PROJECTIE DYNAMISCHE SYSTEEMONTWIKKELING. Een gestructureerde Agile aanpak TOEPASBAARHEID DSDM

Transcriptie

1 PROJECTIE DYNAMISCHE SYSTEEMONTWIKKELING Een gestructureerde Agile aanpak A u t e u r : R o g e r v a n d e n E e r e n b e e m t ( r o g e r. v a n d e n e e r e n b e e m i t e r a z. n l ), g e c e r t i f i c e e r d D S D M - p r a c t i t i o n e r e n - t r a i n e r, I t é r a z t r a i n i n g e n a d v i e s. Snelheid en flexibiliteit in informatie- en communicatietechnologie zijn voor bedrijven van groot belang om de concurrentieslag aan te kunnen. Een besluit om het internet op te gaan, moet het liefst zo snel mogelijk geëffectueerd worden. De eisen die bijvoorbeeld aan E-business-systemen gesteld worden, zijn echter bij aanvang nog niet altijd helder en vaak aan veranderingen onderhevig. De ICT heeft daarom behoefte aan ontwikkelmethoden die tegemoetkomen aan voortschrijdend inzicht. DSDM* is zo n systeemontwikkelmethode. In de Dynamic Systems Development Method wordt er van uitgegaan dat verandering een fact of life is en dat je met deze dynamiek op een juiste wijze moet kunnen omgaan. DSDM is dan ook een mooi voorbeeld van de concrete invulling van het Agile gedachtegoed. Dit artikel wil projectmanagers inzicht geven in het gebruik van DSDM als een geschikte aanpak voor projecten met een korte doorlooptijd in een dynamische omgeving. DSDM behoort tot de school van de RAD-methoden (Rapid Application Development). Binnen de ICT wordt en werd RAD vaak beschouwd als synoniem met quick & dirty. Dat is jammer, maar ook begrijpelijk. Als systeemontwikkelmethode bevatte RAD in essentie zinvolle concepten die hun toegevoegde waarde in de praktijk zonder meer bewezen hadden. Maar vaak sprak men al van een RAD-project als er uitsluitend gebruikgemaakt werd van een moderne toolomgeving, terwijl de andere belangrijke RAD-aspecten buiten beeld bleven. Veel betrokkenen waren van mening dat er niet meer nagedacht hoefde te worden over zaken als ontwerp en systeemarchitectuur, laat staan over documentatie en onderhoudbaarheid. Dit leidde vaak tot in elkaar gehackte en ononderhoudbare systemen. Met alle gevolgen van dien. Niettemin was duidelijk dat snel en goedkoop zonder kwaliteit geen zin had. In 1995, alweer ruim tien jaar geleden dus, heeft een aantal grote organisaties in Groot-Brittannië gezamenlijk DSDM ontwikkeld. Mede op basis van hun praktijkervaringen zagen zij toch wel degelijk de voordelen in van het RAD-concept. DSDM is een systeemontwikkelmethode die voorziet in een raamwerk van mechanismen om een project bestuurbaar te houden. De aanpak is gebaseerd op best practices. Uit onderzoek blijkt dat in negentig procent van falende IT-projecten de oorzaak op het menselijke vlak ligt. DSDM schenkt dan ook nadrukkelijk aandacht aan menselijke aspecten van systeemontwikkeling. Het is een business driven ontwikkelcultuur. Gedacht wordt in termen van business-oplossingen (waarvan ICT een onderdeel kan zijn), oplossingen die een duidelijke toegevoegde waarde moeten hebben voor het bedrijf. De methode is tool- en leverancieronafhankelijk en is volgens velen inmiddels uitgegroeid tot de de facto standaard op het gebied van Agile aanpakken. TOEPASBAARHEID DSDM Hoewel DSDM in veel situaties inzetbaar is, stelt deze aanpak specifieke eisen en randvoorwaarden aan de projectinrichting, de projectomgeving en het te ontwikkelen systeem. * DSDM is een geregistreerd handelsmerk van Dynamic Systems Development Method Limited. Roger van den Eerenbeemt, gecertificeerd DSDM-practitioner en -trainer. 36

