Nota van Bevindingen bij het RKC Rapport Doelmatigheid en Doeltreffendheid van de Afdeling Ingenieursbureau

Transcriptie

1 Nota van Bevindingen bij het RKC Rapport Doelmatigheid en Doeltreffendheid van de Afdeling Ingenieursbureau november 2013 Rekenkamercommissie van het Waterschap Zuiderzeeland

2 1 29 november 2013 Nota van Bevindingen

3 Nota van bevindingen bij het RKC Rapport Doelmatigheid en Doeltreffendheid van de Afdeling Ingenieursbureau Inhoud Hoofdstuk Pagina 1. DOEL EN VRAAGSTELLING ONDERZOEK RKC 4 2. BEANTWOORDING ONDERZOEKVRAGEN DOOR RKC DOELTREFFENDHEID DOELMATIGHEID 20 BIJLAGEN Geraadpleegde documenten Interviews Urenbesteding Afdeling Ingenieursbureau november 2013 Nota van Bevindingen

4 3 29 november 2013 Nota van Bevindingen

5 1. DOEL EN VRAAGSTELLING ONDERZOEK RKC Doel onderzoek De RKC wil inzicht verschaffen in de doelmatigheid (capaciteit versus werklast, kosten en opbrengsten) en doeltreffendheid (kwaliteit, innovatie en samenwerking) van de afdeling Ingenieursbureau. Tijdens de uitvoering van het onderzoek in 2013 heeft Zuiderzeeland besloten de ambtelijke organisatie te reorganiseren. Een gevolg van deze reorganisatie was, dat de afdeling Ingenieursbureau is opgegaan in de nieuwe afdeling Waterprojecten en Waterinformatie. De RKC wil aan de bevindingen opgedaan in de oude situatie (d.w.z. voor de reorganisatie) in de periode aanbevelingen ontlenen, die gebruikt kunnen worden in de nieuwe situatie (na de reorganisatie in 2013). Vraagstelling onderzoek De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt: Is de afdeling IB een doeltreffend en doelmatig instrument voor de taakuitoefening van Zuiderzeeland? De centrale vraagstelling is uitgewerkt in deelvragen over doeltreffendheid en doelmatigheid van de bedrijfsvoering van de afdeling IB. Doeltreffende Bedrijfsvoering Sturing en Verantwoording: Welke doelen zijn geformuleerd voor de afdeling IB en wat werd bij de oprichting specifiek van de afdeling IB verwacht? In hoeverre evalueert Zuiderzeeland (achteraf) de uitkomsten van het werk van de afdeling IB? Innovatie: Welke toegevoegde waarde wordt op dit moment van de afdeling IB verwacht? In hoeverre werkt de afdeling IB innovatief? In hoeverre worden technische innovaties toegepast? In hoeverre worden andere innovaties (denk aan nieuwe contractvormen) toegepast? Samenwerking: Welke mogelijkheden voor samenwerking zijn er voor de afdeling IB met de IBs van andere overheden, zoals waterschappen, provincie en gemeenten? Werkt de afdeling IB nu al samen met de IBs van andere overheden? Waarom wordt er wel/niet samengewerkt? Met welke frequentie? Op welke onderwerpen? In welke structuur (formeel / informeel?) Welke mogelijkheden voor (verdergaande) samenwerking zijn er? 4 29 november 2013 Nota van Bevindingen

6 Welke voor- en nadelen heeft samenwerking op het gebied van aspecten als kosten, risico s, innovatie, flexibiliteit, kwaliteit, zeggenschap, ontwikkelingen in de markt (= kwalitatieve inschatting)? Wat betekenen de verschillende vormen van samenwerking voor de benodigde technische expertise binnen Zuiderzeeland (zoals van de afdeling IB) (kwalitatieve inschatting)? Welke expertise dient minimaal behouden te worden binnen de afdeling IB, welke expertise dient er bij te komen en welke expertise is niet meer nodig? Welke expertise dient bij een eventuele verzelfstandiging van de afdeling IB achter te blijven in het Waterschap Zuiderzeeland? Doelmatige Bedrijfsvoering Budget en inzet Personeel Welke middelen heeft de afdeling IB tot haar beschikking (gehad) (fte s, ) in de afgelopen jaren? Hoe bepaalt Zuiderzeeland (vooraf) de inzet van interne en externe kennis en capaciteit bij de afdeling IB? En in hoeverre is de omvang, capaciteit, kennis en kunde van de afdeling IB gerelateerd aan de werklast van Zuiderzeeland? Expertise Over welke expertise beschikt de afdeling IB (type opleiding en opleidingsniveau van de medewerkers, te denken valt aan de volgende expertises: bouwkunde, werktuigbouwkunde, elektrotechniek, civiel-techniek, chemici / fysici, landmeting, ICT, projectmanagement, tekenaars/ GIS) Kostprijs Wat is de kostprijs (uurtarief) van de afdeling IB? Welke aspecten worden daarin wel / niet meegenomen? En hoe verhoudt deze kostprijs zich tot die van marktpartijen? 5 29 november 2013 Nota van Bevindingen

7 2. BEANTWOORDING ONDERZOEKVRAGEN DOOR RKC 2.1. DOELTREFFENDHEID Sturing Onderzoekvragen Welke doelen zijn geformuleerd voor de afdeling IB en wat werd bij de oprichting van de afdeling IB specifiek van het de afdeling IB verwacht? Normen Het waterschap heeft een duidelijke omschrijving vastgelegd van de doelen en taken ten aanzien van benodigde en beschikbare technische kennis (van de afdeling IB). Het waterschap stuurt op het behalen van de doelen (voor de afdeling IB) ten aanzien van onder andere innovatie, kostprijsontwikkeling, samenwerking met andere overheden door regelmatig te evalueren en bij te sturen. De RKC vermeldt hieronder het sturingsmodel van Zuiderzeeland. Bij de Voorjaarsnota stelt de AV ook (kaderstellend) vast: Investeringsplan Personeelsplan Samen met de Voorjaarsnota zijn het Investeringsplan en het Personeelsplan de basis voor de eerstvolgende Meerjarenbegroting november 2013 Nota van Bevindingen

