Kostprijscalculatie bij productiebedrijven: Excel of ERP? Globis NV integreert kostprijscalculatie op unieke wijze in haar ERP-suite

Transcriptie

1 Uitdagingen Vandaag bevatten de meeste ERP-systemen de mogelijkheid om stuklijsten (bill of materials) te definiëren en deze te koppelen aan een aantal bewerkingen in de productie. In productieomgevingen met eenvoudige assemblage is dit voldoende om inkoop én productie aan te sturen terwijl men makkelijk een zicht heeft op de totale kostprijs van alle onderdelen in het eindproduct. Wanneer men echter de sector van de discrete productie (bv. machinebouw) verlaat en men bedrijven met een complexer en continu productieproces in beschouwing neemt, moeten de meeste ERP-systemen passen voor wat betreft een gedetailleerde kostprijscalculatie en de integratie ervan in een integraal productiebeheer. Tenzij men zich de moeite troost om alle materiaalberekeningen buiten het systeem om te gaan doen om dan het resultaat hiervan - weeral manueel- als bill of material in het ERP-systeem te gaan invoeren. Wanneer men een zeer beperkt aantal standaard producten altijd opnieuw produceert, is dit nog een haalbare kaart, maar wat als er vooral op bestelling wordt gewerkt en een haast onbeperkt aantal combinaties van productspecificaties en productieroutings mogelijk zijn...?? In de praktijk blijkt dat Excel in dit soort bedrijven nog steeds het meest gebruikte instrument is voor kostprijscalculatie en offerteberekeningen. Complexe Excel-sheets, soms jaren niet meer geactualiseerd, dienen als basis voor offertes die met behulp van Word worden opgesteld en naar de klant of prospects worden doorgestuurd... Wanneer de offertes orders worden, dienen artikelfiches aangemaakt te worden -zowel voor het eindproduct als voor de benodigde materialen- en moeten verkooporders, productieorders en inkooporders haast manueel worden aangemaakt. Wanneer er uiteindelijk geproduceerd wordt is er geen enkele link met de voorcalculatie en kan deze laatste dus ook moeilijk door de praktijk worden bijgestuurd. Nog niet te spreken over het compleet ontbreken van plausibiliteitscontrole in de voorcalculatie, want bepaalde combinaties van producteigenschappen kunnen misschien wel op papier maar zijn soms niet haalbaar op de werkvloer.. Globis NV uit Aalst onderkent al jaren de noodzaak van bedrijven -niet in het minst KMO s- om een gedetailleerde kostprijscalculatie als integraal onderdeel van een ERP-oplossing te aanzien. Globis NV is eind jaren 90 ontstaan als een spin-off van een productiebedrijf uit de verpakkingssector, waar het voor eigen gebruik de eerste generatie Globis ERP-software bouwde. 30 manjaar productontwikkeling en een honderdtal implementaties later is kostprijscalculatie niet meer weg te denken uit het geïntegreerd productiebeheer van Globis 9, de actuele ERP-suite van Globis NV. Globis levert haar klanten veel meer dan een softwarepakket en heeft de nodige competenties in huis heeft om groeiende KMO s bij te staan in het structureren van hun administratieve processen en het optimaliseren van het volledige productieapparaat en de voorraden.

