KIMS / SIMS versie 8.4

Transcriptie

1 KIMS / SIMS versie 8.4 Beschrijving van de nieuwe functies. Simar automatisering b.v., Februari 2010 Versie handleiding 12 februari 2010

2 KIMS / SIMS 8.4: een nieuw uiterlijk en veel handige nieuwe functies! Met trots presenteren we u de nieuwste versie van KIMS/SIMS. Er zijn weer heel veel nieuwe functies aangebracht en vele honderden wensen en ideeën van klanten in deze versie verwerkt. We realiseren ons dat niet iedereen er aan toe komt om een handleiding als deze helemaal door te nemen. Toch raden we dat wél aan. U vindt er handige tips en uitleg over nieuwe mogelijkheden die er voor zorgen dat u nog gemakkelijker en efficiënter met zowel onze software als uw tijd kunt omgaan. Hieronder noemen we een aantal belangrijke nieuwe functies, die zeker de moeite van het bestuderen waard zijn. Nieuwe werkwijze artikelen selecteren Sanitair: van veel Galvano artikelen krijgt u tijdens het selecteren al meteen een afbeelding te zien, alsmede alle eigenschappen, benodigde koppel artikelen en recepturen. Zie 1.6. Nieuw overzichtscherm Ordervoortgang. Hiermee houdt u overzicht over al uw lopende orders en kunt u direct aanpassingen maken. Zie 3. Factureren van service. Een veel gevraagde wens is gemaakt. Zie 6.1 maken in de Query. Beperk u niet langer tot wat er standaard mogelijk is, maar maak ze zelf! Zie Afdrukken van een installatie handboek op maat: met behulp van één simpele menukeuze krijgt u van de Galvano artikelen in de order een installatieboek. Zie 2.1 Het bestelscherm voor apparatuur en sanitair is grondig herzien. Hier zijn veel nieuwe mogelijkheden gemaakt, met name in combinatie met elektronisch bestellen. Lees dit hoofdstuk a.u.b. zeker even door om te ontdekken wat er allemaal kan. Zie 4.1 Een automatische garantieregistratie voor apparatuur. Deze functie is in samenwerking met AEP ontwikkeld, maar ook geschikt voor andere merken. Zie 15. Nieuwe structuur rond afleverlocaties. Dit moet u vooral lezen als u werkt met meerdere magazijnen en/of met een vervoerder. Zie 10 En nog veel meer We wensen u weer veel gebruiksgenoegen met deze nieuwe versie. En uiteraard staat onze helpdesk voor u klaar om eventuele vragen die u nog zou hebben te beantwoorden. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 2 van 81

3 Inhoudsopgave 1 Offerte order invoeren Nieuw uiterlijk Mogelijkheid om tekeningen bij reeds gefactureerde orders te openen Optie Ongedaan maken (Ctrl+Z) Rechtsklikken op een artikelregel Onderscheid tussen voorraad en voorkeursartikelen Nieuw invoerscherm voor sanitair artikelen Vergelijk optie voor Galvano sanitair artikelen Zelf de samenstelling van de omschrijving bepalen Vernieuwd rekenscherm bij Tegels (optionele module) Verkoopprijs aanpassen in het margescherm Toegangsrechten Overzicht offertes en orders Voorraadcodes Galvano bestand Showroom referenties controleren/aanpassen Blokkenmodule: sorteren op laagste inkoop (i.p.v. laagste verkooppprijs) Aantal bij uitvoeringen/meerprijzen Postcodes Verwijder en kopieerfuncties verplaatst Kopiëren van gemarkeerde regels Offerte/order afdrukken Productboek/Installatiebrochure afdrukken Stuur als Ordervoortgang (aanwezig Business en Enterprise editie) Algemeen De filters (1) Overzicht informatie lopende orders (2) Dubbelklikken op cel: open applicatie Vensters sluiten! Enkele tips Instellingen Overige instellingen Alle functies van Orderinformatie Bestellen Vernieuwing bestellen sanitair/tegels/apparatuur Standaardfase in sanitair bestand Alternatieve artikelen Besteloptimalisatie Vervolgacties bij elektronisch bestellen Elektronisch bestellen Galvano instellen Leveranciersgegevens Bestellen keukenmeubelen/badmeubelen Bestellen werkbladen Bewaken binnenkomst / afleveren Aanpassen inkoopprijs en rechten Controle orderbevestiging Controle compleet binnen Diversen Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 3 van 81

4 6 Factureren Factureren van service Adressen kopiëren Algemene functies Dashboard Orderinformatie Werkbladknoppen: Memo s en Systeemberichten Berichtendienst Systeem diagnose Offerte locks verwijderen Hulp op afstand Lay-outs en instellingen In lay-outs is het gebruik toegestaan Tegels: De layout van Prijslijsten afdrukken (optionele tegelmodule) Beheer inkoopkortingen: direct aangeven van voorkeursartikelen Apparatuur/tegel etiketten en de rekenfunctie Voorkeurswerkbladen Werkbladen: opmerking bij werkblad niet afdrukken Restricties op aantallen apparatuur Factureren Overzicht facturen Inboeken betalingen: betalingen inboeken zonder dat er een factuur is gemaakt Werken met afleverlocaties Algemene principes In de offerte In de order Bij het bestellen In orderinformatie In afleverplanning Instellingen Tabblad Beheer afleveradressen Tabblad Vestigingen en afleverlocaties/codes Tabblad Debiteurennummers Afleveren bij de klant Elektronische communicatie Opvragen actuele voorraad Werken met bestanden Tegelbestanden: kopie functie (tegelmodule) Sanitair: recepturen over verschillende bestanden mogelijk Zoekfunctie in Beheer groothandels artikelen verbeterd Beheer eigen keukentypes Management functies Query Export naar Excel Query - Samengestelde codes maken Preferenties Automatische garantie registratie Korte beschrijving Activeren van de module Instellen van de module Instellen leveranciers mail adressen Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 4 van 81

5 15.5 Het gebruik van de module Wanneer wordt de mail verstuurd? Hoe blokkeert u het registreren als de consument dit niet wil? Welke gegevens worden meegestuurd? De wijze van verzenden Controle van verzending De tekstverwerker Invoegen leveranciers adressen verzenden vanuit de tekstverwerker Module voorraad Bestelsuggestie per artikel instellen Actie artikelen in de voorraad module Module Agenda Module tegels Nieuwe verwijscode tegelkasten Module DIMS Takenoverzicht uitgebreid Afhandeling overgedragen taken aangepast Performance verbeteringen DIMS direct openen vanuit de order Tijdsduur voor automatisch afsluiten van de viewer Automatische importfilters voor s en documenten Module Montage Module projecten Module Telefonie-integratie Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 5 van 81

