Release Notes V004026A00. Datum: Ontwerp: MKG Nederland B.V. Auteur: MKG Nederland B.V. MKG versie: V004026A00

Transcriptie

1 Release Notes V004026A00 Datum: Ontwerp: MKG Nederland B.V. Auteur: MKG Nederland B.V. MKG versie: V004026A MKG Nederland B.V. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No parts of this book may be reproduced in any form, by print, photo print, microfilm or any other means, without written permission from the Publisher

2 Voorwoord Versie 26 (V004026) van MKG is een feit! In dit document wordt de nieuwe functionaliteit beknopt gepresenteerd. Daarnaast worden kleinere verbeteringen puntsgewijs uiteengezet bij de sectie Release Notes. Bij MKG streven we ernaar om de installatie van een nieuwe versie van de MKG-software op een soepele wijze te laten verlopen, zonder dat er nieuwe instellingen nodig zijn voor de gebruiker. In dit document omschrijven we zo duidelijk mogelijk de wijzigingen en accentueren we, waar nodig, verwachte gevolgen, zodat onze gebruikers zich optimaal kunnen voorbereiden en maximaal kunnen profiteren van de nieuwe functionaliteit. De wijzigingen worden uitgebreider beschreven in de overige MKG handleidingen, welke gratis worden meegeleverd met onze ERP-software: deze kunt u vinden onder het menu-item 'Help'.

3 Inhoud 1 Nieuwe functionaliteit Betalingsverkeer... 4 Importeren (vervolg)... 5 WKR... 7 Procesnummering boekjaar afhankelijk Release Notes Versie A Engineering... 7 Inkoop... 7 Financieel... 7 Relatiebeheer... 8 Systeem... 8 Urenbeheer... 9 Rapportage Slotwoord... 10

4 1 Nieuwe functionaliteit 1.1 Betalingsverkeer De grootste verandering in de versie 26 betreft de module betalingsverkeer. De module betalingsverkeer is aangepast, vergelijkbaar aan de functionaliteit zoals deze ook wordt toegepast bij de vernieuwde module inkoopfactuurbeheer (versie 25). Hierbij is inzicht, overzicht van meerdere regels te samen een belangrijke functionaliteit. Hierbij is het focus verplaatst van separate betaalregels die telkens individueel moesten worden ingevoerd, naar een invoer van meerdere betaalregels. Uw bankafschrift met een boekstuknummer is hierbij een verzameling geworden van meerdere betaal-/ontvangstregels. Vergelijkbaar met het papieren bankafschrift welke u ontvangt van uw bank. Als gevolg van deze aanpassing is het mogelijk geworden een bankafschrift in zijn geheel in te kunnen lezen. MKG zal hierbij op basis van bankrekening (IBAN), genoemde bedragen en omschrijvingsvelden automatisch een match kunnen maken, waardoor het invoeren en onderhouden van bijvoorbeeld uw bankboek aanzienlijk versneld. De match van openstaande posten gebeurt hierbij op minimaal de laatste 4 posities van een inkoop-/verkoopfactuur. Een betaling van meerdere open posten ineens kan hierbij ook automatisch worden bepaald. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om tekst herkenning zelf toe te voegen, zodat ook individuele betalingen van bijvoorbeeld uw pinpas, geautomatiseerd aan een grootboekrekening kunnen worden gekoppeld. Tot slot herkent het matchingsprincipe van betalingsverkeer uw telebankier-batch bestanden. Als u deze functionaliteit enige tijd gebruikt, zult u merken dat het invoeren van betalingsverkeer zich zal beperken tot het controleren en misschien nog aanpassen van slechts enkele regels. MKG gebruikt hiervoor het bestandsformaat CAMT053. Een gestandaardiseerd XML formaat welke door de meeste banken wordt ondersteund. Natuurlijk werkt de handmatige manier van betalingsverkeer ook nog. De voordelen van open posten herkenning en dergelijke zijn hier ook van toepassing. Ondanks dat het voorgaande proces in grote mate geautomatiseerd kan verlopen, voert MKG deze import bewust en alleen in de schermen van de module betalingsverkeer uit. U heeft dus direct inzicht en ziet welke betalingen, ontvangsten en matches er worden kunnen worden gevonden door MKG, zonder dat deze zijn doorgevoerd naar de database. Te allen tijde kunt u hier handmatig op ingrijpen en wijzigingen doorvoeren. Pas bij het opslaan zullen de betalingen worden weggeschreven naar de database. Daarnaast is een reeds opgeslagen boeking in betalingsverkeer nog te wijzigen totdat de bijbehorende financiële mutatie definitief zijn verwerkt (Module Financieel verwerken). Bij het wijzigen binnen het betalingsverkeer, worden alle betaalregels met hetzelfde boekstuknummer ook getoond, waardoor het totaaloverzicht behouden blijft.