2 Figuur 1: DSDM valt onder de zogenoemde procesmethoden en kan voor een groot gedeelte gezien worden als een projectmanagmentmethode. DSDM doet geen uitspraak over de te hanteren ontwerpaanpak die per project kan verschillen. DSDM is uitermate geschikt voor systemen die: - interactief zijn, met goed zichtbare functionaliteit in de user interface (schermen, rapporten); - een goed gedefinieerde gebruikersgroep hebben; - als ze complex zijn, decomponeerbare complexiteit bezitten; - als ze groot zijn, opdeelbaar zijn in kleine functionele componenten; - op een vaste einddatum moeten worden opgeleverd; - prioriteerbare requirements hebben en - onduidelijke of veranderlijke requirements hebben. DSDM is daarentegen minder geschikt voor: - procesbesturings- en real-time -applicaties; - systemen waarvoor op voorhand de eisen volledig vast moeten liggen; - safety-critical -applicaties; - projecten waarbij ook herbruikbare componenten moeten worden opgeleverd. Toch zijn er voorbeelden van dergelijke minder geschikte applicaties, waarbij DSDM op succesvolle wijze is toegepast. Deze projecten behoeven wel extra aandacht. gaan we verder in op projectmanagement. De DSDM life-cycle is niet het meest kenmerkende onderdeel van de methode. Daarom hier een korte beschrijving. De fasering karakteriseert zich door iteratieve en incrementele concepten, met als fasen: Fase 1: Feasibility study (haalbaarheids onderzoek) Fase 2: Business study (onder andere informatieanalyse) Fase 3: Functional Model Iteration (gericht op functionele eisen: het wat) Fase 4: Design & Build Iteration (gericht op niet-functionele eisen: het hoe) Fase 5: Implementation (implementatie) Daarnaast zijn er de zogenoemde Pre-project fase en Post-project fase. FILOSOFIE Achter iedere methode zit een bepaalde denkwijze. Om de filosofie van DSDM te kunnen begrijpen, is eerst inzicht nodig in de uitgangspunten ervan. De bedrijven die samen DSDM hebben ontwikkeld, hebben hiervoor hun projectervaringen genomen. Geen enkel systeem wordt in één keer perfect gebouwd. Het is voor toekomstige systeemgebruikers moeilijk om alle mogelijke eisen die aan een systeem gesteld (kunnen) worden op voorhand te bedenken. Indien dit al mogelijk is, blijkt een honderd procent oplossing vanuit ICT vaak een langdurige en frustrerende weg te zijn. Het is dan ook de vraag of dat wenselijk is. Vanuit de business gezien, is het vaak veel verstandiger om bijvoorbeeld eerst tachtig procent (liefst wel de juiste tachtig procent) te realiseren en te implementeren, zodat alvast een eerste return on investment wordt verkregen. Men spreekt dan van een eerste increment dat opgeleverd is. In een volgend increment kan de overige of nieuwe functionaliteit worden geboden. DSDM is zeer geschikt voor organisaties met: - een decentrale beslisstructuur; - een open cultuur; - gebruikers met zelfsturend vermogen en - een resultaatgerichte in plaats van taakgerichte cultuur. In andere organisaties is toepassing van DSDM ook goed mogelijk. Het implementeren van DSDM moet daar dan wel voorzichtig gebeuren. Bijvoorbeeld door daar eerst alleen enkele technieken toe te passen of een pilootproject uit te voeren. In de volgende paragrafen zullen de filosofie, technieken en de mensen ter sprake komen. In de laatste paragraaf Iteratief werken is een natuurlijke manier van werken. Aangezien geen enkel systeem in één keer perfect gebouwd wordt, is iteratief (herhalend) werken nodig. Omdat cyclische herhaling een natuurlijke manier van werken is, vormt het ook onderdeel van de methode. Dit betekent tevens dat er geen zware change control -procedures gehanteerd worden als er teruggegaan moet worden naar eerdere stappen in het ontwikkelproces. Ook de DSDM-stelregel een ontwikkelstap behoeft slechts voldoende afgerond te zijn om veilig over te kunnen gaan naar de volgende stap is gebaseerd op deze aanname. Iedere stap kan namelijk in een latere iteratie afgerond worden. Om eindeloze herhaling te voorkomen - je wilt tenslotte ook eindresultaten -, is het 37

