Uitbesteding in de pensioensector:

Transcriptie

1 Uitbesteding in de pensioensector: Bevindingen vanuit de toezichtspraktijk Prof. Dr. O.C.H.M. Sleijpen EYe on Pensions 14 januari 2014

2 Uitbesteding in de Pensioensector Topics: A. Wettelijke bepalingen rond : de regels van het spel; B. Belangrijkste bevindingen uit de toezichtspraktijk op het gebied van ; Kernboodschap per topic: A. Bij verleg je wel het werk, maar niet de verantwoordelijkheid; B. Goede governance, integraal risicomanagement en het doorlopen van de scyclus zijn essentieel voor welslagen in control 2

3 Pensioenfondsen in control = geoliede machine 3

4 A. De regels van het spel Wettelijke bepalingen ten aanzien van : Artikel 34 PW Indien een pensioenuitvoerder werkzaamheden uitbesteedt aan een derde draagt hij er zorg voor dat deze derde de bij of krachtens deze wet gestelde regels, die van toepassing zijn op de uitbestedende pensioenuitvoerder, naleeft. Beleidsverantwoordelijkheid kan niet worden uitbesteed! Artikel 143 PW: beheerste en integere bedrijfsvoering Artikel 105 PW: eisen aan beleid, deskundigheid en betrouwbaarheid (+ beleidsregel geschiktheid 2012) Artikel 12 t/m 14 besluit PW en WvB: nadere uitwerking art. 34 PW Artikel 18 t/m 21 besluit FTK: nadere uitwerking art. 143 PW Kernboodschap: bij verleg je wel het werk, maar niet de verantwoordelijkheid. 4

5 B. Belangrijkste bevindingen uit de toezichtspraktijk Basisprincipes bij Evaluatie (5) Uitbestedings -beleid (1) Monitoring (4) Keuze van uitvoerder (PUO) (2) Governance (3) 5

6 B. Uitkomsten recente toezichtspraktijk Fase 1: Uitbestedingsbeleid Wat vragen we? Uitbestedingsbeleid met wat wel en wat niet wordt uitbesteed, alsmede op hoofdlijnen de voorwaarden voor en de criteria die gesteld worden aan uitvoerders Risico-analyse als onderdeel van beleidsvorming en selectieproces uitvoerder Wat zien we? In self-assessment onderzoek naar risico s bij pensioenadministratie: 6

7 B. Uitkomsten recente toezichtspraktijk: Fase 2: Keuze van pensioenuitvoeringsorganisatie Uitbesteden aan wie? Wat vragen we? Een grondig en objectief selectieproces waarbij op basis van vastgestelde beleidscriteria een geschikte uitvoeringsorganisatie wordt geselecteerd Evenwichtige belangenafweging voor de verschillende groepen stakeholders per uitvoerder Regievoering bij het pensioenfondsbestuur Wat zien we? Uitbesteding is kenmerkend voor de pensioensector; Steeds minder en steeds grotere uitvoeringsorganisaties dus beperkte keuze ; Beperkte mate van countervailing power of tegenmacht van pensioenfonds ten opzichte van de pensioenuitvoeringsorganisatie wordt door veel pensioenfondsen gezien als risico: met name bij klein pensioenfonds en grote uitvoeringsorganisatie Kernboodschap: Goede governance, integraal risicomanagement en het doorlopen van de scyclus zijn essentieel voor welslagen in control 7

8 B. Uitkomsten recente toezichtspraktijk: Fase 3: Governance srelatie Wat vragen we? Bestuur neemt verantwoordelijkheid voor en voert de regie Weloverwogen besluitvorming en monitoring bijvoorbeeld d.m.v. bestuurslid Deskundigheid Aandacht voor risicomanagement bij Wat zien we? Geen vastlegging bij, dus geen verantwoordingsmogelijkheid aan stakeholders Geen / weinig risicomanagement bij : niet integraal en niet voorafgaand aan Deskundigheid niet altijd op gewenste niveau; Maar soms ook: volledige vastlegging van randvoorwaarden, uitgebreide beschrijving van uitbestede processen en deskundigheidseisen én nadruk op eindverantwoordelijkheid van het bestuur vastgelegd in de ABTN 8

9 B. Uitkomsten recente toezichtspraktijk: Fase 4: Monitoring srelatie Wat vragen we? Beheerste bedrijfsvoering, ook van uitbestede processen; Relatie tussen beleid (risk appetite), normstelling in contract en service levels en periodieke beoordeling van prestaties van de uitvoerder door het bestuur; Transparant en prudent beloningsbeleid Wat zien we? Te weinig aandacht voor de juridische vormgeving van de sovereenkomst en het vastleggen van prestatiemanagement, waardoor de slagkracht van het bestuur in het geding komt; Onvoldoende relatie tussen beleid en prestatiemanagement. KPI s vaak alleen kwantitatief, niet kwalitatief en onvoldoende SMART; Verantwoording veelal op basis van accountantsrapportages als ISAE 3402, geen managementrapportages Maar soms ook: AO/IC controles bij uitvoerder worden in opdracht van pensioenfondsen periodiek beoordeeld door accountant, of zelfs eigen audits door fonds. Periodieke rapportage van KPI s gevolgd door analyse, evaluatie en waar nodig aanpassing ervan op basis van de wensen en/of eisen van het pensioenfonds. 9

10 B. Uitkomsten recente toezichtspraktijk: Fase 5: Evaluatie srelatie en -beleid Wat vragen we? - Periodieke evaluatie van de srelatie(s) via gestructureerd en geformaliseerd proces; - Periodieke evaluatie van het sbeleid van het fonds, inclusief de review van de business case van Wat zien we? - Veelal geen sbeleid (42%) dus ook geen evaluatie van beleid; - Evaluatie van beleid en srelaties veelal ad hoc en niet via gestructureerd, gedocumenteerd proces, incl. stakeholdertevredenheidonderzoek etc.; - Beëindigen van de relatie wordt niet als reële optie gezien; - Evaluatie leidt niet vaak tot aanpassing van contract of beleid. Redenen om te evalueren: - Om srelatie(s) te verbeteren; - Om te leren voor toekomstige srelaties. 10

11 Uitbesteding in control Gevraagde aandachtspunten Uitbesteding is een middel, geen doel: biedt kansen, maar introduceert ook nieuwe risico s die geëvalueerd en beheerst moeten worden. Ken de risico s van : Integraal Risico Management; Doorloop periodiek de hele scyclus: en houd alle opties open! Houd de regie: governance is key; Evaluatie (5) Monitoring (4) Uitbestedingsbeleid (1) Keuze van PUO (2) Governance (3) Kernboodschap: goede governance, een formele structuur (cyclus) en integraal risicomanagement zijn essentieel voor welslagen in control 11

12 Uitbesteding in control Werk aan de winkel De vele veranderingen die op pensioenfondsen afkomen maken het noodzakelijk dat pensioenfondsen niet afwachten: Wijziging Financieel toetsingskader Ambitie moet naadloos aansluiten op financiële opzet, bedrijfsvoering en communicatie; Uitvoerder moet vroegtijdig in het proces betrokken worden; Wet versterking bestuur pensioenfondsen Wat is de optimale governance voor het specifieke pensioenfonds? Is daarvoor herijking van srelatie nodig (bijv. beloningsbeleid)? Wat kunt u van verwachten? Aanvullende guidance bij ; Bevorderen van delen van good practices tussen pensioenfondsen, bijvoorbeeld tijdens een rondetafelbijeenkomsten; Blijvend onderwerp tijdens toezichtsgesprekken. 12

13 Dank voor uw aandacht 13