5 Voor het kunnen importeren van betalingsverkeer is een importscript nodig op basis van het proces betalingen. Heeft u meerdere bankrekeningen, dan kan met verschillende importscripts het juiste script bij de juiste bank worden gekozen. Met behulp van een import referentie-id wordt voorkomen dat een betaalregel nogmaals ingelezen wordt (Zie 1.2. Importeren (vervolg)). TIP : Voor een gedetailleerde beschrijving, zie het document betalingsverkeer in de volgende link. 1.2 Importeren (vervolg) Ketenintegratie waarbij verschillende interne, maar ook externe systemen automatisch gegevens met elkaar wisselen, is essentieel in de procesverbetering binnen de gehele branche. Een topic wat bijna voortdurend om aanpassingen en uitbreiding vraagt van de software. Daarmee heeft MKG in deze versie weer een aantal belangrijke toevoegen gedaan aan het import proces. Referentie-id : op elk record dat geïmporteerd wordt kan een specifiek referentie-id worden ingevuld. Dit specifieke referentie-id wordt opgeslagen in de database van MKG. Dit unieke referentie-id kan er vervolgens voor zorgen dat een bestaand record wordt gewijzigd met nieuwe importdata, cq. hiermee kan worden voorkomen dat records dubbel worden ingelezen. Als voorbeeld zou hierbij kunnen gelden het inlezen van bankafschriften zoals benoemd in 1.1 Betalingsverkeer. Mocht uw download van de bank een reeds ingelezen betaling bevatten, dan herkent MKG dit automatisch. Rowmod: met behulp van de waarde in dit veld, kan aangegeven worden welke actie MKG moet uitvoeren op het record. De mogelijke waarden: N : Nieuw U : Update D : Delete A : Annuleren Aantal log: Tijdens het uitvoeren van een importscript maakt MKG een log. Deze log bestaat uit een logbestand, het geïmporteerde bestand en eventueel de bijbehorende XSLT bestand. Deze bestanden worden bewaard, maar u kunt op het script invullen hoeveel historie u wilt opbouwen van deze importlogs. Dit voorkomt dat u fysieke diskruimte gebruikt voor log-bestanden, die u niet/nauwelijks gebruikt. De waarde 0 (nul) is hierbij valide en zorgt ervoor dat u geen logbestanden opslaat. Record informatie : Als een record is geïmporteerd, bewaart MKG hier de vorige inhoud van om de huidige inhoud te kunnen vergelijken (wat is er veranderd?).

6 In elke module is hiervoor een dropdown knop geplaatst naast het vraagteken (rechtsboven in het scherm). Dit scherm toont alle gewijzigde informatie, zodat direct inzicht in de wijzigingen verkregen kan worden. Optimalisatie : MKG vergelijkt de inhoud van de import met de database inhoud, alvorens een import van een record door te voeren. Afhankelijk van de instellingen in het importscript, zullen alleen gewijzigde velden worden geïmporteerd en bestaande informatie onveranderd blijven. Is er totaal niets aan een record gewijzigd, dan zal dat voor MKG ook niet leiden tot een statusverandering van het record. Nieuwe keuze 1 in script : Database records die ontbreken in het import bestand. Verwijderen/laten staan. Deze keuze is met name belangrijk tijdens het inlezen van een structuur (bijvoorbeeld header en onderliggende regels). Middels deze keuze kunt u aangeven wat er moet gebeuren indien een bestaande onderliggend record van de import wel bestaat in MKG, maar niet meer wordt meegeleverd in de import. Nieuwe keuze 2 in script : Database controle. Tijdens het importeren kan MKG een aantal controles uitvoeren, waardoor de import dezelfde functionaliteit heeft als een gebruiker die deze data invoert in het scherm. Het import proces is veelal een proces welke automatisch verloopt, waarbij foutmeldingen niet direct door een gebruiker kunnen worden opgevolgd. Het tegenovergestelde kan natuurlijk ook voorkomen: om bepaalde import te kunnen uitvoeren, moeten bepaalde controles niet worden uitgevoerd. Om nu te voorkomen dat de import records daardoor uitsluit/overslaat, kunt u deze controles met deze keuze beïnvloeden. De consequenties van de instelling kunnen echter grote gevolgen hebben, waardoor het gebruik van dit veld enige achtbaarheid vraagt.

