Secureholiday.net System 5.0. Online reserveringssysteem Online beschikbaarheidscentrale. Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Secureholiday.net System 5.0 Online reserveringssysteem Online beschikbaarheidscentrale Gebruikershandleiding Nederlandse versie Laatste update: november 2014

2 Inhoudsopgave 1 Inloggen in uw persoonlijke administratiepagina 2 2 Beschrijving van uw bedrijf 3 3 Beheer van accommodaties Een accommodatie toevoegen Een prijstabel maken Een prijstabel TARIEVEN PER NACHT of TARIEVEN PER WEEK maken Een prijstabel KORT VERBLIJF, MIDWEEK- EN WEEKENDAANBIEDING maken Een prijstabel SPECIALE VERBLIJFSDUUR / ARRANGEMENTEN maken Beschikbaarheid beheren Deactiveren / reactiveren / Sorteren 12 4 Online verkoop Online Betalingsmogelijkheden Variatie op de aanbetaling Betaling van het restbedrag Toeristenbelasting Algemene voorwaarden Annuleringsverzekering 14 5 Online reserveringen behandelen Reserveringsaanvragen behandelen Verkoopresultaten bekijken Een reservering annuleren Commissiebeheer 16 6 Speciale aanbiedingen Een speciale aanbieding aanmaken Een klassieke aanbieding aanmaken (Methode 1) Een Last Minute aanbieding aanmaken (Methode 2) Speciale aanbiedingen beheren 19 7 Klantenmeningen 20 8 Statistieken & Verkoop Verkoop E-Traffic Statistieken 22 9 Agenda Help

3 1. Inloggen U kunt alle informatie over uw bedrijf wijzigen in uw persoonlijke administratiepagina: Ga naar Kies voor Nederlands en vul uw login en wachtwoord in. Via uw persoonlijke administratiepagina kunt u: Uw beschikbaarheid beheren Uw huuraccommodaties en standplaatsen beheren Uw reserveringen beheren Uw speciale aanbiedingen beheren Nieuwe foto s en omschrijvingen toevoegen Statistieken bekijken - 2 -

4 2. Beschrijving van het bedrijf In het hoofdmenu gaat u naar menu 6. Instellingen en klikt u op de + en een lijst van submenu s komt tevoorschijn. In het menu Bedrijf klikt u op Gegevens en locatie. In het submenu Gegevens en locatie vult u de gegevens van uw bedrijf in. In het formulier Locatie klikt u op de knop Bekijk op de kaart en plaatst de vlag op de juiste locatie. Klik daarna op het tabblad Gegevens en vul de velden in. In het submenu Overige gegevens geeft u informatie over de Facturering en Bankgegevens. In het submenu Beschrijving > Info vrije tekst kunt u een beschrijving geven voor vijf verschillende categorieën. De korte presentatietekst over uw bedrijf in Algemeen is verplicht. In het submenu Beschrijving > Details, diensten vindt u 6 thema s waar u extra informatie over kunt geven. Alle informatie in dit menu wordt automatisch vertaald in de 10 beschikbare talen van het systeem. In het submenu Foto s kunt u foto s van uw bedrijf en de nabije omgeving opslaan. Klik op de verschillende categorieën, Nieuwe foto s toevoegen en parcourir. Kies een foto en klik op opslaan. Foto s moeten een PNG, JPG/JPEG formaat hebben en mogen niet groter zijn dan 2MB. Om een foto te verwijderen, klikt u op het -symbool onder de desbetreffende foto. In het submenu Video kunt u de video s van uw camping toevoegen en beheren. In het submenu Verbinding foto s/details, services kunt u foto s linken aan de details en services van de camping. (NB: Dit menu wordt alleen nog gebruikt voor het Individueel Premium Pakket)

5 3. Accommodaties beheren Kies in het hoofdmenu voor menu 6. Instellingen en klik op de + om de submenu s te bekijken: In het menu Accommodatie/plaats klikt u op Omschrijvingen. U wordt automatisch doorgestuurd naar de omschrijving van het eerste plaatstype. Om een beschrijving van een accommodatie te wijzigen, klikt u op Omschrijvingen bij de desbetreffende accommodatie. Hier kunt u: De naam van een accommodatie/plaats wijzigen De omschrijving en inventaris van aan accommodatie/plaats wijzigen Foto s van een accommodatie/plaats aanpassen Een accommodatie/plaats deactiveren Klik op Tarieven om de prijstabellen voor het plaatstype te bekijken. Hier kunt u: Tarieven wijzigen in bestaande prijstabellen Nieuwe prijstabellen aanmaken Prijstabellen deactiveren Klik op Beschikbaarheid om de planning van het betreffende plaatstype te bekijken. Hier kunt u: Beschikbaarheid aanpassen Klik op Retour Hoofdmenu linksboven, om terug te keren naar het hoofdmenu

6 3.1 Een accommodatie toevoegen Klik in het hoofdmenu op menu 6. Instellingen en op de + om de submenu s te bekijken. In het menu Accommodatie/plaats kiest u voor Omschrijvingen. Klik op Nieuwe accommodatie. U gaat nu verder in een nieuw venster Kies een accommodatie type (standplaatsen - huuraccommodaties- kamers). Als u een nieuwe huuraccommodatie wilt toevoegen, kies dan ook een type (stacaravan, bungalow, caravan etc.). Geef het aantal personen (dit wordt getoond naast de naam van de accommodatie) bijv: 4 pers. of 4/6 pers. Kies een naam van de accommodatie voor de bestaande talen U kunt eventueel een vrije tekst toevoegen voor deze plaats of accommodatie. Sla op onderaan de pagina. Uw accommodatie is nu aangemaakt en verschijnt in de lijst aan de linkerkant. Om een accommodatie te deactiveren, vinkt u het volgende hokje uit: Inventaris van de plaats/accommodatie Klik op Omschrijvingen en Inventarislijst in het menu van de desbetreffende plaats of accommodatie. Vink de hokjes in de verschillende categorieën aan en klik op opslaan onderaan de pagina. Wanneer u rechts op Tonen klikt, verschijnt een samenvatting van alle ingevulde informatie. Klik op Importeren om een bestaande inventaris van een andere accommodatie te importeren. Foto s van de accommodatie In het menu van de betreffende accommodatie klikt u op Omschrijvingen en dan Foto s. Klik op Nieuwe foto s toevoegen en Parcourir. Kies een foto en klik op opslaan

