PIP - Matchpoint - Manual NL - AX AXtension bv

Transcriptie

1

2 AXtension bv reserves the right to change and/or improve this publication and/or related products without notice at any time. This publication does not create any obligations unless specifically stated. No part of this publication may be reproduced in any form, by photocopy, microfilm or any other means, except with explicit written permission from: AXtension bv Jan van Riebeeckweg LG Venlo Industrial number Venlo 9213 Tel. : +31 (0) Fax : +31 (0) info@axtension.com Internet : Trade register number Bank Bank account number IBAN number VAT number : : : : : , Noord- en Midden Limburg Chamber of Commerce Rabobank Venlo e/o NL43RABO NL B01

3 Inhoud 1 Inhoudsopgave Hoofdstuk I Inleiding 3 Functie... afbakening 3 Hoofdstuk II Instellingen 4 Parameter... instellingen 4 Algem een... 4 OCR... 8 Em ail... 9 E-m ailparam eters Workflow... instellingen 11 Autorisatie... gebruikers 14 Overzicht Grootboekrekeningen... per persoon 15 Algem een Grootboekrekeningen... per persoon 17 Leverancier... (Aanvulling) 19 Leverancier... parameters 20 Hoofdstuk III Proces beschrijving 22 Facturen... inlezen 22 Factuurcontrole Overzicht Identificeren Identificeren Pakbonmatching Registreren Zet in w orkflow Workflow aanpassen Boekstuktransacties Fiatteren Afkeuren Annuleren Handmatig... verw erken 42 Goedkeuren Facturenjournaal Goedkeuringsjournaal Overeenkom stige... pakbonnen (aanvulling) 45 Overeenkomstige... Pakbonnen 46 Diverse toeslagen Overzicht Algemeen Bijw erken OK

4 2 Annuleren Opm erkingen Logboek Notificaties... versturen 56 Factuurinformatie... op openstaande posten 57 Factuurinformatie... op betaalvoorstel 58 Hoofdstuk IV Transitorische inkoopfactuur kosten 60 Transitorisch... kostenjournaal 60 Genereren... transitorisch kostenjournaal 62 Algem een Journaal Boeken van transitorische... kosten 65 Om keren van... transitorische kosten 66

5 Inleiding 1 3 Inleiding Op basis van de behoefte vanuit de markt is er een workflow management systeem ontwikkeld in Dynamics AX voor het fiatteren van inkoopfacturen. De workflow wordt volledig elektronisch ondersteund, waarbij de factuur verschillende fiatteringstappen doorloopt. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen facturen met een verwijzing naar een inkooporder en facturen zonder verwijzing naar een inkooporder. Inkoopfacturen met een inkooporder die volledig overeenkomen met de inkooporder pakbon kunnen direct bij registratie volledig worden geboekt, hiervan wordt geen workflow aangemaakt. 1.1 Functie afbakening De functionaliteit van deze AXtension is beperkt tot het proces van ontvangst van een inkoopfactuur tot en met de definitieve verwerking van de inkoopfactuur in de financiële administratie. De functie uitbreidingen en de aanpassingen op standaard Dynamics AX beperken zich tot het elektronisch toegankelijk maken van een gescande factuur, het gecontroleerd fiatteren van de factuur met behulp van een workflow, het matchen van de factuur met een specifieke pakbon(regel) en de mogelijkheid om verschillen na matchen weg te boeken naar een grootboekrekening of toeslagcode. Vanwege diverse rapportage momenten in de financiële administratie is het boeken van transitorische inkoopfacturen kosten als uitbreiding opgenomen in de module.

6 4 2 Instellingen 2.1 Parameter instellingen Voor een juiste afhandeling van facturen zijn een aantal instellingen noodzakelijk. Deze kunt u vinden via de menuoptie: Leveranciers/Instellen/Factuurcontrole/Parameters inkoopfacturen Algemeen Veld Omschrijving Pad naar ingescande documenten In dit veld wordt de verwijzing naar de directory opgenomen voor de gescande facturen.

