GOOP versie 2.0. Beschrijving van de nieuwe functies. Simar automatisering b.v., December 2009

Transcriptie

1 GOOP versie 2.0 Beschrijving van de nieuwe functies. Simar automatisering b.v., December 2009 Versie handleiding 7 december 2009

2 GOOP 2.0: veel handige nieuwe functies die tijd en geld besparen! Met trots presenteren we u de nieuwste versie van GOOP. Er zijn weer heel veel nieuwe functies aangebracht en in totaal zijn meer dan 300 wensen en ideeën van klanten in deze versie verwerkt. We realiseren ons dat niet iedereen er aan toe komt om een handleiding als deze helemaal door te nemen. Toch raden we dat wél aan. U vindt er handige tips en uitleg over nieuwe mogelijkheden die er voor zorgen dat u nog gemakkelijker en efficiënter met zowel onze software als uw tijd kunt omgaan. Om alvast een voorproefje te geven, noemen we hier slechts enkele van de vele handige functies. Bespaar veel porti door documenten per te verzenden in plaats van per brief. We hebben de ingebouwde mogelijkheden om direct te verzenden sterk uitgebreid. Denk aan offertes, orders, bestellingen, brieven, servicemeldingen. Bespaar tijd en kosten door waar mogelijk gebruik te maken van elektronisch bestellen (apparatuur, sanitair). Ook de bevestiging krijgt u dan automatisch elektronisch binnen. De mogelijkheden werden ook in deze versie weer uitgebreid (H 10 over elektronische communicatie). Voorkom vragen: op de afleverbon kunt u nu ook de artikelen laten vermelden die nog nágeleverd gaan worden. Voorkom vergissingen: van veel Galvano artikelen krijgt u tijdens het selecteren al meteen een afbeelding te zien, alsmede alle eigenschappen, benodigde koppel artikelen en recepturen. Bespaar tijd met het installatie handboek op maat: met behulp van één simpele menukeuze krijgt u van de Galvano artikelen in de order een installatieboek. Dit installatieboek is een ondersteunende dienst van Galvano op de Galvano website, die geïntegreerd in GOOP is opgenomen. Zowel bestellen als elektronisch bestellen kent nu meer mogelijkheden. Hierdoor kunt u gebruik maken van de speciale bestelopties die Galvano biedt. De techniek van het elektronisch bestellen is gemoderniseerd. Let op: u moet uw inlogcode en wachtwoord voor de Galvano website in GOOP eenmalig invoeren. En nog veel meer We wensen u weer veel gebruiksgenoegen met deze nieuwe versie. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 2 van 57

3 Inhoudsopgave 1 Offerte order invoeren Nieuwe zoekmethoden voor referenties Offertedatum in de toekomst wordt rood weergegeven Mogelijkheid om klanten te blokkeren Vast afleveradres bij klant mogelijk Ingevuld afleveradres is direct zichtbaar NAW-scherm accepteert drag-and-drop Mogelijkheid om tekeningen bij reeds gefactureerde orders te openen Optie Ongedaan maken (Ctrl+Z) Rechtsklikken op een artikelregel Groothandelsscherm toont nu ook kleuren van (semi-) verzamelnummers Zoeken in merkentabel zoekt ook in omschrijving van het merk Extra sneltoetsen bij artikelkeuze tegels en sanitair Nieuw invoerscherm voor sanitair artikelen Vergelijk optie voor Galvano sanitair artikelen Zelf de samenstelling van de omschrijving bepalen Vernieuwd rekenscherm bij Tegels (optionele module) Wijzigingen geleverde orders Verkoopprijs aanpassen in het margescherm Toegangsrechten Overzicht offertes en orders Voorraadcodes Galvano bestand Offerte/order afdrukken Productboek/Installatiebrochure afdrukken Afdrukken offerte: afgerond kortingspercentage Afdrukmacro s: dubbele voorkómen Nieuwe lay-outs voor showroomafdrukken sanitair Stuur als Ordervoortgang (aanwezig in GOOP+ versie) Algemeen De filters (1) Overzicht informatie lopende orders (2) Dubbelklikken op cel: open applicatie Vensters sluiten! Enkele tips Instellingen Overige instellingen Alle functies van Orderinformatie Bestellen Inleiding Het scherm De bestelopties per leverancier De afdruk mogelijkheden De detailregels Bestellen Standaardfase in Galvano bestand Alternatieve artikelen Tegels (optionele tegelmodule): meer controle op de eenheid Vervolgacties bij elektronisch bestellen Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 3 van 57

4 4.11 Elektronisch bestellen Galvano instellen Op afroep tegels bestellen bij Jos Haag en V&S (optionele tegelmodule) Tegels: meer tegels bestellen dan in de order staat Nog te bestellen orders: sorteren op leverweek Standaardtekst bij bestellen via Leveranciersgegevens Orders wijzigen na bestelling Bestellen groothandelsartikelen: indicatie reeds besteld Afleveren Afleverweek wijzigen: optie om ook de besteldata aan te passen Afleverbon: artikelen die nog worden nageleverd tonen Afleveren artikelen: deelleveringen van een artikel mogelijk Factureren Afleveradres zichtbaar gemaakt Onbeperkt aantal aanbetalingfacturen mogelijk Creditfactuur kent nu meerdere exemplaren en zowel bij factuur als aanbetalingsfactuur Locking bij factureren versoepeld Algemene functies Orderinformatie Artikel zoeken Werkbladknoppen: Memo s en Systeemberichten Inloggen, wachtwoorden, menu Zoekvensters uitbreiding filteroptie Automatisch website bijwerken Het nieuwe helpsysteem Systeem diagnose Hulp op afstand Lay-outs en instellingen Standaard teksten In lay-outs is het gebruik toegestaan Tegels: De layout van Prijslijsten afdrukken (optionele tegelmodule) Extra velden in tegelbestand in order af te drukken (optionele tegelmodule) Elektronische communicatie Opvragen actuele voorraad (bij Galvano) Sanitair: Technische Unie Andere verzendmethode bij Vegro (optioneel) Conditiebestanden Tegel Groep Nederland (optionele tegelmodule) Conditiebestand Wasco Werken met bestanden Sanitairbestanden: omschrijvingen inkorten bij inlezen Sanitairbestanden: automatische prijsaanpassingen bij inlezen Koppelartikelen (sanitair, tegels) Sanitair: Inlezen eigen artikelbestanden ondersteunt nu 10 koppelartikelen Tegelbestanden: kopie functie (optionele tegelmodule) Zoekfunctie in Beheer groothandels artikelen verbeterd Preferenties De tekstverwerker Invoegen leveranciers adressen verzenden vanuit de tekstverwerker Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 4 van 57

5 1 Offerte order invoeren 1.1 Nieuwe zoekmethoden voor referenties Het referentie zoekscherm heeft een aantal belangrijke nieuwe opties. Deze nieuwe opties zijn toegevoegd naast de bestaande functies. De nieuwe!-functie is zeer krachtig en zoekt in zeer veel gegevens, maar werkt daardoor wel wat langzamer dan de standaard functies en geeft meer systeem belasting Zoeken op alles (!-functie) Dit is mogelijk door in het referentieveld te beginnen met een!, gevolgd door één of meer zoekwoorden, elk gescheiden door een spatie. Wanneer u meer dan één woord opgeeft moet elk van de zoekwoorden voorkomen. Zoeken is hoofdlettergevoelig. Zoeken werkt ook op een deel van een tekst. Bijvoorbeeld als u zoekt naar '0197' vindt u ook ordernummer ' '. We zoeken in de volgende velden: 1. alle adres gegevens. Dit bevat de klantadres, afwijkend factuur adres, afleveradres, aannemer adres. Alle gegevens, dus ook bijvoorbeeld telefoonnummers, kavelnummer- datums, zoals bijvoorbeeld offerte datums (opgeven als dd-mm-yyyy) 2. Ordernummer 3. Factuurnummers Voorbeelden: U zoekt naar iemand met postcode 3533 CA en huisnummer 5:!3533 CA 5 U zoekt naar klant Janssen in Amstelveen:!Janssen Amstelveen U zoekt mevr. Schimmelpennink in Amsterdam:!pennink Amst Door deze uitgebreide zoekfunctie krijgt u dikwijls wat meer resultaten dan u wellicht zoekt, maar de door u gezochte order staat er wel altijd bij. Vergelijk het met een soort Googlezoeken in uw eigen database. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 5 van 57

6 1.2 Offertedatum in de toekomst wordt rood weergegeven Bij het invoeren van een offertedatum in de toekomst zal deze datum voortaan rood kleuren. Dit om eventuele invoerfouten te voorkomen. Het blijft mogelijk, een datum in de toekomst in te voeren. 1.3 Mogelijkheid om klanten te blokkeren U heeft nu de mogelijkheid om het maken van nieuwe orders voor een specifieke klant te blokkeren. Dit is terug te vinden bij de klantinformatie, die bereikt wordt door op het klantnummer in de order te klikken. Op het tabblad memo/referenties kunt u ook een memo intikken met eventueel de reden waarom iemand geblokkeerd is Ook kunt u middels een vinkje forceren dat deze memo altijd automatisch naar voren springt bij het kiezen van die klant. Op het tabblad Beheer klantgegevens zijn onderaan alle blokkeermogelijkheden opgenomen, middels vinkjes. 1.4 Vast afleveradres bij klant mogelijk Op het tabblad Beheer klantgegevens is bovenaan de optie voor een vast afleveradres gemaakt. Dit is handig bij klanten die regelmatig bij u kopen en altijd op een vast ander afleveradres geleverd moeten worden. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 6 van 57

7 Vul nog eenmaal bij een order het juiste afleveradres in. Klik dan op het icoon van de klantgegevens. Ga naar het tabblad Beheer klantgegevens en klik op de hyperlink Kopieer het huidige afleveradres. Vanaf nu zal dit afleveradres standaard worden ingevuld als u een nieuwe order voor deze zelfde klant maakt. Mocht het afleveradres wijzigen: herhaal dan de procedure. Vul het afleveradres goed in en gebruik weer de Kopieer het huidige afleveradres functie. 1.5 Ingevuld afleveradres is direct zichtbaar In het invoerscherm van de naam- en adresgegevens van een klant is nu direct te zien of een afleveradres is ingevuld, zelfs zonder te klikken op het betreffende tabblad. Achter het opschrift van het tabblad wordt nu >> getoond. 1.6 NAW-scherm accepteert drag-and-drop Het adresscherm van de order accepteert het slepen van tekstregels vanuit andere pakketten zoals Microsoft Word. U kunt dus een tekstregel (bijvoorbeeld een adres in Word) selecteren en dit slepen in de adresregel. 1.7 Mogelijkheid om tekeningen bij reeds gefactureerde orders te openen Wanneer u de Saninet tekeningen vanuit de GOOP order opent dan was dat voorheen geblokkeerd nadat de order was gefactureerd. Nu is dat alsnog vrijgegeven zodat u de tekening nog wel kunt raadplegen. 1.8 Optie Ongedaan maken (Ctrl+Z) De artikelschermen van de offerte hebben nu een functie ongedaan maken, waarmee bijv. het per ongeluk wissen van een regel kan worden hersteld. U vindt de optie onder Bewerken. Tevens kunt u de standaard-windowsfunctie Ctrl+Z gebruiken. 1.9 Rechtsklikken op een artikelregel Dit levert nu direct een aantal veel gebruikte opties op die u op een artikelregel zou kunnen gebruiken. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 7 van 57

8 1.10 Groothandelsscherm toont nu ook kleuren van (semi-) verzamelnummers In het groothandelsscherm heeft het kader met kleurinformatie een scrollbar gekregen om alle in de order gebruikte kleuren zichtbaar te houden. Tevens worden kleuren van (semi-) verzamelartikelen en 9999-artikelen getoond Zoeken in merkentabel zoekt ook in omschrijving van het merk In het invoerscherm voor de sanitair- en tegelartikelen werd in de kolom Merk altijd gezocht op de merkcode. U kon bv. Friedrich Grohe alleen vinden door FGRO in te vullen. Nu kunt u ook (een deel van) de merkomschrijving ingeven (Grohe). Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 8 van 57

9 1.12 Extra sneltoetsen bij artikelkeuze tegels en sanitair In het artikelkeuze scherm voor sanitair en tegels is nu een aantal functietoetsen geactiveerd. Zo zal bijvoorbeeld F2 direct de lijst met tussenkopjes openen, F3 bij sanitair de combinaties en F12 in beide schermen het veld zoeken op omschrijving activeren. Ga met uw muis boven de velden staan om te zien welk veld door welke functietoets wordt geactiveerd Nieuw invoerscherm voor sanitair artikelen De manier waarop u een artikel invoert in GOOP is veranderd. U krijgt nu altijd een tussenscherm. Voorheen kwamen er alleen tussenschermen bij koppelartikelen en bij (semi)- verzamelartikelen. In dit tussenscherm vindt u alle informatie compact bij elkaar en kunt u bovendien direct nog wijzigingen aanbrengen. Bovendien is het mogelijk door op <esc> te drukken direct terug te keren tot de keuzelijst, indien het getoonde artikel toch niet het artikel is dat u zoekt. Dat bespaart veel tijd. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 9 van 57