8 De bedoeling van het college was om ook een Beheer- en Onderhoudsplan toe te voegen aan de bestuurlijke P&C cyclus en deze voor te leggen aan de AV. Tot dusverre is aan deze bedoeling eenmalig uitvoering gegeven (in casu het Beheer- en Onderhoudsplan ). In de voorjaarsnota van 2013 kondigt het college aan dat het voornemens is om voortaan naast het strategische niveau ook op tactisch niveau een beheersplan aan de AV voor te leggen. De RKC vermeldt hieronder de P&C Cyclus Zuiderzeeland, waarin ook de sturing en verantwoording op ambtelijk niveau is opgenomen. De P&C cyclus ziet er schematisch als volgt uit (Bron: Vorap 2011, p3): Tabel 1: P&C cyclus Waterschap Zuiderzeeland Planningsdocument Verantwoording door Verantwoording aan Rapportage Programmabegroting College van DenH Algemene Vergadering Berap Beheerbegroting MT (SD en sectorhoofden) College van DenH Vorap Afdelingsplannen Afdelingshoofden MT (SD en sectorhoofden) Marap Bevinding Doelen IB: De doelen van de afdeling IB zijn in algemene zin beschreven: voldoende capaciteit voor taken op het gebied van waterkwaliteit, waterkwantiteit en veiligheid. De doelen, taken en inrichting van de afdeling IB (ontstaan uit 3 afdelingen in 2002) zijn historisch gegroeid. In het begin zijn er geen eenduidige kaders meegegeven aan de afdeling IB. Alleen zeer algemene zoals: voldoende capaciteit voor taken op het gebied van waterkwaliteit, kwantiteit en veiligheid. Het collegeprogramma is het document dat het meest in de buurt komt van het formuleren van de algemene doelstelling voor de afdeling IB. In het collegeprogramma staan echter geen specifieke richtlijnen voor de afdeling IB. Slechts algemene doelstellingen van beleid en organisatie. In de paragraaf duurzaamheid staan doelstellingen ten aanzien van innovatie en doelmatigheid genoemd. Het investeringsplan zegt iets over de werkvoorraad, maar dit is niet gekoppeld aan fte s. De AV keurt de investeringsplannen goed. Het doel van het investeringsplan is een overzicht te geven van de voorgenomen investeringen in de komende jaren. Verder geeft het investeringsplan een actualisatie van de verwachte kapitaallasten voor deze periode. De verwachte kapitaallasten worden opgenomen in de voorjaarsnota. Het investeringsplan is een bijlage bij de voorjaarsnota, waarin de kapitaallasten nader worden toegelicht. De afdeling IB stelt jaarlijks een meerjarig afdelingsplan op waarin vier jaar vooruit wordt gekeken. In dit plan worden de doelstellingen voor de middellange termijn vastgelegd. Het meest recente plan is voor de periode , daarvoor was er een plan voor , , etc. De meerjarige afdelingsplannen worden jaarlijks door het hoofd Sector Waterketen goedgekeurd. De afdeling IB maakt in de door de RKC onderzochte periode , samen met de afdeling Zuiveringen en Gemalen en de afdeling Bureau Waterketen, deel uit van de sector Waterketen 1. 1 In 2013 wordt een nieuwe organisatiestructuur voor de ambtelijke organisatie van het Waterschap ZZL van kracht. Hierin zijn de sectoren opgeheven en is er geen afdeling IB meer. De taken van de afdeling IB zijn in de nieuwe organisatiestructuur ondergebracht bij de afdeling Waterprojecten en Waterinformatie. De projectleiders gaan naar het team Waterprojecten en de tekenkamer naar de team Waterinformatie november 2013 Nota van Bevindingen

9 De afdelingen Zuiveringen & Gemalen, Waterbeheer en Planvorming Waterbeheer zijn de voornaamste interne 'klanten' (opdrachtgevers) van de afdeling IB. De afdeling IB voert voor zijn interne opdrachtgevers projecten uit (als opdrachtnemer), waarbij in de voorbereidingsfase de functionele (opdrachtgevende) afdelingen penvoerder zijn. In de uitvoeringsfase (= investeringsfase) is de Afdeling IB projectleider. Hieronder schetsen we de organisatie en formatie van de afdeling IB. Organogram IB : Bevinding Taken IB De taken van de afdeling Ingenieursbureau worden jaarlijks vastgelegd in het Meerjaren Afdelingsplan, waarin de personeelsformatie, het budget en de inzet van personeel en budget worden opgenomen. In de meerjarige afdelingsplannen wordt de taak van de afdeling IB als volgt omschreven: De taak van de afdeling IB is het verzorgen van de voorbereiding en begeleiding van de uitvoering van nieuwbouw- en verbeteringswerken, zoals werken aan afvalwaterzuiveringsinrichtingen, rioolwaterpersgemalen en persleidingen, gebouwen, poldergemalen, stuwen, hevels, dijken, inlaten, watergangen en werken op het gebied van besturingstechniek en het adviseren daaromtrent. De afdeling IB bestond (bezetting/beschikbare capaciteit) in 2012 uit het Hoofd IB (1,0 fte), het Team Projecten (8,67fte, en het Team Tekenkamer (5,0 fte). Bevinding Werkzaamheden IB De Afdeling IB is een uitvoerende afdeling (als opdrachtnemer): andere afdelingen (opdrachtgever) doen een beroep op de afdeling Ingenieursbureau (opdrachtnemer) voor de uitvoering van investeringsprojecten, advies en tekenwerk november 2013 Nota van Bevindingen

10 In haar meerjaren afdelingsplan omschrijft de afdeling IB haar werkzaamheden als volgt: Het verzorgen van de voorbereiding en begeleiden van het uitvoeren van investeringsprojecten. Het adviseren aan andere afdelingen. Tekenwerk voor de afdeling IB en andere afdelingen. Hieronder worden de werkzaamheden per taak kort beschreven. Taak 1: Investeringsprojecten Het meerjaren investeringsplan (door AV goedgekeurd) vormt de basis voor de ramingen van de benodigde inzet van de afdeling IB. Aan de hand van dit plan voert het hoofd IB aan het eind van het jaar gesprekken met de interne opdrachtgevers over de planning en gevraagde inzet van de afdeling IB in het jaar daarop. Daarbij wordt gekeken naar de (exacte) planning van de projecten op basis van de tussentijdse projectinventarisaties van de afdelingen en de afdeling IB. Met het investeringsplan stelt het bestuur vast welke projecten er in het betreffende jaar opgepakt moeten worden. De ambtelijke organisatie kijkt vervolgens hoe dat bemenst kan worden. Afhankelijk van het zwaartepunt van het project stelt de afdeling IB een projectleider aan met expertise op gebied van elektrotechniek, civiele techniek of werktuigbouwkunde. Projectleiders geven aan hoeveel uren ze nodig hebben voor de lopende en nieuwe projecten. Deze inschatting maken ze op basis van de complexiteit van het project, doorlooptijd, ed. Bij het periodiek actualiseren van het investeringsplan (middels de zgn. actualisatierapportage) wordt ook afgestemd met de interne opdrachtgevers in hoeverre de vragen en de daarmee verbonden benodigde capaciteit aansluiten bij de beschikbare capaciteit van het Ingenieursbureau. Indien noodzakelijk wordt gekeken naar de mogelijkheden en effecten van het verschuiven van een project in de tijd. Taak 2: Advies Bij adviesuren gaat het om vragen van andere afdelingen en beheerders. Dit kan bijvoorbeeld gaan over technisch onderhoud van objecten of advisering bij de voorbereiding van bepaalde projecten. Het aantal adviesuren van de medewerkers van de afdeling IB is over de afgelopen jaren gegroeid.. Omdat het investeringsvolume afneemt en daarmee het onderhoud steeds belangrijker zal worden, is het Waterschap gestart met een pilot assetmanagement. Deze loopt momenteel bij de sector Waterketen. Men stelt per object een risicotabel op. In 2012 is men gestart met de werkgroep assetmanagement. Hierbij is het proces beschreven waarlangs de afweging met betrekking tot vervanging of uitbreiding van kunstwerken verloopt. Dit proces loopt als volgt (illustratieve schets op basis van de gesprekken)): De afdeling Zuiveringen en Gemalen beoordeelt of een kunstwerk gerenoveerd moet worden (onderhoudsstaat). Het bureau Waterketen welke in samenspraak met SSO handelt als het waterketenprojecten betreft; voor watersysteemprojecten gaat dit in samenspraak met de afdelingen PWB en SSO. De afdeling IB maakt vervolgens een inschatting van de materiële kosten en benodigde uren. Vervolgens kijkt de afdeling Financiën ernaar en toetst aan de financiële kaders en algemene beleidskaders november 2013 Nota van Bevindingen

