DOCMAIL: PRINT DRIVER. Gebruikshandleiding Maart 2015 v1

Transcriptie

1 DOCMAIL: PRINT DRIVER Gebruikshandleiding Maart 2015 v1

2 Hulp nodig? Bel: BELANGRIJK! Om de Docmail Print Driver te kunnen gebruiken, moet u eerst beschikken over een werkend Docmail account. Voor meer informatie gaat u naar Installeer de Docmail Print Driver op uw PC. De link hiervoor vindt u op de Docmail website - en volg de instructies. Document Maak uw eigen brief en voeg daar het adres aan toe. Als u naar meerdere adressen iets wilt versturen, moet u zelf eerst de mailmerge afronden voor u kunt afdrukken naar de Docmail Print Driver. U kunt elk gewenst document afdrukken, als het maar opgemaakt is als PDF of in Microsoft Word. Bekijk altijd eerst de proefafdruk voordat u uw opdracht bevestigt. Is uw document een PDF, dan is het belangrijk informatie over het gebruikte lettertype direct naar het hoofdscherm van de Print Driver te slepen ( Print Driver - main ). Dit opent de Print Desktop profiler waarop de stappen 1 tot 5 hieronder van toepassing zijn. Print naar Docmail Als u uw documenten klaar heeft, kiest u in uw taakbalk file, print waarna u de Docmail Printer kiest. U komt vervolgens in een inlogscherm dat u toegang geeft tot uw Docmail account. U moet Webservice Access aan hebben staan om in uw Docmail account te komen (log in op uw account, klik op Enter admin, kies My Login details en zet het vinkje aan bij Allow web service access ). Door een vinkje voor Gegevens onthouden? te zetten, onthoudt het systeem uw gebruikersnaam en wachtwoord. 2

3 Hulp nodig? Bel: Nu verschijnt de Print Driver Profiler. Hier moet u in 5 stappen doorheen. Stap 1 - Kies een profiel Wat is een profiel? Een profiel is een selectie aan bewaarde opties die u al eerder gekozen heeft bij het aanmaken van een opdracht. Bijvoorbeeld een profiel alleen maar voor enkelzijdig zwart afgedrukte brieven die de volgende dag bezorgd moeten worden. En een andere voor full colour afgedrukte mailings van meer dan 1 pagina met standaard 48 uurs bezorging. Elke keer dat u de Print Driver gebruikt, heeft u de mogelijkheid een profiel op te slaan. Als u opgeslagen profielen heeft, is dit het punt waar u er één kunt kiezen. Daarmee laadt u alle bijbehorende instellingen waarmee u naar stap 2 tot 5 gaat. Op deze manier kunt u voorinstellingen klaarzetten voor veelgebruikte documenten zoals brieven, facturen, orderbevestigingen, etc. Afhankelijk van wat u wilt gaan afdrukken kiest u dan meteen het passende profiel. Documenttype - (A4 brief of A4 vier pagina boekje) Afhankelijk van het gekozen product krijgt u het bijbehorende documenttype te zien. Als u tevreden bent met uw keuze, klik op Volgende. 3

4 Hulp nodig? Stap 2 - Bepaal de plaats van het adres In deze stap zet u het adresblok op de juiste plaats in uw document, zodat het goed te zien is door het venster van de envelop. De ruimte die het adres in beslag neemt, wordt aangegeven met een paars vak. Waar dit vak staat, print Docmail de adressen in uw brieven. Hierbinnen heeft u de ruimte te schuiven. Maximum aantal regels (1-7) bepaalt hoeveel tekstregels er ingevoegd worden in het paarse vak. Verwijder spaties zal overtollige spaties weghalen aan het begin en einde van elke regel. Gevonden toont welke informatie er binnengehaald is in uw mergevelden. Deze kunt u hier niet bewerken. Adresgebied leegmaken voor uitvoer zorgt voor een wit gearceerd vlak dat u kunt verschuiven naar waar u wilt. Hiermee kunt u het oorspronkelijke adresvak vervangen door een ander, wat daarna vastgezet wordt voor gebruik in Docmail. Als u uw voorkeuren heeft ingesteld, klikt u op Volgende. 4

5 Vragen? Kijk op faq.cfh-docmail.nl Stap 3 - Kies herkenning eerste pagina Hier geeft u aan volgens welke logica Docmail straks bepaalt wat de eerste pagina in elke envelop is (de adresdrager). In Vast aantal pagina s geeft u aan hoeveel pagina s er in elke envelop gaan, mits dat aantal voor elke envelop gelijk is. Voorbeeld 1 - Als u een document zou hebben van 50 pagina s en u zou er 10 van in elke envelop willen, zet u het getal 10 in dit veld en er komen 10 van de 50 pagina s in elke envelop. Voorbeeld 2 - Als u een mailmerge wilt maken naar 20 adressen en naar elk adres gaan 2 pagina s, zet u het getal 2 in dit veld en er komen steeds 2 verse pagina s in elke envelop. Andere logica opties zijn: Tekstovereenkomst o.b.v Begint met Tekstovereenkomst o.b.v Eindigt op Tekstovereenkomst o.b.v Bevat 5