6 1 Offerte order invoeren 1.1 Nieuw uiterlijk Zowel het menu als de meeste programma s hebben een nieuw uiterlijk gekregen. De betekenis van de iconen is uiteraard niet gewijzigd en ook de volgorde is hetzelfde gebleven. Houd bij twijfel uw muis even boven een icoon, waarna een tooltip text verschijnt. In een aantal gevallen zijn ook aanvullende functies toegevoegd. In offerte/order is bijvoorbeeld een Undo geimplementeerd (meerdere stappen) en ook het rechts klikken wordt nu ondersteund (zie 1.3 en 1.4). Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 6 van 81

7 1.2 Mogelijkheid om tekeningen bij reeds gefactureerde orders te openen Wanneer u de Saninet tekeningen of Simar Design tekeningen vanuit de SIMS/KIMS order opent dan was dat voorheen geblokkeerd nadat de order was gefactureerd. Nu is dat alsnog vrijgegeven zodat u de tekening nog wel kunt raadplegen. 1.3 Optie Ongedaan maken (Ctrl+Z) De artikelschermen van de offerte hebben nu een functie ongedaan maken, waarmee bijv. het per ongeluk wissen van een regel kan worden hersteld. U vindt de optie onder Bewerken. Tevens kunt u de standaard-windowsfunctie Ctrl+Z gebruiken. 1.4 Rechtsklikken op een artikelregel Dit levert nu direct een aantal veel gebruikte opties op die u op een artikelregel zou kunnen gebruiken. 1.5 Onderscheid tussen voorraad en voorkeursartikelen Bij het kiezen van apparatuur werd voorheen zowel artikelen uit eigen voorraad als voorkeursartikelen met de groene achtergrondkleur weergegeven. We hebben nu de kleur voor voorraadartikelen veranderd in blauw. 1.6 Nieuw invoerscherm voor sanitair artikelen De manier waarop u een artikel invoert in SIMS is veranderd. U krijgt nu altijd een tussenscherm. Voorheen kwamen er alleen tussenschermen bij koppelartikelen en bij (semi)- Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 7 van 81

8 verzamelartikelen. In dit tussenscherm vindt u alle informatie compact bij elkaar en kunt u bovendien direct nog wijzigingen aanbrengen. Bovendien is het mogelijk door op <esc> te drukken direct terug te keren tot de keuzelijst, indien het getoonde artikel toch niet het artikel is dat u zoekt. Dat bespaart veel tijd. Afhankelijk van wat voor artikel u hebt geselecteerd zijn er meer of minder velden die u kunt veranderen. In dit voorbeeld gaat het om een standaard artikel met koppelartikel en recepturen. De witte velden kunt u desgewenst nog aanpassen (aantal, omschrijving aan klant en prijs). Indien dit een semi-verzamel artikel was waren er meer velden wit geweest omdat u dan meer specifieke informatie moet invullen. De koppelartikelen en recepturen zijn ook in dit scherm geintegreerd. Als er selecteer staat dan moet u nog een keuze maken uit diverse mogelijkheden. Klik op het woord selecteer om de lijst te zien. Door de vinkjes voor de koppelartikelen weg te halen kunt u desgewenst bepaalde bijbehorende artikelen toch weglaten uit de offerte. Op deze pagina ziet u nu in zeer vele gevallen ook een afbeelding. Deze afbeelding verschijnt alleen als uw werkplek over een internet verbinding beschikt. Deze worden namelijk realtime van de website van Galvano opgehaald. Dit gebeurt in de achtergrond, zodat u hier niet op hoeft te wachten. Als de afbeelding al eens eerder is opgehaald dat verschijnt deze Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 8 van 81

9 onmiddellijk. Als deze via het internet wordt opgehaald dan kan het een of enkele seconden duren. Maar u hoeft daar niet op te wachten. U mag gerust doorgaan met dit scherm voordat de afbeelding te zien is. Boven de afbeelding ziet u twee hyperlinks. De eerste brengt u direct naar de internet pagina op de Galvano website waar meer informatie over dit artikel te vinden is. De tweede voert een actuele voorraadcontrole van dit artikel uit (bij Galvano). Dit laatste werkt alleen als u uw systeem hebt ingericht voor de elektronische communicatie met Galvano. Tip: standaard is de knop Toevoegen al geselecteerd. Daardoor kunt u bij eenvoudige artikelen waar u niets hoeft aan te passen direct op <enter> te drukken. Hierdoor neemt het aantal handelingen niet toe, ondanks dit tussenscherm. 1.7 Vergelijk optie voor Galvano sanitair artikelen Binnen SIMS kunt u nu direct gebruik maken van de faciliteit van de Galvano website om verschillende artikelen met elkaar te kunnen vergelijken. Kies op de gebruikelijke manier artikelen binnen de keuzelijst. Binnen het Galvano bestand is de mogelijkheid aanwezig om artikelen met elkaar te kunnen vergelijken. Dat ziet u aan de gele aankruisvakjes in de meest rechtse kolom. Kruis de artikelen aan die u met elkaar wilt vergelijken. Klik vervolgens op het rode vierkante knopje dat ongeveer boven de kolom met gele vakjes staat. Dit start automatisch uw webbrowser en brengt u op de vergelijkingspagina van de Galvano website, waarbij de aangekruiste artikelen met elkaar worden vergeleken. (Uiteraard moet u wel even wachten op het opstarten van uw webbrowser en het vergelijkingsproces dat de website gaat uitvoeren). Inloggen op de Galvano website wordt automatisch voor u gedaan, met de inloggegevens zoals u die hebt ingesteld voor elektronisch bestellen (zie 4.6). 1.8 Zelf de samenstelling van de omschrijving bepalen Hoe de sanitair artikelen op het scherm omschreven worden kunt u nu zelf bepalen. Er is gekozen om dit per bestand instelbaar te maken, omdat de faciliteiten die de diverse groothandels hiertoe bieden nogal kunnen verschillen. Als u dit niet instelt krijgt u overigens dezelfde omschrijving als in het verleden, maar mét instellingen kunt u de omschrijving op het scherm beduidend completer maken. Met name wanneer u met een groter beeldscherm hebt en veel ruimte hebt op het scherm kan dit handig zijn. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 9 van 81

