Het beheren van de verhuurprijzen, beschikbaarheid en kosten van uw woningen op Villapolis

Transcriptie

1 Het beheren van de verhuurprijzen, beschikbaarheid en kosten van uw woningen op Villapolis 1 Hoe de beschikbaarheid (kalender) van uw vakantiewoning beheren? Verhuurprijzen beheren Praktische instructie voor het beheer van de verhuurprijzen Toegang verkrijgen tot de verhuurderssectie Waar vind ik het prijzenbeheer? Beschikbare opties in de sectie Beheer verhuurprijzen Het ingeven van verhuurprijzen voor een verblijf van 1 week Verhuurprijzen voor niet-standaardperioden instellen Overzicht van de gedefinieerde verhuurprijzen voor mijn vakantiewoning Beheer de beschikbaarheid van uw vakantiewoning (de kalender) Het beheren van de kosten geassocieerd met uw vakantiewoning Het beheren van indicatieve verhuurprijzen Voorbeelden m.b.t. het instellen van de verhuurprijzen Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Vaak voorkomende vragen Ik heb prijzen voorzien maar zij zijn niet zichtbaar in het Overzicht verhuurprijzen in de verhuurderssectie Ik heb prijzen voorzien maar zij zijn niet zichtbaar op mijn advertentie Ik heb een reservatie en moet aangeven dat de betrokken periode niet meer beschikbaar is Ik heb een annulatie en moet de betrokken perioden weer als beschikbaar markeren Kan ik in één stap de verhuurprijs instellen voor een lange periode waarin de verhuurprijs constant blijft?... 14

2 1 Hoe de beschikbaarheid (kalender) van uw vakantiewoning beheren? De beschikbaarheid van uw vakantiewoning is direct gelinkt aan de verhuurprijzen die u voorziet voor uw woning. Elke verhuurprijs is geassocieerd aan 1 bepaalde periode en u kan aangeven of deze periode al dan niet nog beschikbaar is. Het beheren van de beschikbaarheid van uw woning vereist dat u verhuurprijzen voorziet voor elke individuele verhuurperiode. Beschikbaarheid beheren = Verhuurprijzen beheren In de advertentie van uw vakantiewoning wordt de beschikbaarheid bepaald door de perioden die nog kunnen geboekt worden. M.a.w. indien een bezoeker geïntereseerd is in de beschikbaarheid van uw woning voor augustus 2010 dan zal hij deze periode (maand) selecteren in de sectie Beschikbaarheid en prijzen. Vervolgens wordt de prijzenlijst voor de geselecteerde maand augustus getoond met alle beschikbare perioden en de bijhorende prijzen. In het voorbeeld hieronder zijn er nog 2 weken beschikbaar in augustus. De beschikbaarheid van de woning wordt dus weergegeven d.m.v. een kalender met daaronder de bijhorende prijzen. 2 Verhuurprijzen beheren Villapolis heeft een eenvoudig systeem voorzien voor de ingave van verhuurprijzen en beschikbaarheid. Gebaseerd op de meest voorkomende verhuurperioden en aankomstdagen hebben wij de mogelijkheid voorzien om verhuurprijzen in te stellen voor de volgende standaardperioden: Weekends van vrijdag tot zondag (2 nachten) Verlengde weekends van vrijdag tot maandag (3 nachten) Midweeks van maandag tot vrijdag (4 nachten) 1 Week van vrijdag tot vrijdag (7 nachten) 1 Week van zaterdag tot zaterdag (7 nachten) 2 Weken van vrijdag tot vrijdag (14 nachten) 2 Weken van zaterdag tot zaterdag (14 nachten) 2