7 Foto s moeten een PNG, JPG/JPEG formaat hebben en mogen niet groter zijn dan 2MB. Om een foto te verwijderen, klikt u op het -symbool onder de desbetreffende foto. Klik op Importeren om foto s van een al bestaande accommodatie te kopiëren. 3.2 Een prijstabel maken Een prijstabel TARIEVEN PER NACHT of TARIEVEN PER WEEK aanmaken In het hoofdmenu gaat u naar menu 6. Instellingen en klikt u op de +. In het menu Accommodatie/plaats klikt u op Tarieven. U komt automatisch terecht in het menu Tarieven van de eerste accommodatie. Klik op Tarieven van de accommodatie waarvoor u een prijstabel wilt toevoegen en klik op **Nieuwe prijstabel**. Selecteer TARIEVEN PER NACHT of TARIEVEN PER WEEK en geef de volgende informatie in het tabblad Tabel: De prijstabel activeren: Actief, actief maar (beperkte actieve periode), niet actief Personen: aantal personen inbegrepen in de basisprijs, minimum- en maximum aantal personen. Let op: Het minimumaantal personen kan niet kleiner zijn dan het aantal inbegrepen personen. Deze informatie wordt niet aan de klant getoond. Één persoon kan zo gewoon boeken voor een standplaats voor 4 personen. Voorbeeld: de totaalprijs bestaat uit een prijs voor een standplaats met twee personen en een toeslag per persoon. Om het minimum en maximum aantal personen aan te passen, kunt u contact opnemen met onze hotline. Aanbetaling en reserveringskosten: het aanbetalingsbedrag (vast aanbetalingsbedrag, aanbetaling in percentage of per week) en de reserveringskosten. Zichtbaarheid: Kies een van de drie manieren van weergave, als uw accommodatie meer dan één prijstabel heeft. Dubbel (standaardinstelling): alle resultaten worden getoond. Dominant: alleen de tarieven uit deze prijstabel worden getoond. Ook als deze duurder zijn. Concurrent met: alleen het goedkoopste tarief wordt getoond. Publieke naam voor deze tabel: u kunt de naam van deze tabel wijzigen Vrije tekst: u kunt een extra omschrijving aan de prijstabel toevoegen Opslaan onderaan de pagina. U komt automatisch terecht in het tabblad Periodes Tarieven. Hier geeft u de verschillende periodes in (van de eerst reserveerbare nacht tot de laatst reserveerbare nacht) met de juiste tarieven. Klik op opslaan onderaan de pagina. Tip: u kunt bestaande periodes uit een andere prijstabel integreren in uw nieuwe prijstabel. Selecteer hiervoor Importeer periodes uit een andere prijstabel, kies een accommodatie en de prijstabel, selecteer de periodes die u wilt importeren en klik op toevoegen

8 Na het opslaan komt u automatisch in het tabblad Verblijfsduur. Hier kunt u uw minimum en maximum verblijfsduur en vaste aankomst- en vertrekdagen voor bepaalde periodes. Als u hier niets invoert blijven de aankomstdagen en de verblijfsduur vrij. Verblijfsduur: By: Per groep van X nachten (bijv. per 7 nachten: verblijf van 7, 14, 21 nachten) >=: Minimum aantal nachten =: Exact aantal nachten <=: Maximum aantal nachten Voorbeeld: Tijdens het hoogseizoen accepteert u alleen verblijven van 7 nachten of meer, met een vaste aankomst op zaterdag: >= 7 en selecteer zaterdag als aankomstdag. Opslaan onderaan de pagina. Wanneer nodig kunt u Speciale prijzen invoeren. Voor de eerste x nachten of voor een bepaald aantal nachten (bijv. De nacht van zaterdag op zondag). U kunt hier ook specifieke reserveringskosten invullen voor een specifieke periode. klik op opslaan onderaan de pagina. Ga naar het tabblad Opties. Hier kunt u opties van een prijstabel toevoegen, wijzigen of verwijderen. Wijzigen: U kunt prijzen en instellingen wijzigen voor de al bestaande opties. U kunt opties deactiveren door het hokje uit te vinken. Toevoegen: Selecteer de opties die u wilt toevoegen. U kunt de filter gebruiken om bepaalde opties te zoeken. U kunt ook opties van al bestaande prijstabellen toevoegen. Klik op Selectie opslaan onderaan de pagina. Geef voor elke optie de volgende informatie: Prijsinstellingen: per nacht/ per week/ per verblijf. Maximum aantal (als het gevraagd wordt) Verplichte optie (wanneer nodig) Tarieven voor elke optie per periode Wanneer een optie niet beschikbaar is in een bepaalde periode, vult u geen optie in. Sorteren: Klik op de optie die u wilt verplaatsen en sleep hem naar de juiste plaats. Klik op Opslaan als u de juiste volgorde heeft bepaald. Verwijderen: Om een optie te verwijderen, vinkt u het hokje uit en klik u op Opslaan Een prijstabel KORT VERBLIJF, MIDWEEK- EN WEEKENDAANBIEDING aanmaken Ga naar menu 6. Instellingen en klik op de +. Klik in het menu Accommodatie/plaats op Tarieven. U komt automatisch terecht in het menu Tarieven van het eerste plaatstype. Klik op Tarieven in het menu van de accommodatie waarvoor u een prijstabel wilt toevoegen en klik op **Nieuwe prijstabel**. Selecteer de prijstabel KORT VERBLIJF, MIDWEEK- EN WEEKENDAANBIEDING en geef de volgende informatie in het tabblad Tabel: De prijstabel activeren: Actief, actief maar (beperkte actieve periode), niet actief Personen: aantal personen inbegrepen in de basisprijs en het minimum en maximum aantal personen

