INTERGEMEENTELIJKE OPDRACHTHOUDENDE VERENIGING VOOR HUISVUILVERWERKING MEETJESLAND IVM O.V.

Transcriptie

1 INTERGEMEENTELIJKE OPDRACHTHOUDENDE VERENIGING VOOR HUISVUILVERWERKING MEETJESLAND IVM O.V. Vergadering raad van bestuur van dinsdag 19 april 2016 om u. in de vergaderzaal van het administratief gebouw van de IVMafvalenergiecentrale, Sint-Laureinsesteenweg 29 te 9900 Eeklo VRvB 19 april 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 1

2 OVERZICHTSLIJST BESLUITEN AANWEZIG: Koen Loete, voorzitter, Filip Huysman, Hendrik De Waele, Johan Francque, Patrick Hoste, Luc Lampaert, Dirk Poriau, Marten De Jaeger, Marc Depreitere, Freddy Depuydt, Marc De Schepper, Jochen De Smet, Patrick De Wulf, Jacques De Zutter, Patrick Huyghe, Sofie Landuyt, Mia Pynaert, Chris Roesbeke, Marcel Scheir, Wim Vanbiervliet, Willy Van Hove, Philippe Van Steenberghe AANWEZIGE BESTUURDERS MET RAADGEVENDE STEM: Patrick De Greve, Marc De Vlieger, Karel Hubau, Trees Van Eykeren VERONTSCHULDIGD MET VOLMACHT: Luc Deschamps, Luc Van De Kerckhove VERONTSCHULDIGD: Steven Van de Putte, Bea Roos, Fons De Neve, Chris De Wispelaere, Freija Dhondt SECRETARIS: Jean Marie Staelens Ook de algemeen directeur, Patrick Joos, de directeur exploitatie, Johan Haegeman, en het diensthoofd administratie en overheidsopdrachten, Annick Bobelyn, wonen de vergadering bij. Patrick Verdonck, projectmanager, en Jan Parys, CEO, van het studiebureau Antea Belgium nv wonen de vergadering bij voor de bespreking van agendapunt 1. Veronique Declerck, verantwoordelijke boekhouding en financiën, en Dirk Van den Broeck, commissaris (Grant Thornton Bedrijfsrevisoren), wonen de vergadering bij voor de bespreking van de agendapunten 3 tot en met 9. AGENDAPUNTEN: 1. Bouw loods en magazijn detaillering en argumentatie onvoorziene werken/meerwerken uitgevoerd door Antea Belgium nv (bestek nr. 2012/09) n.a.v. termijnverlenging bespreking in aanwezigheid van Antea Belgium nv. 2. Balans en resultatenrekening 2015 goedkeuring. 3. Bestemming resultaat boekjaar 2015 goedkeuring. 4. Verslag van de raad van bestuur m.b.t. de jaarrekening 2015 goedkeuring. 5. Verslag van het directiecomité over de werking van de intergemeentelijke vereniging in 2015 met inbegrip van de belangrijke actuele dossiers - kennisgeving. 6. Rulingaanvraag rechtspersonenbelasting stand van zaken. 7. Goedkeuring kasverslagen. 8. Wijziging betalingsmodaliteiten beslissing. 9. Goedkeuring verslag van de vergadering van de raad van bestuur dd. 15 maart Kennisgeving bestelbonnen. 11. Werking afvalenergiecentrale en groencomposteringsinstallatie stand van zaken. 12. Bouw loods en magazijn stand van zaken. 13. Plaatsing IBA stand van zaken. VRvB 19 april 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 2

