E-GOVERNMENT BINNEN DE SOCIALE ZEKERHEID

Transcriptie

1 E-GOVERNMENT BINNEN DE SOCIALE ZEKERHEID AANGIFTE VAN SOCIALE RISICO S Hoe uw aangiften elektronisch indienen? RSZ

2 Inhoudstafel E-government binnen de sociale zekerheid...3 De eenvoud van elektronische toepassingen...4 De Aangifte van Sociale Risico s Uitkeringen...8 De Aangifte van Sociale Risico s Arbeidsongevallen...14 De Aangifte van Sociale Risico s Werkloosheid...18 De Aangifte van Sociale Risico s Beroepsziekten Hoe een aangifte sociaal risico indienen?...27 Uw aangiften doen via de webtoepassing op de portaalsite...27 Werken met gestructureerde berichten Uw aangiften doen met papieren formulieren Nevendiensten 33 Beveiligde toegang De e-box van de sociale zekerheid Elektronische taken...37 De Routing-module De verschillende elektronische aangiften Ter info... 42

3 E-government binnen de sociale zekerheid De elektronische aangifte van sociale risico s Het gebruikmaken van elektronische middelen voor de sociale administratie is voor de meeste werkgevers al lang geen onbekende meer. Reeds sinds 1996 werken de instellingen van sociale zekerheid aan een ambitieus programma waarbij stapsgewijs de bestaande papieren aangiften worden vervangen door aangiften via internet ( of via gestructureerde berichten. Een recente studie van het Planbureau geeft aan dat dit programma ook effectief bijdraagt tot de vermindering van de administratieve lasten van de werkgevers en de werknemers. De voorbije jaren maakte u kennis met de volgende nieuwigheden: de invoering van de inmiddels vertrouwde SIS-kaart; de invoering en veralgemening van de elektronische tewerkstellingsaangifte (DIMONA); de invoering en veralgemening van de elektronische RSZ-aangifte (DmfA). De overschakeling naar de elektronische aangiften ging telkens gepaard met de afschaffing van tal van papieren formaliteiten. In de loop van de volgende maanden willen de instellingen van sociale zekerheid de klemtoon leggen op de elektronische aangifte van sociale risico s. Telkens wanneer een werknemer arbeidsongeschikt wordt ten gevolge van ziekte, arbeidsongeval of beroepsziekte, of telkens hij recht heeft op werkloosheidsuitkeringen, dient u de nodige papieren formulieren in te vullen. Deze periode is nu voorbij. Een aantal van deze aangiften van sociale risico s kan al sinds enige tijd elektronisch verricht worden. Dit aanbod wordt echter flink uitgebreid vanaf januari 2006 met het elektronische inlichtingsblad voor de sector ZIV uitkeringen. Wanneer vanaf juli 2006 ook het elektronisch C4-formulier wordt ingevoerd, kan u alle werkloosheidsuitkeringen via onze moderne communicatiekanalen aanvragen. Voor een veilige en vlotte communicatie met onze instellingen bieden wij u bovendien de e-box aan: een gebruiksvriendelijke elektronische brievenbus. In deze brochure kunt u met al deze nieuwe mogelijkheden uitgebreid kennismaken. RSZ 3

4 De eenvoud van elektronische toepassingen Wat Een sociaal risico doet zich voor wanneer een werknemer zich door één of andere omstandigheid niet kan beroepen op zijn loon uit arbeid. De sociale zekerheid heeft in die gevallen een uitgebreid palet van sociale uitkeringen voorzien. Om hierop een beroep te kunnen doen, moet de werkgever voor deze werknemer een aangifte doen bij één van de instellingen van sociale zekerheid. Dit is bijvoorbeeld het geval bij ziekte, arbeidsongeval, beroepsziekte, werkloosheid of moederschap. Men noemt dit de Aangifte van een Sociaal Risico of ASR. Om een beroep te doen op een uitkering omwille van een sociaal risico moet een heel administratief proces doorlopen worden. Verschillende instanties zijn daarbij betrokken: eerst en vooral de werkgever (of zijn mandataris), maar ook de werknemer, zijn ziekenfonds of uitbetalingsinstelling en de verschillende instellingen van sociale zekerheid. Elk op hun beurt hebben zij een reeks van administratieve verplichtingen te vervullen, met specifieke formulieren voor elk geval. In onze klassieke papieren omgeving werd dit zeer omslachtig. Daarom hebben de instellingen van sociale zekerheid het initiatief genomen om de aangiften van de sociale risico s drastisch te vereenvoudigen. Daarbij werden de uitgebreide mogelijkheden van de nieuwe elektronische technologieën optimaal benut. INSTELLINGEN VAN SOCIALE ZEKERHEID INSTELLINGEN VAN SOCIALE ZEKERHEID VROEGER NU DIMONA DmfA ASR: een samenhangend geheel De elektronische aangiften aan de instellingen van sociale zekerheid zijn allen gebaseerd op een uniek gegevensmodel en op eenvormige regels voor de identificatie van de werkgever en de werknemers. Basisbegrippen en werkmethodes kunnen op deze wijze maximaal op elkaar afgestemd worden. Elke aangifte van een sociaal risico is dan ook opgebouwd rond dezelfde structuur: identificatiegegevens van de werkgever en de werknemer (altijd aanwezig); mini-dmfa: een mini-kwartaalaangifte voor de periode die nog niet werd aangegeven en die de periode dekt tussen de vorige kwartaalaangifte en het zich voordoen van het sociaal risico (enkel vereist in bepaalde gevallen); gegevens eigen aan de sector. 4

5 De basis van de vereenvoudiging Wanneer men de verschillende aangiften van sociale risico s (een twinigtal) vergeleek, viel het op dat: veel gegevens reeds gekend zijn bij de overheid op het ogenblik dat een dergelijke aangifte moet worden ingediend. Via toepassingen zoals Dimona en DmfA beschikt het circuit van de sociale zekerheid reeds over essentiële gegevens met betrekking tot de tewerkstelling van de werknemer (bv. identificatie, aard van de tewerkstelling, loongegevens...). Door deze te hergebruiken kan ingrijpend vereenvoudigd en geautomatiseerd worden. verschillende instellingen gebruikmaakten van verschillende begrippen, maar vaak met eenzelfde inhoud. Met als gevolg: moeilijke en complexe regelgeving, verschillende interpretatiemogelijkheden, grote kans op fouten... Het op elkaar afstemmen van deze begrippen maakte een verdere vereenvoudiging mogelijk. Een nieuw systeem Op basis van deze vaststellingen werd een nieuw systeem van aangiften ontworpen, met volgende kenmerken: geüniformiseerd begrippenkader: alle basisbegrippen werden afgestemd op elkaar, zodat doorheen de ganse sector van de sociale zekerheid dezelfde begrippen gehanteerd worden, met een gelijkluidend wetgevend kader; elektronisch: de verregaande digitalisering laat een vlotte aangifte en een geautomatiseerde verwerking toe. De instellingen van de sociale zekerheid hebben eveneens maximaal gebruikgemaakt van de verschillende mogelijkheden van het elektronisch gegevensverkeer, zoals internet of bestandsoverdracht (verzenden via file transfer of batch ; hierbij worden grote volumes aangiften in pakket verzonden via uitwisseling van gestructureerde berichten); maximaal hergebruiken van gegevens die reeds beschikbaar zijn via andere toepassingen zoals Dimona en DmfA. Dit vereenvoudigt niet alleen de aangiften, maar verhoogt eveneens de kwaliteit aangezien de gegevens gecontroleerd zijn; modulair: een uitgebreid palet van toepassingen wordt aangeboden. De werkgever is vrij om te kiezen welke elektronische aangiften hij gebruikt; aangepast aan de behoeften van de gebruiker: de verschillende aangiftekanalen (web, bestandsoverdracht en zelfs papier) bieden de aangever de flexibiliteit om het kanaal te gebruiken dat het best past bij zijn eigen organisatie of stand van informatisering. De ASR kunnen op verschillende manieren worden ingediend: via de portaalsite via bestandsoverdracht (verzenden via file transfer of batch ; hierbij worden grote volumes aangiften in pakket verzonden via uitwisseling van gestructureerde berichten); met papieren formulieren. 5

