Intern factureren. Datum: , by MKG Nederland B.V. Ontwerp: MKG Nederland B.V.

Transcriptie

1 Intern factureren Datum: Ontwerp: MKG Nederland B.V. Auteur: MKG Nederland B.V. MKG versie: V004021A , by MKG Nederland B.V. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No parts of this book may be reproduced in any form, by print, photo print, microfilm or any other means, without written permission from the Publisher

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding De Inrichting Administratie kruistabel onderhoud Administratie instellingen: Planning Administratie instellingen: dagboeken Bewerkingen: koppeling met resources De werking Uren verwerken Nacalculatie gegevens Financiële gegevens

3 Intern factureren Voorwoord Dit handboek is bedoeld om inzicht en overzicht te verkrijgen in de mogelijkheden van het intern factureren binnen de MKG software. We wensen veel plezier bij het lezen van dit handboek en hopen dat het helpt om een goede indruk te krijgen van de mogelijkheden van onze software. Wellicht ten overvloede willen we wijzen op het bestaan van verschillende cursussen. Naast de MKG ERP basistraining worden er verschillende vervolgtrainingen door MKG verzorgd. De basiskennis, opgedaan tijdens de basistraining, is nodig bij de vervolgtrainingen en voor het doornemen van de MKG handleidingen. Handleidingen worden meegeleverd met onze software, en zijn te vinden via het menu-item 'Help' of onder de <F1> toets. Voor vervolgtrainingen kunt u zich via onze website aanmelden ( Weergaven die u kunt aantreffen in dit boek: Een verwijzing. Bijvoorbeeld: hoofdstuk 2 Een te volgen menupad: MKG -> Help -> Handleidingen Belangrijke trefwoorden/menukeuzes/etc.: Betalingscondities Aanduiding van een toets of toetsencombinatie: <F9> of <Ctrl+C> Voorbeeldweergave van opmerkingen (tips en belangrijke aanwijzingen) Tip: Om de lezer te attenderen op een handigheidje. Let op! Om de lezer te attenderen op o.a. belangrijke instellingen. De in de handleiding gebruikte Schermafbeeldingen kunnen afwijken van een specifieke bedrijfssituatie. Oorzaak hiervan is dat de getoonde schermen afhankelijk kunnen zijn van de systeeminstellingen en tabellen binnen MKG. Daarnaast kan het zijn dat schermen of schermdelen verborgen blijven, doordat een gebruiker beperkte toegang en rechten kan hebben. Handboeken worden per versie onderhouden en bijgewerkt. 3

4 1. Inleiding De handleiding word gebruikt voor het beschrijven van de functionaliteit Intern Factureren met de MKG software. Binnen de software is Intern Factureren gedefinieerd als de mogelijkheid om uren te kunnen verantwoorden vanuit 1 administratie op een productieorder in een andere administratie. Deze functionaliteit heeft als doel om: Eenvoudig orders te kunnen klokken binnen een organisatie die bestaat uit meerdere ingerichte administraties in MKG en De administratieve afhandeling te vereenvoudigen doordat de administratie waardoor de uren worden gemaakt (en de uren levert) automatisch een verkoopfactuur en een openstaande post kan genereren. Daarnaast wordt in de administratie die de uren inkoopt een inkoopfactuur geboekt en tevens een openstaande post aangemaakt. Direct kosten inzichtelijk te maken van uren (met eventuele opslagen) in het onderhanden werk van de administratie waarin de productieorder is aangemaakt. Onderstaand geeft uitleg over inrichting en werkwijze. In ons voorbeeld hebben we twee administraties aangemaakt: 001 Machinefabriek De Koning (inkoper van uren) 008 De Koning Service (verkoper van uren) De Machinefabriek heeft een productieorder waarop uren gemaakt gaan worden door Service. Nadat de urenregistratie in Service is gecontroleerd en verwerkt, worden de uren vanuit de administratie van De Koning Service intern gefactureerd aan Machinefabriek de Koning. 4

5 Intern factureren 2. De Inrichting Voordat er intern gefactureerd kan worden moeten er een aantal instellingen ingericht worden. 1. Administratie kruistabel inrichten 2. Administratie instellingen planningsscherm inrichten 3. Administratie instellingen dagboeken intern factureren inrichten 4. Grootboekrekeningen aanmaken voor, voorraadgroep, verkoopgroep, en tussenrekening uitbesteding. (alleen noodzakelijk als deze kosten uitgesplitst moeten worden) 5. Verkoopgroep inrichten (indien de interne uren apart op een grootboek geboekt moeten worden) 6. Voorraadgroep inrichten (indien de interne uren apart op een grootboek geboekt moeten worden) 7. Bewerkingen (van de inkopende organisatie) aan de resources (van de verkopende administratie) koppelen Administratie kruistabel onderhoud. Op te roepen vanuit MKG menu Systeem Administratie kruistabel. Daarnaast de benodigde toelichting bij de velden die beschikbaar zijn in deze tabel. Afbeelding 2.1. Administratie kruistabel onderhoud De instelling worden verdeeld over de groepen Bron gegevens en Doel gegevens. Bij de bron gegevens word de administratie gespecificeerd die de kosten maakt (De Koning Service 5