7 Instellingen Veld Omschrijving Pad naar werkfolder In dit veld wordt de verwijzing naar de directory opgenomen voor de facturen die onderhanden zijn. Pad naar archief In dit veld wordt de verwijzing naar de directory opgenomen voor de facturen die geboekt zijn in Dynamics AX Pad naar verwijderde facturen In dit veld wordt de verwijzing naar de directory opgenomen voor de facturen die verwijderd zijn in Dynamics AX. Bestandsformaat van inkoopfacturen De gescande facturen hebben een standaard bestandsformaat. Voor het opvragen van een factuur is dit gegeven noodzakelijk. Nummerreeks voor toewijzing batchnummer Dit is het batchnummer van het batchproces voor het inlezen van facturen. Inkoopfactuurdocument nummerreeks Voor de nummering van de inkoopfacturen. Jaarlijkse factuurnummerreeks Aan de hand van de factuurdatum wordt bepaald welk jaar in de nummerreeks wordt gebruikt. 5

8 6 Veld Omschrijving Prefix jaarlijkse factuurnummerreeks Voorloopcode voor de factuurnummerreeks. Nummerreeks voor intern PDF nummering Dit is het nummer van het pdf document in de bovengenoemde mappen. Factuurgoedkeuringsjournaalnaam Dit is het journaal waarmee de geregistreerde facturen administratief goedgekeurd worden. Journaalnaam factuurjournaal Dit is de journaalcode voor het facturenjournaal. Journaalnaam facturenregister Dit is het journaal waarin de facturen geregistreerd worden. Journaalnaam transitorische kosten Dit is het journaal waarin transitorische inkoopfactuur kosten geboekt kunnen worden. Achtervoegsel journaalomschrijving Scheidingsteken tussen journaalnaam en datum. Datum opnemen in journaalnaamomschrijving Indien de datum opgenomen dient te worden in de journaalomschrijving. Oorsprong transactiedatum journaal De datum die moet worden aangehouden voor de financiële transactie in het registratie journaal. Factuurdatum / datum binnenkomst / vervaldatum

9 Instellingen Veld Omschrijving en betalingskorting data zijn afhankelijk van deze keuze. Aantal dagen waarna gele kleur Geel: als de factuur is vervallen minus aantal dagen waarop gele kleur. Foutmeldingen bij matchen onderdrukken Als er bij het matchen foutmeldingen ontstaan worden deze onderdrukt, dit kan ook per gebruiker worden ingesteld. Handmatige invoer toegestaan Hierbij wordt toegestaan dat matchpoint zonder het scannen van facturen wordt gebruikt als workflow management tool voor inkoopfacturen. Automatisch aanpassen boekdatum als Als de voorraad is afgesloten wordt de voorraad afgesloten boekdatum automatisch aangepast naar de eestvolgende datum na de voorraad aanpassing. Kleur vervaldatum waarschuwing Geef de kleur op voor de waarschuwing (geel). Kleur vervaldatum verstreken Geef de kleur op voor vervaldata die verstreken zijn. Kleur Gefiatteerd Geef de kleur op voor de gefiatteerde facturen. 7

10 OCR OCR Veld Omschrijving Importtype OCR Geef het bestandsformaat om de OCR berichten te importeren.

11 Instellingen Pad importbestanden (OCR) 9 Geef het pad op waar de bestanden zich bevinden om te importeren. Pad verwerkte importbestanden (OCR) Geef het pad op waar de geïmporteerde bestanden worden gearchiveerd. Voor de instellingen van de directories dient er rekening gehouden te worden met de autorisatie van de paden. Internet Explorer 7 is zodanig beveiligd dat netwerkschijven niet toegankelijk zijn. Aangeraden wordt dan ook om Internet Explorer 6 te gebruiken. Internet Explorer 7 werkt wel samen met Acrobat Reader 7. De Application Object Server dient toegang tot deze folders te hebben. Ook dient de AOS de volledige rechten te hebben

12 10 Veld Omschrijving Verzender adres Hier wordt het adres van de verzender ingevuld. Onderwerp Dit is de tekst voor het onderwerp van het bericht. Sjabloon Dit is het <HTML> sjabloon van het bericht dat verzonden wordt parameters Met de knop parameters kunnen de SMTP instellingen voor het verzenden van

13 Instellingen 11 ingesteld worden voor Dynamics AX. Voor verdere uitleg van deze parameters wordt verwezen naar de handleiding van Microsoft Dynamics AX Workflow instellingen WORKFLOW INSTELLINGEN De instellingen voor de te volgen fiattering workflow kunnen worden onderhouden met behulp van de menuoptie: Leveranciers/Instellen/Factuurcontrole/Workflow. In deze functie bepaalt u de volgorde en de autorisatie van de workflow voor de fiattering van de

14 12 inkoopfacturen. Veld Omschrijving Workflow-stap Dit is de volgorde waarin een workflow wordt doorlopen. Start altijd met (0). Leveranciercode Hiermee geeft u aan of de workflow betrekking heeft op een leverancier / een leveranciersgroep of alle leveranciers (Tabel/Groep/Alle). Leverancier(sgroep) Dit is de aanduiding van de leveranciersgroep of leverancier waarvoor de workflow wordt aangemaakt. Dit veld is afhankelijk van het veld leveranciercode verplicht in te geven.