11 Taak 3: Tekenkamer De tekenkamer van de afdeling verricht het tekenwerk voor alle disciplines van de projecten van de afdeling IB en voert daarnaast diverse tekenopdrachten uit voor andere afdelingen van het waterschap. De tekenkamer is verantwoordelijk voor de archivering van en de informatievoorziening omtrent tekeningen. Verder verwerkt de tekenkamer diverse gegevens in het GIS- systeem (met name applicaties als LIS, RIOKEN en keringen). Het aantal uren dat met tekenwerk is gemoeid, is opgenomen in tabel 4. Bevinding Sturing Zuiderzeeland op projectniveau Sturing vindt vooral plaats op projectniveau. Het projectmanagement van Zuiderzeeland is in dit onderzoek niet onderzocht. Voor elk project wordt een projectplan opgesteld door de projectleider. Hierin worden de volgende onderwerpen opgenomen: Randvoorwaarden project Doorlooptijd, Urenraming Financiële raming Risico s Mandaten Het projectplan wordt ondertekend door de opdrachtgever en opdrachtnemer (projectleider en afdelingshoofd IB) en geldt daarmee als een soort contract/offerte. Met het tekenen van het projectplan gaat het budget over van de opdrachtgever naar de opdrachtnemer. De secretarisdirecteur ondertekent het projectplan ook. Hiermee gaan een aantal mandaten over van de secretaris-directeur op de projectleider, zoals het mandaat om vergunningen aan te vragen, brieven te schrijven ed. Per vier weken wordt er ook een tussenstand gerapporteerd aan de interne opdrachtgevers, waarbij vooral gestuurd wordt op te realiseren einddatum van het project en het signaleren van knelpunten. Voor elk project wordt 3 x per jaar een voortgangsrapportage geschreven. Dit wordt besproken met de opdrachtgever. Aan het einde van het project wordt het project geëvalueerd. Bij de uitvoering van projecten wordt in het kader van de controlfunctie gestuurd op: A. Sturing op doelmatigheid Indicatoren voor doelmatigheid ten aanzien van projecten zijn het aantal werkelijk bestede uren en kosten (ingedeeld per fase van het project) ten opzichte van begroot, alsmede de planning. Op afdelingsniveau is de indicator het aantal gerealiseerde projecten ten opzichte van begroot. Op organisatieniveau is de indicator de uitputting van de kapitaallasten en het investeringsvolume. Er wordt verwacht dat het investeringsproject wordt gerealiseerd met minimale inzet van de ter beschikking gestelde middelen. Zowel van de opdrachtgever als van de opdrachtnemer wordt deze sturing verwacht. Instrumenten: Interne rapportages op projectniveau (voortgangsrapportages en projectevaluaties) Stimulering: Resultaatgerichtheid is vastgelegd als beoordelingscriterium voor afdelingshoofden en projectleiders (competentie van een afdelingshoofd en een projectleider) november 2013 Nota van Bevindingen

12 B. Sturing op doeltreffendheid Per project wordt een doelstelling geformuleerd. In de voortgangsrapportages wordt gerapporteerd over afwijkingen van deze doelstelling en in de projectevaluatie wordt gerapporteerd over het bereikte eindresultaat. Organisatie breed zijn er algemene doeltreffendheidsindicatoren. Hierover wordt bijvoorbeeld in het Waterschapspeil gerapporteerd (landelijke benchmark). Er wordt verwacht dat de projectdoelstelling wordt gerealiseerd. Zowel van de opdrachtgever als van de opdrachtnemer wordt deze sturing verwacht. Instrumenten: Interne rapportages op projectniveau (voortgangsrapportages en projectevaluaties) Resultaatgerichtheid is vastgelegd als beoordelingscriterium voor afdelingshoofden en projectleiders (competentie van een afdelingshoofd en een projectleider) Bevinding specifieke doelen IB Er zijn voor de Afdeling Ingenieursbureau geen toetsbare doelen vastgelegd ten aanzien van innovatie, kostprijsontwikkeling en samenwerking. Duidelijke, meetbare en tijdgebonden doelstellingen worden niet geformuleerd voor innovatie, kostprijsontwikkeling en samenwerking. Deze onderwerpen worden in het afdelingsplan opgenomen in beschrijvende zin. Bij wijze van voorbeeld volgt hieronder een overzicht van de ontwikkelingen, die in het Meerjarig Afdelingsplan worden beschreven (blz. 1-3): 1. De samenwerking met de bouwafdelingen van andere waterschappen. Samenwerking vindt plaats in heel Nederland in het samenwerkingsverband Platform Waterschapswerken. Het Platform Waterschapswerken richt zich op de vraag hoe ze een sterke speler kan worden die tegenwicht kan bieden aan adviesbureaus en de aannemerij. 2. Verdergaande samenwerking in de afvalwaterketen Flevoland. Het is moeilijk in te schatten welke effecten dit zal hebben op de werkzaamheden van de afdeling IB. Mogelijkerwijs ontstaat er een behoefte om gezien de grote hoeveelheid vervangingsinvesteringen in de afvalwaterketen hier vanuit een eigen organisatieonderdeel inzet op te plegen. Daarnaast zal het groeipotentieel van Almere blijvend aandacht vragen en voor aanpassingen en uitbreidingen in de afvalwaterketen zorgen. 3. Een interne ontwikkeling uit voorgaande jaren is het Organisatie Ontwikkelingstraject, waarbij met name binnen de tactische en operationele beleidsvoorbereiding wijzigingen plaats vinden. Ook vindt er binnen de sector Waterketen een doorontwikkeling plaats, waarbij de lijnen korter worden en er meer gewerkt wordt in matrix structuren. Hierbij wordt ook gekeken naar de nadere invulling van de ondersteunende functies en het Bureau Waterketen. 4. Voorts is de sector Watersystemen bezig een sectorvisie te ontwikkelen. Hierbij is ook de afdeling IB betrokken aangezien de afdeling IB opdrachten (werken en gegevensbeheer) uitvoert voor de sector SWS en een goede afstemming en samenwerking nodig is. 5. Tevens zal er gekeken worden naar uitgebreidere ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers en de mogelijkheden om de afdeling IB ook meer invulling te laten geven aan de adviesrol. 6. De afdeling werkt met name aan de programma s Schoon water en Voldoende water, voor wat betreft de programma s Veilig en Bedrijfsvoering is sprake van een beperkte mate van november 2013 Nota van Bevindingen