10 U vindt deze instelling bij Bestanden Bestandskenmerken. Via het knopje in Opbouw omschrijving in order invoer kiest u uit het lijstje welke onderdelen van de omschrijving u in de schermregels wilt zien. 1.9 Vernieuwd rekenscherm bij Tegels (optionele module) In het scherm waarin u (indien u beschikt over de optionele tegelmodule) de tegels invoert kunt u vanuit het informatiescherm van de tegel een tegelcalculator oproepen. Dit rekenscherm is nu grondig vernieuwd. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 10 van 81

11 Belangrijkste voordelen: u ziet nu precies hoe de berekening in elkaar zit. De berekening houdt nu rekening met zowel snijverlies/breuk als de voegbreedten. Die beide factoren kunt u ook in dit scherm aanpassen. Voorts is het mogelijk om de richting waarin u de tegels legt een kwartslag te draaien (met het knopje naast Breedte/Lengte/hoogte), kiezen voor het hergebruiken van overgebleven halve tegels, en ziet u onderaan hoeveel er in de order komt te staan na het afronden op hele dozen Verkoopprijs aanpassen in het margescherm In de order kunt u het scherm verkoop/inkoopberekening oproepen (met behulp van het geld icoon). Daarin ziet u de verkoopprijs en, indien u het wachtwoord kent, ook de inkoopprijzen. Het is nu mogelijk om in dat scherm direct ook de eindprijs voor de order in te voeren / aan te passen. Deze mogelijkheid kunt u aanzetten in de preferenties. Offerte / order, Uitgebreid. Mogelijkheid om het eindbedrag in te voeren in het rekenscherm Toegangsrechten Overzicht offertes en orders De overzichten Offertes en orders, alsmede het Status Overzicht referenties zijn nu gekoppeld aan personen met de toegangsrechten groep Management informatie. Hierdoor zijn ze niet langer voor iedereen beschikbaar Voorraadcodes Galvano bestand Het systeem van A (voorraad), B (voorraad) en C (bestel artikel) dat tot nu toe in het Galvano bestand werd gebruikt is vervangen door een eenvoudiger systeem van J(a) of N(ee) op voorraad. Indien u in uw standaard voorbladen verwijst naar de voorraad-codes A, B of C, dan dient u deze teksten aan te passen. U vindt de teksten in de tekstverwerker, waarbij de tekstnaam begint met VB. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 11 van 81

12 1.13 Showroom referenties controleren/aanpassen Hier is een optie toegevoegd om bij het controleren direct de prijzen van de showroom offertes en/of orders te actualiseren Blokkenmodule: sorteren op laagste inkoop (i.p.v. laagste verkooppprijs) Bij gebruik van de blokkenmodule wordt standaard het voordeligste blok bovenaan weer gegeven. Met deze nieuwe preferentie kunt u ook het blok met de voordeligste INKOOP bovenaan krijgen. U vindt deze instelling bij de Instellingen Preferenties Diverse, keuze Offerte/Order, tabblad Uitgebreid. Blokkenmodule: Bij keuze sorteren op: 1.15 Aantal bij uitvoeringen/meerprijzen Bij keukenmeubelen kunnen meerprijzen of uitvoeringen gedefinieerd zijn. Voorheen moest of kon u hier ook het aantal invoeren. Dat is nu niet meer nodig. De prijzen zijn nu zodanig ingevoerd dat de prijs altijd betrekking heeft op het aantal dat benodigd is voor het betreffende artikel. (Bijv. bij grepen) Postcodes Alle postcodes zijn nu in een offerte/order in te voeren, ook buitenlandse. (De stricte controles op het formaat van een postcode zijn vervallen).alleen indien de postcode herkend wordt, wordt automatisch de bijbehorende plaatsnaam ingevoerd Verwijder en kopieerfuncties verplaatst Deze zijn niet langer in het menu Offerte/Order te vinden, maar verplaatst naar het menu Beheer orders. We menen dat dit een logischer plaats is Kopiëren van gemarkeerde regels Binnen de orderinvoerschermen voor sanitair, tegels en montage kunnen regels worden gemarkeerd en daarna als blok worden gekopieerd naar een andere offerte. Het systeem zal nu tijdens het kopiëren een melding geven wanneer prijzen van artikelen niet meer corresponderen met de prijzen in het huidige artikelbestand. Handmatig gewijzigde prijzen zullen niet worden gemeld en direct mee worden overgenomen in de nieuwe offerte. Kort gezegd: als u een blok artikelen overneemt uit een oudere order, dan krijgt u automatisch een melding als de prijzen intussen gewijzigd zijn. Behalve als u artikelen met handmatig gewijzigde prijzen kopieert. Die blijven gewoon behouden. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 12 van 81

13 2 Offerte/order afdrukken 2.1 Productboek/Installatiebrochure afdrukken Dit is een zeer handige nieuwe functie waarbij SIMS en de Galvano website nauw samenwerken. De functie is alleen voor Galvano artikelen beschikbaar. U vindt deze functie in het menu Extra van het afdrukscherm. Door deze keuze te maken opent het programma uw webbrowser en vult tegelijkertijd alle Galvano artikelen uit de betreffende order in, in de lijst van het Galvano productboek op de website. Op deze webpagina kunt u nog een aantal aanvullende keuzes maken, zoals de naam van de klant op het voorblad, en het met vinkjes aangeven van welke artikelen u wel en van welke u niet een installatietekening wilt afdrukken. (Galvano doet hier standaard al een voorstel). Uiteindelijk drukt op de knop PDF waarna Galvano voor u een compleet productboek samenstelt met alle installatietekeningen van alle producten in de order, voor zover u die aangevraagd hebt. Hierdoor ontstaat in zeer korte tijd een handzaam installatie handboek met alle installatie tekeningen bij elkaar. Het productboek is een PDF-bestand dat u kunt afdrukken (vanuit de Acrobat Reader) of op uw harde schijf kunt bewaren. U kunt overigens te allen tijde het productboek opnieuw laten samenstellen als er bijvoorbeeld iets veranderd is. 2.2 Stuur als Met dit knopje onderaan verstuurt u de offerte/order direct als bijlage aan een . Het programma vult het mail-adres van de klant al in (als dit in de order staat) en maakt van de offerte/order afdruk een PDF-bijlage. Het verzenden gebeurt met uw eigen programma op de werkplek. U kunt zelf nog tekst in de mail aanvullen alvorens u op verzend drukt. Wanneer u ook een voorblad verstuurt wordt dit een aparte bijlage. Dit is om technische redenen niet anders mogelijk (de tekstverwerker heeft z n eigen afdrukmodule). De standaard teksten die in de gezet worden kunt u zelf aanpassen in het programma Instellingen Teksten Teksten voor s. Het is zinvol om dit scherm even na te lopen, omdat hier standaard een tekst in staat die eindigt met de zin: [pas deze tekst aan in het scherm systeemteksten]. U kunt per tabblad: Offertes, Orders, Bestellen, Facturen, de standaardteksten voor het Onderwerp en voor de mail-tekst instellen. Daarbij kunt u gebruik maken van alle codes uit de order. Daarnaast kunt u een viertal %variabelen gebruiken: Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 13 van 81

