INTERGEMEENTELIJKE OPDRACHTHOUDENDE VERENIGING VOOR HUISVUILVERWERKING MEETJESLAND IVM O.V.

Transcriptie

1 INTERGEMEENTELIJKE OPDRACHTHOUDENDE VERENIGING VOOR HUISVUILVERWERKING MEETJESLAND IVM O.V. Vergadering raad van bestuur van dinsdag 17 oktober 2017 om u. in de vergaderzaal van het administratief gebouw van de IVM-afvalenergiecentrale, Sint-Laureinsesteenweg 29 te 9900 Eeklo VRvB 17 oktober 2017 overzichtslijst besluiten Pagina 1

2 OVERZICHTSLIJST BESLUITEN AANWEZIG: Koen Loete, voorzitter, Filip Huysman, Steven Van de Putte, Marten De Jaeger, Johan Francque, Patrick Hoste, Luc Lampaert, Dirk Poriau, Marc Boterdaele, Koenraad De Ceuninck, Fons De Neve, Marc Depreitere, Freddy Depuydt, Marc De Schepper, Chris De Wispelaere, Patrick de Wulf, Jacques De Zutter, Patrick Huyghe, Sofie Landuyt, Mia Pynaert, Chris Roesbeke, Bea Roos, Marcel Scheir, Wim Van Biervliet, Bart Van Caenegem, Luc Van De Kerckhove, Willy Van Hove, Philippe Van Steenberghe AANWEZIGE BESTUURDERS MET RAADGEVENDE STEM: Patrick De Greve, Marc Devlieger, Karel Hubau, Trees Van Eykeren VERONTSCHULDIGD MET VOLMACHT: Luc Deschamps, Hendrik De Waele SECRETARIS: Jean Marie Staelens Ook de algemeen directeur, Patrick Joos, de directeur exploitatie, Johan Haegeman, en het diensthoofd administratie en overheidsopdrachten, Annick Bobelyn, wonen de vergadering bij. Veronique Declerck, verantwoordelijke boekhouding en financiën woont de vergadering bij voor de bespreking van agendapunt 1. AGENDAPUNTEN: 1. Begroting 2018 goedkeuring. 2. Activiteiten en strategieën voor volgend boekjaar (2018) bespreking. 3. Agenda algemene vergadering dd. 13 december 2017 vaststelling. 4. Goedkeuring verslag van de vergadering van de raad van bestuur van 19 september Kennisgeving bestelbonnen. 6. Goedkeuring kasverslagen + uitgavenstaat VISA. 7. Werking afvalenergiecentrale en groencomposteringsinstallatie stand van zaken. 8. Optimalisatie afvalenergiecentrale stand van zaken. 9. Optimalisatie afvalenergiecentrale factuur van Antea Belgium nv dd. 4 oktober 2017 conform artikel 3 bijakte goedkeuring. 10. Bouw loods en magazijn vorderingsstaat nr. 20 van Stadsbader nv goedkeuring. 11. Af te breken betonnen schouw en oprichten van 2 nieuwe stalen schouwen (bestek nr. 2016/34) - stand van zaken - wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden (bestek nr. 2017/23) 12. Verwerving verbrandingsschroot AEC (bestek nr. 2017/19) gunning. 13. Aankoop tweedehands kipper beslissing. 14. Aankoop hoogwerker + overname huidige hoogwerker (bestek nr. 2017/27) wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden. 15. Externe milieucoördinator (bestek nr. 2013/15) verlenging overeenkomst beslissing. 16. Onderhoudswerken vuurvast (bestek nr. 2014/06) verlenging overeenkomst beslissing. 17. Bestrijding van knaagdieren en insecten op de site van IVM (bestek nr. 2014/26) verlenging overeenkomst beslissing. VRvB 17 oktober 2017 overzichtslijst besluiten Pagina 2