3 Omdat de meeste bezoekers van de website zoeken gebaseerd op deze standaardperioden is het aangeraden dat u prijzen voorziet voor deze perioden. Uiteraard dient u enkel prijzen te voorzien voor periode (verblijfsduren) voor dewelke u uw vakantiewoning verhuurt. Als u toelaat dat huurders kunnen huren met aankomst op om het even welke dag dan dient u ook deze standaard verhuurperioden te gebruiken voor de ingave van de prijzen en bijkomend dient u in de beschrijving van uw vakantiewoning te vermelden dat de huurperiode op elke dag van de week kan beginnen. Voor speciale perioden (Nieuwjaar, schoolvakanties,...) voor dewelke de prijzen niet kunnen ingesteld worden m.b.v. de standaardperioden dient u gebruik te maken van de optie Beheer prijzen: willekeurige perioden. In deze sectie kan u tot 20 willekeurige perioden definiëren die u niet via de andere standaardperioden kan beheren. U kan prijzen voorzien tot 18 maanden in de toekomst. Het voorzien van prijzen per dag/nacht is niet mogelijk. 3 Praktische instructie voor het beheer van de verhuurprijzen 3.1 Toegang verkrijgen tot de verhuurderssectie Om de verhuurprijzen te beheren moet u eerst inloggen in de verhuurderssectie. Geef uw gebruikersnaam en paswoord in om toegang te verkrijgen. 3.2 Waar vind ik het prijzenbeheer? Na het aanloggen selecteert u het menu Huurprijzen om naar de sectie Beheer verhuurprijzen te navigeren. 3

4 3.3 Beschikbare opties in de sectie Beheer verhuurprijzen In de sectie Beheer Verhuurprijzen maakt u gebruikt van de keuzelijst ( ) om aan te geven wat u wilt doen. Door middel van de keuzelijst navigeert u tussen de verschillende invulformulieren die beschikbaar zijn om de verhuurprijzen en kosten geassocieerd aan de verhuur te beheren. Deze keuzelijst geeft toegang tot het beheer van de verhuurprijzen, het beheren van de kosten geassocieerd aan de verhuur en het overzicht van alle beschikbare verhuurperioden. 4

5 Een overzicht van de beschikbare opties: Beheer verhuurprijzen voor weekends (vrijdag tot zondag, 2 nachten) Beheer verhuurprijzen voor verlengde weekends (vrijdag tot maandag, 3 nachten) Beheer verhuurprijzen voor midweeks (maandag tot vrijdag, 4 nachten) Beheer verhuurprijzen voor 1 week (vrijdag tot vrijdag, 7 nachten) Beheer verhuurprijzen voor 1 week (zaterdag tot zaterdag, 7 nachten) Beheer verhuurprijzen voor 2 weken (vrijdag tot vrijdag, 14 nachten) Beheer verhuurprijzen voor 2 weken (zaterdag tot zaterdag, 14 nachten) Beheer verhuurprijzen voor willekeurige perioden: perioden dewelke niet kunnen beheerd worden met de andere opties. Beheer kosten (energie, schoonmaak, ) Overzicht verhuurprijzen. 3.4 Het ingeven van verhuurprijzen voor een verblijf van 1 week De standaardperioden voor weekprijzen zoals voorzien door Villapolis hebben als aankomstdag vrijdag of zaterdag. Indien u weekprijzen wil definiëren voor andere aankomstdagen contacteer dan de Villapolis Helpdesk voor meer informatie. Indien u toelaat dat huurders op om het even welke dag mogen arriveren voorzie dan weekprijzen o.b.v. onze standaardperioden met de aankomstdag op vrijdag en/of zaterdag. In het volgende voorbeeld gebruiken we zaterdag als dag van aankomst. Stap 1 Selecteer de optie Beheer prijzen: 1 week, van zaterdag tot zaterdag Wanneer u deze optie selecteert wordt een nieuw invulformulier getoond met een lijst van alle mogelijk verhuurperioden met aanvang op zaterdag en voor een verblijf van 1 week (7 nachten). De verhuurperioden starten in de toekomst en het is dus niet mogelijk om verhuurprijzen uit het verleden te beheren. 5