3 14. Optimalisatie afvalenergiecentrale administratieve en contractuele bepalingen bestek nr _002 opgemaakt door Antea Belgium nv bespreking. 15. Optimalisatie afvalenergiecentrale: schuldvordering van Antea Belgium nv dd. 11 april 2016 betreffende eindsaldo voorontwerp controlezaal goedkeuring. 16. Optimalisatie afvalenergiecentrale: ontwerpstudie controlezaal goedkeuring voorstel plafondbudget Antea Belgium nv. 17. Leveren en plaatsen 2 afsluitpoorten onder mouwenfilter lijn 2 beslissing. 18. Aankoop heftruck bespreking. 19. Definitieve oplevering leveren en plaatsen meetkamer en emissiemeetapparatuur (bestek nr. 2012/06) goedkeuring. 20. Ophaling snoeihout proefproject beslissing. 21. Bestekken materiaalstromen recyclageparken 2017 bespreking. 22. Projectvoorstel indevuilbak.be ondersteuning zwerfvuilpeters en -meters bespreking. 23. Algemene vergadering IDM dd. 27 mei 2016 aanduiding vertegenwoordiger + vastlegging mandaat. 24. IVM website in een nieuw kleedje (demosite) kennisgeving. 25. Jaarverslag externe milieucoördinator 2015 kennisgeving. 26. Jaarverslag 2015 interne dienst voor preventie en bescherming op het werk kennisgeving. 27. Varia. - PMD-zakken scholenproject - Warmtenet Eeklo stand van zaken VRvB 19 april 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 3

4 1. Bouw loods en magazijn detaillering en argumentatie onvoorziene werken/meerwerken uitgevoerd door Antea Belgium nv (bestek nr. 2012/09) n.a.v. termijnverlenging bespreking in aanwezigheid van Antea Belgium nv. Gelet op de vertrouwelijkheid van de informatie wordt deze niet opgenomen in dit verslag. 2. Balans en resultatenrekening 2015 goedkeuring. De resultatenrekening wordt vastgesteld en voorgelegd aan de algemene vergadering van 15 juni Rekening houdend met de bestemming van het resultaat van het boekjaar 2015 wordt de balans opgesteld en voorgelegd aan de algemene vergadering van 15 juni Bestemming resultaat boekjaar 2015 goedkeuring. De bestemming van het resultaat wordt vastgelegd en ter goedkeuring aan de algemene vergadering van 15 juni 2016 voorgelegd. 4. Verslag van de raad van bestuur m.b.t. de jaarrekening 2015 goedkeuring. De raad van bestuur keurt de tekst goed over de werking van IVM gedurende het afgelopen boekjaar 2015, overeenkomstig de bepalingen van de wet en de statuten. Dit verslag wordt ter goedkeuring aan de algemene vergadering van 15 juni 2016 voorgelegd. 5. Verslag van het directiecomité over de werking van de intergemeentelijke vereniging in 2015 met inbegrip van de belangrijke actuele dossiers - kennisgeving. Kennis wordt genomen van het verslag van het directiecomité over de werking van de intergemeentelijke vereniging in 2015 met inbegrip van de belangrijke actuele dossiers. Dit verslag wordt aan de algemene vergadering van 15 juni 2016 voorgelegd. 6. Rulingaanvraag rechtspersonenbelasting stand van zaken. Kennis wordt gegeven van de bedrijfsopbrengsten die werden opgedeeld in niet-commerciële en commerciële activiteiten. 7. Goedkeuring kasverslagen. De kasverslagen van januari 2016 tot en met maart 2016, die steeds ter inzage liggen, worden goedgekeurd. 8. Wijziging betalingsmodaliteiten beslissing. Voor de betaling van de kilometerheffing voor vrachtwagens wordt beslist 2 VISA-kaarten bij Belfius Bank aan te vragen. 2 personen worden gemachtigd deze betalingen uit te voeren. In geval van afwezigheid of moeilijke bereikbaarheid van de gevolmachtigde ondertekenaars, wordt aan 3 personen machtiging verleend tot een maximaal bedrag van 2.500,00 betalingen te verrichten met één handtekening. 9. Goedkeuring verslag van de vergadering van de raad van bestuur dd. 15 maart Het verslag van de vergadering van de raad van bestuur dd. 15 maart 2016 wordt goedgekeurd. VRvB 19 april 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 4