9 Let op: Het minimumaantal personen kan niet kleiner zijn dan het aantal inbegrepen personen. Deze informatie wordt niet aan de klant getoond. Één persoon kan zo gewoon boeken voor een standplaats voor 4 personen. Voorbeeld: de basisprijs bevat de prijs voor een standplaats met twee personen, en een toeslag per persoon. Om het minimum en maximum aantal personen aan te passen, kunt u contact opnemen met onze hotline. Aanbetalingen en reserveringskosten: het aanbetalingsbedrag (vast aanbetalingsbedrag, aanbetaling in percentage of per week) en de reserveringskosten Zichtbaarheid: Kies een van de drie manieren van weergave, als uw accommodatie meer dan één prijstabel heeft. Dubbel (standaardinstelling): alle resultaten zijn zichtbaar Dominant: alleen de tarieven uit deze prijstabel worden getoond, ook als deze duurder zijn Concurrent met: alleen de goedkoopste tarieven worden getoond is zichtbaar Publieke naam van deze tabel: u kunt deze naam wijzigen Vrije tekst: u kunt een omschrijving voor deze prijstabel toevoegen. Klik op opslaan onderaan de pagina. U komt automatisch terecht in het tabblad Korte verblijven en weekends Hier geeft u de verschillende periodes in (van de eerst reserveerbare nacht tot de laatst reserveerbare nacht). De volgende velden verschijnen. Vul de tarieven in voor de verblijven die u wilt aanbieden. U kunt verschillende prijzen invullen voor een midweek (met weekend nachten) en het weekend. (exclusief weekend nachten). Als de prijzen hetzelfde zijn, vult u in beide kolommen hetzelfde tarief in. Als u geen verblijven van 1 nacht wilt aanbieden, vult u geen tarief in. Tip: U kunt bestaande periodes kopiëren in de prijstabel. Klik hiervoor op Importeer een bestaande prijstabel, kies een plaatstype en de prijstabel, selecteer de periodes die u wilt importeren en klik op Toevoegen. Klik op Opslaan onderaan de pagina. Ga wanneer nodig naar Verblijfsduur

10 Hier kunt u bepaald aankomst en vertrekdagen aanvinken. Klik voor elke periode de desbetreffende dag aan. Klik op opslaan onderaan de pagina. Wanneer nodig, gaat u naar het tabblad Specifieke reserveringskosten. Hier kunt u de reserveringskosten aanpassen voor één of meerdere periodes. Klik op opslaan onderaan de pagina. Ga naar het tabblad Opties. Hier kunt u opties van een prijstabel toevoegen, wijzigen of verwijderen. Wijzigen: U kunt prijzen en instellingen wijzigen voor de al bestaande opties. U kunt opties deactiveren door het hokje uit te vinken. Toevoegen: Selecteer de opties die u wilt toevoegen. U kunt de filter gebruiken om bepaalde opties te zoeken. U kunt ook opties van al bestaande prijstabellen toevoegen. Klik op Selectie opslaan onderaan de pagina. Geef voor elke optie de volgende informatie: Prijsinstellingen: per nacht/ per week/ per verblijf. Maximum aantal (als het gevraagd wordt) Verplichte optie (wanneer nodig) Tarieven voor elke optie per periode Wanneer een optie niet beschikbaar is in een bepaalde periode, vult u geen optie in. Sorteren: Klik op de optie die u wilt verplaatsen en sleep hem naar de juiste plaats. Klik op Opslaan als u de juiste volgorde heeft bepaald. Verwijderen Om een optie te verwijderen, vinkt u het hokje uit en klik u op Opslaan. LET OP: De nacht van zaterdag op zondag is automatisch ingesteld als weekendnacht. U kunt dit aanpassen in het menu Algemeen Weekendnachten instellen, in de linker bovenhoek Een prijstabel SPECIAL VERBLIJFSDUUR / ARRANGEMENTEN aanmaken Ga naar menu 6. Instellingen en klik op Accommodatie/plaats en Tarieven. U wordt automatisch doorgestuurd naar de Tarieven van het eerste plaatstype. Klik op het menu Tarieven van de accommodatie/plaats waar u een prijstabel wilt toevoegen en klik op **Nieuwe prijstabel**. Selecteer de prijstabel SPECIALE VERBLIJFSDUUR en vul de volgende informatie in het tabblad Tabel: De prijstabel activeren: Actief, actief maar, (beperkte actieve periode), niet actief Personen: aantal personen inbegrepen in de basisprijs, minimum- en maximum aantal personen. Let op: Het minimumaantal personen kan niet kleiner zijn dan het aantal inbegrepen personen. Deze informatie wordt niet aan de klant getoond. Één persoon kan zo gewoon boeken voor een standplaats voor 4 personen. Voorbeeld: de basisprijs bevat de prijs voor een standplaats met twee personen, en een toeslag per persoon

11 Om het minimum en maximum aantal personen aan te passen, kunt u contact opnemen met onze hotline. Aanbetaling en reserveringskosten: het aanbetalingsbedrag (vast aanbetalingsbedrag, aanbetaling in percentage of per week) en de reserveringskosten. Zichtbaarheid: Kies een van de drie manieren van weergave, als uw accommodatie meer dan één prijstabel heeft. Dubbel (standaardinstelling): alle resultaten worden getoond. Dominant: alleen de tarieven uit deze prijstabel worden getoond. Ook als deze duurder zijn. Concurrent met: alleen het goedkoopste tarief wordt getoond. Publieke naam voor deze tabel: u kunt de naam van deze tabel wijzigen Vrije tekst: u kunt een extra omschrijving aan de prijstabel toevoegen U wordt automatisch doorgestuurd naar het tabblad Speciale verblijfsduur. Vul de periodes in (van de aankomst-dag tot de laatst boekbare nacht) en de basisprijs. Iedere periode betreft een precies verblijf. Tip: u kunt bestaande periodes uit een andere prijstabel integreren in uw nieuwe prijstabel. Selecteer hiervoor Importeer periodes uit een andere prijstabel, kies een accommodatie en de prijstabel, selecteer de periodes die u wilt importeren en klik op toevoegen. Klik op opslaan onderaan de pagina. Ga wanneer nodig naar Speciale prijzen. Hier kunt u speciale reserveringskosten ingeven voor bepaalde periodes. Klik op opslaan onderaan de pagina. Ga naar het tabblad Opties. Hier kunt u opties voor deze prijstabel toevoegen, wijzigen of verwijderen. Wijzigen: U kunt prijzen en instellingen wijzigen voor de al bestaande opties. U kunt opties deactiveren door het hokje uit te vinken. Toevoegen: Selecteer de opties die u wilt toevoegen. U kunt de filter gebruiken om bepaalde opties te zoeken. U kunt ook opties van al bestaande prijstabellen toevoegen. Klik op Selectie opslaan onderaan de pagina. Geef voor elke optie de volgende informatie: Prijsinstellingen: per nacht/ per week/ per verblijf. Maximum aantal (als het gevraagd wordt) Verplichte optie (wanneer nodig) Tarieven voor elke optie per periode Wanneer een optie niet beschikbaar is in een bepaalde periode, vult u geen optie in. Sorteren: Klik op de optie die u wilt verplaatsen en sleep hem naar de juiste plaats. Klik op Opslaan als u de juiste volgorde heeft bepaald. Verwijderen: Om een optie te verwijderen, vinkt u het hokje uit en klik u op Opslaan