2 Principes Om te begrijpen hoe Globis dit mogelijk maakt en welke praktische voordelen dit voor een bedrijf oplevert, dienen we de opbouw van een kostprijscalculatie van naderbij te bekijken. In een productiebedrijf zijn er een aantal belangrijke kostensoorten te onderscheiden: directe, variabele kosten Dit betreft de kosten van de grond- en hulpstoffen die tijdens het productieproces verbruikt worden. Deze kosten staan in verhouding tot de geproduceerde output. Om deze kosten te kunnen berekenen moet het systeem weten: welke grondstoffen nodig zijn hoeveel er van elk materiaal nodig is wat de kostprijs is per eenheid van elk materiaal directe, vaste kosten Dit zijn de kosten die wel direct verbonden zijn met een bepaalde stap in het productieproces, maar die niet rechtstreeks in verhouding staan tot het aantal geproduceerde eenheden. In de praktijk gaat het hier vooral over de kostprijs van de machines (afschrijvingskost) en de machineoperatoren (loonkost). Het gaat over kosten die vooraf vastgelegd kunnen worden per tijdseenheid. De kost per unit verlaagt wanneer men een zelfde aantal in een kortere tijdsspanne kan produceren. Essentiëel in de kostprijscalculatie is dus te weten op welke machines een artikel zal geproduceerd worden (de zgn. productierouting die het artikel volgt), welke insteltijden er in elke productiestap moeten gerekend worden en met welke outputsnelheid er in elke productiestap wordt geproduceerd. Kennen we de totale productietijd per machine en per medewerker dan kunnen we de totale directe vaste kosten berekenen. Inzicht in de kostenstructuur van bedrijf en productieproces is de eerste stap indirecte, vaste kosten Deze kosten houden niet rechtstreeks verband met een bepaalde productiestap en zijn ook niet afhankelijk van het aantal dat geproduceerd wordt. Het gaat in de praktijk over de totale loonmassa van bedienden, de kosten

3 van het gebouw, etc. Alle algemene kosten worden opgeteld en worden dikwijls via vaste percentages (verdeelsleutels) toegewezen aan machines of productgroepen. Worden ze verdeeld over de machines, dan zal men de indirecte vaste kost uitrekenen per productieuur. Bij een verdeling per productgroep dan zal men een verhoudingsgewijze verdeling volgens het omzetaandeel van elke productgroep toepassen. Bijkomende kosten In bepaalde productieprocessen is er speciale tooling noodzakelijk om een bepaald product te realiseren. Het gaat dan bv. om kosten voor specifieke matrijzen, stansmessen, clichés etc. Globis 9 laat toe om dergelijke kosten toe te voegen aan de calculatie door deze over een ingesteld totaalvolume af te schrijven. Ook transportkosten worden in Globis 9 als bijkomende kosten gedefinieerd. Door formules wordt het transportgewicht of het aantal palletten correct berekend en gekoppeld aan de juiste transportzone in functie van het afleveradres van de klant. full cost + marge Om tot een verkoopprijs te komen dient men bovenop de full cost uiteraard nog zijn winstmarge te plaatsen. Ook dient er rekening gehouden worden met toegestane handels- en financiële kortingen en met commissies voor agenten en vertegenwoordigers. Deze kunnen de uiteindelijke marge namelijk aanzienlijk uithollen. Van theorie naar praktijk Om bovenstaande theorie om te zetten in de praktijk is uiteraard een zeer grondige kennis van het productieproces en een sterke materiaalkennis onontbeerlijk. De integratie van de kostprijscalculatie in het ERP-systeem is dan ook een unieke kans voor de overdracht van kennis en het consistent toepassen van deze kennis. Artikelstructuur De gedetailleerde specificaties van het (afgewerkt) product moeten bepalen hoe iets geproduceerd moet worden (productierouting) en wat er voor nodig is (grond- en hulpstoffen). Daarom is het in Globis mogelijk gemaakt per productgroep een structuur te definiëren met een quasi onbeperkt aantal technische en commerciële specificaties.typisch zijn formaten, kwaliteiten, kleuren, recepten en allerlei product-eigenschappen die relevant kunnen zijn voor het productieproces en dus voor de kostprijsberekening. Op artikeltype wordt vastgelegd welke technische kenmerken gebruikt worden Maar niet alleen de (eind)producten moeten voldoende gedefinieerd worden, ook de grondstoffen en zelfs sommige hulpstoffen worden voldoende gedetailleerd gespecificeerd waarbij elke relevante eigenschap haar eigen veld krijgt om een wildgroei aan vrije tekst-velden te vermijden. Globis beseft dat het een hele klus is voor een bedrijf om een goede artikelstructuur met voldoende specificatievelden op te zetten. Maar de investering loont! De klanten van Globis maken van de gelegenheid gebruik om eens grondig na te denken over hun artikelindelingen en om alle relevante technische specificaties te inventariseren. Globis leert haar klanten hoe ze met deze artikelstructuren zelf formules kunnen