6 Hulp nodig? Bel: In het onderstaande schermvoorbeeld... De Tekst overeenkomst logica werkt d.m.v. identificatie van unieke woorden/zinnen die alleen op de geadresseerde pagina voorkomen. Hierdoor kan Docmail iedere eerste pagina van een brief identificeren en het bestand indelen. Wanneer de tekstovereenkomst Welkom is en de logica Tekstovereenkomst o.b.v Begint met wordt de betreffende pagina vastgesteld als eerste pagina. Wanneer de geselecteerde tekstovereenkomst om en de logica Tekstovereenkomst o.b.v Eindigt op kan de pagina ook als eerste pagina dienen. Wanneer de geselecteerde tekst overeenkomst was lk en de logica was Tekst overeenkomst o.b.v Bevat komt deze pagina er ook als adresdrager uit. Maximum regels (1-7) controleert het aantal tekstregels dat uit de selectie gebruikt zal worden. Verwijder Spaties zal eventuele overtollige ruimte van het begin en einde van elke regel verwijderen. Negeer hoofdletters geeft aan of u op hoofdletters wilt controleren wanneer de pagina controle plaatsvindt (verderop in uitvoer genereren ). Opgehaald tekst voorbeeld toont wat er gevonden is op de huidige pagina. Dit kunt u niet bewerken. Dit is uitsluitend om aan te geven dat de tekst extractie kan plaatsvinden op de pagina, zonder deze tekst te beïnvloeden. 6

7 Hulp nodig? Het tekstvak Tekst die u wilt gebruiken in de logica vergelijking stelt de gebruiker in staat om aan te geven op welke tekst gezocht moet worden in de logica vergelijking. Elke pagina wordt geanalyseerd en wanneer de tekst wordt gevonden zal de pagina als eerste pagina worden geïdentificeerd. Als de mailing samengesteld wordt voor het printen, wordt elke pagina gechecked op de X/Y/ Breedte/Hoogte kaders om te bepalen of de tekstovereenkomst erin voorkomt. De logica bepaalt of de overeenkomst er al dan niet is. Als u klaar bent, klikt u op de knop Volgende. Stap 4 - Controleer adressen Hier kunt u stuk voor stuk de adressen bekijken die Docmail herkent heeft en ze aanpassen tot ze correct zijn. Stap 5 - Docmail opties In het scherm hieronder ziet u welke opties u voor uw mailing kunt instellen. Mailing beschrijving - Deze wordt meegenomen in het scherm van uw printer driver, zodat u steeds weet met welke mailing u bezig bent. Adres Voorvoegsel - Hier kunt u een vaste tekst plaatsen die in het adresscherm toegevoegd 7

8 Vragen? faq.cfh-docmail.nl wordt bij elke ontvanger op de eerste regel. Kan tekst bevatten als VERTROUWELIJK of PERSOONLIJK, maar ook AAN DE BEWONER VAN DIT ADRES, AAN DE OUDERS/VERZORGERS VAN, etc. etc. PO Referentie - Dit is het ordernummer waarmee Docmail uw opdracht herkent, afrekent en de BTW-factuur maakt. Retourmanagement - Voor 3 cent extra per verstuurde brief bieden wij u aan de retouren voor u te managen. Dit houdt in dat elk onbezorgbaar mailstuk bij ons terug komt en wij u de adresgegevens verstrekken om uw database mee bij te werken. Background Name - Hier kunt u een bepaalde achtergrond kiezen waarop uw mailing afgedrukt wordt (alleen als u achtergronden heeft opgeslagen in uw Docmail account). Een achtergrond kan bijvoorbeeld uw briefpapier zijn. Bezorging - z.s.m. of op een bepaalde datum. Als een bewaard profiel gebruikt wordt, geldt alleen de ingevoerde datum als deze in de toekomst ligt, anders kiest het systeem automatisch voor z.s.m. Vervolgens klikt u op Bekijk voorbeeld en u wordt gevraagd of u de veranderingen in het profiel wilt opslaan. Doet u dat, dan kunt u de volgende keer dit bijgewerkte profiel openen en uw voorkeuren hieruit meteen weer gebruiken. Dit hoeft echter niet. 8

9 Hulp nodig? Bel: Het print driver hoofdscherm verschijnt: U kunt op bekijk voorbeeld klikken en zien hoe het uiteindelijke document eruit komt te zien. Bent u tevreden, klik dan op Bestel en u komt in de betaalomgeving. Nadat uw betaling is ontvangen, voert Docmail uw opdracht uit. Hierna kunt u uw opdracht niet meer annuleren. Automatisch afhandelen door de Print Driver: In het systeemvak vindt u onder Standaard Profiel een toegangsscherm dat u een pulldown menu geeft met de standaardinstellingen per opgeslagen profiel. Kiest u een standaardprofiel de volgende keer dat u afdrukt naar Docmail, dan vult deze automatisch het profielvak bij stap 1. Het systeemvak geeft u de optie Automatisch aanzetten dat verschijnt als een standaardprofiel wordt gekozen. Zet u deze aan, dan gaat Docmail automatisch door stap 1 tot 5 zonder u te vragen wat u wilt. Wel moet u nog steeds het afdrukvoorbeeld bekijken en Bestel aanklikken om uw mailing te versturen. 9

10 Docmail BV Kweekgrasstraat BX ALMERE Telefoon: