Huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 1 INLEIDING 1) Ontmoetingscentrum (hierna OC) de Coorenaar heeft als doel de stedelijke infrastructuur maximaal ten dienste te stellen aan het lokale verenigingsleven en de lokale gemeenschap. Beperkte privé-verhuur is toegelaten in de kleine zalen. 2) Het OC wordt beheerd door het Dagelijks Beheer. Zij krijgt van de Stad Waregem de toelating om de infrastructuur te beheren, onderhouden en verhuren als een goede huisvader. Ze houdt dus toezicht op het goed gebruik van de ter beschikking gestelde lokalen. Alle communicatie gebeurt via 2 ALGEMENE BEPALINGEN 1) Strikt commerciële en strikt religieuze activiteiten zijn niet toegelaten. Activiteiten waarin haat, racisme of ander extremistisch gedachtegoed wordt verspreid, is eveneens niet toegelaten. Ook privé verhuur is niet toegestaan. Het algemeen bestuur behoudt zich het recht over het al dan niet aanvaarden van het evenement. 2) Het is verboden de ruimtes te gebruiken voor andere doeleinden dan aangegeven op het huurcontract, andere zalen te gebruiken dan gevraagd, andere uren of dagen te gebruiken dan gevraagd of de ruimtes onder te verhuren aan anderen. Aan minderjarigen wordt niet verhuurd. 3) Groepen waarvoor zich geen verantwoordelijke aanmeldt, worden de toegang geweigerd. 4) Personen die onder invloed zijn van verdovende middelen en/of alcohol wordt de toegang tot het gebouw ontzegd. Ook wie door wangedrag de openbare orde, rust of veiligheid verstoort, wordt de toegang ontzegd. 3 DE HUURREGELING A. Aanvraag en reservatie 1) Elke aanvraag wordt gericht aan het Dagelijks Beheer van OC de Coorenaar, Dit kan zowel schriftelijk ( Secretariaat OC De Coorenaar, Meikeverstraat 5, 8792 Desselgem ), per mail (OCCoorenaar@gmail.com), 2) Aanvragen van Waregemse verenigingen/organisaties (of een lokale afdeling van een nationale organisatie) kunnen maximaal tot het einde van het volgend jaar vastgelegd worden tenzij dit aan het bestuur werd meegedeeld en goedgekeurd. Niet-Waregemse verenigingen/organisaties kunnen pas 6 maand vooraf reserveren. 3) Aanvragen gebeuren altijd door het invullen van een aanvraagformulier. Aanvragen waar informatie op ontbreekt worden niet gereserveerd. 4) Er worden aanvragen aanvaard tot het einde van het volgende kalenderjaar. 5) Zodra de aanvraag binnen is en de gekozen zaal vrij is op die datum wordt een contract doorgestuurd, inclusief een exemplaar van dit huishoudelijk reglement en het poetsreglement. De vermelde bedragen (huur, waarborg en poets) moeten binnen de opgelegde termijn te worden betaald (zie contract). Ook het contract moet binnen de 14 dagen na ontvangst ondertekend terug worden bezorgd op het secretariaat. Niet naleving van deze bepalingen, betekent een nietigverklaring van het contract en het opnieuw vrij stellen van uw gekozen datum en zaal. Met andere woorden : als het contract niet binnen de 2 weken wordt terugbezorgd of de waarborg niet betaald wordt, vervalt de reservatie! 6) De gebruiker gaat door het ondertekenen van het contract akkoord met alle reglementaire bepalingen van OC de Coorenaar, die u krijgt bij ondertekening van het contract. 7) Een optie op een vrije beschikbare datum kan genomen worden voor maximaal 2 weken. B. Annulering en overmacht

2 1) Indien u de vastgelegde zaal wil opzeggen, dan kan dit kosteloos tot vier weken voor de geplande datum. Dit dient schriftelijk te gebeuren aan het secretariaat. 2) Indien u binnen de vier weken voor de geplande activiteit annuleert, dan wordt de betaalde waarborgsom niet terugbetaald. 3) Indien u de zaal niet annuleert en ook niet gebruikt om welke reden dan ook, dient de volledige som + waarborg te worden betaald. C. Tarieven en betalingsmodaliteiten 1) Alle betalingen dienen te gebeuren via overschrijvingen. Betalingen in contanten (cash) worden niet toegestaan. 2) De eindafrekening (drankafname, schade en evt andere kosten, min teruggave waarborg) wordt betaald binnen de 14 kalenderdagen na het evenement/vergadering. Wie het verschuldigde bedrag binnen die termijn niet betaalt, wordt elk verder gebruik ontzegd en riskeert interesten en administratiekosten. Indien het een teruggave door OC de Coorenaar betreft, wordt het bedrag teruggestort binnen dezelfde termijn. 