3 18. Inzamelen en verwerken gemengd niet-recycleerbaar niet-brandbaar afval op recyclageparken (bestek nr. 2016/15) beslissing stopzetting overeenkomst en wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden (bestek nr. 2017/24). 19. Inzamelen en verwerken van roofing en isolatiemateriaal op recyclageparken (bestek nr. 2016/20) beslissing stopzetting overeenkomst en wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden (bestek nr. 2017/25). 20. Inzamelen en verwerken van oliën en vetten op recyclageparken (bestek nr. 2016/19) beslissing stopzetting overeenkomst en wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden (bestek nr. 2017/26). 21. Inzamelen en verwerken van landbouwplastiek op recyclageparken (bestek nr. 2017/16) gunning. 22. Inzamelen en verwerken van zachte folies op recyclageparken (bestek nr. 2017/17) gunning. 23. Inzamelen en verwerken harde plastics op recyclageparken IVM-gemeenten (perceel Zuid) (bestek nr. 2017/18) gunning. 24. Inzamelen en verwerken harde plastics op recyclageparken IVM-gemeenten (percelen West en Oost) (bestek nr. 2017/21) gunning. 25. Inzamelen en verwerken van folies (bestek nr. 2016/24) opzegging contract door Containerdienst Vindevogel bvba beslissing. 26. Loonadministratie, juridisch advies en informatie voor personeelsbeleid (bestek nr. 2017/20) gunning. 27. Samenwerkingsovereenkomst IVM/IDM m.b.t. de ophaling van AEEA op de recyclageparken van de IVM-steden/gemeenten en de overslag in het ROS Lokeren (IDM) goedkeuring. 28. P+MD-project en afzet kunststofafval stand van zaken. 29. Mooimakers actieplan 2018 bespreking. 30. Vraag Zomergem herinrichting RP bespreking. 31. Aangifte- en handtekenbevoegdheid beslissing. 32. Scheurvorming administratief gebouw IVM-groencompostering bespreking. 33. IVM-groencompostering minimaal facturatiebedrag beslissing. 34. Samenstelling bestuursorganen bespreking. 35. Verslag overlegvergadering met Pro Natura dd. 3 oktober 2017 i.v.m. het project circulair ondernemen (Vlaanderen Circulair) kennisgeving. 36. Varia. - Open Bedrijvendag IVM-groencompostering - Problematiek inzameling textiel - Exploitatie recyclagepark Sint-Laureins/Kaprijke VRvB 17 oktober 2017 overzichtslijst besluiten Pagina 3

4 1. Begroting 2018 goedkeuring. De begroting 2018 wordt goedgekeurd. 2. Activiteiten en strategieën voor volgend boekjaar (2018) bespreking. Het voorgelegde document wordt goedgekeurd en zal samen met de begrotingsdocumenten 2018 nog deze week aan de deelnemende steden/gemeenten worden opgestuurd. 3. Agenda algemene vergadering dd. 13 december 2017 vaststelling. De agenda voor de algemene vergadering dd. 13 december 2017 wordt vastgesteld. 4. Goedkeuring verslag van de vergadering van de raad van bestuur van 19 september Het verslag van de vergadering van de raad van bestuur dd. 19 september 2017 wordt goedgekeurd. 5. Kennisgeving bestelbonnen. Kennis wordt genomen van de geplaatste bestelbonnen. 6. Goedkeuring kasverslagen + uitgavenstaat VISA. De kasverslagen en VISA-uitgavenstaten van juli 2017 tot en met september 2017 worden goedgekeurd. 7. Werking afvalenergiecentrale en groencomposteringsinstallatie stand van zaken. Toelichting wordt gegeven bij de maandresultaten van september en het jaaroverzicht 2017 betreffende de verbranding, de elektriciteitsproductie, de dioxinemeetresultaten, de groencompostering en de gftophaling. 8. Optimalisatie afvalenergiecentrale stand van zaken. Juridische en technische evaluatie zijn momenteel lopende en worden voorbereid tegen de raad van bestuur dd. 21 november e.k. De uitnodigingen voor het overleg met de colleges van burgemeester en schepenen op 18 november a.s. werden verstuurd. 9. Optimalisatie afvalenergiecentrale factuur van Antea Belgium nv dd. 4 oktober 2017 conform artikel 3 bijakte goedkeuring. Beslist wordt de factuur van Antea Belgium nv dd. 4 oktober 2017 conform artikel 3 van de met Antea Belgium nv afgesloten bijakte (saldo 65%) na indiening van het eindverslag op basis van de door Engie Fabricom ingediende BAFO, goed te keuren. 10. Bouw loods en magazijn vorderingsstaat nr. 20 van Stadsbader nv goedkeuring. Beslist wordt vorderingsstaat nr. 20 van Stadsbader nv m.b.t. de bouw van de loods en het magazijn goed te keuren en vorderingsstaat 20 bis te protesteren. VRvB 17 oktober 2017 overzichtslijst besluiten Pagina 4