12 3.3 Beschikbaarheid beheren Ga in het hoofdmenu naar 1. Beheer en klik op Beschikbaarheid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de beschikbaarheid van de eerste standplaats of huuraccommodatie. Klik op Beschikbaarheid van de gewenste accommodatie. Elke producttype heeft een eigen planning, ook als deze meerdere prijstabellen heeft. Klassieke wijze (standaardinstelling): Klik op op de datums waarvoor u de beschikbaarheid wilt aanpassen. Na 1 klik verschijnt de : Nog 1 plaats beschikbaar. (Na de eerstvolgende reservering wordt de beschikbaarheid automatisch gesloten). Als u twee keer klikt, verschijnt een : Gereserveerd. Als u 3 keer klikt, verschijnt de opnieuw. Vergeet niet de aanpassingen op te slaan onderaan de pagina. Kwast wijze Kies de kwastwijze om de beschikbaarheid op meerdere datums tegelijkertijd aan te passen. Kies een kleur en beweeg de muis over datums in de planning. Sla op onderaan de pagina

13 3.4 Deactiveren / Reactiveren / Sorteren Ga naar menu 6. Instellingen, klik op + en kies voor Accommodatie/plaats en Omschrijvingen. In het menu Algemeen kunt u de instellingen van uw accommodaties en prijstabellen aanpassen: Nieuwe accommodatie: zie paragraaf 3.1 Beheer weergave: hier kunt de volgorde van uw accommodaties en prijstabellen wijzigen Heractiveren van accommodaties en prijstabellen Definiëren van de weekend nachten: zie pagina 9 Overzicht tarieven Om een accommodatie of plaats te deactiveren vinkt u het hokje actief uit. Om een prijstabel te deactiveren klikt u op Niet actief in de betreffende prijstabel

14 4. Online verkoop 4.1 Online betalingsmogelijkheden Ga naar menu 6. Instellingen en klik op de +. In het menu Online Verkoop klikt u op Online betalingsmogelijkheden. U kunt hier de verschillende betalingsmogelijkheden bepalen. 1/ Creditcard Klik op Creditcard en selecteer de betaalkaarten die u accepteert. Om deze betaalmethode te gebruiken heeft u een betaalterminal nodig. 2/ Andere betaalmethodes Bankoverschrijving Klik op Andere betaalmethodes om de nationale- en internationale bankoverschrijving in te stellen. Land, Bank, Naam van de bank, Rekeningnummer, IBAN, Bic Swift, Plaats van de bank Vul hier de volgende gegevens in: Iban, Bic Swift, Stad. Selecteer de landen waarvoor u deze betaalmethode mogelijk wilt maken. U kunt eventueel een extra tekst toevoegen, zoals Gelieve uw betaling binnen 7 dagen over te maken. Vervolgens geeft u de uiterste betaaldatum in. Cheque Klik op Andere betaalmethodes en Aanmaken. Bij cheque. Hier kiest u de landen waarvoor u dit betaalmiddel mogelijk wilt maken. Ook hier kunt een extra tekst toevoegen en geeft u de uiterste betaaldatum aan. Bij ontvangst van het contract Klik op Andere betaalmethodes en Aanmaken voor betalingen Bij ontvangst van contract en selecteer de landen waarvoor u deze betaalmethode mogelijk wilt maken. U kunt een tekst toevoegen om extra informatie te geven (optioneel) en selecteert het maximum aantal dagen voor betaling. I-deal Klik op Andere betaalmethodes om betalingen via ideal mogelijk te maken. U vult eventueel een extra tekst is en geeft een uiterste betaaldatum in. 5/ Post en Fax Deze betaalmethode wordt automatisch ingesteld, wanneer alle andere betaalmethodes zijn gewist of gedeactiveerd. Uw klant kan de reserveringsaanvraag uitprinten en per post of fax opsturen. Met deze betaalmethode genereert u dus geen online reserveringen. 4.2 Variatie op de aanbetaling Ga naar menu 6. Instellingen en klik op de +. In het menu Online Verkoop klikt u op Variatie op de aanbetaling en Aanmaken / Wijzigen / Verwijderen. Hier kunt u specifieke instellingen maken voor de aanbetaling. 1/ Op X dagen voor aankomst: Speciale regels voor last-minute reserveringen 2/ Afhankelijk van verblijfsduur: Speciale regels voor korte verblijven 3/ Afhankelijk van verblijfsperiode: Speciale regels voor verschillende seizoenen U kunt meerdere regels instellen. Als regels met elkaar concurreren, kunt u er één als dominant instellen