15 Instellingen Veld Omschrijving Groep extern-artikelomschrijvingen De workflow kan eventueel worden aangemaakt voor een specifieke groep artikelen. Deze groep kan op de leverancier worden aangegeven in het veld Artikel-leveranciersgroep. Inkooppool Het veld inkooppool kan eventueel gebruikt worden om de workflow per groep inkopers in te richten. Minimaal bedrag Gaat het factuur bedrag dit minimale bedrag te boven wordt de workflow stap aan de factuurworkflow toegevoegd. Werknemer Dit is de werknemer die de workflow stap voor inkoopfactuur moet fiatteren. Notificatie Indien dit veld is aangevinkt wordt er een verzonden aan de werknemer in kwestie. Dagen Dit is het aantal dagen dat de werknemer krijgt om de fiattering van de factuur uit te voeren. 13

16 Autorisatie gebruikers Deze functie autoriseert gebruikers voor de facturen in de functie factuurcontrole. Leveranciers/Instellen/Factuurcontrole/Medewerkers Overzicht Veld Omschrijving Werknemer Dit is een werknemer gegeven in Dynamics AX. Lid financiële administratie De gebruikers van de financiële administratie

17 Instellingen Veld 15 Omschrijving mogen facturen inlezen, registreren en goedkeuren. De werknemer moet gebonden zijn aan een gebruiker. Op basis hiervan worden de rechten bepaald Grootboekrekeningen per persoon Zie beschrijving in het hoofdstuk Grootboekrekeningen per persoon Algemeen Algemeen

18 16 Veld Omschrijving Werknemer Dit is een werknemer gegeven in Dynamics AX. Lid financiële administratie De gebruikers van de financiële administratie mogen facturen inlezen, registreren en goedkeuren. FILTERWAARDEN Alles weergeven Geeft de gebruiker de selectie mogelijkheid om alle facturen weer te geven binnen de selectie.

19 Instellingen Veld Omschrijving Filter werknemer Dit is de filterwaarde voor de werknemer. Filter leverancier Dit is de filterwaarde voor de leverancier. Factuurstatus Dit is de filterwaarde voor de factuurstatus. Aantal dagen oud Filter de facturen op vandaag - aantal dagen. Filteren toegestaan Dit geeft een gebruiker de mogelijkheid om facturen te filteren. 2.4 Grootboekrekeningen per persoon Met deze functie kunnen de toegestane grootboekrekeningen per persoon ingesteld worden. Alle grootboekrekeningen in de range zijn toegestaan in het gebruik door deze persoon in de factuurcontrole. Het menupad is: Leveranciers/Instellen/Factuurcontrole/Grootboekrekeningen per medewerker. 17

20 18 Veld Omschrijving Werknemer Dit is een werknemer gegeven in Dynamics AX. Grootboekrekening Dit is de toegestane grootboekrekening waar vanaf. T/m grootboekrekening Dit is de toegestane grootboekrekening tot en met.

21 Instellingen 2.5 Leverancier (Aanvulling) Bij de leverancier zijn een aantal instellingen toegevoegd om de verwerking van facturen volgens de ingestelde wijze te laten verlopen. Menu: Leveranciers / Leveranciersdetails. Veld Omschrijving Boekingswijze Met deze keuze kan aangeven worden of een factuur gecontroleerd moet worden aan de hand van een inkooporder (Factuurregister) of dat het een kosten factuur betreft die met behulp van een workflow goedgekeurd moet gaan worden (Factuurjournaal). 19

22 20 Automatisch in workflow Hiermee wordt bepaald of een leverancierfactuur na registratie automatisch in een workflow wordt opgenomen. Indien deze keuze niet wordt aangezet zal bij factuurregistratie de workflow handmatig aangemaakt moeten worden. Automatisch inkooporder matchen Bij de registratie van een inkoopfactuur met inkooporder verwijzing wordt de factuur automatisch goedgekeurd met het totaal van de nog te factureren ontvangsten op pakbon voordat er een workflow wordt aangemaakt. Dit goedkeuren vindt alleen plaats indien er geen afwijkingen op de totalen zijn geconstateerd. 2.6 Leverancier parameters LEVERANCIER PARAMETERS Het boeken van leveranciersfacturen met pakbon matching wordt ondersteund wanneer het pakbonnummer uniek is. Menuoptie: Leveranciers\Instellen\Parameters: tabblad updates.