14 %1 Referentie nummer %2 Order nummer %3 Klantnaam %4 Factuurnummer Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 14 van 81

15 3 Ordervoortgang (aanwezig Business en Enterprise editie) Dit is een compleet nieuwe functie, waarin u overzicht houdt over uw lopende orders. U vindt deze functie in het menu Offerte/Orders. NB: deze illustratie is ontleend aan een KIMS/SIMS systeem met optionele montage- en service module. Zonder deze modules is het aantal kolommen kleiner. 3.1 Algemeen Het scherm ordervoortgang is een nieuw integratiescherm waarin u de status van alle lopende orders in één oogopslag kunt bekijken, direct ook de details kunt raadplegen en zelfs direct de bijbehorende programma s kunt openen om de voortgang aan te passen (uiteraard afhankelijk van uw rechten). Het hoofdscherm is onder te verdelen in vier secties: 1 Filters 2 Lijst van lopende orders 3 Tabbladen detail informatie 4 Detail informatie Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 15 van 81

16 3.2 De filters (1) Hiermee bepaalt u welke orders u in de lijst wilt zien. Gebruiker Als u hier een specifieke gebruiker kiest, dan ziet u alleen de orders die door die gebruiker zijn verkocht (code adviseur) Vestiging Door hier een specifieke vestiging te kiezen ziet u alleen de orders die bij die vestiging behoren. Project / Variant / Blok Deze keuzes zijn alleen aanwezig als u over de projectenmodule beschikt. Door hier een keuze te maken beperkt u de orderlijst tot die orders die behoren tot het ingestelde project/variant/blok. NB: merk op dat er bij Bestanden Instellingen een instelling is die er voor zorgt dat ook reeds afgehandelde orders van het project zichtbaar worden, zodat u het complete project kunt overzien. Al deze filters zijn optioneel. U kunt overal ook kiezen voor alle. In de lijst worden alle lopende orders getoond (orders waar u nog mee bezig bent). Er is een aantal instellingen waarmee u nader kunt specificeren hoe u lopende orders wilt definiëren (zie instellingen). 3.3 Overzicht informatie lopende orders (2) In deze overzichtlijst tonen we een groot aantal voortgangsgegevens. Van links naar rechts kunt u daar de volgende kolommen zien: Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 16 van 81

17 Kolom Aanklikbaar Toelichting Referentienummer - Ordernummer - Orderdatum - Leverweek - Zoals ingevuld in eerste scherm order In bewerking - Indien de module in bewerking melden in gebruik is Aanbetalingsfactuur + Abfactuur maken Inmeten + Afleverplanning Uit scherm aflevering plannen Besteld + Keuze uit bestelscherm Bevestigd + Bewaken binnenkomst Binnengemeld + Bewaken binnenkomst Aflevering gepland + Afleverplanning Uit scherm aflevering plannen Montage gepland + Afleverplanning Uit scherm aflevering plannen Afgeleverd + Afleverbon maken Status van de afleverbonnen. Als de laatste afleverbon gemaakt is. Naleveren gepland + Afleverplanning Uit scherm aflevering plannen Naleveren (2) + Afleverplanning Uit scherm aflevering plannen gepland Gefactureerd + Factureerscherm Gefactureerd betekent dat de order compleet is gefactureerd (laatste factuur gemaakt) Betaald (facturen) + Betalingenscherm Percentage bedrag van facturen dat betaald is Betaald (order) + Betalingenscherm Percentage bedrag van de order dat betaald is (ongeacht of dit al gefactureerd is) Opgeleverd + Afleverplanning Uit scherm aflevering plannen Service OK + Keuze uit service schermen Meldingen uit service Zodra u eenmaal op een cel klikt (of via de pijltjestoetsen de cursor verzet) wordt automatisch in zone (3) het overeenkomende tabblad geopend. Daardoor ziet u in gebied 4 de detailinformatie die behoort bij dat tabblad, en daarmee bij de cel waarin de cursor staat. In de cellen tonen we een compacte aanduiding van de status van dat gegeven. Als we er vanuit gaan dat voor een gebruikelijke order alle stadia doorlopen moeten worden, dan moeten uiteindelijk alle velden op Ja komen. De betekenis van Ja moet u wel zien binnen de context van het gegeven. Bijvoorbeeld: Ja bij een aanbetalingsfactuur betekent dat er tenminste één aanbetalingsfactuur is gemaakt. Bij besteld en bevestigd verschijnt Ja pas als alles besteld/bevestigd of binnen is. Soms ziet u Deels. Dan is een deel van die rubriek gedaan, en een deel nog niet. In die situatie krijgt het gegeven een gele achtergrond. Er kan ook n.v.t. staan (niet van toepassing). Dan speelt dit gegeven voor deze order geen rol. Bij de kolommen Betaald hebben we gekozen voor een percentage. Het percentage van de facturen of orderbedrag dat inmiddels betaald is. Als in een kolom een datum staat vermeld, dan betekent dit Ja, en op die datum (binnen, afgeleverd, gefactureerd). Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 17 van 81