10 Afhankelijk van wat voor artikel u hebt geselecteerd zijn er meer of minder velden die u kunt veranderen. In dit voorbeeld gaat het om een standaard artikel met koppelartikel en recepturen. De witte velden kunt u desgewenst nog aanpassen (aantal, omschrijving aan klant en prijs). Indien dit een semi-verzamel artikel was waren er meer velden wit geweest omdat u dan meer specifieke informatie moet invullen. De koppelartikelen en recepturen zijn ook in dit scherm geintegreerd. Als er selecteer staat dan moet u nog een keuze maken uit diverse mogelijkheden. Klik op het woord selecteer om de lijst te zien. Door de vinkjes voor de koppelartikelen weg te halen kunt u desgewenst bepaalde bijbehorende artikelen toch weglaten uit de offerte. Op deze pagina ziet u nu in zeer vele gevallen ook een afbeelding. Deze afbeelding verschijnt alleen als uw werkplek over een internet verbinding beschikt. Deze worden namelijk realtime van de website van Galvano opgehaald. Dit gebeurt in de achtergrond, zodat u hier niet op hoeft te wachten. Als de afbeelding al eens eerder is opgehaald dat verschijnt deze onmiddellijk. Als deze via het internet wordt opgehaald dan kan het een of enkele seconden duren. Maar u hoeft daar niet op te wachten. U mag gerust doorgaan met dit scherm voordat de afbeelding te zien is. Boven de afbeelding ziet u twee hyperlinks. De eerste brengt u direct naar de internet pagina op de Galvano website waar meer informatie over dit artikel te vinden is. De tweede voert een actuele voorraadcontrole van dit artikel uit (bij Galvano). Dit laatste werkt alleen als u uw systeem hebt ingericht voor de elektronische communicatie met Galvano. Tip: standaard is de knop Toevoegen al geselecteerd. Daardoor kunt u bij eenvoudige artikelen waar u niets hoeft aan te passen direct op <enter> te drukken. Hierdoor neemt het aantal handelingen niet toe, ondanks dit tussenscherm Vergelijk optie voor Galvano sanitair artikelen Binnen GOOP kunt u nu direct gebruik maken van de faciliteit van de Galvano website om verschillende artikelen met elkaar te kunnen vergelijken. Kies op de gebruikelijke manier artikelen binnen de keuzelijst. Binnen het Galvano bestand is de mogelijkheid aanwezig om artikelen met elkaar te kunnen vergelijken. Dat ziet u aan de gele aankruisvakjes in de meest rechtse kolom. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 10 van 57

11 Kruis de artikelen aan die u met elkaar wilt vergelijken. Klik vervolgens op het rode vierkante knopje dat ongeveer boven de kolom met gele vakjes staat. Dit start automatisch uw webbrowser en brengt u op de vergelijkingspagina van de Galvano website, waarbij de aangekruiste artikelen met elkaar worden vergeleken. (Uiteraard moet u wel even wachten op het opstarten van uw webbrowser en het vergelijkingsproces dat de website gaat uitvoeren). Inloggen op de Galvano website wordt automatisch voor u gedaan, met de inloggegevens zoals u die hebt ingesteld voor elektronisch bestellen (zie 4.11) Zelf de samenstelling van de omschrijving bepalen Hoe de sanitair artikelen op het scherm omschreven worden kunt u nu zelf bepalen. Er is gekozen om dit per bestand instelbaar te maken, omdat de faciliteiten die de diverse groothandels hiertoe bieden nogal kunnen verschillen. Als u dit niet instelt krijgt u overigens dezelfde omschrijving als in het verleden, maar mét instellingen kunt u de omschrijving op het scherm beduidend completer maken. Met name wanneer u met een groter beeldscherm hebt en veel ruimte hebt op het scherm kan dit handig zijn. U vindt deze instelling bij Bestanden Bestandskenmerken. Via het knopje in Opbouw omschrijving in order invoer kiest u uit het lijstje welke onderdelen van de omschrijving u in de schermregels wilt zien. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 11 van 57

12 1.16 Vernieuwd rekenscherm bij Tegels (optionele module) In het scherm waarin u (indien u beschikt over de optionele tegelmodule) de tegels invoert kunt u vanuit het informatiescherm van de tegel een tegelcalculator oproepen. Dit rekenscherm is nu grondig vernieuwd. Belangrijkste voordelen: u ziet nu precies hoe de berekening in elkaar zit. De berekening houdt nu rekening met zowel snijverlies/breuk als de voegbreedten. Die beide factoren kunt u ook in dit scherm aanpassen. Voorts is het mogelijk om de richting waarin u de tegels legt een kwartslag te draaien (met het knopje naast Breedte/Lengte/hoogte), kiezen voor het hergebruiken van overgebleven halve tegels, en ziet u onderaan hoeveel er in de order komt te staan na het afronden op hele dozen Wijzigingen geleverde orders Een compleet geleverde order, die echter nog niet volledig gefactureerd is, kan en mag nog worden gewijzigd, maar alleen door systeembeheerders Verkoopprijs aanpassen in het margescherm In de order kunt u het scherm verkoop/inkoopberekening oproepen (met behulp van het geld icoon). Daarin ziet u de verkoopprijs en, indien u het wachtwoord kent, ook de inkoopprijzen. Het is nu mogelijk om in dat scherm direct ook de eindprijs voor de order in te voeren / aan te passen. Deze mogelijkheid kunt u aanzetten in de preferenties. Offerte / order, Uitgebreid. Mogelijkheid om het eindbedrag in te voeren in het rekenscherm Toegangsrechten Overzicht offertes en orders De overzichten Offertes en orders, alsmede het Status Overzicht referenties zijn nu gekoppeld aan personen met de toegangsrechten groep Management informatie. Hierdoor zijn ze niet langer voor iedereen beschikbaar. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 12 van 57

13 1.20 Voorraadcodes Galvano bestand Het systeem van A (voorraad), B (voorraad) en C (bestel artikel) dat tot nu toe in het Galvano bestand werd gebruikt is vervangen door een eenvoudiger systeem van J(a) of N(ee) op voorraad. Indien u in uw standaard voorbladen verwijst naar de voorraad-codes A, B of C, dan dient u deze teksten aan te passen. U vindt de teksten in de tekstverwerker, waarbij de tekstnaam begint met VB. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 13 van 57

14 2 Offerte/order afdrukken 2.1 Productboek/Installatiebrochure afdrukken Dit is een zeer handige nieuwe functie waarbij GOOP en de Galvano website nauw samenwerken. De functie is alleen voor Galvano artikelen beschikbaar. U vindt deze functie in het menu Extra van het afdrukscherm. Door deze keuze te maken opent het programma uw webbrowser en vult tegelijkertijd alle Galvano artikelen uit de betreffende order in, in de lijst van het Galvano productboek op de website. Op deze webpagina kunt u nog een aantal aanvullende keuzes maken, zoals de naam van de klant op het voorblad, en het met vinkjes aangeven van welke artikelen u wel en van welke u niet een installatietekening wilt afdrukken. (Galvano doet hier standaard al een voorstel). Uiteindelijk drukt op de knop PDF waarna Galvano voor u een compleet productboek samenstelt met alle installatietekeningen van alle producten in de order, voor zover u die aangevraagd hebt. Hierdoor ontstaat in zeer korte tijd een handzaam installatie handboek met alle installatie tekeningen bij elkaar. Het productboek is een PDF-bestand dat u kunt afdrukken (vanuit de Acrobat Reader) of op uw harde schijf kunt bewaren. U kunt overigens te allen tijde het productboek opnieuw laten samenstellen als er bijvoorbeeld iets veranderd is. 2.2 Afdrukken offerte: afgerond kortingspercentage Wanneer u in de instellingen hebt verteld dat een artikel een vaste nettoprijs heeft zou deze wel eens tot een kortingspercentage met veel decimalen kunnen leiden. Om te voorkomen dat op de afdruk dit aantal decimalen wordt getoond is er in de orderlay-out een code #KORTING1 toegevoegd. Deze zal de gebruikte kortingspercentages altijd afronden op één decimaal. 2.3 Afdrukmacro s: dubbele voorkómen U kon voorheen één set instellingen (lay-out, briefhoofd, voorblad, etc) onder verschillende macronamen opslaan. Nu kan één set instellingen maar onder één macronaam worden opgeslagen. Dit voorkomt meerdere macro s met dezelfde betekenis. 2.4 Nieuwe lay-outs voor showroomafdrukken sanitair Een tweetal nieuwe lay-outs is toegevoegd, namelijk 1503 en Ze verschillen in kolom indelingen, lettertypes, etc. Het gemakkelijkst is het om hier even een proefafdruk van te maken zodat u de verschillen ziet. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 14 van 57

15 2.5 Stuur als Met dit knopje onderaan verstuurt u de offerte/order direct als bijlage aan een . Het programma vult het mail-adres van de klant al in (als dit in de order staat) en maakt van de offerte/order afdruk een PDF-bijlage. Het verzenden gebeurt met uw eigen programma op de werkplek. U kunt zelf nog tekst in de mail aanvullen alvorens u op verzend drukt. Wanneer u ook een voorblad verstuurt wordt dit een aparte bijlage. Dit is om technische redenen niet anders mogelijk (de tekstverwerker heeft z n eigen afdrukmodule). De standaard teksten die in de gezet worden kunt u zelf aanpassen in het programma Instellingen Teksten Teksten voor s. Het is zinvol om dit scherm even na te lopen, omdat hier standaard een tekst in staat die eindigt met de zin: [pas deze tekst aan in het scherm systeemteksten]. U kunt per tabblad: Offertes, Orders, Bestellen, Facturen, de standaardteksten voor het Onderwerp en voor de mail-tekst instellen. Daarbij kunt u gebruik maken van alle codes uit de order. Daarnaast kunt u een viertal %variabelen gebruiken: %1 Referentie nummer %2 Order nummer %3 Klantnaam %4 Factuurnummer Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 15 van 57

16 3 Ordervoortgang (aanwezig in GOOP+ versie) Dit is een compleet nieuwe functie, waarin u overzicht houdt over uw lopende orders. U vindt deze functie in het menu Offerte/Orders. NB: deze illustratie is ontleend aan een SIMS systeem met optionele montage- en service module. In een standaard GOOP systeem is het aantal kolommen kleiner. 3.1 Algemeen Het scherm ordervoortgang is een nieuw integratiescherm waarin u de status van alle lopende orders in één oogopslag kunt bekijken, direct ook de details kunt raadplegen en zelfs direct de bijbehorende programma s kunt openen om de voortgang aan te passen (uiteraard afhankelijk van uw rechten). Het hoofdscherm is onder te verdelen in vier secties: 1 Filters 2 Lijst van lopende orders 3 Tabbladen detail informatie 4 Detail informatie Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 16 van 57

17 3.2 De filters (1) Hiermee bepaalt u welke orders u in de lijst wilt zien. Gebruiker Als u hier een specifieke gebruiker kiest, dan ziet u alleen de orders die door die gebruiker zijn verkocht (code adviseur) Dit filter is optioneel. U kunt ook kiezen voor alle. In de lijst worden alle lopende orders getoond (orders waar u nog mee bezig bent). Er is een aantal instellingen waarmee u nader kunt specificeren hoe u lopende orders wilt definiëren (zie instellingen). 3.3 Overzicht informatie lopende orders (2) In deze overzichtlijst tonen we een groot aantal voortgangsgegevens. Van links naar rechts kunt u daar de volgende kolommen zien: Kolom Aanklikbaar Toelichting Referentienummer - Ordernummer - Orderdatum - Leverweek - Zoals ingevuld in eerste scherm order Aanbetalingsfactuur + Abfactuur maken Besteld + Keuze uit bestelscherm Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 17 van 57

