Huishoudelijk Reglement

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement Stedelijk Ontmoetingscentrum "De Linde" Koekoekstraat Sint-Eloois-Vijve tel : 056/ I Het toezicht 1.1 Het toezicht op het gebruik en het onderhoud van de gebouwen wordt waargenomen door een aangestelde van de Raad van Bestuur Elk lid van de Raad van Bestuur, alsook de toezicht(st)er heeft het recht op gelijk welk ogenblik, waar zo mogelijk in aanwezigheid van een verantwoordelijke gebruiker, de lokalen te inspekteren en ter plaatse na te gaan of de reglementen worden nageleefd. II De huurregeling 2.1. Elke aanvraag wordt gericht aan de voorzitter of secretaris van de Raad van Bestuur of op 056/ , tijdens de openingsdagen en uren van administratieve antenne van het Stadsbestuur Waregem, namelijk maandag, woensdag en donderdag van 9 u u.. Zij moet titel en aard van de aktiviteit vermelden. De datum van de aanvraag is het criterium dat de toewijzing regelt en wel zo dat de eerste binnengekomen aanvraag de zaal toegewezen krijgt. De agenda wordt bijgehouden door het personeel dat de administratieve antenne bemant De overeenkomst, het "contract" genoemd, geeft recht op : a) het gebruik van het beschreven lokaal b) verlichting en verwarming c) het gebruik van de faciliteiten van het centrum 2.3. Het betalen en de afrekening van respectievelijk huur en eventueel verbruikte dranken dient te gebeuren per overschrijving Wanneer het in kennisstellen van niet-gebruik niet ten laatste 14 dagen voor de dag van gebruik zou gebeuren, kan de Raad van Bestuur beslissen dat de huur ervan toch zal moeten betaald worden Elke huurder verbindt er zich toe de voorschriften inzake gemeentelijke en provinciale taksen op vertoningen en vermakelijkheden, inzake Sabam en Politiereglement, na te leven. Ingeval sterke dranken verkocht worden, moet de huurder ervoor zorgen over de nodige toelatingen te beschikken. Het moraliteitsattest dient afgehaald te worden bij de H. Commissaris van Politie alvorens men zich naar de administratie der Douane en Accijnzen begeeft. Sabamrechten zijn te regelen bij : Auteursrechten Sabam Rijselsestraat Kortrijk tel 056/ Accijnsrechten te regelen bij : Administratie der Douane en Accijnzen

2 Ijzerkaai 26 Kortrijk tel 056/ Elke huurder die tentoonstellingen inricht, moet zich in regel stellen met de voorschriften in verband met handelspraktijken De zalen en accomodaties van het centrum staan niet ter beschikking voor het inrichten van privé-aangelegenheden III Gebruiksvoorschriften 3.1. Het is verboden te roken in het ontmoetingscentrum 3.2. Alle gebruikers van het centrum, verplichten zich ertoe de bieren, limonaden, en andere dranken aan te kopen die hen door het centrum ter beschikking worden gesteld. Na voorafgaande aanvraag kan hiervan om bepaalde redenen afgeweken worden. In dat geval vraagt S.O. De Linde wel 1 euro kurkrecht per geopende fles Degene die de verbintenis ondertekent, is hoofdelijk verantwoordelijk voor : - beschadiging of vervreemding aan gebouw of uitrusting; - ordentelijk verloop van feestelijkheden of activiteiten; - lokalen en materiaal; Dit houdt ondermeer in dat de gebruikte zaal of dienstlokalen dienen : - ontruimd van alle materialen die geen eigendom zijn van het centrum; - ontruimd van tafels en stoelen welke gestapeld worden op de voorziene plaatsen; - schoongemaakt volgens de richtlijnen van de aangestelde en alle glazen, tassen, borden, bestek, en dergelijke... moeten afgewassen worden, afgedroogd en opgeborgen De Centrum-aangestelde behoudt zich het recht voor te oordelen of de zaal al dan niet in orde is Het gebruik van confetti is steeds verboden. Het is verboden alle lichten uit te doven tijdens de duur van de aktiviteit 3.6. Affiches en/of aankondigingen mogen op de voorziene plaats in het centrum slechts door de centrum-aangestelde aangebracht worden Het is uitdrukkelijk verboden: - meubilair van het onmoetingscentrum te verplaatsen naar buiten - installaties zoals koelkasten te verplaatsen of van het daartoe bestemde sokkel af te nemen - de nooduitgangen te belemmeren 3.8. De gebruikers zullen de veiligheidsvoorschriften hierbij ( huisreglement genoemd) in acht nemen;