6 bv). Bij de doel gegevens wordt de administratie gespecificeerd die de uitvoering van de werkzaamheden doet. Deze verantwoord dus de uren op een productieorder in administratie 001 van Machinefabriek de Koning. Bron administratie heeft doel administratie als crediteur (leverancier), en moet deze betalen voor zijn diensten. Doel administratie heeft bron administratie als debiteur (klant), en ontvangt van hem geld voor de verrichtte werkzaamheden. Bron gegevens Bron administratie: Geef bij de bron administratie aan, de administratie waarin de uren geboekt gaan worden (de administratie die de kosten maakt). Na het intern factureren wordt in deze administratie een openpost debiteur aangemaakt. Debiteur: Het debiteur nummer waaronder de bron administratie vermeld staat in de doel administratie Verkoopgroep: Verkoopgroep die in de bron administratie aangesproken wordt bij intern factureren. Voorraadgroep: Voorraadgroep die in de bron administratie aangesproken wordt bij intern factureren. BTW: BTW code die van toepassing is. Dekking man: Percentage waarmee de kosten van man uren opgehoogd word. Dekking machine: Percentage waarmee de kosten van machine uren opgehoogd worden. Commerciële opslag: Percentage over netto + dekking. Wordt evt. berekend over bedrag incl. dekking man en dekking machine. Doel gegevens Doel administratie: Geef bij doel administratie aan, de administratie waar de productieorder staat waarop uren (kosten) verantwoord moeten worden. Na het intern factureren wordt hier een openpost crediteur aangemaakt. Crediteur: Het crediteurnummer waaronder de doel administratie vermeld staat in de bron administratie. Tussenrekening uitbesteding: Tussenrekening die aangesproken wordt in de doel administratie. BTW: BTW code die van toepassing is. Dekking: Percentage waarmee de kosten van de (interne) uitbesteding opgehoogd worden. Commerciële opslag: Percentage over netto + dekking. Wordt evt. berekend over bedrag incl. dekking man en dekking machine. In de administratie kruistabel onderhoud kunnen meerdere koppelingen tussen administraties gerealiseerd worden. Er kan dus ook een koppeling terug gelegd worden. Dus van administratie 001 naar 002, en visa versa. 6

7 Intern factureren 2.2. Administratie instellingen: Planning Afbeelding 2.2. Administratie instellingen - Productieorder Planning Hier is noodzakelijk dat het vinkje bij Plan administratie onafhankelijk aan staat. Let op! Wanneer dit vinkje in administratie 1 aangezet wordt, geldt dit niet alleen voor administratie 1 maar voor alle administraties. Voor het uitzetten van het vinkje geldt hetzelfde. 7

8 2.3. Administratie instellingen: dagboeken Bij de administratie instellingen dienen bij Interne facturen de dagboeken ingevuld te worden. Deze worden gebruikt bij de interne verkoop- en de interne inkoopfacturen. Deze inrichting dient de worden gedaan per administratie. Afbeelding 2.3. Administratie instellingen Financieel - Processen 2.4. Bewerkingen: koppeling met resources Doel administratie (Machinefabriek de Koning) Er moet een koppeling gelegd worden tussen een bewerking in doeladministratie met een resource in de bron administratie. Afbeelding 2.4. Bewerkingen onderhoud 8

9 Intern factureren Tip: Om de uren van de interne uitbesteding inzichtelijk te krijgen, is het raadzaam om er een aparte bewerking voor aan te maken. Resource koppeling In de werkbalk van het scherm Bewerkingen onderhoud, zit een icoon om het scherm resource koppeling te openen. In dit scherm wordt een bewerking gekoppeld aan een resource in de andere administratie. Afbeelding 2.5. Resource koppeling Bron administratie (Werkmaatschappij één) De bewerkingen in deze administratie moet gekoppeld worden onder het tabblad planning aan een eigen resource. Hier zijn belangrijk de netto uurtarieven en de declarabele uurtarieven. Deze zullen gebruikt worden om te bepalen wat het te factureren bedrag is. Let op! De bewerking heeft als type, een direct uursoort. Bij voorkeur een aparte uursoort ten behoeve van interne uitbestedingen. Het uurtype kan geselecteerd worden in de procestabel Uursoorten, onder de module urenregistratie. In het tabblad uren van de module bewerkingonderhoud moet deze ingevuld worden. 9