6 DRS ASR Het palet Het resultaat is een uitgebreid palet van elektronische aangiften: 3 - Aanvang deeltijdse arbeid 6 - Maandelijks: deeltijdse arbeid 7 - Arbeid (beschermde werkplaats) 8 - Arbeid (in een activeringsprogramma) 9 - Recht op jeugdvakantie 10 - Uren jeugdvakantie 2 - Jaarlijks: tijdelijke werkloosheid 5 - Maandelijks: uren tijdelijke werkloosheid 1 - Einde arbeidsovereenkomst of voltijds brugpensioen 4 - Halftijds brugpensioen 1 - Arbeidsongeval 1 - subrisico 2 - Vereenvoudigde aangifte arbeidsongeval 2 - Maandelijks rapport 3 - Aangifte werkhervatting 1 - subrisico 3 - Onmiddellijke aangifte ernstige arbeidsongevallen 1 - Verwijdering zwangere werkneemster (privésector) 1 - Verwijdering zwangere werkneemster (met mini-dmfa) (privésector) 1 - Arbeidsongeschiktheid 1 - Moederschapsrust 1 - Volledige werkverwijdering (moederschapsbescherming) 1 - Gedeeltelijke werkverwijdering (moederschapsbescherming) 1 - Vaderschapsverlof (arbeidswet van ) 1 - Vaderschapsverlof (wet van 3 juli 1978) Werkloosheid Arbeidsongevallen Beroepsziekten Uitkeringen - ZIV 1 - Adoptieverlof 6 - Werkhervatting 7 - Aanvraagformulier ASR 2 - Uitoefening aangepaste arbeid (moederschapsbescherming) 2 - Voortzetting activiteit bij één van de twee werkgevers 2 - Hervatting aangepaste arbeid (arbeidsongeschiktheid) 3 - Attest vergoeding van borstvoedingspauzes 5 - Vakantiedagen bediende Nu beschikbaar Beschikbaar vanaf januari 2006 Beschikbaar vanaf april 2006 Beschikbaar vanaf juli 2006 Beschikbaar vanaf oktober

7 DRS ASR Bijkomende voordelen van een elektronische aangifte sociaal risico Met de elektronische aangifte sociaal risico beschikt u over één centraal aangiftepunt voor alle aangiften. Met een simpele klik op een knop verstuurt u de nodige informatie naar de juiste instanties. Op eender welk ogenblik van de dag, zeven dagen op zeven. Via bestandsoverdracht (batch) kan u met gestructureerde berichten zelfs voor meerdere werknemers tegelijkertijd aangifte doen. Indien u de aangifte integreert in uw eigen bedrijfssoftware, kan u ook hier gegevens hergebruiken. Door de digitalisering van de gegevensstroom dient u heel wat minder papieren documenten te versturen. De transactietijd verkleint en ook de verwerking van de dossiers verloopt sneller. Voor elke verzonden aangifte ontvangt u meteen een ontvangstbewijs en een elektronische kopie. Die laatste kan u afdrukken of opnemen in uw elektronisch verwerkingssysteem. Bij aangifte via bestandsoverdracht ontvangt u geen elektronische kopie. Via de e-box, uw beveiligde elektronische brievenbus bij de sociale zekerheid, kan u bovendien op de hoogte gebracht worden wanneer u actie dient te ondernemen. Dit systeem laat u toe om gemakkelijk uw sociale administratie op te volgen en te beheren. Zo kan u kort op de bal spelen. Dit alles komt eveneens uw werknemers ten goede. Die moeten minder handelingen verrichten. Zeker in complexe werksituaties vormt dit een voordeel. Ze ontvangen ook sneller hun uitkeringen of vergoedingen. Dat schept vertrouwen. Nevendiensten Om optimaal van de voordelen van het elektronisch systeem te kunnen genieten, maken de aangiften gebruik van een reeks nevendiensten: een beveiligde omgeving: aangezien de aangiften vertrouwelijke gegevens bevatten, werd de webtoepassing opgenomen binnen de beveiligde zone van de portaalsite van de sociale zekerheid. Er is dus een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig, dat verstrekt wordt door de RSZ. U vindt verder alle informatie over hoe u toegang kan krijgen; e-box de e-box van de sociale zekerheid, een beveiligde elektronische brievenbus waarin de instellingen documenten en taken kunnen deponeren; de Routing-module, waarbij een werkgever zelf kan bepalen hoe hij de documenten en taken met betrekking tot zijn sociale administratie wil ontvangen. In deze brochure leest u er meer over. Heeft u toch nog vragen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met het Contactcenter: op , van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u, of per via contactcenter@eranova.fgov.be. 7