3 IV Vaststelling huurprijzen en waarborg 1. Activiteiten, vergaderingen en opvoeringen van culturele aard zonder toegangsgeld - grote zaal 15,00 - kleine zaal 5,00 - vergaderzaaltje 5,00 2. Activiteiten met toegangsgeld waaronder eetfestijnen van welke aard ook - grote zaal 50,00 - kleine zaal 25,00 3. TD'S, Bals - tarief: 100,00 Indien van de door De Linde voorziene drankenlijst wordt afgeweken vragen wij 1 euro kurkrecht per geopende fles. Deze tarieven zijn van toepassing voor Waregemse verenigingen. Voor niet Waregemse verenigingen worden de tarieven verdubbeld. Een vereniging die aangesloten is bij een van de adviesraden voor cultuur, sport of jeugd, wordt vermoed een Waregemse vereniging te zijn. In de andere gevallen zal de vereniging zelf het bewijs leveren van het feit dat zij een Waregemse vereniging is. Waarborg : voor dansfeesten, reveillons, enz.. zal een terugbetaalbare waarborg worden gevraagd van 250,00. Deze wordt voordat de sleutel wordt afgehaald gestort op de rekening van het ontmoetingscentrum. Aankoopprijzen : De gebruikers zijn volgens artikel 3.1. verplicht de dranken te verbruiken door het centrum ter beschikking gesteld. De actuele aankoopprijzen zijn als volgt bepaald : zie rekening VI. Opkuis van de lokalen Van de verenigingen wordt verwacht dat zij op gepaste wijze schoonmaken. In principe dient minstens gedweild te worden. Bij eetfestijnen, barbecues, en dies meer en bij dansfeesten, reveillons enz gebeurt de schoonmaak verplicht door een schoonmaakfirma die door de raad van bestuur daartoe is aangesteld. De tarieven daarvan zijn vatbaar voor aanpassen. Per 1/01/2011 bedragen deze 60,00 voor de grote zaal en 30,00 voor de kleine zaal. Indien de tafels en de stoelen niet aan de kant werden geplaatst, zoals hoger voorzien, zal de meerkost van de schoonmaak, worden doorgerekend.