6 Stap 2 Gebruikmakend van dit invulformulier kan u nu de prijzen voor 1 week met aanvang op zaterdag invullen of aanpassen. Voor elke periode die nog beschikbaar is dient u de prijs in te vullen in het tekstveld naast de periode en moet u de checkbox Beschikbaar aanvinken om aan te geven dat de periode nog beschikbaar is. U kan ook prijzen voorzien voor perioden die niet langer beschikbaar zijn (zonder de checkbox Beschikbaar aan te vinken) maar dit is niet vereist. Stap 3 Na het invullen of wijzigen van de prijzen klikt u op de knop [Bewaren] om de wijzigingen op te slaan. Om accidenteel verlies van data te vermijden kan u steeds tussentijds uw wijzigingen opslaan door op de knop [Bewaren] te klikken. Als u dit invulformulier verlaat zonder op de knop [Bewaren] te klikken dan zullen alle wijzigingen verloren gaan. Verhuurprijzen voorzien voor andere standaardperioden Om verhuurprijzen voor de andere standaardperioden (weekends, verlengde weekends, midweek, 1 week en 2 weken) te voorzien kiest u de corresponderende optie uit de keuzelijst en volgt u dezelfde instructies als in dit voorbeeld. 6

7 3.5 Verhuurprijzen voor niet-standaardperioden instellen Sommige speciale perioden kunnen niet beheerd worden m.b.v. de voorziene standaardperioden. Dit kan het geval zijn voor afwijkende perioden rond Nieuwjaar, carnavalvakantie, de paasvakantie en sommige schoolvakanties of verlengde weekends in combinatie met een officiële verlofdag. Voor deze speciale perioden is de optie Beheer prijzen: Willekeurige perioden voorzien. Stap 1 Selecteer de optie Beheer prijzen: Willekeurige perioden Als u deze optie selecteert wordt er een nieuw invulformulier getoond. In dit invulformulier kan u tot 20 speciale perioden definiëren. Elke periode definieert 1 verblijf startend op de Aankomstdatum en eindigend op de Vertrekdatum. De checkbox Beschikbaar is standaard al aangevinkt. In deze sectie kan u dus 20 afwijkende perioden definiëren met elk hun eigen verhuurprijs en beschikbaarheid instelling. Stap 2 Voor elke periode die u wenst te definiëren vult u de aankomstdatum, de vertrekdatum en de verhuurprijs in. Vink de checkbox Beschikbaar aan indien vereist. Stap 3 Nadat u alle perioden hebt gedefinieerd of aangepast klikt u op de knop [Bewaren] om uw wijzigingen op te slaan. Om accidenteel verlies van data te vermijden kan u steeds tussentijds uw wijzigingen opslaan door op de knop [Bewaren] te klikken. 7

8 Als u dit invulformulier verlaat zonder op de knop [Bewaren] te klikken dan zullen alle wijzigingen verloren gaan. Opmerking Als u in deze sectie probeert een periode te definiëren die eigenlijk zou moeten beheerd worden in de andere invulformulieren voor standaardperioden (bv. Een week startend op vrijdag of zaterdag) dan krijgt u een foutmelding die aangeeft dat u deze periode moet beheren via één van de andere beschikbare opties. 3.6 Overzicht van de gedefinieerde verhuurprijzen voor mijn vakantiewoning Gebruikmakend van de verschillende opties kan u de verhuurprijzen voor uw vakantiewoning ingeven. Als u de optie Overzicht verhuurprijzen selecteert krijgt u een overzicht van alle perioden waarvoor een prijs is gedefinieerd en dewelke gemarkeerd staan als beschikbaar. In dit overzicht vindt u voor elke periode de dag van aankomst en vertrek, de bijhorende prijs en de status (beschikbaar). Perioden voor dewelke geen prijs is voorzien of welke gemarkeerd zijn als niet beschikbaar worden niet getoond in dit overzicht. Dit overzicht kan gebruikt worden voor 2 doeleinden: 8