13 ondersteuning in de sfeer van het uitwerken van een dijkenlegger en een beperkte bijdrage aan de kostentoedeling. Deze ontwikkeling heeft in 2011 geleid tot advisering aan BWK en PWB aangaande projecten in de initiatief-/definitie-/voorontwerpfase. Ook in 2012 maakt dergelijke advisering deel uit van het takenpakket van de afdeling IB. 7. De afdeling IB is ook betrokken bij het invoeren van assetmanagement binnen de sector Waterketen. In diverse werkgroepen wordt inbreng vanuit de afdeling IB gegeven. 8. Professionaliseringsslag die bij de afdeling Zuiveringen en Gemalen heeft plaatsgevonden. Door het inrichten van een betere ondersteuning wil deze afdeling in samenwerking met de afdeling IB programma s van eisen en budgetramingen maken, waardoor de afdeling Ingenieursbureau beter en sneller projecten kan uitvoeren. Hieraan zal in het komend jaar een vervolg gegeven worden om de kwaliteit van de begrotingsvoorstellen te kunnen borgen. 9. De medewerkers IB hebben begin 2009 meegewerkt aan het opstellen van hun competentieprofiel. In 2010 is de nieuwe beoordeling- en beloningssystematiek op basis van resultaatafspraken ingevoerd. In 2012 zal deze systematiek uitgebreid worden naar een beoordelingssystematiek ook gebaseerd op competenties; e.e.a. op aangeven van P&O 10. Tijd: De afdeling IB wil een vervolg geven aan de verbeterslag in het nakomen van afspraken daar waar het gaat om planningen. Externe factoren zijn niet tot nauwelijks beïnvloedbaar, echter realistischer plannen (minder optimistisch) en duidelijker de scope (projectplan) vastleggen spelen hierin een belangrijke rol. Daar waar vertragingen optreden als gevolg van wijzigingen in de scope dient dit naar opdrachtgevers toe beter te worden gecommuniceerd/vastgelegd (voortgangsrapportages). Hierbij kunnen scopewijzigingen tot nieuwe afspraken leiden. Dit laatste zal ook tot meer duidelijkheid leiden bij de verschillende opdrachtgevers. 11. Geld: De afdeling IB wil een professionaliseringslag maken bij de aanpak van projecten. Dit begint nog vóór de opzet van een project, door bij de meerjaren investeringen meer ondersteuning te verlenen aan de verschillende afdelingen. Hierbij adviseert de afdeling IB in de budgetramingen in relatie tot doorlooptijden, waardoor een project beter en sneller kan worden uitgevoerd, hetgeen o.a. weer kan leiden tot een kortere doorlooptijd in de projecten en tot een betere verdeling over de verschillende jaren. Ook geeft de afdeling IB meer advies (kennis delen) op het gebied van statusbepaling en een prioriteitstoekenning. Deze adviezen geven behalve een betere ondersteuning naar de andere afdelingen ook meer inzicht in de werkzaamheden die door de afdeling IB opgepakt moeten worden. Dit kan dus een win-win situatie voor meerdere afdelingen betekenen. 12. Bij de start van een project wordt veelal krediet aangevraagd door de afdeling IB, de afdeling IB streeft ernaar om dit bij alle projecten structureel het geval te laten zijn. Hierdoor kan er meer worden gestuurd op de planning november 2013 Nota van Bevindingen

14 Verantwoording Onderzoeksvraag In hoeverre evalueert Zuiderzeeland (achteraf) de uitkomsten van het werk van de afdeling IB? Normen Het waterschap legt jaarlijks verantwoording af ten aanzien van realisatie van doelen en bereikte resultaten op het gebied van (benodigde, beschikbare en ingeschakelde) technische kennis, innovatie en samenwerking. Bevinding verantwoording IB op afdelingsniveau De verantwoording van de afdeling IB betreft aspecten van de bedrijfsvoering, maar geeft (het management) op afdelingsniveau geen beeld van de mate van uitvoering van producten, resultaten, projecten en realisatie van de geplande uren. De verantwoording door de Afdeling IB aan het Management Team (MT = secretaris directeur + sectorhoofden) vindt plaats in de Marap. De Marap rapporteert over het behalen van de doelstellingen, die waren geformuleerd in het afdelingsplan van de afdeling IB. De Marap beperkt zich tot de bedrijfsvoering van de afdeling IB en heeft de volgende opbouw: Middelen Medewerkers (tevredenheid) Cultuur Processen Kwaliteit, Arbo en Milieu Klant (tevredenheid) Budget Resultaten en taken. Tussentijds wordt er binnen het waterschap aanvullend op de voortgangsrapportages gerapporteerd als er projecten uit de hand dreigen te lopen. Het IB stelt dan in overleg met de financieel adviseur een rapportage op voor het MT en vervolgens DenH en AV (als projecten uit de hand dreigen te lopen en hierover apart moet worden gerapporteerd, dan wordt het bestuur hierover geïnformeerd). Verantwoording naar de Algemene Vergadering vindt in ieder geval een keer per jaar plaats op individueel projectniveau middels de voortgangsrapportage investeringen (dit is een bijlage bij de voorjaarsnota). Verder wordt er in de Berap gerapporteerd over de voortgang van investeringen op een hoger abstractieniveau, waarbij er indien nodig ook wordt gerapporteerd over individuele projecten indien er sprake is van aanzienlijke afwijkingen. Een belangrijk instrument voor het algemeen bestuur is het meerjarig Investeringsplan dat als bijlage bij de Voorjaarsnota wordt geleverd. Veel van de projecten uit het Investeringsplan betreffen projecten die door de afdeling IB worden uitgevoerd. Een keer per jaar vindt een update plaats van het investeringsprogramma in de actualisatierapportage investeringen die tegelijk met de voorjaarsnota aan de AV wordt aangeboden. Dit bevat informatie over individuele projecten. In de Bestuursrapportage (BERAP) wordt geen expliciete aandacht besteed aan de afdeling IB (de reden hiervan ligt in het feit dat de Berap een rapportage is over de meerjarenbegroting die per programma is opgebouwd en niet per afdeling). Resultaten van individuele projecten van de afdeling IB worden opgenomen in projectevaluaties. Deze gaan naar de ambtelijk opdrachtgever. Projectevaluaties van grote projecten gaan ter kennisgeving naar DenH november 2013 Nota van Bevindingen