10 3. De werking In de bron administratie is het nu mogelijk door middel van de uren verantwoording, de kosten te verantwoorden op productieorders in de doel administratie. Tip: Gebruik een andere nummering voor productieorders in de verschillende administraties. Bijvoorbeeld MF Machinefabriek de Koning en KS voor De Koning Service. De werking van de urenregistratie / ureninvoer gaat op dezelfde manier als in een standaard inrichting. De uren moeten voorlopig en definitief verwerkt worden voordat deze binnen de administraties gefactureerd kunnen worden Uren verwerken Uren geklokt op een productieorder van de ander administratie worden na definitief verwerken overgezet naar het tabblad intern factureren. Uren geklokt op een productieorder van de eigen administratie worden na definitief verwerken overgezet naar de eigen productieorder en gaan niet door naar het tabblad intern factureren. Afbeelding 3.1. Verwerken uren: Intern factureren In dit tabblad verschijnen alle uren regels die intern gefactureerd kunnen worden. Selecteer deze en kies voor Verwerk. Wanneer geen interne facturatie nodig is kan gekozen worden voor Niet fact.. Let op! Door de laatste stap Intern factureren wordt er op een productieorder in de doeladministratie (MKG Nederland bv) NC gegevens toegekend. Foutmeldingen kunnen voorkomen als bijvoorbeeld een productieorder in deze administratie een status heeft waarbij geen nacalculatie toegestaan is of als er geen dagboeken zijn ingericht bij de administratie instellingen onder financieel/processen. 10

11 Intern factureren In zowel de bron als doeladministratie worden automatisch open posten gecreëerd. In de bron administratie is de basis voor de open post een handmatige verkoopfactuur (automatisch aangemaakt) met een verkoopgroep zoals gespecificeerd in de kruistabel. In de doel administratie is de basis voor de open post crediteuren een handmatige inkoopfactuur (automatisch aangemaakt). Wanneer een fysieke factuur gewenst is kan deze uitgedraaid worden door gebruik te maken van Pakbon/ Factuurbeheer. De regelomschrijving van de factuur wordt door MKG automatisch gegenereerd Nacalculatie gegevens De nacalculatie gegevens worden als uren getoond onder de bewerkingen, en de kosten worden inzichtelijk gemaakt bij de materialen: deze uitbestede uren word als ongelinkte materiaalregel(s) aangemaakt. Afbeelding 3.2. Productieorderbeheer in doeladministratie MF De Koning Het aantal bestede uren zijn te zien bij info NC onder het tabblad NC. Als je met de muis op het veld met de manuren gaat staan, in de kolom NC, en op de rechtermuisknop klikt, dan verschijnt er een pop-up scherm met de bestede uren van de verschillende administraties: Afbeelding 3.3. Detail info NC in de doeladministratie Bij de materialen van de order wordt de Interne factuur als regel zichtbaar in de nacalculatie: 11

12 Afbeelding 3.4. NC informatie weergave in de module Productieorderbeheer Met de knop Wijzig in het tabblad NC kan meer inzicht worden verkregen in de opbouw van de interne uitbesteding: Afbeelding 3.5. NC informatie geopend via de knop Wijzig in module Productieorderbeheer 12

13 Intern factureren 3.3. Financiële gegevens Door gebruik te maken van de functionaliteit Intern Factureren kunnen uren niet alleen over meerdere administraties heen worden geboekt maar de MKG software neemt tevens de financiële afhandeling voor rekening. In de financiële administratie worden mutaties gemaakt voor: 1. Verkoopfactuur in de leverende administratie (bron). Daarbij worden de instellingen gebruikt uit de procestabellen die eerder in dit handboek zijn besproken 2. Inkoopfactuur in de ontvangende administratie (doel). Wanneer MKG Financieel is ingericht dan zal het maken van deze facturen tevens leiden tot: 1. een openstaande post bij de debiteuren in de bron administratie en 2. een openstaande post bij de crediteuren in de doel administratie 13

14 Slotwoord U bent aan het einde gekomen van dit handboek. Wij van MKG hopen, dat veel dingen die u gelezen hebt, iets kunnen betekenen voor uw onderneming. Dit handboek beschrijft natuurlijk vooral de algemene situatie. Toch zou het voldoende handvaten moeten geven om antwoorden te vinden op veel van uw vragen. We kunnen ons voorstellen dat er nog zaken zijn waarop u dieper wil ingaan. Hiervoor heeft MKG een groot aantal consultants in dienst. Zij kunnen u op verschillende vlakken van dienst zijn. Bijvoorbeeld voor het geven van bedrijfskundige en/of financiële adviezen. Nieuwe bedrijfsprocedures met de daarbij behorende inrichtingsvraagstukken worden samen met u besproken om uiteindelijk te komen tot een zo optimaal mogelijke inrichting van de software. Bent u geïnteresseerd of wilt u een afspraak maken dan is uw projectleider of accountmanager uw directe aanspreekpunt. Voor vragen van functionele aard belt u met onze Consultancy desk. Zij vertellen u graag alles over de werking en kijken met behulp van het programma Teamviewer, indien nodig gewoon met u mee. Het telefoonnummer kunt u vinden op onze website. ( Het MKG team hoopt dat u plezier heeft beleefd aan het lezen van dit boek en wenst u veel succes bij het werken met de MKG software. 14