9 1. Om een snel overzicht te verkrijgen van alle perioden gemarkeerd als beschikbaar met de bijhorende verhuurprijs. 2. Om de beschikbaarheid van uw vakantiewoning te beheren. Zie de volgende sectie voor meer informatie hierover. 3.7 Beheer de beschikbaarheid van uw vakantiewoning (de kalender) Als u een reservatie heeft bevestigd dan dient u de beschikbaarheid van uw vakantiewoning aan te passen op de Villapolis website. Dit kan gebeuren m.b.v. het formulier Overzicht verhuurprijzen of via de invulformulieren dewelke u gebruikt om de verhuurprijzen te beheren. Beheren van de beschikbaarheid m.b.v. het Overzicht verhuurprijzen In het overzicht van de verhuurprijzen markeert u alle betrokken perioden als Niet beschikbaar en vervolgens klikt u op de knop [Bewaren]. U zal zien dat deze perioden vervolgens niet meer zullen getoond worden in dit rapport hetgeen aangeeft dat de status voor deze perioden is gewijzigd naar Niet beschikbaar. Elke wijziging die u hier maakt is uiteraard ook zichtbaar in de invulformulieren die u gebruikt voor het beheer van de prijzen. Beheren van de beschikbaarheid m.b.v. de invulformulieren voor prijzenbeheer. Als alternatief kan u ook de invulformulieren voor het beheer van de prijzen gebruiken om de beschikbaarheid van een periode te wijzigen (via de checkbox Beschikbaar ) Indien u prijzen hebt voorzien voor verschillende verblijfsduren (bv. Weekends, 1 week en 2 weken) dan dient u alle betrokken perioden in de verschillende invulformulieren aan te passen. In dit geval is het gemakkelijker om de beschikbaarheid te beheren via het Overzicht verhuurprijzen. U kan hier alle vereiste aanpassingen in één keer uitvoeren. 9

10 4 Het beheren van de kosten geassocieerd met uw vakantiewoning Om de kosten geassocieerd met het huren van uw vakantiewoning te beheren kiest u de optie Beheer kosten. De kosten die u definieert zijn van toepassing op elke verblijfsperiode die u definieert en worden getoond in uw advertentie in de sectie Bijkomende kosten, waarborg, annulering. U kan de volgende vaak voorkomende kosten definiëren: Waarborg Eindschoonmaak Electriciteitsverbruik Waterverbruik Verwarmingskosten Verbruik van hout Bedlinnen Badkamerlinnen Keukenlinnen Kinderstoel Extra bed Huisdieren Algemeen onderhoud & kosten Huisvuil verwijdering Toeristenbelasting / verblijfsbelasting Kosten dewelke niet van toepassing zijn voor uw vakantiewoning stelt u in op Niet van toepassing Afhankelijk van het type kost zijn er meerdere opties beschikbaar om de kostprijs in te stellen. Selecteer de optie die u het best past. 10

11 5 Het beheren van indicatieve verhuurprijzen Deze sectie is enkel van toepassing voor klanten die minstens 6 vakantiewoningen beheren en waarvoor de optie Eenvoudig prijzenmodel is geactiveerd. Klanten waarvoor de optie Eenvoudig prijzenmodel is geactiveerd kunnen kiezen om enkel indicatieve verhuurprijzen te voorzien voor sommige of alle vakantiewoningen die beheerd worden. Indicatieve verhuurprijzen kunnen worden voorzien voor de volgende verblijfsduren: Weekends Verlengde weekends 1 Week 2 Weken Indicatieve verhuurprijzen bestaan uit een minimum en maximum verhuurprijs die wordt gedefinieerd voor een specifieke verblijfsduur. Zo n verhuurprijs is niet geassocieerd aan een specifieke periode en dient enkel om een prijsindicatie aan de bezoeker te geven. Indien enkel indicatieve verhuurprijzen worden voorzien voor een vakantiewoning is het niet mogelijk om de beschikbaarheid (kalender) van deze woning te beheren. Het is wel mogelijk steeds om te schakelen naar het Gedetailleerd prijzenmodel dat in de voorgaande secties is beschreven. Opmerking Indien mogelijk raden wij steeds aan om het Gedetailleerd prijzenmodel te selecteren. Gebruikmakend van dit model kan u de bezoeker gedetailleerde informatie aanbieden m.b.t. verhuurprijzen en kan u aangeven welke perioden nog beschikbaar zijn. Uit ervaring weten wij dat advertenties met gedetailleerde informatie beter presteren en betere resultaten opleveren. 11