23 Instellingen Veld Omschrijving Pakbon in grootboek boeken Deze dient aangevinkt te zijn. Controleren op gebruikte pakbonnummer Zet deze op duplicatie afwijzen. 21

24 22 3 Proces beschrijving 3.1 Facturen inlezen Voordat facturen verwerkt kunnen worden in Dynamics AX moeten de facturen gescand zijn. Het scannen van de facturen vindt buiten Dynamics AX plaats. Om de facturen te verwerken dient er een proces opgestart te worden waarbij de gescande inkoopfacturen, lees documentennamen, worden hernoemt naar een documentnummer dat door Dynamics AX wordt uitgegeven en waarbij de gescande documenten worden verplaatst van de gescande documenten directory naar de werk directory. Menu: Leveranciers/Periodiek/Factuurcontrole/Facturen inlezen. Dit is een batchfunctie en kan dus ingesteld worden om periodiek automatisch de gescande facturen op te nemen in te verwerken facturen van Dynamics AX.

25 Proces beschrijving 23 Facturen kunnen ook handmatig aangemaakt worden door middel van New of <Ctrl-N>. Dit is slechts mogelijk indien dit in de Matchpoint paramaters is gedefinieerd (zie Instellingen/Parameters instellingen/algemeen). 3.2 Factuurcontrole FACTUURCONTROLE Het proces van de factuurcontrole vindt plaats in de menufunctie: Leveranciers/Veel gebruikte formulieren\factuurcontrole details.

26 24 In deze functie worden alle ingelezen facturen verwerkt. In de functie facturen inlezen is beschreven hoe de facturen automatisch kunnen worden ingelezen via een menuoptie. In dit scherm is de functie Facturen inlezen als functieknop opgenomen om de automatische functie handmatig te kunnen uitvoeren. Met de filter velden kan de lijst van de getoonde facturen worden gefilterd op de volgende gezichtspunten: Veld Omschrijving Alles Weergeven Toont alle facturen in de lijst. Status Dit veld filtert de lijst met facturen voor de betreffende status. Leeg geeft facturen voor alle statussen. Werknemer Dit veld filtert de lijst met facturen voor de betreffende werknemer die de volgende fiatteringstap moet uitvoeren. Leeg geeft facturen voor alle werknemers. Leverancier Dit veld filtert de lijst met facturen voor de

27 Proces beschrijving 25 betreffende leverancier. Leeg geeft facturen voor alle Leveranciers. Vanaf datum Facturen weergeven van af datum. Verwijderde Alleen de verwijderde facturen tonen. Het veld Workflow laat zien welke werknemers mogen fiatteren voor de actuele workflowstap. Dit is alleen van toepassing op facturen met de status Onderhanden Overzicht Dit overzicht wordt gebruikt ter informatie en voor selectie doeleinden. Veld Omschrijving Gemarkeerd Als dit veld in aangevinkt wordt de factuur opgenomen in de functie die kan worden aangeroepen met de gemarkeerde functieknoppen. Opmerkingen aanwezig Indicatie voor aanwezige opmerkingen.

28 26 Workflow-stap Dit is het volgnummer van de workflow waarin de factuur zich bevindt. Factuurnummer Dit is het interne factuurnummer van de inkoopfactuur. Factuurstatus Dit is de status waarin zich de factuur bevindt Datum binnenkomst Dit is de datum waarom de factuur is ingelezen in Dynamics AX. Leverancier Dit is de leverancier van de factuur. Transactietekst Dit is de omschrijving van factuur. Valuta Dit is de valuta waarin de factuur is gesteld. Debet / Credit Dit is het bedrag van de creditnota of factuur. Factuur Dit is het factuurnummer van de leverancier. Inkooporder Dit is het inkoopordernummer van de factuur. Vervaldatum Dit is de datum waarop de factuur vervalt. Deze datum wordt berekend aan de hand van de betalingsconditie van de leverancier en de

29 Proces beschrijving factuurdatum. Knoppen Omschrijving Facturen inlezen Deze functie leest de facturen in zoals beschreven in het hoofdstuk Facturen inlezen. Import inkoopfacturen Importeer facturen gebaseerd op OCR herkenning. Identificeren Met deze functie worden de gescande factuurdocumenten geïdentificeerd in Dynamics AX. Registreren Met deze functie worden de facturen geregistreerd in het factuurregister of in de facturenpool exclusief boeking, dit is afhankelijk van het gekozen boekingswijze. Zet in workflow Als bij de leverancier niet bepaald is dat er automatisch een workflow wordt aangemaakt, kan deze met deze knop worden gegenereerd. Fiatteren Met deze functie kunnen de medewerkers de 27

30 28 Knoppen Omschrijving factuur in de workflow fiatteren. Afkeuren Met de functie kunnen de medewerkers de factuur afkeuren Goedkeuren Met deze functie kunnen de administratiemedewerkers de factuur goedkeuren en boeken in Dynamics AX Annuleren Met deze functie wordt de registratie van de afgekeurde facturen geannuleerd in Dynamics AX. Handmatig Facturen kunnen middels deze functie handmatig geboekt worden via de standaard journalen van Dynamics Ax Pakbonmatching Matchen met pakbonnen QUERY s Facturenworkflow Met deze functie kan de status van de workflow opgeroepen worden en kan de workflow onderhouden worden.