5 11. Af te breken betonnen schouw en oprichten van 2 nieuwe stalen schouwen (bestek nr. 2016/34) - stand van zaken - wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden (bestek nr. 2017/23). De procedure wordt stopgezet. Bij wijze van een openbare procedure zal prijs gevraagd worden voor het afbreken van de betonnen schouw en het oprichten van twee nieuwe stalen schouwen. 12. Verwerving verbrandingsschroot AEC (bestek nr. 2017/19) gunning. De verwerving van het verbrandingsschroot afkomstig van de afvalenergiecentrale van IVM wordt gegund aan Galloo nv (Gent). 13. Aankoop tweedehands kipper beslissing. Beslist wordt een tweedehands kipper aan te kopen bij Degroote Trucks & Trailers nv (Wingene). 14. Aankoop hoogwerker + overname huidige hoogwerker (bestek nr. 2017/27) wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden. Bij wijze van een openbare procedure zal prijs gevraagd worden voor de levering van een hoogwerker en de overname van de huidige hoogwerker. 15. Externe milieucoördinator (bestek nr. 2013/15) verlenging overeenkomst beslissing. De overeenkomst met SGS Belgium nv (Antwerpen) voor de uitvoering van de taken van externe milieucoördinator, wordt verlengd voor 2 jaar. 16. Onderhoudswerken vuurvast (bestek nr. 2014/06) verlenging overeenkomst beslissing. De overeenkomst met Gouda Vuurvast Belgium nv (Wijnegem) voor de onderhoudswerken van het vuurvast, wordt met ingang van 1 januari 2018 verlengd voor een periode van één jaar. 17. Bestrijding van knaagdieren en insecten op de site van IVM (bestek nr. 2014/26) verlenging overeenkomst beslissing. De overeenkomst met Bug Crushers (Gent) voor de bestrijding van knaagdieren en insecten op de site van IVM, wordt verlengd voor 2 jaar. 18. Inzamelen en verwerken gemengd niet-recycleerbaar niet-brandbaar afval op recyclageparken (bestek nr. 2016/15) beslissing stopzetting overeenkomst en wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden (bestek nr. 2017/24). De overeenkomst met Suez R&R BE North nv (Beerse), voor de inzameling en verwerking van gemengd niet-recycleerbaar niet-brandbaar afval op het recyclagepark van Gavere (perceel Zuid) wordt niet verlengd en bij wijze van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zal een nieuwe prijsvraag gelanceerd worden. VRvB 17 oktober 2017 overzichtslijst besluiten Pagina 5

6 19. Inzamelen en verwerken van roofing en isolatiemateriaal op recyclageparken (bestek nr. 2016/20) beslissing stopzetting overeenkomst en wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden (bestek nr. 2017/25). De overeenkomst met Suez R&R BE North nv (Beerse), voor de inzameling en verwerking van roofing en isolatiemateriaal op het recyclagepark van Gavere (perceel Zuid), die eindigt op 31 december 2017 wordt niet verlengd en bij wijze van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zal een nieuwe prijsvraag gelanceerd worden. 20. Inzamelen en verwerken van oliën en vetten op recyclageparken (bestek nr. 2016/19) beslissing stopzetting overeenkomst en wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden (bestek nr. 2017/26). De overeenkomsten met Bio Oil Recycling cvba uit Brugge (perceel 1 GFVO) en Vanheede Environmental Services bvba uit Wervik (perceel 2 motorolie), die eindigen op 31 december 2017 worden niet verlengd en bij wijze van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zal een nieuwe prijsvraag gelanceerd worden. 21. Inzamelen en verwerken van landbouwplastiek op recyclageparken (bestek nr. 2017/16) gunning. De inzameling en verwerking van landbouwplastiek op recyclageparken (percelen West, Oost en Zuid) wordt gegund aan Containerdienst Vindevogel bvba (Oudenaarde). 22. Inzamelen en verwerken van zachte folies op recyclageparken (bestek nr. 2017/17) gunning. De inzameling en verwerking van zachte folies op recyclageparken (percelen West en Oost) wordt gegund aan Containerdienst Vindevogel bvba (Oudenaarde). 23. Inzamelen en verwerken harde plastics op recyclageparken IVM-gemeenten (perceel Zuid) (bestek nr. 2017/18) gunning. De inzameling en verwerking van harde plastics op recyclageparken (perceel Zuid) wordt gegund aan Containerdienst Vindevogel bvba (Oudenaarde). 24. Inzamelen en verwerken harde plastics op recyclageparken IVM-gemeenten (percelen West en Oost) (bestek nr. 2017/21) gunning. De inzameling en verwerking van harde plastics op recyclageparken wordt als volgt gegund: - Perceel West aan De Bree Solutions nv (Maldegem) - Perceel Oost aan Renewi nv (Mol) 25. Inzamelen en verwerken van folies (bestek nr. 2016/24) opzegging contract door Containerdienst Vindevogel bvba beslissing. Beslist wordt niet in te gaan op de vraag van Containerdienst Vindevogel bvba De opdracht dient aldus aan de huidige contractvoorwaarden verder te worden uitgevoerd tot aan de einddatum van het contract. 26. Loonadministratie, juridisch advies en informatie voor personeelsbeleid (bestek nr. 2017/20) gunning. De loonadministratie, juridisch advies en informatie voor personeelsbeleid, wordt gegund aan Cipal Schaubroeck nv (Geel). VRvB 17 oktober 2017 overzichtslijst besluiten Pagina 6