12 6 Voorbeelden m.b.t. het instellen van de verhuurprijzen 6.1 Voorbeeld 1 Mijn vakantiewoning kan als volgt gehuurd worden: Verblijven van 1 week met aankomst op zaterdag Verblijven van 2 weken met aankomst op zaterdag In juli en augustus kan enkel gehuurd worden voor 2 weken en meer. De woning is niet beschikbaar voor weekends, verlengde weekends of midweeks Kosten: waarborg, energie, schoonmaak Definieer uw verhuurprijzen als volgt: 1. Gebruik de optie Beheer prijzen: 1 week, van zaterdag tot zaterdag om de prijzen voor een verblijf van 1 week in te geven. Voorzie geen prijzen voor de maanden juli en augustus. 2. Gebruik de optie Beheer prijzen: 2 weken, van zaterdag tot zaterdag om de prijzen voor een verblijf van 2 weken in te geven. In juli en augustus voorziet u enkel verhuurprijzen voor perioden die starten op een aankomstdag die u toelaat (Mogelijkerwijze wenst u de eerste en laatste 2 weken van elke maand in blok te verhuren). 3. Gebruik de optie Beheer kosten om de kosten geassocieerd met de verhuringen in te geven. 6.2 Voorbeeld 2 Mijn vakantiewoning kan als volgt gehuurd worden: Verblijven van 1 week met aankomst op vrijdag Verblijven van 2 weken met aankomst op vrijdag Verblijven van een weekend van vrijdag tot zondag Een speciale periode rond Nieuwjaar voor een verblijf van 11 dagen. Definieer uw verhuurprijzen als volgt: 1. Gebruik de optie Beheer prijzen: 1 week, van vrijdag tot vrijdag om de prijzen voor een verblijf van 1 week in te geven. 2. Gebruik de optie Beheer prijzen: 2 weken, van vrijdag tot vrijdag om de prijzen voor een verblijf van 2 weken in te geven. 3. Gebruik de optie Beheer prijzen: weekend om de prijzen voor een weekendverblijf met aankomst op vrijdag en vertrek op zondag in te geven. 4. Gebruik de optie Beheer prijzen: Willekeurige perioden om de afwijkende periode rond Nieuwjaar in te geven. Voor deze periode moet u de exacte datum van aankomst en vertrek voorzien en de verhuurprijs. 6.3 Voorbeeld 3 Mijn vakantiewoning kan als volgt gehuurd worden: Verblijven van 1 week met aankomst op een willekeurige dag Verblijven van 2 weken met aankomst op een willekeurige dag In dit geval is het niet praktisch om een verhuurprijs in te geven voor elke mogelijke verhuurperiode omdat het aantal potentiële perioden (365 mogelijke aankomstdagen) te groot is. Daarom adviseren wij in deze gevallen om enkel verhuurprijzen te voorzien m.b.v. de standaardinvulformulieren. M.a.w. om verhuurprijzen te voorzien voor perioden van 1 en/of 2 weken startend op vrijdag of zaterdag. Bijkomend dient dan in de beschrijvende tekst van de vakantiewoning te worden vermeld dat het vakantiehuis kan gehuurd worden startend op een willekeurige dag van aankomst. 12