8

9 De Aangifte van Sociale Risico s Uitkeringen DE WERKGEVER OF ZIJN GEMANDATEERDE ZAL VANAF 1 JANUARI 2006 AAN- GIFTEN VAN SOCIAAL RISICO VOOR DE SECTOR UITKERINGEN KUNNEN DOEN VIA ELEKTRONISCHE WEG (1) Welke wijzigingen zijn er op til? Bij arbeidsongeschiktheid, moederschapsrust en vaderschaps- of adoptieverlof, of wanneer de werkneemster het voorwerp uitmaakt van een maatregel van moederschapsbescherming (periode van zwangerschap en/of borstvoeding) geeft uw werknemer u momenteel het inlichtingsblad. U vult dit in, zodat het ziekenfonds waarbij uw werknemer is aangesloten, kan nagaan of de betrokkene recht heeft op uitkeringen, en zo ja, op welk bedrag. Indien dit nodig is, overhandigt uw werknemer u hiervoor ook een attest met betrekking tot de verzekeringsvoorwaarden die gelden in de uitkeringsverzekering. Vanaf 1 januari 2006 kan u op eigen initiatief, of in antwoord op een aanvraag van het ziekenfonds van uw werknemer, elektronisch de nodige informatie doorsturen (via een WEB-toepassing of via BATCH). Hiervoor gebruikt u het ASR-secenario 1 dat, naast de sectorspecifieke gegevens van de aangifte van het sociaal risico, ook een mini-dmfa bevat. Hiervoor is het wel nodig dat u zich voorafgaandelijk aanmeldt in de Routing-module als bestemmeling van de elektronische aanvraag (zie het deel routing-module ). Deze inschrijving en de gegevens van uw Dimona-aangiften, maken het mogelijk de elektronische aanvraag door te sturen naar de juiste bestemmeling. De gegevens in de Dimona-databank (onmiddellijke aangifte van tewerkstelling) zijn dan ook van cruciaal belang. U kan in de Routing-module ook een gemandateerde als bestemmeling voor de elektronische aanvraag aanduiden: een sociaal secretariaat, een full-service center of een andere dienstverlener. Indien u niet geopteerd heeft voor het elektronische circuit, zal het ziekenfonds van uw werknemer u het inlichtingsblad in principe rechtstreeks opsturen, zonder tussenkomst van uw werknemer zoals nu het geval is. De inhoud van het inlichtingsblad zal aangepast worden om meer overeen te stemmen met het elektronische formulier. De gegevens die elk kwartaal worden overgemaakt via de multifunctionele RSZaangifte (DmfA) zullen niet meer meegedeeld moeten worden in de aangifte van sociaal risico (ASR). Het ziekenfonds zal deze gegevens kunnen consulteren via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. De gegevens in de DmfA-databank, of de gegevens die meegedeeld worden in het luik mini-dmfa van de ASR, zijn vooral belangrijk voor het vaststellen van het recht op uitkeringen van uw werknemers en voor sommigen onder hen ook voor het berekenen van het bedrag ervan. De specifieke gegevens van de ASR zijn nodig om het bedrag van de uitkeringen waarop uw werknemer aanspraak kan maken, te berekenen. (1) de data van inproductiestelling verschillen naargelang het scenario. 9

10 Bijzonderheden bij de offline-toepassing (verzenden van gestructureerde berichten) Indien u opteert voor het versturen van gestructureerde bestanden (BATCH), moet u zelf de kwartalen bepalen die meegedeeld moeten worden in het kader van de mini-dmfa (kwartaal voorafgaand aan het kwartaal van aanvang van het risico en/of het lopende kwartaal). Verdere richtlijnen aan de werkgevers zijn beschikbaar op de portaalsite van de sociale zekerheid. Binnen het netwerk van de instellingen van sociale zekerheid (extranet) werd voor de doorverzending van de aangiften van sociale risico s een Transferpunt opgericht. Dit Transferpunt staat in voor de ontvangst van de verschillende aangiften en de verdere verzending naar de verschillende instellingen. Omgekeerd verzorgt het Transferpunt de informatie-uitwisseling tussen de instellingen en de werkgevers of Sociale secretariaten. Het Transferpunt voert ook een reeks vormcontroles uit. Indien deze controles positief zijn, wordt een ontvangstbericht naar de verzender gestuurd. In geval van fouten, wordt een een negatief ontvangstbewijs (na controle van het bestand) of een negatieve notificatie (na controle van de aangifte) naar de verzender gestuurd. Bijzonderheden bij de online-aangifte (gebruik van het formulier beschikbaar op de portaalsite van de sociale zekerheid) Indien u geopteerd heeft voor het WEB-kanaal, zal de aanvraag voor een ASR verzonden worden naar uw e-box. De toepassing die beschikbaar is op de portaalsite van de sociale zekerheid (WEB) bepaalt op interactieve manier de informatie die meegedeeld moet worden. Het aantal mogelijke antwoordopties wordt beperkt in functie van de reeds beschikbare informatie en van de gegevens die reeds stapsgewijze gevalideerd werden bij hun inbreng. De toepassing zal ook de kwartalen van de mini-dmfa vermelden die aangegeven moeten worden. Een online helpfunctie zal beschikbaar zijn en de controle op de gegevens gebeurt ook op interactieve wijze naarmate ze worden ingebracht (weergave van foutboodschappen). De ontvangstmelding die door het transferpunt van de sociale zekerheid gestuurd wordt naar de aangever via het WEB, zal dus altijd positief zijn. De toepassing (WEB) zal in uw e-box een afdruk bezorgen van de gegevens die u heeft aangegeven. Dit wordt niet voorzien voor de overdracht van gestructureerde bestanden (BATCH). Aangifte van werkhervatting Indien u opteert voor de elektronische uitwisseling van informatie, zal u vanaf 1 januari 2006 ook de datum waarop uw werknemer het werk hervat heeft na het einde van het risico elektronisch kunnen aangeven. Wanneer een tijdvak van arbeidsongeschiktheid, van moederschapsbescherming, van vaderschapsverlof bedoeld in artikel 39, zesde lid van de arbeidswet van 16 maart 1971 of van adoptieverlof, een einde neemt, zal de datum van werkhervatting meegedeeld moeten worden aan het ziekenfonds. Dit kan gebeuren op vraag van uw werknemer, op eigen initiatief of op een naar u toegestuurde aanvraag van het ziekenfonds. 10

11 Uitoefening van een aan de gezondheidstoestand aangepaste activiteit Vanaf 1 april 2006 zal u ook elektronisch de inkomsten kunnen aangeven die voortvloeien uit een toegelaten en aan de gezondheidstoestand aangepaste activiteit die uw werknemer hervat heeft of voortzet tijdens een tijdvak van arbeidsongeschiktheid of een tijdvak van moederschapsbescherming. Deze aangifte (scenario 2) moet gebeuren bij het verstrijken van de eerste maand van hervatting of voortzetting van het werk en nadien op eigen initiatief voor de volgende maanden. Het ziekenfonds van uw werknemer zal dan het bedrag van de uitkeringen kunnen berekenen dat de betrokkene eventueel kan cumuleren met het inkomen uit de toegelaten activiteit. Borstvoedingspauzes Vanaf 1 april 2006 zal u ook elektronisch het aantal borstvoedingspauzes van een halfuur kunnen aangeven dat uw werkneemster heeft opgenomen tijdens de afgelopen maand, net als het hieraan verbonden loon. Onder bepaalde voorwaarden kan de werkneemster die recht heeft op borstvoedingspauzes volgens de op haar toepasselijke arbeidsreglementering, aanspraak maken op uitkeringen die het loonverlies voor de borstvoedingspauzes gedeeltelijk opvangen. U moet op eigen initiatief dit maandelijks attest (scenario 3) afleveren. Dit bevat de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de uitkering. Aangifte van de vakantie van bedienden Indien u opteert voor de elektronische uitwisseling van informatie, zal u vanaf 1 oktober 2006 ook nog het aantal vakantiedagen elektronisch kunnen aangeven en, voor de deeltijdse werknemers, het aantal vakantie-uren dat de werknemer niet heeft kunnen opnemen tijdens het vakantiejaar omwille van een sociaal risico.