4 samenstellen waaruit de kostprijscalculatie wordt opgebouwd en die het aansturen en opvolgen van de productie mogelijk maakt, inclusief de nacalcaculatie. Formules, methodes en routings Uiteindelijk wordt de hele productierouting en de behoefte aan grond- en hulpstoffen berekend door een uitgebreid arsenaal formules die de gebruiker via drag-and-drop tijdens de inrichting van het pakket kan samenstellen. In tegenstelling tot Excel (A1*B1), zijn de formules in Globis leesbaar (lengte*breedte) en kunnen formules oneindig opnieuw gebruikt worden. Formules als basiscomponent van de kostrpijscalculatie Om de directe kosten van één productiestap te kunnen berekenen, dient men een reeks formules met elkaar te combineren in een productie-methode. Verschillende combinaties van meerdere productiemethodes, noemt men bij Globis een productierouting. Aan een artikel(sub)groep kan men een default productierouting koppelen, maar deze kan voor elk individueel artikel overruled worden. Op basis van de productierouting en de specificaties van het eindproduct, slaagt Globis 9 erin om telkens een zeer gedetailleerde en consistente kostprijscalculatie te genereren. Alle historische calculaties worden hierbij opgeslagen en zijn consulteerbaar. Na een goede initiële inrichting, heeft de module weinig of geen onderhoud nodig, tenzij de nacalculatie het bijsturen van een aantal formules noodzaakt.

5 Integratie in de workflow Mocht de kostprijscalculatie binnen Globis los staan van de orderadministratie en de productiemodules, dan kan ze net zo goed in Excel blijven voortbestaan -vinden we bij Globis- en dat is nu net niet de bedoeling... Bij het omzetten van een verkooporder in een productieorder, neemt deze laatste de link met de kostprijscalculatie mee zodat enerzijds de juiste productiestappen en -tijden en anderzijds de juiste grondstoffen in correcte hoeveelheden worden voorgesteld. Hoewel op elk niveau door de gebruiker nog manueel kan ingegrepen worden, stuurt de kostprijscalculatie de inkoop van grondstoffen aan en vormt de productierouting de basis voor de productieplanning. Maar de integratie gaat nog verder. Globis 9 beschikt over een idiot-proof productieregistratie-systeem (werkvloer-module). Op kleine terminals verspreid over de werkvloer, kunnen gebruikers door enkele eenvoudige functies machine- en personeelstijden registreren, materiaalverbruik scannen en afgewerkt product registreren. Gezien nogal wat klanten van Globis met BRC-IOP of HACCP normeringen werken, is een volledige lotnummertracering standaard in het systeem aanwezig. De volledige productieregistratie, incl. het voorraadbeheer, kan volledig barcode-gestuurd verlopen. De registratie op de werkvloer zorgt niet enkel voor een real-time voorraadbeheer, maar ook de nacalculatie en de traceerbaarheid verlopen hierdoor volledig automatisch zonder inputwerk achteraf. systeemparameters leveranciers inkoop-parameters technische kenmerken prijsaanvragen relatiebeheer voorraad-parameters productie-parameters artikelbeheer productie kostprijscalculatie klanten verkoopparameters prijsbeheer offerte productievoorstellen verkooporder bestelvoorstellen productieopdracht inkoopopdracht planning transportplanning afroep - goederenaanmelding inkoopfactuur aankoop voorraad MAT tijds- en voorraad registratie scanning stockmutaties warehouse voorraad AP leveringsbonnen verkoopfacturen verkoop boekhouding Gedetailleerde kostprijscalculatie als integraal onderdeel van de workflow