18 Bevestigd + Bewaken binnenkomst Binnengemeld + Bewaken binnenkomst Afgeleverd + Afleverbon maken Status van de afleverbonnen. Als de laatste afleverbon gemaakt is. Gefactureerd + Factureerscherm Gefactureerd betekent dat de order compleet is gefactureerd (laatste factuur gemaakt) Zodra u eenmaal op een cel klikt (of via de pijltjestoetsen de cursor verzet) wordt automatisch in zone (3) het overeenkomende tabblad geopend. Daardoor ziet u in gebied 4 de detailinformatie die behoort bij dat tabblad, en daarmee bij de cel waarin de cursor staat. In de cellen tonen we een compacte aanduiding van de status van dat gegeven. Als we er vanuit gaan dat voor een gebruikelijke order alle stadia doorlopen moeten worden, dan moeten uiteindelijk alle velden op Ja komen. De betekenis van Ja moet u wel zien binnen de context van het gegeven. Bijvoorbeeld: Ja bij een aanbetalingsfactuur betekent dat er tenminste één aanbetalingsfactuur is gemaakt. Bij besteld en bevestigd verschijnt Ja pas als alles besteld/bevestigd of binnen is. Soms ziet u Deels. Dan is een deel van die rubriek gedaan, en een deel nog niet. In die situatie krijgt het gegeven een gele achtergrond. Er kan ook n.v.t. staan (niet van toepassing). Dan speelt dit gegeven voor deze order geen rol. Als in een kolom een datum staat vermeld, dan betekent dit Ja, en op die datum (binnen, afgeleverd, gefactureerd). Gele achtergrond betekent: aandacht vereist. Groene achtergrond betekent: deze fase is succesvol afgerond 3.4 Dubbelklikken op cel: open applicatie Door te dubbelklikken op een cel opent u direct het scherm waarmee u dat gegeven kunt veranderen (zie het overzicht in de tabel). Daarbij wordt het betreffende referentienummer al ingevuld, zodat u direct verder kunt werken. Uiteraard is dit wel gebonden aan of u de toegangsrechten tot dat betreffende scherm hebt. Bij sommige velden stellen we eerst nog een extra vraag. Bijvoorbeeld in de cel Bestellen : Afhankelijk van welke onderdelen in de order aanwezig zijn kunt u naar één van de respectievelijke bestelschermen gaan. Ook hier geeft de kleur weer aan wat u nog moet doen als er gedeeltelijk besteld is: Groen compleet besteld Geel - gedeeltelijk besteld Rood nog niet besteld Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 18 van 57

19 3.5 Vensters sluiten! Als u veelvuldig via dubbelklik verwerkingsprogramma s opent krijgt u steeds meer vensters open. Het is niet zo dat bij het openen van een nieuw venster we automatisch het vorige geopende venster kunnen sluiten (o.a. omdat het best zo kan zijn dat u er nog in bezig bent en u de gegevens nog niet hebt opgeslagen). U moet dus zélf de geopende vensters sluiten. Hoewel de software niet zal protesteren als u veel vensters tegelijk opent, raden we toch aan dit niet al te bont te maken, om het overzicht niet te verliezen en niet nodeloos orders voor anderen te blokkeren. (Ook kan het bij meer dan 20 vensters gebeuren dat u een extra Caché licentie in beslag gaat nemen). 3.6 Enkele tips Een aantal zaken kunt u naar eigen inzicht instellen: de breedte van de kolommen de totale breedte van het venster de verhouding tussen het bovenste deel en het onderste deel (door de tussenbalk met de muis te verslepen) Alle vensterinstellingen worden bewaard voor de volgende keer. Een andere belangrijke handigheid is dat u kunt sorteren op de kolommen. Door bijvoorbeeld op de titel van de kolom Afleverweek te klikken staan alle orders gesorteerd op leverweek. Rechtsklikken op een regel Dit geeft een menu met functies die u met de betreffende referentie kunt uitvoeren, overeenkomend met het menu Bestand. (Met kopieer adres bedoelen we dat het programma een kopie maakt in de knip- en plakbuffer van windows. U kunt deze plakken in een ander programma, bijvoorbeeld een tekstverwerker). Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 19 van 57

20 3.7 Instellingen Er zijn redenen waarom u misschien niet alle kolommen (alle fases in het orderproces) wilt zien of te zien krijgt: - Sommige kolommen zijn gekoppeld aan modules (service, in bewerking melden). Als u deze modules niet heeft of niet aangezet heeft, dan krijgt u de bijbehorende kolommen niet te zien (en zijn ook niet te kiezen) - u gebruikt binnen uw bedrijf bepaalde onderdelen niet (bijv. u vult de montageplanning niet in, of u maakt de facturen in een ander systeem) - u houdt zich als persoon slechts bezig met bepaalde fases in het proces en bent niet geïnteresseerd in de andere fases. Daarom kunt u instellen welke kolommen u in het overzichtscherm wilt zien: Bestand Instellingen ordervoortgang In dit scherm kan iemand met systeembeheer rechten in de rechter kolom aanklikken welke kolommen de gebruikers mogen kiezen. Als de systeembeheerder het vinkje bij Montage gepland weghaalt, dan kan geen enkele gebruiker die kolom meer kiezen. In de linker kolom met vinkjes kan de ingelogde gebruiker zijn keuze maken uit die kolommen die de systeembeheerder vrijgegeven heeft. Een gebruiker kan dus wel voor minder kolommen kiezen, maar niet voor meer dan de systeembeheerder heeft vrijgegeven. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 20 van 57

21 3.8 Overige instellingen Het bovenste blok met instellingen bepaalt wat voor u lopende orders zijn. Welke orders wel en niet getoond moeten worden in de lijst. Afhankelijk van hoe u werkt moet u hier keuzes maken. Als u bijvoorbeeld niet met de Simar software factureert dan maakt u dus nooit facturen. Dan moet u het vinkje bij deze niet compleet gefactureerd is weghalen, anders zouden alle orders steeds op de lijst blijven staan. Alle eisen gelden als of eisen. Als een order voldoet aan één van de aangekruiste opties dan staat deze op de lijst. Een order staat op de lijst indien: - deze niet compleet afgeleverd is, of - deze niet compleet gefactureerd is, of Automatisch wijzigingen aan orders updaten Als u zelf een gegeven wijzigt (door te dubbelklikken op een cel en in het bijbehorende scherm een wijziging te maken) dan zal bij terugkeer dit scherm automatisch bijgewerkt worden. Als u dit vinkje aanzet dan zal het overzicht ook automatisch bijgewerkt worden als iemand anders (op een andere werkplek) een gegeven verandert terwijl u dit scherm open hebt staan. Dat gebeurt door met een timer elke minuut te controleren of er soms iets op het systeem gewijzigd is. Normaal kunt u deze instelling gewoon aan laten staan. Alleen onder uitzonderlijke omstandigheden (Re-Entry foutmeldingen bij gebruik van minder stabiele verbindingen op afstand) kan het nodig zijn deze optie uit te zetten. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 21 van 57

