RSZ-ONSS De elektronische Aangifte van Sociale Risico's. Een introductie voor werkgevers

Transcriptie

1 De elektronische Aangifte van Sociale Risico's Een introductie voor werkgevers 1

2 Doel studiedag Inzicht in de volgende stap bij egovernment binnen de Sociale Zekerheid Elektronische aangifte van sociale risico's Plaats in de globale evolutie Plaatsen in een geheel van diensten die elektronisch worden aangeboden Hoe instappen? Illustreren van de elektronische aangiften a.h.v. praktijkvoorbeelden 2

3 Programma 09:15 Algemene inleiding 09:30 Een waaier van uitkeringen 09:35 De aangifte 10:00 Hoe een ASR doen? 10:45 Pauze 11:00 Wat heeft u nodig? 11:45 Geïntegreerde demonstratie 12:00 Lunch 12:45 Toelichting door de sectoren 12:45 Werkloosheid 13:45 Uitkeringen 14:45 Pauze 15:00 Arbeidsongevallen 15:45 Beroepsziekten 16:00 Vragen Mr. Snyders Mr. Snyders Mr. Depouillon Mr. Depouillon Mr. Leenen Mr. Leenen Mevr. Van Damme Mr. Verwilghen Mr. Pots 3

4 I. Algemene inleiding egovernment in de Sociale Zekerheid Mr. Snyders 4

5 Federaal Planbureau: administratieve lasten in België SOCIAAL % 64% 73% 59% FISCUS % 23% 17% 30% MILIEU % 13% 10% 11% 5

6 Federaal Planbureau: administratieve lasten in Belgie Milieu Fiscus Sociaal

7 egovernment in de Sociale Zekerheid: doelstellingen Eerste doel: een dienstverlening aan sociaal verzekerden en ondernemingen Effectief, efficiënt en gebruikersgericht Met minder administratieve lasten Via de herziening van alle processen en relaties (Electronic Business Process Redesign) Binnen elke instelling Tussen de instellingen onderling Tussen de instellingen enerzijds en de sociaal verzekerden en ondernemingen anderzijds Met maximaal gebruik van moderne technologieën 7

8 Methode en Middelen Standaardisering van begrippen en procedures voor alle sectoren uniek gegevensmodel Eenmalige opvraging van gegevens bij de werkgever (de instellingen van Sociale Zekerheid moeten de reeds ingezamelde gegevens hergebruiken) Eenvormige instructies Mogelijkheid om elektronische aangiften te doen Interactief verkeer - consultatie 8

9 Interactieve gegevensoverdracht Aangifte RSZ Verwerking Werkgever Instellingen Sociale Zekerheid Verbetering Feedback Werkgever 9

10 Sociaal uitgangspunt Neutraliteit: Voor sociaal verzekerden: geen verlies van uitkeringen en rechten Voor werkgevers: geen verhoging van de loonkosten Voor de instellingen van Sociale Zekerheid: geen verlies van informatie in vergelijking met de vroegere situatie 10

11 Wettelijk kader Ministerraad 28 mei 1996: oprichting van de werkgroep Modernisering van het Beheer van de Sociale Zekerheid Ministerraad juli 1996: krachtlijnen m.b.t. de vereenvoudiging van de administratieve verplichtingen van de werkgevers en de werknemers Kaderwet van 26 juli 1996 tot modernisering van de Sociale Zekerheid. 11

12 Vijf grote projecten 12

13 Wat is een ASR? Een sociaal risico doet zich voor wanneer een werknemer zich door één of andere omstandigheid niet kan beroepen op zijn loon. bvb. bij ziekte, arbeidsongeval, beroepsziekte, werkloosheid of moederschap Uitkeringen voor een arbeidsongeval; Uitkeringen voor een beroepsziekte; Werkloosheids- en activeringsuitkeringen; Uitkeringen sector RIZIV 13

14 Administratieve proces Vroeger (flow( flow) 14

15 Administratieve vereenvoudiging 15

16 Wat verandert er? Nieuw systeem: Elektronisch Formulieren: afgeschaft, anders vereenvoudigd Hergebruik van reeds gekende gegevens (Dimona( Dimona, DmfA ) Standaardisatie voor alle sectoren Geüniformiseerd begrippenkader uniek gegevensmodel Eenvormige instructies Modulair Aangepast aan behoeften gebruiker 16

17 De voordelen Papieren formulieren Complex Trager Huidige werklast Elektronisch Eenvoudig Sneller + directe verwerking Werklast Formulieren volledig invullen Geen hulp, noch keuzemenu's Geen ogenblikkelijke controles bij fouten: correcties op een later tijdstip Vooringevulde velden (met reeds gecontroleerde gegevens!) On-line helpfunctie en keuzemenu's Ogenblikkelijke controles nieuwe gegevens foutenkans 17

18 De voordelen Papieren formulieren Geen ontvangstbewijs en elektronische kopij Volledig papieren administratie Elektronisch Meteen ontvangstbewijs + elektronische kopij van de aangifte Gecentraliseerd beheer sociale administratie (via e-box) 18

19 De voordelen Bijkomende voordelen: Verschillende elektronische aangiftekanalen (OPM:: papieren systeem blijft voorlopig behouden) Centraal aangiftepunt 24/24u, 7/7d Meerdere aangiften tegelijk (met bestandsoverdracht) Snellere afhandeling van dossiers werknemer ontvangt sneller uitkeringen 19

20 De gevolgen: vereenvoudigde formulieren Sector Aantal Formulieren Gebruik per jaar Arbeidsongevallen Beroepsziekten Ziekte- en invaliditeitsverzekering Kinderbijslag werknemers Werkloosheid Totaal

21 Sector Arbeidsongevallen De gevolgen: afgeschafte formulieren Aantal Formulieren 1 Gebruik per jaar Beroepsziekten Ziekte- en invaliditeitsverzekering Jaarlijkse Vakantie Kinderbijslag werknemers Werkloosheid Pensioenen Totaal

22 II.. Een waaier van uitkeringen Mr. Snyders 22

23 23

24 Vragen? 24

25 III.. De aangifte Mr. Depouillon 25

26 Concept van de aangifte Eén aangifte = één scenario Aangever = de werkgever of zijn mandataris: Erkend sociaal secretariaat (ESS( ESS) Andere dienstverlener (full( service center, boekhouder ) 26

27 Concept van de aangifte 3 momenten: Aanvang Herhaling of verderzetting ( bv.. maandelijks) Einde Structuur: uniek gegevensmodel Identificatiegegevens Eventueel DmfA-gegevens die nog niet beschikbaar zijn in de nieuwe Latg (= mini-kwartaalaangifte kwartaalaangifte) Sectorspecifieke gegevens 27

28 laatste trimester : datum dat het sociaal risico zich voordoet Concept van de aangifte Sociaal Risico + 1 maand, + 2 maand,... Einde risico DMFA= trimestriële aangifte aan RSZ eerste trimester 2005 Deel 1 Identificatiegegevens blok natuurlijk persoon sommige gegevens van: blok werkgever werknemerslijn tewerkstellingslijn Deel 1 Identificatiegegevens blok natuurlijk persoon sommige gegevens van: blok werkgever werknemerslijn tewerkstellingslijn Deel 1 Identificatiegegevens blok natuurlijk persoon sommige gegevens van: blok werkgever werknemerslijn tewerkstellingslijn Deel 2 Eventueel mini = bezoldigingen en prestaties = mini trimestriële aangifte voor de periode die nog niet werd aangegeven en die de periode dekt tussen de vorige trimestriële aangifte en het Sociaal Risico Deel 3 Specifieke gegevens - werkrooster - aard van de dag - Deel 3 Specifieke gegevens Scenario aanvang Deel 3 Gegevens eigen aan de sector Scenario herhaling Scenario einde risico 28

29 Concept van de aangifte: mini-dmfa Voor enkele scenario's loon- en arbeidstijdgegevens vereist Instellingen van sociale zekerheid: Hergebruiken van kwartaalgegevens indien beschikbaar Opvragen gegevens indien niet beschikbaar mini-dmfa 29

30 Concept van de aangifte: mini-dmfa Wat indien de "echte" DmfA nadien de gegevens van de mini-dmfa wijzigt of verbetert? De sectoren worden via de mutaties op de hoogte gebracht van wijzigingen. Eventueel zal de sector de rechten in functie hiervan opnieuw herberekenen. 30

31 Types aangiften Originele aangiften Annulerende en vervangende aangiften (uitgezonderd arbeidsongevallen) Annulerende aangiften (werkloosheid) vanaf 2 e kwartaal 2006 ook beschikbaar voor de sector uitkeringen. Herneming (beroepsziekten) 31

32 Vragen? 32

33 IV.. Hoe een ASR doen? Mr. Depouillon 33

34 Papieren formulieren Zoals voorheen Aangepaste versies Verkrijgbaar via: Portaalsite Betrokken instelling Werknemer 34

35 Webtoepassing Op de portaalsite van de Sociale Zekerheid Aangewezen indien u een beperkt aantal werknemers heeft Hergebruik gegevens uit Dimona- en DmfA-aangiften reeds gecontroleerde, dus correcte gegevens Ogenblikkelijke basiscontrole van nieuwe gegevens Ontvangstbewijs na verzenden Afdrukbare versie in PDF-formaat 35