12 Deze informatie moet u meedelen voor de werknemers aan wie u zelf het vakantiegeld uitbetaalt (bedienden, met uitzondering van de artiesten, en in voorkomend geval, de arbeiders). Dit gebeurt op vraag van hun ziekenfonds, zodat dit de uitkeringen kan weigeren voor de periode gedekt door het vakantiegeld. Gevolgen van het nieuwe systeem voor de sociaal verzekerde De sociaal verzekerde zal steeds het sociaal risico moeten aangeven bij zijn ziekenfonds (getuigschrift van arbeidsongeschiktheid, aanvraag voor moederschapsrust, vaderschapsverlof ). Hij zal eveneens een inlichtingsblad moeten invullen (luik gerechtigde). Papieren formulieren Nieuwe papieren formulieren zullen van toepassing zijn vanaf de data van inproductiestelling van de overeenstemmende elektronische formulieren. Deze formulieren zullen meegedeeld worden op de portaalsite van de sociale zekerheid en op de website van het RIZIV ( Het betreft de volgende formulieren: Inlichtingsblad uitkeringen Verklaring van inkomen uit een toegelaten en aan de gezondheidstoestand aangepaste activiteit Verklaring van uitoefening van niet bezoldigde activiteiten (vrijwilligerswerk) tijdens een tijdvak van arbeidsongeschiktheid (geen elektronisch formulier) Attest door de werkgever in te vullen met het oog op de toekenning van een moederschapsuitkering aan de zwangere of bevallen gerechtigde of de gerechtigde die borstvoeding geeft, die het voorwerp uitmaakt van een maatregel van moederschapsbescherming in het kader van de arbeidswet van 16 maart 1971 (geen elektronisch formulier) Loonattest in te vullen door de werkgever in geval van loonderving ingevolge de maatregel van moederschapsbescherming genomen in het kader van de arbeidswet van 16 maart 1971 of wanneer de werkneemster het voorwerp uitmaakt van een maatregel van moederschapsbescherming bij een andere werkgever. Attest voor de vergoeding van de borstvoedingspauzes Aangifte van de vakantiedagen van een bediende Bewijs van arbeidshervatting (of de gecontroleerde werkloosheid) Indien u opteert voor de papieren drager, worden de formulieren u in principe rechtstreeks opgestuurd door het ziekenfonds (en niet meer door tussenkomst van de sociaal verzekerde). Dit gebeurt enkel indien het ziekenfonds de identiteit van de werkgever kent (overgemaakt bij de routing). Welke formaliteiten moeten vervuld worden? Indien u vanaf 1 januari 2006 opteert voor deze elektronische gegevensuitwisseling, willen we u vragen vanaf nu de portaalsite van de sociale zekerheid te consulteren zodat u de nodige formaliteiten kan doorlopen (aanvraag tot toegang van de beveiligde zones van de portaalsite, aanduiding van een lokale beheerder, ontvangst van een paswoord en user-id Zie het deel Nevendiensten.) Bovendien moet u zich (of uw sociaal secretariaat of dienstverlener) dan in de Routing-module aanduiden als bestemmeling van de elektronische vraag. Indien u niets wijzigt, zal het ziekenfonds u het papieren formulier opsturen. (zie het deel routingmodule.) 12

13 Welke informatie is er beschikbaar op de portaalsite? Glossaria van de aangiften van sociaal risico van de sector uitkeringen Administratieve richtlijnen om deze aangiften in te vullen Simulaties Regels voor de routering van de aanvraag (Routing-module) Technische documentatie (verzending via gestructureerde boodschappen (BATCH), XML-documentatie, digitale handtekening, ontvangstmelding, notificatie ) Nieuwe papieren formulieren die in werking treden op dezelfde datum als de elektronische formulieren Contactgegevens Administratieve instructies en glossaria U kan informatie bekomen bij de volgende personen: beatrice.thimmesch@inami.fgov.be of cedric.stassin@inami.fgov.be Technische aspecten Extranet: het contactcenter op , van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u; of via contactcenter@eranova.fgov.be Coördinatie op niveau van het Nationaal Intermutualistisch College (NIC) christian.vanoycke@cin.skynet.be cin@cin.skynet.be Luik back-office Contactpersoon vermeld in de aanvraag 13

14

15 De Aangifte van Sociale Risico s Arbeidsongevallen AL SINDS JANUARI 2003 ZIJN DE AANGIFTEN VOOR DE SECTOR ARBEIDSON- GEVALLEN IN ELEKTRONISCH FORMAAT BESCHIKBAAR OP DE PORTAALSITE VAN DE SOCIALE ZEKERHEID. SINDSDIEN WERD ER CONTINU VOOR GEIJVERD OM DE AANGIFTE VAN EEN ARBEIDSONGEVAL ZOVEEL MOGELIJK TE RATIONALISEREN EN ZO GEBRUIKSVRIENDELIJK MOGELIJK TE MAKEN. DE RESULTATEN BLIJVEN NIET UIT. STEEDS MEER WERKGEVERS VINDEN DE WEG RICHTING ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE MET HUN VERZEKERAAR. Concept en omgeving Een toekomstgericht medium waar u vandaag al kan over beschikken! Een internetverbinding volstaat om een ongevalsaangifte op te stellen en ogenblikkelijk door te sturen naar uw verzekeraar. Kort na de verzending wordt de aangifte verwerkt door de verzekeraar, wordt het dossier geopend en het nodige gedaan. Dit alles opdat het slachtoffer en de werkgever zo snel mogelijk vergoed worden. Iedereen wint! De ASR Arbeidsongevallen is een tijdbesparend concept voor alle betrokken partijen. Het zijn evenwel de werkgever en het slachtoffer die maximaal kunnen genieten van de uiterst snelle feedback en regeling van het ongeval. Logisch, het aangifteformulier wordt ogenblikkelijk overgemaakt, wat een snelle afhandeling toelaat. De eerste briefwisseling kan ogenblikkelijk vertrekken, de eerste financiële vergoedingen kunnen overgemaakt worden Een concept gewenst door de werkgevers, voor de werkgevers Administratieve vereenvoudiging vraagt drastische maatregelen. Voor de sector Arbeidsongevallen werden deze ingevoerd op vraag van en met de actieve medewerking van de ondernemingswereld. Het invoeren van de elektronische communicatie stond bovenaan het prioriteitenlijstje, gevolgd door de vereenvoudiging van de begrippen en de administratieve werklast. De sector heeft niet geaarzeld. Samen hebben wij immers hetzelfde doel: het slachtoffer van het arbeidsongeval bijstand verlenen, zo vlug en zo goed mogelijk, zonder de rem van een administratieve rompslomp. Aangifte Sociaal Risico Lijkt het aangifteformulier ingewikkeld? Het aangeven is nochtans kinderspel! Het aangifteformulier Arbeidsongevallen is niet zomaar het zoveelste elektronisch formulier, integendeel! Het is een staaltje van automatisatie en multifunctionaliteit. Alle elementen die in het kader van het netwerk van de Sociale Zekerheid reeds gekend zijn, worden in het aangifteformulier voorgesteld of automatisch opgeroepen. Denk hierbij maar aan de gegevens van het slachtoffer, de identificatie van de werkgever, de tewerkstelling van het slachtoffer op het ogenblik van het ongeval, en zoveel meer! Heeft u twijfels over de betekenis van een begrip op het aangifteformulier? Weet u niet onmiddellijk meer wat de juiste codes zijn voor bepaalde rubrieken? Elk veld heeft een helpfunctie, met een interactieve selectiemogelijkheid van de mogelijke waarden. Achtergrondinformatie, verwijzing naar bestaande wetgevingen, instructies en richtlijnen... u vindt het allemaal op de website. 15