18 Bij de kolom Service OK geven we aan of de Service OK is (OK is ofwel opgelost, of er was geen service). Ja Groen Er is service, maar alle service is inmiddels opgelost/afgehandeld Deels Geel Er is service, maar slechts een deel is opgelost/afgehandeld Nee. Er is service en hier is nog niets opgelost/afgehandeld Geen Groen Er is geen service gemeld. Gele achtergrond betekent: aandacht vereist. Groene achtergrond betekent: deze fase is succesvol afgerond Groene achtergrond betekent: deze fase is succesvol afgerond 3.4 Dubbelklikken op cel: open applicatie Door te dubbelklikken op een cel opent u direct het scherm waarmee u dat gegeven kunt veranderen (zie het overzicht in de tabel). Daarbij wordt het betreffende referentienummer al ingevuld, zodat u direct verder kunt werken. Uiteraard is dit wel gebonden aan of u de toegangsrechten tot dat betreffende scherm hebt. Bij sommige velden stellen we eerst nog een extra vraag. Bijvoorbeeld in de cel Bestellen : Afhankelijk van welke onderdelen in de order aanwezig zijn kunt u naar één van de respectievelijke bestelschermen gaan. Ook hier geeft de kleur weer aan wat u nog moet doen als er gedeeltelijk besteld is: Groen compleet besteld Geel - gedeeltelijk besteld Rood nog niet besteld Ook bij service stellen we een soortgelijke vraag, namelijk naar welk service programma u toe wilt springen. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 18 van 81

19 3.5 Vensters sluiten! Als u veelvuldig via dubbelklik verwerkingsprogramma s opent krijgt u steeds meer vensters open. Het is niet zo dat bij het openen van een nieuw venster we automatisch het vorige geopende venster kunnen sluiten (o.a. omdat het best zo kan zijn dat u er nog in bezig bent en u de gegevens nog niet hebt opgeslagen). U moet dus zélf de geopende vensters sluiten. Hoewel de software niet zal protesteren als u veel vensters tegelijk opent, raden we toch aan dit niet al te bont te maken, om het overzicht niet te verliezen en niet nodeloos orders voor anderen te blokkeren. (Ook kan het bij meer dan 20 vensters gebeuren dat u een extra Caché licentie in beslag gaat nemen). 3.6 Enkele tips Een aantal zaken kunt u naar eigen inzicht instellen: de breedte van de kolommen de totale breedte van het venster de verhouding tussen het bovenste deel en het onderste deel (door de tussenbalk met de muis te verslepen) Alle vensterinstellingen worden bewaard voor de volgende keer. Een andere belangrijke handigheid is dat u kunt sorteren op de kolommen. Door bijvoorbeeld op de titel van de kolom Afleverweek te klikken staan alle orders gesorteerd op leverweek. Rechtsklikken op een regel Dit geeft een menu met functies die u met de betreffende referentie kunt uitvoeren, overeenkomend met het menu Bestand. (Met kopieer adres bedoelen we dat het programma een kopie maakt in de knip- en plakbuffer van windows. U kunt deze plakken in een ander programma, bijvoorbeeld een tekstverwerker). Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 19 van 81

20 3.7 Instellingen Er zijn redenen waarom u misschien niet alle kolommen (alle fases in het orderproces) wilt zien of te zien krijgt: - Sommige kolommen zijn gekoppeld aan modules (service, in bewerking melden). Als u deze modules niet heeft of niet aangezet heeft, dan krijgt u de bijbehorende kolommen niet te zien (en zijn ook niet te kiezen) - u gebruikt binnen uw bedrijf bepaalde onderdelen niet (bijv. u vult de montageplanning niet in, of u maakt de facturen in een ander systeem) - u houdt zich als persoon slechts bezig met bepaalde fases in het proces en bent niet geïnteresseerd in de andere fases. Daarom kunt u instellen welke kolommen u in het overzichtscherm wilt zien: Bestand Instellingen ordervoortgang In dit scherm kan iemand met systeembeheer rechten in de rechter kolom aanklikken welke kolommen de gebruikers mogen kiezen. Als de systeembeheerder het vinkje bij Montage gepland weghaalt, dan kan geen enkele gebruiker die kolom meer kiezen. In de linker kolom met vinkjes kan de ingelogde gebruiker zijn keuze maken uit die kolommen die de systeembeheerder vrijgegeven heeft. Een gebruiker kan dus wel voor minder kolommen kiezen, maar niet voor meer dan de systeembeheerder heeft vrijgegeven. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 20 van 81

21 3.8 Overige instellingen Het bovenste blok met instellingen bepaalt wat voor u lopende orders zijn. Welke orders wel en niet getoond moeten worden in de lijst. Afhankelijk van hoe u werkt moet u hier keuzes maken. Als u bijvoorbeeld niet met de Simar software factureert dan maakt u dus nooit facturen. Dan moet u het vinkje bij deze niet compleet gefactureerd is weghalen, anders zouden alle orders steeds op de lijst blijven staan. Alle eisen gelden als of eisen. Als een order voldoet aan één van de aangekruiste opties dan staat deze op de lijst. Een order staat op de lijst indien: - deze niet compleet afgeleverd is, of - deze niet compleet gefactureerd is, of - deze niet compleet betaald is, of - de opleverdatum nog leeg is of in de toekomst ligt, of - er nog niet afgehandelde service is. Wanneer u Simar in alle mogelijkheden gebruikt en ook de service module hebt, dan is de standaard instelling dat u alle vinkjes aan zet. Gebruikt u ook de projectenmodule dan is de aanvullende optie om bij project orders altijd álle orders van het project te laten zien (ongeacht of ze al klaar zijn) dikwijls een handige. Hierdoor ziet u het complete project in één keer. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 21 van 81

22 3.8.1 Automatisch wijzigingen aan orders updaten Als u zelf een gegeven wijzigt (door te dubbelklikken op een cel en in het bijbehorende scherm een wijziging te maken) dan zal bij terugkeer dit scherm automatisch bijgewerkt worden. Als u dit vinkje aanzet dan zal het overzicht ook automatisch bijgewerkt worden als iemand anders (op een andere werkplek) een gegeven verandert terwijl u dit scherm open hebt staan. Dat gebeurt door met een timer elke minuut te controleren of er soms iets op het systeem gewijzigd is. Normaal kunt u deze instelling gewoon aan laten staan. Alleen onder uitzonderlijke omstandigheden (Re-Entry foutmeldingen bij gebruik van minder stabiele verbindingen op afstand) kan het nodig zijn deze optie uit te zetten. 3.9 Alle functies van Orderinformatie Het onderste deel van het scherm, waar we de detailinformatie tonen, is gelijk aan het scherm van orderinformatie. In feite is het niet alleen gelijk, het is gewoon hetzelfde scherm. Dat betekent dat u alle faciliteiten van orderinformatie ook kunt gebruiken. Dat maakt deze functie extra krachtig. Ook alle menufuncties van orderinformatie zijn beschikbaar. Deze hebben dan automatisch betrekking op de referentie waarop de cursor/regel staat in het orderoverzicht. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 22 van 81