15 Bevinding verantwoording IB op projectniveau De afdeling Ingenieursbureau legt op projectniveau (per project) minimaal 3 keer per jaar (als opdrachtnemer) verantwoording af aan de opdrachtgevende afdelingen. Minimaal 1 keer per jaar wordt op projectniveau verantwoording afgelegd aan DenH en vervolgens AV. Bij de uitvoering van projecten legt in het kader van de controlfunctie de opdrachtnemer (in casu Afdeling Ingenieursbureau) verantwoording af aan de opdrachtgever. De verantwoording geschiedt op de volgende wijze: o Organisatieniveau (vaststelling door AV): voortgangsrapportage investeringen en actualisatierapportage investeringen, Berap jaarrekening. o Afdelingsniveau: Vorap (vaststelling door DenH) o Projectniveau: binnen de ambtelijke organisatie projectvoortgangsrapportages en projectevaluaties, daarnaast kunnen afwijkingen op investeringen onderdeel uitmaken van de Vorap en Berap of in losse bestuursvoorstellen aan de orde komen o Verbinding niveaus: De producten op projectniveau vormen input voor de producten op afdelingsen organisatieniveau. Tabel 2: Verantwoordelijkheden in de P&C cyclus(op projectniveau) Controlproducten Naam document Opstellen Controleren Accorderen Organisatieniveau Afdelingsniveau Projectniveau Voortgangsrapportage investeringen / actualisatie rapportage investeringen Voortgangsrapportage investeringen / actualisatie rapportage investeringen Maand- en kwartaalrapportage Input vanuit o.a. IB, coördinerende rol financiën Input vanuit o.a. IB, coördinerende rol financiën Projectleider/ opdrachtnemer Directie/DenH Directie/DenH Opdrachtgever AV AV/DenH Opdrachtgever november 2013 Nota van Bevindingen

16 Innovatie Onderzoeksvraag Welke toegevoegde waarde wordt op dit moment van de afdeling IB verwacht: In hoeverre werkt de afdeling IB innovatief? In hoeverre worden technische innovaties toegepast? In hoeverre worden andere innovaties (denk aan nieuwe contractvormen) toegepast? Norm Het waterschap legt jaarlijks de verwachtingen met betrekking tot benodigde en beschikbare technische kennis en innovatie vast (ten aanzien van de afdeling IB). Bevindingen Innovatie IB: De afdeling IB voelt zich als opdrachtnemende afdeling een volger op het gebied van innovatie en niet een leider. De afdeling IB vult innovatie in door de uitwerking van kwaliteitszorg en de borging van standaarden en werkmethoden. Het waterschap is aangesloten bij de STOWA voor informatie over technologische innovatie en vernieuwingen. Dit ligt echter vooral bij bureau Waterketen. Bureau Waterketen is ook betrokken bij innovaties als de Energiefabriek, de Grondstoffenfabriek en slibverwerking. Hieronder volgt een passage uit het Meerjaren Afdelingsplan van de Afdeling Ingenieursbureau (blz. 2): De afdeling IB is sinds lange tijd bezig met standaardiseren van diverse projectmatige facetten. Behalve de P&ID s, standaard bestekstekeningen en de algemene en technische voorwaarden zal de afdeling IB meer invulling gaan geven aan het vastleggen van de technische ontwerpaspecten. Voor de komende periode wordt met name ingezet op het vastleggen van de technische ontwerpaspecten van een standaard rioolgemaal, overeenkomstig de ontwerp- en bouwwijze van de afgelopen jaren. Hieronder volgt de passage over Innovatie uit het Meerjaren Afdelingsplan van de Afdeling Ingenieursbureau (blz. 16): Vanuit het vast te stellen MVO (=Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) programma voor het waterschap zal de afdeling Ingenieursbureau mede invulling geven aan de hieruit voortkomende innovatieve actieplannen op o.a. het gebied van energiebesparing, CO2-reductie en duurzaam inkopen (VROM-programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden). Binnen de uitvoering van renovatie en/of nieuwbouw projecten zullen duurzaamheidaspecten meegewogen worden t.a.v. 3 P s gedachte. Medewerkers van de afdeling hebben meegedacht over het opstellen van duurzaamheidcriteria voor polder/rioolgemalen en AWZI s. Door het Platform Waterschapswerken wordt capaciteit geleverd om mee te werken aan het opstellen van duurzaamheidcriteria voor andere productgroepen. Relevante innovaties voor de afdeling IB van het waterschap Zuiderzeeland betreffen vooral technische innovatie (bijvoorbeeld: slimmere software, zuiniger motoren). Deze innovaties komen vooral van de markt/industrie. Binnen de afdeling IB blijft men hiervan op de hoogte door vakliteratuur bij te houden, vakbeurzen te bezoeken, in gesprek te zijn met leveranciers en collega s van andere waterschappen. Er vindt frequente uitwisseling van informatie met collega s van andere waterschappen en de markt plaats november 2013 Nota van Bevindingen

17 De afdeling IB levert een bijdrage aan de doelen van het waterschap ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen door bij de uitvoering van renovatie en/of nieuwbouw projecten duurzaamheidsaspecten mee te wegen (energiebesparing, CO2-reductie en duurzaam inkopen). De afdeling IB is ook betrokken bij het invoeren van assetmanagement binnen de sector Waterketen. In diverse werkgroepen wordt inbreng vanuit de afdeling IB gegeven. Samenwerking Onderzoekvragen Welke mogelijkheden voor samenwerking zijn er voor de afdeling IB met de IBs van andere overheden, zoals waterschappen, provincie en gemeenten? Werkt de afdeling IB nu al samen met de IBs van andere overheden? Waarom wordt er wel/niet samengewerkt? Met welke frequentie? Op welke onderwerpen? In welke structuur (formeel / informeel)? Welke mogelijkheden voor (verdergaande) samenwerking zijn er? Welke voor- en nadelen heeft samenwerking op het gebied van aspecten als kosten, risico s, innovatie, flexibiliteit, kwaliteit, zeggenschap, ontwikkelingen in de markt (= kwalitatieve inschatting)? Wat betekenen de verschillende vormen van samenwerking voor de benodigde technische expertise binnen Zuiderzeeland (zoals van de afdeling IB) (kwalitatieve inschatting)? Welke expertise dient minimaal behouden te worden binnen de afdeling IB, welke expertise dient er bij te komen en welke expertise is niet meer nodig? Welke expertise dient bij een eventuele verzelfstandiging van de afdeling IB achter te blijven in het Waterschap Zuiderzeeland? Norm Het waterschap legt ten aanzien van de samenwerking (van de afdeling IB) van het waterschap met (IBs van andere) regionale overheden de volgende aspecten vast: Redenen waarom samenwerking gewenst is Doelen van de samenwerking, nu en in de toekomst. Onderwerpen waarop samenwerking gewenst is, nu en in de toekomst. Gewenste samenwerkingspartners, nu en in de toekomst. Gewenste samenwerkingsstructuur, nu en in de toekomst) Sturingsmogelijkheden in geval van samenwerking Bevinding: Samenwerking IB Algemeen In de periode zijn door de afdeling IB enkele externe contacten onderhouden en zijn pogingen ondernomen tot samenwerking. Bij de start worden mogelijke voordelen van de samenwerking benoemd. Achteraf worden de resultaten niet duidelijk geëvalueerd, waarna de samenwerking (min of meer stilzwijgend) wordt beëindigd november 2013 Nota van Bevindingen

18 De afdeling IB onderhoudt de volgende externe contacten: A. Situatie 2009 (volgens Afdelingsplan 2009): Soort overleg Deelnemers Frequentie Platform Waterschapswerken Hoofden van Bouwzaken van alle Waterschappen 2 x per jaar Noorderlicht Hoofden van bouwzaken van de 8 noordelijke waterschappen 3 4 x per jaar Bouwhoofden Rijn-Midden Hoofden van de afdelingen Bouwzaken van Veluwe, Vallei & Eem en Zuiderzeeland 3 4 x per jaar Div. projecten O.a. hoofd afdeling IB divers B. Situatie 2012 / 2013 (volgens afdelingsplannen Ingenieursbureau 2012 en 2013): Soort overleg Deelnemers Frequentie Platform Waterschapswerken Hoofden van Bouwzaken van alle Waterschappen 2 x per jaar Div. projecten O.a. hoofd afdeling IB divers De tijdsbesteding (volgens tijdsregistratie TIM) aan Samenwerking Extern was in de periode als volgt: uur uur uur uur Samenwerking wil men (binnen Zuiderzeeland) bewust niet te veel organiseren en formaliseren, omdat de energie er dan uitgaat. ZZL heeft naar eigen zeggen - goede ingangen in onderwijs (WO, HBO en MBO) en wisselt veel uit met collega-waterschappen. Daarnaast zorgt men er voor dat men regelmatig wisselt van externe inhuur, waardoor steeds nieuwe kennis en kunde in de organisatie wordt gebracht. De ervaring leert dat de samenwerking met andere waterschappen ingewikkelder is dan met derden (bijvoorbeeld onderwijs en bedrijfsleven). Dit type samenwerking is minder slagvaardig door de benodigde bestuurlijke afstemming. Bevinding Samenwerking IB in Platform waterschapswerken: Het meest succesvol is de samenwerking van de afdeling IB in het landelijk platform Waterschapswerken. De langst lopende (en meest succesvolle) vorm van externe samenwerking is het Platform waterschapswerken. De IBs (en afdelingen met soortgelijke taken) van de waterschappen wisselen hier informatie uit. Het Platform Waterschapswerken richt zich op de vraag hoe ze een sterke speler kan worden, die tegenwicht kan bieden aan adviesbureaus en de aannemerij. Uit Afdelingsplan Afdeling Ingenieursbureau 2009: november 2013 Nota van Bevindingen

19 Het samenwerkingsverband Platform Waterschapswerken is een landelijk overleg van alle hoofden van bouwafdelingen van de waterschappen. Het samenwerkingsverband wil (op termijn) een krachtige speler zijn op het gebied van het bouwen van waterschapswerken in Nederland, waarbij gezamenlijk optrekken leidt tot meerwaarde voor de individuele schappen. Binnen het Platform zijn een aantal werkgroepen geformeerd en een regiegroep. Door de regiegroep wordt sturing gegeven aan de doelstelling van het Platform Waterschapswerken. De regiegroep bereidt het werk van de werkgroepen en het landelijke overleg voor en zoekt samenwerking met externe partijen, zoals de Unie van Waterschappen, de Vereniging van Zuiveringbeheerders en de ONRI. Onderwerpen die in de werkgroepen uitgewerkt worden zijn: Toepassing van (Europese) regelgeving op gebied van aanbesteding; (Bouw)projectmanagement en afdelingscontrol; KAM-zorg ten aanzien van projecten; Ervaringen met aannemers; Organiseren van kennismanagement. Deze samenwerking begint resultaten op te leveren. Door de Unie worden instanties doorverwezen naar het Platform Waterschapswerken. De contactpersoon bij Pianoo (bureau t.b.v. overheidsaanbestedingen) neemt deel aan de werkgroep Aanbesteden. Er is aansluiting gevonden bij de website van het Waterschapshuis. Door betere bekendheid kan mede gestuurd worden aan de voorkant op onderwerpen, die voor de bedrijfsvoering van de bouwafdelingen van belang zijn. Uitkomsten van de externe contacten in het platform Waterschapswerken zijn volgens de afdeling IB : harmonisatie van de uitbestedingswerken. Bevinding Samenwerking IB in Noorderlicht: De samenwerking Noorderlicht is beëindigd. Noorderlicht is het samenwerkingsverband op technisch vlak van de afdeling IB met de noordelijke waterschappen Rijn en IJssel, Regge en Dinkel, Velt en Vegt, Hunze en Aa s alsmede Noorderzijlvest. Uit Afdelingsplan Ingenieursbureau 2009: In het Noorderlicht, een samenwerkingsvorm van een achttal Noordelijke waterschappen, wordt getracht om gezamenlijk invulling te geven aan concrete onderwerpen. In 2007 is het traject CEmarkering onderling afgestemd en is de hiervoor gemaakte website gevuld met standaard documenten. Daarnaast is meegedaan aan de jaarlijkse bedrijfsvergelijking bouwafdelingen. Vanaf 2008 kunnen de gegevens t.b.v. de bedrijfsvergelijking 2007 via een webomgeving worden ingevuld en kan ieder waterschap zelf de output van de vergelijking bepalen. In 2009 zal hier verder invulling aan gegeven worden. Situatie 2012/2013: samenwerking beëindigd. Bevinding Samenwerking IB in Rijn Midden: De samenwerking Rijn Midden is beëindigd. In het verleden is geprobeerd samen te werken (onder de naam Rijn Midden) met de waterschappen Veluwe en Vallei en Eem. Ten aanzien van de afdeling IB is in het verband van Rijn Midden geprobeerd om bij elkaar pieken en dalen in bezetting op te vangen. Uit Afdelingsplan 2009: november 2013 Nota van Bevindingen