15 Bijvoorbeeld: 20% aanbetaling Regel 1. 50% tijdens hoogseizoen Regel % voor alle reserveringen van minimaal 7 dagen voor aankomst De tweede regel gaat voor over de eerste 4.3 Betaling van het restbedrag Ga naar menu 6. Instellingen en klik op de +. In het menu Online Verkoop kiest u voor Restbedrag instellen. In dit menu kunt u een automatische melding instellen voor klanten die hebben gereserveerd via Secureholiday.net. Kies voor elk plaatstype (standplaatsen / huuraccommodaties) of geef de accommodatie, het aantal dagen voor aankomst aan waarop u de aanbetaling wilt ontvangen. De met het verzoek tot betaling wordt 10 dagen voor de uiterste datum verzonden. Klik op Opslaan en selecteer het betaalmiddel dat u wilt aanbieden om het restbedrag te voldoen. 4.4 Toeristenbelasting Ga naar menu 6. Instellingen en klik op de +. In het submenu Online Verkoop kiest u voor Toeristenbelasting. Klik op Aanmaken / Wijzigen, kies een naam en de desbetreffende accommodatie(s). Geef één of meerdere periodes in waar de toeristenbelasting op van toepassing is, en geef de het bedrag in. 4.5 Algemene voorwaarden Ga naar menu 6. Instellingen > Online Verkoop klikt u op Algemene voorwaarden. Vul de algemene voorwaarden in voor de bestaande talen. Deelnemers aan het Touring Club Pakket zijn verplicht om Algemene voorwaarden in het Nederlands en Engels in te vullen. Deze voorwaarden geven bijvoorbeeld aan wat er gebeurd in geval van annulering. 4.6 Annuleringsverzekering In menu 6. Instellingen > Online Verkoop klikt u op Annuleringsverzekering en klik op Aanmaken / Wijzigen. 1. Algemeen: Geef een naam in en kies een verzekeringstype. Kies de plaatstypen waar de annuleringsverzekering op wordt toegepast. Geef et bedrag waarover de annuleringsverzekering wordt berekend. 2. Berekeningswijze: Kies de manier waarop de annuleringsverzekering wordt berekend. 3. Algemene voorwaarden: Kies uw standard algemene voorwaarden of vul aparte voorwaarden in voor de annuleringsverzekering. Als u werkt met een verzekeringsmaatschappij, kunt u de link naar de website toevoegen

16 5. Online Reserveringen beheren 5.1 Reserveringsaanvragen beheren Wanneer een klant een online reserveringsaanvraag maakt, ontvangt u een automatische mail van robot@secureholiday.net met een overzicht van de aanvraag. U heeft 72 uur om deze aanvraag te behandelen. Hierna zal de aanvraag komen te vervallen en krijgt de klant een automatisch mail waarin staat dat zijn reserveringsaanvraag is geannuleerd. U kunt de reserveringsaanvragen op verschillende manier behandelen: 1/ Via Met een simpele klik op YES of NO onderaan de mail kunt u de binnengekomen reserveringsaanvragen accepteren of afwijzen. Nadat u geklikt hebt, wordt er een nieuw venster geopend. Geef uw login en wachtwoord en klik op Opslaan. U kunt ook een bericht voor de klant toevoegen. Deze krijgt een automatische mail nadat u de aanvraag hebt behandeld. 2/ Via uw administratiepagina Ga in naar menu 1. Beheer en klik op Reserveringen in behandeling. Hier ziet u een lijst van alle onbehandelde reserveringsaanvragen, met dezelfde informatie als in de automatisch mail die u heeft ontvangen. Het principe is hetzelfde: u klikt op YES of NO en vult uw inloggegevens in. U ontvangt de aanbetaling op de volgende manier: 1/ Betaling met creditcard (Visa / Mastercard / American Express) De gegevens van de klant komen tevoorschijn nadat u op Yes heeft geklikt. Print de pagina uit, incasseer het aanbetalingsbedrag via uw betaalterminal en stuur de klant een bevestiging dat de aanbetaling is afgeboekt. Let op: u heeft slechts één keer toegang tot deze gegevens. Neem contact op met de Hotline als u het venster heeft gesloten voordat u de gegevens heeft uitgeprint. 2/ Bankoverschrijving (en andere betaalmogelijkheden) Wanneer u op Yes heeft klikt, ontvangt de krijgt de klant een automatische mail met de informatie over zijn reservering en uw bankgegevens. Hierbij wordt de termijn voor aanbetaling vermeldt. Deze termijn kunt u bepalen in menu 1. Beheer > Aanbetalingen Andere betalingen. 5.2 Betaling van het restbedrag In menu 1. Beheer > Restbedrag Beheer kunt u de aanbetalingen van uw reserveringen bijhouden. Om de status van een onbetaald restbedrag een te passen, vult u het reserveringsnummer in. 1/ s in afwachting van behandeling (voor de vervaldatum) Reserveringen waarvoor het restbedrag nog niet gevraagd is. In dit menu kunt u het volgende doen: - Het restbedrag aanpassen en een commentaar toevoegen - Het adres van de klant aanpassen - Betaling van het restbedrag vragen - De vraag om betaling van het restbedrag verwijderen 2/ Verzonden s (onbeantwoord)

17 Reserveringen waarvoor de betaling van het restbedrag is betaald, maar de klant moet de betaalmethode nog kiezen. In dit menu kunt u de vraag om betaling van het restbedrag nogmaals versturen. 3/ Verzonden s (met antwoord) Reserveringen waarvoor een verzoek tot betaling is gestuurd, waar de klant een betaalmethode voor heeft gekozen. In dit menu kunt u de betaling van het restbedrag ongeldig verklaren wanneer de creditcard gegevens onjuist zijn. Hiervoor klik u op Disfunction. Uw klant ontvangt een nieuwe mail met een verzoek tot betaling van het restbedrag. Betaling van het restbedrag met creditcard: Als uw klant heeft gekozen om per creditcard te betalen, ontvangt u zijn creditcard gegevens door te klikken op Get Payment. U kunt de gegevens op drie manieren opvragen: - in de met het verzoek tot betaling van het restbedrag - in menu 1. Beheer > Te ontvangen Restbedragen - in menu 1. Beheer > Restbedrag beheer: verzonden s (met antwoord) 5.3 Een reservering annuleren (probleem bij voldoen van de aanbetaling) Om een reservering te annuleren vanwege problemen met de betaling (onbruikbare creditcard / onbetaalde aanbetaling of restbedrag), gaat u naar menu 7. Verkoop & Statistieken > Overzicht reserveringen. Zoek per maand of verblijfsdatum en klik op om de details te bekijken. Klik onderaan de mail op. Uw klant ontvangt een automatische mail met de boodschap dat zijn reservering is geannuleerd met de vraag om zijn reserveringsaanvraag opnieuw te doen. De voorgaande reservering wordt geannuleerd. 5.4 Commissiebeheer U betaalt commissie over de reserveringen die zijn gemaakt in het kader van het Touring Club Pakket. In menu 1. Beheer klikt u op Commissiebeheer. U vindt hier een lijst met verblijven die zijn geboekt via de partnerportalen van het Touring Club Pakket. Deze worden zichtbaar na vertrek van de klant en worden getoond tot het moment dat u de factuur van de commissies ontvangt. U kunt de totaalprijs van de reservering aanpassen als het verblijf is geannuleerd, bij vervroegd vertrek of bij een verlenging van het verblijf. Hiervoor vult u het gecorrigeerde bedrag in, een commentaar, een reden en u klikt op opslaan