5 10. Kennisgeving bestelbonnen. Kennis wordt gegeven van de geplaatste bestelbonnen. 11. Werking afvalenergiecentrale en groencomposteringsinstallatie stand van zaken. Toelichting wordt verstrekt bij de maandresultaten van maart en het jaaroverzicht 2016 betreffende de verbranding, de elektriciteitsproductie, de gft-ophaling en de groencompostering. 12. Bouw loods en magazijn stand van zaken. Een stand van zaken wordt gegeven. 13. Plaatsing IBA stand van zaken. Een stand van zaken wordt gegeven. 14. Optimalisatie afvalenergiecentrale administratieve en contractuele bepalingen bestek nr _002 opgemaakt door Antea Belgium nv bespreking. Dit punt wordt verdaagd naar de volgende vergadering. 15. Optimalisatie afvalenergiecentrale: schuldvordering van Antea Belgium nv dd. 11 april 2016 betreffende eindsaldo voorontwerp controlezaal goedkeuring. De schuldvordering van Antea Belgium nv betreffende het eindsaldo voor de uitvoering van het voorontwerp voor de herinrichting van de controlezaal wordt goedgekeurd. 16. Optimalisatie afvalenergiecentrale: ontwerpstudie controlezaal goedkeuring voorstel plafondbudget Antea Belgium nv. Het voorstel van (plafond)budget voor de uitvoering van het ontwerp en de opvolging van de herinrichting van de controlezaal door Antea Belgium nv wordt goedgekeurd voor een maximum totaal bedrag. 17. Leveren en plaatsen 2 afsluitpoorten onder mouwenfilter lijn 2 beslissing. Er wordt overgegaan tot de levering en plaatsing van 2 megadoor afsluitpoorten onder de mouwenfilter van lijn 2. Deze opdracht wordt gegund aan Assa Abloy (Melle). De aanpassing van de staalstructuur van de mouwenfilter van lijn 2 wordt gegund aan Meyland nv (Adegem). 18. Aankoop heftruck bespreking. Beslist wordt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, prijs te vragen voor de levering van een nieuwe elektrische heftruck en een bestek voor te bereiden tegen de volgende vergadering. VRvB 19 april 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 5

6 19. Definitieve oplevering leveren en plaatsen meetkamer en emissiemeetapparatuur (bestek nr. 2012/06) goedkeuring. Het proces-verbaal van definitieve oplevering wordt goedgekeurd en de tweede helft van de borgtocht vrijgegeven. 20. Ophaling snoeihout proefproject beslissing. De raad van bestuur gaat er mee akkoord dat een proefproject voor 2 gemeenten wordt voorbereid. 21. Bestekken materiaalstromen recyclageparken 2017 bespreking. De raad van bestuur gaat akkoord met het voorstel een brief aan de deelnemende gemeenten/steden over te maken met de vraag of zij wensen in te stappen in de intercommunale projecten voor de inzameling van een aantal afvalfracties die ingezameld worden op de recyclageparken. 22. Projectvoorstel indevuilbak.be ondersteuning zwerfvuilpeters en -meters bespreking. De raad van bestuur gaat er mee akkoord dat een projectdossier wordt uitgewerkt en ter goedkeuring aan de bestuursorganen wordt voorgelegd, zodat het tijdig bij de OVAM kan worden ingediend. 23. Algemene vergadering IDM dd. 27 mei 2016 aanduiding vertegenwoordiger + vastlegging mandaat. Beslist wordt de heer Freddy Depuydt af te vaardigen naar de algemene vergadering van IDM en hem te mandateren goedkeuring te hechten aan de agenda en aan alle afzonderlijke punten. 24. IVM website in een nieuw kleedje (demosite) kennisgeving. Kennis wordt genomen van de nieuwe (demo) website van IVM die tegen de algemene vergadering van 15 juni 2016 zal worden gelanceerd. 25. Jaarverslag externe milieucoördinator 2015 kennisgeving. Kennis wordt genomen van het jaarverslag 2015 van de externe milieucoördinator, de heer Bruno Goossens. 26. Jaarverslag 2015 interne dienst voor preventie en bescherming op het werk kennisgeving. Kennis wordt genomen van het jaarverslag 2015 van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk. 27. Varia. - PMD-zakken scholenproject Bij Fost Plus zal gevraagd worden om scholenproject PMD-zakken ook ter beschikking van verenigingen te stellen. VRvB 19 april 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 6

7 - Warmtenet Eeklo stand van zaken De raad van bestuur gaat er mee akkoord dat in samenwerking met de heer Francis Van Gijseghem (ABDE Solutions) een prijsvoorstel wordt uitgewerkt voor de ter beschikking stelling van de restwarmte van IVM. Jean Marie Staelens Secretaris Koen Loete Voorzitter VRvB 19 april 2016 overzichtslijst besluiten Pagina 7