36 Webtoepassing Onderbreken en later vervolledigen mogelijk Helpfunctie Beveiligde toegang: lokale beheerder bepaalt wie aangiften kan verrichten. Demo-versie versie: ASR werkloosheid en uitkeringen; wordt uitgebreid Vrij toegankelijk 36

37 Webtoepassing: stappenplan Toegangsaanvraag (formulier op portaalsite van de Sociale Zekerheid): Aanduiden van een lokale beheerder en/of een dienstverlener Aanmelding op de portaalsite Online invullen en verzenden van ASR in de beveiligde webtoepassing ASR (+ gebruik van de e-box) 37

38 Webtoepassing op > De onderneming > Werkgevers RSZ (of Werkgevers RSZPPO) > Aangifte Sociale Risico s 38

39 Webtoepassing 39

40 Webtoepassing 40

41 Webtoepassing 41

42 Webtoepassing OF 42

43 Webtoepassing 43

44 Webtoepassing 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 Bestandsoverdracht Aangifte via transfer van gestructureerde berichten Vereist programmatie Integratie met bedrijfssoftware / databanken Automatisatie 49

50 Bestandsoverdracht Elektronische overdracht naar een bepaald adres, toegekend aan de aangever Verzending via: FTP, Isabel of MQ-link Beveiligd met gebruikersnaam / wachtwoord Gebruik van digitale handtekening voor elk bestand Meerdere aangiften per bestand mogelijk 50

51 Bestandsoverdracht Off line vormcontroles Taal: : XML (Extended markup language) Beschrijving van de gegevens: zie glossaria Structuur: zie XML-schema's Beginnen met bestandsoverdracht: stappenplan 51

52 Bestandsoverdracht Informatiebronnen: Basisinformatie: Bijkomende informatie: 52

53 Keuze van het aangiftekanaal Mogelijk om voor elk(e) aangifte / scenario een ander aangiftekanaal te gebruiken! Bvb. Uitkeringen scenario 1 (arbeidsongeschiktheid) bestandsoverdracht Uitkeringen scenario 3 (borstvoedingspauzes) webtoepassing Arbeidsongevallen scenario 1 (aangifte arbeidsongeval) webtoepassing 53

54 Keuze van het aangiftekanaal Webtoepassing Ondernemingen met weinig werknemers / Lage gebruiksfrequentie scenario Lage(re) mate van informatisering / integratie aangiften in bedrijfssoftware Weinig investering vereist: minieme opleiding Directe R.O.I. Bestandsoverdracht Ondernemingen met veel werknemers / Hoge gebruiksfrequentie scenario Hoge(re) mate van informatisering / integratie aangiften in bedrijfssoftware Investering vereist: programmatie / aankoop pakket; opleiding R.O.I. op termijn 54

55 Vragen? 55

56 V. Wat heeft u nodig? Mr. Leenen 56

57 Wat heeft u nodig? 1. Internettoegang 2. Toegang tot de beveiligde zone: gebruikersnaam en wachtwoord Automatisch: elektronische brievenbus voor de Sociale Zekerheid (e-box) 3. Werkafspraken met eventuele dienstverlener of Erkend Sociaal Secretariaat: wie doet wat? 57

58 Beveiligde toegang Niet iedereen moet een aangifte kunnen verrichten Aangiften bevatten gevoelige informatie Gebruikersnaam en wachtwoord vereist 58

59 Beveiligde toegang Enkel toegang voor Werkgevers Hun dienstverleners (ESS, FSC,, boekhouders...) 59

60 Beveiligde toegang Keuze: Zelf toegang aanvragen Lokale beheerder (LB)) aanstellen Dienstverlener (DV( DV) ) inschakelen ESS: : automatisch toegang Andere DV: : aanstellen Dienstverlener inschakelen én zelf toegang aanvragen LB aanstellen DV aanstellen 60

61 Beveiligde toegang Lokale beheerder = contactpersoon voor instellingen van SZ Toegang tot ALLE beveiligde toepassingen (ASR, DmfA, e-box...) Kan anderen toegang geven tot specifieke toepassingen Beheert wachtwoorden Vereiste: onder direct gezag 61

62 Beveiligde toegang Dienstverlener (ESS( ESS, FSC,, boekhouders...) Natuurlijk of een rechtspersoon Toegang tot ALLE beveiligde toepassingen (ASR, DmfA, Gotot...) Aangiften verrichten & gegevens consulteren voor ondernemingen waarmee overeenkomst 62

63 Beveiligde toegang LB en/of DV aanstellen: > De onderneming sociale-zekerheid.be > Werkgevers RSZ (of Werkgevers RSZPPO ) > Beveiligde toegang 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75