7 27. Samenwerkingsovereenkomst IVM/IDM m.b.t. de ophaling van AEEA op de recyclageparken van de IVM-steden/gemeenten en de overslag in het ROS Lokeren (IDM) goedkeuring. De raad van bestuur verklaart zich principieel akkoord met de bestendiging op eenzelfde operationele wijze, van de gaande samenwerking met IDM voor de ophaling van AEEA op recyclageparken van IVMsteden/gemeenten en de overslag in Lokeren (ROS IDM) tot de eindduur van de overeenkomst tussen IDM en Recupel, m.n. 27 mei P+MD-project en afzet kunststofafval stand van zaken. Een stand van zaken wordt gegeven. 29. Mooimakers actieplan 2018 bespreking. Beslist wordt de taken voor de ondersteuning van zwerfvuilpeters en meters, de realisatie van een cameraproject, e.a. op vraag van gemeenten/steden te bieden ondersteuning, toe te vertrouwen aan een projectmedewerker (interne verschuiving) en een administratief bediende in dienst te nemen ter vervanging van deze medewerker. 30. Vraag Zomergem herinrichting RP bespreking. De raad van bestuur gaat er mee akkoord dat aan de colleges van burgemeester en schepenen van de deelnemende steden/gemeenten gevraagd wordt of er interesse is voor assistentie bij de herinrichting van recyclageparken. Beslist wordt voor de uitvoering van deze quick scan beroep te doen op de heer Paul Dobbelaere (Dovicon). 31. Aangifte- en handtekenbevoegdheid beslissing. Beslist wordt in eerste instantie een voldoende generieke inventaris op te maken van de voorkomende elektronische verrichtingen en op basis daarvan een beslissing te nemen over de handtekenbevoegdheden. 32. Scheurvorming administratief gebouw IVM-groencompostering bespreking. Beslist wordt in samenspraak met een IVM-raadsman, na te gaan of juridische stappen moeten worden ondernomen en aanspraak kan worden gemaakt op de rechtsbijstandsverzekering. 33. IVM-groencompostering minimaal facturatiebedrag beslissing. Beslist wordt bij aanvoer door tuinaannemers met ingang van 1 januari 2018 een minimaal facturatiebedrag van 25 te hanteren (op maandbasis), in het bijzonder om de administratieve kost te vergoeden, en hierover tijdig en duidelijk te communiceren. 34. Samenstelling bestuursorganen bespreking. Op vraag van 2 bestuursleden wordt toelichting verstrekt bij het genderbeleid in de bestuursorganen van IVM. VRvB 17 oktober 2017 overzichtslijst besluiten Pagina 7

8 35. Verslag overlegvergadering met Pro Natura dd. 3 oktober 2017 i.v.m. het project circulair ondernemen (Vlaanderen Circulair) kennisgeving. Beslist wordt te participeren als lid van de stuurgroep van Pro Natura en een personeelslid af te vaardigen als waarnemer. 36. Varia. - Open Bedrijvendag IVM-groencompostering Verslag wordt uitgebracht over de succesvolle deelname aan de Open Bedrijvendag met de IVMgroencompostering. - Problematiek inzameling textiel Beslist wordt in eerste instantie schriftelijk bij de deelnemende steden/gemeenten te informeren over hun interesse in een gezamenlijke aanpak. - Exploitatie recyclagepark Sint-Laureins/Kaprijke De raad van bestuur beslist bevoegdheidsoverdracht aan het directiecomité te verlenen om, zodra de beslissing formeel door beide gemeenteraden werd bekrachtigd, de procedure aan te vatten voor de aanwerving van de nodige recyclageparkwachters, waarbij eerst kandidaten uit de wervingsreserve geput zullen worden en indien nodig een nieuwe aanwervingsprocedure zal worden opgestart. Jean Marie Staelens Secretaris Koen Loete Voorzitter VRvB 17 oktober 2017 overzichtslijst besluiten Pagina 8