13 De voorziene verhuurprijzen (standaard perioden startend op vrijdag of zaterdag) geven de bezoeker dan een indicatie van de prijs voor de perioden die niet expliciet vermeld zijn (op andere aankomstdagen). Definieer uw verhuurprijzen als volgt: 1. Selecteer de dag van aankomst waarvoor u verhuurprijzen wenst te voorzien (vrijdag of zaterdag). In dit voorbeeld kiezen we vrijdag. 2. Gebruik de optie Beheer prijzen: 1 week, van vrijdag tot vrijdag om de prijzen voor een verblijf van 1 week in te geven. 3. Gebruik de optie Beheer prijzen: 2 weken, van vrijdag tot vrijdag om de prijzen voor een verblijf van 2 weken in te geven. 4. Voorzie in de beschrijvende tekst van de vakantiewoning een korte tekst die aangeeft dat de huurder mag arriveren op een willekeurige dag. Vergeet niet dit te vermelden voor elke taal waarin u een beschrijving voorziet. 6.4 Voorbeeld 4 Ik wens enkel indicatieve verhuurprijzen te voorzien en wens de beschikbaarheid (kalender) van mijn vakantiewoning niet te beheren. Definieer uw verhuurprijzen als volgt: 1. Verzeker u ervan dat u het Eenvoudig prijzenmodel voor uw vakantiewoning geselecteerd hebt. Gebruik de optie Het prijzenmodel wijzigen om te wisselen tussen het Eenvoudig prijzenmodel en Gedetailleerd prijzenmodel. Indien beide prijsmodellen voor u beschikbaar zijn dan kan u wisselen tussen beide modellen voor elke individuele verhuureenheid. 2. Gebruik de optie Beheer prijzen: richtprijzen 3. Voorzie indicatieve prijzen voor de van toepassing zijnde verblijfsduren. Voorzie telkens een minimum- en maximumprijs. 4. Klik op de knop [Bewaren] om uw wijzigingen te bewaren. 13

14 7 Vaak voorkomende vragen 7.1 Ik heb prijzen voorzien maar zij zijn niet zichtbaar in het Overzicht verhuurprijzen in de verhuurderssectie. In het overzicht verhuurprijzen worden enkel die perioden getoond dewelke als Beschikbaar zijn gemarkeerd. Keer terug naar de invulformulieren voor het beheer van de prijzen en controleer of u voor de betrokken perioden de checkbox Beschikbaar hebt aangevinkt. 7.2 Ik heb prijzen voorzien maar zij zijn niet zichtbaar op mijn advertentie. De prijzen die worden getoond in de advertentie zijn afhankelijk van de keuze van de bezoeker. De bezoeker heeft de mogelijkheid de prijzen op te vragen voor een bepaalde periode (maand) en verblijfsduur. Hebt u prijzen voorzien voor de geselecteerd periode (maand)? Zijn de voorziene perioden gemarkeerd als zijnde beschikbaar? Enkel beschikbare perioden worden getoond in de advertentie. 7.3 Ik heb een reservatie en moet aangeven dat de betrokken periode niet meer beschikbaar is. Zie de sectie Beheer de beschikbaarheid van uw vakantiewoning voor meer informatie. 7.4 Ik heb een annulatie en moet de betrokken perioden weer als beschikbaar markeren. Perioden die als Niet beschikbaar gemarkeerd zijn worden niet getoond in het formulier Overzicht verhuurprijzen. Daarom kan hun status niet gewijzigd worden naar Beschikbaar in dit overzicht. Om de status van deze perioden terug op Beschikbaar te zetten moet men gaan via de invulformulieren voor prijzenbeheer. Wijzig de status van de betrokken perioden daar door de checkbox Beschikbaar terug aan te vinken. 7.5 Kan ik in één stap de verhuurprijs instellen voor een lange periode waarin de verhuurprijs constant blijft? Het is niet meer mogelijk om een verhuurprijs in te stellen voor een lange periode die meerdere verhuurperioden bevat. Bijvoorbeeld: Als de verhuurprijs voor 1 week dezelfde blijft tussen 10 januari en 31 maart dan moet u deze prijs voor elke verhuurperiode individueel invullen. Zoals u zal ondervinden gaat het ingeven van de verhuurprijzen snel en makkelijk. 14