31 Proces beschrijving Knoppen Omschrijving Boekstuktransacties Met deze functie kunnen de grootboektransacties van de factuur geraadpleegd worden. Facturenjournaal Met deze functie kan het factuurjournaal geraadpleegd worden. FUNCTIES Controleren/bijwerken status inkoopfactuur Indien na handmatige boekingen de status niet automatisch wordt bijgewerkt Identificeren Identificeren De identificatie van de factuur vindt plaats op het tabblad Identificatie. 29

32 30 Veld Omschrijving Leverancier In dit veld worden de leverancier van de factuur ingegeven. Naam Naam leverancier wordt getoond. Bankrekening Bankrekening leverancier wordt getoond Boekingswijze Met deze keuze kan aangeven worden of een factuur geboekt wordt met behulp van het facturenregister of facturenjournaal. Indien wordt gekozen voor facturenjournaal dan worden de

33 Proces beschrijving Veld Omschrijving velden Inkooporder en Pakbonnen niet getoond. Factuur Dit is het factuurnummer van de leverancier Gemarkeerd Markeringsindicatie voor het boeken van de factuur. Inkooporder In dit veld kan een inkooporder geselecteerd worden voor factuurcontrole. Pakbonnen Pakbonnummer inkooporder. Dit nummer dient uniek te zijn, duplicaten zijn niet toegestaan. Er zijn meerdere pakbonnen mogelijk. Deze dienen gescheiden te worden door een komma. Factuurdatum De datum van de factuur. Vervaldatum De datum waarop de factuur betaald moet zijn. Deze vervaldatum wordt berekend aan de hand van de factuurdatum en de betalingsconditie van de leverancier. Betalingskenmerk Het kenmerk bij de betaling van de factuur. 31

34 32 Veld Omschrijving BTW groep Dit is de BTW groep van de leverancier. BTW groep voor artikel Dit is de BTW tariefgroep die geldt voor dit artikel. Facturen met meerdere BTW Tariefgroepen worden handmatig uitgesplitst in het factuurregister of het facturenjournaal. BTW bedrag Het berekende BTW bedrag (wordt bij identificatie berekend). Gecorrigeerd BTW bedrag Hier kan het gecorrigeerde BTW bedrag worden ingevoerd. Tegenrekening De kostensoort(grootboekrekening) van de factuur kan in dit veld ingegeven worden. Indien de factuur betrekking heeft op meerdere kostensoorten kunnen deze via de knop handmatig gespecificeerd worden. Transactietekst Dit is de omschrijving van factuur / kostensoort.

35 Proces beschrijving Veld Omschrijving Valuta Dit is de valuta waarin de factuur is gesteld Debet / Credit Dit is het bedrag van de factuur of creditnota. Wisselkoers Dit is de wisselkoers van de valuta. Dimensie De Afdeling, Kostenplaats en de Kostendrager (Doel) kunnen hier gevuld worden Identificeren Na het invullen van de gegevens wordt de factuur geïdentificeerd met behulp van op de knop Identificeren. De status van de factuur verandert in Geïdentificeerd. 33

36 34 De BTW wordt na identificatie berekend Pakbonmatching Voorafgaand aan het registreren van de factuur, kunnen de pakbonregels geïdentificeerd worden door middel van de functieknop Pakbonmatching.

37 Proces beschrijving Voor verdere uitleg over het matchen van pakbonnen met de factuur zie het hoofdstuk: Overeenkomstige pakbonnen (aanvulling) Registreren Registreren Het registreren van de factuur vindt plaats met behulp van de functieknop Registreren. 35

38 36 Voordat er geregistreerd kan worden moet het veld Gemarkeerd aangevinkt worden. De knoppen met een markering (zoals Registeren en Goedkeuren) zijn alleen te gebruiken als een of meerdere facturen gemarkeerd zijn. Na het registreren wordt de factuurstatus gewijzigd in Geregistreerd. Facturen met een inkooporder worden direct goedgekeurd in een goedkeuringsjournaal, mits er aan alle voorwaarden is voldaan. De volgende melding verschijnt dan in beeld.