22 3.9 Alle functies van Orderinformatie Het onderste deel van het scherm, waar we de detailinformatie tonen, is gelijk aan het scherm van orderinformatie. In feite is het niet alleen gelijk, het is gewoon hetzelfde scherm. Dat betekent dat u alle faciliteiten van orderinformatie ook kunt gebruiken. Dat maakt deze functie extra krachtig. Ook alle menufuncties van orderinformatie zijn beschikbaar. Deze hebben dan automatisch betrekking op de referentie waarop de cursor/regel staat in het orderoverzicht. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 22 van 57

23 4 Bestellen 4.1 Inleiding Het scherm bestellen van sanitair/tegels/apparatuur is compleet vernieuwd. Aanleiding is dat verschillende leveranciers verschillende leveropties kennen. Hierdoor was het niet langer mogelijk één set van leveropties te hebben voor alle leveranciers, maar is een aantal keuzen nu per leverancier mogelijk. Daarom vindt u in het nieuwe scherm een tabblad voor elke leverancier waarvan artikelen in de order aanwezig zijn. Het voordeel hiervan is dat we nu alle leveropties die Galvano kent ook specifiek kunnen ondersteunen. Een nadeel zou kunnen zijn dat iets meer handelingen verricht moeten worden voor een bestelling. Daarom hebben we opties die altijd gelden op een tabblad 'alle leveranciers' gezet en is er voor de overige leveranciers een systeem ingebouwd dat het mogelijk maakt om keuzes snel naar alle andere leveranciers te kopiëren, en om ook in één oogopslag te zien of u wel voor alle leveranciers overeenkomstige informatie hebt ingevuld. 4.2 Het scherm 1. In dit gebied kiest u referentienummer. Via het knopje met de drie puntjes krijgt u een lijst van orders die nog besteld moeten worden. 2. In dit gebied kiest u de gewenste bestelopties (bijv. afleverweek en afleverlocatie) die voor de betreffende leverancier gelden. Dit beschrijven we hieronder in meer detail. 3. In dit kader kiest u de afdrukopties en de wijze van bestellen. 4. Dit is het gebied waar u de detailregels van de bestelling ziet staan. Per artikel ziet u in welke fase u dit artikel gaat bestellen (en dit kunt u ook veranderen). Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 23 van 57

24 NB: in deze afbeelding ziet u ook de kolom Uit voorraad en Partij. Deze zijn in een GOOP systeem niet aanwezig, omdat deze kolommen deel uitmaken van de voorraadmodule bij SIMS. 4.3 De bestelopties per leverancier Begin met het tabblad dat voor alle leveranciers geldt. Op dit tabblad kunt u per fase de afleverweek kiezen. Vervolgens loopt u langs de diverse tabbladen en zult u zien dat het aantal opties per leverancier kan verschillen. In dit voorbeeld zien we het scherm van Galvano. Linksboven kunt u aangeven of u deze artikelen nu wilt bestellen of niet (vinkje weghalen). Er achter staat de bestelwijze vermeld die voor deze leverancier geldt. De afleverweken zijn hier niet meer te wijzigen, want die hebt u op het tabblad 'Alle leveranciers' al ingesteld. Standaard krijgt u de goederen in een bepaalde week geleverd. Maar u kunt ook aanvinken 'Bezorgdatum/spoed'. Als u dat doet kunt u per fase een exacte datum invullen (in plaats van een leverweek). Niet alle leveranciers ondersteunen deze faciliteit. Het is afhankelijk van instellingen bij deze leverancier of u deze faciliteit op het scherm te zien krijgt. In dit geval kunt u ook de lokatie kiezen (bijv. magazijn, showroom, bij vervoerder, bij klant) waar de goederen geleverd moeten worden, en het ordertype. De mogelijkheden van het ordertype zijn weer afhankelijk van welke ordertypes de leverancier kent. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 24 van 57

25 4.3.1 Galvano ordertypes Galvano kent een viertal ordertypes, dit type geeft aan hoe Galvano omgaat met de order: Standaard De artikelen worden op de gevraagde datum / in de gevraagde week geleverd. Wanneer artikelen niet beschikbaar zijn worden deze nageleverd. Afroeporder De artikelen worden 3 weken voor de opgegeven week voor u gereserveerd. Het exacte levermoment wordt in overleg met u afgestemd. Compleetorder De artikelen worden in de gevraagde week geleverd. Wanneer de artikelen niet beschikbaar zijn wordt de order niet uitgeleverd. Uiterlijkorder De artikelen worden uiterlijk op de gevraagde datum geleverd en maximaal 5 werkdagen eerder Galvano verpakkingswijzen Galvano kent een tweetal verpakkingswijzen: - Standaard - Separaat Bij standaard worden alle bestelde goederen op normale manier bij elkaar verpakt. Bij separaat worden alle goederen die voor één commissie bestemd zijn bij elkaar gehouden. Goederen voor een nieuwe commissie zullen op een nieuwe pallet geplaatst worden ook als de vorige pallet nog niet vol is De rode stippen Dit is een handige controle faciliteit. - rood: bij één of meer leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase) zijn geen gegevens ingevuld, terwijl dit wel kan - geel: de gegevens verschillen tussen de leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase). - groen: de gegevens zijn identiek voor alle leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase). Tip: U kunt ook op de stip klikken. In dat geval kopieert u de instelling op het scherm naar de andere leveranciers die deze zelfde optie kennen De afleveropmerking en het projectnummer bij de leverancier. Ook deze velden zijn, afhankelijk van of de leverancier deze optie ondersteunt, met name in geval van elektronisch bestellen, wel of niet aanwezig. Als ze aanwezig zijn kunt u hiermee in de bestelling een opmerking ('let op showroomcondities') of een projectnummer doorgeven op de bestelling. 4.4 De afdruk mogelijkheden Briefhoofd. Kies hier een briefhoofd naar keuze. Bij elektronisch bestellen is dit uiteraard niet van belang. In de meeste gevallen is de automatische selectie de juist. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 25 van 57