20 In het overleg tussen de hoofden van de bouwafdelingen van Vallei & Eem, Veluwe en Zuiderzeeland wordt gestreefd naar een bepaalde vorm van samenwerking. Het doel is van elkaars kennis en kunde gebruik te maken, waardoor efficiënter gewerkt kan worden. In 2008 is invulling gegeven aan de intentieverklaring middels de uitwerking van een aantal concrete projecten. In het voorjaar van 2008 hebben de project gerelateerde medewerkers van de bouwafdelingen met elkaar kennis gemaakt. In 2009 zal de intentie verklaring (in bijgestelde vorm) verder inhoud gegeven worden, waarbij de nadruk ligt op kennis uitwisseling en mogelijk gebruik maken van elkaars capaciteit. De bestuurlijke besluitvorming over het samenwerkingstraject binnen Rijn-Midden heeft wel geresulteerd in een lager ambitie niveau binnen dit samenwerkingsverband. Situatie 2012/2013: samenwerking beëindigd, omdat de pieken en dalen bij iedere partij ongeveer bleken samen te vallen en omdat het bestuur van Zuiderzeeland aangegeven heeft niet mee te willen gaan in een samenwerkingstraject, als fusie daarbij vooraf als doel omarmd zou moeten worden (de wens van de toenmalige partners). Bevinding samenwerking IB met gemeenten: Met gemeenten werkt de afdeling Ingenieursbureau functioneel samen. Met gemeenten wordt samengewerkt: het stedelijk waterbeheer is van alle gemeenten overgenomen. Voor de gemeente Zeewolde wordt nu bijvoorbeeld een rioolgemaal gebouwd wat te zijner tijd overgenomen gaat worden door ZZL. Dit is eerder gedaan voor de gemeenten Lelystad en Almere. Naast de genoemde gemeenten is ook geadviseerd voor de gemeente Urk. Met de gemeente Noordoostpolder wordt daarnaast samengewerkt op het vlak van vervangen van duikers. Bevinding samenwerking IB met provincies: Met provincies werkt de afdeling Ingenieursbureau nauwelijks samen. Met de provincie is weinig samenwerking, omdat er weinig interferentie is (voornamelijk op het gebied van provinciaal wegbeheer). Bevinding Samenwerkingsstrategie Zuiderzeeland In 2012 heeft Zuiderzeeland een samenwerkingsstrategie opgesteld (en is deze vastgesteld door AV). In het rapport Samenwerkingsstrategie (2012) wordt de kracht van Zuiderzeeland als volgt aangeduid (blz. 16): De organisatie is hoewel nog beperkt zichtbaar als samenwerkingspartner een herkenbare speler in regionale en lokale netwerken. Tevens wordt opgemerkt (blz. 17): In een omgeving waarin nieuwe technologieën worden geïntroduceerd en nieuwe samenwerkingsmodellen worden ontwikkeld, speelt het vermogen tot innovatie een belangrijke rol. De wens om te innoveren wordt in de organisatie gekoesterd, maar het vermogen om dat structureel inhoud te geven is nog niet verankerd in de organisatie. Het is ook de vraag of er bestuurlijk draagvlak is voor innovatie als dat gepaard gaat met het nemen van bijbehorende (financiële) risico s. Zuiderzeeland heeft ervaring opgedaan met grote complexe projecten. Deze ervaring liet zien dat er op het gebied van projectmanagement, omgevingsmanagement en samenwerking met derde partijen nog belangrijke professionaliseringsopgaven liggen. Het rapport Samenwerkingsstrategie is in mei 2012 door de AV vastgesteld en dient als uitgangspunt voor het (verdere) samenwerkingsbeleid van Zuiderzeeland. Bevinding Rijn Oost in 2013: In het samenwerkingsverband Rijn Oost staat een samenwerking van de ingenieursbureaus wel op de long list, maar is vooralsnog prioriteit gegeven aan 4 andere onderwerpen: ICT, Inkoop, Personele Zaken en Zuiveren november 2013 Nota van Bevindingen

21 Een actuele ontwikkeling (2012/2013) is de samenwerking Rijn Oost, het samenwerkingsverband waarin het waterschap Zuiderzeeland streeft naar shared services met de waterschappen Velt en Vecht, Reest en Wieden, Groot Salland, Regge en Dinkel en Rijn en IJssel. Voor Rijn Oost zijn samenwerkingsmogelijkheden verzameld op een long list. Samenwerking van de ingenieursbureaus maakte onderdeel uit van de long list. Op basis van de long list is een shortlist opgesteld, met de meest kansrijk geachte samenwerkingsmogelijkheden. Er worden voor 4 genoemde terreinen (shortlist = ICT, Inkoop, Personele Zaken en Zuiveren) business cases uitgewerkt, waarna wordt besloten over wel/geen implementatie. Tevens wordt een gemeenschappelijke regeling voorbereid. Slot: De RKC heeft in het onderzoek een onderzoekvraag opgenomen over verzelfstandiging van de Afdeling Ingenieursbureau. In de voorjaarsnota 2012 was namelijk de gedachte opgenomen om de Afdeling Ingenieursbureau te verzelfstandigen, in de vorm van een BV (besloten vennootschap). De RKC heeft geen bevestiging gevonden van een serieus voornemen bij de ambtelijke organisatie om te onderzoeken of IB-taken verzelfstandigd zouden kunnen worden DOELMATIGHEID Budget, formatie en inzet personeel Onderzoekvragen Normen Welke middelen heeft de afdeling IB tot haar beschikking (gehad) (fte s, ) in de afgelopen jaren? Hoe bepaalt Zuiderzeeland (vooraf) de inzet van interne en externe kennis en capaciteit bij de afdeling IB? In hoeverre is de omvang, capaciteit, kennis en kunde van de afdeling IB gerelateerd aan de werklast van Zuiderzeeland. Het waterschap legt jaarlijks op een transparante en inzichtelijke manier vast aan, welke capaciteit en kwaliteit het verwacht van de afdeling IB. Het waterschap legt jaarlijks verantwoording af ten aanzien van Tijd (planning versus realisatie), Geld (budget versus realisatie), toerekening van kosten en Kostprijs (in relatie met andere overheden en marktpartijen). Bevindingen Budget en Formatie IB: Meerjarenplannen van de afdeling IB zijn - voor wat betreft budget en formatie jaarlijks vrijwel identiek en niet gekoppeld aan de omvang van de werklast conform de urenplanning. Het meerjarig personeelsbudget en formatie zijn niet gekoppeld aan de gerealiseerde urenbesteding/bezetting, waardoor vacatureruimte en budgettaire ruimte is ontstaan november 2013 Nota van Bevindingen