23 4 Bestellen 4.1 Vernieuwing bestellen sanitair/tegels/apparatuur Het scherm bestellen van sanitair/tegels/apparatuur is compleet vernieuwd. Aanleiding is dat verschillende leveranciers verschillende leveropties kennen. Hierdoor was het niet langer mogelijk één set van leveropties te hebben voor alle leveranciers, maar is een aantal keuzen nu per leverancier mogelijk. Daarom vindt u in het nieuwe scherm een tabblad voor elke leverancier waarvan artikelen in de order aanwezig zijn. Het voordeel hiervan is dat we nu alle leveropties die een leverancier kent ook specifiek kunnen ondersteunen. Een nadeel zou kunnen zijn dat iets meer handelingen verricht moeten worden voor een bestelling. Daarom hebben we opties die altijd gelden op een tabblad 'alle leveranciers' gezet en is er voor de overige leveranciers een systeem ingebouwd dat het mogelijk maakt om keuzes snel naar alle andere leveranciers te kopiëren, en om ook in één oogopslag te zien of u wel voor alle leveranciers overeenkomstige informatie hebt ingevuld Het scherm 1. In dit gebied kiest u referentienummer. Via het knopje met de drie puntjes krijgt u een lijst van orders die nog besteld moeten worden. 2. In dit gebied kiest u de gewenste bestelopties (bijv. afleverweek en afleverlocatie) die voor de betreffende leverancier gelden. Dit beschrijven we hieronder in meer detail. 3. In dit kader kiest u de afdrukopties en de wijze van bestellen. 4. Dit is het gebied waar u de detailregels van de bestelling ziet staan. Per artikel ziet u in welke fase u dit artikel gaat bestellen (en dit kunt u ook veranderen). Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 23 van 81

24 NB: in deze afbeelding ziet u ook de kolom Uit voorraad en Partij. Deze kolommen maken deel uit van de voorraadmodule De bestelopties per leverancier Begin met het tabblad dat voor alle leveranciers geldt. Op dit tabblad kunt u per fase de afleverweek kiezen. Vervolgens loopt u langs de diverse tabbladen en zult u zien dat het aantal opties per leverancier kan verschillen. In dit voorbeeld zien we het scherm van Galvano. Linksboven kunt u aangeven of u deze artikelen nu wilt bestellen of niet (vinkje weghalen). Er achter staat de bestelwijze vermeld die voor deze leverancier geldt. De afleverweken zijn hier niet meer te wijzigen, want die hebt u op het tabblad 'Alle leveranciers' al ingesteld. Standaard krijgt u de goederen in een bepaalde week geleverd. Maar u kunt ook aanvinken 'Bezorgdatum/spoed'. Als u dat doet kunt u per fase een exacte datum invullen (in plaats van een leverweek). Niet alle leveranciers ondersteunen deze faciliteit. Het is afhankelijk van instellingen bij deze leverancier of u deze faciliteit op het scherm te zien krijgt. In dit geval kunt u ook de lokatie kiezen (bijv. magazijn, showroom, bij vervoerder, bij klant) waar de goederen geleverd moeten worden, en het ordertype. De mogelijkheden van het ordertype zijn weer afhankelijk van welke ordertypes de leverancier kent. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 24 van 81

25 Ordertypes Een leverancier kan één of meerdere ordertypes kennen. Bij Bestellen Leveranciersgegevens, tabblad Bestellen (zie 4.7) is in te stellen welke ordertypes de betreffende leverancier ondersteunt. We kennen de volgende ordertypes (terminologie ontleend aan Galvano). Standaard De artikelen worden op de gevraagde datum / in de gevraagde week geleverd. Wanneer artikelen niet beschikbaar zijn worden deze nageleverd. Afroeporder De artikelen worden 3 weken voor de opgegeven week voor u gereserveerd. Het exacte levermoment wordt in overleg met u afgestemd. Compleetorder De artikelen worden in de gevraagde week geleverd. Wanneer de artikelen niet beschikbaar zijn wordt de order niet uitgeleverd. Uiterlijkorder De artikelen worden uiterlijk op de gevraagde datum geleverd en maximaal 5 werkdagen eerder Verpakkingswijzen Hier kennen we een tweetal verpakkingswijzen: - Standaard - Separaat Bij standaard worden alle bestelde goederen op normale manier bij elkaar verpakt. Bij separaat worden alle goederen die voor één commissie bestemd zijn bij elkaar gehouden. Goederen voor een nieuwe commissie zullen op een nieuwe pallet geplaatst worden ook als de vorige pallet nog niet vol is De rode stippen Dit is een handige controle faciliteit. - rood: bij één of meer leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase) zijn geen gegevens ingevuld, terwijl dit wel kan - geel: de gegevens verschillen tussen de leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase). - groen: de gegevens zijn identiek voor alle leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase). Tip: U kunt ook op de stip klikken. In dat geval kopieert u de instelling op het scherm naar de andere leveranciers die deze zelfde optie kennen De afleveropmerking en het projectnummer bij de leverancier. Ook deze velden zijn, afhankelijk van of de leverancier deze optie ondersteunt, met name in geval van elektronisch bestellen, wel of niet aanwezig. Als ze aanwezig zijn kunt u hiermee in de bestelling een opmerking ('let op Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 25 van 81