18 6. Speciale aanbiedingen 6.1 Een speciale aanbieding aanmaken Voor het maken, bekijken, wijzigen of wissen van speciale aanbiedingen klikt u op Menu 2. Speciale aanbieding en klikt u op Aanbiedingen aanmaken/wijzigen. Stap 1 Het type van uw speciale aanbieding Kies het type aanbieding dat u wilt aanmaken: -X, -X%, X=Y, verlaagde prijs, reserveringskosten, gratis service. Stap 2 Voorwaarden van de aanbiedingen Periodes/data Bepaal de verblijfsduur of de toepassingsdata van uw speciale aanbieding. De nacht van de einddatum is niet inbegrepen. Om meerdere periodes toe te voegen klikt u op Een periode toevoegen. Plaatstypen Vink de accommodatie(s) aan waar u de aanbieding op wilt toepassen. Kies toepassingsmethode Kies één van de twee methodes voor de instelling van de verblijfsduur: - Toepassingsperiode met min/max duur (klassieke aanbieding) : Gebruik deze methode als u een speciale aanbieding wilt aanmaken voor een langere toepassingsperiode, zonder een specifiek verblijf te bepalen. - Verblijven met een allotment (Last Minute aanbieding/flash) : Gebruik deze methode als u een speciale aanbieding wilt aanmaken voor een specifiek verblijf met een aankomst- en vertrekdatum. U kunt deze aanbieding beperken door een voorraad aan te geven. Uw klanten kunnen zo vaste reserveringen maken Een klassieke aanbieding aanmaken (Methode 1) Stap 2 Voorwaarden van de aanbiedingen Kies de minimum- en maximumduur voor het verblijf waar de aanbieding op wordt toegepast (Optioneel). Wanneer u geen speciale voorwaarden voor de verblijfsduur toepast, vult u hier niets in en gaat u rechtstreeks naar de volgende stap. Stap 3 Toepassing van de aanbieding Bepaal het bedrag van de aanbieding of geef het aantal gereserveerde (X) en betaalde (Y) nachten in voor de X =Y aanbieding. Alleen voor de X% en X=Y aanbiedingen: Kies over welk bedrag de aanbieding moet worden berekend: - Alleen forfait: alleen tarief accommodatie - Forfait en alle opties: tarief accommodatie + alle opties - Forfait en alle opties personen : tarief accommodatie + opties extra personen - Forfait en opties anders dan voor personen: tarief accommodatie + alle opties behalve de opties voor extra personen (bijvoorbeeld schoonmaak, lakens, huisdier )

19 Alleen voor de X% aanbieding Als de aanbieding op een specifieke week wordt toegepast, klikt u op week 1, week 2, week 3 en/of week 4 (optioneel). Voorbeelden: -50% op de tweede week, vink week 2 aan 10% vanaf de tweede week, vink week 2, 3 en 4 aan. Aantal personen Geef het aantal personen inclusief in de aanbieding (Optioneel). U hoeft dit veld alleen in te vullen wanneer de voorwaarden over de personen niet overeenkomen met de standaardinstellingen die u heeft ingesteld voor deze accommodatie. Voorbeeld : om een aanbieding voor stellen te maken : 2 min / 2 inclus / 2 max. Aanbetaling/Reserveringskosten Bepaal het bedrag van de aanbetaling en de reserveringskosten. Wanneer dit bedrag niet afwijkt van uw standaardinstellingen, laat u Basisprijs staan. Kies een of meerdere betalingsmogelijkheden waarmee uw aanbieding geboekt kan worden. Uw standaardinstellingen worden hier automatisch overgenomen. Stap 4 Geldigheidsduur (Optioneel) U kunt een speciale geldigheidsduur kiezen voor uw aanbieding. Wanneer u hier niets invult, is de aanbieding geldig vanaf de dag waarop hij wordt aangemaakt tot het einde van de periode waar de aanbieding geldt. Voorbeeld: -15% op alle reserveringen die voor 31/12 worden gemaakt (Early Booking). U kunt ook een geldigheidsduur kiezen die is gebaseerd op het aantal dagen voor de aankomst. Voorbeeld: -15% voor alle reserveringen die meer dan 7 dagen voor aankomst worden gemaakt. Stap 5 Gratis opties (Optioneel) Bovenop de bestaande aanbiedingen kunt u gratis opties aanbieden. Klik op de optie(s) die u gratis wilt aanbieden. Geef een hoeveelheid aan wanneer de optie een maximum aantal bevat. Deze stap wordt niet aangeboden in de gratis service aanbieding. Stap 6 Beschrijving(en) en presentatie van uw aanbieding (Optioneel) - Of u kiest een titel voor uw aanbieding in de keuzelijst (titels vertaald in alle talen van het systeem). - Of u maakt een persoonlijke titel (geen automatische vertaling). U kunt eveneens een omschrijvende tekst toevoegen. Deze stap is onmisbaar bij de presentatie van de gratis services. Bijvoorbeeld: 2 gratis kanotochten / gratis toegang tot het wellnesscentrum Zichtbaarheid Kies hoe u uw aanbieding wilt tonen in de zoekresultaten: o Concurrent met (standaardinstelling): De meest voordelige aanbieding wordt getoond in de resultaten van de zoekopdracht. o Dubbel: Alle mogelijkheden worden getoond. o Dominant: Uw aanbieding heeft voorrang op de andere speciale aanbiedingen. Ze zal getoond worden bij de zoekresultaten, zelfs als een andere aanbieding voordeliger is. Kies op welke manier u de korting in de zoekresultaten wilt presenteren: (alleen bij de aanbiedingen X% / X / verlaagde prijs) - -X %: -20% Aanbieding voor stellen - -X : -105 Aanbieding voor stellen - X in plaats van Y : 200 in plaats van 305 Aanbieding voor stellen