3 zaak van tevoren af te spreken hoeveel iteraties er zullen zijn. Toekomstige gebruikers kunnen pas een keuze maken voor een oplossing als ze die ook hebben gezien. Bij aanschaf van standaardproducten willen we het product vaak eerst proberen (kleding passen, proefritje maken in een auto). Waarom zouden we dan bij maatwerkproducten accepteren dat we maar moeten afwachten wat we krijgen? En dat terwijl we er vaak heel veel geld voor moeten neerleggen. In DSDM wordt het toekomstige systeem dan ook samen met de gebruikers ontwikkeld met behulp van prototyping. PRINCIPES Negen principes (zie tabel 1) verwoorden de DSDMfilosofie. Het zijn de spelregels aan de hand waarvan DSDM-projecten worden ingericht en uitgevoerd. 1. Actieve gebruikersbetrokkenheid is verplicht 2. DSDM-teams zijn bevoegd ( empowered ) om de benodigde beslissingen te nemen 3. Frequente oplevering van producten is van wezenlijk belang 4. Fit for business purpose is het essentiële criterium voor de acceptatie van producten 5. Iteratieve en incrementele ontwikkeling is noodzakelijk voor een accurate bedrijfsoplossing 6. Alle veranderingen tijdens de ontwikkeling zijn terug te draaien 7. Requirements worden bevroren op hoog niveau 8. Testen is geïntegreerd in de levenscyclus 9. Een samenwerkende en coöperatieve houding van alle belanghebbenden is essentieel Tabel 1: De negen DSDM-basisprincipes. Met deze principes wordt benadrukt dat DSDM ook het belang van kwaliteit borgt. De methode ontstijgt daarmee het niveau van quick & dirty. Hieronder gaan we wat dieper in op deze beginselen. DSDM-project wel degelijk ontwerpmodellen en onderhoudsdocumentatie. Omdat je frequent producten oplevert en voor review voorlegt, kan je tijdig bijsturen. Daardoor beperk je de kans dat het uiteindelijke product niet aan de kwaliteitseisen van de klant voldoet. Ad 4: Fit for business purpose wordt ook wel vertaald als goed is goed genoeg. Dit betekent niet dat het systeem kwalitatief minder zal zijn, maar dat het gaat om het juiste systeem op het juiste moment. Je realiseert precies dat wat op het geëiste moment meerwaarde heeft met het oog op de bedrijfsdoelstellingen; niet minder, maar ook niet meer. Ad 5, 6: Beide principes richten zich op het creëren van een echte fit for business -oplossing waarin veranderde inzichten kunnen worden meegenomen. Ad 8: Er wordt in een project volgens het DSDMtraject net zo grondig getest als in andere projecten. Alle technische en gebruikerstesten worden uitgevoerd. Kenmerkend voor DSDM is dat het testen door de hele life-cycle heen gebeurt, zodat het systeem in de juiste richting evolueert. TECHNIEKEN Om de negen principes juist te kunnen uitvoeren en de life-cycle goed beheersbaar te houden, kent DSDM een aantal ondersteunende technieken. De belangrijkste zijn prototyping, facilitated workshops en timeboxing. Over deze laatste vertellen we iets meer. Timeboxing en MoSCoW Bij een DSDM-project worden de einddatum en het budget gefixeerd en is de functionaliteit variabel (zie figuur 2). Om voldoende gefocust te blijven op de businessvereisten, voortgang te boeken en het eindtijdstip Ad 1: Ad 3: Een systeem is een kwalitatief goed systeem in DSDM-termen als het voldoet aan de wensen van de gebruiker. Sterke participatie van de gebruikers is daarvoor noodzakelijk. Met producten worden ook tussenproducten ter ondersteuning van het ontwikkelproces en toekomstig onderhoud bedoeld. Dus niet alleen opgeleverde systemen. Zo maak je in een Figuur 2: Een belangrijk verschil tussen DSDM en andere projectmanagementmethoden is dat met deze methode tijd en geld in het project gefixeerd worden en functionaliteit kan variëren. 38