16 De voornaamste onderdelen van een ASR Arbeidsongevallen De beschrijving van het slachtoffer, de ongevalsfeiten, de medische verzorging, de tewerkstelling en inherent daaraan de elementen van verloning U wordt in een logische volgorde door de diverse onderdelen van de aangifte geloodst. Als de informatie al ergens gekend is, hoeft u die niet meer op te zoeken en nogmaals in te geven. Hoe verloopt een aangifte? Werkgever Verzekeraar Sociaal Verzekerde DmfA Dimona Portaal van de Sociale Zekerheid Fonds voor Arbeidsongevallen Internationale Instanties (Eurostat - IAB) ASR Polissen repertorium Kinderbijslag Jaarlijkse vakantie Technische Inspectie FOD WERK Bij een papieren aangifte. Met de elektronische aangifte Dient u telkens de identiteit van de werkgever uitvoerig te beschrijven. Louter en alleen al door het feit van in te loggen op de portaalsite van de sociale zekerheid, krijgt u alle inlichtingen over de werkgever automatisch in uw aangifteformulier voorgeschoteld. Dient u alle informatie over het slachtoffer op te zoeken en in te voeren in de aangifte. De portaalsite geeft u een overzicht van alle tewerkgestelde werknemers op datum van het ongeval Zijn er teveel werknemers, dan volstaat het om het rijksregisternummer in te voeren en u krijgt de gegevens m.b.t. het slachtoffer en zijn arbeidsovereenkomst. Moet u weten welke velden op de aangifte relevant zijn, welke rubrieken zeker dienen ingevuld te worden, welke informatie belangrijk is naargelang de aard van het ongeval. Is een gegeven echt onontbeerlijk? Bij de verzending wordt u dit gesignaleerd en u vermijdt daardoor naderhand bijkomende vragen van uw verzekeraar of bijkomende administratieve rompslomp. Heeft u terzijde lijstjes nodig van postcodes, landcodes, gemeentenamen, plaatsnamen, dimonanummers, tewerkstellingslijnen, werknemercodes, polisnummer, beroepencodes, letselcodes Alle velden hebben achterliggende helpfuncties, codering wordt uitvoerig beschreven. Achterhaalde codes? Kan niet op het portaal, u werkt immers altijd in de meest recente versie! Moet u uw aangifte afdrukken, onder omslag doen, posten Drukt u op send u krijgt de afdrukbare versie onmiddellijk in uw elektronische brievenbus Levert de postbode na 2 à 3 dagen het formulier af bij uw verzekeraar. Uw verzekeraar ontvangt luttele seconden na het verzenden de gestructureerde elektronische aangifte én de afdrukversie in PDF-formaat. Moet het document bij de verzekeraar afgeleverd worden bij de juiste interne bestemmeling. Het formulier wordt sowieso altijd afgeleverd bij de juiste bestemmeling. Kan de verzekeraar dan starten met de registratie. De registratie is automatisch gebeurd, het beheer is reeds gestart. En wat bij de werkhervatting? Omslag, postzegels, postbode? Gewoon de datum van werkhervatting opgeven, enkele seconden later is uw verzekeraar op de hoogte. 16

17 En dan is er ook nog de vereenvoudigde aangifte! Voor arbeidsongevallen van minder dan 4 dagen tijdelijke ongeschiktheid mag u gebruik maken van de vereenvoudigde ongevalsaangifte! Ook binnen uw onderneming zijn heel wat ongevallen van die aard dat ze geen uitvoerige beschrijving behoeven. Het vereenvoudigde aangifteformulier is een gehalveerde klassieke ongevalsaangifte, een tijdsbesparing dus die kan tellen! Het aangifteformulier werd ontdaan van alle extra ballast: telefoonnummers, rekeningnummers, allerhande datums, codes, alle noties m.b.t. de aanwezigheid van een proces-verbaal, verantwoordelijke derden, medische tussenkomsten, preventiemaatregelen, de loopbaan van het slachtoffer En wat bij een ernstig of heel ernstig ongeval? Het KB van 24 februari 2005 (Koninklijk Besluit ter bestrijding van ernstige ongevallen) bepaalt heel uitdrukkelijk wat de verplichtingen zijn van de werkgever indien er zich een ernstig ongeval voordoet binnen de onderneming. De inspectiediensten van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg dienen in sommige gevallen onmiddellijk verwittigd te worden, een omstandig verslag dient opgesteld te worden, de FOD kan een deskundige aanstellen Vanaf 1 januari 2006 zal het portaal u ook daarin kunnen bijstaan! Er wordt immers voorzien in de mogelijkheid om de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg online te verwittigen bij een ernstig ongeval. Het portaal zal u bovendien begeleiden en samen met u uitmaken of het arbeidsongeval dat u aangeeft, beantwoordt aan de definitie van een ernstig ongeval. Indien dat het geval is, zal het portaal u verder verduidelijken wélke verplichtingen van toepassing zijn, wat de termijnen zijn, hoeveel dagen er u resten alvorens u de bevoegde instanties dient te verwittigen Goed om weten Verwerking via batch Heeft u, gezien de grootte van uw onderneming, een beduidend volume van ongevallen aan te geven aan uw verzekeraar? Is het beheer van die arbeidsongevallen verweven in uw interne processen en beheersinstrumenten? Wellicht kan u gebruik maken van het batch-verwerkingsproces dat toelaat om uw intern afgewerkte aangifte elektronisch te versturen via het communicatiekanaal van de sociale zekerheid. U kan kiezen om de aangiften te groeperen en ze met een bepaalde periodiciteit en frequentie te versturen. En uw sociaal secretariaat? Een arbeidsongeval veronderstelt vooreerst het verzamelen van de benodigde gegevens op het terrein en een beschrijving van de ongevalsfeiten die in hoofdzaak het domein zijn van de verantwoordelijken voor de veiligheid en de preventie binnen de onderneming. De elektronische aangifte via het portaal is hierop voorzien en laat toe om eenzelfde aangifte te laten opstellen door verschillende mensen uit de hiërarchie van het bedrijf. Een aangifte kan tijdelijk opgeslagen worden, waarna iemand anders de reeds bestaande informatie kan aanvullen met de gegevens die onder zijn of haar bevoegdheid vallen (loongegevens, prestatiestelsels, preventiegegevens...). Sociaal secretariaten kunnen als uw mandataris optreden en u wellicht bijstaan, indien u dat wenst. Zij beschikken als eerste over alle loongegevens en werkprestaties van het personeel in uw onderneming. Van daaruit is het een kleine stap om die gegevens aan te vullen met de ongevalsfeiten. Contactgegevens Administratieve instructies en glossaria Fonds voor Arbeidsongevallen Troonstraat Brussel info@faofat.fgov.be Technische aspecten Extranet: het contactcenter op , van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u; of via contactcenter@eranova.fgov.be 17