39 Proces beschrijving 37 Als de factuur direct goedgekeurd wordt zal er een extra melding worden getoond, in deze extra melding wordt aangegeven of de facturen goedgekeurd zijn. Met goedkeuren wordt bedoeld het matchen van een inkoopfactuur met de nog te factureren ontvangsten van een inkooporder Zet in workflow Zet in workflow Na het registreren van de factuur kan de workflow geactiveerd worden met de functieknop Zet in workflow. In de leverancier gegevens kan met een parameter bepaald worden dat de workflow automatisch gestart wordt als de pakbon niet overeenkomt met de factuur. Het is ook mogelijk om de factuur

40 38 handmatig goed te keuren, door middel van de functieknop Handmatig Workflow aanpassen Na het aanmaken van de workflow heeft de factuur de status Onderhanden. Via de functieknop Query s en vervolgens te kiezen voor Facturenworkflow kan de fiattering workflow voor de inkoopfactuur opgevraagd of onderhouden worden. In dit overzicht wordt de standaard workflow zoals deze is ingesteld bij Leveranciers/Instellen/Factuurcontrole/Workflow voor deze factuur getoond. Dit overzicht kan gewijzigd worden.

41 Proces beschrijving Boekstuktransacties Boekstuktransacties Van de geboekte facturen kunnen de journaalpost transacties opgevraagd worden met behulp van deze functie Fiatteren Fiatteren kan met behulp van de knop fiatteren. Alleen de personen die in de actuele workflow-stap (kolom) zijn opgenomen kunnen de factuur fiatteren.

42 40 Als alle stappen gefiatteerd zijn kan een factuur worden goedgekeurd door een medewerker van de administratie met behulp van het markeren van de facturen en de functieknop Goedkeuren. De rode kleur geeft aan dat de factuur de vervaldatum van de workflow gepasseerd heeft voor fiattering en goedkeuring. De gele kleur geeft aan dat het aantal dagen toegestaan voor goedkeuring genaderd is tot het aantal dagen aangegeven in de parameters van de factuurcontrole. Via het tabblad Goedkeuringsjournaal kunnen de kostenboeking of handmatige wijzigingen in het goedkeuringsjournaal worden opgevraagd.

43 Proces beschrijving Eventuele wijzigingen kunnen worden doorgevoerd op de tabbladen Identificatie en Dimensie. Eventuele opmerkingen kunnen via het tabblad Opmerkingen geregistreerd worden. 41

44 Afkeuren Afkeuren Als er een factuur afgekeurd is kan deze geannuleerd worden met behulp van de functieknop Annuleren. Na afkeuren kan een factuur opnieuw in een workflow worden opgenomen of geannuleerd worden Annuleren Markeer hiervoor de factuur en druk op Annuleren Facturen met de status Afgekeurd kunnen opnieuw in de workflow worden opgenomen door de factuur te selecteren en te klikken op Zet in workflow Handmatig verwerken Als een factuur in het facturenregister is verwerkt met een inkooporder en de factuur is in het registratieproces niet goedgekeurd, dan krijgt deze de status Geregistreerd, behalve als voor de leverancier een workflow automatisch gestart wordt, dan heeft de factuur de status Onderhanden. De status Geregistreerd maakt het mogelijk om de factuur handmatig goed te keuren met behulp van de functieknop Handmatig in het goedkeuringsjournaal of in het facturenjournaal.

45 Proces beschrijving 43 Eventueel kan de factuur opnieuw in een workflow worden aangeboden Goedkeuren Na het afhandelen van de workflow kan de factuur goedgekeurd worden. Afhankelijk van de gekozen methode wordt de factuur goedgekeurd in het facturenjournaal of in het factuurgoedkeuringsjournaal Facturenjournaal Verwerken van de geregistreerde factuur volgens het facturenjournaal. Er zijn een aantal tabbladen toegevoegd op de factuurregistratie. Deze tabbladen zijn dezelfde als in de functie Facturengroep excl. boekingsdetails. Met deze tabbladen kan de factuur aangevuld worden door de administratie.

46 44 De functionaliteit is hierbij gelijk aan de functionaliteit van standaard Dynamics AX. Indien de factuur opgesplitst moet gaan worden vanwege de BTW, moet dit altijd met behulp van de functieknop Handmatige boeking in het journaal worden uitgevoerd Goedkeuringsjournaal Goedkeuringsjournaal Verwerken van de geregistreerde factuur volgens het factuurgoedkeuringsjournaal. Het verwerken van de factuur in het factuurgoedkeuringsjournaal kan met behulp van de functieknop

47 Proces beschrijving 45 Goedkeuren en de functieknop Handmatig. Voor het automatisch goedkeuren van de factuur dient u eerst de markeer checkbox aan te vinken en daarna op de functieknop Goedkeuren te klikken. De factuur wordt direct geboekt en gematched met de inkooporder. Indien er nog handmatig ingegrepen moet worden kan de factuur via de functieknop Handmatig worden opgeroepen in het factuurgoedkeuringsjournaal en met behulp van deze functie geboekt worden. Een factuurlijn die goedgekeurd kan worden heeft een groene kleur en de status Gefiatteerd Overeenkomstige pakbonnen (aanvulling) Overeenkomstige pakbonnen (aanvulling)

48 46 In het factuurgoedkeuringsjournaal kunnen inkooporders met facturen gematched worden. Met behulp van de functie Inkooporder. Als er nu een van meerdere ontvangen pakbonnen betrekking heeft op de factuur is de matching van de factuur niet eenvoudig via de functie Inkooporder. Hiervoor is een extra functie gemaakt die het matchen van volledig ontvangen pakbonnen mogelijk maakt. Deze functie heet Overeenkomstige pakbonnen (zie schermafbeelding). Met deze functie is het mogelijk om een pakbon te selecteren voor het matchen van de inkoopfactuur Overeenkomstige Pakbonnen De te matchen pakbon(en) en of pakbonregel(s) kunnen door ze te markeren worden geselecteerd.

49 Proces beschrijving 47 Door in de bovenste lijst een pakbon te markeren worden alle pakbonregels gemarkeerd. In de onderste lijst staan alle pakbonregels, deze kunnen per regel gemarkeerd worden. De tekens geven de status aan of de regel wel of niet gematched is Diverse toeslagen Met deze functie kunnen meerdere gecodeerde toeslagen op de factuur worden verwerkt. De toeslagen moeten met tegenrekening type Leverancier gedefinieerd zijn.

50 Overzicht Veld Omschrijving Code voor diverse toeslagen Hier kan een voorgedefinieerde toeslagcode met het tegenrekeningtype leverancier worden geselecteerd. Transactietekst Dit is een omschrijving van deze transactie. Categorie De categorie van de toeslag voor de methode van berekening:

51 Proces beschrijving Veld Omschrijving Vast Stuks Percentage Waarde van diverse toeslagen Het bedrag van de toeslag. Valuta Is de valuta van de factuur. Behouden Indien de toeslag is ingegeven op de inkooporder kan deze worden behouden voor eventuele volgende facturen. Indien dit veld niet wordt aangevinkt zal bij de volgende factuur geen toeslag worden voorgesteld Algemeen Algemeen 49

52 50 Veld Omschrijving BTW-groep Geef de BTW-groep van de leverancier voor berekening van de juiste BTW. BTW-groep voor artikel Geef de BTW-groep van het artikel voor juiste berekening van de BTW.

53 Proces beschrijving Bijw erken Hierna kan de factuur geboekt worden met behulp van de knop bijwerken. Dit moet nog definitief bevestigd worden met behulp van het onderstaande boekingsscherm OK Als er een verschil geconstateerd wordt tussen de factuur en de overeenkomstige pakbonnen kan het verschil op een grootboekrekening worden geboekt.

54 52 Hiervoor wordt het volgende scherm getoond waar het restant bedrag nog te boeken wordt voorgesteld: Ook de financiële dimensies kunnen hierbij opgegeven worden.

55 Proces beschrijving Annuleren Indien een factuur afgekeurd wordt kan de factuur definitief geannuleerd worden. De openstaande post wordt hierdoor tegen geboekt. Door de afgekeurde facturen te markeren kunnen met behulp van de functieknop Annuleren de facturen geannuleerd worden. Handmatig annuleren volgens het factuurgoedkeuringjournaal is ook mogelijk.

56 Opmerkingen Op het tabblad Opmerkingen kunnen verschillende teksten worden geplaatst door het opmerkingen tekstblok te openen met behulp van de + voor de tekst Toevoegen. De ingevoerde teksten worden bewaard met de functieknop Toevoegen.

57 Proces beschrijving Logboek Logboek In het Logboek worden onder andere de volgende meldingen gelogd: - Foutmeldingen van het matchen - Fiatteren van facturen - Annuleren van facturen - Goedkeuren van facturen 55

58 Notificaties versturen Voor het versturen van naar de gebruikers is een periodieke functie beschikbaar. Hierbij wordt een mailtje per werknemer verstuurd indien deze persoon minimaal één factuur te fiatteren heeft. Menu: Leveranciers/Periodiek/Factuurcontrole/Notificaties versturen.