4 te halen, wordt timeboxing toegepast. Een timebox is een tijdsinterval waarbinnen een (tussen)product wordt opgeleverd. De timebox waarin een systeem wordt opgeleverd en in gebruik genomen, heet de overall timebox. Op een lager niveau onderscheiden we timeboxes waarin een getest prototype van een deel van het systeem wordt opgeleverd, het deel dat voldoet aan eerder gestelde acceptatiecriteria. Gedurende het project wordt het beeld van de precieze functionaliteit steeds verder verfijnd. Door voortschrijdend inzicht en veranderde omstandigheden kan het beeld van de functionaliteit ook wijzigen. De timebox wordt ingericht met behulp van een MoSCoW-analyse, ofwel classificering en prioritering van de functionaliteit. Leidend bij de prioritering is de toegevoegde waarde voor de business. Een timebox wordt ingericht met Must Haves, Should Haves en (eventueel) Could Haves. Door deze indeling schep je speelruimte in geval van nood, zonder de eindtijd van de timebox aan te tasten. Anders gezegd: Bij dreigende uitloop ga je opnieuw prioriteren. Dit kan ten koste gaan van Should-Have en Could-Have systeemei- MOSCOW STAAT VOOR: Must Have : deze categorie heeft de hoogste prioriteit, wordt gegarandeerd opgeleverd en geldt als de motor van het informatiesysteem. Should Have : een noodzakelijke eis, maar er is een (tijdelijke) work-around mogelijk. Could Have : eis met een duidelijke toegevoegde waarde. Maar zonder hieraan te voldoen, is er nog steeds een bruikbaar systeem. Want to Have But Won t Have This Time Around : bij deze oplevering kan de eis gemist worden, hetgeen niet wil zeggen dat hij onbelangrijk is. Bij een volgende increment kan deze eis best een Must Have zijn. sen. Juist door het toepassen van MoSCoW maak je veranderende keuzes expliciet. Deze techniek maakt het mogelijk constante focus te houden op de businessvereisten, tijd en budget te bewaken en voortschrijdend inzicht te verwerken. Allemaal aspecten die in de ogen van de klant staan voor kwaliteit. Bij het MoSCoW-en geef je voorrang aan de systeemeisen die de meeste businessvoorde-

5 Van de praktijk moet je het leren en theorie en praktijk De opleidingen en trainingen van Educational Services, een Getronics PinkRoccade onderneming, zijn gebaseerd op de beste ervaringen uit de praktijk, verzameld in samenwerking met professionals uit onze hele ICT-organisatie. Onze trainers komen uit de praktijk. Dit vergroot het leereffect en draagt aantoonbaar bij aan de verdere professionalisering van uw bedrijfsvoering. Educational Services biedt een samenhangend portfolio van opleidingen, trainingen, workshops, in-company trainingen en masterclasses die desgewenst op maat aangeboden kunnen worden. Voor zowel de aankomend professional als senior manager. IT-management: beheer in goede banen Uw bedrijfsprocessen leunen steeds zwaarder op de ondersteunende informatiesystemen. De kwaliteit van uw informatiesystemen is daarom een doorslaggevende succesfactor geworden. Onze IT-managementopleidingen helpen u het beheer en onderhoud van uw informatiesystemen naar een hoger plan te tillen. Project- en programmamanagement: gestructureerd naar betere resultaten Wanneer u wilt inspringen op snelle ontwikkelingen in de markt is het belangrijk dat u naast de lijnorganisatie een goede projectorganisatie inricht. Met onze Project- en programmamanagementopleidingen gaat u recht op uw doel af. Personal Competence: soepel samenwerken Informatietechnologie is niet alleen een kwestie van methoden en technieken. Samenwerken, helder communiceren en duidelijke afspraken zijn van wezenlijk belang. Met het ontwikkelen van persoonlijke vaardigheden vergroot u de professionaliteit binnen uw organisatie. Technical Skills: verstand van techniek Het ontwerpen, plannen, implementeren en beheren van een effectief informatiesysteem vraagt om een grondige kennis van de technische mogelijkheden. Met onze Technical Skills-opleidingen bent u ervan verzekerd dat deze kennis effectief wordt toegepast. Voor meer informatie: getronicspinkroccade.nl/education of