26 showroomcondities') of een projectnummer doorgeven op de bestelling De afdruk mogelijkheden Briefhoofd. Kies hier een briefhoofd naar keuze. Bij elektronisch bestellen is dit uiteraard niet van belang. In de meeste gevallen is de automatische selectie de juist. Elektronisch bestellen gebruiken. Deze optie staat aangevinkt als u normaal bij deze leverancier elektronisch bestelt. U kunt in dat geval het vinkje weghalen als u om bepaalde redenen toch op papier wilt bestellen. Wanneer u een bestelling opnieuw doorgeeft, bijvoorbeeld na een wijziging, zal deze optie altijd uit staan, omdat u een herhaalde bestelling niet opnieuw elektronisch kunt bestellen. Wanneer elektronisch bestellen niet beschikbaar is (niet ingesteld bij deze leverancier, of een herhaalde bestelling) dan is het niet mogelijk om dit hier alsnog aan te zetten. Deze optie is er dus alleen om het elektronisch bestellen tijdelijk uit te zetten. Duplicaat afdrukken. Wanneer u bij elektronisch bestellen toch ook een afdruk op papier wilt hebben, zet u hier een vinkje. Aantal exemplaren. Dit is alleen van toepassing wanneer u niet elektronisch bestelt De detailregels In het onderste deel ziet u alle artikelen die in de order vóórkomen. Bij elk artikel is ook de fase vermeld en of het artikel soms uit uw eigen voorraad komt (alleen in combinatie met de voorraad-module). Wanneer u met meerdere fases werkt (ruwbouw, tegelen, afbouw) bij sanitair, dan kunt u per artikel aangeven in welke fase u dit artikel wilt ontvangen. Aan een fase koppelt u bovenin een leverweek. Op die manier kunt u de artikelen voor de ruwbouwfase in week 20 krijgen, voor het tegelen in week 22, en voor de afbouw in week 24. Let op: ook als u met fases werkt bestelt u in één keer. Het systeem genereert in één handeling alle bestellingen voor alle fases. Het kan wel zijn dat bepaalde leveranciers de bestelling voor verschillende fases in verschillende bestellingen opsplitst en dus meerdere bevestigingsnummers terugmeldt. Daarom kunt u die ook per fase kwijt Fase 0 Dit is een bijzondere fase. Fase 0 heeft geen leverweek. Artikelen die u in fase 0 zet worden niet besteld. Hiermee geeft u aan: 'ik heb deze artikelen zelf nog liggen', die hoeven niet besteld te worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij omverpakkingen. Let op: het is NIET toegestaan om fase 0 te gebruiken om bepaalde artikelen nu nog even niet te bestellen en dit later alsnog te doen door ze alsnog op een fase te zetten en opnieuw te bestellen. Met name als u de Simar voorraad module gebruikt gaat uw voorraadcontrole op die manier mis. Ook het elektronisch bestellen accepteert niet dat u een order tweemaal elektronisch bestelt. Fase 0 betekent echt dat u deze artikelen voor deze order NIET wilt bestellen. De optie van Fase 0 is altijd aanwezig, ook als u niet de voorraadmodule hebt. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 26 van 81

27 In het programma Instellingen Diversen Fase 0 / voorraadartikelen kunt u een aantal instellingen maken om bepaalde artikelen automatisch al in fase 0 te laten zetten, zodat u dit zelf niet meer bij elke bestelling hoeft te doen Opmerking / leverdatum Hier wordt informatie getoond over opmerking en leverdatum Bestellen Als laatste drukt u op het afdrukvoorbeeld of op de knop 'bestel' om de bestelling te doen. Het voorbeeld registreert nog geen bestelling. Bij de knop 'Bestel' maakt u de bestelling definitief. Wanneer u op papier bestelt zullen er nu afdrukken worden gemaakt. Wanneer er elektronisch besteld wordt zetten we een elektronische bestelling klaar. Bij elektronische bestellingen moet u, bijvoorbeeld aan het einde van de dag, alle klaargezette elektronische bestellingen nog naar de leverancier verzenden. Het is zeer wel mogelijk om meerdere mensen te laten bestellen, en één persoon te belasten met het doorgeven van de elektronische bestellingen. Alle bestellingen worden verzameld in een verzendbox. Door te verzenden worden alle klaarstaande bestellingen verzonden naar de leverancier en zullen in vele gevallen bevestigingsberichten worden terug ontvangen. Deze procedure kan van leverancier tot leverancier verschillen. Let op: het verzenden van de elektronische bestellingen naar Galvano verliep tot nu toe via de menukeuze Bestellen Bestellen op In deze nieuwe versie verloopt dit via het programma Bestellen Internet bestellingen verzenden. Lees paragraaf 4.5 hoe u dit eventueel kunt automatiseren en in 4.6 hoe u eenmalig de juiste codes instelt. 4.2 Standaardfase in sanitair bestand U kunt zelf artikelen in bepaalde fases opnemen. Nieuw is dat met ingang van 2010 het Galvano bestand zal zijn voorzien van standaard fases. Dit zijn de fases Inbouw, Tegels en Afbouw. Om hiervan gebruik te maken moet u eenmalig vastleggen welke fases u in uw systeem hebt benoemd die overeenkomen met deze drie standaardfases. U kunt dus nog steeds meer fases gebruiken dan deze standaard drie, maar elk artikel uit het Galvano bestand heeft standaard een indicatie in welke fase dit artikel gebruikelijk wordt toegepast. Door deze instelling te maken bespaart u tijd bij het bestellen. Momenteel is de standaardfase informatie alleen beschikbaar binnen het Galvano bestand. Ga naar Instellingen Diversen Beheer bestelfases. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 27 van 81

28 Hier ziet u in de eerste twee kolommen welke fases u in uw systeem gedefinieerd hebt. Nu kunt u door een keuze te maken in de rechter kolom ( Standaard fase voor ) uw eigen fases koppelen aan de drie meegeleverde fases van Galvano. Mocht u met twee fases willen werken in plaats van drie, dan kunt u ook meerdere Galvano fases aan dezelfde eigen fase koppelen, door het intikken van twee codes gescheiden door een komma. (Bijv. T,I). Bovenaan vindt u een veld Standaard fase. Hier staat normaal een 1. Dit is de fase die standaard voor alle artikelen gebruikt wordt waarvan geen specifieke fase bekend is. (Bijv. andere leveranciers dan Galvano, of artikelen waarbij in het Galvano bestand nog geen fase is ingevoerd). 4.3 Alternatieve artikelen Er is een techniek opgenomen om alternatieve artikelen te kunnen aanbieden indien u om een artikel vraagt dat niet langer leverbaar is. Dit kan voorkomen indien een offerte pas in een later stadium order wordt en inmiddels artikelen uit de order niet langer leverbaar zijn. Wanneer u nu gaat bestellen kan het zijn dat u niet alleen melding krijgt dat iets niet langer leverbaar is, maar ook een voorstel voor een alternatief. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 28 van 81