76 76

77 77

78 78

79 Beveiligde toegang Antwoord binnen 10 werkdagen 79

80 80

81 81

82 82

83 83

84 84

85 85

86 86

87 87

88 De e-box Elektronische brievenbus voor de Sociale Zekerheid Digitale informatie- uitwisseling met de Sociale Zekerheid Voor elke onderneming Gratis 88

89 De e-box Bevat: Documenten sociale administratie onderneming 89

90 De e-box Bevat: Documenten sociale administratie onderneming Taken 90

91 De e-box Bevat: Documenten sociale administratie onderneming Taken 91

92 De e-box Voordelen: Veilig Snellere verwerking Overzicht en beheer Integratie documenten in eigen digitaal verwerkingssysteem Bewaarmogelijkheid Mailnotificatie (Elektronische taken) 92

93 De e-box: : 3 soorten gebruikers Documenten Raadplegen Verwijderen Opnieuw beschikbaar maken Lokale beheerder Bevoorrechte gebruiker Alle documenten van de onderneming Alle documenten van de onderneming (*) Gebruiker Alle documenten van de onderneming (*) De documenten waarvoor hij de hoofdbestemmeling is (*) (*) Als hij toegang heeft tot de toepassing waardoor de documenten verstuurd worden. 93

94 De e-box: : 3 soorten gebruikers Taken Raadplegen Uitvoeren Lokale beheerder Bevoorrechte gebruiker Alle taken Als hij toegang heeft tot de toepassing waar de taak naar verwijst. Gebruiker 94

95 De e-box Hoe toegang? Via lokale beheerder Waar bevindt zich mijn e-box? sociale-zekerheid.be > De onderneming > Werkgevers RSZ (of Werkgevers RSZPPO ) > e-box Box 95

96 96

97 97

98 98

99 99

100 100

101 101

102 102

103 Elektronische taken Rechtstreekse vraag van een ziekenfonds aan een werkgever of zijn dienstverlener om een ASR in te vullen voor een bepaalde werkgever voor een bepaalde werknemer vóór een bepaald tijdstip Werknemer moet niet meer tussenkomen Bestemmeling = bepaald a.h.v. Routing-module 103

104 Toepassing: Elektronische taken scenario's sector Uitkeringen 1 Inlichtingsblad 2 Maandelijkse aangifte aangepaste arbeid (eerste aangifte) 6 Werkhervatting (sommige gevallen) 5 Vakantiedagen bediende Toekomst: uitbreiding (andere scenario s / sectoren) 104

105 Elektronische taken Via: Takenscherm in de e-box Gestructureerd bericht 105

106 Elektronische taken 106

107 Elektronische taken Voordelen werkgever: Tijdswinst Opvolgen/beheren sociale administratie Vanuit taak rechtstreeks naar juiste ASR Vooringevulde velden aangifte 107

108 De Routing-module Laat werkgever toe om aan te duiden wie de taken voor zijn onderneming gaat behandelen; het ontvangstkanaal te bepalen INDIEN hij zelf de taken zal behandelen. 108

109 De Routing-module Basisregels: Standaardinstelling: Werkgever behandelt taken zelf ontvangt papieren formulieren Werkgever = beheerder van de module Uitzondering: relatie werkgever ESS Eerste initiatiefnemer om elektronisch te werken, wordt beheerder van de module. 109

110 De Routing-module 1. Werkgever behandelt zelf taken Papieren documenten (standaardinstelling) 110

111 De Routing-module 1. Werkgever behandelt zelf taken Elektronische taken via e-box 111

112 De Routing-module 1. Werkgever behandelt zelf taken Elektronische taken via bestandsoverdracht (gestructureerde berichten) 112

113 De Routing-module 2. Werkgever besteedt taken uit aan een ESS 113

114 De Routing-module 3. Werkgever besteedt taken uit aan een andere dienstverlener 114

115 De Routing-module Aandachtspunten bij het uitbesteden van taken: Erkende Sociale Secretariaten: zijn allemaal gekend in het netwerk van de Sociale Zekerheid. Andere dienstverleners: werkgever moet nagaan of deze gekend is in het netwerk van de Sociale Zekerheid. Werkgever moet nagaan of het Erkende Sociaal Secretariaat of de dienstverlener deze diensten aanbiedt. 115

116 De Routing-module Toegang tot de Routing-module module: : Lokale beheerder Waar bevindt zich de Routing-module module? > De onderneming sociale-zekerheid.be > Werkgevers RSZ (of Werkgevers RSZPPO ) > Aanmelden > Routing Routing-module 116

117 117

118 118

119 119

120 120

121 121

122 122

123 123

124 124

125 Vragen? 125

126 VI.. Geïntegreerde demonstratie Mr. Leenen 126

127 Vragen? 127

128 VII.. Toelichting door de sectoren 128