4 Aldus algemeen goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 17 november 2010.

5 Ontmoetingsruimte:.DE LINDE Max toegelaten personen 180 ZITTEND EN 300 STAAND Huisreglement In dit huisreglement worden alle regels weergegeven, waar de gebruikers van de ontmoetingsruimte zich dienen aan te houden. Om alles overzichtelijk te houden is gekozen voor een indeling van de reglementering naargelang het onderwerp. Hoofdstuk 1: Algemeen 1. Als gebruiker van de ontmoetingsruimte is men verplicht zich als een goede huisvader te gedragen. Dit impliceert ondermeer dat men zich houdt aan álle toepasselijke regels in dit reglement, die enkel als exemplatieve opsomming, zonder dat de verantwoordelijkheid van de gebruiker hiertoe dus beperkt is. 2. Bij overtreding van de regels kan eventuele schadevergoeding geëist worden. 3. De gebruiker is verantwoordelijk voor zijn gasten. 4. De gebruiker kan onder andere aansprakelijk gesteld worden wanneer: a. de organisatie niet strookt met de inhoud van dit reglement. b. de gasten zich niet houden aan het huisreglement. c. de veiligheid op gelijk welke manier in gedrang gebracht wordt. Hoofdstuk 2: (Brand)veiligheid 1. Het is onder andere niet toegestaan: a. vuilnis of ander materiaal te plaatsen in de vluchtwegen of voor de deuren. In geval van nood moet het gebouw zo snel mogelijk kunnen ontruimd worden. Er moet voldoende ruimte (vier meter) zowel in de breedte als in de hoogte vrijgelaten worden opdat de brandweerwagens het gebouw ongehinderd kunnen bereiken. b. te roken in het ontmoetingscentrum. c. de pictogrammen of andere vormen van signalisatie te verwijderen, te beschadigen, of te bedekken. d. nieuwe zekeringen te plaatsen of zekeringen te overbruggen. e. extra gasflessen in de ontmoetingruimte te brengen, dat wil zeggen bovenop de reeds aanwezig standaarduitrusting, tenzij deze deel uitmaken van een tijdelijke installatie die door een professioneel (bv. traiteur) wordt aangewend en aan alle veiligheidsvereisten voldoet. f. niet afgeschermde kaarsen te gebruiken. g. het maximum aantal toegelaten personen te overschrijden (zie bijlage). 2. Brandblustoestellen moeten ten allen tijde makkelijk bereikbaar zijn en mogen énkel gebruikt worden om ontstane brandjes te blussen. Indien ze gebruikt werden, moet de uitbater hiervan op de hoogte gesteld worden. 3. De organisator zorgt ervoor dat er steeds iemand met een GSM aanwezig is om in noodgevallen de hulpdiensten te verwittigen. 4. In geval van brand móet de brandweer verwittigd worden, ook al lijkt het alsof de gebruikers zelf in staat waren om de brand te blussen: in dat geval gaat de brandweer na of er geen smeulende resten achterbleven, of alles voldoende veilig is, De gebruiker dient onder andere te zorgen dat: a. er geen brandbaar materieel tegen de gevel van het gebouw gestapeld wordt. b. er geen hete of smeulende afvalresten in de vuilnisbak gegooid worden. c. er geen bijkomende toestellen gebruikt worden die niet in goede staat zijn.

6 6. Indien er versiering wordt aangebracht, dient deze brandvrij of brandvertragend te zijn. 7. De organisator zorgt ervoor dat onder andere de elektrische snoeren over de grond vastgeplakt worden zodat niet kan gestruikeld worden. 8. Friteuses en andere kooktoestellen mogen enkel in de daarvoor voorziene ruimte gebruikt worden. 9. De hoeveelheid aanwezige brandbare producten moeten tot het uiterste minimum beperkt worden. 10. De gebruiker verklaart op de hoogte te zijn van de locatie van de (hoofd)afsluiters van gas, elektriciteit en water. 11. Bij het organiseren van activiteiten met een groot aantal publiek (o.a. fuiven, bals,...) moet de gebruiker ervoor zorgen dat er toezicht en begeleiding aanwezig is, dit kunnen stewards (vrijwilligers) zijn of vergunde bewakingsdiensten. Het toezichthoudende personeel moet beschikken over duidelijk herkenbare kledij. Het toezichthoudende en begeleidende personeel moet vooraf gebrieft worden door de gebruiker over de interne veiligheidsprocedure. 12. Vóór het verlaten van de ontmoetingsruimte moet de gebruiker er zich onder andere van vergewissen dat: a. er geen elektrische apparatuur ingeschakeld blijft. b. alles in oorspronkelijke staat is achtergelaten. c. de gebruikte propaanflessen dichtgedraaid zijn. d. een brandincident gemeld wordt aan de uitbater. Hoofdstuk 3: Energie De gebruiker van de lokalen is persoonlijk verantwoordelijk voor het verbruik van elektriciteit, water en gas. Hij neemt er kennis van dat buitenmatig verbruik hem bijkomend kan aangerekend worden. De gebruiker verklaart kennis genomen te hebben van: Het huisreglement Het evacuatieplan De instructies brand Ondergetekende verklaart zich akkoord met het huisreglement en zal conform dit huisreglement gebruik maken van de ontmoetingsruimte. Datum: Naam organisator: (eventueel) namens de vereniging: Handtekening:

7 SABAM EN BILLIJKE VERGOEDING Wie een activiteit wil organiseren zoals een bal, eetfestijn, kwis, fuif of waar muziek wordt gespeeld en mensen worden uitgenodigd, dient zich goed te informeren hoe het zit met de betaling van Sabam en Billijke Vergoeding. SABAM = vergoeding bestemd voor de auteurs (tekstdichters en componisten) van de nummers die gespeeld worden. Voor de betaling van de vergoeding voor auteursrechten dient een formulier aanvraag tot toelating van Sabam te worden ingevuld -> te downloaden via Meer info via Sabam, Rijselsestraat 51, 8500 Kortrijk Tel of Fax Sabam hanteert een geheel van tarieven die van toepassing zijn naargelang de soort activiteit. De stad betaalt voor stedelijke zalen een soort basistarief aan Sabam, dat terugvalt op volgende tarieven: - tarief 101: café s-restaurants-tearooms-frituren-snackbars mechanische achtergrondmuziek zonder inkomprijzen - tarief 108: handelsondernemingen exclusief horeca mechanische achtergrondmuziek - tarief 113: telefonische wachtmuziek mechanische achtergrondmuziek - tarief 53 : trouwzalen-funeraria-crematoria mechanische achtergrondmuziek Deze forfaitaire regeling dekt alle kosteloze mechanische muziekuitvoeringen t.g.v. allerlei bijeenkomsten ingericht zonder winstgevend doel, dit voor zover geen enkel toegangsgeld wordt gevraagd. Worden daaronder o.a. opgenomen : - kaartingen, kwissen, kinderfeesten... - tentoonstellingen, diavoorstellingen... - sportmanifestaties (bvb turnfeest) - kerstfeesten, paasvieringen, sint-ceciliavieringen... - gezellig samenzijn, eetfestijnen... - koffietafel voor gepensioneerden, ziekenzorg... Blijven uitgesloten : filmvertoningen, toneelopvoeringen (zelfs met toegang gratis), fuiven met inkomgeld en feesten waarvoor toegangsgeld wordt gevraagd of die opgeluisterd worden door een orkest of door kunstenaars met een artistiek budget. De zalen waarvoor de stad voormelde basis betaalt, zijn aangeduid in onderstaande tabel. Dit wil niet noodzakelijk zeggen dat de betaling van voormeld basistarief (door de stad) volstaat voor de door u geplande activiteit.

8 Sabam tarifering is evenwel zodanig gecompliceerd dat de stad elke vereniging aanraadt om in elk geval contact op te nemen met Sabam om na te gaan welke formaliteiten / betalingen eventueel aanvullend nog vervuld dienen te worden. BILLIJKE VERGOEDING = vergoeding voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten is bestemd voor de uitvoerders (muzikanten, zangers, producenten, ) van de muziek. Voor de betaling van de billijke vergoeding dient een aangifteformulier billijke vergoeding te worden ingevuld -> te downloaden via Meer info via Outsourcing Partners nv, Postbus 181, 9000 Gent Tel Fax Voor de zalen eigendom van de stad kunt u in onderstaande tabel nagaan welke tarieven billijke vergoeding betaald zijn. Voor dit tarief dient dus geen formulier billijke vergoeding meer te worden ingevuld, tenzij de georganiseerde activiteit een uitbreiding van het tarief vereist. In sommige gevallen is de billijke vergoeding volledig betaald (nl. het tarief met drank en dans ), in andere gevallen is enkel het tarief met drank betaald. Indien er in het laatste geval toch gedanst wordt in de zaal, dan dient u als gebruiker van de zaal een bijkomende aangifte te doen voor wat betreft het tarief met dans. Stedelijk ontmoetingscentrum Billijke vergoeding SABAM OC t Klokhuis Met drank en dans (tarief 101) OC De Kernelle Met drank en dans (tarief 101) Refter/turnzaal Basisschool Desselgem Met drank en dans (tarief 101) OC De Mote Met drank (tarief 101) OC De Linde Met drank en dans (tarief 101) OC t Gaverke feestzaal Met drank en dans (tarief 101) OC t Gaverke sportzaal Met drank (tarief 101) OC Eikenhove Met drank en dans (tarief 101) OC De Biest Met drank en dans (tarief 101) OC Bilkhage Met drank (tarief 101) Wijkcentrum De Karmel Met drank (tarief 101)