18

19 De Aangifte van Sociale Risico s Werkloosheid VOOR DE SECTOR WERKLOOSHEID ZIJN ER IN TOTAAL TIEN VERSCHILLENDE AANGIFTEN VAN SOCIAAL RISICO (OF SCENARIO S) MOGELIJK. VIA DE ELEK- TRONISCHE AANGIFTEN KUNNEN WERKGEVERS VOOR HUN WERKNEMERS HET RECHT OP UITKERINGEN AANVRAGEN, EEN BEPAALD STATUUT AANVRAGEN OF ZORGEN DAT ZE MAANDELIJKS HUN UITKERINGEN ONTVANGEN. Welke aangiften van sociaal risico kan de werkgever vandaag elektronisch doen? Acht elektronische aangiften zijn vandaag al operationeel. Het gaat om situaties waarbij de werknemer wordt vergoed tijdens zijn arbeidsovereenkomst: bij tijdelijke werkloosheid, bij jeugdvakantie, bij deeltijdse arbeid en bij tewerkstellingen in het kader van activeringsprogramma s. Sommige van deze scenario s bevatten meerdere varianten in functie van de situaties die zich kunnen voordoen. Bijvoorbeeld SCENARIO 5, MAANDELIJKSE AANGIFTE VAN UREN TIJDELIJKE WERKLOOSHEID, bevat 10 varianten. Dit is omdat de mee te delen gegevens verschillen naar gelang van de reden van de schorsing van de arbeidsovereenkomst (slecht weer, gebrek aan werk wegens economische redenen, technische stoornis, sluiting van de onderneming...). Aangiften voor werknemers die deeltijds werken Werknemers die volledige werkloosheid vermijden door deeltijds te werken, kunnen vragen om dezelfde rechten als een voltijdse werknemer te behouden of te verkrijgen. Ze kunnen eventueel maandelijks een inkomensgarantie-uitkering (IGU) ontvangen van de werkloosheidsverzekering. Voor een werknemer die het statuut van deeltijdse werknemer met behoud van rechten wil aanvragen, moet u: de gegevens overmaken die bepalen of de werknemer het statuut verkrijgt. Op basis van deze aangifte wordt ook nagegaan of de werknemer recht heeft op een aanvullende uitkering bovenop zijn deeltijds loon. in voorkomend geval de gegevens overmaken om de effectieve uitkering te berekenen. ASR s Deeltijdse arbeid Welk scenario kiezen? Wanneer aangeven? Welk papieren formulier moet de werknemer zelf invullen en indienen bij zijn uitbetalingsinstelling? Aangifte aanvang deeltijdse arbeid met behoud van rechten ASR - Scenario 3 Vervangt het formulier C131Awerkgever Bij aanvang van de deeltijdse arbeidsovereenkomst Bij vermindering van de overeengekomen arbeidsduur Aanvraagformulier C 131 A-werknemer Maandelijkse aangifte voor de berekening van de inkomensgarantieuitkering (IGU) ASR - Scenario 6 Vervangt het formulier C131B Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de IGU kan ontvangen Maandelijks controleformulier C 3 deeltijds 19

20 Aangiften voor werknemers aangeworven via activeringsprogramma s Werknemers die voldoen aan de voorwaarden om tewerkgesteld te worden in een activeringsprogramma, kunnen maandelijks een activeringsuitkering ontvangen. Dit bedrag mag de werkgever aftrekken van het nettoloon dat hij aan de werknemer betaalt. In geval van een sine -baan wordt de geactiveerde uitkering rechtstreeks aan de werkgever gestort. De volgende aangiften laten toe het bedrag van de activeringsuitkering te bepalen: ASR s Activeringsprogramma s (maandelijkse aangiften) Welk scenario? Wanneer aangeven? Formulier in te vullen door de werknemer? Doorstromingsprogramma Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78.3 Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de integratie-uitkering kan ontvangen geen Activa-plan (algemeen Activa-plan, Activa-plus en Activa-sluiting) Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78 activa Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de werkuitkering kan ontvangen geen Activa-uitzendkracht Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78 activa - uitzendkracht Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de werkuitkering kan ontvangen geen Activa-korte duur Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78 activakorte duur Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de werkuitkering kan ontvangen geen Activa veiligheids - en preventiepersoneel Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78 activa- PVP Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de werkuitkering kan ontvangen geen Sine-baan (herinschakelingstewerkstelling in de sociale economie) Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78 sine Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de sine-uitkering kan ontvangen geen Tewerkstelling in een beschermde werkplaats (1) ASR - Scenario 7 Vervangt het formulier C 78 Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de werkloosheidsuitkering kan ontvangen geen (1) Het specifieke vergoedingsstelsel voor mindervalide werknemers die met behoud van uitkeringen in een beschermde werkplaats werken, werd op 1 juli 2004 afgeschaft. Voor werknemers die vóór 1 juli 2004 in dienst waren, blijft dit voordeel echter bestaan tot het einde van de lopende arbeidsovereenkomst. 20