26 Elektronisch bestellen gebruiken. Deze optie staat aangevinkt als u normaal bij deze leverancier elektronisch bestelt. U kunt in dat geval het vinkje weghalen als u om bepaalde redenen toch op papier wilt bestellen. Wanneer u een bestelling opnieuw doorgeeft, bijvoorbeeld na een wijziging, zal deze optie altijd uit staan, omdat u een herhaalde bestelling niet opnieuw elektronisch kunt bestellen. Wanneer elektronisch bestellen niet beschikbaar is (niet ingesteld bij deze leverancier, of een herhaalde bestelling) dan is het niet mogelijk om dit hier alsnog aan te zetten. Deze optie is er dus alleen om het elektronisch bestellen tijdelijk uit te zetten. Duplicaat afdrukken. Wanneer u bij elektronisch bestellen toch ook een afdruk op papier wilt hebben, zet u hier een vinkje. Aantal exemplaren. Dit is alleen van toepassing wanneer u niet elektronisch bestelt. 4.5 De detailregels In het onderste deel ziet u alle artikelen die in de order vóórkomen. Bij elk artikel is ook de fase vermeld en of het artikel soms uit uw eigen voorraad komt (alleen in combinatie met de voorraad-module). Wanneer u met meerdere fases werkt (ruwbouw, tegelen, afbouw) bij sanitair, dan kunt u per artikel aangeven in welke fase u dit artikel wilt ontvangen. Aan een fase koppelt u bovenin een leverweek. Op die manier kunt u de artikelen voor de ruwbouwfase in week 20 krijgen, voor het tegelen in week 22, en voor de afbouw in week 24. Let op: ook als u met fases werkt bestelt u in één keer. Het systeem genereert in één handeling alle bestellingen voor alle fases. Het kan wel zijn dat bepaalde leveranciers de bestelling voor verschillende fases in verschillende bestellingen opsplitst en dus meerdere bevestigingsnummers terugmeldt. Daarom kunt u die ook per fase kwijt Fase 0 Dit is een bijzondere fase. Fase 0 heeft geen leverweek. Artikelen die u in fase 0 zet worden niet besteld. Hiermee geeft u aan: 'ik heb deze artikelen zelf nog liggen', die hoeven niet besteld te worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij omverpakkingen. Let op: het is NIET toegestaan om fase 0 te gebruiken om bepaalde artikelen nu nog even niet te bestellen en dit later alsnog te doen door ze alsnog op een fase te zetten en opnieuw te bestellen. Met name als u de Simar voorraad module gebruikt gaat uw voorraadcontrole op die manier mis. Ook het elektronisch bestellen accepteert niet dat u een order tweemaal elektronisch bestelt. Fase 0 betekent echt dat u deze artikelen voor deze order NIET wilt bestellen. De optie van Fase 0 is altijd aanwezig, ook als u niet de voorraadmodule hebt. In het programma Instellingen Diversen Fase 0 / voorraadartikelen kunt u een aantal instellingen maken om bepaalde artikelen automatisch al in fase 0 te laten zetten, zodat u dit zelf niet meer bij elke bestelling hoeft te doen Opmerking / leverdatum Hier wordt informatie getoond over opmerking en leverdatum. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 26 van 57

27 4.6 Bestellen Als laatste drukt u op het afdrukvoorbeeld of op de knop 'bestel' om de bestelling te doen. Het voorbeeld registreert nog geen bestelling. Bij de knop 'Bestel' maakt u de bestelling definitief. Wanneer u op papier bestelt zullen er nu afdrukken worden gemaakt. Wanneer er elektronisch besteld wordt zetten we een elektronische bestelling klaar. Bij elektronische bestellingen moet u, bijvoorbeeld aan het einde van de dag, alle klaargezette elektronische bestellingen nog naar de leverancier verzenden. Het is zeer wel mogelijk om meerdere mensen te laten bestellen, en één persoon te belasten met het doorgeven van de elektronische bestellingen. Alle bestellingen worden verzameld in een verzendbox. Door te verzenden worden alle klaarstaande bestellingen verzonden naar de leverancier en zullen in vele gevallen bevestigingsberichten worden terug ontvangen. Deze procedure kan van leverancier tot leverancier verschillen. Let op: het verzenden van de elektronische bestellingen naar Galvano verliep tot nu toe via de menukeuze Bestellen Bestellen op In deze nieuwe versie verloopt dit via het programma Bestellen Internet bestellingen verzenden. Lees paragraaf 4.10 hoe u dit eventueel kunt automatiseren en in 4.11 hoe u eenmalig de juiste codes instelt. 4.7 Standaardfase in Galvano bestand U kunt zelf artikelen in bepaalde fases opnemen. Nieuw is dat met ingang van 2010 het Galvano bestand zal zijn voorzien van standaard fases. Dit zijn de fases Inbouw, Tegels en Afbouw. Om hiervan gebruik te maken moet u eenmalig vastleggen welke fases u in uw systeem hebt benoemd die overeenkomen met deze drie standaardfases van Galvano. U kunt dus nog steeds meer fases gebruiken dan deze standaard drie, maar elk artikel uit het Galvano bestand heeft standaard een indicatie in welke fase dit artikel gebruikelijk wordt toegepast. Door deze instelling te maken bespaart u tijd bij het bestellen. Ga naar Instellingen Diversen Beheer bestelfases. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 27 van 57

28 Hier ziet u in de eerste twee kolommen welke fases u in uw systeem gedefinieerd hebt. Nu kunt u door een keuze te maken in de rechter kolom ( Standaard fase voor ) uw eigen fases koppelen aan de drie meegeleverde fases van Galvano. Mocht u met twee fases willen werken in plaats van drie, dan kunt u ook meerdere Galvano fases aan dezelfde eigen fase koppelen, door het intikken van twee codes gescheiden door een komma. (Bijv. T,I). Bovenaan vindt u een veld Standaard fase. Hier staat normaal een 1. Dit is de fase die standaard voor alle artikelen gebruikt wordt waarvan geen specifieke fase bekend is. (Bijv. andere leveranciers dan Galvano, of artikelen waarbij in het Galvano bestand nog geen fase is ingevoerd). 4.8 Alternatieve artikelen Er is een techniek opgenomen om alternatieve artikelen te kunnen aanbieden indien u om een artikel vraagt dat niet langer leverbaar is. Dit kan voorkomen indien een offerte pas in een later stadium order wordt en inmiddels artikelen uit de order niet langer leverbaar zijn. Wanneer u nu gaat bestellen kan het zijn dat u niet alleen melding krijgt dat iets niet langer leverbaar is, maar ook een voorstel voor een alternatief. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 28 van 57