22 Het budget van de afdeling IB is in tabel 3 opgenomen (uit meerjarenbegroting IB ): Tabel 3: Meerjarenbegroting en realisatie IB Begroot Salariskosten Realisatie Begroot Adviesen onderzoekskosten Realisatie De afdeling IB had in de periode een formatie van 16,5 fte, met een feitelijke bezetting van 15,5 fte. Tot en met 2009 liepen de jaarlijkse kosten op als gevolg van de salarisontwikkelingen. In 2009, 2011 en 2012 zijn er medewerkers (senior projectleiders) van de afdeling IB vertrokken. De vacatures zijn niet opgevuld, waardoor de salariskosten zijn teruggelopen. De formatie 2012 van de afdeling is verlaagd naar 16,0 fte., (met bezetting/beschikbare capaciteit 14,67 fte). In 2012 bedroeg de vacatureruimte 1,33 fte. Hierdoor zit in het budget ook ruimte (ter grootte van 1,33 fte). Bevinding Definitie productieve uren IB: Zuiderzeeland hanteert intern verschillende definities van het aantal productieve uren, bij enerzijds planning van werkzaamheden van de afdeling IB en anderzijds de berekening van het uurtarief. De RKC volgt in dit rapport de definitie, die Zuiderzeeland hanteert bij de berekening van het uurtarief. Zuiderzeeland hanteert definities van het aantal productieve uren, enerzijds bij (A) de jaarlijkse planning van de inzet van de medewerkers van de afdeling IB en anderzijds bij (B) de berekening van het uurtarief (zie paragraaf van dit rapport). ad A. Productieve bij jaarlijkse planning van inzet personeel Bij de planning van de jaarlijkse werkzaamheden (= inzet) maakt de afdeling Ingenieursbureau een inschatting van het aantal beschikbare productieve uren en van het aantal benodigde productieve uren op jaarbasis. Bij de planning van de inzet van het personeel rekent de afdeling IB tot de productieve uren de uren, die worden besteed aan: Directe productieve activiteiten, namelijk: o o Investeringsprojecten Tekenwerk en advisering (exploitatie) Indirecte uren voor management, werkoverleg, opleiding en lidmaatschap OR november 2013 Nota van Bevindingen

23 ad B. Productieve uren bij berekening uurtarief Bij de berekening van het uurtarief (zie paragraaf 3.2.3) rekent Zuiderzeeland alleen de direct productieve uren, besteed aan investeringsprojecten en exploitatie, tot de productieve uren. Deze benadering is conform de landelijk BBP-systematiek, voorgeschreven in het Besluit Beleidsvoorbereiding en. Verantwoording Waterschappen (BBVW). In dit rapport hanteert de RKC de definitie, die Zuiderzeeland hanteert bij de berekening van het uurtarief. De RKC beschouwt de uren, die worden besteed aan management, opleiding en dergelijke als indirecte uren en dus niet als een vorm van productieve uren. In paragraaf gaat de RKC nader in op de productiviteit van de afdeling IB, waarbij in tabel 13 het onderscheid zichtbaar wordt gemaakt tussen indirecte uren en improductieve uren (bv. verlof, ziekte, feestdagen). In Bijlage 3 geeft de RKC een samenvattend overzicht van de urenbesteding van de afdeling IB in de periode Benutting capaciteit van de afdeling IB: De capaciteit van de afdeling IB wordt gemiddeld volledig ingepland en benut. Hiervoor is al weergegeven dat de capaciteit van de afdeling IB bestaat uit 14,67 fte. De RKC heeft gelet op het aantal: Beschikbare uren Benodigde uren Gerealiseerde uren Zoals hierboven aangegeven, maakt de afdeling IB jaarlijks vooraf (= planningsfase) een inschatting van het aantal beschikbare productieve uren en van het aantal benodigde productieve uren op jaarbasis. In 2012 lag het totale aantal benodigde uren boven het totale aantal beschikbare uren. Het verschil was uur. Dit geeft aan, dat de beschikbare capaciteit van de afdeling IB vooraf (in de planningsfase) volledig wordt toegedeeld (met geringe verschillen op het niveau van de individuele medewerkers). De realisatie van de gehele afdeling IB in 2011 en 2012 lag boven het totaal aantal beschikbare uren. Bezien per medewerker deden zich kleine verschillen voor. De RKC stelt derhalve vast dat de capaciteit van de afdeling IB gemiddeld volledig wordt benut. Hieronder gaat de RKC nader in op de realisatie in de periode op Investeringsprojecten en Exploitatie (Tekenwerk en advisering), conform de hiervoor toegelichte definitie van de productieve uren. Bevindingen Inzet Personeel IB: De inzet van het personeel van de afdeling IB op investeringsprojecten daalt, zowel in absolute zin (aantal uren besteed aan investeringsprojecten) als in relatieve zin (aandeel van uren besteed aan investeringsprojecten daalt in periode van 60% naar 48%). Het aandeel van de exploitatie-uren steeg in de periode van 40% naar 52%. Tijdens het onderzoek hebben we de uren, die de medewerkers van de afdeling IB in de periode in TIM hebben verantwoord, gegroepeerd naar (1) Investeringsprojecten en (2) Exploitatie, waartoe tekenwerk en advieswerk behoren (zie tabel 4) november 2013 Nota van Bevindingen

24 Tabel 4: Productieve uren IB Productieve uren IB Uren op investeringsprojecten % % % % Uren op exploitatie (advies en tekenwerk) % % % % Totaal productieve uren IB % % % % (tabel opgesteld t.b.v. onderzoek van RKC op basis van systeem van tijdsregistratie van Zuiderzeeland = TIM) In de laatste jaren is meer ingezet op het adviseren van de opdrachtgever ten aanzien van het formuleren van opdrachten en het op juiste wijze wegzetten van investeringen. Bijvoorbeeld onderzoek naar de rioolgemalen die op korte termijn in de begroting staan. Dit soort advieswerk is wel ten behoeve van de investeringen gedaan, maar komt op advies/exploitatie terecht. Het gaat hier om voorbereiding om te komen tot goede investeringsplanningen en ramingen, voorafgaand aan het definitief besluit en kredietverlening door het bestuur voor de feitelijke realisatie van de investering. De voorbereidingsfase is intensiever geworden i.v.m. scherpere aandacht voor de planning en ramingen van nieuwe projecten; Dit leidt tot meer uren in de exploitatie. Naar verwachting zal het aantal uren uitvoering in 2013 overigens weer toenemen aangezien dan de aanpassing en renovatie van AWZI Dronten in uitvoering is. Bevinding Inzet Personeel IB bij investeringsprojecten: Binnen de Investeringsprojecten verschuift in de periode de inzet van personeel van uitvoering (daling van 69% naar 35%) naar voorbereiding (stijging van 29% naar 58%), waarbij enkele grote projecten grote invloed hebben op de besteding van de uren. Bij de uitvoering van investeringsprojecten wordt in de administratie van Zuiderzeeland een onderscheid gemaakt tussen drie fasen: (1) Voorbereiding, (2) Uitvoering en (3) Nazorg. Onder nazorg wordt een aantal activiteiten verstaan: Administratieve afhandeling van het project: het gaat dan onder andere om archivering van de tekeningen, overdracht van specificaties naar de beheerder, ed. Afhandeling van klachten: als er gedurende de garantieperiode een klacht ontstaat (er gaat bv een pomp kapot), handelt de afdeling IB de contacten met de aannemer af. De afdeling IB zorgt ervoor dat de klacht wordt aangepakt en dat er een tussentijdse voorziening wordt getroffen indien nodig. Een ander voorbeeld is dat er wachttijden zijn, bijvoorbeeld wachten met het asfalteren van een weg tot deze voldoende ingeklonken is. Ook een dergelijke afhandeling valt onder nazorg. Hieronder wordt de onderverdeling gegeven voor de investeringsprojecten van het Ingenieursbureaus als geheel (zie tabel 5) en voor een casus: rioolgemalen (zie tabel 6) november 2013 Nota van Bevindingen