7 1.3 WKR Vanaf 2015 bent u verplicht bepaalde uitgaven die u doet ten gunste van uw werknemers te registreren volgens de regels van de zogenaamde Werk Kosten Regeling (afgekort : WKR). Deze classificatie kunt u inrichten op grootboekrekening niveau in de velden voor WKR. TIP : Voor een gedetailleerde beschrijving, zie het document WKR in de volgende link. 1.4 Procesnummering boekjaar afhankelijk Procesnummering (verkoopoffertenummer, verkoopordernummer, pakbonnummer, productieordernummer, etc.) kunnen vanaf versie 26 boekjaar afhankelijk worden gemaakt. Vanaf versie 26 zijn alle procesnummers van alle processen verzameld in één scherm: Administratie instelling > Algemeen > Procesnummering. Specifiek voor elk procesnummer (bijvoorbeeld Verkoop Factuur) is in te stellen of dit nummer boekjaar afhankelijk is. Default is deze keuze nergens gezet en verandert er dus niets voor de bestaande nummering. Maakt u een specifiek procesnummer boekjaar afhankelijk, houdt er dan wel rekening mee dat u eventueel alle boekjaren langs moet om hierin het juiste procesnummer binnen dit boekjaar in te stellen. 2 Release Notes Versie A Engineering A00 In de product-configurator is het veld Nettoprijs toegevoegd welke hiermee met behulp van parameters i.c.m. een formule gevuld kan worden. Daarnaast is er een veld Materiaalprijs (Kg) toegevoegd welke alleen beschikbaar is bij alleen beschikbaar is bij materiaalregels op basis van VRM. 2.2 Inkoop A00 Het inkopen van VRM behoefte regels, in combinatie met de link-methode (inclusief/exclusief) is aangepast. Het tussenliggende wijzigscherm is hiervoor aangepast, door hieromtrent meer informatie te geven over de link-methode, aantallen PL, totale lengte. 2.3 Financieel A00 De BTW code is toegevoegd aan de journaalpost regel (fmut.btwc_code). Aan de hand van deze code, is specifiek op een journaalpostregel te achterhalen welk BTW percentage hierop van

8 toepassing is. Voor de uiteindelijke BTW bedragen van een journaalpost wordt hier geen gebruik van gemaakt! De daadwerkelijke BTW boekingen worden gemaakt op basis van totaalbedragen per BTW code van de factuur en niet op basis van optellingen van btw-bedragen per journaalpost regel. De BTW code op de journaalpost is dus slechts ter ondersteuning ten behoeve van rapportages en bijvoorbeeld de AuditFileXML A00 In grootboekrekening budgetbeheer kan een memoveld weer correct worden opgeslagen. Daarnaast is er een ververs-knop toegevoegd aan de module budgetbeheer. Wijzigingen worden niet automatisch doorgerekend in het totale budget, maar alleen bij het opstarten van de module of door middel van de ververs-knop A00 Registratie van kosten welke voldoen aan de eisen die de WKR-regeling hiervoor stelt, kunnen worden ingegeven in de MKG. Nota bene de WKR registratie is met name een Nederlands model, waardoor deze niet wordt gepresenteerd in een Duitse administratie A00 Tijdens het wijzigen van boekingen van betalingsverkeer wordt geen saldo controle meer uitgevoerd. Zie ook 1.1 Betalingsverkeer. 2.4 Relatiebeheer A00 De tabel voor activiteit types is uitgebreid van 99 naar 9999 mogelijke posities. 2.5 Systeem A00 Vanaf versie 26 kan MKG-standaard import (MKG-standaard) meeleveren in een versie of patch. Deze MKG-Standaard import scripts worden onderhouden door MKG en zijn niet aanpasbaar. Wel zijn ze te kopiëren, zodat ze kunnen dienen als sjabloon voor een eigen definitie. Naast de MKG-Standaard scripts gaat ook standaard XSLT bestanden (vertaal bestanden ten behoeve van import) meeleveren. Net als standaardrapporten staan deze bestanden in een eigen directory..\mkg\rapporten\standaard\xlst A00 Bij het kopiëren van administraties kan ook gekozen worden voor het kopiëren van de Administratie instellingen. Deze functionaliteit is nu werkend gemaakt voor de situatie dat de bron-administratie een nummer had < 100.