20 Stap 7 Actiecode (Optioneel) U kunt een actiecode toevoegen aan uw aanbieding. Alleen de personen die in het bezit zijn van deze actiecode kunnen gebruik maken van deze aanbieding. De aanbiedingen met een actiecode worden alleen verspreid op specifieke portalen die toegankelijk en reserveerbaar zijn met deze code. Stap 8 Verspreidingskanalen Kies de kanalen waar u de aanbieding wilt tonen (het Individueel Pakket is het reserveringssysteem op uw eigen website.) Overzicht van de aanbieding Controleer de instellingen van uw aanbiedingen voordat u op Opslaan klikt. Uw aanbieding zal de volgende ochtend online staan Een last minute aanbieding maken (Methode 2) Stap 2 Voorwaarden van de aanbieding Geef het totaalaantal nachten en de aankomstdag van het verblijf aan. Stap 3 Keuze van verblijf Vink de accommodatie(s) aan waarop uw aanbieding met vaste voorraad betrekking op heeft. Stap 4 Instelling van de geselecteerde aanbiedingen Bepaal voor elk verblijf: - Nieuwe prijs: De nieuwe prijs, geen aanbieding, een aanbieding in % of, of het aantal gratis nachten - Aantal personen (Optioneel) - De voorraad voor vaste reserveringen - Reserveringskosten: de ingestelde reserveringskosten van de desbetreffende accommodatie worden automatisch overgenomen. - Aanbetaling: het ingestelde aanbetalingsbedrag van de desbetreffende accommodatie wordt automatisch overgenomen. - Zichtbaarheid: o Concurrent met (standaardinstelling): De meest voordelige aanbieding wordt getoond in de resultaten van de zoekopdracht. o o Dubbel: Alle mogelijkheden worden getoond. Dominant: Uw aanbieding heeft voorrang op de andere speciale aanbiedingen. Ze zal getoond worden bij de zoekresultaten, zelfs als een andere aanbieding voordeliger is. Stap 5 Geldigheidsduur Bepaal de geldigheidsduur van uw aanbieding. U kunt slechts één optie kiezen. - Tot de dag voor aankomst - X dagen voor aankomst - X dagen na het aanmaken van de aanbieding - Tot de datum die u aangeeft Stap 6 Gratis opties (Optioneel) Bovenop de bestaande aanbiedingen kunt u gratis opties aanbieden. Klik op de optie(s) die u gratis wilt aanbieden. Geef een hoeveelheid aan wanneer de optie een maximum aantal bevat. Deze stap wordt niet aangeboden in de gratis service aanbieding. Stap 7 Beschrijvingen (Optioneel) Of u kiest een titel voor uw aanbieding in de keuzelijst (titels vertaald in alle talen van het systeem). Of u maakt een persoonlijke titel (geen automatische vertaling). U kunt eveneens een omschrijvende tekst toevoegen

21 Stap 8 Betalingsmogelijkheden Kies een of meerdere betalingsmogelijkheden waarmee uw aanbieding geboekt kan worden. Let op, bij deze aanbieding garandeert u een vaste reservering! Stap 9 Actiecode (Optioneel) U kunt een actiecode toevoegen aan uw aanbieding. Alleen de personen die in het bezit zijn van deze actiecode, kunnen van deze aanbieding gebruik maken. De aanbiedingen met een actiecode worden alleen verspreid op specifieke portalen die toegankelijk en reserveerbaar zijn met deze code. Stap 10 - Verspreidingskanalen Kies de kanalen waar u de aanbieding wilt tonen (het Individueel Pakket is het reserveringssysteem op uw eigen website.) Stap 11 Uw toezegging Door het hokje Ik ga akkoord aan te klikken, garandeert u een vaste reservering. U kunt deze vaste reserveringen niet weigeren en u bent verplicht deze reservering binnen 24 uur te behandelen. Overzicht van de aanbieding Controleer de instellingen van uw aanbiedingen voordat u op «Opslaan» klikt. Uw aanbieding zal 2 uur na het aanmaken online reserveerbaar zijn. 6.2 Speciale aanbiedingen beheren Om een aanbieding te wijzigen of verwijderen, gaat u naar menu 2. speciale aanbieding > Aanbiedingen aanmaken/wijzigen. In het linker menu klikt u op Al mijn aanbiedingen of selecteert u het type aanbieding. Om een aanbieding te wijzigen, klikt u op Bekijken/Wijzigen. U moet alle stappen doorlopen om de aanbieding op te slaan. Let op: het kortingsbedrag en de toepassingsmethode kunnen niet worden veranderd. Om een aanbieding te deactiveren, haalt u het vinkje bij Actief weg: Om een aanbieding te verwijderen, klikt u op de X

22 7. Klantenmeningen Ctoutvert verzamelt de meningen van klanten die hebben geboekt via het Secureholiday systeem. Dit gebeurt automatisch als u deze optie activeert. Hoe kan ik klantenmeningen verzamelen en publiceren? Om deze functie te activeren, gaat u naar menu 3. Klantenmeningen > Status & Statistieken > Status en klikt u op Actief bij Verzamelen en Verspreiden. : Als u de functie klantenmeningen verzamelen activeert, wordt er een automatisch een mail gestuurd naar elke klant die via Secureholiday heeft gereserveerd. Dit gebeurt 3 dagen na het einde van het verblijf. Als u de functie activeert, krijgen alle gasten van de laatste 8 maanden met terugwerkende kracht een mail. De klantenmeningen worden op de volgende portalen getoond: Uw Individueel Pakket: uw eigen reserveringssysteem. Camping2be.com: voor alle gebruikers van het Secureholiday systeem. Camping-direct.eu: voor alle gebruikers van het E-Traffic Pakket Camping Qualité: voor campings die lid zijn van Camping Qualité. Wanneer een review wordt achtergelaten, ontvangt u een mail op het adres dat u hier heeft ingevuld. De enquête handmatig versturen Onderaan deze pagina kunt u eveneens een link vinden die u via mail naar de gasten kunt sturen die niet via Secureholiday hebben gereserveerd. Uw enquête aanpassen In het tabblad Enquête klantenmeningen kunt u aanpassingen doen in het enquêteformulier dat naar uw klanten wordt gestuurd. U kunt hier de categorieën wissen die niet van toepassing zijn. Opmerkingen Gemiddelde: Selecteer de thema s waarop u beoordeeld wilt worden. Haal het vinkje weg om een thema te deactiveren. Van alle ontvangen beoordelingen wordt een gemiddelde cijfer berekend. Wanneer u de optie Kwaliteitsgemiddelde activeert, kan een klant aangeven welke thema s voor hem/haar doorslaggevend zijn voor een geslaagde vakantie. Classificatie: U kunt uw klanten vragen om de elementen te kiezen die typerend zijn voor uw bedrijf. In dit menu selecteert u de elementen die u wilt tonen. U kunt deze functie deactiveren door het hokje De classificatie van uw camping activeren uit te vinken

