeds verkocht werden, worden doorgefactureerd aan de organisator. Eigen verkoop van tickets: Wanneer een toegangsprijs wordt gevraagd: Staat de gebruiker in voor de druk en de verkoop van de tickets. Staat de gebruiker ook in voor de controle en veiligheid aan de deur. Andere afspraken kunnen worden gemaakt in overleg met het secretariaat van CC De Biekorf. Wanneer gebruik wordt gemaakt van de diensten van CC De Biekorf voor de verkoop van tickets: Wordt bij de afrekening van de ticketgelden 1,50 administratiekost aangerekend per verkocht ticket. Dit geldt ook voor voorbehouden managementplaatsen en dergelijke. Er kan gebruik gemaakt worden van de administratieve ondersteuning bij aanvang van het evenementen. 7

8 3.Veiligheid: De gebruiker dient 6 maand op voorhand melding te doen van zijn activiteit bij de Veiligheidscel van de gemeente Lebbeke. Alle verplichtingen en informatie hieromtrent kan u vinden op: De nooduitgangen moeten tijdens het evenement steeds vrij blijven en de noodverlichting dient steeds zichtbaar te blijven. Zorg dat de nooduitgangen tijdens uw evenement open zijn voor de zalen die u gebruikt. Er mag nergens in het gebouw gerookt worden. Het overschrijden van het aantal toegewezen plaatsen per ruimte, zoals bepaald omwille van de brandpreventie, is ten strengste verboden. De totale capaciteit in de podiumzaal bedraagt 686 zitplaatsen en 1000 staanplaatsen. Indien u dit aantal overschrijdt, kan uw evenement stilgelegd worden. (voor verdere informatie omtrent de capaciteit van onze zalen kan u terecht in onze algemene brochure) Misbruik van brandbestrijding- en brandmeldingapparatuur wordt financieel gesanctioneerd. Na het laden en lossen worden wagens onmiddellijk verplaatst naar de voorziene parkings. Doeken, decorelementen, zijn brandwerend behandeld en vergezeld van een attest. Speciale effecten zoals vuurwerk, rookmachine e.d. zijn vergezeld van een attest. De gebruiker dient dit te vermelden op het reservatieformulier (opmerkingen). De verantwoordelijke theatertechnicus kan het gebruik van dergelijke zaken verbieden, wanneer hij dit niet veilig acht. Alle handelingen die strijdig zijn met de wettelijke voorzieningen betreffende arbeidsinspectie en veiligheid (Wet op het welzijn op het werk, ARAB en AREI) zijn strafbaar en strengste verboden. Naast bovenstaande algemene bepalingen geldt dat wanneer een personeelslid van CC De Biekorf aanwezig is, dit personeelslid volledige zeggenschap heeft wat betreft de veiligheid. 4. Geluidsnormen Sinds 1 januari 2013 is de nieuwe wetgeving op de geluidsnormen van kracht. CC De Biekorf is een ingedeelde inrichting klasse 3 - meldingsplichtig; Het geluidsniveau in alle lokalen (met uitzondering van de terraszaal; zie verder) van CC De Biekorf is toegelaten tot 95dB(A)L Aeq,15min. Men kan een uitzondering aanvragen bij het college van burgemeester en schepenen. Het geluidsniveau mag dan maximaal 100dB(A) L Aeq,60min bedragen. En dit onder de volgende voorwaarden (zie aanvraagformulier in bijlage 9): 1) De muziekactiviteit vindt plaats tussen 12u en 24u en duurt max 3u. Per dag kan max 1 periode van 3u toegelaten worden. Volgende maatregelen dienen te worden genomen : Het geluidsniveau dient te worden gemeten en geregistreerd Een visuele indicatie van het geluidsniveau Gratis ter beschikking stellen van oordopjes 8

9 2) De muziekactiviteit is gekoppeld aan een bijzondere gelegenheid. Voor de gemeente geldt: max. 12 gelegenheden per jaar, max. 2 gelegenheden per maand, max. 24 kalenderdagen per jaar. Volgende maatregelen dienen te worden genomen : Het geluidsniveau dient te worden gemeten en geregistreerd Een visuele indicatie van het geluidsniveau Gratis ter beschikking stellen van oordopjes Het Centrum beschikt over een mobiele decibelmeter met visualisatie en registratie die enkel gebruikt wordt onder toezicht van een technicus. Indien u een activiteit organiseert zonder personeel van CC De Biekorf, kan u bij de gemeentelijke of provinciale uitleendienst ook een decibelmeter ontlenen. Uitzondering van de Terraszaal: Het geluidsniveau in de Terraszaal van CC De Biekorf is toegelaten tot 85dB(A)L Aeq,15min. De Terraszaal is uitgerust met een vaste display met visualisatie en registratie van het geluidsniveau. Bij elektronisch versterkte muziek dient de geluidsinstallatie te worden aangesloten op het rode stopcontact dat zich in de terraszaal bevindt. Bij overschrijding van het geluidsniveau zal een rode waarschuwingslamp knipperen gedurende 1 minuut Indien tijdens die 1 minuut het geluidsniveau NIET wordt verminderd zal onherroepelijk de spanning uitvallen. Na 22u houdt u ramen en deuren dicht om lawaaihinder te vermijden. Het niet naleven van de veiligheidsvoorschriften heeft de verplichte stopzetting van de activiteit tot gevolg, zonder dat de gebruiker hiervoor een schadevergoeding kan eisen. 5. Extra aandachtspunten - Vrij toegang verschaffen aan het personeel van CC De Biekorf met het oog op controle over het naleven van alle voorwaarden is verplicht. - Bij niet naleving van één of meerdere bepalingen van dit reglement kan het AGB de gebruiksovereenkomst teniet doen zonder enige schadevergoeding aan de gebruiker. Ook kunnen de overtreders voor de toekomst worden uitgesloten van ieder gebruik van de infrastructuur van CC De Biekorf. - Alle betwistingen tussen het AGB en gebruikers worden beslecht door de rechtbanken van het arrondissement Dendermonde. - Bij gebruik van de tribunes in de podiumzaal mag men zich niet met dranken of etenswaren in de podiumzaal begeven. Bij problemen, kan de huurder ten allen tijde telefonisch contact opnemen met de zaalwacht op het permanentienummer 0471/