9 /0148 A00 In de Administratie instellingen > Financieel > Processen en module gebruikersbeheer zijn de tab volgorders aangepast, naar een logische volgorde A00 Het importeren via de module documentbeheer, tabblad , knop importeren zal automatisch herkennen of in de een XML bijlage aanwezig is. Hiervoor hoeft de bewuste bijlage niet meer eerst geselecteerd te worden, alvorens te kunnen importeren A00 Per import script kan het aantal log ingegeven worden, zodat voorkomen kan worden dat er onnodig veel logs bewaard blijven A00 Procesnummering (Verkoopofferte, verkooporder, productieorder, etc.) kunnen vanaf versie 26 boekjaar afhankelijk worden ingericht. Zie ook 1.3 Procesnummering boekjaar afhankelijk. 2.6 Urenbeheer A00 Als op een bewerking de eigenschap Toon niet op urenpc actief is, dan zal deze niet meer getoond of te kiezen zijn in de Shop Floor module A00 De functionaliteit van Vragen voor het veld Antwoord verplicht is uitgebreid met de keuze: Alleen bij gereedmelden. Hierdoor kunnen vragen specifiek gekoppeld worden aan de actie gereedmelden van een bewerking. Tussentijdse urenregistraties behoeven dan geen antwoord op de vraag. 2.7 Rapportage A00 Rapporten kunnen worden geëxporteerd naar een bestand. Het bestand kan hierbij dynamisch worden opgebouwd door de inhoud van databaseveld. Heeft dit databaseveld inhoudelijk het \ teken dan zal MKG deze automatisch vervangen door _. Dit om te voorkomen dat de \ automatisch tot een directory leidt tijdens het opslaan.

10 3 Slotwoord U bent aan het einde gekomen van dit document. Wij van MKG hopen dat veel onderwerpen die u gelezen hebt, iets kunnen bijdragen aan uw onderneming. We kunnen ons voorstellen dat er nog zaken zijn waarop u dieper wilt ingaan. Hiervoor heeft MKG een groot aantal consultants in dienst: zij kunnen u op verschillende vlakken van dienst zijn, bijvoorbeeld door het geven van bedrijfskundige en/of financiële adviezen. Maar ook nieuwe bedrijfsprocedures met de daarbij behorende inrichtingsvraagstukken kunnen samen met u worden besproken om uiteindelijk te komen tot een zo optimaal mogelijke inrichting van de software. Bent u geïnteresseerd of wilt u een afspraak maken? Uw MKG-contactpersoon is uw directe aanspreekpunt. Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van de MKG Portal ( Deze portal biedt de gelegenheid om uw eerder gestelde vragen aan MKG in te zien, een nieuwe vraag te stellen of de status van recente vragen (of wensen) in te zien. Het forum is te vinden binnen het MKG-menu onder Help MKG Portal. Voor vragen van functionele aard kunt u blijven bellen met onze Consultancy Desk op nummer Zij vertellen u graag alles over de werking en kijken - indien nodig - met behulp van het programma Teamviewer, gewoon met u mee. Het MKG-team hoopt dat u plezier heeft beleefd aan het lezen van de Release Notes en wenst u veel succes tijdens het werken met de MKG-software!