29 De melding luidt: Het door u gevraagde artikel is niet meer leverbaar. Een vergelijkbaar alternatief is nu gekozen. Controleer of u dit een passend alternatief vindt.' De toepassing van deze optie is afhankelijk van het vullen van het Galvano bestand met dergelijke alternatieven. In het komende jaar zal hier in toenemende mate gebruik van worden gemaakt. Deze melding kan overigens ook tijdens het invoeren van offerte of order naar voren komen. 4.9 Tegels (optionele tegelmodule): meer controle op de eenheid Wanneer tijdens het bestellen de eenheid van de tegel (in het artikelbestand) afwijkt van de eenheid die in de order is gebruikt, wordt hiervan in een duidelijke rode tekst nu melding van gemaakt Vervolgacties bij elektronisch bestellen In het scherm Bestellen Apparatuur/Sanitair/Tegels is er een flink aantal merken en leveranciers waar u elektronisch kunt bestellen. De mogelijkheden om automatisch een vervolgprogramma te starten, zodat u de bestelling direct kunt afhandelen, zijn uitgebreid. In de illustratie hieronder ziet u de mogelijkheden. U bereikt deze via Bestand Instellingen in het genoemde scherm. In het onderstaande scherm ziet u hoe u door een vinkje achter GALV te zetten er voor zorgt dat automatisch na elke bestelling het scherm voor elektronisch verzenden van die bestelling wordt geopend. Als u elke bestelling direct wilt verzenden is dat handig. Als u liever de bestellingen opspaart en aan het einde van de dag in één keer verzendt, dan laat u hier het vinkje weg. Ook het aantal leveranciers waarbij u elektronisch kunt bestellen is uitgebreid (Dales, Plieger). Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 29 van 57

30 Bij Galvano is de techniek van elektronisch bestellen gewijzigd, waardoor het gebruik veel eenvoudiger is geworden. In het gewone bestelscherm zet u de bestellingen klaar. Om ze vervolgens naar Galvano te verzenden ging u voorheen naar de Galvano website. Nu opent u het programma Bestellen Internet bestellingen verzenden. Dit toont het volgende scherm: In het bovenste venster ziet u alle bestellingen klaarstaan van orders die elektronisch moeten worden vezonden. Onderin ziet u de detailregels van de bestellingen die verzonden gaan worden, die behoren bij de bestelling waar u bovenin op geklikt hebt. Nu drukt u op de knop Bestel. Linksonder, achter het woord Status, ziet u de voortgang van het proces verschijnen. Na enige tientallen seconden zijn alle bestellingen verzonden en alle bevestigingen verwerkt. Deze zijn nu ook automatisch verwerkt in de Bewaken binnenkomst velden van de orders (orderbevestigingsnummer, leverweek). De knop Rapport afdrukken zal nu zichtbaar worden. Desgewenst kunt u het rapport van de verzending afdrukken. Hierin staat ook informatie of er bepaalde artikelen zijn die niet (tijdig) leverbaar zijn. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 30 van 57

31 4.11 Elektronisch bestellen Galvano instellen Doordat de techniek van het bestellen bij Galvano is gewijzigd moet u eenmalig een instelling veranderen. Kies Bestellen Elektronisch bestellen (Instellingen) Hier kiest u allereerst bestand GALV. Vervolgens zet u het protocol op GALV Galvano elektronisch bestellen Debiteurennummer: vul hier uw debiteurennummer bij Galvano in Gebruikersnaam: vul hier de gebruikersnaam in waarmee u op de Galvano website kunt inloggen om bestellingen te doen. Wachtwoord: vul hier het bijpassende wachtwoord in. Tenslotte klikt u op Opslaan. Nu hebt u uw debiteurennummer bekend gemaakt aan GOOP alsmede een gebruikerscode/wachtwoord. Daarmee zal GOOP de bestellingen aan Galvano volautomatisch kunnen afhandelen Op afroep tegels bestellen bij Jos Haag en V&S (optionele tegelmodule) Ook bij het elektronisch bestellen kunt u nu op afroep bestellen. Om deze mogelijkheid te activeren gaat u naar: Bestanden Leveranciersgegevens. Kies de betreffende leverancier (JOHA, VENS), ga naar het tabblad Bestellen en zet een vinkje bij het ordertype Afroeporder (naast de reeds aanwezige Standaard order). Nu krijgt u bij het bestellen de Afroep mogelijkheid erbij. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 31 van 57

32 4.13 Tegels: meer tegels bestellen dan in de order staat Tijdens het bestellen van tegels bestaat soms de behoefte meer te bestellen dan in de order is meegenomen. Dat was voorheen niet mogelijk zonder eerst de order te openen en daar de wijziging aan te brengen. Vanaf nu is het ook mogelijk om dit vanuit het bestelscherm te doen. Ga hiervoor naar de optie Bewerken. U kunt ook <Ctrl><W> gebruiken. De toegevoegde artikelen zullen automatisch in de order worden toegevoegd op een nieuwe artikelregel met een prijs van nul euro. De prijs die de klant gaat betalen verandert dus niet. U bestelt voor eigen rekening de extra tegels. (Als u voor rekening van de klant meer tegels wilt bestellen, moet u op de gebruikelijke wijze de order aanpassen). Deze faciliteit werkt ook voor sanitair artikelen Nog te bestellen orders: sorteren op leverweek In het scherm Bestellen Groothandelsartikelen vindt u naast het veld referentienummer een knopje (met drie puntjes) dat een overzicht toont van alle nog te bestellen orders. Nieuw is dat in dit overzicht aan de rechterkant de met de klant afgesproken leverweek te zien is (zonodig venster groter trekken). Door op de kolomtitel te klikken sorteert u op deze leverweek, zodat u kunt zien welke orders het eerst besteld moeten worden Standaardtekst bij bestellen via U kunt uw bestellingen per mail voorzien van een eigen standaard tekst. De mogelijkheid om deze in te vullen vindt u in Instellingen Teksten Teksten voor s. Hier is het tabblad Bestellen toegevoegd. Zie uitleg in Leveranciersgegevens (Bestanden Leveranciersgegevens). In het scherm waarin u de gegevens van leveranciers vastlegt is veel veranderd. Op het tabblad Vertegenwoordiger is het adres van de vertegenwoordiger toegevoegd. Er is een nieuw tabblad Onderdelen bijgemaakt waar u een eventueel afwijkend adres voor onderdelen kunt opgeven, en in de service module kunt gebruiken. Op diverse plaatsen waar een adres kan worden ingevoerd kunt u nu ook direct een e- mail verzenden door op het knopje Mail te drukken achter het betreffende mailadres. Er is een tabblad Internet waarop een aantal instellingen kan worden gemaakt voor het automatisch ophalen van afbeeldingen, aanvullende artikel info en vergelijkingen tussen artikelen. Deze informatie is voor Galvano automatisch ingevuld. Op het nieuwe tabblad Bestellen zijn alle instellingen te maken die aangeven welke faciliteiten door die leverancier voor het bestellen worden ondersteund. Documentatie Nieuw in GOOP 2.0, Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 32 van 57