6 Gebruiksvriendelijkheid Aangezien gebruiksgemak en toegankelijkheid voor niet-it ers hoog in het vaandel staan bij Globis is er meer nodig dan een uitgebreid arsenaal formules om tot het juiste getalletje te komen. De ervaring in de praktijk en de feedback van de klanten heeft ervoor gezorgd dat de ERP-toepassing van Globis steeds dichter bij de mensen is komen te staan. Manuele aanpassingen Vooreerst moet het steeds mogelijk zijn dat gebruikers, die hier de rechten voor hebben, manueel kunnen ingrijpen in de gegenereerde calculatie. Zo zullen formules misschien niet alle uitzonderingen kunnen opvangen (anders worden ze misschien te complex) die in de praktijk kunnen voorkomen. Elk element van de kostprijscalculatie kan echter manueel overruled worden. Wanneer een voorgestelde productiesnelheid niet realistisch oogt, pas je die gewoon aan. Kies je toch een andere grondstof in te zetten, haal je één grondstof uit de calculatie en voeg je een andere manueel toe.. Plausibiliteitscontroles Niet iedereen die offertes opmaakt kent alle limieten van het productieproces. Dus kan het in de praktijk gebeuren dat een gebruiker een calculatie maakt voor een product dat eigenlijk niet eens te produceren valt, bijvoorbeeld omdat hiervoor een afwijkende grondstof vereist zou zijn die enkel maar in heel grote hoeveelheden kan ingekocht worden, of omdat geen enkele machine over de mogelijkheid beschikt om te voldoen aan een gewenste technische specificatie. Onbeperkte beveiligingsinstellingen binnen Globis Om dit op te vangen heeft Globis de mogelijkheid ingebouwd om de gebruiker als het ware te begeleiden bij het invullen van een artikeltemplate. Elke waarde die in een specificatieveld wordt ingevuld, kan door een onbeperkt aantal validatieformules getoetst worden aan de technische haalbaarheid. Op deze manier moet een gebrek aan diepgaande technische kennis van commerciële of administratieve medewerkers niet noodzakelijk tot problemen bij de uiteindelijke productie leiden. Hoeveelheidsstaffels Wanneer een klant een prijs aanvraagt, dan zal hij in de praktijk graag ineens de prijs kennen voor een aantal alternatieve hoeveelheden. Hij kan misschien wel een serieus profijt doen wanneer hij ineens wat meer inkoopt... De productie loopt immers een stuk efficiënter bij grotere hoeveelheden. De insteltijden zijn voor elke hoeveelheid immers dezelfde en wanneer deze over een grotere productierun kunnen uitgesmeerd worden, scheelt dit aardig wat in de kostprijs. Deze problematiek kent in Globis 9 een zeer elegante oplossing door tot 5 hoeveelheidsstaffels tegelijk te berekenen en de volledige kostprijscalculatie in 5 kolommen overzichtelijk te visualiseren. De kostprijscalculatie

7 kan bovendien zo ingericht worden dat vanaf een bepaalde hoeveelheid ook andere machines ingezet kunnen worden, die misschien initieel een hogere instelkost hebben, maar eens ze produceren een veel hogere output hebben... Gedetailleerde, en toch overzichtelijke weergave van complexe calculaties Commerciële omschrijvingen Tussen een interne productfiche en een mooie artikelomschrijving voor documenten die aan klanten gericht worden gaapt nog een hele koof. Maar ook hier is het simpel opgelost in Globis. Per productgroep leg je namelijk via drag-and-drop vast welke velden er allemaal in de omschrijving van het artikel moeten zitten, welke (scheidings)tekens er tussen moeten komen en welke vaste teksten er mee in mogen opgenomen worden. Zo heeft elke artikelomschrijving een consistente opbouw. Wens je uiteindelijk toch nog een extra specificatie toe te voegen aan de omschrijving, dan volstaat het om even de formule voor de dynamische omschrijving aan te passen en prompt erven alle artikelen van dezelfde groep de nieuwe omschrijving. Maar wat dan met een offerte aan een Franstalige klant? Via eenvoudige vertaaltabellen wordt de volledige artikelomschrijving echter netjes vertaald in de taal van de correspondent.