29 De melding luidt: Het door u gevraagde artikel is niet meer leverbaar. Een vergelijkbaar alternatief is nu gekozen. Controleer of u dit een passend alternatief vindt.' De toepassing van deze optie is afhankelijk van het aanleveren door de leverancier van het betreffende bestand van dergelijke alternatieven. In het komende jaar zal hier in toenemende mate gebruik van worden gemaakt. Deze melding kan overigens ook tijdens het invoeren van offerte of order naar voren komen. 4.4 Besteloptimalisatie De faciliteiten voor besteloptimalisatie (zoeken naar hetzelfde artikel bij een andere leverancier) worden door het Galvano bestand niet ondersteund, in verband met afspraken met Galvano. In versie 8.4 is hier een beperkte mogelijkheid voor gemaakt. Wanneer u een (elektronische) voorraadcontrole uitvoert van uw Galvano bestelling dan worden die artikelen vrijgegeven voor een artikelwissel die niet tijdig door Galvano te leveren zijn. Deze artikelen worden in het voorraad overzicht met een rood icoon gemarkeerd. U kunt dan bijv. rechtsklikken op deze artikelen om te zien welke andere leveranciers dit artikel ook kunnen leveren. Voorraad controle vindt u onder het menu Bestand. Onder Bewerken vindt u de optie Bestelling aanpassen. 4.5 Vervolgacties bij elektronisch bestellen In het scherm Bestellen Apparatuur/Sanitair/Tegels is er een flink aantal merken en leveranciers waar u elektronisch kunt bestellen. De mogelijkheden om automatisch een vervolgprogramma te starten, zodat u de bestelling direct kunt afhandelen, zijn uitgebreid. In de illustratie hieronder ziet u de mogelijkheden. U bereikt deze via Bestand Instellingen in het genoemde scherm. In het onderstaande scherm ziet u hoe u door een vinkje achter GALV te zetten er voor zorgt dat automatisch na elke bestelling het scherm voor elektronisch verzenden van die bestelling wordt geopend. Als u elke bestelling direct wilt verzenden is dat handig. Als u liever de bestellingen opspaart en aan het einde van de dag in één keer verzendt, dan laat u hier het vinkje weg. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 29 van 81

30 Ook het aantal leveranciers waarbij u elektronisch kunt bestellen is uitgebreid (Dales, Plieger). Bij Galvano is de techniek van elektronisch bestellen gewijzigd, waardoor het gebruik veel eenvoudiger is geworden. In het gewone bestelscherm zet u de bestellingen klaar. Om ze vervolgens naar Galvano te verzenden ging u voorheen naar de Galvano website. Nu opent u het programma Bestellen Internet bestellingen verzenden. Dit toont het volgende scherm: Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 30 van 81

31 In het bovenste venster ziet u alle bestellingen klaarstaan van orders die elektronisch moeten worden vezonden. Onderin ziet u de detailregels van de bestellingen die verzonden gaan worden, die behoren bij de bestelling waar u bovenin op geklikt hebt. Nu drukt u op de knop Bestel. Linksonder, achter het woord Status, ziet u de voortgang van het proces verschijnen. Na enige tientallen seconden zijn alle bestellingen verzonden en alle bevestigingen verwerkt. Deze zijn nu ook automatisch verwerkt in de Bewaken binnenkomst velden van de orders (orderbevestigingsnummer, leverweek). De knop Rapport afdrukken zal nu zichtbaar worden. Desgewenst kunt u het rapport van de verzending afdrukken. Hierin staat ook informatie of er bepaalde artikelen zijn die niet (tijdig) leverbaar zijn. 4.6 Elektronisch bestellen Galvano instellen Doordat de techniek van het bestellen bij Galvano is gewijzigd moet u eenmalig een instelling veranderen. Kies Bestellen Elektronisch bestellen (Instellingen) Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 31 van 81

32 Hier kiest u allereerst bestand GALV. Vervolgens zet u het protocol op GALV Galvano elektronisch bestellen Debiteurennummer: vul hier uw debiteurennummer bij Galvano in Gebruikersnaam: vul hier de gebruikersnaam in waarmee u op de Galvano website kunt inloggen om bestellingen te doen. Wachtwoord: vul hier het bijpassende wachtwoord in. Tenslotte klikt u op Opslaan. Nu hebt u uw debiteurennummer bekend gemaakt aan SIMS alsmede een gebruikerscode/wachtwoord. Daarmee zal SIMS de bestellingen aan Galvano volautomatisch kunnen afhandelen. 4.7 Leveranciersgegevens (Bestanden Leveranciersgegevens). In het scherm waarin u de gegevens van leveranciers vastlegt is veel veranderd. Op het tabblad Vertegenwoordiger is het adres van de vertegenwoordiger toegevoegd. Er is een nieuw tabblad Onderdelen bijgemaakt waar u een eventueel afwijkend adres voor onderdelen kunt opgeven, en in de service module kunt gebruiken. Op diverse plaatsen waar een adres kan worden ingevoerd kunt u nu ook direct een e- mail verzenden door op het knopje Mail te drukken achter het betreffende mailadres. Er is een tabblad Internet waarop een aantal instellingen kan worden gemaakt voor het automatisch ophalen van afbeeldingen, aanvullende artikel info en vergelijkingen tussen artikelen. Deze informatie is voor Galvano automatisch ingevuld. Op het nieuwe tabblad Bestellen zijn alle instellingen te maken die aangeven welke faciliteiten door die leverancier voor het bestellen worden ondersteund. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 32 van 81

33 Tenslotte is er een tabblad Contactpersonen waarop u een onbeperkt aantal contactpersonen kunt invoeren en een tabblad Memo voor het vastleggen van aantekeningen over de betreffende leverancier. We gaan hier nader in op de instellingen van het Bestellen. Voor Galvano staan deze instellingen overigens automatisch goed ingesteld. De instellingen op dit tabblad bepalen welke mogelijkheden u kunt gebruiken in het bestelscherm. Verschillende leveranciers kunnen verschillende mogelijkheden bieden. Soms kunnen bepaalde mogelijkheden ook afhankelijk zijn van de afspraken die u hebt gemaakt met de betreffende leverancier. Bezorgen op dag mogelijk Zet de optie aan om in plaats van een leverweek een leverdag te kiezen. Minimaal aantal werkdagen voor bezorgen op dag Het aantal dagen dat u hier invult bepaalt wat het minimum aantal dagen is dat moet zitten tussen het moment van bestellen en de gevraagde leverdag. Afleveren bij klant mogelijk Dit activeert bij het bestellen de mogelijkheid om als afleverlocatie bij klant te kiezen. Documentatie Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 33 van 81