3) Huurtarieven & poetstarieven : Aard van de activiteiten: A: (bestuurs)vergaderingen van Wargemse verenigingen of de plaatselijke afdeling van een nationale organisatie B: activiteiten georganiseerd voor de eigen leden van Wargemse verenigingen of de plaatselijke afdeling van een nationale organisatie C: alle andere activiteiten georganiseerd door Wargemse verenigingen of de plaatselijke afdeling van een nationale organisatie die worden opengesteld voor een breed publiek D: Verenigingen of organisaties van buiten Waregem deze betalen ook een verplichte schoonmaakploeg. E : Privégebruik F : poetstarief Grote zaal 1/2 of 1/3 GZ Vergaderzaal Zaal1+2 Volledig A Niet mogelijk Niet mogelijk 5 10 niet mogelijk B 25 (*) 25 (*) 7, C 50 (*) 50 (*) D 100 (*) 100 (*) E Niet mogelijk Niet mogelijk 30 (***) 60 Niet mogelijk F / 30 (**) tot 180 * Extra dag huur zonder activiteit : ma-do 10 extra / vr-zo 1 dag huurgeld extra ** verenigingen mogen kleine zalen zelf poetsen ( zie gebruiksvoorschrijften ) privéverhuur 30 /zaal *** Grote keuken en bar : 20 extra Waarborg: fuiven : 250 Andere activiteiten : het bedrag van de huursom met een maximum van 250 Tarieven van dranken beschikbaar in het drankreglement. D. Ingebruikname 1) Indien de reservatie en betaling reglementair verlopen is, maakt u een afspraak voor het afhalen van de sleutels. Op dat moment wordt samen met u ook een Plaatsbeschrijving

3 opgemaakt. Hierin worden eventuele gebreken of tekortkomingen opgesomd, zodat achteraf geen discussie mogelijk is omtrent eventuele schade. 2) De zalen kunnen in principe pas vanaf 9 uur gebruikt worden. Ook het klaarzetten van zalen de dag voorafgaand aan de huur wordt enkel toegestaan mits supplementaire huurprijs ( zie tarieven ). Het sluitingsuur van het OC is vastgelegd op 3 uur. Op dat uur moeten alle activiteiten worden stilgelegd, evenals muziek. Om 6 uur moeten alle zalen volledig opgeruimd en verlaten zijn. 3) Huurders hebben geen alleenrecht op het gebruik van de foyer en de toiletten. Deze moeten vrij te gebruiken zijn door de verschillende huurders van de zalen. 4) Na gebruik worden de sleutels gedeponeerd in de brievenbus van de woning Kleine Nieuwstraat 29 te Desselgem. 4 GEBRUIKSVOORSCHRIFTEN 1) Dranken: Alle dranken worden van het OC afgenomen. Bij inbreuk op deze drankafname kan door OC 2) Opkuis: De Coorenaar een schadevergoeding worden aangerekend van 500 per inbreuk. Alle kosten die een inbreuk desgevallend met zich meebrengt kunnen door de stad en / of OC De Coorenaar verhaald worden op de verantwoordelijke gebruiker. In bijlage van dit reglement is de drankenlijst gevoegd deze is niet limitatief en aanpasbaar aan tariefwijzigingen van de leverancier. Drankverbruik op het binnenplein moet steeds afgenomen worden aan het OC bij gebruik van het OC Geen eigen drankstanden mogelijk. De wetgeving inzake leeftijdsgrenzen voor het schenken en verkopen van alcohol aan minderjarigen is van kracht in het OC. Alcoholhoudende dranken mogen niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar. Voor sterke dranken ligt deze leeftijdsgrens op 18 jaar. De gebruiker is verantwoordelijk voor het respecteren van dit verbod door zijn gasten/bezoekers. De gebruikers moeten het gebouw en toebehoren in perfecte staat houden en ordentelijk verlaten. Ontvreemde of gebroken materialen worden aangerekend. Karton, flessen, verpakking en etensresten moeten meegenomen worden. Alle afval wordt door de organisatie meegenomen bij het achterlaten van afval, zal het extra werk van deze opkuis aangerekend worden.. Tafels, stoelen en podiumstukken worden steeds met nat gereinigd en afgedroogd en terug geplaatst in de oorspronkelijke ruimtes, volgens het opgehangen schema in de zaal. Voor alle evenementen is de poetsdienst verplicht. Voor vergaderingen in de kleine zalen is de poestdienst ook verplicht tenzij er schriftelijk ( aan het secretariaat ) een uitzondering hierop gevraagd wordt. Wie éénmaal een opmerking krijgt, ontvangt een boete van het poetstarief maal 2. Ook de buitenomgewing moet net en opgruimd achtergelaten worden en alle vuil verwijderd In bijlage van dit reglement steekt het poetsreglement dat moet gehandhaafd worden bij het verlaten van het OC 3) Materiaalgebruik : onderstaande materialen zijn voorhanden maar moeten vooraf gereserveerd worden.