8 Technische productkenmerken worden automatisch omgezet naar commerciële productomschrijvingen Dummy artikels In oude versies van het Globis pakket diende de gebruiker voor elke offerte voor een nieuw product een volledig nieuwe artikelfiche aan te maken, ook als de offerte uiteindelijk geen order wordt... Dit leidde niet alleen tot verloren werk, maar ook tot een zekere vervuiling van het artikelbestand! In Globis 9 hoeft dit niet meer want de specificaties worden in een artikeltemplate van de calculatiemodule ingevoerd. Pas als de offerte gepromoveerd wordt tot order zal Globis 9 automatisch een artikel aanmaken waarbij de specificaties van de calculatie worden samengevoegd met defaultinstellingen op artikelgroep. Het enige dat de gebruiker moet doen is een nieuwe artikelcode toekennen aan het juist gecreëerde artikel en evt. nog een paar bijkomende velden invullen. Toekomstige ontwikkelingen De Globis ontwikkelaars zitten absoluut niet stil en hebben een aantal interessante nieuwigheden op hun verlanglijstje staan. Twee nieuwe ontwikkelingen willen we alvast toelichten. Actualiseren van prijslijsten Productiebedrijven die een uitgebreid assortiment aan standaardproducten hebben en dit verkopen op basis van prijslijsten zullen de mogelijkheid krijgen om voor een hele selectie van artikelen alle kostprijsberekeningen ineens te laten uitvoeren en deze -na een validatiefase- om te zetten in nieuwe tarieven. Wanneer na verloop van tijd een (belangrijke) kostprijscomponent verandert, kunnen alle calculaties ook opnieuw uitgevoerd worden en nieuwe tarieven gecreëerd worden of de geactualiseerde kostprijs uitgezet worden tegen de bestaande verkoopprijzen. Volgens Globis is dit in een tijd van grote prijsschommelingen op de grondstofmarkt een heel interessante aanvulling van het systeem en onontbeerlijk in een goede margebewaking.

9 Integratie met GlobisOnline GlobisOnline is het E-Business en CRM-platform van Globis NV. Klanten (van Globis klanten) kunnen via het internet toegang krijgen tot artikelinformatie, prijslijsten, de status van openstaande bestellingen maar hebben ook de mogelijkheid om nieuwe bestellingen te plaatsen. GlobisOnline haalt haar informatie hiervoor uit Globis 9 maar kan ook met andere ERP-systemen gekoppeld worden. GlobisOnline Het is niet ondenkbaar dat Globis op termijn ook de kostprijscalculatie van Globis 9 integreert met GlobisOnline, waarbij sommige klanten of agenten de mogelijkheid geboden kan worden om hun prijzen voor BTO (built-to-order) producten zelf te berekenen. Sectoren Het is duidelijk dat de uitgebreide productiefunctionaliteiten van Globis aantrekkelijk zijn voor een heel aantal bedrijven en sectoren. Globis richt zich hierbij niet tot heel kleine KMO s voor wie de aanschaf en de inrichting van het pakket misschien niet voldoende in verhouding staan tot de opbrengst. Maar productiebedrijven vanaf een 20-tal medewerkers kunnen al een groot voordeel halen uit Globis 9! Dat Globis ontstaan is uit de verpakkingsindustrie ziet Globis als een groot voordeel. De artikelen zijn vrij complex op vlak van dimensies (formaten), technische eigenschappen en personalisatie-mogelijkheden. Er komt dus heel wat kijken bij het optimaliseren van materiaalverbruik en resources. Met deze ervaring kunnen nu ook andere bedrijven in de kunststof, papier, textiel of chemische nijverheid aan. Zo heeft recent een belangrijke textieldrukkerij getekend en gaat men Globis 9 ook implementeren bij een producent van point-of-sales displays. Globis doorstaat moeiteloos de vergelijking met de grote namen uit de internationale ERP- scène...