59 Proces beschrijving 3.4 Factuurinformatie op openstaande posten FACTUURINFORMATIE OP OPENSTAANDE POSTEN In de openstaande posten van een leverancier kan het document (pdf) opgevraagd worden. 57

60 Factuurinformatie op betaalvoorstel De functie voor het opvragen van het factuurdocument is ook beschikbaar in het betaalvoorstel.

61 Proces beschrijving 59

62 60 4 Transitorische inkoopfactuur kosten Het uitvoeren van een accurate periodieke financiële rapportage hangt nauw samen met de beschikbaarheid van betrouwbare financiële informatie. Voor een deel is deze informatie beschikbaar in Dynamics AX maar nog niet verwerkt in de financiële administratie. Hieronder vallen, in belangrijke mate, facturen die wel al geregistreerd zijn maar nog niet gefiatteerd en goedgekeurd zijn door de organisatie. Om deze beschikbare informatie financieel te maken is er een functie voor het boeken van transitorische kosten. 4.1 Transitorisch kostenjournaal Voor het boeken van transitorische kosten is een speciaal grootboek journaal noodzakelijk.

63 Transitorische inkoopfactuur kosten De minimaal benodigde instellen voor het journaal staan hieronder beschreven: Veld Omschrijving Naam De naam van het journaal. Omschrijving De omschrijving van het journaal. Type journaal Dagelijks Boekstuknummering Het boekstuknummer moet gelijk zijn aan het boekstuknummer van het inkoopfacturen registratiejournaal uit de Matchpoint parameters. Tegenrekeningtype Grootboek Tegenrekening Dit moet gevuld zijn met een grootboekrekening voor de transitorische kosten. Vaste tegenrekening Dit veld moet actief zijn zodat deze rekening niet gewijzigd kan worden. 61

64 Genereren transitorisch kostenjournaal Voor het genereren van een journaal voor transitorische kosten is het noodzakelijk dat de nog te fiatteren facturen voorzien zijn van de nog te boeken kosten. Deze nog te boeken kosten moeten in het goedkeuringsjournaal worden aangemaakt als journaalpost regel. De transitorische kosten worden gegenereerd aan de hand van de aangemaakte journaalregels uit het goedkeuringsjournaal. De tot en met datum is belangrijk als selectiedatum voor de te fiatteren facturen voor het boeken van transitorische kosten. Menu: Leveranciers/Periodiek/Factuurcontrole/Genereren journaal transitorische kosten. Na het ingeven van een datum en het bevestigen met OK wordt er een algemeen journaal aangemaakt.

65 Transitorische inkoopfactuur kosten Algemeen Journaal Algemeen Journaal In het algemeen journaal is een journaal aangemaakt voor de transitorische kosten. 63

66 64 De regels van het algemeen journaal kunnen worden gewijzigd. Het boekstuk is gelijk aan het boekstuk van de inkoopfactuur. De boekdatum is de datum van het goedkeuringsjournaal.

67 Transitorische inkoopfactuur kosten Boeken van transitorische kosten Boeken van transitorische kosten Het boeken van een transitorisch journaal gebeurt met behulp van een speciale methode waarbij de geboekte transitorische kosten worden tegengeboekt in de volgende periode. Voordat het journaal geboekt wordt zal er gecontroleerd/gevalideerd worden of het factuurgoedkeuringsjournaal intussen niet is geboekt. Als dit toch het geval is zullen de kosten uit het transitorische journaal verwijderd worden.

68 Omkeren van transitorische kosten Omkeren van transitorische kosten Bij het boeken van de transitorische kosten wordt er automatisch een omgekeerde boeking gegenereerd. De transactiedatum hiervoor moet worden opgegeven. Deze transactiedatum is de dag na de datum die is opgegeven als selectie datum voor het transitorische kosten journaal. De selectiedatum van het transitorische journaal is opgenomen in de omschrijving van het journaal.

69 Transitorische inkoopfactuur kosten 67 Daarna worden er een aantal boekstukken geboekt in het transitorische journaal en in het omgekeerde journaal.

70 68 Er worden achtereenvolgens 2 journalen geboekt in het grootboek. Alle facturen in het factuurgoedkeuringsjournaal worden voorzien van de nieuwe boekdatum.

71 Transitorische inkoopfactuur kosten 69 Het boekstuk van de journalen is gelijk waardoor alle transitorische boekingen op te vragen zijn bij de inkoopfactuur.