21 Aangiften voor jonge werknemers die jeugdvakantie nemen Een jonge werknemer kan, onder bepaalde voorwaarden, jeugdvakantie nemen om zijn onvolledig recht op gewone betaalde vakantie aan te vullen. Hij kan dit doen tijdens het tweede kalenderjaar dat hij als loontrekkende werkt indien hij het jaar ervoor zijn studies beëindigde. De jonge werknemer heeft dus maar één kalenderjaar recht op jeugdvakantie. Voor elke dag jeugdvakantie die hij opneemt, ontvangt de jonge werknemer een vergoeding van de werkloosheidsverzekering. Hiervoor moet u: de gegevens overmaken die bepalen of de jongere recht heeft op dagen jeugdvakantie bovenop zijn onvolledig recht op betaalde vakantie; de gegevens meedelen om de jeugdvakantie-uitkering te berekenen. ASR s Jeugdvakantie Welk scenario? Wanneer aangeven? Welk papieren formulier moet de werknemer zelf invullen en indienen bij zijn uitbetalingsinstelling? Aangifte vaststellen recht op jeugdvakantie ASR - SCENARIO 9 Vervangt het tweede exemplaar van het formulier C103 jeugdvakantiewerkgever In de eerste maand waarin de jongere 1 of meerdere dagen jeugdvakantie neemt Aanvraagformulier C 103 jeugdvakantie-werknemer Aangifte uren jeugdvakantie ASR - SCENARIO 10 Vervangt het formulier C103 jeugdvakantie-werkgever Voor elke maand waarop de jongere aanspraak maakt op jeugdvakantieuitkeringen Geen Aangiften voor werknemers die tijdelijk werkloos zijn Werknemers van wie de arbeidsovereenkomst tijdelijk, gedeeltelijk of volledig is geschorst, kunnen uitkeringen ontvangen van de werkloosheidsverzekering voor de uren waarop ze werkloos zijn. De volgende schorsingen zijn mogelijk: werkgebrek wegens economische redenen, slecht weer, technische stoornis, overmacht, medische overmacht, sluiting van de onderneming wegens jaarlijkse vakantie of inhaalrust, werkloosheid als gevolg van een staking of lock-out. Een werkgever die een werknemer tijdelijk werkloos stelt, heeft verschillende verplichtingen. Sommige vormen van tijdelijke werkloosheid moet hij op voorhand meedelen aan de RVA. Sinds enkele jaren kan de werkgever, naast de traditionele brief of fax, deze mededeling ook via internet doen (1). De werkgevers die niet tot de bouwsector behoren, moeten een validatieboek bijhouden bij tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer en wegens economische oorzaken. De werkgever kan nu ook langs elektronische weg het nummer van het afgeleverde controleformulier C3.2A meedelen aan de controlediensten van de RVA (1). Om het correcte bedrag van de uitkeringen tijdelijke werkloosheid van uw werknemers te kunnen berekenen, moet u via een ASR: de gegevens overmaken om het uitkeringsbedrag bij tijdelijke werkloosheid te bepalen. de gegevens overmaken om de effectieve maandelijkse uitkeringen te berekenen. (1) De elektronische MEDEDELINGEN TIJDELIJKE WERKLOOSHEID en het elektronische VALIDATIEBOEK kunt u vinden op de onder De onderneming > Werkgevers RSZ > Tewerkstelling > Mededelingen tijdelijke werkloosheid. 21

22 ASR s Tijdelijke werkloosheid Welk scenario? Wanneer aangeven? Welk papieren formulier moet de werknemer zelf invullen en indienen bij zijn uitbetalingsinstelling? Aanvraagformulier Aanvraag tijdelijke werkloosheid (bouw en andere sectoren) ASR - SCENARIO 2 Vervangt het tweede exemplaar (met enkel voorzijde ingevuld) van het formulier C3.2 -werkgever Bij de eerste tijdelijke werkloosheid in de referteperiode die loopt van 1.10 tot en met 30.9 van het jaar erop Bij een wijziging van de contractuele arbeidsregeling (bv. overgang van voltijds naar deeltijds) Aanvraagformulier C 3.2-werknemer Bij elke aangifte van werkloosheid door staking of lock-out Maandelijkse aangifte uren tijdelijke werkloosheid (alle sectoren behalve bouw) Maandelijkse aangifte uren tijdelijke werkloosheid (sector bouw) ASR - SCENARIO 5 Vervangt voor - en keerzijde van het formulier C 3.2-werkgever Na het verstrijken van de maand waarvoor de werknemer uitkeringen tijdelijke werkloosheid kan ontvangen Maandelijks controleformulier C 3.2 A (uit te reiken door de werkgever aan de werknemer) Maandelijks Controleformulier C 3.2 A-bouw (uit te reiken door de werkgever aan de werknemer) Nieuwe aangiften van sociaal risico vanaf 1 juli 2006 Vanaf 1 juli 2006 kan de werkgever ook langs elektronische weg aangifte doen van het einde van een arbeidsovereenkomst of van een voltijds brugpensioen. Hij doet dit via scenario 1. Dit scenario dient om het recht op uitkeringen volledige werkloosheid of op voltijds brugpensioen vast te stellen. Het vervangt de verschillende papieren formulieren C4. De werknemer moet zelf wel nog een uitkeringsaanvraag indienen bij zijn uitbetalingsinstelling. In het overzicht hieronder vindt u: de nieuwe aangiften vanaf 1 juli Ook DE AANGIFTE VAN HET HALFTIJDS BRUGPENSIOEN (SCENARIO 4) zal de werkgever vanaf 1 juli 2006 elektronisch kunnen overmaken. In tegenstelling tot de 8 voorafgaande scenario s bevatten de scenario s 1 en 4 de rubriek mini-dmfa. Die bevat recente informatie over lonen en arbeidstijdgegevens waarvoor de werkgever nog geen kwartaalaangifte (DmfA) heeft ingediend. Verder vervangt scenario 1 niet volledig de papieren C4- formulieren. Bepaalde gegevens zullen de werkgevers verder op papier meedelen: bijvoorbeeld de reden van werkloosheid en de wijze van beëindiging van de arbeidsovereenkomst. de papieren C4-formulieren die u vervangt door gebruik te maken van scenario 1 of 4. per aangifte de naam van het overblijvende papieren formulier C4 ASR dat de werkgever moet invullen en bezorgen aan zijn werknemer. Opgelet: vanaf 1 juli 2006 veranderen ook de huidige C4-formulieren. Niet alleen de gewone C4 wordt vanaf deze datum vervangen (door het nieuwe formulier C4 Werkloosheidsbewijs eventueel aangevuld met een C4 Arbeidsbewijs), maar ook het specifieke C4-formulier voor de uitzendsector én de C4-formulieren te gebruiken bij voltijds of halftijds brugpensioen. 22