23 Tevredenheidsonderzoek Het tevredenheidsonderzoek is een goede manier om de verwachtingen en eisen van uw gasten te weten te komen. U kunt uw klant vragen om een meer gedetailleerde vragenlijst in te vullen aan het einde van de enquête. Activeer het standaard tevredenheidsonderzoek van Ctoutvert of vul de URL van een ander enquêteformulier in. Hoe kan ik mijn ontvangen klantenmeningen beheren? Wanneer een u een klantenbeoordeling ontvangt, wordt deze automatisch geactiveerd. U kunt de status echter te allen tijde aanpassen (opschorten, activateren, verwijderen). Ga hiervoor naar het tabblad Beheer klantenmeningen Alleen de nieuwste beoordelingen worden getoond. Selecteer Alle beoordelingen in de desbetreffende periode in het keuzemenu. Let op: Beoordelingen met dit symbool worden automatisch opgeschort. Dit zijn beoordelingen die worden verdacht om ongepast taalgebruik te bevatten. Lees deze beoordelingen gerust door en reactiveer ze wanneer nodig. De filter is namelijk erg gevoelig en soms te streng. Klik op de beoordeling waarvan u de status wilt wijzigen en kies wat u wilt doen: Activeren Met deze functie kunt u beoordelingen activeren die automatisch zijn gedeactiveerd (beoordelingen met het symbool ). Ook kunt u eerder verwijderde beoordelingen reactiveren. Opschorten Met deze functie kunt u beoordelingen opschorten. U kunt opgeschorte beoordelingen altijd reactiveren. Ze blijven bewaard in het menu verwijderde beoordelingen. Wissen Met deze functie kunt u beoordelingen opschorten. U kunt opgeschorte beoordelingen altijd reactiveren. Ze blijven bewaard in het menu verwijderde beoordelingen. Antwoorden U kunt altijd privé of openbaar antwoorden op de beoordelingen. Individueel Pakket U kunt de publicatie van bepaalde beoordelingen op uw eigen website (Individueel Pakket) reactiveren door te klikken op Pack Individuel. Een actieve beoordeling wordt aangeduid met een Een inactieve beoordeling wordt aangeduide met een Klanten van het Individueel Premium Pakket: u kunt de beoordelingen selecteren die u wilt tonen op uw reserveringssysteem door te klikken op Premium. Statistieken De Statistieken laten de algemene score zien van alle beoordeling per maand of per taal waarin gast zijn bericht heeft achtergelaten. U kunt ook bekijken: - De totaalscore per thema - Het aantal ontvangen, actieve, opgeschorte en verwijderde beoordelingen. - Het percentage gepubliceerde beoordelingen - een vergelijking van de totaalscore van alle gebruikers van het Secureholiday systeem die klantenbeoordelingen verzamelen

24 8. Statistieken & Verkoop Voor statistieken over online reserveringen en het aantal kliks naar uw website (in het kader van het E-Traffic Pakket) gaat u naar menu 7. Statistieken & Verkoop 8.1 Verkoop In het menu Overzicht reserveringen kunt u alle Reserveringen bekijken die via Secureholiday zijn gemaakt. Filter uw zoekopdracht per verkoopdatum of per verblijfsdatum en klik op de details van de reservering te bekijken. In dit menu kunt u ook Reserveringen annuleren (zie 5.3). In het submenu Verkoop statistieken vindt u alle statistieken over uw reserveringen die via Secureholiday zijn bevestigd. Klik bijvoorbeeld op Seizoen 2014 en op Statistieken genereren. U kunt hier de statistieken per dag, maand, pakket, motor, land of per accommodatie bekijken. U kunt hier ook de details downloaden. om de In het submenu Statistiques conjoncturelles (Economische statistieken) kunt u de algemene tendens van de gemaakte reserveringen bekijken. Deze cijfers komen voort uit de verkoopstatistieken van 800 campings die het Secureholiday systeem minimaal 3 jaar gebruiken. 8.2 E-Traffic Statistieken In het submenu Klikstatistieken kunt u informatie inzien over het aantal kliks naar uw website dat u heeft ontvangen in het kader van het E-traffic Pakket. U kunt de resultaten filteren per zoekmachine (het portaal van waaruit de internetter heeft doorgeklikt naar uw website) per datum van het bezoek en per gevraagde verblijfsdatum. Als u meer informatie of meer details in een Excel-bestand wilt ontvangen, neem dan contact op met de Hotline van Ctoutvert

25 9. Agenda U kunt activiteiten en evenementen in en om uw camping toevoegen aan uw Secureholiday pagina. Deze worden gepubliceerd op enkele portaalsites en op uw Individueel Pakket (het reserveringssysteem op uw eigen website). Hiervoor gaat u naar menu 4. Agenda en klikt u op Aanmaken / Wijzigen. Klik op een datum om een evenement aan te maken. Kies een titel, begin- en einddatum voor het evenement en klik op Evenement toevoegen. Vul de nodige informatie in op het tabblad Beschrijving (titel, slogan en volledige presentatie), voor alle talen die u wilt publiceren. In het tabblad Verspreiding & Activering publiceert u het evenement door op Ja te klikken bij Publiceren en Uitlichten. U selecteert hier eveneens de categorie en de locatie van het evenement. In het tabblad Data & Herhaling kunt de begin- en einddatum en -tijden invullen, en u kunt het evenement instellen als een terugkerend evenement. Dit geldt bijvoorbeeld bij de weekmarkt. In het tabblad Foto s voegt u een foto toe, zodat het evenement gepubliceerd kan worden. U kunt eventueel ook een Youtube-video toevoegen in het tabblad Video s. In het tabblad Vakantieaanbiedingen kunt u aangeven of speciale aanbiedingen voor verblijven tijdens dit evenement automatisch wilt publiceren. Wanneer u klaar bent, klikt u op bovenaan de pagina. 10. Help Ctoutvert heeft een gratis hotline voor al uw vragen. Neem contact met ons op via (maandag- vrijdag van 9 tot 18 uur) of stuur een naar contact@ctoutvert.com en we bellen u graag terug