6 PROJECTIE D Y N A M I S C H E S Y S T E E M O N T W I K K E L I N G Figuur 3: DSDM biedt een samenhangend raamwerk van filosofie, life-cycle en technieken, van waaruit per situatie een agile aanpak samengesteld kan worden voor een project of een gehele organisatie. len opleveren en niet aan eisen die betrekking hebben op situaties die zich wellicht nooit voordoen. Daardoor worden systemen ook eenvoudiger van opzet, iets dat de onderhoudbaarheid ten goede komt. MENSENWERK Een methode kan mensen niet dwingen tot beter samenwerken. Wel bieden methoden aanknopingspunten en houvast om verbeteringen te realiseren. Kenmerkend voor DSDM is dat de menselijke aspecten een belangrijke onderdeel in de aanpak (zie figuur 3). Die menselijke aspecten zijn onder meer belegd in de principes en de uitgebreide rol- en projectcultuurbeschrijvingen. Doordat het nodige expliciet wordt gemaakt, kan je beter (bij)sturen en elkaar hierop aanspreken. Het is dan wel nodig dat iedere belanghebbende voor aanvang van het project op de hoogte is van de DSDM-concepten. De methodiek is geen wondermiddel dat alle ICTproblemen in de organisatie kan oplossen. Het goed uitvoeren van een ICT-project blijft mensenwerk. DSDM kan ook niet zomaar als receptenboek worden gebruikt, zonder daarbij gezond verstand en de juiste technische en sociale vaardigheden te gebruiken. Het is bewust niet opgezet als een methode die iets voorschrijft; het is een beschrijvende methode. Ook al krijgen sommigen hierbij een onzeker gevoel, juist dit facet staat voor kwaliteit. PEOPLE MANAGER Goed kunnen omgaan met onzekerheden is een van de belangrijkste vaardigheden van een DSDM-projectmanager. Zowel bij de start van als tijdens een DSDMproject zijn veel zaken vaag en onduidelijk. Er wordt immers gestuurd op budget en tijd, terwijl de functionaliteit variabel is. De enige echte zekerheid bestaat in de opleverdatum. Het projectplan is in eerste instantie een globaal plan dat steeds verder wordt ingevuld naarmate het project vordert. Het heeft dus een dynamisch karakter. Wat betreft de planning richt de projectmanager zich op de hoofdlijnen. Hij of zij houdt zich op detailniveau niet bezig met wie wat moet doen. De projectmanager bepaalt de doelstellingen en stelt de kaders voor de ontwikkelteams. De rest wordt overgelaten aan de ontwikkelteams, want zij zijn hiervoor bevoegd: het empowerment (zie figuur 4). Omdat een DSDM-project vrij kort duurt (gemiddeld vier tot zes maanden), kan men zich daarin niet allerlei logistieke vertragingen veroorloven. De projectmanager houdt daarom de projectomgeving scherp in de gaten zodat de DSDM-teams ongestoord kunnen Figuur 4: In de DSDM-benadering heeft het projectplan een dynamisch karakter. De projecmanager bepaalt de doelstellingen en stelt de kaders voor de ontwikkelteams. De rest wordt overgelaten aan de ontwikkelteams, het empowerment. Zij zijn hiervoor bevoegd. 41

7 werken. Dit vraagt ook om het goed uitdragen van het empowerment, de projectmedewerkers vertrouwen geven en motiveren. De projectmanager is dus een people manager en faciliteert het projectteam. Dat klinkt eenvoudig, maar als een project onder druk komt te staan, blijkt pas of een projectmanager in staat is om een dergelijke houding vol te houden. NACHTRUST Zoals we zagen, gaat DSDM over het tijdens de ontwikkeling ervan toestaan van veranderingen in de specificaties van het systeem. De grootste zorg van een aankomende DSDM-projectmanager is dat al die ongebreidelde veranderingen niet binnen de vastgestelde tijd haalbaar zijn. Het timeboxprincipe in combinatie met de MoSCoW-regels is er juist voor bedoeld om de afbakening van het project goed in de hand te houden. Wat dat betreft dragen ze bij aan een goede nachtrust van de DSDM CONSORTIUM BENELUX Naast het DSDM Consortium in Engeland is er sinds 1996 ook een DSDM Consortium actief in de Benelux. Het DSDM Consortium houdt zich onder andere bezig met onderhoud en uitbreiding van de methode, kwaliteitsborging en promotie. In samenwerking met Stichting EXIN biedt het Consortium aan ICT-professionals de mogelijkheid het diploma DSDM-practitioner te behalen. Meer informatie omtrent DSDM, het Consortium, lidmaatschap en certificering is te vinden op projectmanager. Ook de gebruiker en opdrachtgever is een goede nachtrust gegund. Ze krijgen immers wat ze nodig hebben, op tijd en binnen het budget. 42