23 ASR s beschikbaar vanaf Welk scenario kiezen? Wanneer aangeven? Welk formulier moet de werkgever nog invullen en bezorgen aan de werknemer? Aangifte einde arbeidsovereenkomst VARIANT ASR - SCENARIO 1 Vervangt het formulier C4-Werkloosheidsbewijs en C4-Arbeidsbewijs De laatste dag van de tewerkstelling C4 ASR Aangifte voltijds brugpensioen VARIANT ASR - SCENARIO 1 Vervangt het formulier C4-Voltijds Brugpensioen en C4-Arbeidsbewijs De laatste dag van de tewerkstelling C4 ASR-voltijds brugpensioen Aangifte arbeidsbewijs VARIANT ASR - SCENARIO 1 Vervangt het formulier C4-Arbeidsbewijs Op vraag van de werknemer of zijn uitbetalingsinstelling geen Aangifte halftijds brugpensioen ASR - SCENARIO 4 Vervangt het formulier C4-Halftijds brugpensioen en C4-Arbeidsbewijs De laatste dag van de voltijdse tewerkstelling C4 ASR-halftijds brugpensioen Wat gebeurt er met uw aangiften? De aangiften die u of uw mandataris verzendt, worden doorgestuurd naar een verdeelcentrum beheerd door de 4 uitbetalingsinstellingen (ACV, ABVV, ACLVB en HVW). Dit verdeelcentrum zorgt ervoor dat uw aangiften terechtkomen bij de uitbetalingsinstelling van uw werknemer. Van zodra dit centrum de aangiften ontvangt, stuurt het de werkgever een ontvangstbericht terug. Dit ontvangstbericht meldt dat de ASR goed is ontvangen, structureel in orde en dus ontvankelijk is. De werkgever ontvangt ook een kopie van de aangifte in PDF-formaat. Die kan hij afdrukken. De werkgever moet immers een kopie van zijn elektronische aangifte aan de werknemer bezorgen. Opgelet: Bij de scenario s 1, 2, 3, 4 en 9 moet de werknemer zelf nog een uitkeringsaanvraag indienen bij zijn uitbetalingsinstelling. Bij de scenario s 5 en 6 moet de werknemer een maandelijks controleformulier bijhouden en indienen bij zijn uitbetalingsinstelling. Welk formulier de werknemer nog moet invullen en indienen bij zijn uitbetalingsinstelling vindt u in de tabellen hierboven. In geval van de scenario s 7, 8 en 10 volstaat de aangifte van de werkgever en moet de werknemer zelf geen papieren formulier meer indienen bij zijn uitbetalingsinstelling. Contactgegevens Administratieve instructies en glossaria Sylvianne Van Damme Philip Gyssels tel tel svandamm@rva.be pgyssels@rva.be Technische aspecten Extranet: het contactcenter op , van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u; of via contactcenter@eranova.fgov.be Verdeelcentrum Werkloosheid (INTERUI) interui@interui.be tel en fax

24

25 De Aangifte van Sociale Risico s Beroepsziekten HET FONDS VOOR DE BEROEPSZIEKTEN (FBZ) KAN ZWANGERE WERKNEEMS- TERS UIT DE PRIVATE-SECTOR DIE VERWIJDERD WORDEN UIT EEN BEROEPS- ZIEKTERISICO EEN VERGOEDING UITKEREN. VANAF 1 JANUARI 2006 KAN DIT IN ÉÉN BEWEGING ELEKTRONISCH GEREGELD WORDEN (1) Elke werkgever uit de private sector, zoals een ziekenhuis, waar regelmatig zwangere werkneemsters uit een beroepsziekterisico verwijderd worden volgens de criteria van het FBZ, kan een aansluitingscontract afsluiten met het Fonds. Dit gebeurt in samenwerking met de externe preventiedienst. Hierdoor verkrijgen werkgevers het recht om de verwijdering van zwangere werkneemsters uit het schadelijk midden uit te voeren. Het geeft de verwijderde werkneemster ook automatisch recht op een verwijderingsvergoeding door het FBZ. Hoe verloopt het in de praktijk? De arbeidsgeneesheer start een aangifte sociaal risico aanvraag-verwijdering van een zwangere werkneemster op. Na ontvangst vult de werkgever (of zijn sociaal secretariaat) de nodige gegevens in. Zeker de loon- en arbeidstijdgegevens van het lopende trimester mogen niet ontbreken. Dit gebeurt via een zogenaamde mini-dmfa. Die is gekoppeld aan de aanvraag-verwijdering van een zwangere werkneemster. De aanvraag-verwijdering van een zwangere werkneemster wordt elektronisch doorgestuurd naar het FBZ; door het verzenden van een batch-bestand of met behulp van een webapplicatie op de portaalsite van de sociale zekerheid. De werkgever geeft de zwangere werkneemster een attest voor haar ziekenfonds. Daarin verklaart hij dat ze verwijderd wordt wegens zwangerschap in uitvoering van een aansluitingscontract en dus rechtstreeks door het Fonds voor de beroepsziekten zal betaald worden. Uiterlijk één maand na de aangifte ontvangt de zwangere werkneemster een beslissing én de eerste betaling. Die betaling kan bestaan uit achterstallen, een eerste maandelijkse betaling, of beide. Snel aangeven is belangrijk Om deze procedure vlekkeloos te laten verlopen is het absoluut noodzakelijk dat de aanvraagverwijdering van een zwangere werkneemster zo snel mogelijk na de effectieve verwijdering van de zwangere werkneemster wordt ingediend. Bij fouten in de gegevens of bij wijzigingen van de situatie moet het FBZ onmiddellijk verwittigd worden. Ook dit verloopt via het elektronisch systeem. Als dit niet gebeurt, kan het FBZ geen correcte betalingen uitvoeren. Praktische voordelen 1. Bij het afsluiten van het contract wordt een risico-onderzoek voor de volledige onderneming uitgevoerd. Hierdoor moet dit onderzoek niet meer voor iedere aanvraag afzonderlijk gebeuren. Alle betrokken partijen kennen dan ook de personeelscategorieën die aanvaard worden voor verwijdering wegens zwangerschap door het Fonds voor de beroepsziekten. Bovendien zal de controle in uitvoering van het aansluitingscontract gericht en beperkt door de diensten van het FBZ verricht worden. 2. Bij een elektronische aangifte zal de personeelsdienst van een werkgever later slechts uitzonderlijk nog een extra werkbelasting kennen. De kost voor de werkgever van een verwijderingsaanvraag wordt dus verminderd. (1) indien er een aantal voorwaarden vervuld zijn. 25

26 3. Doordat het onderzoek ten gronde door het FBZ al bij het afsluiten van het contract gebeurt en het FBZ bijna onmiddellijk over alle gegevens beschikt, is het in staat de procedure van erkenning snel en efficiënt af te handelen. 4. Doordat het FBZ de vergoedingen rechtstreeks aan de zwangere uitkeert, zullen overlappingen en eventuele terugvorderingen in de betaling vermeden worden; het comfort en dus de tevredenheid van de werkneemster zal toenemen. 5. Minimum 5 formulieren worden vervangen door één ASR: het administratieve en medische aanvraagformulier, het inlichtingenblad voor de werkgever, het formulier basisloon en het formulier bijkomende inlichtingen (in verband met de exacte taakomschrijving, de immuniteit, bijkomende vergoedingen tijdens het jaar voorafgaand aan de verwijdering ). De gegevens worden tot een strikt minimum beperkt en gecentraliseerd. Contactgegevens Administratieve instructies en glossaria Fonds voor de Beroepsziekten Sterrekundelaan Brussel chris.dewolf@fbz.fgov.be Technische aspecten Het contactcenter op , van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u of via contactcenter@eranova.fgov.be 26