4 partytafels + nap : 5 euro, zonder nap 3 euro bij breuk of verlies word teen tarief aangerekend van 30cent/bord en 25cent/bestek 4) Handdoeken worden meegebracht door de huurder. 5) Tafels en stoelen blijven in het OC voor evenementen met buitenactiviteiten moeten zelf stoelen en tafels voorzien worden. Er zijn 32 plastic buitenstoelen, 8 buitentafels en 2 parasols+voet voorzien. 6) Aankleding: Het is ten strengste verboden afplakband, spijkers en duimspijkers aan te brengen op deuren en vensters. Gebruik de daartoe voorziene houten latten. Affiches en/of aankondigingen mogen opgehangen worden op de daartoe voorziene plaatsen. Het aanbrengen van versieringen mag enkel en alleen met brandvrije of brandvertragende materialen. 7) Het Dagelijks Beheer kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele ongevallen, schade of diefstal. Iedere gebruiker dient zijn eigen risico s te verzekeren en de nodige voorzorgsmaatregelen te treffen. 8) Het algemeen rookverbod in openbare plaatsen is van kracht in alle lokalen van OC de Coorenaar (K.B. 13 december 2005). Als gebruiker bent u eveneens verantwoordelijk voor het respecteren van dit verbod door uw gasten/bezoekers. Sigarettenpeuken in de peukenzuilen. 9) Muziek en overlast: Elke gebruiker verbindt zich er toe te zullen voldoen aan de voorschriften inzake SABAM en Billijke Vergoeding. Elke gebruiker verbindt zich er toe te zullen voldoen aan de voorschriften inzake geluidsnormen (in voege dd. 1 januari 2013); Organisatoren van festiviteiten van elke aard, zijn er toe gehouden een activiteitenfiche van de Stad Waregem in te dienen bij het stadsbestuur. Zie of informeer u bij de Dienst Feestelijkheden. OC de Coorenaar bevindt zich in een dichtbebouwde wijk. Na 22 uur moet er volledige stilte zijn buiten de zaal (respect voor de buren). Zowel lawaai afkomstig van muziek, gasten/bezoekers die buiten roken als van spelende kinderen, vallen onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van de gebruiker. Wees ook overdag respectvol! Hou ramen en deuren gesloten. Respecteer de activiteit en rust van andere gebruikers. Stoor hen niet en bewaar de privacy. Bij muziekactiviteiten geldt in het OC een geluidsnorm van maximaal 85dB(A)L Aeq,15min. De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor de toepassing en naleving van de wettelijke reglementering voor geluidsnormen (Vlarem II, hoofdstuk 6.7.). Het college van burgemeester en schepenen kan toelating verlenen af te wijken van dit maximaal geluidsniveau, ter gelegenheid van een muziekactiviteit gekoppeld aan een bijzondere gelegenheid. De gebruiker dient zelf in te staan voor de aanvraag tot afwijking en maakt hiervoor gebruik van de activiteitenfiche op de website van de stad. Bij toelating

5 tot afwijking is de gebruiker verantwoordelijk voor de toepassing en naleving van de voorwaarden uit dit besluit. In geval van overschrijding van de geluidsnormen en/of het niet naleven van de voorwaarden uit de toestemming tot afwijking, zijn gebeurlijke boetes ten laste van de gebruiker. 5 VEILIGHEID A. Algemeen 1) Als gebruiker van het OC is men verplicht zich als een goede huisvader te gedragen. Dit impliceert onder meer dat men zich houdt aan álle toepasselijke veiligheidsregels in dit reglement, die enkel als exemplatieve opsomming, zonder dat de verantwoordelijkheid van de gebruiker hiertoe dus beperkt is. 2) Bij overtreding van de veiligheidsregels kan eventuele schadevergoeding geëist worden. 3) De gebruiker is verantwoordelijk voor zijn gasten. 4) De gebruiker kan onder andere aansprakelijk gesteld worden wanneer: a. de organisatie niet strookt met de inhoud van dit reglement. b. de gasten zich niet houden aan het huisreglement. c. de veiligheid op gelijk welke manier in gedrang gebracht wordt. B. (Brand)veiligheid 1) Het is onder andere niet toegestaan: a. vuilnis of ander materiaal te plaatsen in de vluchtwegen of voor de deuren. In geval van nood moet het gebouw zo snel mogelijk kunnen ontruimd worden. Er moet voldoende ruimte (vier meter) zowel in de breedte als in de hoogte vrijgelaten worden opdat de brandweerwagens het gebouw ongehinderd kunnen bereiken. b. te roken in het OC. c. de pictogrammen of andere vormen van signalisatie te verwijderen, te beschadigen, of te bedekken. d. nieuwe zekeringen te plaatsen of zekeringen te overbruggen. e. gasflessen in het OC te brengen, Buiten is verharding ter beschikking voor het gebruik hiervan. f. niet afgeschermde kaarsen te gebruiken. g. het maximum aantal toegelaten van personen te overschrijden 2) Brandblustoestellen moeten ten allen tijde makkelijk bereikbaar zijn en mogen énkel gebruikt worden om ontstane brandjes te blussen. Indien ze gebruikt werden, moet de uitbater hiervan op de hoogte gesteld worden. 3) De gebruiker zorgt ervoor dat er steeds iemand met een GSM aanwezig is om in noodgevallen de hulpdiensten te verwittigen. 4) In geval van brand móet de brandweer verwittigd worden, ook al lijkt het alsof de gebruikers zelf in staat waren om de brand te blussen: in dat geval gaat de brandweer na of er geen smeulende resten achterbleven, of alles voldoende veilig is,... 5) De gebruiker dient onder andere te zorgen dat: a. er geen brandbaar materiaal tegen de gevel van het gebouw gestapeld wordt. b. er geen hete of smeulende afvalresten in de vuilnisbak gegooid worden. c. er geen bijkomende toestellen gebruikt worden die niet in goede staat zijn. 6) Indien er versiering wordt aangebracht, dient deze brandvrij of brandvertragend te zijn.

6 7) De gebruiker zorgt ervoor dat onder andere de elektrische snoeren over de grond vastgeplakt worden zodat niet kan gestruikeld worden. 8) Friteuses en andere kooktoestellen mogen enkel in de daarvoor voorziene ruimte gebruikt worden. 9) De hoeveelheid aanwezige brandbare producten moeten tot het uiterste minimum beperkt worden. 10) De gebruiker verklaart op de hoogte te zijn van de locatie van de (hoofd)afsluiters van gas, elektriciteit en water. 11) Bij het organiseren van activiteiten met een groot aantal publiek (o.a. fuiven, bals,...) moet de gebruiker ervoor zorgen dat er toezicht en begeleiding aanwezig is, dit kunnen stewards (vrijwilligers) zijn of vergunde bewakingsdiensten. Het toezichthoudende personeel moet beschikken over duidelijk herkenbare kledij. Het toezichthoudende en begeleidende personeel moet vooraf gebrieft worden door de gebruiker over de interne veiligheidsprocedure. 12) Vóór het verlaten van het OC moet de gebruiker er zich onder andere van vergewissen dat: a. er geen elektrische apparatuur ingeschakeld blijft. b. alles in oorspronkelijke staat is achtergelaten. c. de gebruikte propaanflessen dichtgedraaid zijn. d. een brandincident gemeld wordt aan de uitbater. C. Energie De gebruiker van de lokalen is persoonlijk verantwoordelijk voor het verbruik van elektriciteit, water en gas. Hij neemt er kennis van dat buitenmatig verbruik hem bijkomend kan aangerekend worden dit is dat gebruik elektriciteit en water buiten het OC ( bvb in tent ) kunnen leiden tot een extra kost. 6 CONTROLE, SANCTIES EN BETWISTINGEN 1) Elk lid van het Dagelijks Beheer of een afgevaardigde van het Stadsbestuur heeft het recht om op eender welk ogenblik de lokalen te inspecteren en ter plaatse na te gaan of de reglementen juist worden nageleefd. Deze controles gebeuren met respect voor de activiteit die op dat moment aan de gang is. 2) Inbreuken gepleegd op het reglement, kunnen leiden tot onmiddellijke stopzetting van de activiteit, inhouding van de waarborg en verbod op toekomstig gebruik van het OC. 3) In geval van klachten of betwistingen dient eerst en vooral het dagelijks beheer zelf te worden ingelicht. 4) Een afschrift van dit huishoudelijk reglement hangt ook uit in OC de Coorenaar, zodat u tijdens het gebruik van uw zaal nog kunt nagaan waaraan u zich heeft verbonden. Zo weten uw bezoekers/gasten ook waaraan zich te houden.